CHECKLIST CONFERENCE

NO ITEMS DETAILS PROGRESS REMARK PIC

1 Basic Lingkup kegiatan

Waktu penyelenggaraan

Tempat penyelenggaraan

Tema utama

Kepanitiaan

Logo utama

2 Pra-Conference Susunan acara seminar dan gala dinner

Topik & materi conference

List kandidat narasumber

Target & jumlah peserta

Biaya kepesertaan (admission)

Estimasi budget awal

Proposal

1
 CHECKLIST CONFERENCE

NO ITEMS DETAILS PROGRESS REMARK PIC

Level sponsorship & list potensial sponsor

List kandidat undangan

Design & printing: kop surat, amplop,

ticket, poster, dll

Kandidat EO

Draft korespondensi

Draft dokumen legal: kontrak/perjanjian dg

EO, site, entertainment, dll

Perijinan acara

3 Promosi Bentuk promosi & PR: advertising di

media, promosi penjualan ticket, leaflet,

dll

List kandidat media: TV, koran, majalah,

dll

2
 CHECKLIST CONFERENCE

NO ITEMS DETAILS PROGRESS REMARK PIC

Jadwal kegiatan promosi

Penentuan tempat pemasangan poster,

baliho, spanduk

Sponsorship Pengiriman proposal ke calon sponsor

Liaison dengan sponsor

Kompensasi bagi tim marketing sponsor

Logo sponsor

Tim marketing untuk sponsor non-

perusahaan tambang
3 Registrasi Jumlah & tata letak meja, kursi

Jumlah panitia registrasi

Daftar hadir & buku tamu

Kasir

ATK, buku kuitansi, meterai

3
 CHECKLIST CONFERENCE

NO ITEMS DETAILS PROGRESS REMARK PIC

Komputer, kertas, printer, tinta

Usher

4 Pembukaan MC

Pejabat yang membuka acara

Tata cara pembukaan (gong, palu, dll)

Panitia yang mendampingi

Plakat

fotografer

Tayangan video

Sambutan Pimpinan Umum Majalah

Tambang

5 Panggung stages Konfigurasi kursi & meja narasumber

4
 CHECKLIST CONFERENCE

NO ITEMS DETAILS PROGRESS REMARK PIC

Asesoris

Jumlah microphone (wireless/cable)

Backrop, logo sponsor

Podium

Layar/screen (jumlah, ukuran)

Sound system

Laptop & Projector, plus cadangan

Operator laptop & projector

Operator sound system

Laser pointer

Teknisi & Penghubung teknisi

Perlengkapan elektrikal, kabel, terminal

Konsumsi pembicara

Papan nama narasumber

5
 CHECKLIST CONFERENCE

NO ITEMS DETAILS PROGRESS REMARK PIC

6 Acara Conference Pembicara

Moderator

Sertifikat peserta, sponsor, narasumber

Jumlah & tata letak kursi VIP

Jumlah & tata telak kursi peserta dan

undangan

Kursi tambahan peserta

Kursi wartawan

Posisi microphone sesi Q&A

Asisten microphone

Rekaman conference/recording

Translator (orang & alat headphone)

6
 CHECKLIST CONFERENCE

NO ITEMS DETAILS PROGRESS REMARK PIC

Panitia untuk makalah tambahan

Pakaian panitia

Mesin fotocopy
7 Narasumber Progress pembicara & moderator

CV (liaison, form)

Liaison pembicara, moderator, MC

Makalah narasumber (softcopy, hardcopy,

batas waktu)

Penjemputan

8 Tamu VIP list VIP

Kamar hotel untuk VIP

VIP room menunggu sebelum conference

Liaisons VIP room dan conference room

Penjemputan VIP: kendaraan, jadwal,

7
 CHECKLIST CONFERENCE

NO ITEMS DETAILS PROGRESS REMARK PIC

panitia

Penerima tamu VIP

Konsumsi VIP

9 Counter complaint Jumlah & tata letak meja, kursi

(makalah susulan)
Jumlah panitia counter complaint

Mesin fotocopy

Komputer, kertas, printer

10 Conference Kit Name tag (peserta, panitia, undangan)

Materi/dokumen conference

Jadwal/agenda acara

Stationery

Merchandise/flyer promosi

8
 CHECKLIST CONFERENCE

NO ITEMS DETAILS PROGRESS REMARK PIC

11 Momento Jenis & jumlah

List penerima

Tata cara pemberian

Panitia yang memberi

Panitia yang mendampingi

Honorarium narasumber & moderator

Uang transportasi wartawan

12 Dokumentasi Fotografer

Tempat display

Camera & memory card

13 Konsumsi Kapasitas konsumsi

9
 CHECKLIST CONFERENCE

NO ITEMS DETAILS PROGRESS REMARK PIC

Daftar menu lunch

Daftar menu coffe break

Konsumsi panitia saat acara

Konsumsi rapat panitia

14 Press Conference Person yang memberikan press

conference

List wartawan

Uang transportasi atau gift wartawan saat

press conference

Tulisan press release

Tempat/ruang

Waktu

Backrop
10
 CHECKLIST CONFERENCE

NO ITEMS DETAILS PROGRESS REMARK PIC

Microphone

media promosi

15 Tambang Awards metodologi asesmen

tim juri asesmen

16 Gala Dinner Event organizer

List Undangan

MC

Round down acara

List pengisi acara entertainment

Jumlah dan menu konsumsi

Dekorasi

Sound system & audio

11
 CHECKLIST CONFERENCE

NO ITEMS DETAILS PROGRESS REMARK PIC

17 Lain-lain panitia keamanan

12