SISTEM FAIL

Oleh: Margaret Edmund

 FAIL
Satu folder yang
mengandungi surat
Fail Rasmi - telah didaftar /
surat & dokumen telah di
susun
 SISTEM FAIL
Proses meliputi 4 aktiviti utama:
1. PENGELASAN
2. PENYUSUNAN DAN
PENYIMPANAN
3. PERGERAKAN
4. MENGINDEKS
 MATLAMAT

TO PROVIDE THE RIGHT INFORMATION

AT THE RIGHT TIME
 AKTIVITI SISTEM FAIL

PENGELASAN
PENYUSUNAN/
PERGERAKAN PENGESANAN
MENGINDEKS
 KELASIFIKASI
Penyusunan maklumat ke dalam
kumpulan-kumpulan yang seakan-
akan sama maksudnya, di mana
tiap-tiap kumpulan dikenali
dengan identitinya yang tersendiri
 Taraf keselamatan Fail
Terbuka
Terhad
Sulit
Rahsia
Rahsia Besar
 KELASIFIKASI

KELASIFIKASI REGISTRI
KELASIFIKASI PERKARA
Surat Pekeliling Setiausaha Kerajaan Negeri

Ruj: CMD.JKM.100-31/0 bertarikh 4 April

1995 Penerimaanpakai Sistem Fail
Housekeeping Sebagai Sistem Fail Seragam

Ruj: CMD.100-31/0 bertarikh 21 Mei 1996

Penyeragaman Kulit Fail, Kepala Surat
(Letterhead) Rasmi dan Penyimpanan Fail
dan Rekod
 Click
DUA
DUA KUMPULAN
KUMPULAN REKOD:
REKOD: here to
add clip
1.
1. KUMPULAN
KUMPULAN HOUSEKEEPING
HOUSEKEEPING art
2.
2. KUMPULAN
KUMPULAN FUNCTIONAL
FUNCTIONAL

Click here to type subtitle

 Kumpulan Rekod
`HOUSEKEEPING`
Pentadbiran - 100
Bangunan & Harta - 200
Kelengkapan & Bekalan - 300
Kewangan - 400
Personnel - 500
PRINSIP AM KLASIFIKASI PERKARA:

Pembukaan
Pembukaan fail
fail dimulakan
dimulakan dengan
dengan
perkara
perkara 'am'
'am' kepada
kepada
perkara
perkara khusus
khusus
 CONTOH:
CONTOH: CUTI
CUTI

Perkara
Perkara Utama
Utama -- Cuti
Cuti (Am)
(Am)
ANS
ANS 500-2
500-2
Perkara
Perkara Khusus
Khusus -Cuti
-Cuti Belajar
Belajar
ANS
ANS 500-2/1
500-2/1
Perkara
Perkara Sub-Khusus
Sub-Khusus -Cuti
-Cuti Belajar
Belajar Dalam
Dalam
Negeri
Negeri
ANS
ANS 500-2/1/1
500-2/1/1
Kumpulan Rekod`FUNCTIONAL`

Rekod-rekod mengenai
tugas-tugas utama Jabatan
PENGKELASAN
PENGKELASAN FUNCTIONAL
FUNCTIONAL

Kumpulan rekod mengenai aktiviti

utama Jabatan (Core Business)
Berbeza pada setiap Organisasi
Aktiviti utama Arkib Negeri Sabah:

Perolehan
Perolehan Bahan
Bahan Arkib
Arkib
Pemusnahan
Pemusnahan Rekod
Rekod Awam
Awam
Pemindahan
Pemindahan Rekod
Rekod Awam
Awam
Penyelidikan
Penyelidikan
K
KOOD
DKKLLEELLAS
ASIF
IFIK
IKAS
ASII FFU
UNNCT
CTIO
ION
NAL
AL ARK
ARKIB
IB
N E G E RI S AB AH

Perolehan
Perolehan Bahan
Bahan Arkib
Arkib -- 600
600
Pemusnahan
Pemusnahan Rekod
Rekod Awam
Awam -- 700700
Pemindahan
Pemindahan Rekod
Rekod Awam
Awam -- 800
800
Penyelidikan
Penyelidikan -- 900
900
 PERGERAKAN FAIL
Kawalan - Kaedah
Kawalan
Fail Hilang
Tidak Dapat Dikesan
PERGERAKAN FAIL
BILIK REGISTRI/BILIK FAIL
} Ada Kawalan
PENGGUNA
(PEGAWAI)
} Tiada Kawalan
PEGAWAI LAIN
 KAWALAN PERGERAKAN

Kad Keluar Fail

Buku Daftar Keluar / Masuk Fail
Kawalan Melalui Komputer
Borang Makluman
CONTOH KAD KELUAR FAIL
No. Fail: Registri 1
Tajuk Fail:
Taraf Fail

No Nama Tarikh Tarikh

. Pemohon Dihantar Dikembalikan
Registri 2: BORANG PERMINTAAN FAIL

Kepada Kerani Registri,

Sila majukan fail berikut:

No. dan Tajuk Fail:

1. .
2. .
3. .
4. .

Tandatangan : ...
Nama Penuh : ....
Caw/ Bahagian : ..
Tarikh :
 Registri 3: BORANG PERGERAKAN FAIL

Kepada Registri,

Fail No./Tajuk ..
..

Telah saya serahkan kepada

Pada.

T.T.. T.T.
Nama... Nama....
Tarikh. (Pegawai menerima fail)
 Registri 4: BORANG LANJUTAN PENGGUNAAN FAIL

Kepada Registri,

Tajuk Fail :
1. .

2. .

3. .

4. .

Fail di atas perlu digunakan sehingga :

Tandatangan :..
Nama :...
Bahagian : . Tarikh :
 Registri 5: BORANG KEMBALIKAN FAIL

Kepada Registri,

Caw/Bahagian :

No. Fail :

1. .

2. .

3. .

4. .

Sila kembalikan fail berkenaan di atas yang dirujuk pada : .

Untuk simpanan di Registri.

Tandatangan :..
Nama Penuh:....
(Kerani Registri) Tarikh :
 INDEKS
Mempercepatkan Pengesanan
Fail
Cepat Tindakan Diambil
Cekap Pentadbiran
Imej
 INDEKS
Petunjuk
Kaedah Manual
Kaedah Automasi (Penggunaan
Komputer)
 CONTOH :INDEKS
JKR 600-2/5/23 Projek Pembinaan Lebuhraya dari
Tanjung Aru ke Kuala Penyu

Tanjung Aru No.Fail : JKR 600-2/5/23

Projek Pembinaan Lebuhraya dari Tanjung Aru ke
Kuala Penyu
Fail-fail berkaitan: Lokasi: Kabinet A
JKR 600-2/5/23/1 Pembelian Tanah untuk pembinaan lebuhraya
Kuala Penyu