BAB 9

PROSES TEKNIK BAHAN PUSAT SUMBER

A. PENGENALAN

Semua bahan (buku dan bukan buku) di Pusat Sumber Sekolah perlu
diproses supaya dapat diedarkan untuk penggunaan dengan mudah dan
cepat.

Di dalam tugas memproses bahan yang pelbagai jenis di Pusat Sumber,

Guru Perpustakaan dan Media Sekolah perlu memahami keperluan dan
masalah-masalah mengenai:-

a) tempat letak bahan

b) pengedaran
c) penggunaan
d) penyelenggaraan bahan

Guru Perpustakan dan Media Sekolah perlu sentiasa dapat mengatasi

masalah dan mengubahsuaikan keadaan serta mengemaskini perkhidmatan
supaya satu sistem yang sempurna dapat dicapai.

Oleh kerana cara memproses buku dan bahan bukan buku adalah berbeza-
beza di antara satu sama lain, jadual kerjanya perlu diasingkan mengikut
jenis bahan yang diproses.

A. BAHAN BUKU

Buku-buku Pusat Sumber secara umumnya dibahagikan kepada tiga

kumpulan:-

a) Buku Rujukan
b) Buku Red Spot
c) Buku Pinjaman

1
 Terdapat beberapa perbezaan di dalam kerja memproses buku-buku
tersebut mengikut cara penggunaannya.

a) Buku Rujukan:-

i) ditempatkan pada rak Bahagian Rujukan

ii) tidak boleh dipinjam. Oleh itu tiada kad buku dan tiada slip tarikh
pulang.
iii) ditandakan dengan huruf R pada label tulang buku.

a) Buku Red Spot:-

i) ditempat pada rak Red Spot

ii) boleh dipinjam di dalam tempoh masa yang singkat.
iii) tiada kad buku dan tiada slip tarikh pulang.
iv) ditandakan merah pada tulang buku.

a) Buku Pinjaman:-

i) ditempatkan pada rak buku Bahagian Pinjaman.

ii) boleh dipinjam di dalam tempoh masa yang ditetapkan.
iii) dilengkapkan dengan kad buku dan slip tarikh pulang

PANDUAN MENGISI BUTIRAN REKOD PEROLEHAN BAHAN BUKU

NOMBOR PEROLEHAN

2
Nombor yang diberi kepada tiap-tiap bahan / buku yang didaftarkan sebagai
satu bahan Pusat Sumber. Setiap bahan / buku hendaklah mempunyai nombor
perolehan yang tersendiri. Jika ada dua bahan / buku atau lebih di dalam satu
judul, kesemua bahan itu hendaklah diberikan nombor perolehan berasingan. Ia
menunjukkan jumlah bahan Pusat Sumber pada satu-satu masa. Jumlah ini
hendaklah bersamaan angka jumlah besar ruangan analisis.

NOMBOR PANGGILAN

Rekodkan nombor panggilan, iaitu nombor mengikut Sistem Pengkelasan

Dewey dengan tiga abjad awal nama pengarang atau judul (jika tiada
pengarang).

Contoh:-
Buku bukan fiksyen Buku fiksyen
101.01 F
OTH ABD

PENGARANG

Ditulis nama pengarang dengan penuh (jika ada).

Contoh:-
Nama Barat : Robert Wagner ditulis Wagner, Robert
Nama Cina : Lee Chong Teik ditulis Lee, Chong Teik
Nama India : K. Jayaraman ditulis Jayaraman, K
Nama Melayu : Haji Abd. Malik Majid ditulis Abdul Malik Majid, Haji

Sekiranya tiada pengarang, ruangan ini dikosongkan.

JUDUL / TAJUK BUKU

Ditulis sepenuhnya, gunakan huruf besar untuk huruf pertama dan diikuti
dengan huruf kecil kecuali nama khas. Gunakan noktah bertindih selepas judul
besar dan diikuti dengan judul kecil, jika ada judul kecil.

3
Contoh:- Pertanian di Malaysia : kaedah dan teknik.

Tempat dan Nama Penerbit

Rekodkan nama tempat dahulu kemudian diikuti oleh nama penerbit dengan
dipisahkan oleh noktah bertindih.

Contoh:- Kuala Lumpur : Dewan Bahasa dan Pustaka

Jika tiada tempat terbit, rekodkan T.T.P
Jika tiada nama penerbit, rekodkan T.N.P

Tarikh Penerbitan

Rekodkan tarikh penerbitan sebagaimana yang terdapat pada bahan.

Contoh 1 : cetakan pertama 1990

cetakan kedua 1995
cetakan ketiga 1998
Rekodkan tarikh penerbitan = 1990

Contoh 2 : cetakan pertama 1991

cetakan kedua 1993
edisi kedua 1997
Rekodkan tarikh penerbitan = 1997
Jika tiada tarikh penerbitan, rekodkan t.t
Tarikh Perolehan
Tarikh ini ialah tarikh mengikut bila bahan itu diterima atau diperolehi.

Nombor Bil / Invois

Rekodkan nombor bil atau invois sebagaimana yang tercatat pada bil / invois.

4
Punca
Rekodkan punca bahan itu diterima sama ada dibeli, dibekalkan, hadiah atau
sumbangan.

Pembekal
Rekodkan nama pembekal dan tempat dari mana bahan tersebut dibeli /
diterima.

Contoh: Kedai Buku Marwilis, Kuala Selangor.

Harga
Rekodkan harga yang penuh tanpa apa-apa potongan.

Mukasurat
Rekodkan jumlah muka surat buku seperti yang tercatat pada muka surat akhir.

Contoh: 120 atau vi, 253

Sekiranya tiada tercatat nombor muka surat, bilang jumlah muka surat dan
rekodkan jumlahnya.

Catatan
Di dalam ruangan ini direkodkan butir-butir seperti buku yang hilang, rosak,
hapuskira dan sebagainya.

Analisis
Bagi setiap muka surat yang telah dipenuhkan, hendaklah dibuat analisis jenis
dan bilangan bahan. Tujuannya membolehkan penyelaras memberi jawapan
segera kepada perkara-perkara berikut:

a) Jumlah buku / bahan di dalam Pusat Sumber.

b) Jumlah buku / bahan mengikut jenis dan sebagainya.

5
Apabila selesai mukasurat pertama maka jumlah berkenaan hendaklah dibawa
ke muka surat kedua dan seterusnya.

PROSES TEKNIK BAHAN BUKU ( Jika guna automasi cara di bawah ini
dikecualikan dan ikut cara system automasi yang digunakan)

A. Bahan-bahan yang diperlukan:-

a) Poket buku
b) Kad buku
c) Slip tarikh pulang
d) Label buku
e) Transparent tape / Scoth tape
f) Stamp pad
g) Rubber stamp - cap rasmi / hak milik
cap butiran perolehan

A. Langkah-langkah yang perlu anda lakukan:-

a) Menyemak borang pesanan dengan buku yang diterima.

b) Menyemak buku pastikan buku berkeadaan baik.

1. Periksa buku 2. Buku koyak. 3. Mukasurat tertinggal.

dengan rapi.

Gambarajah 1

a) Bagi menentukan pengukuhan penjilid dan buku. Buka buku mengikut

cara yang betul (lihat gambarajah 2)

6
 Gambarajah 2

C. Kerja Memproses Bahan Buku:-

a) Langkah 1 menyediakan slip kerja.

i- Sediakan butiran buku di dalam slip kerja.

Gambarajah 3

a) Langkah 2 mengecap hak milik.

i- bahagian luar ketebalan buku.

ii- mukasurat rahsia.
iii- mukasurat belakang.

7
 Gambarajah 4

PUSAT SUMBER
SMK ABDUL JALIL
43100 HULU LANGAT
SELANGOR DARUL EHSAN

Contoh hak milik

a) Langkah 3 mengecap butiran perolehan.

i- muka surat judul.

ii- penuhi butiran pada cap butiran.

PUSAT KEGIATAN GURU

CHERAS

No. Perolehan
No. Panggilan
Tarikh Perolehan
Harga
Bilangan Naskah
Punca
No. Buku Perolehan
Mukasurat Tandatangan

Contoh butiran perolehan

8
a) Langkah 4 merekodkan buku di dalam Rekod Perolehan.

i- rekodkan butir-butir di dalam Buku Rekod Perolehan.

ii- masukkan nombor perolehan buku pada cap perolehan.

a) Langkah 5 menyediakan kad buku.

i- penuhi butiran pada kad buku:-

a) nombor panggilan
b) nombor perolehan
c) nama pengarang
d) judul

ii- penuhi nombor pada kad buku:-

a) nombor panggilan
b) nombor perolehan
c) nama pengarang
d) judul

a) Melekatkan poket buku

i- lekatkan poket buku pada bahagian di dalam kulit hadapan.

ii- ukuran : 1.5 sm dari tepi dan 1.5 sm dari bahagian bawah.
iii- masukkan kad buku ke dalam poket buku.

a) Barcodediletakkan pada kulit di dalam di bahagian bawah.

9
 Gambarajah 5

b) Langkah 7 melekatkan slip tarikh pulang

iv- lekatkan slip tarikh pulang pada mukasurat pertama sebelum

mukasurat judul.
v- Sekiranya tiada mukasurat tersebut, lekatkan helaian kertas dan
kemudian lekatkan slip tarikh pulang pada helaian tersebut.
vi- Ukuran : 1.5 sm dari tepi dan 1.5 sm dari atas.
(lihat gambarajah 6)

a) Langkah 8 melekatkan label buku

vii- penuhi butiran nombor panggilan pada label, lekatkan label buku
pada tulang belakang buku.
viii- Ukuran : 3.5 sm dari bahagian bawah.

Gambarajah 7

D. MELETAK / MENYUSUN BUKU DI ATAS RAK

10
 Susunan buku mengikut urutan:-

a) nombor pengelasan
b) abjad pengarang /judul

E. SEDIAKAN PANDUAN PENGGUNA

Guru Perpustakaan dan Media Sekolah perlu menyediakan panduan pengguna

seperti:-

c) menjaga kebersihan buku

d) menggunakan penanda buku
e) menjaga keselamatan buku
f) menyusun buku dengan baik
g) menjaga buku dengan cermat

F. SEDIAKAN KEMUDAHAN PEMELIHARAAN

Kulit dan tulang buku boleh dikukuhkan jika perlu. Jeket buku boleh dibalut
dengan pembalut plastik. Ubat serangga boleh disemburkan di kedua-dua kulit
di dalam buku. Buku yang mahal boleh dibalut dengan pembalut plastik.

11
 BAB 9

PROSES TEKNIK BAHAN BUKAN BUKU

A. PENGENALAN

Bahan-bahan bukan buku berbeza daripada bahan buku kerana bahan-bahan

ini mempunyai format fizikal dan saiz yang pelbagai. Oleh itu kerja proses teknik
setiap bahan bergantung kepada ciri fizikal bahan tersebut. Walau
bagaimanapun sesebuah PSS perlu menetapkan satu cara yang seragam
supaya bahan-bahan dapat diproses secara kemas dan sistematik. Di antara
perkara yang perlu diberi perhatian ialah:-

a) Keseragaman meletakkan maklumat pada setiap bahan.

- nombor panggilan
- nombor perolehan
- cap hak milik
- cap butiran perolehan

12
 b) Keseragaman butiran perolehan pada setiap bahan.

c) Cap hak milik bersaiz kecil bagi bahan yang saiz fizikalnya kecil.

d) Cara menulis nombor panggilan seperti berikut:-

Pv singkatan petunjuk media

371 nombor pengelasan
HAS tiga abjad nama pengarang / judul

e) Bahan-bahan bukan buku direkodkan di dalam buku Rekod

Perolehan
Bahan Bukan Buku.

f) Slip kerja khusus untuk bahan bukan buku.

g) Lokasi bahan adalah mengikut kesesuaian jenis bahan.

h) Sistem susunan bahan bukan buku di dalam PSS sama seperti

system susunan bahan buku.

CONTOH CAP BUTIRAN PEROLEHAN

BAHAN BUKAN BUKU

13
 NO. PEROLEHAN

NO. PANGGILAN

TARIKH TARIKH
PEROLEHAN

HURAIAN TANDATANGAN
FIZIKAL

B. CARTA
a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES CARTA

i- Apabila menerima carta daripada pembekal, pastikan semua

kenyataan betul dari segi: senarai pesanan awal, bilangan, fizikal
yang baik dan kemaskini.
ii- Cap butiran hak milik di sebelah belakang carta (sebelah bawah).
iii- Di sebelah hadapan carta, catatkan nombor perolehan di sebelah
kanan dan nombor panggilan di sebelah kiri.
iv- Jika carta itu carta gulung catatkan nombor perolehan dan
panggilan pada kayu penggulung.
v- Carta dua muka, diberi nombor perolehan dan nombor panggilan
pada kedua-dua muka.
vi- Jika carta itu bersiri beri nombor perolehan dan nombor panggilan
yang sama.
vii- Rekodkan butiran bahan di dalam Rekod Perolehan Bahan Bukan
Buku.
viii- Sediakan slip kerja.
ix- Sediakan kad katalog.

14
C. PETA
a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES PETA

i- Setelah bahan diterima, pastikan bahan berkeadaan baik semak

invois.
ii- Copkan tanda Hak Milik di belakang peta.
iii- Catatkan nombor perolehan di sebelah kanan dan nombor
panggilan pada sebelah kiri.
iv- Bagi peta yang menggunakan penggulung, tampalkan nombor
perolehan dan nombor panggilan di kayu penggulung tersebut.
v- Rekodkan bahan ke dalam buku Rekod Perolehan.

vi- Sediakan slip kerja.

vii- Sediakan kad katalog.
viii- Tempatkan bahan pada rak penyimpanan peta.

D. PERMAINAN PENDIDIKAN

a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES PERMAINAN PENDIDIKAN

i- Permainan yang telah diterima perlu diperiksa dan invois yang

dikirim perlu disemak.
ii- Cop tanda hak milik pada kotak permainan.
iii- Catatkan nombor panggilan dan nombor perolehan pada kotak
simpanannya. Pada setiap item yang terdapat di dalam kotak itu
juga perlu diberi nombor panggilan dan nombor perolehan.
iv- Senarai jumlah item-item yang terdapat di dalam kotak dan lekat
pada bahagian dalam kotak tersebut.
v- Rekodkan bahan permainan ke dalam Rekod Perolehan Bahan
Bukan Buku.
vi- Sediakan slip kerja.
vii- Sediakan kad katalog.

15
E. GLOB

a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES GLOB

i- Apabila menerima bahan, periksa keadaan bahan, pastikan sama

dengan pesanan dan invois. Periksa juga fizikal bahan untuk
mempastikan bahan berada dalam keadaan baik dan kemaskini.
ii- Copkan tanda butiran milik pada cradle atau alas glob.

iii- Penuhi butiran milik seperti nombor perolehan, nombor panggilan

dan juga tarikh terima.
iv- Sediakan slip kerja sama seperti slip kerja bahan-bahan yang lain.
v- Rekodkan butiran bahan di dalam buku Rekod Perolehan Bahan
Bukan Buku.
vi- Sediakan kad katalog.
vii- Letakkan bahan di tempat penyimpan bahan.

F. MODEL
a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES MODEL

i- Memeriksa model dan invois yang diterima. Tandakan invois

(catatkan haribulan penerimaannya).
ii- Copkan butiran hak milik pada model (slip khas yang telah siap diisi
butirannya juga boleh digunakan).
iii- Memberi nombor panggilan dan mencatatkan nombor perolehan
pada model. Bila mencatat pilih tempat yang mudah dilihat oleh
pengguna.
iv- Merekodkan butir-butir bahan tersebut ke dalam buku Rekod
Perolehan Bahan Bukan Buku.
v- Sediakan slip kerja.

16
 vi- Sediakan kad katalog.
vii- Tempatkan bahan pada tempat yang sesuai.

G. KAD IMBASAN
a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES KAD IMBASAN

i- Semak kandungan kotak / fail kad imbasan. Pastikan

kandungannya di dalam keadaan yang sempurna.
ii- Cop butiran bahan pada kotak / fail kad imbasan.
iii- Catatkan nombor perolehan dan nombor panggilan pada fail /
kotak kad imbasan.
iv- Catatkan juga nombor panggilan dan nombor perolehan pada
setiap item.
v- Senaraikan kandungan fail / kotak kad imbasan dan tampalkan di
bahagian dalam kotak.
vi- Rekodkan bahan tersebut ke dalam buku Rekod Perolehan Bahan
Bukan Buku,
vii- Sediakan slip kerja.
viii- Sediakan kad katalog.

H. KIT PELBAGAI BAHAN / KIT PENDIDIKAN

a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES KIT PENDIDIKAN

i- Setelah bahan diterima periksa dan semak.

ii- Pastikan Buku Panduan disertakan.
Pasang pita kaset untuk mempastikan suara di dalam keadaan baik
serta boleh digunakan.
iii- Catatkan nombor perolehan dan nombor panggilan pada kotak kit.
iv- Senaraikan bahan yang terdapat di dalam kit tampal di sebelah
dalam kotak kit.
v- Cop Hak Milik pada kotak (tempat yang sesuai).
vi- Catatkan nombor perolehan dan nombor panggilan pada setiap
bahan di dalam kit.

17
 vii- Rekodkan bahan di dalam buku Rekod Perolehan.
viii- Sediakan slip kerja.
ix- Sediakan kad katalog.

I. TRANSPARENSI
a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES TRANSPARENSI

i- Apabila menerima transparensi daripada pembekal, pastikan semua

kenyataan / maklumat adalah betul dari segi senarai pesanan awal,
bilangan, fizikal yang baik dan kemaskini.
ii- Catatkan nombor panggilan, nombor perolehan dan tajuk di
bahagian atas setiap kepingan bingkai transparensi.
iii- Bagi set transparensi yang berjudul sama, nombor panggilan dan
nombor perolehan adalah sama bagi setiap keping.
iv- Catatkan nombor bilangan transparensi pada bahagian bawah
(kanan) dan cop hak milik (kiri).
v- Cop butiran bahan diterakan pada kotak / fail / envelop / sarung
transparensi.
vi- Bagi transparensi yang dihasilkan oleh sekolah, entri adalah di
bawah judul.
vii- Sediakan slip kerja.
viii- Rekodkan bahan di dalam buku Rekod Perolehan Bahan Bukan
Buku.
ix- Sediakan kad katalog.
x- Tempatkan bahan pada rak penyimpanan transparensi

J. PITA VIDEO
a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES PITA VIDEO

18
 i- Semak bahan dan pastikan sama dengan borang pesanan.
Pastikan juga bahan di dalam keadaan baik dari segi kualiti gambar
dan suara.
ii- Catatkan nombor panggilan dan nombor perolehan pada muka sisi
hadapan pita video (rujuk rajah). Catatkan judul sekiranya video
yang dihasilkan sendiri.
iii- Catatkan tajuk-tajuk kecil (jika ada) pada muka hadapan pita video.
iv- Pada tempat yang sama, copkan tanda butiran milik dan penuhi
butirannya.

v- Cop hak milik pada muka hadapan kotak pita video.

vi- Sediakan slip kerja.
vii- Rekodkan bahan di dalam buku Rekod Perolehan Bahan Bukan
Buku.
viii- Sediakan kad katalog.
ix- Letakkan bahan yang sudah siap diproses pada rak penyimpanan
pita video.

K. PITA AUDIO
a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES PITA AUDIO

i- Apabila menerima pita audio daripada pembekal, semak perkara

berikut:- senarai pesanan awal, keadaan fizikal baik, bilangan, mutu
suara / kualiti bahan.
ii- Catatkan nombor panggilan dan nombor perolehan pita audio.
iii- Catatkan judul / tajuk sekiranya pita audio dihasilkan sendiri.
iv- Pada kotak, catatkan nombor panggilan, nombor perolehan dan
judul.
v- Catatkan juga tajuk bagi muka A dan muka B (side A & side B) pada
bahagian hadapan kotak (rujuk rajah).
vi- Cop butiran hak milik pada bahagian dalam atau bahagian luar
kotak.

19
 vii- Sediakan slip kerja.
viii- Rekodkan bahan di dalam buku Rekod Perolehan Bahan Bukan
Buku.
ix- Sediakan kad katalog.
x- Letakkan bahan pada rak simpanan.

L. FILEM SLAID

a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES FILEM SLAID

i- Semak slaid yang diterima. Pastikan betul seperti di dalam fail

pesanan dan pastikan bilangannya cukup, kualiti gambar
memuaskan.
ii- Semak juga bahan lain yang disertakan, sekiranya ada pita audio
dan buku panduan, pastikan bahan tersebut baik dan sempurna.
iii- Pada setiap kepingan slaid, catatkan nombor panggilan di atas
sebelah kiri dan nombor perolehan di sebelah kanan.
iv- Catatkan nombor bilangan kepingan slaid pada tepi kanan
bahagian bawah filem slaid.
v- Sediakan tanda anak panah pada tepi sebelah kiri bagi
menandakan arah atas gambar slaid.
vi- Cop tanda hak milik pada tepi kiri bahagian bawah bingkai.
vii- Cop butiran milik pada bahagian dalam kotak slaid.
viii- Butiran pada kotak slaid sama seperti rajah.
ix- Sediakan kad katalog.
x- Sekiranya ada pita audio, lengkapkan butiran sama seperti slaid

M. DISKET KOMPUTER

a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES DISKET KOMPUTER

20
 i- Apabila menerima disket komputer, semak borang pesanan dan
invois. Pastikan bahan yang diterima di dalam keadaan baik dan
kemaskini
ii- Cop butiran milik pada bahagian bawah tengah (rujuk rajah).

iii- Nombor panggilan di bahagian atas sebelah kiri dan nombor

perolehan pada sebelah kanan.
iv- Catatkan judul di tengah.
v- Sediakan slip kerja.
vi- Rekodkan bahan di dalam Rekod Perolehan Bahan Bukan Buku.
vii- Sediakan kad katalog.
viii- Susun disket di tempat penyimpanan khas mengikut susunan
Klasifikasi Dewey.

N. BAHAN CD MULTIMEDIA

a) LANGKAH-LANGKAH MEMPROSES BAHAN CD MULTIMEDIA

i- Cop hak milik

Mengecop di dalam buku panduan (manual) pada bahagian:-
- kulit hadapan bahagian dalam
- kulit belakang bahagian dalam
-
ii- Cop butiran perolehan
Mengecop di dalam buku panduan (manual) pada bahagian:-
Pada mukasurat kosong selepas isi kandungan

iii- Melabel pada bekas CD

Menampal label (sticker) pada bekas CD:-
- nombor perolehan di penjuru kiri bahagian atas
- nombor panggilan di penjuru kiri bahagian bawah
(Sila gunakan ukuran yang dinyatakan di dalam rajah)

21
iv- Melabel pada buku panduan
Gunakan cara yang sama seperti no. iii semasa menampal label
(sticker) pada buku panduan (sila rujuk rajah 2)

v- Melabel label (sticker) pada muka hdapan CD

- nombor perolehan di sebelah kanan
- nombor panggilan di sebelah kiri

22