MINIT MESYUARAT

MESYUARAT PENGURUSAN PEJABAT PENDIDIKAN WILAYAH KERAMAT BIL. 1/2017

Tarikh : 26 Januari 2017 ( Khamis )

Masa : 8.30 pagi
Tempat : Bilik Mesyuarat Sri Keramat PPWK, Kuala Lumpur.

Kehadiran:
1. Puan Hjh. Asiah binti Hj. Husin KMW Pengerusi
Timbalan Pengarah Pendidikan (TPP)
2. Puan Haniza binti Subari
Timbalan Pegawai Pendidikan (TPPD)

3. Tuan Hj. Mohamad Shofi bin Osman

PPP Pengurusan Sekolah Kanan (PPSK)

4. Puan Katinah binti Mat Dom

Kaunselor Organisasi Daerah (KOD)

5. Encik Kamaruddin bin Mohammad

PPP Pembangunan dan Bekalan (PPPB)

6. Encik Edy Hafizan bin Mohd Sahali

Ketua Unit Pengurusan Maklumat Dan ICT

7. Encik Mustafa Kamal bin Mohamad Nor

Ketua Unit Khidmat Pengurusan Pembangunan dan Aset (PKPPA)

8. Encik Firdzaus bin Said

Ketua Unit Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan

9. Cik Faziah bin Waris

PPP Aduan Dan Sarana

10. Puan Rozalawati binti Ramli

Pegawai Khas KGSK dan Prasekolah

11. Encik Azhar bin Mohd Razali

PPP Bimbingan Kaunseling dan Kerjaya Murid (PPBKM)

12. Puan Zuraain binti Zuhidin

PPP Sains dan Matematik (PPSM Men)

13. Cik Rosniza binti Hussin

PPP Bidang Kemanusiaan
14. Mohammad Safri bin Ishak
PPP Sains Dan Matematik (Ren)

15. Puan Haslinah binti Farid Wajidi

PPP Bahasa

Mesyuarat Pengurusan PPW Keramat Bil 1/2017 1

 16. Puan Didy Suharti binti Hamzah
PPP Bahasa Inggeris Menengah (PPBI Men)

17. Encik Kamarulzaman bin Abdullah

PPP Khas dan Swasta (PPKS)

18. Encik Mohamed Suraimi bin Mohamed Salleh

PPP Sekolah (Men)

19. Puan Maswani Syazmim binti Abu Talib

PPP Bahasa Inggeris Rendah (PPBI Ren)

20. Encik Ismawi bin Adeni

PPP Penilaian dan Peperiksaan (PPPP)

21. Tuan Hj. Zulkifli bin Mohamad Nor

Penyelia Kanan Pengurusan Sekolah (PKPS)

22. Puan Hasnah binti Mohd Akhir

Penyelia Pendidikan Islam (PPI)

23. Puan Roshamiza Adilah binti Abdullah

Penyelia Sukan (PUS)

24. Puan Aziah binti Hamid

PPP PBS

25. Encik Kamarulzaman bin Abdullah

PPP Pendidikan Khas Dan Swasta

26. Encik Mohamed Suraimi bin Mohamed Salleh

PPP Sekolah (Men)

27. Encik Ismawi bin Adeni

PPP Penilaian Dan Peperiksaan

28. Puan Roshaniza binti Mohd Shariff

PPP Bahasa Melayu (Ren)

29. Puan Maswani Syazmim binti Abu Talib

PPP Bahasa Inggeris (Ren)

30. Encik Zulkifli bin Mohamad Nor

Penyelia Kanan Pengurusan Sekolah

31. Puan Hasnah binti Mohd Akhir

Penyelia Pendidikan Islam

32. Puan Roshamiza Adilah binti Abdullah

Penyelia Sukan

33. Puan Ann Sarah binti Othman

Penyelia Hal Ehwal Murid (PHEM)

34. Puan Nabihah binti Mohd Salleh

Mesyuarat Pengurusan PPW Keramat Bil 1/2017 2

 Pegawai SIP+

35. Dr. Hjh. Nor Izah binti Mohd Salleh

Pegawai SIP+

36. Puan Hjh. Anis Sabarina binti Abu Bakar

Pegawai SISC+ Matematik (Men)

37. Cik Nor Azura binti Mohd Salleh

Pegawai SISC+ Bahasa Melayu (Men)

38. Puan Chan Mary

Pegawai SISC+ Bahasa Inggeris (Ren)

39. Puan Wan Noor Aini binti Wan Ahmad

Pegawai SISC+ Bahasa Melayu (Ren)

40. Puan Nur Malinamanja Ainillah binti Abdullah

Pegawai FasiLINUS Literasi Bahasa Melayu

41. Puan Baizati binti Daud

Pegawai FasiLINUS Numerasi

42. Puan Nur Adella binti Mohamud

Pegawai FasiLINUS Literasi Bahasa Inggeris

43. Encik Mohd Adhar Hario bin Juhari

Pegawai FasiLINUS Literasi Bahasa Melayu

44. Puan Kartika binti Khamli

Pegawai FasiLINUS Literasi Bahasa Inggeris

45. Puan Rasmin Arni binti Alias

Pegawai FasiLINUS Numerasi

TIDAK HADIR (BERSEBAB)

46. Encik Hairuddin bin Hadzri

PPP Teknik dan Vokasional (PPTV)

47. Puan Sarahafiza binti Abd Rahman

PPP HEM (PPHEM)

48. Cik Anis Salwa binti Muhammed Arif

PPP Jaminan Kualiti Dan Inovasi

49. Encik Abing bin Haji Sabang

PPP Sukan

50. Encik Mohd Pakri bin Jahiruddin

Penyelia Sekolah Rendah

51. Puan Anita binti Husin

Pegawai SISC+ Matematik (Ren)

Mesyuarat Pengurusan PPW Keramat Bil 1/2017 3

 URUSETIA

52. Encik Mohamad Nor Azam binti Ahmad Mion

Ketua Unit Jaminan Kualiti Dan Inovasi

1.0 PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Pengerusi memulakan mesyuarat dengan ucapan salam dan terima kasih kepada semua
pegawai yang hadir dan memaklumkan bahawa mesyuarat ini yang sepatutnya
dijadualkan pada 19 Januari 2017 terpaksa ditunda ke 25 Januari 2017 atas sebab-
sebab yang tidak dapat dielakkan.
Makluman

1.2 Semua pegawai diwajibkan hadir ke mesyuarat pengurusan kecuali pegawai-pegawai

yang telah mendapat pelepasan khas daripada Timbalan Pengarah PPW Keramat.
Makluman

1.3 Pengerusi merakamkan ucapan Selamat Menyambut Hari Lahir dan mendoakan
kesejahteraan kepada semua warga yang lahir dalam bulan Januari.

Makluman
1.4 Pengerusi merakamkan penghargaan kepada semua warga PPW Keramat atas tugas-
tugas yang telah dilaksanakan pada tahun 2016 yang beliau anggap sebagai satu
kejayaan bagi organisasi ini.
Makluman

1.5 Pengerusi memaklumkan bahawa tahun 2017 merupakan tahun yang sangat mencabar
berikutan kekurangan peruntukan barbanding tahun-tahun sebelum ini. Malahan bagi
objek sebagai (OS) 27000, peruntukan langsung tidak diterima. Justeru, beliau
mengingatkan agar semua warga lebih kreatif dalam melaksana sesuatu program. Apa
yang penting, segala prosedur dan peraturan haruslah dipatuhi serta KPI yang telah
ditetapkan mesti dicapai.
Makluman

1.6 Agihan peruntukan yang telah diputuskan dalam Mesyuarat Agihan Peruntukan JPWPKL
untuk PPW Keramat adalah seperti berikut:
i. Peruntukan Rendah dibawah Dasar Sedia Ada (DSA) bagi OS 29000:
RM4,000.00
ii. Peruntukan Menengah dan Pentadbiran Negeri: TIADA

Walau bagaimanapun, jika terdapat sebarang keperluan bagi aktiviti menengah, PPW
Keramat hendaklah mengemukakan permohonan tersebut ke JPWPKL untuk

Mesyuarat Pengurusan PPW Keramat Bil 1/2017 4

 pertimbangan.

Makluman

1.7 Ekoran kekurangan peruntukan, pergerakan Pembantu Operasi (PO) untuk mengambil
surat di PPW Keramat hendaklah diminimumkan. Surat-surat yang hendak dihantar ke
sekolah-sekolah hendaklah dihantar melalui emel.
Makluman

1.8 Semua pegawai perhubungan sekolah dikehendaki memantau prestasi perkhidmatan

kontraktor kewalan keselamatan dan kontraktor pembersihan di sekolah masing-masing.
Bagi sekolah-sekolah yang memerlukan penyelenggaraan dan baik pulih, pegawai
perhubungan dikehendaki memaklumkan kepada pihak sekolah agar mengemukakan
permohonan ke Unit Pembangunan, JPWP. Dalam masa yang sama, pegawai
perhubungan juga hendaklah menasihatkan pihak sekolah agar dapat mencari alternatif
lain untuk mendapatkan sumbangan untuk tujuan penyelenggaraan dan baik pulih
tersebut.
Makluman

1.9 Susulan daripada lawatan Pengerusi ke Sekolah Menengah Puteri Wilayah, beliau telah
mengarahkan agar Pegawai Perhubungan sekolah tersebut membantu
mempertingkatkan lagi prestasi sekolah dan keceriaan asrama.
Tindakan: Pegawai Perhubungan SMK Puteri Wilayah

1.10 Semua pegawai diingatkan agar mengetahui, memahami dan melaksana tugas hakiki
masing-masing. Tugas hakiki merupakan perkara utama dalam penilaian prestasi
pegawai di samping tugas-tugas yang diarahkan dari semasa ke semasa. Dalam masa
yang sama, pegawai juga diminta memantau kerja-kerja hakiki guru di sekolah agar
fokus utama mereka dalam PdPc tidak terabai.
Makluman

1.11 Semua program yang telah dijadualkan di dalam takwim hendaklah dilaksanakan
mengikut tarikh yang telah ditetapkan. Sebarang perubahan hendaklan mendapat
persetujuan daripada Timbalan Pengarah PPW Keramat.
Makluman

1.12 Pengerusi mengarahkan agar semua unit menyerahkan OPPM unit masing-masing
kepada beliau pada pada kadar segera. Selain daripada itu, kertas kerja bagi Program
Transformasi Daerah juga hendaklah disediakan dan diserahkan segera kepada
Timbalan Pengarah untuk semakan dan kelulusan.
Tindakan: Timbalan Pegawai dan semua ketua unit

1.13 Pengerusi mengarahkan agar semua SIP+ dapat membimbing PGB dalam hal-hal
pengurusan yang melibatkan kewangan sekolah. Ini bagi mengelakkan sekolah
daripada tidak membelanjakan peruntukan yang telah diturunkan disamping memastikan

Mesyuarat Pengurusan PPW Keramat Bil 1/2017 5

 prosedur kewangan dipatuhi.
Tindakan: SIP+

1.14 Semua pegawai diminta memastikan sekolah-sekolah telah melaksanakan susunan

kelas mengikut PA21.
Makluman

1.15 Pengerusi mengarahkan agar Unit Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan membuat

analisis pencapaian kokurikulum bagi sekolah-sekolah di bawah PPW Keramat.
Tindakan: UPPK

1.16 Pengerusi memaklumkan bahawa kerja-kerja bawah tanah bagi pembinaan landasan
MRT sedang berjalan di SK Jalan Raja Muda. Kerja-kerja yang melibatkan kawasan
sekolah akan berlangsung antara jam 6.00 petang hinga 5.00 pagi manakala kawasan
yang melibatkan Kuarters Institutsi Pendidikan (KIP) akan dijalankan pada seblelah
siang. Pegawai perhubungan sekolah dan pegawai pembangunan hendaklah memantau
kesan kepada struktur sekolah agar keselamatan murid-murid dan penghuni KPI
terjamin.
Tindakan: UP PPWK dan
Pegawai Perhubungan SK Jalan Raja Muda

1.17 Pengerusi mengarahkan agar Unit Pembangunan PPW Keramat memastikan SK Jalan
Gurney telah mengambil langkah-langkah keselamatan bagi murid-murid di sekolah
tersebut. Ini ekoran daripada projek pembangunan bersebelahan sekolah tersebut yang
dilihat mengamcam keselamatan murid-murid terutama di bangunan yang menempatkan
pusat sumber sekolah.
Tindakan: UP PPWK

1.18 Pengerusi mengarahkan agar unit pembangunan PPW Keramat merncari penyelesaian
mengenai isu bangunan tinggal di SMK (P) Air Panas. DI samping itu, permohonan
kepada Pejabat Kesihatan Wilayah Persekutan untuk membuat pemeriksaan penyakit
berjangkit ke atas murid-murid di sekolah tersebut hendaklah dilaksanakan.

Tindakan: UP PPWK dan

Pegawai Perhubungan SMK(P) air Panas

1.19 Pengerusi mengarahkan Unit Pengurusan Sekolah agar membuat penempatan kepada
Encik Suhaimi bin Hamzah (pegawai yang diarahkan bertugas di PPW Keramat atas
sebab-sebab perkhidmatan) ke sekolah-sekolah yang memerlukan guru bagi subjek
Kemahiran Hidup dilaksanakan dengan segera.
Tindakan: UPS

1.20 Pengerusi mengarahkan agar Unit Pengurusan Sekolah (UPS) memastikan proses serah
tugas PGB dan GPK yang akan bersara dilaksana mengikut ketetapan. Carta perbatuan
bagi proses ini hendaklah disediakan agar PPW Keramat tidak terlepas pandang akan
perkara ini. Surat punca kuasa arahan menjalankan tugas kepada GPK yang terlibat

Mesyuarat Pengurusan PPW Keramat Bil 1/2017 6

 juga hendaklah dikeluarkan sebelum sekolah mendapat PGB baharu.
Tindakan: UPS

1.21 Permohonan cuti rehat bagi semua warga PPW Keramat hendaklah dibuat melalui
sistem eg Hrmis disamping menggunakan borang secara manual. Mesyuarat juga
dimaklumkan mengenai kelayakan cuti tahunan masing-masing iaitu mengikut tahun
latikan seperti berikut:
i. Latikan sebelum tahun 2008 : 35 hari setahun
ii. Latikan antara tahun 2008 hingga 2009 : 30 hari setahun
iii. Latikan selepas tahun 2009 : 25 hari setahun

Makluman

1.22 Semua lawatan atau rombongan rasmi ke luar negara adalah tidak digalakkan meskipun
menggunakan wang sendiri. Walau bagaimanapun, lawatan peribadi tidak tertakluk
kepada arahan ini. Namun, sebarang lawatan peribadi ke luar negara hendaklah
mengikut peraturan ke luar negara bagi penjawat awam.
Makluman

1.23 Pengerusi memaklumakan bahawa PPW Keramat akan menjadi hos bagi Perhimpunan
Bulan JPWPKL Bulan April 2017. Sehubungan itu, beliau mengarahkan agar Timbalan
Pegawai PPW Keramat membentuk satu jawatan kuasa untuk menguruskan perkara-
perkara yang berkaitan dengan perhimpunan tersebut.
Tindakan: Timbalan Pegawai PPW Keramat

1.24 Pengerusi memutuskan supaya semua minit mesyuarat pengurusan disemak oleh satu
pasukan yang terdiri daripada pegawai-pegawai berikut:
i. Puan Hajah Maliza binti Abd Malek
ii. Encik Mohamad Nor Azam bin Ahmad Mion
iii. Puan Haslinah binti Farid Wajidi
iv. Puan Roshaniza binti Mohd Shariff
v. Cik Nor Azura binti Mohd Salleh
vi. Puan Baizati binti Daud

Makluman

2.0 PEMBENTANGAN DAN PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1 Minit Mesyuarat Pengurusan Pejabat Pendidikan Wilayah Keramat Bil.12/2016 dicadang
untuk disahkan oleh PKPPA dan disokong sebulat suara.

3.0 PERKARA-PERKARA BERBANGKIT

Maklum balas 1.16 , Minit Mesyuarat Pengurusan PPWK Bil. 12/2017 - Pengerusi
meminta PKPPA mendapatkan persetujuan daripada Puan Vida untuk melepaskan
jawatan beliau sebagai GPK untuk dilantik sebagai pegawai di PPW Keramat.
Tindakan : PKPPA

Mesyuarat Pengurusan PPW Keramat Bil 1/2017 7

 Maklum balas 1.21.3 Semua pegawai perhubungan sekolah diminta memaklumkan
kepada Unit Pembangunan PPW Keramat mengenai lebihan kerusi dan keja di sekolah
masing-masing untuk tindakan unit tersebut.
Tindakan : Makluman

Maklum balas 3.5 Ekoran daripda kekangan kewangan untuk menganjurkan kursus
protokol kepada semua warga PPW Keramat, Pengerusi memutuskan supaya Ketua Unit
dan PPP Jaminan Kualiti dan Inovasi PPW Keramat sahaja yang menghadiri kursus
tersebut dan membuat in house training kepada semua warga PPW Keramat.
Tindakan : UJKI

Maklum balas 4.1.1.3 Pengerusi mengarahkan agar bidang tugas Pegawai

Perhubungan Sekolah dibentangkan pada 3 Februari 2017 untuk persetujuan dan
kelulusan pengurusan tertinggi sebagai panduan kepada semua pegawai perhubungan.
Tindakan: UJKI

4.0 PERKARA-PERKARA YANG DIBINCANGKAN

4.1 Laporan dan Pembentangan Unit-unit
4.1.1 Laporan Unit Pengurusan Sekolah (UPS)
4.1.1.1 PPW Keramat akan terlibat di dalam Program Kenduri 1 Wailayah pada
12 Februari 2017 (Ahad) bertempat di Jalan Teratai Mewah, Danau
Kota. Mesyuarat memutuskan agar semua pegawai perhubungan
sekolah dapat mewar-warkan program tersebut kepada sekolah dan
PIBG.
Makluman

4.1.1.2 Mesyuarat mengambil maklum mengenai keengganan guru yang

menerima arahan pertukaran untuk melapor diri di sekolah yang
ditetapkan.

Pengerusi memutuskan agar UPS menghubungi SJKC(P) Chong Hwa

untuk mengeluarkan surat arahan lapor diri kepada guru SJKC Tsun Jin
yang telah menerima surat arahan pertukaran dalam kadar segera.

Tindakan: UPS

4.1.1.3 Peruntukan yang diterima untuk guru ganti bagi tahun 2017 adalah
sebanyak RM17,250.00 (Men) dan RM12,825.00 (Ren). Peruntukan ini
adalah tidak mencukupi untuk menampung keperluan semua sekolah di
bawah PPW Keramat. Sehubungan itu, mesyuarat dimaklumkan

Mesyuarat Pengurusan PPW Keramat Bil 1/2017 8

 bahawa kelayakan untuk mendapat guru ganti adalah minimum 28 hari
dan maksimum 60 hari. Kadar pembayaran upah bagi guru ganti adalah
mengikut kelulusan yang telah ditetapkan.

Pengerusi memutuskan supaya sekolah dapat membuat penyelarasan

secara dalaman bagi guru-guru yang mengambil cuti bersalin melebihi
60 hari.
Makluman

4.1.1.4 Pengerusi memUtuskan agar UPS mendapat nasihat dan pandangan

daripada JPWPKL mengenai sekolah-sekolah yang ingin mendapatkan
khidmat guru ganti menggunakan pertuntukan daripada PIBG.
Tindakan: UPS

4.1.2 Laporan Unit Pengurusan Akademik (UPA)

4.1.2.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa UPA akan melaksana bimbingan
berfokus Headcount kepada semua sekolah rendah mulai Minggu
pertama bulan Februari. Bagi sekolah menengah, bimbingan akan
bermula selepas keputusan SPM diumumkan.
Makluman

4.1.2.2 Mesyuarat mengambil maklum mengenai peruntukan yang diterima bagi

program-program PPWK adalah sebnyak RM5,495.00. Sehubungan itu,
semua pegawai yang akan menjalankan program hendaklan
mengemukakan permohonan peruntukan tersebut mulai minggu
pertama Februari 2017.
Makluman

4.1.3 Laporan Unit Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan (UPPK)

4.1.3.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa pemakaian pakaian seragam
unit beruniform kokurikulum pada setiap hari Rabu bukanlah satu
kewajipan. Pihak sekolah tidak boleh mengeluarkan surat tunjuk sebab
kepada guru-guru yang tidak memakai pakaiuan tersebut. Walau
bagaimanapun, guru-guru adalah digalakkan untuk memakai pakaian
tersebut sebagai dorongan kepada murid untuk turut aktif dan terlibat
dalam aktiviti-aktiviti kokurikulum terutama aktiviti unit beruniform.
Makluman

4.1.3.2 Mesyuarat mengambil maklum bahawa pemakaian muslimah bagi unit-

Mesyuarat Pengurusan PPW Keramat Bil 1/2017 9

 unit beruniform adalah tertakluk kepada undang-undang dan peraturan
badan induk unit beruniform masing-masing.
Makluman

4.1.4 Laporan Kaunselor Organisasi (KOD)

4.1.4.1 Mesyuarat mengambil maklum mengenai keperluan PGB untuk mengisi
Borang BK08 bagi membantu guru-guru yang mempunyai masalah di
sekolah. Sehubungan dengan itu, semua pegawai perhubungan diminta
membantu KOD untuk mengingatkan pihak sekolah mengenai perkara
ini.
Makluman

4.2 Laporan Pemantauan Sekolah

4.2.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa mulai tahun 2017, semua pemantauan
sekolah hendaklah menggunakan fail di unit masing-masing.
Makluman

4.3 Laporan Pencapaian Objektif Kualiti

4.3.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa pencapaian objektif kualiti dari bulan
Oktober hingga Disember 2016 adalah 100 peratus dicapai. (rujuk lampiran)
Makluman

4.4 Laporan EKSA

4.4.1 Mesyuarat mengambil maklum bahawa template lebel fail akan dimuat naik ke
dalam emel warga. Sehubungan itu, semua warga PPW Keramat hendaklah
memuat turun tempalte tersebut untuk dicetak mengikut warna unit masing-
masing. Semua pegawai diminta memberi kerjasama sepenuhnya dalam
menjayakan program ini.
Tindakan: Semua ketua unit

5.0 Hal-hal Lain

5.2 Mesyuarat mengambil maklum mengenai Program Jalinan Kasih PPW Keramat.
Program ini akan dilaksanakan pada 31 Mac 2017 hingga 2 April 2017 di Kem Bina
Negara, Ulu Sepri, Rembau, Negeri Sembilan. Semua pegawai adalah diwajibkan
menghadiri program ini. (rujuk lampiran)
Makluman

5.3 Semua pegawai perhubungan sekolah diminta untuk menghadiri semua aktiviti utama (6
aktiviti) di sekolah masing-masing.

Mesyuarat Pengurusan PPW Keramat Bil 1/2017 10

 Makluman

5.4 Mesyuarat mengambil maklum mengenai format pelaporan awal sesuatu perkara atau
isu yang berlaku di sekolah masing-masing. Format tersebut telah disebarluas melalui
wasap group rasmi PPWK.
Makluman

5.5 Mesyuarat mengambil maklum mengenai keputusan pengerusi bahawa Encik Mohamed
Suraimi bin Mohamed Salleh akan mengambil alih tugas-tugas pegawai meja yang
dijalankan oleh Tuan Hj. Mohamad Shofi bin Osman.

Tuan Hj. Mohamad Shofi bin Osman hendaklah menjalankan tugas sebagai ketua unit
sepenuhmya.

Tindakan: UPS

6.0 Ucapan Penangguhan

6.1 Pengerusi merakamkan ucapan terima kasih atas kerjasama ahli mesyuarat.

Mesyuarat ditangguhkan pada pukul 3.00 petang.

Disediakan oleh :

Urus setia
Mesyuarat Pengurusan Bil. 1/2017
Pejabat Pendidikan Wilayah Keramat
Tarikh : 30 Januari 2017

Mesyuarat Pengurusan PPW Keramat Bil 1/2017 11