SENARAI SEMAK PELAKSANAAN PROJEK KIK

SEMAKAN
BIL. PERKARA
SIAP () BELUM (X) CATATAN
PENUBUHAN / PEMBENTUKAN KUMPULAN KIK

Pelantikan Kumpulan KIK:
1. i. Surat / memo lantikan kumpulan dari Ketua Jabatan /
Pihak Pengurusan

Bentuk / wujudkan identiti pengenalan kumpulan:

i. Nama Kumpulan KIK

ii. Logo Kumpulan dan penerangan
iii. Moto, Nilai dan etika kumpulan, Visi, Misi

iv. Carta Organisasi Kumpulan
v. Pencapaian kumpulan (pengiktirafan kumpulan dalam
pertandingan-pertandingan/ program-program yang X
pernah disertai)
2.
*Bagi tujuan dokumentasi laporan projek, masukkan
maklumat berikut:

i. Pengenalan / Sejarah Organisasi

ii. Misi, Visi, Objektif, Piagam Pelanggan, Dasar Kualiti
organisasi, pelan lokasi dan gambar2 bangunan lama
dan baru (jika ada)
iii. Perkhidmatan-perkhidmatan utama organisasi

iv. Pelanggan organisasi

Jadual agihan tugas dan peranan kumpulan. Antaranya:

i. Fasilitator
ii. Ketua
iii. Setiausaha
3. iv. Pereka Grafik (carta bar dll)
v. Pakar ICT
vi. Sistem Developer (jika ada)
vii. Tanggungjawab setiap ahli Kumpulan KIK
viii. Lain-lain tugas dan tanggungjawab yang difikirkan
perlu.

Pengendalian Kumpulan:

i. Medium perhubungan/perjumpaan (cth: mesyuarat/

sesi perbincangan/ emel/ telefon dsbg nyatakan
tarikh, masa, kekerapan mesyuarat/perjumpaan).
4.
Tempoh masa perbincangan tidak lebih dari 1 jam;

ii. Surat/ memo kepada Ketua Jabatan/Penyelia/ Ketua

Bahagian setiap ahli untuk mendapatklan pelepasan
dari tugas rasmi bagi tujuan perbincangan ahli.
PERANCANGAN (PLAN)
SEMAKAN
BIL. PERKARA
SIAP () BELUM (X) CATATAN

Menyediakan carta gantt / jadual perbatuan perancangan

5.
projek dari mula hingga akhir

Mengenalpasti Projek:

i. Menetapkan objektif projek samada:

Projek Baru
Projek Penambahbaikan
Projek Penyelesaian Masalah

ii. Mendapatkan senarai/ idea projek yang mungkin

berlaku dalam organisasi melalui:
6.
Penggunaan Teknik Percambahan Fikiran
(Brainstorming)
Aduan Pelanggan (Pelanggan Dalaman /
Luaran)
Soal selidik atau temubual dalam kalangan
ahli organisasi
Cadangan pihak pengurusan organisasi
Laporan audit
Laporan media massa

Pemilihan Projek menggunakan mana-mana atau gabungan

teknik-teknik berikut:

i. Undian Ahli
ii. Analisis Matrik / Faedah
7.
iii. Soal Selidik
iv. Analisis SMART
v. Arahan Pengurusan

*Sertakan data-data sokongan.

 SEMAKAN
BIL. PERKARA
SIAP () BELUM (X) CATATAN
Analisis Projek:
i. Definisi Tajuk Projek
ii. Teknik 5W1H

Menggunakan mana-mana atau gabungan teknik-teknik

berikut:

i. Analisa Situasi
ii. Analisa Proses Aliran Kerja
iii. Analisa Sebab & Akibat (Ishikawa)
iv. Rajah Hubungkait
v. Verifikasi Punca Masalah
vi. Percambahan Fikiran
vii. Peta Minda / Rajah Semut / Rajah Ketam dsbg.
viii. Rajah Pokok
8. ix. Rajah Afiniti

Menyatakan perkara-perkara berikut:

i. Kepentingan / rasional pemilihan tajuk projek

ii. Hubungkait projek dengan misi, visi, objektif, imej
organisasi / bahagian
iii. Kesan-kesan negatif jika projek yang dipilih tidak
dilaksanakan / masalah tidak diatasi
iv. Kesan-kesan positif jika projek berjaya / masalah
dapat diatasi

*Dapatkan kelulusan pihak pengurusan mengenai tajuk

projek sebelum meneruskan projek. Hantar surat / memo
permohonan kelulusan tajuk projek dan pastikan ada surat /
memo kelulusan tajuk projek.
Pengumpulan Data Awal:

i. Gunakan Teknik 5W1H

ii. Tetapkan jenis data yang dikumpul
iii. Menetapkan teknik pengumpulan data seperti:
Soal selidik
Temuduga/ Temubual. Perbincangan
Pemerhatian
Semakan Analisis Laporan/ Rekod/ Dokumen
Pemeriksaan Berjadual / Mengejut
Pemerhatian situasi

iv. Tetapkan tempoh masa

9.
v. Jadual pengagihan tugas ahli untuk tujuan pengutipan
data
vi. Persembahkan data dalam bentuk yang mudah
difahami menggunakan mana-mana atau gabungan
teknik berikut:
Jadual Frekuensi / Kekerapan
Analisis Pareto
Rajah Histogram
Rajah Taburan Kekerapan
Carta Bar
Carta Pai
Carta Turus
Carta Kawalan
 SEMAKAN
BIL. PERKARA
SIAP () BELUM (X) CATATAN

Penetapan Objektif / Sasaran Projek menggunakan asas-

asas seperti berikut:
i. Prinsip Pareto (80/20)
ii. Objektif Organisasi
iii. Piagam Pelanggan
10.
iv. KPI
v. Arahan Pihak Pengurusan
vi. Amalan Terbaik (benchmark) Bahagian / Agensi lain
vii. Kemampuan yang boleh diselesaikan oleh kumpulan
(Kena disertakan dengan justifikasi)
Cadangan Penyelesaian / Penambahbaikan:
i. Menggunakan mana-mana atau gabungan beberapa
teknik berikut:
Analisis Pro dan Kontra
Percambahan Fikiran (Brainstorming)
Analisis SWOT
Analisis Force Field
Analisis Rajah Pokok
11.
Analisis SMART
Analisis Matriks/ Faedah
Business Process Reengineering (BPR)
Business Process Improvement (BPI)
Why Not?
Hubungan Paksaan
Peta Minda
Strategi Lautan Biru (Blue Ocean Strategy)
PELAKSANAAN (DO)

Persembahan Awam Pengurusan

i. Surat / memo permohonan mengadakan
Persembahan awal projek kepada pihak pengurusan
ii. Surat / memo kelulusan mengadakan Persembahan
awal projek kepada pihak pengurusan
iii. Tetapkan tarikh bila
12. iv. Tetapkan tempat, masa dan keperluan teknikal untuk
tujuan persembahan
v. Lantik jurucakap dan persembahkan projek
(pengenalan sehingga cadangan penambahbaikan)
vi. Dapatkan komen / cadangan pihak pengurusan untuk
penambahbaikan cadangan penyelesaian sebelum uji
cuba projek dimulakan.

Pelaksanaan Uji Cuba:

i. Dapatkan kelulusan pihak pengurusan untuk
menjalankan uji cuba
ii. Tetapkan masa, tempat dan keperluan peralatan
13. untuk tujuan ujicuba
iii. Maklumkan kepada semua ahli organisasi /
bahagian yang terlibat dalam proses ujicuba
iv. Sediakan jadual agihan tugasan ahli kumpulan untuk
pelaksanaan uji cuba
 SEMAKAN
BIL. PERKARA
SIAP () BELUM (X) CATATAN

Pengumpulan Data (selepas uji cuba):

i. Melaksanakan proses yang sama dengan kutipan
data awal (sebelum uji cuba dilaksanakan)
ii. Jenis data yang dikutip hendaklah salam dengan data
14.
awal
iii. Tempoh masa pengutipan data hendaklah sama
dengan tempoh masa kutipan data sebelum uji cuba
untuk tujuan perbandingan hasil projek
PENILAIAN (CHECK)
Penilaian & Pencapaian Hasil Projek:
i. Menilai impak / hasil projek selepas cadangan
alternatif penyelesaian / uji cuba berjaya dilaksanakan
ii. Dapatkan data-data perbandingan seperti berikut:
Tempoh masa (minit, jam dsbg)
Kos tenaga kerja
Kos pembelian peralatan
Penjimatan masa
Penjimatan Kos utiliti (elektrik, air dan
telefon)
Penjimatan kos lebih masa
Kekerapan aduan pelanggan
Analisis laporan penilaian / audit
15.
Lain-lain data mengikut kesesuaian projek

iii.
Persembahkan dalam cara yang mudah difahami
sama ada menggunakan mana-mana atau gabungan
beberapa data perbandingan (sebelum dan selepas
projek dilaksanakan seperti berikut:
Jadual kekerapan
Rajah Pareto
Rajah Histogram
Rajah Taburan Kekerapan
Carta Bar
Carta Pai
Carta Turus
TINDAKAN (ACTION)

Persembahan Akhir Pengurusan:

i. Melaksanakan proses yang sama dengan
Persembahan Awal Pengurusan
16. ii. Membentangkan laporan @ flow keseluruhan
pelaksanaan projek dari mula hingga akhir (projek
berjaya dilaksanakan) dan menyatakan impak
positif/ faedah yang diperolehi oleh organisasi

Tindakan Pemantauan / Penambahbaikan:

i. Hand-Over projek kepada bahagian/unit yang
berkaitan
17.
ii. Memberi taklimat pelaksanaan projek kepada
bahagian/unit yang terlibat bagi memastikan
kelangsungan projek
 SEMAKAN
BIL. PERKARA
SIAP () BELUM (X) CATATAN

Tindakan Penyeragaman:
i. Menyeragamkan proses kerja baru / SOP
keseluruhan organisasi
ii. Makluman seluruh ahli organisasi
iii. Pindaan ke atas Fail Meja, Prosedur Kualiti ISO,
18.
Proses Kerja dsbg.
iv. Buat Roadshow penyeragaman jabatan secara
keseluruhan
v. Patent Right SIRIM
vi. Kemaskini Piagam Pelanggan/ KPI jabatan

Dokumentasi Projek:
i. Memastikan semua detail / maklumat terperinci
projek didokumentasikan
19.
ii. Semua bukti-bukti / fakta-fakta/ gambar-gambar /
dokumen/ laporan dsbg disertakan di lampiran buku
projek.