Lampiran 2 (a)

PENERANGAN

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM - Arkib 2/08

(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: Nama Kementerian/ Jabatan/ Agensi/ Organisasi

yang memohon.

(2) Bahagian/ Cawangan/ Unit: Bahagian/ Cawangan/ Unit yang terdapat dalam
sesuatu jabatan/agensi yang memohon.

Nama Jabatan/Agensi : Sekolah Kebangsaan ABC

Nama Bahagian/ Cawangan/ Unit : Bahagian Pengurusan

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: Kementerian/ Jabatan/ Agensi yang
mewujudkan atau menguruskan rekod mengikut fungsi dan aktvitinya tetapi
fungsi/aktivitinya telah diberhentikan kerana jumud atau fungsinya telah diambilalih
oleh jabatan lain. Rekod-rekod tersebut disimpan dan dijaga oleh jabatan yang
menyenaraikan rekod tersebut.

Contoh: Suruhanjaya Keretapi Malaysia telah dijumudkan dan rekod-rekodnya

disimpan dan di bawah kawalan Suruhanjaya Perkhidmatan Awam. Oleh
itu, Suruhanjaya Perkhidmatan Awam bertanggungjawab mengambil
tindakan pelupusan bagi rekod-rekod Suruhanjaya Keretapi Malaysia.

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Nama dan Nombor Jadual Pelupusan
Rekod yang diberi oleh Arkib Negara Malaysia kepada jabatan/ agensi.

(5) Bil: Bilangan nombor seturut.

(6) Tajuk Siri: Tuliskan No. Bil. Perkara dan Tajuk Siri seperti yang terdapat dalam
dalam Jadual Pelupusan Rekod Urusan Am.

Contoh: (2) Buku Modul

Kod Kumpulan BukuModul
TajukSirisepertidalam JPR BukuModul

(7) Tahun Diliputi (Daripada Kepada): Tahun terawal dan terakhir rekod dalam tajuk
siri yang disenaraikan.

(8) Tempoh Pengekalan Yang Ditentukan Dalam Jadual: Rujuk tempoh masa dalam
ruangan Tindakan Pelupusan dalam Jadual Pelupusan Rekod.

(9) Unit Rekod: Merujuk kepada bilangan unit buku dalam setiap siri.

(10) Meter Panjang Rekod:

i. Jumlah Rekod Bilangan unit buku dalam setiap siri.

ii. Meter Panjang Ukuran matrik meter panjang bagi rekod. Sila rujuk
kaedah mengukur rekod seperti di Lampiran 6 - 8.
(11) Ruangan ini hendaklah diisi oleh pegawai yang bertanggungjawab membuat
permohonan pemusnahan rekod.

Catatan: Bagi tujuan permohonan pelupusan berdasarkan Jadual Pelupusan Rekod

(JPR), tempoh pengekalan yang berdasarkan kiraan tahun hendaklah mengambil kira
genap 12 bulan dari tempoh fail ditutup/ tamat tindakan.

CONTOH CARA PENGISIAN BORANG 2/08 DAN BORANG 2/08 KOSONG DISEDIAKAN
DI MUKA SURAT BERIKUT.
 Lampiran 2
CONTOH BORANG ARKIB 2/08 (DIISI DALAM 3 SALINAN)
Gunakan borang berasingan untuk buku Pendidikan Islam
Arkib 2/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib
(1) Kementerian/Jabatan/Agensi: (2) Bahagian/Cawangan/Unit: Negara
**Sekolah Kebangsaan ABC Bahagian Pengurusan
Tarikh Terima:

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: -

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks, KPM 2015

contoh
Bil. Tajuk Siri Tahun Diliputi Tempoh Unit Rekod Meter
(5) (6) (7) Pengekalan (9) Panjang
Yang Rekod
Ditentukan (10)
Daripada Kepada Dalam
Jadual
(8)
1. ( 1 ) **Buku Teks 2004 2006 1 tahun 500 10 m.p
(Pendidikan Khas)

2. ( 1 )** Buku Teks - 2005 2006 1 tahun 450 9 m.p

(Peralihan)
3. ( 2 ) **Buku Modul 2005 2007 6 bulan 300 6 m.p
4. ( 3 ) **Buku Panduan Guru 2006 2007 1 tahun 100 3 m.p
Jumlah Ukuran
Unit Meter
Rekod: Panjang
241350 Rekod:
28 m.p

(11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan
permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:

Nama Pegawai: **Nur Atiqah Muslim Tandatangan dan Meterai/Cap Jabatan: Atikah

Jawatan: **Pengetua/Guru Besar Tarikh: 21 Disember 2012

Cop
Jabatan

** sila ubah mengikut sekolah

 Lampiran 2
Arkib 2/08

BORANG PERMOHONAN BAGI PEMUSNAHAN REKOD AWAM

BUTIR-BUTIR JABATAN Untuk Kegunaan Arkib Negara

(3) Kementerian/Jabatan/Agensi: (4) Bahagian/Cawangan/Unit: Tarikh Terima:

Bahagian Pengurusan

(3) Pewujud Rekod [Jika tidak sama dengan (1)]: -

MAKLUMAT MENGENAI REKOD

(4) Nama dan No. Jadual Pelupusan Rekod: Jadual Pelupusan Rekod Buku Teks, KPM 2015

Tahun Diliputi Tempoh

Bil. Tajuk Siri (7) Pengekalan Unit Rekod Meter Panjang
(5) (6) Yang Ditentukan (9) Rekod
Daripada Kepada Dalam Jadual (10)
(8)

1.

2.

3.

4.

Jumlah Unit Ukuran Meter

Rekod: Panjang Rekod:
m.p

(11) Mengikut seksyen 25 dan 26, Akta Arkib Negara 2003 [Akta 629], saya mengemukakan
permohonan ini bagi pemusnahan rekod di atas:

Nama Pegawai: Tandatangan dan Meterai/

Cap Jabatan:

Jawatan: Tarikh:
Cop
Sekolah
 Contoh surat iringan

(Letterhead Sekolah)

Ruj.Kami :
Tarikh :

PENGARAH
Arkib Negara Malaysia,
Cawangan Negeri Johor,
Tingkat 7, Blok B, Wisma Persekutuan,
Jalan Ayer Molek,
80568, Johor Bahru

Tuan,
MOHON PELUPUSAN BUKU TEKS SPBT 2015

Dengan segala hormatnya perkara di atas dirujuk.

2. Sehubungan itu dinyatakan senarai buku tersebut seperti di dalam Borang

Arkib 2/08.

2.1 Unit rekod : buah

2.2 Meter Panjang Rekod : m.p

3. Bersama-sama ini disertakan Borang Arkib 2/08 untuk tindakan pihak tuan.
Kerjasama pihak tuan didahului dengan ribuan terima kasih.

Sekian.

BERKHIDMAT UNTUK NEGARA

Saya yang menurut perintah,

s.k 1. Pegawai Pendidikan Daerah,

Pejabat Pendidikan Daerah Muar