Professional Documents
Culture Documents
Modul 5s PDF
Modul 5s PDF
0 PENGENALAN
2.1 AMALAN 5S
Amalan 5S 1
Amalan 5S adalah asas peningkatan kualiti dan produktiviti yang berkesan
kerana:
Amalan 5S 2
BAHASA BAHASA BAHASA
MAKSUD CONTOH
JEPUN INGGERIS MELAYU
Seiketsu Standardise Seragam Keseragaman: Mewujudkan Menyeragamkan
piawaian amalan terbaik di susunan fail/
tempat kerja dan memastikan meja kerja/bilik
piawaian tersebut dipatuhi di mesyuarat/
samping memastikan tempat peralatan
kerja itu bersih dan teratur pejabat.
sepanjang masa.
Shitsuke Sustain Sentiasa Disiplin: Melatih pekerja untuk Lakukan Amalan
Amal mengamal sistem Amalan 5S 5S secara
secara berterusan/konsisten harian.
supaya menjadi tabiat dan Melakukan audit
budaya kerja organisasi. secara berkala.
Amalan 5S 3
Kesilapan kerja dapat dielakkan melalui kalis kesilapan (mistake
proofing);
Sebarang masalah dan kecacatan dapat dikesan semasa proses
pengeluaran/pemberian perkhidmatan;
Mewujudkan kaedah-kaedah dan piawaian kerja yang jelas;
Mengoptimumkan penggunaan ruang kerja dengan pengurusan
persekitaran yang berkualiti;
Kawalan stok/inventori yang lebih berkesan;
Pengurusan kos yang lebih berkesan;
Rungutan pelanggan dapat dikurangkan terhadap penyampaian
perkhidmatan;
Memudahkan urusan penyelenggaraan;
Meningkatkan semangat kerja berpasukan; dan
Meningkatkan imej korporat organisasi.
i) Penjimatan Kos:
Penjimatan penggunaan inventori;
Menghalang kerosakan ke atas inventori;
Menghalang salah letak peralatan dan perkakasan; dan
Mempercepatkan proses pencarian pengesanan dalam
sesuatu urusan kerja.
Amalan 5S 4
Memastikan penyampaian produk/perkhidmatan cekap dan
berkesan.
3.0 APLIKASI 5S
Pada peringkat 2S yang terakhir (SENTIASA AMAL, SERAGAM), kita akan melihat
bagaimana kesemua teknik itu dapat dijayakan agar ia menjadi budaya kerja yang
cemerlang.
Amalan 5S 5
Teknik 5S diguna pakai bagi mewujudkan tempat kerja yang sistematik, teratur,
bersih dan kemas. Amalan ini menjadikan sistem kebersihan lebih efisien, efektif
dan memudahkan tugas harian dan rutin yang akan dilaksanakan. Teknik 5S ini
merupakan teknik asas yang menjurus kepada pelaksanaan aktiviti harian di tempat
kerja. Apabila pelaksanaan ini dapat dibuat, maka setiap individu akan mempunyai
rasa tanggungjawab dan sayang pada organisasi.
Amalan ini merupakan amalan yang mudah dilakukan. Selain menggunakan cara
kerja yang bersesuaian ianya akan menghasilkan impak yang lebih praktikal.
Apabila kita membuat SISIH barang yang tidak diperlukan akan dapat
dikenal pasti, dan ianya akan menyebabkan ruang penyimpanan akan lebih
luas dan selesa. Secara tidak langsung kawalan stok dan produk yang efektif
dan efisien diperolehi. Selain itu, masa pencarian juga akan lebih pantas
kerana tiada lagi keadaan yang tidak teratur kelihatan. Setelah kita
memperolehi keadaan yang kemas dan teratur, pekerja lebih berasa seronok
dan bermotivasi untuk melaksanakan tugas harian mereka. Kita mudah
mengesan tempat, alat dan bahan yang rosak lebih awal jika berlaku
demikian.
Amalan 5S 6
Bahan tidak Bahan
diperlukan SISIH diperlukan
Bagi item yang tiada nilai dan senang dibuang, pekerja boleh membuang
barang tersebut dengan segera terutamanya untuk barang yang tidak perlu
menunggu sebarang kelulusan atau pengesahan dari organisasi untuk
pelupusan. Ini juga termasuk barang milik individu (di tempat kerja). Item
Amalan 5S 7
seperti ini termasuklah kertas, rekod yang tidak diperlukan, produk yang
reject dan sebagainya.
KUANTITATIF KUALITATIF
Pen Tempat kerja lebih selamat
Kawalan stok dan produk yang Suasana kerja kebih selesa
cekap Mudah mengesan tempat/
Masa pencarian yang pantas alat/bahan rosak lebih awal
SUSUN merujuk kepada prinsip setiap barang ada tempatnya dan setiap
tempat ada barangnya. Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah
penyusunan yang teratur, kemas, berkesan dan selamat. Dengan kata lain,
Amalan 5S yang kedua ini bermaksud menyusun dan menyimpan barang
dengan kemas, mudah diambil dan disimpan semula ditempatnya. Selepas
melaksanakan SISIH dengan jayanya, barang yang diperlukan hendaklah
diSUSUN mengikut keperluan penggunaan.
Dalam aktiviti ini, apa yang lebih utama adalah apabila mengambil sesuatu
barang atau rekod, kita hendaklah memastikan bahawa terdapat sistem yang
akan mengesan siapa yang mengambil barang tersebut. Kita boleh
mengesan fail dan barang yang tiada dalam simpanan. Sistem yang
diwujudkan juga membolehkan pekerja tersebut mengambil dan menyimpan
barang di tempat yang asal. Untuk menguji sistem penyimpanan yang efisien
dan efektif pasukan Audit Dalamam 5S perlu menguji dengan satu kaedah
yang dipanggil Ujian 30 saat.
Amalan 5S 8
Ujian 30 saat bermaksud ujian mengambil fail akan dibuat berdasarkan
sistem sedia ada yang digunapakai oleh organisasi dan bukannya sistem
orang lain mahupun di bahagian lain. Sebagai contoh, kebiasaannya untuk
mengambil fail, pekerja akan menggunakan Senarai Utama (Master List)
yang sedia ada dan akan merujuk kepada rekod, dan fail akan diambil. Ujian
akan dibuat untuk melihat masa yang diperuntukkan untuk mengambil
sesuatu fail atau rekod yang diperlukan. Ianya perlu diperolehi dalam masa
30 saat sahaja.
Amalan 5S 9
Pengasingan Tindakan diperlukan
SISIH
Amalan 5S 10
Kesan nyata pelaksanaan teknik SUSUN (seiton) adalah seperti Jadual 5
berikut:
KUANTITATIF KUALITATIF
Kawalan stok dan produk yang Suasana kerja lebih selesa
cekap Mendidik pekerja disiplin positif
Masa pencarian yang pantas Menjana idea kreatif di kalangan
Proses kerja lebih pantas pekerja
Mengelak kesilapan dan Moral tinggi pekerja
kesalahan Selamat di tempat kerja
Kadar kehilangan peralatan Mengamalkan FIFO (First In First
rendah Out)
SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat kerja atau peralatan
bersih daripada habuk atau debu yang boleh menjejaskan fungsi peralatan,
kualiti produk dan kesihatan. SAPU bermaksud membersihkan tempat kerja
dengan rapi supaya tiada habuk dan kotoran di lantai, meja, tingkap, pintu,
dinding, mesin dan peralatan. SAPU juga memberi penekanan kepada
penjagaan kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa dan
selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan perkhidmatan. Pembersihan atau
SAPU perlu dilakukan setiap hari bagi memastikan ruang kerja sentiasa
kemas dan bersih
Amalan 5S 11
gambar, label, gambar seorang ahli kumpulan atau unit yang
dipertanggungjawabkan itu. Orang yang ditugaskan bagi menjaga satu-satu
kawasan mestilah boleh dihubungi dengan mudah.
Amalan 5S 13
3.4 SERAGAM SEIKETSU
Amalan 5S 14
terang sebagai salah satu cara berkomunikasi antara organisasi
dengan pelanggannya.
iv) Mewujudkan carta alir bagi menunjukkan bermulanya proses atau
perkhidmatan. Ini merupakan satu kaedah yang boleh digunakan
untuk mengukur masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikan
sesuatu tugas. Ianya lebih ringkas dengan penggunaan simbol-simbol
yang tertentu dan arahan-arahan yang ringkas. Carta alir ini juga
berguna untuk pekerja yang baru serta bagi memudahkan pelanggan
memahami proses yang perlu mereka lalui.
Amalan 5S 15
Rakamkan gambar bagi aktiviti kumpulan serta masalah
sebelum dan kaedah selepas aktiviti 5S dijalankan
Berikan data-data kualitatif
4) Wiring Management
i) Dilarang meletak cable, extension plug dan wayar di atas lantai
Amalan 5S 16
ii) Wayar diikat dan dibalut dengan Cable Tie
iii) Kepala Plug ditanda dengan colour
coding sticker dan juga pada barangan
elektrik yang berkenaan
6) Keselamatan
i) Adakan tanda AMARAN/AWAS di tempat kawasan berisiko
7) Peralatan
i) Adakan pemilik (ownership)
ii) Adakan jadual penyelengaraan (jika berkaitan)
iii) Adakan Jadual Pembersihan (Cleaning Roster)
iv) Adakan Nombor Peralatan jika bilangan peralatan yang sama
lebih dari satu unit di dalam kawasan zon yang sama
v) Wujudkan cara-cara menggunakan dan pamerkan
SOP/WI/User Guide (jika perlu)
8) Setiap Zon
i) Semua suis lampu/kipas menggunakan label Colour Coding
Setiap bilik hendaklah diletakkan gambar, nama, kumpulan dan
nombor telefon pemilik tempat tersebut
ii) Syarat-syarat pengguna hendaklah dipamerkan (jika
berkenaan)
iii) Pelan Lantai/Peta Bilik hendaklah dipamerkan seelok-eloknya
di pintu masuk
Amalan 5S 17
9) Sudut 5S
Sudut-sudut yang disediakan hendaklah mempunyai tajuk dan
ruangan bagi setiap perkara. Maklumat-maklumat yang hendak
dipamerkan seperti berikut:
i) Objektif 5S, Polisi 5S dan matlamat yang ditandatangani serta
bertarikh
ii) Peta Zon / Pelan Lantai serta ownership
iii) Gambar-gambar ahli dan carta organisasi
iv) Gantt chart-aktiviti kumpulan
v) Buletin
vi) Jadual Audit dan Keputusan Audit (Bar Chart)
vii) Gambar aktiviti 5S Sebelum dan Selepas dengan maklumat
ringkas seperti masalah (Sebelum) dan kebaikan (Selepas)
serta nama dan tarikh
viii) Maklumat Terkini dari Fasilitator 5S
ix) Roster pembersihan
Amalan 5S 18
13) Peralatan Kebersihan
i) Adakan tempat yang sesuai untuk menyimpan alat-alat sepert
penyapu, penyodok sampah, mop dan berus
ii) Semua alat-alat ini hendaklah digantung
MENYUSUN
SISTEM MENGGUNAKAN
NOMBOR/ SERAGAM
SKEMA WARNA
RUJUKAN
MELABEL
Amalan 5S 19
Berikut adalah contoh gambar-gambar amalan penyeragaman SERAGAM
(Seiketsu):
PEJABAT
Amalan 5S 20
Fail yang disusun mengikut
Pastikan meja tidak dipenuhi gambar supaya boleh mengesan
dengan barang-barang. ketiadaan fail.
Amalan 5S 21
BILIK PENSYARAH
BILIK KULIAH
Amalan 5S 22
Adakan SOP. Nomborkan setiap Lekatkan nama pemilik untuk
PC untuk memudahkan kerja- semua bilik kuliah.
kerja pembaikan.
BENGKEL
Amalan 5S 23
STOR
Peralatan di Stor Pusat disusun Zon Unit Stor dilabel dengan jelas
dan dilabel dengan kemas dan dan kemas.
teratur.
Berikut adalah contoh kod warna bagi suis lampu dan pelbagai:
SUIS PENYAMAN
SUIS LAMPU TENGAH
UDARA
Amalan 5S 24
Rajah 7 : Contoh Kod Warna Bagi Suis Lampu
Berikut adalah contoh-contoh label bagi pelbagai tujuan:
NOTIS / MAKLUMAN
ROSAK!
Warna
latar biru
KEPADA SEMUA PENGGUNA YANG DIHORMATI,
MESIN PHOTOSTAT/ KOMPUTER/ PRINTER INI
MENGALAMI KEROSAKAN. PIHAK PENTADBIRAN
SEDANG DALAM USAHA MEMBAIKI KEROSAKAN
TERSEBUT. SEBARANG KESULITAN AMAT DIKESALI.
TERIMA KASIH.
Notis Makluman
Amalan 5S 25
1. MASUKKAN DOKUMEN YANG HENDAK DI PHOTOSTAT
EXT. NO.
NAMA
Amalan 5S 26
TUGASAN
HARI PENGISIAN PENYUSUNAN
PEMBERSIHAN
FAIL FAIL
ISNIN &
En. Abu En. Mutalib Kontraktor
SELASA
RABU &
Cik Mariam En. Abu Kontraktor
KHAMIS
JUMAAT En. Mutalib Cik Mariam Kontraktor
Apabila budaya kerja itu lebih efisien, kos perkhidmatan akan lebih rendah,
dan matlamat organisasi akan dapat dicapai. Organisasi akan terus
merancang matlamat sebenar untuk melaksanakan amalan ini seperti
merancang untuk mendapatkan Sijil 5S.
Amalan 5S 27
i) Mematuhi panduan dan piawai yang telah ditentukan oleh pengurusan
KDP supaya budaya kerja cemerlang itu dapat dipraktikkan.
ii) Mengadakan Audit Dalaman 5S di dalam organisasi. Audit ini adalah
salah satu elemen penting dalam menjayakan Amalan 5S. Ianya
dapat memantau piawai 5S yang sedia ada dan membuat
penambahbaikan. Melalui audit ini secara tidak langsung kita dapat
mengukur tahap amalan 5S.
iii) Menganjurkan pertandingan dalaman seperti pejabat dan persekitaran
tempat kerja terbaik, pekerja contoh dan sebagainya. Ini merupakan
satu cara untuk mendapatkan komitmen dan mengekalkan
tanggungjawab mengamalkan 5S.
iv) Menganjurkan lawatan ke organisasi contoh untuk melihat sendiri
kejayaan organisasi lain dalam melaksanakan 5S. Ini akan menyuntik
idea dan semangat untuk meneruskan aktiviti 5S ini.
v) Mewujudkan penghargaan dan galakan dalam sebarang aktiviti yang
boleh menarik minat pekerja. Walaupun sedikit dan kecil, namun bagi
sesetengah pekerja, ianya amatlah bernilai sebagai salah satu
motivasi dalam melaksanakan dan menghargai usaha mereka.
Amalan 5S 28
5.0 CARTA ALIR PELAKSANA 5S
AHLI
Pengarah
TINDAKAN:
Koordinator
Pengarah
Setiausaha
Ahli Jawatankuasa
(Ketua Jabatan/
Seksyen)
AHLI TINDAKAN:
Koordinator Koordinator
Setiausaha
Ketua Unit Audit
Ketua Unit TINDAKAN:
Promosi Unit Promosi
Ketua Unit Latihan Unit Latihan
AKTIVITI
LAWATAN
KURSUS
PERTANDINGAN
GOTONG-ROYONG
PELANCARAN HARI 5S
TINDAKAN:
Semua
Warga Kerja
AUDIT MPC
TINDAKAN:
Kumpulan Unit Audit
Audit
AUDIT DALAMAN
Amalan 5S 29
6.0 KUNCI KEJAYAAN AMALAN 5S
Sokongan dan
Komitmen
Pengurusan Atasan Wujudnya Struktur
Pengurusan
Amalan 5S
Pelan
Pelaksanaan
Amalan 5S
Wujudnya
KUNCI Komunikasi
KEJAYAAN Yang Berkesan
5S
Perkongsian
Amalan Terbaik
5S Latihan Amalan
5S kepada Warga
Kerja
Projek Perintis
Amalan 5S
7.0 PENUTUP
Konsep Amalan 5S mudah difahami oleh setiap anggota serta tidak melibatkan kos
yang banyak dan memberi manfaat kepada penambahbaikan menyeluruh
organisasi di mana setiap orang dapat menyumbang dan ianya juga adalah satu
proses yang dinamik. Amalan ini boleh dilaksanakan di semua organisasi.
Amalan 5S dapat memupuk semangat kerja berpasukan, disiplin diri dan menjadi
pencetus serta penggalak kepada usaha kreatif dan inovasi serta dapat
meningkatkan rasa tanggungjawab dan sayang dikalangan anggota organisasi.
organisasi.
Amalan 5S 30
Amalan 5S dapat mewujudkan persekitaran kerja yang produktif, bersih dan
selamat. Komitmen yang berterusan daripada pihak pengurusan serta penglibatan
semua warga menjadi tunjang kepada kejayaan pelaksanaan Amalan 5S. Amalan
5S perlu dilaksanakan secara berterusan untuk mengekalkan prestasi penyampaian
perkhidmatan organisasi yang cemerlang.
Amalan 5S 31
RUJUKAN
1. 5S Guidebook
Step-by-step Implementation, National Productivity Implementation, 2006, daripada
http://.npc.org.my
Amalan 5S 32
Lampiran
Bahagian Pentadbiran
Jumlah Markah
Markah Penuh 85
MARKAH
KATEGORI NO. PERKARA DIAUDIT CATATAN
5 4 3 2 1
1. Tidak berdebu dan kemas
Tiada sampah-sarap di sudut atau di bawah
2.
Lantai peralatan perabot
3. Tiada berlubang/pecah/terkoyak dsb
4. Ada tempat buang sampah yang khas
5. Kemas dan tersusun dengan rapi
Cara menyusun boleh mewujudkan suasana
6.
Susun Atur yang selesa dan mempunyai sistem yang baik
Peralatan Teknik susunan juga boleh memendekkan
7. masa memproses sesuatu kerja dilaksanakan
dan mewujudkan suasana yang mesra
8. Berkeadaan baik dan sentiasa boleh digunakan
9. Tidak berdebu, bersih dan kemas
Alatulis kelihatan tidak berselerak di atas meja
10.
atau dalam rak simpanan
Peralatan 11. Tidak terdapat peralatan rosak
Menggunakan tanda/label bagi bahan yang
12.
tersimpan dalam perabot
Disusun dengan teratur dengan menggunakan
13.
tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi
Disusun dengan teratur dengan menggunakan
14.
tanda/label/abjad supaya mudah diperolehi
Susunan
Terdapat notis board/papan putih yang
Fail 15.
digunakan dengan baik
16. Fail-fail lama, disusun mengikut system
Suis lampu/
Disusun dengan teratur dengan menggunakan
kipas/
17. tanda/label/abjad/warna supaya mudah
kepala
digunakan
soket
Amalan 5S 33