This printed copy expires on 27 Jan 2017 at 09:50:26 am.

CONTROLLED DOCUMENT: WI-DR-265

DOCUMENT TITLE: COMPRA DE MATERIALES DE MANTENIMIENTO, REPARACION Y OPERACIONES (MRO)

DOCUMENT NOTES:
JOB CODE:
PURSH-DR

Document Information

Revision: 2 Vault: QA/RA DR

Document Type: WORK INSTR-DR

Date Information

Effective Date: 14 Sep 2016

Control Information

Author: Sorangel Nova

Previous Number: Change Number:

Printed on: , ; Printed by: .

Signature Manifest This printed copy expires on 27 Jan 2017 at 09:50:26 am. Page 1 of 2

Signature Manifest
Document Number: WI-DR-265 Revision: 2
Title: COMPRA DE MATERIALES DE MANTENIMIENTO, REPARACION Y OPERACIONES
(MRO)
All dates and times are in Central Standard Time .

WI-DR-265

Approve Document(s)

Name/Signature Title Date Meaning/Reason

Alexis Cornielle
Quality Manager 29 Jul 2016, 11:14:03 AM Approved
(ACORNIELLE)
MARIA HERNANDEZ DE LA
CRUZ Document Control Technician 01 Aug 2016, 08:32:04 AM Approved
(MHERNANDEZDELACRUZ)
EDNA TRINIDAD BREA Document Control
04 Aug 2016, 02:48:38 PM Approved
(EBREA) Superintenden
KATHY DUVERGE
12 Sep 2016, 06:31:59 AM Approved
(KDUVERGE)

Notify and reviewsusan

Name/Signature Title Date Meaning/Reason

MARIA HERNANDEZ DE LA
CRUZ
(MHERNANDEZDELACRUZ)
Raymi Diaz (RDIAZ)
JASON HOLLAND
(JHOLLAND)
Jonathan Kiaty (JKIATY)
Luisa Martinez (LMARTINEZ) Document Technician 14 Sep 2016, 08:54:22 AM Approved

Final Approval

Name/Signature Title Date Meaning/Reason

EDNA TRINIDAD BREA
(EBREA)
MARIA HERNANDEZ DE LA
CRUZ Document Control Technician 14 Sep 2016, 09:15:14 AM Approved
(MHERNANDEZDELACRUZ)

Notify

Name/Signature Title Date Meaning/Reason

ADOLFINA AVILA (AAVILA1) 14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
ALEXANDRA SALAZAR
14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
(ASALAZAR1)
EDNA TRINIDAD BREA Document Control
14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
(EBREA) Superintenden

Printed on: , ; Printed by: .

file://C:\Adlib Express\Work\20160914T094608.504\{0577B3EA-0399-40D0-845... 9/14/2016

Signature Manifest This printed copy expires on 27 Jan 2017 at 09:50:26 am. Page 2 of 2

FRANK JIMENEZ
PRODUCTION SUPERVISOR 14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
(FJIMENEZ1)
FELIX SUAREZ (FSUAREZ) Maintenance Coordinator 14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
JOSEFA AVILA (JAVILA1) 14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
JULIA GARCIA (JGARCIA1) 14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
JASON HOLLAND
Document Control Coordinator 14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
(JHOLLAND)
JUAN SORIANO
14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
(JSORIANO1)
LORAYNE HUNT (LHUNT) 14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
LISSETTE RODRIGUEZ
14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
(LRODRIGUEZ1)
MODESTO CANELO
14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
(MCANELO1)
NIDIA TORRES (NTORRES1) 14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
OSIRIS ORTIZ (OORTIZ1) 14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
YISSELL MEDINA
CAPA Coordinator 14 Sep 2016, 09:15:14 AM Email Sent
(YMEDINA)

Printed on: , ; Printed by: .

file://C:\Adlib Express\Work\20160914T094608.504\{0577B3EA-0399-40D0-845... 9/14/2016

 This printed copy expires on 27 Jan 2017 at 09:50:26 am.

WI-DR-265
Pgina 1 de 8
REPUBLICA DOMINICANA Revisin: 2

TITULO: COMPRA DE MATERIALES DE MANTENIMIENTO, REPARACION Y

OPERACIONES (MRO)

Resumen de los Cambios:

En la seccin 1.1 se elimin Microtek Medical.

Se agreg la seccin 4.4, 4.5 y 4.6.
Se agreg la seccin 7.4
Se actualizaron las secciones 8.15 y 8.15.1
Se agregaron las secciones 8.16, 8.16.1 y 8.16.2.
Se agreg la seccin 8.18 y sus sub-secciones 8.18.1, 8.18.2, 8.18.3, 8.18.4, 8.18.5,
8.18.6, 8.18.7 Y 8.18.8.

Razones de la Revisin:

Revisin y Actualizacin del documento para Fortalecer el procedimiento y adaptarlo

a la ejecucin actual, aclareciendo cuando aplica acuerdo de compra, cuando aplica
acuerdo de confidencialidad y definiendo las actividades de Adquisicin.

Printed on: , ; Printed by: .

 This printed copy expires on 27 Jan 2017 at 09:50:26 am.

WI-DR-265
Pgina 2 de 8
REPUBLICA DOMINICANA Revisin: 2

TITULO: COMPRA DE MATERIALES DE MANTENIMIENTO, REPARACION Y

OPERACIONES (MRO)

1.0 PROPOSITO

1.1 Establecer instrucciones sobre cmo Ecolab Inc. Plantas de Repblica

Dominicana, desarrollar el proceso de adquirir materiales a travs de
suplidores de mantenimiento, reparacin y operaciones.

2.0 ALCANCE

2.1 Este procedimiento provee la gua para la compra de materiales de

mantenimiento, reparacin y operaciones. Este procedimiento debe
asegurar que todas las compras realizadas tengan su documentacin
debidamente autorizada antes de generar alguna negociacin de compra
con nuestros suplidores.

2.2 De igual forma debe asegurar que la seleccin de suplidores a utilizar

sean suplidores que tengan su Registro Nacional del Contribuyente o que
estn debidamente establecidos conforme a las leyes.

3.0 DOCUMENTACION

3.1 Requisicin de Orden de Compra (FORM-DR-244).

3.2 Orden de Compra (FORM-DR-003).
3.3 Inclusin o Modificacin de Inventario de MRO (FORM-DR-308).

4.0 DEFINICIONES

4.1 Requisicin de Orden de Compra (FORM-DR-244): Documento que

autoriza la adquisicin de los materiales especificados.

4.2 Orden de Compra (FORM-DR-003): Documento de autorizacin que

formaliza la transaccin de compra con suplidores.

4.3 Inclusin o Modificacin de Inventario de MRO (FORM-DR-308):

Documento donde se registra la autorizacin de un artculo para ser
estandarizado como parte del inventario del Stock Room.

4.4 Acuerdo: Documento implementado que representa Compromiso entre

Personas.

4.5 Contrato: Documento implementado Legalizado para gestin de compra

de Servicios, Artculos u obras.

Printed on: , ; Printed by: .

 This printed copy expires on 27 Jan 2017 at 09:50:26 am.

WI-DR-265
Pgina 3 de 8
REPUBLICA DOMINICANA Revisin: 2

TITULO: COMPRA DE MATERIALES DE MANTENIMIENTO, REPARACION Y

OPERACIONES (MRO)

4.6 Acuerdo de Confidencialidad: Documento implementado Legalizado

para gestin de Proteccin de Informacin general de ECOLAB.

5.0 REFERENCIAS

5.1 N/A

6.0 MATERIALES Y EQUIPOS

6.1 Computadora con Software de Mster Control

6.2 Microsoft Office Outlook
6.3 Telfono
6.4 Fax
6.5 Microsoft Office
6.6 Scanner

7.0 RESPONSABILIDADES

7.1 Supervisor de Compras/Stock Room o Designado: Tiene la

responsabilidad de monitorear la aplicacin de todos los procedimientos
de compras, para asegurarse que dichos procedimientos sean
implementados. As mismo tiene la responsabilidad de monitorear la
aplicacin de todos los procedimientos de Stock Room.

7.2 Coordinador de Compras de MRO: Es responsable del proceso de

cotizacin y compra de los materiales de MRO. Da seguimiento a las
entregas de las rdenes de compras.

7.3 Coordinador de Stock Room: Tiene la responsabilidad de controlar el

inventario de partes de MRO, recibir y despachar mercancas de dicho
inventario as como tambin mantiene inventario de seguridad (Safety
Stock) para partes consideradas crticas para el funcionamiento de las
plantas. Lleva conciliacin de facturas de mercanca recibida contra
rdenes generadas y entrega a contabilidad para fines de completar
pagos.

7.4 Adquisicin (Procurement): Para los fines de este procedimiento tiene

la responsabilidad de implementar y archivar acuerdos, Acuerdo de
confidencialidad y Contratos segn sea necesario

Printed on: , ; Printed by: .

 This printed copy expires on 27 Jan 2017 at 09:50:26 am.

WI-DR-265
Pgina 4 de 8
REPUBLICA DOMINICANA Revisin: 2

TITULO: COMPRA DE MATERIALES DE MANTENIMIENTO, REPARACION Y

OPERACIONES (MRO)

8.0 PROCEDIMIENTO

8.1 El departamento o personal correspondiente generar una solicitud de

materiales de MRO, (Documento en Excel) dicha solicitud llegar al
Coordinador de Compras va e-mail para proceder a gestionar el proceso de
cotizacin de las partes necesitadas. Un lapso de dos a tres das (2-3)
laborables sern utilizados por el departamento de compras para desarrollar
el proceso de cotizaciones correspondientes para cada necesidad

8.2 Cuando est definido el suplidor a utilizar; el coordinador de compra

creara en el sistema la requisicin formal para la aprobacin de compra
(FORM-DR-244), dicha requisicin deber incluir nmero de secuencia,
suplidor, unidad de medida, cantidad, descripcin, precio por unidad,
moneda, destino y fecha de entrega.

8.3 Cuando la requisicin (FORM-DR-244) ha sido completada por el

Coordinador De Compras; la misma seguir ruta de aprobacin por el
personal correspondiente. Una vez la requisicin haya completado la ruta
de aprobacin el Coordinador De Compras asignado completar la orden
de compra (FORM-DR-003) con lo especificado en la requisicin
previamente aprobada.

8.4 La orden de compra (FORM-DR-003) ser completada con el mismo

nmero e informacin de compra descrita en la requisicin. Una vez se
complete este proceso el Coordinador De Compras entregar o enviar la
orden de compra al suplidor correspondiente y archivar una copia
electrnica conjunta a la requisicin.

8.5 La ruta de aprobacin para requisiciones en Mster Control es como sigue:

8.5.1 Originador
8.5.2 Coordinador De Compras asignado
8.5.3 Gerente de departamento
8.5.4 Gerente General Nota: Aprobacin requerida para requisiciones
en ruta de > US$ 5000
8.5.5 Contralor
8.5.6 Supervisor de Compras/Gerente de Materiales

NOTA: Para las requisiciones de compras regulares el originador ser el

coordinador de compras

8.5.7 Toda requisicin de compra que sea igual o mayor a un monto de

diez mil dlares (US$10,000) o su equivalente en (RD$) pesos a la

Printed on: , ; Printed by: .

 This printed copy expires on 27 Jan 2017 at 09:50:26 am.

WI-DR-265
Pgina 5 de 8
REPUBLICA DOMINICANA Revisin: 2

TITULO: COMPRA DE MATERIALES DE MANTENIMIENTO, REPARACION Y

OPERACIONES (MRO)

tasa del mercado determinada por la fecha de la compra debe

estar aprobada por el VP de Supply Chain y el Gerente de Anlisis
de Finanzas.

8.6 Cuando el suplidor entregue el producto al almacn de Stock Room, el

coordinador de Stock Room debe verificar que la mercanca entregada
este de acuerdo a lo especificado en la orden de compra y factura. El
personal que recibe en el Stock Room verificara que la requisicin, la
orden y las facturas correspondan, las agrupara y enviara a Finanzas para
fines de pago.

8.7 El coordinador de Stock Room reportara al coordinador de compras

semanalmente las rdenes de compras recibidas, el Coordinador de
Compras verificara dicho reporte y dar seguimiento con suplidores a las
ordenes pendientes.

8.8 Cada suplidor debe tener un folder electrnico el cual contendr el

formulario de Actualizacin de Suplidores debidamente completado; as
como tambin cualquier otra informacin relacionada al mismo tales como
solicitudes de crdito completadas, contratos etc.

8.9 Para los artculos a ser pagados con tarjeta de crdito se realizar la
transaccin de cargo a la tarjeta una vez la requisicin haya completado la
ruta de aprobacin correspondiente.

8.10 Las requisiciones (FORM-DR-244) que correspondan a un CAR

(Requisicin de Adquisicin de Capital) sern generadas en el sistema
Mster Control por el administrador del proyecto correspondiente adjuntando
a la misma dos cotizaciones relacionadas a cada artculo o servicio a utilizar
en el proyecto.

8.11 Una Requisicin u Orden de Compra que corresponda a un mismo

suplidor y / o servicio no debe ser dividida. Se capturar informacin de
montos de un mismo suplidor o servicio en una misma Requisicin u Orden
de Compra.

8.12 Las rdenes de Compras podrn ser emitidas de acuerdo con la moneda
del suplidor en cuestin al cual se le est colocando dicha orden de compra.
(RD$ / US$).

8.13 Las ordenes de Compras debern gestionarse bajo la poltica de crdito de

Ecolab Net 60 das, Compras formara parte de la negociacin de crdito para
asegurar el cumplimiento de esta poltica. De no ser posible acordar esta

Printed on: , ; Printed by: .

 This printed copy expires on 27 Jan 2017 at 09:50:26 am.

WI-DR-265
Pgina 6 de 8
REPUBLICA DOMINICANA Revisin: 2

TITULO: COMPRA DE MATERIALES DE MANTENIMIENTO, REPARACION Y

OPERACIONES (MRO)

poltica de pago con el suplidor en cuestin una gestin de pago diferente

deber ser aprobada por Finanzas.

8.14 COMPETENCIA DE PRECIOS/ COMPETITIBE BID

8.14.1 Dos cotizaciones deben ser desarrolladas por el departamento de

Compras para toda requisicin de materiales cuyas caractersticas
estn de acuerdo a las excepciones definidas en este
procedimiento.

8.14.2 Para las rdenes de compras relacionadas a CAR el administrador

del proyecto relacionado al CAR proveer adjunto a su requisicin
dos cotizaciones de las partes involucradas en el proyecto.

8.14.3 Los artculos que estn siendo manejados a travs de

compromisos de compra con suplidores sern revisados cada 6
meses desarrollando nuevas cotizaciones para los mismos,
semestralmente se revisaran los precios, compromisos de compras
y contratos estipulados con suplidores para desarrollar nuevos
trminos de compra de ser necesario.

8.14.4 Es responsabilidad del coordinador de compras llevar registro de

todas las cotizaciones desarrolladas, documentar toda compra que
no sea sometida a ms de una cotizacin por razones vlidas.
Dichas razones estn relacionadas pero no limitadas a un suplidor
nico, suplidor con mejor calidad mejor puntualidad de entrega,
mejor respuesta a emergencias.

8.14.5 Para las rdenes que sern manejadas a travs de contratistas el

departamento de facilidades o encargado del proyecto deber
proveer al departamento de compras una cotizacin primaria
adjunto a la solicitud de materiales. Es responsabilidad del
coordinador de compras buscar una segunda cotizacin. El
contratista a utilizar debe estar aprobado por el departamento de
facilidades o encargado de proyecto.

8.14.6 Es responsabilidad del requirente de servicios de contratistas a ser

ejecutados asegurar dentro de la facilidad de Ecolab que dicho
contratista cumpla con las polticas de seguridad y finanzas de la
empresa

Printed on: , ; Printed by: .

 This printed copy expires on 27 Jan 2017 at 09:50:26 am.

WI-DR-265
Pgina 7 de 8
REPUBLICA DOMINICANA Revisin: 2

TITULO: COMPRA DE MATERIALES DE MANTENIMIENTO, REPARACION Y

OPERACIONES (MRO)

8.14.7 No sern sometidos a ms de una cotizacin servicios cuyo monto

final no est definido hasta el momento de completar mano de obra
tales como reparacin de vehculos, equipos, etc.

8.14.8 Las rdenes de compras relacionadas a donaciones o beneficios a

empleados por parte de Ecolab a otras entidades, personas o
departamentos no pasa por el proceso de desarrollo de
cotizaciones pues es decisin de la empresa montos a beneficiar.

8.15 CONTRATOS DE COMPRA

8.15.1 Todo servicio o articulo a ser comprado cuyo monto sea igual o
mayor a US$50,000 o su equivalente en pesos a la tasa del
momento ser sometido a revisin para implementacin de
contrato. Es responsabilidad del Coordinador de Compras solicitar
la implementacin de contrato el al momento de que sea
identificada esta necesidad. Es Responsabilidad del departamento
de Adquisicin (Procurement) gestionar la implementacin de
contrato segn sea necesario

8.15.2 Si surge alguna compra de artculo o servicio cuyo monto es

menor a US$50,000 o su equivalente en pesos a la tasa del
momento est sujeto a criterio del requirente o Coordinador de
compras verificar y solicitar gestin de contratos de acuerdo a la
importancia que dicho artculo o servicio tenga de acuerdo a la
justificacin de la compra.

8.16 ACUERDOS DE COMPRA

8.16.1 Est a discrecin del departamento de Compras y Adquisicin

(Procurement) implementar Acuerdos de compra para todo
servicio o artculo cuyo uso sea considerado crtico. Es
responsabilidad del departamento de Adquisicin implementar los
acuerdos. Es responsabilidad del Coordinador de Compras solicitar
la implementacin de Acuerdos segn lo considere necesario.

8.16.2 Los Acuerdos debern estar firmados por el suplidor y ECOLAB,

los mismos no tienen fuerza legal por lo que se consideran una
gestin de responsabilidad y palabra entre personas.

Printed on: , ; Printed by: .

 This printed copy expires on 27 Jan 2017 at 09:50:26 am.

WI-DR-265
Pgina 8 de 8
REPUBLICA DOMINICANA Revisin: 2

TITULO: COMPRA DE MATERIALES DE MANTENIMIENTO, REPARACION Y

OPERACIONES (MRO)

8.17 PROCESO DE RECIBO DE COMPRAS DE MRO

8.17.1 Toda compra de MRO a ser retirada en la localidad del suplidor o

en puntos de compaas que ofrecen servicios de envos de
paquetera de debe ser gestionada a travs del Coordinador de
Compras MRO.

8.17.2 Toda entrega de mercanca debe ser recibida en el rea de Stock

Room, no est permitido recibir entrega de rdenes de compras
fuera de esta rea ya que el hacerlo es una violacin a la poltica
de recibo.

8.17.3 El departamento de transportacin tiene la responsabilidad de

asegurarse de que las facturas correspondientes a mercancas
retiradas en la localidad del suplidor sean entregadas adjunto al
envo al departamento de Stock Room.

8.18 ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD

8.18.1 Se implementaran acuerdos de Confidencialidad con suplidores con el fin

de proteger la informacin general de .ECOLAB segn la naturaleza del
servicio a artculo a ser provedo por el suplidor.

8.18.2 Es responsabilidad del departamento de Adquisicin (Procurement) la

implementacin de los acuerdos de Confidencialidad y de hacer la gestin
de legalizacin de los mismos para asegurar su validez legal.

8.18.3 Los acuerdos de Confidencialidad sern por tiempo indefinido y abarcaran

mas no estarn limitados a:

8.18.4 Entrega de Documentos.

8.18.5 Acceso a reas externas o internas segn sea necesario.
8.18.6 Observacin de reas o procesos.
8.18.7 Ejecucin de Servicios.
8.18.8 Diseo y Construccin de mquinas.

FIN DEL DOCUMENTO

Printed on: , ; Printed by: .