INSTITUTI I ZHVILLIMIT T ARSIMIT

MATERIAL MSIMOR MBSHTETS

PR

REALIZIMIN E PROGRAMIT T MODULIT PROFESIONAL

ASISTENC ZYRE

Pr kurrikuln me zgjedhje t lir n gjimnaz

Tiran, 2012
 Material msimor mbshtets

INSTITUTI I ZHVILLIMIT T ARSIMIT

MATERIAL MSIMOR MBSHTETS PR REALIZIMIN

E PROGRAMIT T MODULIT PROFESIONAL
ASISTENC ZYRE

Prgatiti:

Anila Gjinari
Dr. Mirela Andoni

Redaktimi shkencor:

Dr. Mirela Andoni

Redaktore letrare:

Freskida Miloti

IZHA

2
 Asistenc zyre

Prmbajtja

1. Udhzime t prgjithshme pr realizimin e modulit 4

2. Udhzime sipas rezultateve msimore (RM) t parashikuara

n modul 7

RM 1: Nxnsi shpjegon detyrat dhe procedurat e puns si asistent zyre 7

RM 2: Nxnsi prdor pajisjet e zyrs, programet informatike

dhe komunikon nprmjet tyre 22

RM 3: Nxnsi administron korrespondencn, harton dokumente

dhe shkmben informacione 37

RM 4: Nxnsi realizon pritje dhe takime pune 45

3
 Material msimor mbshtets

1. Udhzime t prgjithshme pr realizimin e modulit

1. 1. Qllimi i programit t modulit profesional Asistenc zyre

Prmes ktij moduli me zgjedhje t lir nxnsit njohin dhe aftsohen
n lidhje me aspekte t thjeshta t puns n profesionin e asistentit t zyrs
(sekretaris). Prmes veprimtarive praktike t planifikuara n modul nxnsit
zhvillojn m tej aftsit e komunikimit dhe mendimin kritik, zhvillojn aftsit
e thjeshta t puns n kt profesion, me synim edhe pr pun sezonale apo pr
orientimin n karriera, q kan t prfshira aftsit q pron ky modul.
Moduli prmes veprimtarive t planifikuara realizon procesin e
transferimit t njohurive t marra n lnd t ndryshme (Gjuh-Letrsi,
TIK etj) n nj kontekst real pune, si nj zbatim i filozofis s t msuarit
pr gjat gjith jets.
Ky material mbshtets jep prkufizime dhe kshilla praktike pr
t orientuar nxnsin n zgjidhjen e situatave t ndryshme n profesionin
e asistentit te zyrs. Detyrat praktike, puna n grup dhe organizimi i
veprimtarive do t ndrgjegjsojn dhe do t ndihmojn nxnsit q t
jen t prgatitur pr tregun e puns.
Struktura e programit sht modulare, e orientuar nga kompetenca
t thjeshta t puns n kt profesion. Rezultatet e t msuarit i referohen
ktyre kompetencave, duke i dhn modulit nj natyr tepr praktike.
Moduli prmban 4 RM:
- RM1 sht nj rezultat kryesisht teorik. Nxnsi merr njohurit
teorike pr detyrat, veorit dhe prgjegjsit e puns s asistentit
t zyrs. Gjithashtu merr disa njohuri baz shum t rndsishme
pr punn e tij, si: rregullat e komunikimit, parimet organizimit e
planifikimit t puns.
- RM2, RM3 e RM4 jan rezultate praktike. Nxnsi do t aftsohet
prmes veprimtarive dhe detyrave konkrete praktike pr organizimin
e vendit t puns, komunikimin n telefon, shkrimin e letrave zyrtare
apo e-mailit zyrtar, shprndarjen e posts, organizimin e mbledhjeve
etj. Koordinimi dhe mbikqyrja e msuesit sht shum e rndsishme,
duke i vn theksin puns s pavarur ose n grup t nxnsve.
do RM rekomandohet t zhvillohet n 9 or msimore. Ort
e parashikuara pr do RM jan sugjeruese, ato mund t ndryshojn n
varsi t kushteve pr realizimin e modulit, por pa cenuar natyrn praktike

4
 Asistenc zyre

t tij, pra praktika duhet t prbj rreth 80 % t modulit.

Prmbushja e objektivave t parashikuara pr do RM do t
realizohet 36 or (minimumi i domosdoshm), n laboratorin e kompjuterit
ose n mjedise reale pun t sekretaris s shkolls. Nxnsve duhet tu jepet
mundsia t shohin mjedise t ndryshme pune, ku zbatohet ky profesion.

1.2. Objektiva t prgjithshme t modulit Asistenc zyre

Programi i ktij moduli, si dhe ky material msimor prkats, synon:
- t aftsoj nxnsin pr t kuptuar rndsin, detyrat, aftsit dhe
krkesat baz t asistentit t zyrs;
- t aftsoj nxnsin t zbatoj rregullat e nj komunikimi efektiv,
etik dhe profesional n punt e asistentit t zyrs;
- t aftsoj nxnsin pr organizimin dhe planifikimin e puns si dy
elemente q ndihmojn n punn efektive t punonjsit t zyrs. N
mnyr t veant pr organizimin e arshivs, t vendit t puns, si
dhe planifikimin e dits s puns pr t patur efektivitet t lart n
pun;
- t aftsoj nxnsin pr t prdorur njohurit teorike dhe informacionin
nga lndt e tjera pr t komunikuar nprmjet telefonit, posts
elektronike apo posts s thjesht;
- t aftsoj nxnsin t sintetizoj t gjith informacionin, njohurit,
rregullat, etapat pr organizimin e mbledhjeve apo veprimtarive
sociale.

1.3. Kushtet pr realizimin e modulit

Moduli do t zhvillohet n 36 or msimore. Moduli prmban
prshkrime teorike dhe praktike t rezultateve t parashikuara n modul.
Realizimi i modulit do te krkoj nj kombinim t zhvillimit t tij pjesrisht
n klas dhe pjesrisht n ambiente jasht klase. Rekomandohen vizita n
kompani, institucione apo shoqata pr t par nga afr punn e punonjsit
t zyrs dhe veorit e tij n fusha t ndryshme. Kto vizita do t shrbejn
edhe si burim pr marrjen e informacionit, modele t dokumenteve,
prvojave t cilat mund t rindrtohen, duke krijuar situata msimore n
ambientet e klass.
Pr realizimin e msimit mund t prdoren mjete t ndryshme
didaktike, si: fotografi, informacion elektronik nga website t ndryshme,
modele t dokumenteve t kompanive, institucioneve apo shoqatave.

5
 Material msimor mbshtets

Puna n grup do t jet nj nga format m t prshtatshme pr

realizimin e detyrave praktike. Sipas veorive t detyrave praktike duhet
t zgjidhet dhe vendosja e tavolinave n ambientin e klasave. Zhvillimi i
detyrave jasht klasave do t krkoj nj angazhim jasht orarit normal
t procesit msimor por edhe nj prgjegjsi t dyanshme si nga nxnsi
ashtu edhe nga msuesi pr t realizuar me sukses RM-t e parashikuara
n modul.

1.4. Udhzime didaktike pr realizimin e modulit

Realizimi i objektivave t ktij moduli krkon q msuesi t
prdor metoda didaktike t msimdhnies, t cilat do t ndihmojn n
konsolidimin e njohurive dhe shprehive praktike t nxnsit. Prdorimi i
metodave didaktike ndihmon n menaxhimin e njohurive t nxnsve pr
t arritur nj informacion logjik dhe t pranueshm.
Msuesi duhet t jet n rolin e moderatorit dhe t mbikqyrsit me
qllim prmbushjen e proceduarve t puns si pr veprimtarit individuale
ashtu edhe pr dhe punt n grup.
Zbatimi i programit duhet t zhvillohet bazuar kryesisht n detyra
praktike, t cilat krkojn nj bashkpunim t ngusht midis msuesit dhe
nxnsve. Prvojat e nxnsve nga vzhgimi konkret i puns s asistentit t zyrs,
informacionet e mbledhura nprmjet internetit apo dhe nga familjart duhet t
menaxhohen nga msuesi. Msuesi mund t nxit nxnsit, duke stimuluar n
realizimin e detyrave, n rolet si asistent zyre dhe klient, pr zhvillimin e nj
bisede telefonike, prdorimin e posts elektronike, apo si ofrues i shrbimit ndaj
klientit, organizimin e nj mbledhje apo veprimtari sociale.

1.5. Vlersimi
Vlersimi i nxnsve pr kt modul profesional duhet t mbshtetet
n vlersimin e njohurive dhe aftsive praktike pr do RM. Msuesi duhet
t vlersoj, aktivizimin e nxnsve gjat ors s msimit, aktivizimin e
puns n grup, aftsin e performuar nga nxnsi referuar proceduarave t
parashikuara t puns n programin e modulit.
Instrumentet q sugjerohen t prdoren pr vlersimin e nxnsit
mund t jen pyetje-prgjigje me goj, teste me shkrim dhe vzhgim me
list kontrolli.
Vlersimi i aftsive praktike t kryhet prmes vzhgimit t demonstrimit
praktik me list kontrolli.

6
 Asistenc zyre

2. UDHZIME SIPAS REZULTATEVE MSIMORE (RM) T

PARASHIKUARA N MODUL

1. RM 1: Nxnsi shpjegon detyrat dhe procedurat e puns

s asistentit t zyrs

1.1. Kuptimi, rndsia dhe detyrat e asistentit t zyrs.

Zyra sht vendi, ku menaxhimi i punve z vend t rndsishm.

Menaxhert, drejtuesit dhe antaret e stafit krkojn njerz t aft, t cilt t
asistojn pr t realizuar disa nga detyrat e tyre. Drejtuesit e institucioneve
krkojn ndihm n mbajtjen e informacionit dhe menaxhimin e sistemimin
e dosjeve, pr kt mbshteten n mnyr t vazhdueshme n asistentt e
zyrave. Puna e asistencs s zyrs nuk sht vetm menaxhimi i dosjeve,
por dhe nj sr detyrash t tjera q fokusohen n koordinimin dhe
mbshtetjen edhe t punonjsve t institucionit.

7
 Material msimor mbshtets

Prshkrim i puns s Asistentit t Zyrs

Veprimtaria e puns s asistentit t zyrs shtrihet n t gjitha llojet

e institucioneve shtetrore ashtu edhe n biznese private. Asistenti i zyrs
mund t punoj klinikat n mjeksore, zyrat e siguracioneve, zyra t
investimeve etj.

Prgjegjsit e puns s asistentit t zyrs edhe pse kan shum

t prbashkta kushtzohen edhe nga natyra e vendit t puns. Detyrat
kryesore t nj asistenti zyre jan t njjta pr t gjitha fushat.

Detyrat e asistentit t zyrs jan kto:

- Plotsimi i dokumenteve dhe rifreskimi i informacionit si pr

menaxhimin e zyrs ashtu edhe veprimtari q lidhen me punt e
stafit.
- Futja e t dhnave dhe shtimi i informacionit t nevojshm n
programe t ndryshme.
- Brja e fotokopjeve t dokumenteve pr t cilat ka nevoj menaxheri
i zyrs, si dhe t tjera t nevojshme.
- Komunikimi n telefon.
- Drgimi i fakseve.
- Komunikimi me postn, bankat etj.
- Menaxhimi i pajisjeve t zyrs.
- Shprndarja e posts pr antart e stafit.
- Mbajtja, organizimi dhe arshivimi i dokumentacionit t shkruar
dhe atij elektronik.
- Mbajtja e lists s punonjsve.
- Mbshtetja e drejtuesit n lidhje me raportet vjetore, mujore
t veprimtaris, si dhe n prgatitjen e gazets apo revists
sveprimtaris.
- Prgatitja e letrave t falenderimit, urimit n raste festash pr
punonjs, partner.
- Azhurnimi me shtypin dhe lista e kontakteve me ta.

Kualifikimi, aftsit dhe krkesat pr pun t Asistentit t Zyrs

Asistenti i zyrs sht nj pozicion i rndsishm n institucione,

8
 Asistenc zyre

ndrmarrje apo firma private n lidhje me prgjegjsit dhe detyrat q

kryen. Efektiviteti i puns s zyrs sht i lidhur me cilsin e puns s
asistentit t zyrs.

Po rendisim disa nga kualifikimet dhe aftsit q krkohet t

zotroj asistenti i zyrs.

- Prvoj pune n punt e zyrs.

- Aftsi shum t mira t t shkruarit dhe komunikimit me njerz t
niveleve t ndryshme.
- Iniciativ pr t ndrmarr prgjegjsi.
- Aftsi pr t prcaktuar prioritetet dhe menaxhuar presionin n pun.
- Kujdes pr detajet dhe te mbajtja e rekordit t punve n zyr.
- Aftsi shum t mira komunikuese.
- Aftsi pr t punuar n grup.
- Aftsi pr t zgjidhur probleme.
- Aftsi organizuese.
- Aftsi shum t mira t komunikimit me shkrim.
- Aftsi shum t mira pr menaxhimin e kohs.
- Aftsi pr t folur n mnyr t sjellshme.
- Aftsi t t folurit n gjuh t huaj.
- Prdorimi i kompjuterit dhe programet e MS word, Exel dhe
programe t tjer, si dhe internetin, e-mailin.
- T jet i ndershm dhe i besueshm, i respektueshm.
- T reflektoj kultur dhe etik n pun.

1.2. Rregullat dhe elementt e komunikimit

Nj nga krkesat e rndsishme pr asistentin e zyrs sht aftsia

pr t komunikuar me njerzit t kulturave e niveleve t ndryshme. Pr
kt sht e rndsishme q t sqarohen disa shtje t rndsishme gjat
komunikimit.
Komunikimi prfshin dhnien e mesazhit deri n momentin q
mesazhi sht marr nga personi tjetr. Drgimi i mesazhit sht pjesa m
e leht. Aspekti m i vshtir sht t kuptuarit q mesazhi sht kuptuar
saktsisht nga dgjuesi. Gjat komunikimit ndodh q njerzit i vn m
shum rndsi drgimit t mesazhit (pjesa e leht) sesa t kuptuarit t tij

9
 Material msimor mbshtets

(pjesa e vshtir). Shkenca e komunikimit sht e vshtir, por referuar

rndsis q ka pr profesionin e asistentit t zyrs dhjet rregullat e
mposhtme ndihmojn n prmirsimin e ktij aspekti:
1. Keqkuptimet mes njerzve jan t zakonshme. Mesazhi i folsit
mund t ndryshohet pjesrisht ose plotsisht deri n momentin q arrin
te pala e dyt. Kjo ndodh pasi marrsi (dgjuesi) e interpreton mesazhin
si e mendon vet, dhe jo si e ka menduar drguesi (folsi). N mnyr
q ky moskuptim t evitohet, drguesi duhet t parashikoj se si mesazhi
mund t marr forma t ndryshme n mnyr q t komunikoj mesazhin
qartsisht.
2. Njerzit nuk mund t lexojn mendjen e t tjerve. Nse t
shqetson dika ose nse do dika nga nj person tjetr, ai person nuk do
ta di nse nuk ndodh komunikimi midis dy palve. Duhet q nj person t
krkoj qart dhe sakt at q dshiron. Disa persona mund t japin fjalime
t tra, duke harruar q t bjn t qart mesazhin q duan dgjuesit t
kuptojn. Kjo mund t rezultoj n paknaqsi pr folsin kur nuk arrin t
marr rezultatet e nevojshme.
3. Folsi duhet t ndjej nj far plqimi ose afrsie nga dgjuesit.
Kur dgjuesi e ndjen nj lloj afrsie ose plqimi nga folsi, ather i jep m
shum rndsi mesazhit q po i drgohet.
4. Rregulli i dgjimit. Ka dy vesh pr t dgjuar dhe vetm nj goj
pr t folur, pr kt arsye duhet kaluar m shum kohe duke dgjuar dhe
jo duke folur. Nse dgjon me vmendje sht m e leht pr dgjuesin t
komunikoj idet e veta sepse e bn kt nprmjet nj gjuhe t prbashkt;
kjo nuk mund t ndodhi kur dgjuesi nuk i kushton rndsi mesazhit t
folsit. Duke dgjuar me vmendje kupton mnyrn e arsyetimit t folsit,
ekspresivitetin e tyre dhe n kt mnyr mund ti prgjigjesh n nj form
t njjt.
5. Fjala e folur sht vetm nj pjes e vogl e komunikimit. Ajo
prbn vetm 7% t mesazhit, 93% sht i pafolur. Fjalt duhet t prputhen
me tonin e zrit, shprehjet e fytyrs dhe me lvizjet e trupit. Nse kto
element dhe element t tjer t pafolur nuk prputhen ather dgjuesi
mund t marr mesazhin e gabuar.
6. Komunikimi i thjesht dhe i pastr. Nuk duhet folur me sarkazm
dhe ironi sepse njerzit do t humbin mesazhin q po i komunikohet, duke
i kushtuar m shum vmendje mnyrs n t ciln komunikon.
7. Rregulli i prsritjes. Pr t br mesazhin m t fort, folsi

10
 Asistenc zyre

duhet t prsris mesazhin her pas here.

8. Sigurimi. Sigurohu q mesazhi sht kuptuar qartsisht. Pr shembull,
mund t pyessh personin tjetr t prsris mesazhin e sapo komunikuar n
mnyr q t sigurohesh q mesazhi sht kuptuar plotsisht. E njjta gj duhet
br edhe kur lshon urdhrin e puns pr stafin n nj kompani.
9. Rishikim dokumenti. Krijo nj dokument rishikimi pr marrsin
(dgjuesin) n mnyr q t ken nj dokument pr ta rishikuar m von
pr t prsritur dhe kuptuar mesazhin e sakt.
10. Prputhja e asaj q thuhet me veprimet. Kto dy element duhet
t prputhen sepse nse thuhet nj gj dhe bhet nj gj tjetr, pala tjetr do
marr si mesazhe t vrteta veprimet dhe jo fjalt e folura.

Elementet e komunikimit

N jetn e prditshme bashkpunojm me njerz me mendime, ide, besime
dhe nevoja t ndryshme nga tonat. Aftsia pr t shkmbyeridetme
t tjert, pr t kuptuar kndvshtrimet e t tjerve, zgjidhjen e
problemevevaretndjeshmnga mnyra e komunikimit me ta.
Arti i komunikimit prfshinelementt verbal, paraverbal dhe
joverbal.

- Komponenti verbali referohetprmbajtjes smesazhit

ton,zgjedhjes s fjalve dhe mnyrs s formimit t fjalive.
- Komponenti paraverbali referohetsi e themimesazhintoni,
ritmi dhe volumi i zrit.
- Komponenti jo-verbal ireferohetmnyrs s transmetimit t
mesazhitq drgojmprmes lvizjeve tona apo gjuhs s trupit.

Elementi verbal

Fjala ka fuqi dhe ndikim t jashtzakonshm n atmosfern q

krijohet gjat zgjidhjes s problemeve. Nse fjalt e prdorura jan kritike,
gjykuese apo akuzuese ato ndikojn n prirjen se si do t reagoj pala tjetr,
pr t krijuar rezistenc, mbrojte dhe pengim, q nuk jan t favorshme pr
t zgjidhur problemin e krijuar. Zgjedhja e fjalve pr t normalizuar dhe
qetsuar shtjet dhe problemet, pr t zvogluar rezistencn ka rndsi
vendimtare pr klimn e komunikimit.

11
 Material msimor mbshtets

Pr t patur nj komunikim efektiv duhet t themi shkurt dhe qart

kndvshtrimin dhe mendimet tona pr problemin q diskutohet. Duke
dgjuar nj fols me mendime t paorganizuara sht e lodhshme dhe
dekurajuese. Shpjegime t gjata jan konfuze pr dgjuesin dhe mesazhi
humbet vrtetsin e tij dhe ndikimin.
Dgjimi krkon nj nivel t lart t prqendrimit dhe energji.
Krkon q t vm mnjan mendimet dhe opinionet tona dhe t prpiqemi
t shikojm botn me syt e personit tjetr. Dgjimi pr t kuptuar sht
me t vrtet, nj detyr e vshtir!

Mesazhet joverbale

Fuqia e komunikimit joverbal nuk duhet t nnvlersohet.

Komunikimi verbal prbn 55% t asaj q njerzit perceptojn dhe
kuptojn. N fakt, nprmjet lvizjeve t trupit ton, jemi gjithmon duke
komunikuar, nse ne duam apo jo!
Mesazhet joverbale jan mnyra kryesore q ne t komunikojm
emocionet:

Shprehja e fytyrs

Fytyra sht shprehsja m e rndsishme e emocioneve. Fytyra

mund shpreh entuziazm, energji, miratim, konfuzion dhe paknaqsi.
Syt jan veanrisht ekspresiv n shprehjen e gzimit, trishtimit,
zemrimit apo konfuzionit.

12
 Asistenc zyre

Qndrimi dhe gjestet

Qndrimi i trupit mund t krijoj nj ndjenj pranimi apo refuzimi

t nj mesazhi.Pr shembull, kur dikush sht prball me ne, ulur dhe
me duart lirshm t bashkuara n prehr, krijohet nj ndjenj pranimi dhe
interesi. Nse dikush kryqzon kraht krijohet nj ndjenj refuzimi dhe
paprkulshmrie.Veprimi i mbledhjes s sendeve dhe marrja e ants
ndrsa nj person q sht duke folur sht nj shenj q do ti japsh fund
biseds.

Mesazhet Paraverbale

Komunikimi paraverbal i referohet mesazheve q transmetoj

prmes tonit, ritmit dhe volumit t zrit. Mesazhet paraverbale prbjn
rreth 38% t asaj q komunikohet.

13
 Material msimor mbshtets

Disa pika pr t mbajtur mend n lidhje me komunikimin paraverbal:

- Kur ne jemi t zemruar apo t irrituar, fjalt kan tendenc pr tu
thn m shpejt dhe me z m t lart dhe t mpreht.
- Kur ne jemi t mrzitur, fjalt kan tendenc t ngadalsohen dhe
t bhen m monotone.
- Kur ndjehemi n mbrojtje, fjalt jan t papritura dhe t
menjhershme.

Pengesat e komunikimit

Kur njerzit jan nn stres, ata jan m t prirur pr t krijuar

barriera n komunikim.Pr kt arsye, ia vlen pr t prshkruar disa
nga situatat q n mnyr t pashmangshme kan nj efekt negativ n
komunikimin.

Pengesat verbale t komunikimit

1.Sulmim (marrje n pyetje, kritikime, fajsim dhe ndenja e t vnit n turp).

2.Opinionet dhe mendimet e tua (t japsh moral, predikime, kshillime,
diagnostikime).
3.Tregimi i fuqis (urdhrime, krcnime, komandime, drejtime).
4.Pengesat e tjera verbale: brtitje, ofendime dhe refuzime.

Pengesat joverbale t komunikimit

1.Rrotullimi i syve.
2.Lvizje t shpejt apo t ngadalshme.
3.Kraht ose kmbt e kryqzuara.
4.Gjeste q tregojn zemrim.
5.Shmangie e kontaktit n sy.
6.Luajtje me sende t ndryshme.

Komunikimi efektiv:

- sht i dyanshm.
- Krkon prqendrim n dgjim.
- Reflekton vmendjen e folsit dhe dgjuesit.

14
 Asistenc zyre

- Nuk prfshin stres.

- sht i qart.

1.3. Prkufizimi, veorit dhe rndsia e organizimit t puns

Organizimi sht baza mbi t ciln sht ndrtuar e gjith struktura e
menaxhimit t puns. Organizimi sht i lidhur me realizimin e puns, ku totali i
punve sht i ndar ne komponent pr t qen lehtsisht t realizueshme. Pra,
organizimi sht mekanizmi, i cili lejon q kta komponent t funksionojn
s bashku. Termi organizim prdoret n katr kuptime:

Organizimi si nj proces:Ky sht dhe kuptimi i par ku

organizimi trajtohet si nj proces dinamik i rndsishm pr planifikimin
dhe prdorimin e burimeve materiale, monetare e njerzore pr t arritur
objektiva t ndryshm t kompanis.

Organizimi si nj bashkveprim:N kuptimin e dyt organizimi

i referohet strukturs s marrdhnieve dhe pozicioneve t puns, t cilat
jan krijuar pr t realizuar qllimet e ndrmarrjes apo institucionit.

Organizimi si nj grup personash:N kuptimin e tret, organizimi

trajtohet si nj grup personash q kontribuojn pr realizimin e qllimeve
t caktuara. Organizimi fillon kur njerzit kombinojn prpjekjet e tyre pr
t realizuar qllimet, pr t cilat ata jan s bashku.

Organizimi si nj sistem:N kuptimin e katrt, organizimi

prcaktohet si nj sistem. Koncepti i sistemit do t thot q organizimi
sht i prbr nga elementt, t cilt jan t lidhur s bashku.
Pra shkurtimisht, organizimi sht prcaktimi, grupimi dhe
bashkrendimi i veprimtarive t ndryshme pr t realizuar objektivat q
prfshijn gjithashtu caktimin e personave prgjegjs pr kto veprimtari,
furnizimin me mjetet e nevojshme pr realizimin e veprimtarive, si dhe
caktimin e detyrave t do individi sipas prirjeve t veanta.

Rndsia e organizimit
Prparsit e organizimit renditen si me posht:
Ndihmon n administrimin dhe menaxhimin: Nj organizim i

15
 Material msimor mbshtets

mir, rrit efektivitetin n pun, mnjanon vonesat, dhe punt e dubluara,

rrit efektivitetin e menaxhimit, motivon punonjsit pr t paraqitur
prgjegjsit e tyre.
Ndihmon n rritjen e ndrmarrjes: Organizimi i mir ndihmon n
rritjen, zgjerimin e ndrmarrjes.
Ndihmon n shfrytzimin optimal t burimeve njerzore:Organizimi
i mir vendos punonjsin n pozicionet e duhura sipas interesave, aftsive,
njohurive dhe kndvshtrimeve t tyre.
Stimulon krijueshmrin:Nj struktur organizative e mir sht
burim i mendimit kreativ dhe fillimi i ideve t reja.
sht mjet pr realizimin e objektivave: Organizimi sht nj
mjet i rndsishm n duart e menaxhimit pr arritjen e objektivave t
ndrmarrjes.
Parandalon korrupsionin: Zakonisht korrupsioni ekziston kur
ka munges organizimi. Organizimi i mir rrit moralin e punonjsve, i
motivon pr pun t ndershme e t devotshme.
Koordinon punt e ndrmarrjes:Pun e pozicione t ndryshme
lidhen s bashku prmes strukturs organizative.
Eliminon mbivendosjen apo dublikimin e punve: Mbivendosja
e punve ose dublikimi i tyre ndodh kur ndarja e punve nuk sht e qart
dhe puna kryhet n mnyr t rastsishme dhe jo t organizuar. N kushtet
e nj organizimi t mir detyrat jan t mircaktuara pr do punonjs,
duke eliminuar trsisht mbivendosjet apo dublikimet e punve.

1.4. Njohuri pr planifikimin e puns

Planifikimi sht nj proces q prfshin trsin e veprimeve, q do

t kryhen n nj afat t ardhshm kohor, pra prfshin far, Si dhe Kur do
t realizohet nj pun.
Rndsia e Planifikimit:
1. Planifikimi rrit aftsin organizuese pr tu prshtatur me
kushtet e reja t s ardhmes: E ardhmja n prgjithsi sht jo e sigurt,
d.m.th me kalimin e kohs ndryshojn shum gjra. Pra, siguria rritet
m shum me kalimin e kohs, d.m.th sa m gjat t jet koha aq m
shum rritet edhe pasiguria. Planifikimi siguron nj qasje sistematike pr
t konsideruar dhe gjykuar pasigurit dhe ndodhit e paparashikuara.
2. Planifikimi ndihmon n prcaktimin e objektivave: Hapi i par

16
 Asistenc zyre

n planifikim sht t prcaktohen objektivat pr veprimtarit q do t

ndrmerren. Ky hap siguron q vmendja t shkoj drejt rezultateve t
dshiruara.
3. Planifikimi siguron q t gjitha vendimet t jen t ndrlidhura
me njra-tjetrn: Nj kristalizim i objektivave, si sht prmendur edhe
m sipr, do t rezultonte n vendimmarrje t lidhura me njra-tjetrn, dhe
jo vendime t marra n mnyr t rastsishme.
4. Planifikimi ndihmon kompanin q t qndroj konkurruese
n fushn ku vepron: Planifikimi mund t sugjeroj produkte apo shrbime
t reja, ndryshime n mnyrn e operimit ose drejtimit t kompanis, t
identifikoj m mir krkesat e konsumatorve, t ndihmoj n zgjerimin
e kapacitetit, pra t gjitha kto mund ta bjn nj kompani m t aft pr t
konkurruar n treg.
5. Planifikimi redukton presione t panevojshme dhe t
menjhershme: Nse veprimtarit nuk jan paraprakisht mir t planifikuara,
do t ushtrohet presion pr t arritur rezultatet t menjhershme ose t nxituara.
Planifikimi i prshtatshm sjell rregull dhe shmang presione t panevojshme.
6. Planifikimi redukton gabimet dhe t papriturat: Edhe pse
gabimet nuk mund t shmangen trsisht, ato mund t reduktohen nprmjet
nj planifikimi t prshtatshm.
7. Planifikimi garanton nj prdorim m frytdhns t burimeve
t kompanis: Duke shmangur humbjet n potencialin njerzor, monetar
dhe n pajisje, planifikimi i prshtatshm mund t rezultoj n rritje t
produktivitetit duke mirperdorur burimet ekzistuese t kompanis.
8. Planifikimi thjeshton kontrollin: Kristalizimi i objektivave dhe
qllimeve thjeshton dhe v n dukje ku duhet ushtruar kontrolli.
9. Planifikimi bn t mundur identifikimin e problemeve, q
mund t manifestohen n t ardhmen dhe n kshtu jep mundsin pr
t parashikuar zgjidhje t mundshme.

1.5. Kuptimi, rndsia dhe rregullat e arshivimit

Pse duhet nj sistem i mir i ruajtjes s dokumenteve?

Ruajtja e dokumenteve nnkupton mbajtjen e tyre n vende t
sigurta dhe mundson gjetjen lehtsisht t tyre. Dokumentacioni i mbajtur
mir nuk griset, humbet apo bhet pis leht.
Nj sistem i mir i ruajtjes e arshivimit t dokumentacionit sht

17
 Material msimor mbshtets

thelbi i mbajtjes s historikut t puns, ndihmon pr t qen i organizuar,

sistematik, efektiv dhe transparent. Gjithashtu ndihmon pr marrjen e
informacionit n mnyr m t leht.
Cilat dokumente duhet t ruajm?
Ruhen ato dokumente q merren nga individ apo kompani e
shoqata. Gjithashtu ruhet edhe i gjith dokumentacioni i institucionit apo
shoqris. Kto mund t jen letra, raporte, dokumente financiare etj.

Kur duhet t ruhen dokumentet?
N ditt m t ngarkuara organizimi i ruajtjes s dokumenteve bhet
n fund t dits ose n fillim t dits pasardhse. N zyrat me ngarkes t
vogl organizimi i dokumentacionit bhet njher ose dy her n jav.

Pajisjet q prdoren pr ruajtjen e dokumenteve.
Dollapi i dokumenteve - prdoret pr t mbajtur dosjet e holla,
dosjet e pezulluara.
Dollap metalike - prdoret pr dosje t mdha q kan nevoj t
mbyllen me els.
Stampa e dats - do dosje duhet t ket t shnuar datn.
Dokumentacioni sht vendosur n mnyr kronologjike kohore
duke lehtsuar gjetjen e dokumenteve.
Regjistri - prdoret pr t regjistruar dokumentet e marra dhe t
kthyera n arshive.
Rafte - prdoren kur dokumentet jan t arshivuara n kuti.
Kuti pr ruajtjen e dokumenteve. prdoren kur ka dosje t mdha,
t cilat nuk kan mundsi vendosje n dollap. M pas kto kuti vendosen n
rafte.

Mjetet q prdoren pr arshivimin e dokumenteve
Kapse dokumentesh- prdoren pr ato dokumente, t cilat
prdoren shpesh, mbajn dokumentet dhe nuk lejojn q ato t bien gjat
prdorimit t tyre.
Dosje- dosjet prej letre ose kartoni prdoren pr t mbajtur s
bashku dokumente t palidhura. Ato vendosen n dollapin ose n kutin e
dokumenteve.
Dosje t vendosura ne dollap - Kto dosje prdoren pr t mbajtur
dokumentet e arshivuara n dollap. Ato vendosen n pjesn m t lart t

18
 Asistenc zyre

dollapit. Dokumentet mund t prdoren pa nxjerr nga dollapi dosjet.

Kutit e dosjeve- Kutit e dokumenteve prdoren pr t mbajtur
dokumente t rnda si dhe revista.
Dosje memekanizm- Mbajn dokumente t palvizshme dhe
lejojn q personi i cili i prdor mund t shoh dokumente pa e nxjerr
jasht dokumentin.

Metodat e arshivimit t dokumenteve

Ka 5 metoda t arkivimit t dokumenteve
- Arshivimi sipas subjekteve/ - sipas kategoris.
- Arshivimi sipas alfabetit/ - sipas alfabetit.
- Arshivimi sipas numrave/ - numerik.
- Arshivimi sipas vendit/gjeografik vendndodhjes.
- Arshivimi sipas datave/ - kronologjik.

Kto jan mnyra t arshimit mund t quhen ndryshe klasifikim

dhe nnkuptojn vendosjen s bashku t dokumenteve t ngjashme. N
praktik mund t kombinohen disa metoda n t njjtn koh. Kshtu p.sh.
dokumentet klasifikohen sipas subjekteve por edhe duke iu referuar datave.

Prdorimi i arshivs.
Sigurohu q nuk do t humbassh dokumentin e arshivuar
Kur punonjsit marrin dokumentet nga arshiva duhet t sigurohet q
ata nuk do ta humbasin at apo nuk do t harrojn ta kthejn n arshiv.
Pr t br kt duhet:
Libri marrjes s dokumenteve t arshivs- n t cilin do t shkruhet:

- kush e merr dokumentin e arshivuar;

- emrin e dosjes apo dokumentit;
- data kur sht marr;
- data kur sht kthyer.

19
 Material msimor mbshtets

Veprimtari praktike pr realizimin e RM1:

Shembull:
Emrtimi i dosjes Dokumenti Data e marrjes Data e
kthimit
A. Lumi Dokument raporti 10-02-2001 12-02-2001
V. Kepi Dokument finance 23-01-2001
Personi prgjegjs pr arshivn mund t kontrolloj se far
dokumenti mungon n arshiv dhe kujton personat prgjegjs pr ti kthyer
ato n arshiv.

Dokumenti i prdorimit t arshivs i cili prdoret n dollapin e

arshivs.
Ky dokument sht nj flet formati, i cili vendoset n vend t
dokumentit t arshivuar.
N kt dokument do t shkruhet i njjti informacion si dhe n
libr:
- kush e merr dokumentin e arshivuar;
- emrin e dosjes apo dokumentit;
- data kur sht marr;
- data kur sht kthyer.

Data e
Emri i dokumentit Dosja Data e marrjes
kthimit

Procedura e plotsimit, mirmbajtjes dhe siguris s dokumenteve

Procedura e plotsimit
Hapi 1: Marrja e dokumentit
Nse sht nj letr ose dokument q vjen me post do t arshivohet
posta n hyrje, duke vendosur datn e marrjes.
Hapi 2: Veprimi
E drgon letrn ose dokumentin te personi i cili duhet t merret me t.
Hapi 3: Ndjekja

20
 Asistenc zyre

Kontrollohet q letra ose dokumenti sht prpunuar.

Hapi 4: Mbledhja e dokumenteve pr tu arshivuar
T gjith dokumentet dhe dy kopjet e kthimit t prgjigjeve (nse
ka t tilla) merren pr arshivim.
Hapi 5: Ashivimi
do dit duhet t gjendet koh pr t br arshivimin e dokumenteve
pr t mos lejuar grumbullimin e dokumenteve apo humbjen e tyre. sht
mir t prdoret nj ndars pr t ndihmuar n arshivimin sipas datave.

Mirmbajtja e sistemit t arshivimit

Nj nga arsyet q arshivohen dokumentet sht q ato t ruhen. Ka
disa mnyra pr ta br kt:
- Dokumentet n pritje pr tu arshivuar duhet t mbahen n nj
dosje provizore dhe t mos lihen n sirtar apo tavolin.
- Arshivo dokumentet t paktn nj her n dit dhe nse nuk ka
fluks t madh t dokumenteve t paktn nj her n jav.
- Mos arshivo shum dokumente n nj dosje.
- Vendos nj mbrojts pr dokumentet e vjetra, t cilat jan prdorur
m shum dhe q kan filluar t grisen.
- Kutit dhe dosjet me mekanizm mund t mbajn m shum
dokumente se dosjet e thjeshta.
- Asnjher raftet nuk duhet t jen mjaft t ngarkuara.

Pastrimi dhe ruajtja

N fund t do dite duhet t:
- arshivohen dokumentet q keni mundsi;
- largohen ato q nuk do t arshivohen;
- sigurohen t gjitha dokumentet konfidenciale;
- hidhen n kosh t gjith letrat q nuk duhen;
- lihet tavolina e sistemuar.

21
 Material msimor mbshtets

2. RM 2: NXNSI PRDOR PAJISJET E ZYRS, PROGRAMET

INFORMATIKE DHE KOMUNIKON NPRMJET TYRE.

2.1. Njohuri teorike dhe rregulla praktike pr organizimin e

vendit t puns.

Model pr t patur nj tavolin pune t organizuar.

Pjes e rndsishme e organizimit t puns sht edhe organizimi i

vendit t puns. M posht po rendisim disa kshilla t thjeshta pr t patur
nj tavolin pun t mirorganizuar dhe me hapsirat e domosdoshme pr
t punuar.
1. Largo stilolapsat apo lapsat t cilat nuk nevojiten. Shpesh
ndodh q n tavolinn e puns mund t gjenden lloje t ndryshme
stilolapsash apo lapsash. Przgjidhini ato dhe mos ngurro t
heqsh nga prdorimi ato q nuk punojn ndonse mund t jen t
preferuarat tuaja. Sa m pak sende t keni n tavolin aq me afr
do t jeni pr t patur nj tavolin pune t organizuar.
2. Cakto nj vend pr sendet e xhepit. elsat, telefoni, kuleta etj
duhet t ken nj vend t caktuar n tavolin. Vendi ideal pr t
mbajtur ato sht sirtari s bashku me karrikuesit. N munges t
sytarit cakto nj vend m pak t prdorshm, p.sh posht monitorit
t kompjuterit. Ku mundsisht t ket dhe dalje elektrike.
3. Sendet m t prdorshme t vendosen sa m afr. Kjo sht nj
nga rregullat baz t organizimit t do lloj pune. Nse ju prdorni
nj send apo mjet do dit, ai duhet t vendoset m afr se sendet
apo mjetet q prdoren nj her n jav. Kjo ka kuptim pasi sht
m e leht t sistemosh nj tavolin estetike sesa nj tavolin pune
me shum funksione. Gjithashtu ajo ndihmon n mbajtjen e nj
tavoline pune t organizuar pasi mjetet q ju prdorni m shpesh

22
 Asistenc zyre

jan pran jush dhe pak sende t tjera duhet t largohen kur tavolina
bhet jo e organizuar.
4. Largo kabllot elektronike nga tavolina e puns. Kabulli i
modemit t kompjuterit, internetit, bateris etj nuk duhet t jen
n tavolinn e puns. Ato nuk duhet t duken n tavolinn e puns
edhe pse ju mund t keni vend t lir n tavolin. Edhe njher
largimi i sendeve t panevojshme sht e vetmja mnyre pr t
dalluar nj tavolin pune t organizuar apo jo t organizuar. Ky
sht nj rregull q mund tju garantoj pr t patur nj vend pune
shum t kndshm pr t punuar.
5. Lehtsi pr t marr dosjet. Pa lvizur nga vendi puns ose pa
u uar nga karrigia, ju t keni mundsin t merrni nj dosje, ta
emrtoni dhe ta vendosni n arshiven e dosjeve.
6. Skanimi i dokumenteve. Skanimi i dokumenteve sht nj nga
rregullat q ndihmon n mbajtjen e nj vendi pune t organizuar pasi
pakson dokumentacionin i cili duhet arshivuar. Kjo sht shum
komode pr personat q jan n udhtim. Problemi q duhet t
zgjidhet n kt rast sht se cilat dokumente duhet t arshivohen,
t cilat mund t skanohen. Kjo sht n varsi t veorive t vendit
t puns.
7. Pastrimi i pajisjeve.Mbajtja pastr e tavolins s puns, mjeteve
e pajisjeve q prdor sht nj nga rregullat e organizimit t vendit
t puns. Pr t mbajtur pastr tavolinn e puns ju duhen mjete
prkatse, t cilat duhet ti keni pran n nj vend t caktuar. Kjo
do tju ndihmoj e do tju inkurajoj q t mbani gjithmon vendin
tuaj t puns t pastr.
8. Fshiji shnimet.Gjat dits s puns ju mund t merrni numra
telefoni, emra, adresa, numra konfirmimi, adresa numr fluturimi
etj. Nse do ti mbani t gjitha kto n nj flet do t ishte m e
vshtir pr t qen produktiv nse do tju duhet ti shikoni ato me
von. Kshillohet q kto shnime t mbahen n librin e shnimeve
t organizuar sipas shnimeve prkatse.
9. Organizimi i kabllove.Prdorimi i mjeteve elektronike kushtzon
ekzistencn e kabllove t pajisjeve, t cilat n shum raste bhen
problematike n sistemim, gjat pastrimit, si dhe vendin q ato zn
n tavolinn e puns. Prdorimi i wireless sht nj nga zgjidhjet.
Prdorimi i bluetooth dhe WiFi ka krijuar mundsin e paksimit

23
 Material msimor mbshtets

t kabllove pr pajisjet elektronike. sht e vshtir t shikosh nj

tavolin pune t organizuar mir, kur kabllot e pajisjeve elektronike
jan t dukshme.
10. Sigurohuni t keni rafte t mjaftueshme.Zgjedhja e tavolins s
puns duhet t bhet e till q t lejoj mundsin e mbajtjes afr
t dokumentacionit q prdoret m shum. Kshillohet t prdoren
tavolina me sirtar, rafte apo dollap me hapsira t nevojshme pr
arshivimin e dokumenteve.
11. Ndriimi.Sigurohu q keni drit t mjaftueshme n tavolinn
tuaj.
12. Sistemo vendin e puns para se t largohesh. sht shum e
rndsishme q t kesh nj tavolin pun t sistemuar gjat gjith dits
n vend q t prpiqesh ta bsh at n fund t dits. Vazhdimisht gjat
puns duhet t mbash tavolinn e puns n rregull. Nse gjat puns
bhen shum dokumente n tavolin mundohu ti heqsh nj nga
nj. N fund t dits mundsisht do gj duhet t jet n vendin e saj.

Model pr t ndihmuar n organizimin e puns.

Arritja e suksesit vjen si rezultat i planifikimeve afatgjata dhe
realizimit t veprimtarive t prditshme. Organizimi i mir ndihmon t
kontrollohet koha, kshtu mund t planifikoni dhe t plotsoni detyrat e
nevojshme pr t arritur qllimet tuaja.
M posht paraqiten tet kshilla organizative q do tju ndihmojn
t arrini qllimet tuaja afatgjata n punn e asistenti t zyrs:
1. Prqendrimi n at q sht e rndsishme. Kujtoni objektivat
afatgjat dhe rishikojini kur t jet e nevojshme. Prcaktoni prioritetet e
prditshme pr t prmbushur qllimet tuaja. Mbani fotot e familjes ose
foto frymzues pran.
2. Bni lista. Bni lista ditore, javore dhe mujore detyra t rndsishme.
Rishikojini prioritetet tuaja t prditshme n fillim t do dit.
3. Menaxhoni kohn tuaj mir. Prcaktoni nj orar t qet n pun
pr t kryer detyrat q kan nevoj pr m shum prqendrim. Bni punt
q kan nevoj pr m shum energji n fillim dhe ruani punt m t lehta
pr m von.
4. Prdorni kalendar dhe bllok shnimesh. Kontrolloni kalendarin
tuaj t puns s prditshme pr t shqyrtuar veprimtarit tuaja dhe pr t
shmangur konflikte pr pun t ndryshme. Shnoni t gjitha angazhimet

24
 Asistenc zyre

me laps n vend q t besoni kujtesn tuaj. Prdorni software pr t hartuar

projekte afatgjata
5. Delegoni detyrat. Delegoni detyrat tek t tjert kur puna nuk
sht n nivelin e ekspertizs suaj. Shnoni rezultat e puns s deleguar
dhe performancs.
6. Menaxhoni postn tuaj dhe telefonatat. Rendit postn hyrse
n kategori sipas urgjencs s tyre. Prdorimi voicemail pr telefonata
hyrse.
7. Pastroni tavolinn tuaj. Mbani vetm materialet m t
rndsishme dhe informacionet e prditshme n krye t tavolins suaj.
Vendosini materialet q prdorni m rrall n nj vend tjetr. Hidhni posht
dokumente q kan dy kopje dhe materialet t vjetra. Lni hapsir boshe
npr dollap pr t ardhmen. Zvogloni rrmujn.
8. Qndroni i organizuar. Organizoni materialet dhe dokumentet
sipas prparsive t tyre dhe mbajini afr n mnyr q ti gjeni leht.
Lroni 15 minuta n fund t do dit pr t pastruar tavolinn tuaj dhe 15
minuta ditn e nesrme n mngjes pr t planifikuar veprimtarit e dits
suaj.

2.2. Njohuri teorike dhe rregulla praktike pr komunikimin n

telefon.

Modele t t folurit m profesionalizm n telefon
Sa her keni qen duke kryer marrdhnie pune n telefon dhe keni
menduar q personi nga ana tjetr e linjs sht shum jo profesional?
Sigurohuni q klientt tuaj t mos mendojn t njjtn gj pr ju.
Nj nga detyrat q kryen asistenti i zyrs sht komunikimi prmes
telefonit. M posht renditen disa rregulla baz t komunikimit me telefon
n punn e asistentit t zyrs.

1. Prgjigjuni telefonit sa m shpejt, mos e lini t bjer disa her.

Asnj njeri nuk do t pres.
2. Sa her prgjigjeni sigurohuni t keni afr nj stilolaps dhe letr
bosh n mnyr q nse ju duhet t mbani shnim nj mesazh t
jeni gati.
3. Duhet t identifikoni veten tuaj dhe biznesin pr t cilin ju punoni
sapo t prgjigjeni n telefon. Mund t thoni Mirmngjes Zyra

25
 Material msimor mbshtets

e Avokatis XX, Un jam Ana. N t njjtn mnyr ju duhet t

pyesni telefonuesin pr t njjtat informacione, gjithmon n rast
se ata nuk tregohen t gatshm ti japin vet t dhnat e tyre. N
kt mnyr ju kontrolloni mnyrn e bisedimin dhe i drgoni nj
mesazh telefonuesit q jeni profesionist:

Pr shembull:
Biznesi juaj:Mirmngjes Zyra e Avokatis XX, Un jam Ana.
Telefonuesi: Mund t flas me A. B?
Biznesi juaj: Me k po flas ju lutem?
Telefonuesi: Un jam Tomi.
Biznesi juaj: Nga po merrni?
Telefonuesi: Nga Anglia.
Biznesi juaj: Dhe kompania juaj quhet?
Telefonuesi: sht telefonat personale.
Biznesi juaj: Po pret A.B nj telefonat nga ju?.
Telefonuesi: Jo.
Biznesi juaj:N rregull, nj sekond t kontrolloj linjn e A.B pr ju...

4. Duke e marre situatn n kontroll dhe duke br pyetjet e duhura ju

keni informacion mjaftueshm prpara se t transferoni telefonatn,
n mnyr q kur ta transferoni at tek personi prgjegjs, n
shembullin ton A.B, t mund ta informoni at pr k bhet fjal.
Pr m tepr, pyetjet e duhura mund tju tregojn se kjo sht me
t vrtete nj telefonat pr dik n punn tuaj dhe jo nga dikush
q mund t ket marr pr tu tallur. Kur prgjigjeni n telefon
mundohuni ti qndroni larg shprehjeve si A mundem un? nse
prdorni shprehje t tilla ju humbni kontrollin e situats sepse
telefonuesi mund t prgjigjet jo nuk mundeni. Duhet t bni
pyetje t drejtprdrejta dhe n mnyr t edukuar, kini parasysh q
sht e drejta juaj t bni pyetje, nse telefonuesi irritohet mund ti
shpjegoni: Faleminderit pr mirkuptimin, jam i/e sigurt q ju e
kuptoni q ne kemi nj volum t madh telefonatash q na vijn n
dit dhe duke ju br kto pyetje un mundohem t sigurohem q
telefonata juaj ti drejtohet sa m shpejt personit dhe departamentit
prkats, faleminderit.
5. Duhet t supozoni gjithmon se dikush nga organizata juaj mund t

26
 Asistenc zyre

jet duke e dgjuar bisedn tuaj me telefonuesin klient. Organizatat

q veprojn n kt mnyr e bjn t ditur vetm mbasi e kan
fakt t kryer.
6. Gjithmon duhet t pyesni nse telefonuesi sht dakord t pres n
linj.
7. Kontrolloni nse personi q po e merr telefonatn sht dakord. Nse
telefonuesi dshiron t flas me dik, duhet ti thoni nj sekond sa
t kontrolloj nse e ka linjn e lir prpara se ta lini t pres dhe t
kontrolloni nse personi q do marri telefonatn sht i lir, dhe i
gatshm t marri telefonatn. Duhen t prdorni gjuhn letrare me
gramatik t sakt.
8. Shprehja e vjetr, klienti ka gjithmon t drejt, sht deri diku e
vrtet, por jo gjithmon. Pr nj gj mund t jeni i sigurt, q nuk do
t fitoni asnjher nj debat me klientin. Kur klienti e ka gabim, me
mirsjellje dhe edukat duhet ti shpjegoni t vrtetn, n mnyr
pozitive. Nse klienti irritohet dhe toni i tij ndryshon duke u br
agresiv, mos reflektoni edhe ju t njjtn gjendje. Duhet t mbani
tonin tuaj miqsor! Reflektoni te klienti nj lloj mirkuptimi n
mnyr q ai/ajo t kuptoj q ju e kuptoni shqetsimin e tyre, duke
u shprehur pr shembull, E kuptoj q mund t jet irrituese pr
ju, dhe m vjen keq n mnyre q t ulet irritimi dhe agresiviteti
i klientit. Nse klienti nuk sht i knaqur ather duhet pyetur se
far konkretisht dshiron. Konsiderojeni krkesn dhe pranojeni
ose shpjegojani pse nuk mund ta pranoni. Nse keni mundsi,
ofroni alternativa t tjera t ngjashme.
9. Prpiquni ta zgjidhni problemin gjat telefonats.
10. N nj bised telefonike mungojn input-et e gjestikulacionet e trupit;
marrsi nga ana tjetr e telefonit do t mund te marri informacionin
vetm nga toni juaj i zrit. Toni juaj i zrit do t thot me shum sesa
fjalt tuaja. Duhet t jeni duke buzqeshur kur prgjigjeni n telefon.
Ajo far ju shikoni sht ajo far ata dgjojn.
11. Prdorni emrin e personit q po telefon sa m shpesh t mundeni.
Kjo tregon se ju jeni nj dgjues i mir dhe i shton biseds nj ton
personal M fal John, por Mark nuk sht gatshm pr momentin.
Mund tju ndihmoj un me ndonj gj apo preferoni t lini nj
mesazh?.
12. Kur ju jeni duke marr dik tjetr n telefon, identifikohuni ju i pari.

27
 Material msimor mbshtets

Pr shembull, thoni Un jam M. L dhe po marr t flas me A. M, ju

lutem.
13. Mos harroni q ta mbyllni telefonatn n nj mnyr profesionale.
Mbylleni telefonatn duke thn Ditn e mir ose Faleminderit.

Sugjerime shtes pr komunikimin n telefon

- Shmangni pasthirrmat Ah, Um,

- Duhet t jeni i ndrgjegjshm pr zhurma t ndryshme q mund
t vijn nga ambienti nga ku ju po telefononi dhe si mund t
interpretohen nga bashkfolsi juaj nga ana tjetr e linjs.
- Nse e vini personin tjetr n siklet, duhet t krkoni falje me
mirsjellje.
- Mos prdorni amakz, ose t hani, apo t pini dika ndrkoh q
jeni duke folur me dik tjetr n telefon.
- Mos prdorni opsionin e t heshturit n telefon apo ta lini klientin
t prese n linj; kjo duhet prdorur vetm kur ju vet keni nevoj
pr asistencn e dikujt tjetr pr t ndihmuar klientin.
- Nse parashikoni se dikur q ka marr n telefon mund t jet i
paknaqur me ju dhe mund t ankohet tek eprort, duhet t marrsh
masa paraprake vet. Kontakto me menaxherin dhe shpjegojani
situatn, duke i krkuar atyre q t prgjigjen vet n telefon ose t
monitorojn telefonatn.
- Nse telefonatat tuaja monitorohen n organizatn tuaj, mbaj
shnim edhe vet kur telefonuesi/klienti sillet keq (jo kur ju jeni t
irrituar).
- Mos ngurroni t pyesni edhe njher pr dika q nuk e keni kuptuar.
Me fal mund ta prsrisni edhe njher. M vjen keq, nuk ju
dgjova. Mund ta prsrisni edhe njher ju lutem.KUJDES!
- Duhet t jeni gjithmon t sjellshm edhe kur t tjert nuk jan me
ju.
- Mos harroni q mbasi t keni biseduar me nj telefonues/
klient problematik, dikush tjetr do ju kontaktoj, nj person
i ri. Prshndeteni dhe silluni sikur t mos ket ndodhur asgj
shqetsuese m par.
- Asistenti i zyrs duhet t pushoj pr 5 minuta mbasi kan mbyllur
nj telefonat t vshtir.

28
 Asistenc zyre

2.3. Njohuri teorike dhe rregulla praktike pr shkrimin e

dokumenteve dhe e-mailit.

Modele t shkrimit t nj letre zyrtare

Letrat zyrtare jan nj form e komunikimit n biznes dhe n do

marrdhnie t tjetr zyrtare. T shkruarit e nj letre zyrtare nuk sht
vshtir t realizohet, mjafton t ndiqni nj sr rregullash shum specifike
dhe t qarta.
Gjja m e rndsishme n nj letr zyrtare sht struktura e duhur
e letrs.
Gjuha q prdoret n nj letr zyrtare sht formale.
Shkurtime dhe pseudonime nuk jan t lejuara.
Letra duhet t jet e prmbledhur dhe pa prfshir ktu ndonj
informacion t panevojshm.

Disa udhzime

- Vendoseni emrat dhe adresat e drguesit dhe marrsit.

- Shkruani emrin, mbiemrin dhe adresn tuaj n knd t drejt n
krye t faqes. Emri juaj dhe mbiemri duhet t jet n t njjtn
linj, e ndjekur nga rrug t qytetit, t shtetit, si dhe kodin postar
n nj kolon sipas tyre.
- Shkruani emrin dhe adresn e personit t letrs n t njjtn mnyr,
n ann e majt t faqes. Poziciononi emrin e tyre rreth 2 in m
ult se sa tuajin.
- Shkruani datn. Nj letr zyrtare duhet t ket nj dat, pr t treguar
saktsisht, kur ajo sht shkruar. Vendosni datn dhe adresn tuaj.
Nuk duhet t jet nj kthim mes adress suaj dhe dats.
- Adresohuni n nj mnyr t duhur te marrsi i letrs. Nse ju nuk
e dini se pr k sht letra, adresohuni me I nderuari Zotri apo
Zonja. N qoft se ju e dini pr k shkruani, adresohuni me mbiemr.
Nuk duhet t jet gjithmon nj presje n fund t adress.
- Shkruani trupin e mesazhit. S pari, t prezantuarit dhe arsyet pse
ju shkruani, pastaj t shpjeguarit e situats ose ndonj problem dhe
n fund t specifikoj se far lloj reagimi presin nga personi i cili
e mori letrn. Ndani pik t veanta, q ju jeni duke br n letr

29
 Material msimor mbshtets

n paragraf t veanta.
- Nnshkruani letrn, nse ju nuk e dini se pr k sht letra, ju
duhet t nnshkruajn n letrn me I juaji besnikrisht, dhe n
qoft se ju e dini emrin q ju t prfundoni me Sinqerisht juaji.
Nnshkrimi gjithmon prfundon me nj presje.
- Prfshir nnshkrimin tuaj. Lini rreth 3 in hapsir midis
nnshkrimit dhe firms tuaj.

Modele t shkrimit t nj E-maili zyrtar.

E-maili sht nj mnyr e zakonshme dhe e prshtatshme pr t

komunikuar me kompanit, kolegt, pundhnsit, t punsuarit, profesor
dhe t tjer q krkojn komunikim formal.
Nj gabim i vogl mund t lr nj prshtypje negative. Ka disa
mnyra q ju mund t prmirsoni dhe t rrisni mirsjelljen tuaj n postn
elektronike.
E-maili sht i rndsishm sepse automatikisht jep nj vul n
kohn e sotme, dhe ju mund t shkruani at informacionit q ju dshironi.
Filloni e-malin me nj prshndetje. Sepse ju jeni duke synuar
pr nj kontakt profesional, mendoni sikur t shkruani nj letr. Bjeni t
thjesht me nj hyrje t shpejt Prshndetje. n qoft se ju e dini pr ke
shkruani, pra emrin e personit kontaktues, sht m mire pr t prdorur
formn profesionale, pra emrin e marrsit (p.sh. Z., Znj, Profesor ose Dr).
Paraprakisht n paragrafin e par duhet t theksoni se kush jeni dhe
pse jeni duke e drguar ket e-mail.
Ndrsa n paragrafin e dyt duhet t prmbaj informacionin q
ju sigurojn se jeni duke br krkes pr far jeni t interesuar dhe t
prcillini mesazhin e duhur.
Nse ka ndonj skedar t bashkngjitur, prmende at n e-mail n
mnyr q marrsi t di pr t krkuar dhe pr ta hapur dosjen. Gjithashtu,
ju duhet ta vendosni emrin n skedarin e bashkngjitur n mnyr q
marrsi t di far dokumenti sht, vetm duke par emrin e skedarit t
bashkngjitur.
Jepni nj deklarat prmbyllse. Filloni duke falnderuar marrsin
pr kohn e tij apo t saj sepse sht gjithmon e rndsishme, pa marr
parasysh sa i shkurtr apo i gjat ka qen e-maili me t vrtet. T prmblidhet
nj lloj mesazhi i till si, Un do tju kontaktoj srish me informacione

30
 Asistenc zyre

t mtejshme, ose Un pres nj prgjigje nga ana juaja. Nse prisni

nj prgjigje t mundshme, ather duhet t jeni i sigurt pr at far keni
deklaruar n mnyr q mesazhi juaj t ket qen nj informacion i duhur
pr pranuesin e e-mailit.
Nse e-maili juaj sht e-mail profesional, ju duhet t keni nj
nnshkrim t paraprgatitur. Ai automatikisht do t shtohet n fund t e-
mailit. Ju duhet t prfshini emrin tuaj t plot titullin profesional t puns
dhe informatat kontaktuese.

2.4. Model testi praktik

Organizimi i nj ambienti zyre.

Nxnsit ndahen n grupe. do grup duhet t krijoj nj ambient

zyre sipas rregullave t prshkruara m sipr.
do grup duhet t kryej kto detyra praktike:
- prgatitja e lists s mjeteve t nj zyre;
- prgatitja e lists s sendeve t nevojshme;
- organizimi i tavolins s puns n mnyr praktike.

Modele testi praktik (list kontrolli pr vlersimin e aftsis

praktike)

31
 Material msimor mbshtets

2.5. LIST KONTROLLI PR ORGANIZIMIN E VENDIT T PUNS

Grupi Grupi Grupi Grupi

Nr Prshkrimi vzhgimit 1 2 3 4
Lista e mjeteve kryesore t
I puns
Tavolin
Kompjuter
Printer
Fax
Skaner
Telefon
Kolltuk
Kosh mbeturinash
Dollap, rafte
II Lista e sendeve t puns
Kalendar
Stilolapsa, Korrektor,
nnvizues
Kapse e dokumenteve
Dosje pr dokumente
Letr format
Sende t tjera
Organizim i tavolins s
III puns
Pozicionimi i tavolins
Vendosja e kompjuterit,
printerit, skanerit
Vendosja e sendeve t puns
IV Krijimi i sistemit t arshivs
Dosjet pr arshivimin e
dokumenteve
Emrtimi i dosjeve
Sistemimi i dosjeve
Dokumente t prdorimit t
arshivs
V Kosto e detyrs

32
 Asistenc zyre

Vlersimi 91-100% Nota 10

Vlersimi 81-90 % Nota 9
Vlersimi 71-80% Nota 8
Vlersimi 61-70 % Nota 7
Vlersimi 51-60 % Nota 6
Vlersimi 41-50 % Nota 5

B. Prdorimi i telefonit
Nxnsit ndahen n grupe. do grupi i jepet nj profil i caktuar
komunikimi, bazuar edhe n profilin e biznesit si m posht:
- Biznes q shet produkte.
- Biznes q ofron shrbime turistike.
- Biznes q ofron shrbim dentar
- Biznes q ofron shrbim hotelier.
- Qendra t kurseve t gjuhve t huaja.

Sipas profilit t biznesit ndrtohet nj shtje pr tu diskutuar duke kryer

kto procedura:
- Prdoret libri i reklamave t bizneseve, zgjidhet biznesi dhe numri
i telefonit.
- Krijohet numri i telefonit ( brenda rrethit, jasht rrethit ose dhe
jasht shtetit).
- Realizohet komunikimi me loj n role.

2.6. LISTKONTROLLIPRVLERSIMINEKOMUNIKIMIT
N TELEFON

A Lista e kontrollit para telefonats:

Problemet qe duhet t zgjidhen prpara se t bhet nj telefonat
pr nj klient t ri ose ekzistues:

Prshkrimi Realizimi Vlersimi

(pik)
Cili do t jet objektivi i telefonats?
Me cilin person duhet t flas n kompani/
division/partnership/familje?

33
 Material msimor mbshtets

Cili do t jet elsi i marrjes s

vendimit?
Cili do t jet ndikimi kryesor?
far potencialesh ekzistojn q t
sigurohet qllimi i telefonats?
Si do ta filloj telefonatn?
far informacioni ka folsi?
far informacioni duhet t ket
folsi?
far problemesh mund t dalin gjat
biseds dhe si mund t zgjidhen ato?
Cili sht pozicioni i folsit?

Totali 20 pik.

B. Lista e kontrollit t telefonats

Gjat biseds telefonike kontrollohen:

Prshkrimi Realizimi Realizimi Vlersimi Vlersimi

Grupi 1 Grupi 2 Grupi 1 Grupi 2
Sa zile telefoni u
dgjuan?
Prgjigja n telefon
ishte miqsore dhe
entuziaste?
U prdorn
prshndetjet?
U identifikua folsi?
U identifikua biznesi
apo veprimtaria?
Folsit flet qart e qet?

34
 Asistenc zyre

Sa etike sht
telefonata?
Sa her u prdorn fjalt
ok, hmm, ah?
Sa informacion ka
bashkbiseduesi? Si
reagon n munges t
informacionit?
Cilat jan veprimet
q duhet t kryeje
bashkbiseduesi kur
lihet nj mesazh apo
jepet informacion
shifror?
Si e transferon
telefonatn te koleget
apo eprort?
Si sht toni i zrit?
Miqsor, indiferent apo
jomiqsor?
Prdoret emri i
bashkbiseduesit?
Mbyllja e telefonats
bhet n mnyr
profesionale?

Vlersimi 60 pik.

C. Lista e kontrollit pas telefonats

Pas telefonats duhet t bhet kjo analiz?

Prshkrimi Realizimi Realizimi Vlersimi Vlersimi

Grupi 1 Grupi 2 Grupi 1 Grupi 2
far u arrit nga
telefonata?

35
 Material msimor mbshtets

far shkoi mir?

far shkoi gabim?
far informacioni u
mor nga telefonata?
A solli kjo telefonat
dika t re n biznes?
Cili do t jet hapi
tjetr?
far duhet tjetr
pr t vazhduar kt
proces?
Kur duhet t bhet
telefonata tjetr?
Cili do t jet objektivi
i telefonats tjetr?

Vlersimi 20 pik.
Totali 100 pik.

C. Prdorimi i programeve MS-Word, MS-Exel, Internetit,

Printerit, Skanerit e fotokopjes

do nxns duhet t punoj n mnyr t pavarur. Msuesi i

ngarkon do nxnsi nj shtje t caktuar dhe ai duhet:
- t shkruaj nj dokument zyrtar;
- t ndrtoj nj tabel n exel;
- t skanoj nj dokument origjinal;
- t shkruaj nj e-mail;
- t bashkngjis dokumentin e skanuar n e-mail;
- t printoj dokumentet dhe e-mail-in;
- t fotokopjoj dokumentet n dy kopje.
Msuesi do t vlersoj nxnsin me list kontrolli.

36
 Asistenc zyre

3. RM 3: NXNSI ADMINISTRON KORRESPONDENCN, HARTON

DOKUMENTE DHE SHKMBEN INFORMACIONE.

Rregullat pr marrjen dhe shprndarjen e korrespondencs.

Korrespondenca sht komunikimi nprmjet letrkmbimit. Me
progresin e teknologjis dhe veanrisht t informatiks sht shkurtuar
koha e letrkmbimit. Letrkmbimi mund t bhet prmes:
- Zyrs s posts.
- Pajisjeve t faksit.
- Posts elektronike.

Gjat korrespondencs me njrn nga mnyrat e msiprme sht

shum e rndsishme q asistenti i zyrs t dij t se si duhet ti menaxhoj
ato.

Korrespondenca me post
Kjo mnyr prdoret kryesisht pr dokumente t rndsishme
zyrtare, t cilat duhet t jen vetm origjinale. Megjithat n varsi t
problemeve q mund t ken bizneset apo shoqatat mund t prdorin kt
mnyr komunikimi.
Ktu mund t rendisim:
- Dokumente t institucioneve t larta shtetrore.
- Dokumente t zyrave t tatim taksave.
- Dokumente t bankave.
- Dokumente t gjykatave e prokuroris.
- Dokumenteve t pagess s faturave.
Pr rndsin q kan kto dokumente krkohet q t mbahet nj
evidenc e rregullt pr marrjen, shprndarjen dhe ruajtjen e tyre.
Pr kt duhet:
- T mbahet nj regjistr n hyrje dhe dalje t posts n t cilin
duhet t shnohen: ora, data, emri i subjektit, personi prgjegjs
pr marrjen e dorzimin e posts.
- Posta klasifikohet sipas destinacionit (mbrritjes).
- Shprndarja n destinacion (mbrritjes). Personi q merr n dorzim
postn duhet t nnshkruaj.
- Dokumentet do t ruhen sipas rregullave t arshivimit.

37
 Material msimor mbshtets

Regjistri i posts (n mbrritje)

Ora Data Drguesi Lloji i Personi i Departamenti

posts cili merr
n dorzim
postn
1100 12.02.2012 D.P.Tatim Rekomande A.M Zyra Financs
Taksa, Tiran

Regjistri i posts (n drgim)

Ora Data Destinacioni Lloji i Departamenti Personi i

posts i cili drgon cili dorzon
postn postn
1000 12.02.2012 D.P.Tatim Rekomande Zyra Juridike A.M
Taksa, Tiran

Posta mund t prdoret jo vetm pr korrespondenc, por edhe pr

drgimin apo marrjen e pakove t ndryshme. Rregullat e marrjes, dorzimit
dhe shprndarjes jan t njjta si m lart. Pr drgesat m pages si letr
rekomande apo pako duhet t ruhen dftesat e pagesave.

Korrespondenca me fakse
Kjo mnyr korrespondence prdoret nga bizneset, shoqatat e
institucionet pr t shkmbyer informacionin dhe zgjidhjen e problemeve
n nj koh t shkurtr.
Korrespondenca me fakse nnkupton prgatitjen e dokumentit
paraprakisht dhe m pas drgimi i tij n destinacion bhet nprmjet
pajisjes s faksit. N kt rast ka shum rndsi shprndarja dhe drgimi i
korrespondencs t realizohet sa m shpejt n destinacion.
Veprimet q kryhen:
- Fakset n mbrritje klasifikohen sipas departamenteve. Fakset n
mbrritje kan t stampuar orn dhe datn.
38
 Asistenc zyre

- Ato shprndahen menjher nse jan urgjente.

- Tregohet vmendje pr t kthyer prgjigje t menjhershme.
- Arshivohet sipas rregullave t arshivimit.
- Fakseve n drgim duhet ti bashkngjitet mesazhi konfirmues
t transmetimit t faksit. Mesazhi konfirmues i pajisjes regjistron
nse transmetimi sht i rregullt, orn e datn drgimit.
- Fakset urgjente drgohen menjher n destinacion.
- Fakset n drgim do t ruhen sipas rregullave t arshivimit.

Korrespondenca me E-mail
Korrespondenca me post elektronike bhet nprmjet drgimit
t e-mail-it. E-mail-i sht shkurtimi i termit Electronic Mail (post
elektronike). E-mail-i mund t konsiderohet si nj letr, por q kmbehet
n nj form tjetr. Pajisja q e lejon kt sht kompjuteri dhe pr t
drguar apo marr nj e-mail duhet nj adres e-mail-i. E-mail-it mund
ti bashkngjiten dokumente, foto t cilat ndihmojn n plotsimin e
informacionit q duhet t drgohet.
Gjate komunikimit me e-mail pr korrespondenc duhet t vlersohen:

1. Nivelet e formaliteteve n shkrimin e e-mail-it
Pr kt duhet t lexohet me kujdes e-mail-i. Vlersohet sa formal
sht dhe mbahet parasysh n kthimin e prgjigjes.

2. Prgjigjja e shpejt
Renditet sipas rndsis s e-mail-it q keni marr dhe prgjigjuni
n koh sipas prparsive.
Prgjigju e-mail-it brenda 24-48 orsh.

3. Rileximi i e-mail-it prpara se t drgohet
Rilexohet e-mail-i prpara se t drgohet, veanrisht kur keni nj
kontakt t ri.

4. Plotsimi i krkesave n lidhje me prmbajtjen e e-mail-it
Duhet t jesh i qart dhe i sigurt n at far ofron.

5. Fokusimi dhe t shprehurit qart
Nuk sht e nevojshme t jepen hollsira n e-mail.

39
 Material msimor mbshtets

Kujdes, m e vshtir sht t lexosh nj n monitor se sa t lexosh

n letr.

6. Shkrimi pa gabime
Shkrimi korrekt krijon nj imazh pozitiv profesional. Kontrollo pr
gabime gramatikore.

7. Nse ka paqartsi pyesni

Nse dikush ju krkon dika dhe ju nuk jeni t qart se far ai
krkon, prpara se t prgjigjeni, pyesni pr tu sqaruar. Pyet n mnyr t
sjellshme. sht shum e rndsishme t pyessh.

8. Krijimi i marrdhnieve shoqrore

E-mail-i sht nj mnyr pr t qen n kontakt me njerzit dhe
pr t krijuar marrdhnie t mira shoqrore. Kto marrdhnie mund tju
ndihmojn n punn tuaj.

9. T qenit i sjellshm
Nse prmbajtja e e-mail-it ka kritika pr punn apo vizionin e nj
personi sht shum e rndsishme t konsultohet me nj koleg tjetr.
Nse qllimi juaj sht pr t ndihmuar dhe jo pr t zmruar
do t ishte shum i vlefshm nj opinion i dyt.
Prdorimi i simboleve n disa raste t ndihmon shum pr t thn
at q ju doni t thoni pa qen i ashpr.
Ktu jan disa simbole q mund t prdoren:
<g> buzqeshje
(lol) qesh me z t lart
:-) fytyr e qeshur
;-) Fytyr e qeshur me shkelje syri

10. T menduarit prpara se t shtypsh butonin drgo:

Cila ishte gjendja juaj shpirtrore kur shkruajtt e-mail-in? Ishit i
mrzitur apo i nxehur? Nse ishit kshtu, ruajeni e-mailin, mos e drgoni
menjher. Kthehuni dhe rilexojeni kur t jeni m i qet. Duke e rilexuar
do t gjeni nse keni shkruar at q ju dshironit t thonit.

40
 Asistenc zyre

Modele t letrkmbimit dhe dokumente zyrtare

Model letre pr krkim Informacioni

Dreamtime Movies Universal Ltd

54 Oxford Road, Skagnes SK3 4RG
Tel: 0223 123 4567 Fax: 0223 765 4321
Email: info@dreamtimemovies.com.uk
Data: 12.03.2011
Lingua Services Galactic Ltd
69 Milk Street
LONDON SW7 6AW
T dashur Zotrinj
Prkthim Broshure
Un do tju jem shum mirnjohs nse ju do t keni mundsi t
na drgoni broshurn e shrbimeve dhe listn e mimeve pr shrbimet e
prkthimit.
Ne jemi duke rritur shitjet pr literaturn dhe website-t dhe jemi t
interesuar pr prkthimin e tyre n pes gjuh.
Jam n pritje t prgjigjes suaj.
Me respekt
Andrea Philips
Andrea Philips
Marketing Manager

Model letre pr drgim informacioni

Lingua Services Galactic Ltd

69 Milk Street, LONDON S7 6A, UK
Tel: +44 20 123 4567 Fax: +44 20 765 4321
Email: info@linguaservicesgalactic.com
Date 19.03.2011
Ms Andrea Philips
Dreamtime Movies Universal Ltd
54 Oxford Road
Skagnes
SK3 4RG

41
 Material msimor mbshtets

I dashur Ms Philips
Shrbimet e Prkthimit & Tarifat
Ju falnderojm pr letrn tuaj t dats 12 Mars nprmjet t cils
na krkoni shrbimet tona pr prkthim.
Lingua Services Galactic ofron t gjitha shrbimet e prkthimeve
pr t rritur shitjet tuaja pr literatur dhe websitet. Un kam knaqsin
tju drgoj broshurn ton t re, si dhe listn e mimeve, n t ciln ju do
shihni se mimet tona jan shum konkurruese.
Un do t do tju telefonoj pas disa ditsh.
Me respekt
James Bron
James T Brown
Sales Manager

Model letre pr njoftim ndryshim mimi

Symphony of Sound
12 Main Street, Arrington, Tennessee, 37014
Tel: (615) 395-8765
November 21st, 20--
Alicia Hathoway
14 Sparks Rd
Arrington, Tennessee, 37014
E dashur Ms. Hathoway:
Ndryshimet e ardhshme t mimeve
mimet e biletave pr simfonin e ktij viti do t ken zbritje,
muajin e ardhshm dhe ne do t dshironim tju njoftonim Ju t part.
Ndoshta jeni n dijeni se mimet e ambienteve m qira jan rritur.
Si rezultat i rritjes s qiras ne e pam t nevojshme t rrisim mimin e
bilets pr sezonin e ardhshm nga 200$ n 250$.
Ne shpresojm q ju do ta merrni n konsiderat blerjen e bilets
pr kt sezon megjithse ajo sht rritur. Arrington Symphony ka 23 vjet
q organizon veprimtari dhe me mbshtetjen tuaj do t mund t vazhdoj
t jet n tregun e artit.
Pr blerjen e bilets pr sezonin e 24, ju lutem vizitoni websitin ton
n www.arringtonsymphony.net, ose telefononi, kontaktoni m agjentin e
shitjeve n numrin e telefonit (615) 395-8750.
Ne shpresojm tju shohim ju n audiencn e vitit tjetr.

42
 Asistenc zyre

Me respekt
Colin Fairchild
Colin Fairchild
Promotional Director

Model letre pr njoftim shkurtim vendi pune

Piceria Pino
Rr: Naim Frashri
Nr.37, Tiran
Tel:051 520799
20.Nntor,2011
Joni Marsi
Rruga e Elbasanit
Nr,114, Tiran
E nderuar Z. Marsi
Ju jeni i vetdijshm se ndalimi i pirjes s duhanit ka patur nj ndikim
t madh n biznesin ton. Shitjet tona jan ulur 40% ne gjashtmujorin e
fundit.
Ne nuk mendojm se ky do t jet shqetsim pr nj koh t gjat,
megjithat ne nuk presim q shitjet t rriten deri n ver me fillimin e
sezonit turistik.
Pr shkak t humbjeve n biznes me keqardhje ju njoftojm se
shkurtohet vendi i puns si ndihms kamerierit pr periudhn e dimrit
dhe pranvers. Duke qen se biznesi ka ritme t ulta, puna e ndihms
kamerierit do t mbulohet nga vet kameriert.
Ju sht dhna e drejta pr dy jav t paguara, t cilat do t paguhen
n ditn e pagess mujore. Ju lutemi na njoftoni nse doni ndonj ndryshim
n grafikun e puns pr javn tjetr.
Ju falnderojm pr kontributin dhe dedikimin tuaj n Piceria
Pino. Ju lutem aplikoni prsri pr sezoni e ri veror.
Sinqerisht,
Oliver Verona
pinopizza@italia.com

Sugjerime pr realizimin e msimit
Nxnsit punojn n grupe. do grup duhet:
- t gjej dokumente origjinale pran bizneseve, shoqatave apo

43
 Material msimor mbshtets

institucioneve shtetrore;
- t seleksionoj dokumentacionin duke bashkpunuar me grupet e
tjera;
- do grup prcakton detyrat q do t kryej. (kthim prgjigje t
dokumenteve, ofertave dhe krkesave, plotsim fature, raporte
pune);
- do grup do t formuloj dokumentet dhe do t prdor e-mail-in
pr korrespondenc;
- do grup do t dorzoj n fund korrespondencn elektronike t
printuar.
Sugjerime pr vlersimin
Vlersimi do t bhet pr do nxns duke u mbshtetur n:
- angazhimin pr sigurimin e dokumenteve origjinale;
- przgjedhjen e dokumentit origjinal pr detyrn e ngarkuar;
- shkrimin e dokumenteve sipas rregullave t marra n RM 2;
- shkrimin e e-malit;
- printimin, skanimin dhe fotokopjimin e detyrs.
Vlersimi t bhet me sistem piksh.

44
 Asistenc zyre

4. RM 4: NXNSI ORGANIZON PRITJE E TAKIME PUNE

4.1. Organizimi i nj mbledhje efektive.

Mbledhjet jan t nevojshme pr t koordinuar prpjekjet
individuale, pr t bashkpunuar n nj projekt t prbashkt, pr t
shkmbyer ide, pr t zgjidhur probleme n mnyre kolektive dhe pr t
marr nj vendim t prbashkt. N thelb mbledhjet jan nj bashkim i dy
ose m shum personave pr t arritur nj qllim t prbashkt, t cilin
nj person nuk e realizon dot. Megjithat jo t gjitha mbledhjet jan t
nevojshme dhe t organizuara mir.
Mbledhjet e mira nuk jan t rastsishme ato jan rezultat i nj
planifikimi t mir.
M posht po japim nj list t elementve kryesor q duhen pr
t organizuar nj mbledhje efektive.

Hapi 1: Prcaktimi i qllimit t mbledhjes.

Hapi 2: Prcaktimi i sakt i pjesmarrsve: Kush duhet t marr
pjes n kt mbledhje me synim q mbledhja t realizoj qllimin pr t
cilin ajo mbahet.
Hapi 3: Prcaktimi i strukturs s mbledhjes: Si duhet t
organizohet mbledhja pr t patur arritjen m t mir sipas qllimit t saj?
Teknikat do t mund prdoren pr fjaln q do t mbajn t ftuarit, pr
paraqitjen e video-ve, pr realizimin e diskutimit n grupe, pr demonstrime
etj. Teknika q sht vendosur t prdoret duhet t ndihmoj n realizimin
e qllimit t mbledhjes.
Hapi 4: Prcaktimi i vendndodhjes s mbledhjes dhe kohs:
Zgjedhja e vendit t mbledhjes duhet t jet n prputhje me nevojat e
pjesmarrsve, objektivat, programit t mbledhjes. Kur planifikohet
vendi ku do t mbahet mbledhja merret n konsiderat madhsia, kushtet,
pranueshmria, parkimi, akustika e dhoms, pajisjet q nevojiten etj.
Zgjedhja e kohs s mbledhjes varet nga pjesmarrsit dhe lehtsit q
krkon mbledhja. Kohzgjatja e mbledhjes sht gjithashtu edhe nj faktor
q prcaktohet kur vendoset mbajtja e nj mbledhje.
Hapi 5: Prcaktimi i programit t mbledhjes: N nj mbledhje
programi duhet t jet prgatitur dhe shprndar t paktn tre dit prpara
mbajtjes s mbledhjes. Nj agjend sht elsi i suksesit pr tri arsye:

45
 Material msimor mbshtets

- qartson objektivat, duke br q pjesmarrsit t kuptojn qllimin

dhe detyrat e mbledhjes;
- ndihmon q pjesmarrsit t prgatiten pr t dhn kontribut
efektiv n mbledhje;
- gjat mbledhjes agjenda lejon drejtimin dhe fokusimin e
diskutimeve t pjesmarrsve.

Agjendat jan t stileve e varieteteve t ndryshme, por n thelb ato

duhet t prmbajn kto elemente:
- Emrtimin e mbledhjes (shpreh shkurtimisht thelbin e mbledhjes);
- Kohn e mbajtjes (p.sh. 8.00-12.00);
- Data;
- Vendndodhja;
- shtjet q do t diskutohen dhe personat q do t diskutojn, si
dhe kohzgjatja e diskutimit pr do diskutues etj.
Hapi 6: Prcaktimi i prgjegjsive n lidhje me organizimin
e mbledhjeve: Shum e rndsishme sht dhe ndarja e prgjegjsive, si
dhe shkrimi n mnyr t prmbledhur i detyrave t do individi q do t
merret me organizimin e mbledhjes.
Hapi 7: Kryerja e konfirmimit t pjesmarrjes: N rast se nj
mbledhje sht e para n llojin e saj ose sht shtyr n nj dit ose or
tjetr, kontakti individual me pjesmarrsit tre dit prpara mbajtjes s
mbledhjes sht shum i rndsishm, Kontakti mund t jet thjesht duke
i drguar nj kujtes pjesmarrsve nprmjet nj telefonate, e-mail-i ose
sms-je. Pr mbledhjet e rregullta t planifikuara vendi dhe koha e mbajtjes
vendosen m par dhe mundsisht t mos ndryshohen.

Modeli i organizimit t nj mbledhje efektive

Drejtuesi i mbledhjes sht prgjegjs pr vendosjen e rregullit n
mbledhje, mban diskutimet n linjn e objektit t mbledhjes dhe krijon
mundsin q do pjesmarrs t ket shansin t jet i dgjuar. Drejtuesi
ka pr detyr t menaxhoj diskutimet n rast se diskutimet dalin jasht
objektit t mbledhjes.
Roli i drejtuesit apo moderatorit t mbledhjes nuk sht i leht,
veanrisht n ato raste kur agjenda ka prplasje apo keqkuptime. Ndonse
nj mbledhje e mirplanifikuar do t reduktonte surprizat gjat mbajtjes s
saj, kjo nuk do t thot q do gj do t shkoj shum mire.

46
 Asistenc zyre

M posht po japim disa sugjerime q duhet t mbahen parasysh

pr t realizuar nj mbledhje efektive:
- T filloj n koh.
- T prfundoj n koh.
- T respektohet agjenda.
- T ruhen idet e mbledhura gjat mbledhjes.
- T vendosen dhe prdoren rregullat e mbledhjes. Shembuj t disa
rregullave jan: mbrritja dhe fillimi n koh i mbledhjes, fokusimi
n objektivin e mbledhjes, t qenit aktiv, t qenit realist kur
diskutohen problemet, mbajtja e objektit t mbledhjes, fokusimi
n interesat e problemeve e jo n pozicionet, ndarja e individve
nga problemet, respektimi i kndvshtrimeve t ndryshme t
problemeve, ndarja e prgjegjsive pr zbatimin e rregullave t
mbledhjes etj.
- T planifikohen pushimet e kafes dhe ushqimit.
- T jepen konkluzionet Mbyllja e mbledhjes duke br prmbledhjen e
diskutimeve, marrjen e vendimeve, delegimin e detyrave, prcaktimin e
afateve dhe do veprim tjetr sht i detyrueshm pr do pjesmarrs.
Problemet e padiskutuara pr arsye kohe, si dhe idet e mbledhura
duhet t vendosen n agjendn e mbledhjes s ardhshme. Duke u
mbshtetur n prfundimet e mbledhjes dhe t planit t mbledhjeve,
vendoset pr mbledhjen e ardhshme. sht m e leht t prcaktohet
mbledhja e radhs kur t gjith pjesmarrsit jan prezent, se sa t
komunikohet n mnyre individuale me gjithsecilin.
Mbledhjet mund t jen zbavitse dhe produktive kur grupet
pjesmarrse jan n gjendje t flasin lirshm me njri-tjetrin, t bjn
shaka, t diskutojn gabimet e tyre dhe t jen krenar pr arritjet e tyre.

4.2. Model i organizimit t nj veprimtarie sociale. Koktel n
nj bar-restorant.
Planifikimi i nj veprimtarie sociale, p.sh nj piknik n fundjav
ose nj dark formale pune krkon nj plan t shkruar q duhet ta ndjeksh
hap pas hapi. Pavarsisht nga lloji i veprimtaris sociale, ai duhet t ndiqet
nga nj procedure baz si m posht:
- Brja e nj plani: Prcaktoni far duhet t arrini deri n ditn
e veprimtaris. Kontaktoni me bar-restorante, merrni oferta,
przgjidhni ofertn m t mir, prcaktoni numrin dhe listn e

47
 Material msimor mbshtets

pjesmarrsve, konfirmoni veprimtarin pran bar-restorantit,

prcaktoni datn e sakt, orarin e sakt, konfirmoni pjesmarrjen
n veprimtari t pjesmarrsve, rikonfirmoni veprimtarin, datn
dhe orn e sakt.
- Mbledhja e gjith informacionit t nevojshm n ftesn pr
veprimtarie sociale. Prgatit ftesat pr veprimtarin sociale. Ftesat
pr ngjarje t zakonshme mund t jen kreative ndrsa pr ato jo t
zakonshme sidomos pr evenimente formale, duhet t respektohet
protokolli. Saktsisht, duhet t prcaktohet kush sht i ftuar (p.sh.
jan t mirpritur bashkshortet apo fmijt) si dhe t ftuarit duhet
t vishen sipas llojit t veprimtaris.
- Sigurimi i parkimit. Nse parkimi i mjeteve sht i limituar mund
t listohen klientt q kan parking t garantuar ose sigurohet
transporti i tyre me mjete t marra me qira. Nse sigurohet nj
vend parkimi afr vendndodhjes s veprimtaris sociale mund t
sigurohet shrbimi falas pr t ftuarit.
- Prfundimi i prgatitjeve n ditn e veprimtaris sociale.
Kujdesu pr detajet e fundit t veprimtaris. Mendo do t ndodh
n veprimtarin q do t organizohet. Rikujto emrat e t ftuarve, si
dhe shoqrit e tyre. Lejoji vetes kohn pr tu br gati dhe pr
tu veshur. Mundohu t qetsohesh t paktn gjysm ore para se t
filloj veprimtaria.
- Prshndetja e t ftuarve. Me mbrritjen e t ftuarit t par,
prshndeti ata te dera. Prezanto do t ardhur rishtazi deri sa salla
nuk sht mbushur plot, m pas prezantoi ata me njerzit q jan
m afr.
- Shrbimi i ushqimit. Mundsit e ofrimit t ushqimit jan n bufe
ose ushqim i servirur n tavolin. Bufeja sht nj mnyr shum e
mir pr t ftuarit q t hyjn n bised me njri-tjetrin. Nj dark
e vogl pune sht kur numri i pjesmarrsve nuk kalon m shum
se 12 t ftuar.
- Mbyllja e veprimtaris sociale. Veprimtaria prfundon pas nj
ore q sht shrbyer mblsira. Me largimin e t ftuarve t par,
pozicionohuni te dera dhe pranoni komplimentet, falnderojini ata
pr ardhjen dhe urojini atyre koh t mir (natn e mir apo ditn e
mir).

48
 Asistenc zyre

4.3. Veprimtari praktike pr realizimin e RM4

1. Organizimi e koordinimi i nj mbledhje
Nxnsit punojn n grupe. Prfaqsuesi i do grupit duhet t
argumentoj:
- qllimin e organizimit t mbledhjes;
- pjesmarrsit;
- vendndodhjen dhe kohn;
- agjendn;
- prgjegjsit;
- kostot financiare.
Msuesi vlerson projektin m t mir duke u mbshtetur n:
- mundsin reale t zhvillimit t mbledhjes;
- zgjidhjen m t mire t t gjith elementve t organizimit t
mbledhjes;
- koston m t ult.

Disa tematika q mund t sugjerohen:

- Organizimi i nj mbledhje pr t rritur ndrgjegjsimin e nxnsve
pr mosprdorimin e alkoolit e drogs.
- Organizimi i nj mbledhje pr t evidentuar e zgjidhur problemet
shqetsuese t kushteve n shkoll.
- Organizimi i nj mbledhje me drejtuesit e shkolls pr t organizuar
nj OPEN DAY pr sezonin e ardhshm shkollor.
- Organizimi i nj mbledhje me prfaqsues t biznesit pr t krijuar
lidhje bashkpunimi.
Pasi przgjidhet projekti m i mir, prfaqsuesi i grupit fitues do
te realizoj kto detyra si m posht:
- do t jet organizatori i mbledhjes;
- do t rindaj prgjegjsit dhe detyrat pr grupet e tjer;
- do t organizoj punn pr krijimin e ambienteve dhe infrastrukturn
mbshtetse;
- do t drejtoj mbledhjen sipas agjends s miratuar;
- do t bj vlersimet dhe konkluzionet pas mbledhjes.

Organizimi i nj veprimtarie sociale.

Organizimi i nj veprimtarie sociale nga nxnit do t bhet sipas
t njjts procedure q u paraqit m sipr n lidhje me organizimin e

49
 Material msimor mbshtets

mbledhjes. Grupet duhet t punojn dhe vlersohen sipas detyrave t

listuara n listn e kontrollit, si m posht:

LIST KONTROLLI PR ZHVILLIMIN E NJ VEPRIMTARIE

(pr nxnsin)

Lloji i Veprimtaris Qllimi

Personi Afati
DETYRAT prgjegjs kohor Statusi
Prcakto grupin q do t merret me
1 organizimin dhe kryetarin e grupit.
2 Cakto detyrat pr do antar t grupit.
Prcakto nj dat q ka nj qllim pr
3 veprimtarin.
4 Prcakto vlern e buxhetit.
Prpilo listn e sponsorve t
5 mundshm.
6 Kontakto me sponsort e mundshm.
Vlerso vendin e mundshm pr
7 zhvillimin e veprimtaris.
8 Rezervo lokalin.
9 Prcakto agjendn.
10 Koordino ushqimin me sponporizuesit.
11 Ftoni orator.
12 Prgatisni ftesa pr VIP .
Krijoni nj plan marketingu pr
13 veprimtarin q do t zhvilloni.
Skiconi dhe shkruani njoftimin pr
14 veprimtarin.
15 Bni njoftim n shtyp dhe media.
Kontaktoni me median pr t pasqyruar
16 veprimtarin.
17 Rivlersoni logjistikn e veprimtaris.

50
 Asistenc zyre

Rikontaktoni me sponsort pr t
18 konfirmuar pjesmarrjen.
19 Krijoni nj certifikat t veprimtaris.
Rikontaktoni me oratorin pr t
prcaktuar me saktsi orarin dhe
20 gjithka q duhet pr t.
Rikontakto me koordinatorin e lokalit
pr t gjitha problemet para, dhe pas
21 veprimtaris.
Koordino vullnetart pr ditn e
22 veprimtaris.
Kontakto me mbikqyrsin e
23 veprimtaris.
Prgatit dosjen informative pr do
antar t grupit organizator dhe
24 vullnetar.
25 Zhvillimi i veprimtaris.
26 Drgo karta falnderimi.
Organizo mbledhje pr analizn e
27 zhvillimit t veprimtaris.

Sugjerime pr vlersimin
Vlersimi do t bhet nga msuesi n baz t ksaj liste kontrolli.

51