Na osnovu lana 18.

Uredbe o kancelarijskom poslovanju organa uprave i

slubi za upravu Federacije Bosne i Hercegovine (Slubene novine Federacije
BiH, broj 20/98 ), federalni ministar pravde donosi

UPUTSTVO

O NAINU VRENJA KANCELARIJSKOG POSLOVANJA U

ORGANIMA UPRAVE I SLUBAMA

ZA UPRAVU U FEDERACIJI BOSNE I HERCEGOVINE

I OPA ODREDBA

1. Ovim uputstvom, u skladu sa Uredbom o kancelarijskom poslovanju

organa uprave i slubi za upravu u Federaciji Bosne i Hercegovine ( u daljem
tekstu: Uredba o kancelarijskom poslovanju ), ureuju se klasifikacione oznake
predmeta i akata; primanje, otvaranje, pregledanje i rasporeivanje pote,
odnosno akata; zavoenje akata; zdruivanje akata; dostavljanje predmeta i akata
u rad; rad slubenika ovlatenih za rjeavanje predmeta akata; razvoenje
predmeta i akata; rokovnik predmeta;otpremanje pote i stavljanje predmeta i
akata u arhivu ( arhiviranje) i uvanje predmeta u federalnim organima uprave i
federalnim ustanovama, kao i u kantonalnim upanijskim organima uprave i
ustanovama, i u gradskim i opinskim slubama za upravu ( u daljem tekstu:
organi uprave i slube za upravu ), ako propisom kantona upanije nije drugaije
odreeno.

II KLASIFIKACIONE OZNAKE PREDMETA I AKATA

2. Voenje evidencije svih predmeta i akata u kancelarijskom poslovanju

iz nadlenosti organa uprave i slubi za upravu, obavlja se putem upisnika,
odnosno djelovodnika iz lana 5. stav 2. Uredbe o kancelarijskom poslovanju.
Voenje te evidencije obavlja se prema jedinstvenim klasifikacionim oznakama
koje su razraene po materiji i svrstane u odgovarajue grupe, obiljeene
dvocifrenim brojevima od 01 do 49 ( u daljem tekstu: klasifikacione oznake ), i to
na nain kako slijedi:
01 Ustavni predmeti

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izradu
ili promjenu Ustava Federacije, odnosno ustava kantona upanija i amandmana
na te ustave, ustavne sporove, izradu i donoenje, odnosno promjenu statuta
grada, odnosno statuta opine i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi
s pitanjima iz ove grupe.

02 Zakoni, drugi propisi i opi akti

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na izradu
prednacrta, nacrta i prijedloga zakona i njihovo donoenje, kao i izmjene i
dopune zakona, donoenje ukaza o proglaenju zakona, izradu i donoenje
podzakonskih propisa,autentino tumaenje zakona i drugih propisa i opih
akata, objavljivanje zakona i drugih propisa u slubenim glasilima i druge
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

03 Obrana odbrana

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

odbrambene pripreme, oruane snage Federacije ( organizaciju, rukovoenje i
zapovjedanje, popunu, upotrebu, materijalno osiguranje, zastave i oznake i dr. ),
odbrambene postupke, obuavanje i osposobljavanje za odbranu, vojnu obavezu,
veze, osmatranje i obavjetavanje, vojnu proizvodnju, promet, rezerve i kontrolu
naoruanja i vojne opreme, finansiranje odbrane, vojno kolstvo, inspekcijske
poslove, informacije, izvjetaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

04 - Unutarnji Unutranji poslovi

U ovu grupu apadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na javni
red i mir, kriminalitet, malodobniku delikvenciju, suzbijanje kriminaliteta,
oruje, municiju i eksploziv, upotrebu vatrenog oruja i drugih sredstava
prinude u obavljanju slubene dunosti, sigurnost i kontrola predmeta, vozake
dozvole, boravak i kretanje stranaca, voenje evidencija i izdavanje uvjerenja i
druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.
05 Javna uprava i javne slube

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koje se odnose na

organizaciju i rad organa uprave i upravnih ustanova, slubi za upravu grada i
opina, javne ustanove, fondacije i zaklade, zastave, grb, himnu, politike
stranke, referendume, organizaciju i provoenje izbora, odlikovanja i druga
priznanja, udruenja graana, odvjetnitvo, javno biljenitvo, azil, kancelarijsko
poslovanje, peate, tembilje i igove, ovjeravanje potpisa, rukopisa i prijepisa,
ovjeravanje poslovnih knjiga, obavljanje upravnih poslova, lokalne samouprave i
drugih strunih poslova, upravni nadzor, javne i vjerske skupove, informacije,
izvjetaje, analize, i druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su
u vezi s pitanjima iz ove grupe.

06 Organizacija i rad sudova

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koje se odnose na

organizaciju i rad sudova, sudsko poslovanje, pravosudni ispit, analize,
izvjetaje, informacije i druge materijale iz ove oblasti i druge predmete i akte
koje se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

07 Organizacija i rad tuilatva

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koje se odnose na

organizaciju i rad tuilatva,djelatnost, instrukcije, objanjenja, miljenja,analize,
izvjetaje, informacije i druge materijale iz ove oblasti i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

08 Organizacija i rad pravobranilatva

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

organizaciju i rad pravobranilatava, djelatnost, objanjenja, miljenja, analize,
izvjetaje, informacije i druge materijale iz ove oblasti, zastupanje pred
nadlenim organima i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.

09 Organizacija i rad tijela za prekraje

 U ovu vrstu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na
organizaciju i rad tijela za prekraje, djelatnost, objanjenja, miljenja, analize,
izvjetaje, informacije i druge materijale iz ove oblasti i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

10 Organizacija i rad ombudsmena

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

organizaciju i rad ombudsmena , njihove propise, pokretanje postupka,
prikupljanje informacija, dokumenata, spisa i druge dokumentacije, izvjetaje,
informacije, analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili
su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

11 Sudski predmeti

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

krivine, parnine, obiteljske, vanparnine, izvrne i zemljino-knjine predmete,
usvojenje, upravne sporove i arbitrane predmete, sudske registre, sudske
vjetake i tumae, sudije porotnike, amnestiju i pomilovanje, uvjetni otpust,
pravnu pomo, ekstradiciju i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.

12 Izvrenje krivinih i prekrajnih sankcija

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

izvrenje kazni, mjera sigurnosti, odgojnih mjera, organizaciju i rad ustanova za
izvrenje krivinih i prekrajnih sankcija, inspekcijski nadzor nad izvrenjem
kazni i odgojnih mjera, i nad radom ustanova za izvrenje kaznenih i prekrajnih
sankcija, informacije, izvjetaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

13 Graanska stanja i evidencije

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

roenje, osobna imena, sklapanje braka, smrt, matine knjige o tim podacima,
dravljanstvo, putne isprave, vize, osobne karte, prebivalite i boravite, registar
stanovnika, popis stanovnitva, birake spiskove, izdavanje uvjerenja i izvoda iz
evidencija i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove
grupe.

14 Financije Finansije

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

proraune, finasijske planove i fondove, zavrne raune i bilance, izvrenje
prorauna, upravljanje imovinom, poslovna sredstva, prihod, trokove
poslovanja, dohodak, plae, naknade, nagrade, fondove, kredite, kamate,
osiguranje, devizno poslovanje, kreditne odnose s inostranstvom, finansiranje
organa vlasti I drugih institucija, finansiranje drutvenih djelatnosti i drugih
institucija, nadzor nad finansijskim, deviznim i drugim poslovanjem, osnivanje i
rad banaka i drugih finansijskih organizacija, tijela za platni promet,
osiguravajua drutva, inspecijski nadzor , informacije, izvjetaje i druge
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

15 Porezi, doprinosi, takse i lutrije

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na sve
vrste poreza i doprinosa i druge dabine, naplatu i povraaj poreza i doprinosa,
porezno knjigovodstvo, porezna i druga uvjerenja, sve vrste taksi, lutrije i druge
igre na sreu, inspekcijski nadzor, informacije, izvjetaje i druge materijale i
druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

16 Carine

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

utvrivanje stopa, naplatu carina, oslobaanje od carina, carinska uvjerenja,
inspekcijski nadzor, informacije, izvjetaje i druge materijale i predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe

17 Energija

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

energiju, (struju, zemni gas, naftu i naftne derivate, i dr ) projektiranje i izgradnju
investicijskih i drugih objekata iz oblasti energije, inspekcijski nadzor, elaborate,
informacije, izvjetaje i i druge materijale i predmete i akte koji se odnose ili su u
vezi s pitanjima iz ove grupe

18 Rudarstvo i industrija

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

rudarstvo (rudno bogatstvo, mineralne sirovine, eksploatacija pijeska, ljunka, i
kamena, geoloka istraivanja i dr. ), industriju (metalurgija, proizvodnja i
prerada metala i nemetala, proizvodnja i prerada drveta, kemijska i ostala
preraivaka industrija i dr) , iskoritavanje prirodnjih bogatstava, projektovanje
i izgradnja investicijskih i drugih objekata iz oblasti rudarstva i industrije, prava
u vezi s industrijskom svojinom i tehnologijom, sustav organizacije u industriji,
inspekcijski nadzor, elaborate, informacije, izvjetaje i druge materijale i
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe

19 Preduzetnitvo i privatizacija

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta akata koji se odnose na

preduzetnitvo, privatizaciju( pripremu za privatizaciji preduzea i drugih
subjekata, programe privatizacije, poetni bilans za privatizaciju, postupak
revizije prethodno izvrene privatizacije i dr ), informacije, izvjetaje i druge
materijale i predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe

20 Trgovina

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

unutarnju i vanjsku trgovinu, vanjsko-trgovinski promet, zakljuivanje i
izvravanje meunarodnih ekonomskih sporazuma, rad privrednih
predstavnitava u inostranstvu, oblast cijena, inspekcijski nadzor i druge
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe

21 Zanatstvo

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

izdavanje odobrenja za vrenje zanatske djelatnosti, prestanak rada zanatskih
radnji, registar zanatskih radnji i druge predmete i akte koji se odnose ili su u
vezi s pitanjima iz ove grupe

22 Turizam i ugostiteljstvo

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

organizaciju i djelatnost turistikih gospodarstava , organizaciju preduzea u
oblasti turizma, turistika predstavnitva, biroe, agencije, i sl., boravine takse,
izdavanje odobrenja za vrenje ugostiteljske djelatnosti, predstanak rada
ugostiteljske djelatnosti, provjeru znanja za vrenje ugostiteljske djelatnosti i
druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

23 Prostorno ureenje i okoli

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

graevinarstvo, prostorno i urbanistiko planiranje, izgradnju investicionih i
drugih objekata, odobrenja za izgradnju, tehniki prijem, upotrebne dozvole, itd.,
komunalne djelatnosti (javno osvjetljenje, plin, vodovod, kanalizacija, odravanje
istoe, groblja, parkovi, i plae) , stambenu izgradnju, stambene odnose, otkup
stanova, poslovne zgrade i prostorije, zatitu ovjekove okoline, korienje
zemljita, inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi
s pitanjima iz ove grupe

24 Poljoprivreda

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

poljoprivredu, korienje poljoprivrednog zemljita, veterinarstvo, zdravstvenu
zatitu stoke, zatitu bilja, inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

25 Vodoprivreda

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

vodoprivredu, izdavanje vodoprivredne saglasnosti i vodoprivredne dozvole,
ribolov, reim voda, vaenje pijeska, ljunka i kamena s obala i korita rijeka,
inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjem
iz ove grupe.

26 umarstvo

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

umarstvo, koritenje uma i umskog zemljita, katastar uma, upravljanje
umama i umskim zemljitem, proizvodnju, promet i uporabu umskog bilja i
sjemena, lov, zdravstvenu zatitu divljai, inspekcijski nadzor i druge predmete
i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjem iz ove grupe.

27 Promet i komunikacije

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

cestovni, eljezniki, vazduni, rijeni, pomorski i jezerski promet, cjevovodni i
integralni transport, sigurnost prometa, PTT promet, radio i televiziju, kontrolu i
inspekcijski nadzor u oblastima prometa i komunikacija, meunarodnu suradnju
u oblasti prometa i komunikacija, informacije, izvjetaje, analize i druge
materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjem iz ove
grupe.

28 Programiranje razvoja i obnova

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

programiranje razvoja i obnove, analizu faktora i mogunosti privrednog
razvoja i obnove, izradu mjera razvoja i ekonomske politike, programiranje
koritenja, valorizaciju i zatitu privrednih resursa, izradu makroekonomskih
bilansi i izradu materijalnih bilanci, analizu u oblasti raspodjele, regionalni
razvoj i obnovu, saradnju sa institucijama koje se bave pitanjima razvoja i obnove
i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjem iz ove grupe.

29 Robne rezerve

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

nabavku, razmjetaj, zanavljanje, uvanje i koritenje robnih rezervi, provoenje
mjera radi intervencije na tritu, bilansiranje roba za potrebe rezervi i druge
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

30 Geodetski poslovi

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na primjer,
uspostavljanje i obnovu katastra nekretnina, katarsko komunalne ureaje,
kartografiranje teritorije, geodetsko kartografske poslove od znaaja za
odbranu, voenje tehnike arhive orginala planova i karata osnovnih geodetskih
radova i druge podatke dobivene vrenjem geodetskih radova, premjeravanje
zemljita za posebne potrebe ,inspekcijski nadzor nad poslovima premjera i
katastra nekretnina, katastra zemljita i katastra komunalnih ureaja,
obiljeavanje dravne granice i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi
s pitanjima iz ove grupe.

31 Imovinsko pravni poslovi

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

komasaciju, eksproprijaciju i arondaciju zemljita, vlasniko pravne i druge
stvarno pravne odnose na nekretninama, pravni reim dravne svojine na
nekretninama, evidenciju na nekretninama i pravima na nekretninama, promet
nekretnina, reprivatizaiju imovine, restituciju, informaije, izvjetaje, analize i
druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz
ove grupe.

32 Statistika

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na sve
vrste statistika, dravna, privredna i druga statistika istraivanja, prikupljanje,
obradu i publiciranje statistikih podataka, utvrivanje jedinstvene metodologije
statistikih istraivanja, jedinstvene statistike standarde, razvijanje statistikog
informacionog sistema, uvoenje i voenje administrativnih i statistikih
registara, evidencije propisane zakonom, razmjenjivanje statistikih podataka s
drugim dravama i meunarodnim organizacijama, informacije, izvjetaje,
analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.
33 Meteorologija , hidrologija i seizmologija

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta I akata koji se odnose na

meteoroloku, hidroloku, sinoptiko prognostiku, agrometeorloku i
seizmoloku djelatnost, istraivanje atmosfere, vodenih resursa, kvaliteta ivotne
sredine i seizmolokih procesa i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi
s pitanjem iz ove grupe.

34 Rad i radni odnosi

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na ope
akte iz radnog odnosa, zasnivanje radnog odnosa, ugovore o radu, pripravnike,
ostvarivanje i zatitu prava iz radnog odnosa, zatitu zaposlenika, disciplinsku i
materijalnu odgovornost, radni sta i radne knjiice, prestanak radnog odnosa,
prestanak ugovora o radu, radno vrijeme, odmore, odsustva i bolovanja, struno
obrazovanje i usavravanje, strune ispite, zatitu na radu, kolektivne ugovore,
mirovno rjeavanje kolektivnih radnih sporova, trajk, inspekciju rada,
informacije, izvjetaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

35 Socijalna politika

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

socijalno osiguranje, organizaciju i rad tijela socijalne zatite, mirovinsko i
invalidsko osiguranje, djeiju zatitu,starateljstvo, zatitu starih i iznemoglih
osoba, socijalno osiguranje posebnih kategorija osiguranika, sve vrtse socijalne
pomoi, zatitu omladine, obitelji i odraslih, staranje o djeci ometenoj u
psihofizikom razvoju, djelatnost humanitarnih organizacija ( Crveni kri,
Crveni polumjesec i druge humanitarne organizacije ), informacije, izvjetaje,
analize i druge materijale, inspekcijski nadzor i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

36 Raseljene osobe i izbjeglice

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

prikupljanje i obradu podataka o raseljenim osobamai izbjeglicama, smjetaj
raseljenih osoba i izbjeglica, stvaranje uvjeta za njihov povratak u mjesta
stanovanja, prikupljanje i raspodijelu humanitarne pomoi i druge predmete i
akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

37 Zdravstvo

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

zdravstvene ustanove, zdravstvenu djelatnost, razvoj i unaprijeenje
zdravstvene zatite, zdravstveno osiguranje graana, preventivnu i kurativnu
zdravstvenu djelatnost, higijensko epidemioloku djelatnost, promet i uvoz
lijekova, otrova i opojnih droga, zatitu od jonizirajuih zraenja, koordiniranje
struno medicinskih nadzora nad radom zdravstvenih ustanova i zdravstvenih
djelatnika, davanje sanitarno preventivne saglasnosti za izgradnju objekta,
djelatnost apoteka, istraivaki rad u oblasti zdravstva, saradnju sa
meunarodnim zdravstvenim organizacijama, inspekcijski nadzor u sanitarnoj i
zdravstvenoj oblasti i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanima iz ove grupe.

38 Obrazovanje

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

predkolski odgoj, osnovne kole, srednje kole, strune, umjetnike i specijalne
kole, vie i visoke kole, fakultete i univerzitete, akademije, programe i planove
razvoja kolstva, nastavne planove i programe, udbenike itd., nostrifikaciju
diploma i svjedodbi, meunarodnu suradnju u oblasti obrazovanja, inspekcijski
nadzor i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove
grupe.

39 Nauka

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na nauno
istraivake projekte, planove, programe, analize i informacije iz svih oblasti
nauno istraivakog rada, meunarodnu i meuentitetsku saradnju u oblasti
nauno istraivakog rada, miljenja u vezi izmjena planova i programa nauno
istraivakog rada i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s
pitanjima iz ove grupe.
40 Kultura i sport

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

biblioteke, muzeje, galerije, izlobe, zatitu spomenika kulture, kazalite opere,
balete, horove, orkestre, folklorne ansamble, razne priredbe i kulturne
manifestacije ( sabori, festivali i sl. ), film, tisak, knjievnost, izdavaku
djelatnost, likovnu umjetnost, fiziku kulturu, sport, ah, informativnu
djelatnost, propagandu, meunarodnu saradnju i razmjenu oblasti kulture i
sporta, autorska djela, informacije, izvjetaje, analize i druge materijale i druge
predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

41 Boraka zatita i civilne rtve rata

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

socijano statusna pitanja vojnih invalida, obitelji poginulih boraca, ehidske
obitelji, nezaposlene borce, borce i sudionike drugih oslobodilakih pokreta,
zatituratnih i mirnodopskih vojnih invalida, zatitu lanova obitelji poginulih,
nestali i umrlih boraca, civilne rtve rata, isplate i usklaivanje mjesenih
novanih primanja, izgradnju, ureenje i odravanje spomen obiljeja, grobalja
boraca i nevinih rtava rata, upravnih i finansijski nadzor nad izvravanjem
propisa iz oblasti borako invalidske zatite i civilnih rtava rata, informacije,
izvjetaje, analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su
u vezi s pitanjima iz ove grupe.

42 Standardizacija i mjeriteljstvo

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

standarde, tehnike normative kvaliteta, unifikaciju i tipizaciju proizvoda, roba i
usluga, ateste, sustav mjernih jedinica i kontrolu mjera i plemenitih kovina,
informacije, izvjetaje analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

43 Patenti

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na zatitu
pronalazaka, tehnika unapreenja, igove, oznake porijekla proizvoda, uzoraka
i modela i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove
grupe.
44 Civilna zatita, zatita od poara i elementarne nepogode

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

organizaciju, obuku, opremanje i upotrebu tabova, jedinica i povjerenika civilne
zatite, elementarne nepogode, mjere zatite spasavanja, zatitu od poara,
planove i druge akte za zatitu od elementarnih nepogoda i poara, pronalaenje
i unitavanje neeksplodiranih ubojnih sredstava ( mina i dr. ), informacije,
izvjetaje , analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su
u vezi s pitanjima iz ove grupe.

45 Meunarodni odnosi

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta I akata koji se odnose na izradu
i zakljuivanje meunarodnih sporazuma, ugovora i drugih akata, potpisivanje i
ratifikaciju sporazuma, meunarodnu suradnju, meunarodnu pravnu pomo,
reciprocitet ( materijalni i procesni ), tehniku i drugu meunarodnu pomo,
informacije, izvjetaje , analize i druge materijale i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

46 Vjerski predmeti

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na status i
djelatnost vjerskih zajednica i drugih vjerskih institucija i druge predmete i akte
koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

47 Privredne komore i zadruge

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

osnivanje i rad privrednih komora,njihove grupacije, sekcije, ascocijacije i sl.,
osnivanje i djelatnost zadruga, imovinu i njihovo poslovanje, oblike zadruenog
organiziranja i prestanak zadruga, informacije, izvjetaje, analize i druge
materijale i druge predmete i akte koji se odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove
grupe.
48 Arhivski poslovi

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se odnose na

evidentiranje, preuzimanje, sreivanje, obradu, zatitu i koritenje ukupne
arhivske grae ii registraturskog materijala, izradu metodskih naputaka,
standarda i normativa za arhivsku djelatnost, mjere osiguranja i zatite arhivske
grae, odabiranje arhivske grae iz registraturskog materijala, izdavanje
uvjerenja, potvrda i drugih isprava o injenicama i dokazima koji se nalaze u
arhivskoj grai i registraturskom materijalu i druge predmete i akte koji se
odnose ili su u vezi s pitanjima iz ove grupe.

49 Drugi predmeti i akti

U ovu grupu spadaju sve vrste predmeta i akata koji se ne mogu razvrstati
u neku od skupina predvienim pod brojem 01 do 48 take 2. ovog uputstva.

3. Razvrstavanje predmeta i akata na klasifikacione oznake vri se prema

sadrini materije koja se u predmetu ili aktu obrauje.

4. Ako se u nekom predmetu ili aktu obrauje materija koja se odnosi na

dvije ili vie klasifikacionih oznaka, razvrstavanje tog predmeta i akta vri se, po
pravilu, u onu klasifikacionu oznaku na iju se sadrinu odnosi preteni dio
pitanja, odnosno materije.

III PRIMANJE, OTVARANJE, PREGLEDANJE I RASPOREIVANJE POTE,

ODNOSNO AKATA

1. Primanje pote

5. Primanje pote obuhvata prijem akata, podnesaka, albi, dopisa,

novanih pisama, paketa, telegrama i dr. kod organa urgana uprave i slubi za
upravu, a vri se, po pravilu, na jednom odreenom mjestu u sastavu pisarnice
koja je organizirana prema lanu 9. Uredbe o kancelarijskom poslovanju.
 6. Slubenu potu koja se organu uprave, odnosno slubi za upravu
dostavlja potom ili je stranka neposredno preda, prima ovlateni slubenik
pisarnice.Pota se prima u toku cijelog radnog vremena.

Nain prijema slubene pote van radnog vremena i u dane kada se

ne radi, odreuje rukovodilac organa uprave odnosno slube za upravu, u
skladu sa specifinostima njihove djelatnosti, mjesnim prilikama i potrebama.

7. Slubenik koji prima potu neposredno od stranke ne smije odbiti

prijem ako je pota upuena organu uprave odnosno slubi za upravu, osim ako
je podnesak netaksiran ili nedovoljno taksiran, a podlijee plaanju takse. U
ovom sluaju slubenik koji prima potu duan je postupiti u skladu sa
odredbama take 14. ovog uputstva.

Ako akt ( podnesak ) prilikom neposredne predaje organu uprave

odnosno slubi za upravu sadri koji formalni nedostatak ( nije potpisan, nije
ovjeren peatom, nema priloga navedenh u tekstu , nema adrese stranke i sl.),
slubenik ovlaten za prijem pote ukazat e stranci na te nedostatke i objasnit e
joj kako da ih otkloni. Ako stranka i pored upozorenja zahtijeva da se akt (
podnesak ) primi, slubenik e ga primiti s tim to e na podnesku sainiti
slubenu zabiljeku o datom usmenom upozorenju.

U sluaju da organ uprave, odnosno sluba za upravu nije nadlean za

primanje akta ( podneska ) stranku treba na to upozoriti i uputiti je da se
obrati nadlenom organu.

Na ponovljeni zahtjev stranke da se njen akt ( podnesak ) primi, podnesak

se mora primiti, s tim da se saini zabiljeka na nain predvien u ustavu 2. ove
take.

8. Slubenik koji prima potu, duan je da stranku koja eli da preda

usmeno saoptenje na zapisnik uputi slubeniku ovlatenom za prijem takvog
saoptenja.

Ako organ uprave, odnosno sluba za upravu nije nadlena za prijem

usmenog saoptenja na zapisnik, stranka e se upozoriti na tu okolnost i uputiti
da takvo saoptenje preda za to nadlenom organu. Ako stranka i pored tog
ponovi svoj zahtjev, slubenik je duan njeno usmeno saoptenje primiti na
zapisnik, s tim to e postupiti na nain predvien u stavu 2. take 7. ovog
ustava.

9. Primanje pote od drugog organa uprave odnosno slube za upravu

ili pravne osobe, koju ovi dostavljaju putem dostavljaa ( kurira ), potvruje se
stavljanjem datuma i itkog potpisa u dostavnoj knjizi ili na dostavnici ili
povratnici ili na kopiji akta iji se orginal prima. Pored datuma i potpisa, stavlja
se jo i peat organa uprave, odnosno slube za upravu koja prima potu. Peat
se ne stavlja na dostavnoj knjizi.

U svim sluajevima kada je to propisima predvieno ili kada to odredi

rukovodilac organa uprave, odnosno slube za upravu, pored datuma, potpisa i
peata organa uprave odnosno slube za upravu, stavlja se i vrijeme prijema (
sat i minut ) slubene pote. Ovaj podatak treba evidentirati i na primljenom
aktu odnosno na njegovom kovertu, ako slubenik koji prima potu nije ovlaten
za otvaranje pote.

10. Primanje pote koja se organu uprave odnosno slubi za upravu

dostavlja preko potanske slube, kao i podizanje pote iz potanskog pregratka,
vri se po propisima kojima je ureen na nain rada preduzea potansko
telegrafsko telefonskog prometa.

Prilikom primanja, odnosno podizanja pote iz potanskog pregratka,

ovlateni slubenik pisarnice organa uprave odnosno slube za upravu ne smije
podii poiljku na kojoj je oznaena vrijednost ili je u pitanju preporuena
poiljka, ako utvrdi da je poiljka oteena. U takvom sluaju on e zahtijevati od
odgovornog slubenika pote, odnosno od nadlene jedinice potanske, da se
stanje i sadrina poiljke ( opseg i vrsta oteenja ) komisijski utvrdi i tek poslije
toga e sa zapisnikom o komisijskom nalazu preuzeti poiljku.

11. Poiljke primljene u vezi s licitaciom, natjeajima i slino, ne otvaraju

se, ve se samo na kovertu stavlja datum i vrijeme ( sat i minut) njihovog
prijema.

Ovlateni slubenik zaduen za poslove iz stava 1. ove take duan je

predhodno da upozori pisarnicu na poiljke koje se u smislu stava 1.ove take
oekuju i koje se ne smiju otvarati.

12. Ako je uz koverat ili akt priloena dostavnica, ovlateni slubenik

pisarnice duan je na dostavnici upisati datum prijema, potpisati dostavnicu i
staviti otisak peata organa uprave, odnosno slube za upravu i odmah je vratiti
osobi koja je dostavila akt, odnosno koverat.

2. Potvrda o prijemu podneska

 13. Ako stranka koja osobno predaje akt ( podnesak ) trai da se potvrda
o prijemu podneska, takva potvrda se mora izdati. Potvrdu potpisuje slubenik
koji je akt ( podnesak ) primio i stavlja otisak peata organa, odnosno slube.

Potvrda iz stava 1.ove take obavezno se mora izdati ako se radi o

prijemu podneska po kojem se rjeava u upravnom postupku i donosi i dostavlja
upravni akt ( rjeenje ili zakljuak ). U potvrdu o prijemu obavezno se upisuje
zakonski rok za rjeavanje ovog podneska. Potvrda o prijemu podneska izdaje se
na obrascu broj 1.

3. Postupak s aktima koji podlijeu taksiranju

14. Slubenik koji prima potu neposredno od stranke duan je da

naroito vodi rauna o tome koji akti i isprave podlijeu plaanju administrativne
takse, kolika je visina takse predviena za pojedine vrste akata, isprava ili radnji
u upravnom postupku i u kojim sluajevima postoji zakonska osnova za
oslobaanje od plaanja takse.

U pogledu netaksiranih ili nedovoljno taksiranih akata i njihovih

priloga, kao i u pogledu postupanja sa aktima i njihovim prilozima na kojima se
utvrde neispravnosti u taksiranju,lijepljenju ili

ponitavanju taksenih maraka, treba postupiti po vaeim propisima o taksama.

U ovim sluajevima slubenik koji prima potu od stranke treba da ukae stranci
na te nedostatke i da joj objasni kako e ih otkloniti.

15. Ako se prilikom pregledanja pote primljene preko potanske

slube utvrdi da podnesak nije taksiran, ili je nedovoljno taksiran, to e se
konstatirati kratkom slubenom zabiljekom na podnesku koja se upisuje pored
otiska prijemnog tambilja.

Ako je podnesak osloboen od plaanja takse, sainit e se zabiljeka na

nain propisan u stavu 1.ove take, uz navoenje odgovarajueg propisa kojim
je predvieno oslobaanje od plaanja takse.

4. Otvaranje i pregledanje pote

16. Ovlateni slubenik pisarnice duan je cjelokupnu primljenu potu

neotvorenu dostaviti rukovodiocu organa uprave, odnosno slube za upravu,
odnosno slubeniku ovlatenom za otvaranje i pregledanje pote.
 Otvaranje i pregledanje cjelokupne slubene pote (obina, povjerljiva,
Iistrogo povjerljiva, vrijednosne poiljke i dr) , organa uprave odnosno slube za
upravu vri, po pravilu rukovodilac tog organa, odnosno slube.

Rukovodilac iz stava 2.ove take moe ovlastiti odreenog slubenika za

vrenje tih poslova o emu donosi posebno rjeenje.

17. Poiljke koje se odnose na raspisane licitacije, natjeaje i sl. otvara

komisija formirana za te poslove, ako nije drugaije odreeno.

18. Hitnu poiljku primljenu van redovnog radnog vremena i u dane kad
se ne radi otvara deurni slubenik, ako u organu uprave odnosno slubi za
upravu postoji sluba deurstva, a povjerljivu i strogo povjerljivu potu deurni
slubenik moe otvoriti samo ako je za to posebno ovlaten.

19. Pota primljena na ime odreenog slubenika, zaposlenog u organu

uprave odnosno slubi za upravu, uruuje se neotvorena tom slubeniku. Ako taj
slubenik nakon otvaranja poiljke utvrdi da poiljka predstavlja slubeni akt
upuen organu uprave, odnosno slubi za upravu, duan je taj akt najkasnije u
roku od 24 sata po prijemu vratiti pisarnici radi evidentiranja.

20. Otvaranje pote vri se tako da se ne povrijede potanski igovi i

peeti ili druge oznake na omotu ( adresa poiljatelja, potanske naljepnice,
oznake pismena i dr.) kao i akti i prilozi koji se nalaze u koverti. Naroito treba
provjeriti da li se oznake i brojevi napisani koverti slau s oznakama i brojevima
primljenog akta. Ako neki od akata naznaenih na koverti nedostaje, ili su
primljeni prilozi bez propratnog akta i obrnuto, ili se ne vidi ko je poiljatelj, o
tome e se sainiti slubena zabiljeka koja e se priloiti koverti. Ovlateni
slubenik pisarnice je u ovakvim sluajevima duan da o tome, ukoliko za to
postoji mogunost, obavijesti poiljatelja.

Uz primljeni akt (podnesak) obavezno se prilae i koverat kad god datum

predaje poti moe biti od vanosti za raunanje rokova (rok za podnoenje
zahtjeva ili albe, rok za uestvovanje na natjeaju i sl. ) ili kad se iz podneska ne
moe utvrditi mjesto odakle je poslat ili ime podnositelja, a ovi su podaci
oznaeni na koverti.

Ako je u jednom kovertu prispjelo vie akata uz koje bi se trebalo priloiti

koverat, on e se priloiti uz jedan akt, s tim to e se na ostalim aktima upisati
uz koji akt je priloen koverat.

21. Prije otvaranja koverti koje se odnose na preporuene poiljke, kao i

omota paketa ili druge slubene pote koja je primljena oteena, a za koju
postoji sumnja da je neovlateno otvarana, treba u nazonosti jo dvojice
slubenika sainiti slubenu zabiljeku u kojoj e se konstatirati vrsta i opseg
oteenja i to u primljenim poiljkama nedostaje.

22. Ako se nakon otvaranja pote utvrdi da postoje odreeni nedostaci,

te nedostatke treba konstatovati kratkom zabiljekom na aktu koja se ispisuje
neposredno uz otisak prijemnog stambilja ( na primjer: ako aktu nedostaju
prilozi navedeni u aktu, upisuje se primljeno bez priloga , a ako aktu nedostaju
samo pojedini prilozi, onda se upisuje naziv tih priloga i sl. ).

Ako se u kovertu nae akt adresiran na neki drugi organ uprave ili
slubu za upravu, ili pravni ili fiziku osobu, na tom se aktu upisuje zabiljeka
pogreno dostavljen i na najpogodniji nain, kurirom ili putem pote dostavlja
onom kome je upuen. Ovakvi akti se ne zavode u knjige evidencije.

23. Ako se prilikom otvaranja pote utvrdi da je uz akt priloen novac ili
neka druga vrijednost, na primljenom aktu treba kratkom zabiljekom
konstatirati njihovu vrstu i iznos (na primjer : primljeno 5 KM , ili primljeno
potanskih maraka u vrijednosti od 3 KM . itd)

5. Odreivanje organizacionih jedinica, odnosno radnih mjesta kojima se

pota dostavlja u rad i rasporeivanje pote ( signiranje)

a) Rjeenje o odreivanju organizacionih jedinica, odnosno radnih mjesta

kojima se pota dostavlja u rad

24. Radi stvaranja uvjeta da se moe vriti rasporeivanje pote na

slubenike koji su nadleni za rad na predmetu odnosno aktu moraju se odrediti
organizacione jedinice, odnosno radna mjesta, ako ne postoje organizacione
jedinice, kojima e se pota dostaviti u rad. Te jedinice odnosna radna mjesta
odreuju se rjeenjem koje donosi rukovodilac organa uprava, odnosno slube
za upravu. Rjeenje sadri naziv organizacione jedinice odnosno nazive radnih
mjesta i njihove brojane oznake poev od 01 pa nadalje. Rjeenje se donosi na
poetku svake kalendarske godine, u toku godine mijenja se ako doe do
izmjena organizacionih jedinica ili radnih mjesta kojima se pota dostavlja u rad.

Organizacione jedinice, odnosno radna mjesta odreuju se prema

unutranjem ustrojstvu organa uprave odnosno slube za upravu koja je
utvrena pravilnikom o unutranjem ustrojstvu organa odnosno slube.

Organizacione jedinice, odnosno radna mjesta, ako nema

organizacionih jedinica, oznaavaju se arapskim brojevima na nain to se polazi
od radnog mjesta rukovodioca organa uprave, odnosno slube za upravu i
oznaava brojem 01, nakon toga upisuje se radno mjesto zamjenika rukovodioca
i oznaava sa brojem 02, ako postoji zamjenik, a nakon toga slijede brojane
oznake za organizacione jedinice redoslijedom kojim su utvrene pravilnikom o
unutranjem ustrojstvu organa uprave odnosno slube za upravu, a ako nema
organizacionih jedinica onda se prema tom pravilniku odreuju brojane oznake
za radna mjesta kojima e se pota dostavljati u rad.

a) Signiranje pote

25. Rasporeivanje, odnosno signiranje pote vri rukovodilac organa

uprave i slube za upravu odnosno slubenik ovlaten za otvaranje i pregledanje
pote. Signiranje pote podrazumijeva rasporeivanje akata, odnosno predmeta
na organizacione jedinice, odnosno na radna mjesta ako u organu uprave i slubi
za upravu ne postoje organizacione jedinice kojima se predmeti i akti trebaju
dostaviti u rad.

Signiranje pote vri se na nain to se svaki akti i predmet, poslije

otvaranja i pregledanja, na prvoj stranici akta, odnosno predmeta, u desnom
gornjem kutu upisuje broj organizacione jedinice, odnosno broj radnog mjesta
kojem e se pota dostaviti u rad ako ne postoji organizaciona jedinica, i datum
otvaranja i pregledanja pote (npr. 03/12.5/98)

Signiranje pote na organizacione jedinice, odnosno radna mjesta

vri se na osnovu rjeenja iz take 24. stav 1. ovog uputstva.

26. Kada se zavri signiranje pote, akti, odnosno predmeti predaju se

ovlatenom slubeniku pisarnice na dalji postupak.

IV ZAVOENJE AKATA

1. Nain i vrijeme zavoenja akata

27. Kada ovlateni slubenik pisarnice primi signiranu potu iz take

25. ovog uputstva pristupa njenom zavoenju u odgovarajue knjige evidencija
iz take 32. do 35. ovog uputstva. Zavoenje se vri istog dana i pod istim
datumom pod kojim su akti primljeni. Telegrame, akte s odreenim rokovima,
kao i druge hitne akte treba zavesti prije ostalih i odmah dostaviti u rad
nadlenom slubeniku.
 Ako se zbog velikog broja primljenih akata ili iz drugih opravdanih
razloga akti ne mogu zavesti istog dana kada su primljeni, zavest e se
najkasnije prvog narednog radnog dana, prije zavoenja nove pote i to pod
datumom kad su akti primljeni.

U knjige evidencija ne zavode se poiljke koje ne predstvaljaju

slubenu prepisku.

28. Ako se za odreene akte vode posebne evidencije, a ne evidencije

predviene ovim uputstvom, u tom sluaju podaci o tom aktu upisuju se u
posebnu evidenciju, u skladu sa propisom o toj evidenciji.

29. Zavoenje akata u odgovarajuu knjigu evidencije, vri se tako to se

prethodno mora odrediti broj klasifikacione oznake u koju grupu akt spada.
Odreivanje tog broja vri se prema skupinama predmeta i akata koje su
utvrene u taki 2. ovog uputstva i odgovarajui broj klasifikacione oznake
upisuje se na prvoj stranici akta.

Kod razvrstavanja slubene pote na posebne cjeline,naroitu panju

treba posvetiti odvajanju predmeta upravnog postupka, a posebno akata
poslovanja i ostalih slubenih akata o kojima se ne rjeava u upravnom
postupku.

Svojstvo predmeta upravnog postupka odreuje se prema tome hoe

li se postupak po tim predmetima okonati donoenjem upravnog akta (rjeenja
ili zakljuka ).

Ako se ne donosi upravni akt, onda predmet ima svojstvo akta

poslovanja, odnosno raspolaganja, bez obzira na to to su u postupku pri
njegovom rjeavanju preduzimane upravno-procesne i druge radnje ili izdavana
razna uvjerenja odnosno neke druge isprave (na primjer : pregled objekata u
postupku provoenja inspekcijskog nadzora, uviaj na licu mjesta, sasluanje
svjedoka, itd., ili potvrda o strunoj obuenosti, zapisnici o utvrivanju i procjeni
tete i sl. ).

Po zavrenom razvrstavanju predmeta i akata na klasifikacione

oznake pristupa se zavoenju akata u odgovarajuu knjigu evidencije. Ovo
zavoenje obuhvaa upisivanje podataka u rubrike predviene u knjizi
evidencije, a vri se prema uputstvima koji su dati uz knjige evidencija, odnosno
premaa nazivima pojedinih rubrika.

2. Prijemni tambilj
 30. Nakon to se izvri zavoenje akta u knjigu evidencije, pristupa se
stavljanju otiska prijemnog tambilja na akt.

Otisak prijemnog tambilja stavlja se, po pravilu, u gornjem desnom

kutu prve stanice akta, a ako tu nema dovoljno mjesta, onda se stavlja na drugo
pogodno mjesto prve stranice, vodei pri tome rauna da tekst akta ostane
potpuno itak i razumljiv. U sluaju da na prednjoj stranici akta nema dovoljno
mjesta, otisak prijemnog tambilja treba staviti u gornjem lijevom uglu poleine
akta. Ako su strane akta u cjelini popunjene tekstom, otisak prijemnog tambilja
stavlja se na komad istog papira (jedna polovina ili jedna etvrtina arka) i taj
papir se privruje uz akt.

Otisak prijemnog tambilja ne stavlja se na priloge dostavljene uz akt.

Ostale oznake na aktima (na primjer : veza brojeva i sl ) ispisuju se

pored otisaka prijemnog tambilja.

Prijemni tambilj izrauje se prema obrascu broj 2.

3. Upisivanje podataka u osnovne knjige evidencija

31. Evidencije o upravnim predmetima iz nadlenosti Federacije

jedinstvene su za cijelo podruje Federacije.

Upisivanje podataka u osnovne knjige evidencija predvienih za

kancelarijsko poslovanje vri se na nain utvren u odredbama ta. 32. do 36.
ovog uputstva.

a) Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka

32. Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka (UP_1) vodi se

na jedinstvenom obrascu vodoravnog formata 50x40 cm

U ovom upisniku akti se zavode po hronolokom redu predmeta

koji se oznaavaju rednim brojevima, a ostale rubrike upisnika popunjavaju se
na nain objanjen u uputi datoj u sastavu obrasca.

Upisnik se zakljuuje na kraju kalendarske godine (31. decembar)

slubenom zabiljekom napisanom ispod posljednjeg rednog broja. Ova
zabiljeka sadri : ukupan broj prvostepenih predmeta upravnog postupka koji
su zavedeni u toj godini, datum i potpis slubene osobe ovlatene za voenje
kancelarijskog poslovanja I otisak peeta organa uprave, odnosno slube za
upravu.

Upisnik prvostepenih predmeta upravnog postupka moe se

upotrebljavati za vie godina, s tim to za svaku godinu treba posebno zakljuiti
na nain predvien u odredbi stava 3. ove take.

Upisnik iz stava 1.ove take vodi se na obrascu broj 3.

b) Upisnik drugostepenih predmeta upravog postupka

33. Upisnik drugostepenih predmeta upravog postupka (UP_2) vodi

se na jedinstvenom obrascu vodoravnog formata 50x40 cm.

U ovom upisniku akti se zavode po hronolokom redu predmeta

koji se oznaavaju rednim brojevima, a ostale rubrike upisnika popunjavaju se
na nain propisan u stavu 2. take 32.ovog uputstva.

Upisnik se zakljuuje na kraju kalendarske godine (31. decembar)

na nain propisan u odredbi stava 3. take 32. ovog uputstva.

Upisnik drugostepenih predmeta upravnog postupka moe se

upotrebljavati i za vie godina, s tim to za svaku godinu treba posebno zakljuiti
na nain predvien u odredbi stava 3. ove take.

Upisnik iz stava 1. ove take vodi se na obrascu broj 4.

b) Djelovodnik predmeta i akata

34. Djelovodnik predmeta I akata vodi se na propisanom jedinstvenom

obrascu vodoravnog formata A-3

U ovom djelovodniku akti se zavode po hronolokom redu predmeta

koji se oznaavaju rednim brojevima, a ostale rubrike upisnika popunjavaju se
na nain objanjen u uputi datoj u sastavu ovog obrasca.
 Djelovodnik se zakljuuje na kraju kalendarske godine (31. decembar)
na nain propisan u odredbi stava 3. take 32. ovog uputstva.

Djelovodnik predmeta i akata zakljuuje na kraju kalendarske godine

(31. decembar) na nain propisan u odredbi stava 3. ove take.

Djelovodnik iz stava 1.ove take vodi se na obrascu broj 5.

d) Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu potu

35. Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu potu vodi se na

propisanom jedinstvenom obrascu vodoravnog formata A-4.

Djelovodnik za povjerljivu i strogo povjerljivu potu vodi se na isti

nain kao i djelovodnik predmeta I akata propisan u odredbi take 34. ovog
uputstva.

Djelovodnik iz stava 1. ove take vodi se na obrascu broj 6.

e) Arhivska knjiga

36. Arhivska knjiga vodi se na obrascu koji je utvren posebnim

propisom o arhivskoj knjizi, iz stava 4. lana 11. Uredbe o kancelarijskom
poslovanju

f) Punkt za unoenje podataka o evidencijama

37. U pisarnici moe postojati punkt s jednim ili vie povezanih

raunara s namjenskim programom uz pomo kojeg se podaci iz osnovnih knjiga
unose i pohranjuju u raumom uz pomo kojeg se podaci iz osnovnih knjiga
unose i pohranjuju u raunare.
4. Omoti za predmete I akte

38. Svaki ulazni (primljeni) odnosno vlastiti (izlazni) kojim se zasniva

novi predmet, nakon to se zavede u odgovarajuu knjigu evidencije iz ta.32. do
35. Ovog uputstva, ovlateni slubenik pisarnice ulae u omot za predmete i
akte. U isti omot ulau se akti i prilozi koji se odnose na isti predmet.

39. Omoti za predmete i akte su izraeni prema vrstama predmeta i

akata na jedinstvenom obrascu formata A-4 , u pet razliitih boja, i to:

-u omot bijele boje ulau se predmeti i akti koji su zavedeni u

djelovodnik predmeta i akata.

-u omot oznaen zelenom bojom ulau se prvostepeni predmeti

upravnog postupka po kojima se

upravni postupak pokree na zahtjev stranke.

-u omot oznaen plavom bojom ulau se prvostepeni predmeti

upravnog postupka po kojima se

upravni postupak pokree po slubenoj dunosti.

-u omot oznaen utom bojom ulau se drugostepeni predmeti

upravnog postupka

-u omot oznaen crvenom bojom ulau se predmeti I akti koji su

zavedeni u djelovodnik za

povjerljivu I strogo povjerljivu potu.

Omoti za predmet I akte iz alineja 2. do 5. ove take, uz lijevu ivicu

omota imaju odgovarajuu boju omota irine 2 cm.

Omoti iz take 39. ovog uputstva izrauju se prema obrascu broj 7.

40. Kada se predmet, odnosno akt uloi u odgovarajui omot iz

odredbe take 39. ovog uputstva, onda se na prvoj stranici omota u gornji lijevi
ugao stavlja otisak prijemnog tambilja i vri njegova popuna predviena
podacima, a kod oznake Predmet upisuje se naziv akta o kojem se radi.
 41. Kada se predmet, odnosno akt uloi u odgovarajui omot iz
odredbe take 39. ovog uputstva, onda se na prvoj unutranjoj stranici omota
vri poimenino upisivanje svih priloga koji se nalaze u omotu.

Evidencija iz stava 1. ove take ima obavezan karakter i ona, u stvari,

predstavlja hronoloki pregled cjelokupnog sadraja predmeta. U evidenciji se
poimenino po vremenskom redosljedu upisuju akti, slubene zabiljeke, albe i
drugi podnesci stranaka, dostavnice i svi ostali materijali koji se nalaze u
predmetu.

42. Naknadno primljeni akt koji se odnosi na predmet koji se ve nalazi

u organizacionoj jedinici odnosno kod slubenika u radu dostavlja se bez omota
i sa tim aktom postupa se u skladu sa odredbom stava 2. take 41. ovog
uputstva.

Slubenik koji primi akt iz stava 1. ove take duan je primljeni akt
odmah po prijemu uloiti u odgovarajui omot predmeta, a podatke o
primljenom aktu upisati na prvoj unutranjoj stranici omota predmeta.

V ZDRUIVANJE AKATA

43. Prije dostavljanja akata u rad organizacionoj jedinici , odnosno

slubeniku nadlenom za rad na tim predmetima i aktima mora se izvriti
zdruivanje akata s predmetom na koje se odnosi. To se ini tako da se svi akti i
prilozi koji se odnose na isti predmet stavljaju u omot predmeta na koji se
odnose.

Akte istog predmeta koji naknadno stignu treba uloiti u omot predmeta
na koji se dostavljeni akt odnosi. Ako se predmet, kome treba pridruiti novi
akt, nalazi u radu kod organizacione jedinice, odnosno slubenika, taj akt se
dostavlja toj organizacionoj jedinici odnosno slubeniku radi ulaganja u
odgovarajui omot predmeta s tim to ovlateni slubenik pisarnice treba na
primljenom aktu upisati datum prijema akta.

VI DOSTAVLJANJE PREDMETA I AKATA U RAD

1. Dostava predmeta I akata u rad

a) Interna dostavna knjiga
 44. Kada ovlateni slubenik pisarnice zavri zavoenje i zdruivanje
akata i predmeta, duan je te akte i predmete dostaviti u rad nadlenim
organizacionim jedinicama odnosno slubenicima zaduenim za prijem pote u
rad, kada nema organizacionih jedinica. Dostavljanje u rad vri se istog , a
najkasnije narednog dana po njihovom zavoenju i zdruivanju.

45. Dostavljanje predmeta i akata u rad vri se putem interne dostavne

knjige. Pravilo je da internu dostavnu knjigu ima svaka organizaciona jedinica,
odnosno radno mjesto kojima se pota dostavlja u rad.

Rukovodilac organa uprave odnosno slube za upravu na poetku

godine, rjeenjem iz odredbe take 24. stav 1. ovog uputstva odreuje za koje e
se organizacione jedinice, odnosno radna mjesta, ako ne postoje organizacione
jedinice, voditi interne dostavne knjige.

Interna dostavna knjiga vodi se na obrascu br. 8.

b) Knjiga za osobnu potu

46. Dostavljanje pote koja glasi na ime slubene na radu u organu

uprave, odnosno slubi za upravu vri se preko knjige za osobnu potu.

Knjiga za osobnu potu vodi se na obrascu broj 9.

c) Karton za slubena glasila i asopise

47. Slubena glasila, asopisi, literatura i druge publikacije dostavljaju

se nadlenim slubenicima preko kartona za slubena glasila i asopise.

Karton za slubena glasila I asopise vodi se na obrascu broj 10.

d) Dostava preporuenih poiljki

48. Preporuene poiljke, novana pisma i druga pota koja glasi na

ime, iji je prijem u pisarnici pismeno potvren, predaje se primatelju na nain
to on na potvrdi o prijemu poiljke stavlja svoj itak potpis i datum prijema, ako
je to potrebno.
2. Prijem I otprema rauna

a) Knjiga primljenih rauna

49. Prijem rauna i drugih finansijskih akata i dokumentacije, za koje

su predviene posebne evidencije zavode se u knjigu primljenih rauna i putem
iste knjige ti rauni se dostavljaju u rad organizacionoj jedinici odnosno
slubeniku nadlenom za finansijsko materijalno poslovanje u organu uprave
odnosno slubi za upravu.

Na primljene raune stavlja se otisak prijemnog tembilja.

Knjiga primljenih rauna vodi se na obrascu broj 11.

b) Knjiga za otpremu rauna

50. Otprema rauna i drugih finansijskih akata nadlenim organima i

slubama vri se putem knjige za otpremu rauna.

Knjiga za otpremu rauna vodi se na obrascu broj 12.

VII RAD SLUBENIKA OVLATENIH ZA RJEAVANJE PREDMETA I

AKATA

1. Prikupljanje podataka I obavjetavanje stranke

51. Ako je za rjeavanje nekog predmeta potrebno prikupiti odreene

dokaze ili podatke slubenik koji je ovlaten za rjeavanje predmeta , odnosno
akata, duan je da prikupljanje tih dokaza i podataka vri na nain da se
potrebni podaci dobiju u to kraem roku i sa to manje trokova i da se pri tome
izbjegne nepotrebno dopisivanje ili drugi kontakti.

Ako se radi o pribavljanju podatakaod organizacionih jedinica,

odnosno drugih slubenika istog organa uprave odnosno slubi za upravu, to se,
po pravilu, vri kratkim putem ( usmeno, telefonski ). O tome se sastavlja
slubena zabiljeka na posebnom papiru i isti stavlja u omot predmeta. Slubena
zabiljeka treba da sadri: opis dobijenih podataka, ime, prezime i finkciju
slubenika koji je dao podatke, datum kada su dobijeni podaci I potpis
slubenika koji je sainio slubenu zabiljeku.

Ako se pod podnesenom podnesku stranke ne moe donijeti i

dostaviti rjeenje u roku predvienom u Zakonu o upravnom postupku,
slubenik koji je ovlaten za rjeavanje predmeta obavezno o tome mora
pismeno obavijestiti stranku, pri emu se iznose razlozi za takvo postupanje i
daje pravna pouka. Ovo obavjetenje se izdaje po slubenoj dunosti, a moe i
na zahtjev stranke.

2. Sastavni dijelovi slubenog akta ( slubeni dopis )

52. Ako posebnim propisima nije drukije odreeno, svaki slubeni akt
organa uprave i slube za upravu sadri dijelove utvrene u odredbi lana 4.
Uredbe o kancelarijskom poslovanju, a obuhvata osnovne i pomone dijelove
akta.

53. Osnovni i pomoni dijelovi slubenog akta iz stava 1. ove take,

sadre podatke kako slijedi:

1) Osnovni dijelovi akta:

a) Zaglavlje akta sadri slijedee podatke koji se piu jedan ispod drugog, i to:
- za federalne organe uprave i federalne ustanove Bosna i Hercegovina,
Federacija Bosne i Hercegovine, puni naziv federalnog organa uprave,
odnosno federalne ustanove, broj akta, datum donoenja akta i sjedite
organa;
- za kantonalne upanijske organe uprave i ustanove - Bosna i Hercegovina,
Federacija Bosne i Hercegovine, naziv kantnona upanije, puni naziv
kantonalnog upanijskog organa uprave, odnosno ustanove, broj akta,
datum donoenja akta i sjedite organa;
- za gradske slube za upravu Bosna I Hercegovina, Federacija Bosne i
Hercegovine, naziv kantnona upanije, naziv grada, puni naziv gradske
slube za upravu, broj akta, datum donoenja akta i sjedite slube;
- za opinske slube za upravu Bosna i Hercegovina, Federacija Bosne i
Hercegovine, naziv kantnona upanije, naziv opine, puni naziv opinske
slube za upravu, broj akta, datum donoenja akta i sjedite slube.
Zaglavlje se stavlja u gornjem lijevom uglu akta, s tim to broj akta sadri
sljedee podatke: broj organizacione jedinice, broj klasifikacione oznake
predmeta I akta I redni broj akta uzet iz odgovarajue osnovne knjige evidencije
i godinu zavoenja ( npr. 01-12-132/98 ).

b) Naziv i adresa primatelja akta sadri puni naziv odnosno ime i prezime
primatelja akta, naziv sjedita i potanksi broj, uz naznaku ulice i broja (
potanskog pregratka ) primatelja.
c) Oznaka Predmet sadri kratku sadrinu pitanja ili materije na koju se
predmet odnosi, a ispisuje se s lijeve strane ispod naziva adrese primatelja.

Pri odreivanju predmeta akta treba se drati sljedeih pravila:

- za stvarne predmete, odnosno predmete koji se ne odnose na fizike niti

pravne osobe navodi se samo kratka sadrina stvari o kojoj se u aktu
raspravlja ( na primjer: kancelarijsko poslovanje, objanjenje I sl. ),
- za osobne predmete ( ukljuujui sve predmete upravnog postupka ), koji se
odnose na fizike ili pravne osobe navodi se prezime, ime prebivalita ( za
fizike osobe ), odnosno naziv i sjedite ( za pravnu osobu ) i kratka sadrina
pitanja koje se odnosi na akt ( na primjer: Senad Mai, Visoko razrez
poreza ili Bolnica Koevo, Sarajevo, dodjela sredstava za nabavku bolnike
opreme ),
- ako se predmet odnosi na vie osoba navodi se samo prva osoba i rijei i
dr.
d) Sadraj teksta akta mora biti jasan, saet i itak. U tekstu se mogu
upotrebljavati samo one skraenice koje su uobiajne i lako razumljive.
Zakone i druge propise koji se navode u aktu treba , po pravilu, napisati
njihovim punim nazivom uz naznaenje naziva, broja i godine slubenog
glasila u kojima su ti propisi objavljeni.
e) Iza teksta sadraja akta s desne strane upisuje se naziv funkcije i ime i
prezime osobe ovlatene za potpisivanje akta. Ime i prezime potpisnika akta
ispisuje se bez zagrade neposredno ispod naziva njegove funkcije.
f) Na svakom slubenom aktu koji se otprema stavlja se s lijeve strane potpisa
ovlatene osobe otisak peata organa uprave odnosno slube za upravu i to
tako da otisak peata ne zahvati tekst naziva funkcije potpisnika akta.
2) Pomoni dijelovi akta

Pomoni dijelovi akta obuhvataji slijedee podatke i to:

a) ispod oznake Predmet upisuje se radi lakeg zdruivanja;

- broj I datum primljenog akta na koji se odgovara ( Veza: va akt
broj.od..),
- broj I datum ranije otpremljenih akata, naroito kod reklamacija, urgencija ili
naknadnih poiljki ( veza: na broj ..od ).

b) Ako se uz akt dostavljaju prilozi, u tom sluaju oznaka o tome stavlja se

ispod zavretka sadraja teksta akta s lijeve strane. Prilozi se oznaavaju
njihovim ukupnim brojem, ako se u tekstu navode njihovi nazivi ( na primjer:
PRILOGA: 3), odnosno njihovim punim nazivom ako se u tekstu ne navode
njihovi nazivi ( na primjer: PRILOG : Uvjerenje o plaenom porezu).

c) Ako se akt ne otprema obinom potom ili kurirom, u tom sluaju na aktu
treba oznaiti nain otpreme ( na primjer: preporueno , Avionom i sl. ).
Ova oznaka stavlja se ispod sadraja teksta akta s lijeve strane.

d) Na kraju sadraja teksta akta s lijeve strane ispod oznake prilozi upisuju
se oznaka dostavljeno ispod koje se upisuju nazivi organa ili fizikih i
pravnih osoba kojima akt treba dostaviti.

Na ovaj nain treba postupiti i u sluaju kada se pripremljeni akt dostavlja

na rjeavanje nadlenom organu uprave odnosno slubi za upravu, pa se o tome
obavjetava poiljatelj akta radi znanja.

3) vraanje rijeenih predmeta pisarnici

54. Slubenik ovlaten za rjeavanje predmeta i akata duan je sve

rijeene predmete i akte vratiti pisarnici putem interne dostavne knjige.

55. Slubenik koji je bio dostavlja predmeta, odnosno akta, duan je na

primjerku akta koji ostaje u arhivu ( kopija kata ) ispod sadraja teksta s njegove
lijeve strane, napisati uputstvo pisarnici kako dalje s aktom treba postupiti. To
uputstvo sadri sljedee podatke:

- nain otpreme ( preporueno, avionom, kurirom i sl. ),

- ako se akt treba ustupiti drugoj nadlenoj organizacionoj jedinici ili drugom
slubeniku istog organa uprave odnosno slube za upravu na rjeavanje,
upisuje se broj organizacione jedinice, odnosno slubenika kojima akt treba
ustupiti na rjeavanje,
- ako akt treba staviti u rokovnik predmeta upisuje se oznaka R,
- ako se akt treba arhivirati stavlja se oznaka a/a i sline upute.

56. Ako je doneseno zajedniko rjeenje za vie posebnih predmeta

slubenik koji je bio obraiva predmeta duan je da na vidnom mjestu u
gornjem dijelu primjerka akta koji se odlae u arhivu upie brojeve svih
predmeta koji su zajedno rijeeni ( na primjer: zajedno rijeeni predmeti br.
374/69, 842/70 i 963/72 ).
 57. Slubenik pisarnice duan je prilikom primanja rijeenih predmeta
provjeriti da li akt sadri sve podatke koji su bitni za pravilno razvoenje akata I
predmeta I njihovo otpremanje i arhiviranje. Ta provjera odnosi se prvenstveno
na podatke koji su predvieni u odredbama take 53. Podnaslov 1) pod b), c), d)
I f) i take 55. Ovog uputstva, kao i na to je li predmet vraen kompletan.

Na uoene nepravilnosti iz stava 1. ove take, slubenik pisarnice je

duan upoziriti slubenika obraivaa akta koji je obavezan izvriti ispravke
tih nepravilnosti I nakon toga rijeeni predmet, odnosno akt vratiti pisarnici na
dalji postupak.

VIII RAZVOENJE AKATA I PREDMETA

58. Slubenik pisarnice kada od strane slubenika obraivaa primi

zavreni predmet odnosno akt , pristupa njegovom razvoenju koje se vri na
sljedei nain:

- u odgovarajuoj knjizi evidencije iz stava 2. lana 5. Uredbe o kancelarijkom

poslovanju, u koju je akt odnosno predmet zaveden vri se popuna rubrika
koje se odnose na nain kako je predmet, odnosno akt rijeen. Ovi podaci se
uzimaju iz rjeenja i zakljuaka - ako se radi o drugim predmetima i aktima
iz samog akta koji je napisan od strane slubenika obraivaa,
- ako je na aktu stavljena oznaka a/a akt je potpuno zavren i on se treba
staviti u arhivu na propisan nain,
- ako je na aktu stavljena oznaka R ( to znai Rok ) i datum do kada
predmet, odnosno akt treba drati u roku akt odnosno predmet se stavlja u
rokovnik predmeta,
- ako je na aktu upisana uputa da se akt ustupi drugoj organizacionoj jedinici
ili drugom slubeniku istog ogana uprave odnosno slube za upravu, u tom
sluaju podacima koji se nalaze na prijemnom tambilju, treba izvriti
zamjenu broja organizacione jedinice odnosno broja radnog mjesta kojem,
ako nema organizacionih jedinica, akt treba da se ustupi u rad I nakon toga
taj predmet odnosno akt treba dostaviti u rad toj organizacionoj jedinici,
odnosno slubeniku radnog mjesta,
- ako je u propratnom aktu napisano da se izvorni akt, odnosno cijeli predmet
treba dostaviti nekom drugom organu uprave ili slubi za upravu ili drugoj
instituciji koji su nadleni za rjeavanje tog akta odnosno predmeta, u tom
sluaju prvo se postupa na nain propisan u alineji 1. ove take i nakon toga
propratni akt s izvornim aktom odnosno cijeli predmet treba dostaviti
 organu, odnosno slubi ili instituciji koja je naznaena u propratnom aktu, a
primjerak propratnog akta koji ostaje u arhivi arhivirati.

IX ROKOVNIK PREDMETA

59. Rokovnik predmeta predstavlja fasciklu u koju se stavljaju

predmeti i akti koji nisu rijeeni, jer nedostaju odreeni dokumenti potrebni za
njihovo rijeavanje. Kao rokovnik, umjesto fascikl, mogu se koristiti ormari sa
pregradama. Svaki rokovnik ima 32 fascikle, odnosno pregrade koje su oznaene
datumima u mjesecu, tako da svaki datum ima svoju fasciklu, odnosno
pregradu, a 32. fascikla, odnosno pregrada slui za ulaganje onih predmeta i
akata iji rok e uslijediti u narednom mjesecu.

Nalog za stavljanje predmeta u rokovnik daje slubenik koji radi na

predmetu kada utvrdi da od podnositelja akta treba traiti odreene podatke ili
neki akt ili ispravu ili izvri neku drugu radnju, neophodnu za rjeavanje
predmeta. Nalog se daje tako to se na omotu predmeta upisuje oznaka R i
datum do kada predmet mora biti u rokovniku ( npr. R 20.06/98 ).

60. Stavljanje predmeta u rokovnik vri se po klasifikacionim oznakama

predmeta i akata i prema datumu roka koji su oznaeni za uvanje predemta i
akata u rokovniku. Predmet se ulae u onu fasciklu, odnosno pregradu koja
odgovara upisanom oznake R na omotu predmeta.

61. Slubenik pisarnice duane je svaki dan na poetku radnog vremena

izvriti uvid u fasciklu,odnosno pregradu predvienu za taj datum i ako u njima
ima predmeta i akata, duan je te predemete i akte, putem interne dostavne
knjige, dostaviti slubeniku obraivau u rad.

Ako traeni podaci, akti, isprave I drugi akti nisu dostavljeni do

oznaenog roka, slubenik obraiva duan je napisati I poslati urgenciju, a
predmet ponovo sa novim rokom vratiti pisarnici radi stavljanja u rokovnik.

Ako se traeni podaci, akt, isprave ili drugi akt u vezi s predmetom
odnosno aktom koji se nalazi u rokovniku, dostave prije isteka oznaenog roka,
slubenik pisarnice je duan primljene akte zdruiti s predmetom iz rokovnika I
cijeli predmet odmah dostaviti slubeniku obraivau u rad

X OTPREMANJE POTE
1. Nain otpremanja pote

62. Otpremanje pote vri ovlateni slubenik pisarnice koja je

organizirana prema taki 5. ovog uputstva. Otpremanje pote moe se vriti
preko potanske slube ili putem kurira.

63. Otpremanje pote vri se tako da se svi predmeti preuzeti u toku

radnog vremena trebaju otpremiti istog dana. Preuzeti predmeti poslije
zakljuavanja otpremnih knjiga, ako nisu urni, otpremiti e se narednog radnog
dana.

64. Predmeti ili akti koji se istog dana upuuju na istu adresu, stavlja se
u jedan koverat. Ako se jedan od tih predmeta alje preporueno, treba u
zajedniki koverat staviti i ostale predmete koji bi se inae otpremali kao obine
poiljke, ako se time postiu utede u poslovanju.

Ako se na istu adresu istodobno otprema veliki broj akata ili neki drugi
materijal koji ne mogu stati u koverat, treba ih upakirati i otpremiti po vaeim
potanskim propisima.

65. Na koverti u kojoj se otpremaju slubeni predmeti i akti treba u

gornjem lijevom uglu upisati taan naziv I adresu poiljaoca i naziv akta koji se
nalazi u koverti,a na sredini koverte se upisuje naziv primaoca, zatim mjesto (
sjedite ) primaoca, a ispod toga njegova blia adresa ( potanski broj, ulica i broj
ili zadnja pota ). Ovi podaci mogu se upisivati itko rukopisom ili pisaom
mainom.

66. Koverte s povjerljivim i strogo povjerljivim aktima moraju biti

zapeaene ili na drugi pogodan nain osigurane. Peaenje koverata vri se, po
pravilu, tako to se na sredini poleine koverte utisne ig ( metalni peat ) preko
rastopljenog peatnog voska, a zatim se stavljaju otisci peata organa odnosno
slube na sastavcima u svakom uglu poleine koverte.

2. Knjiga za otpremu pote putem kurira

67. Dokumenti, predmeti i drugi akti u upravnom postupku,

neponitene taksene marke i druge vrijednosti, kao i povjerljive i strogo
povjerljive poiljke otpremaju se preporueno, odnosno u zatvorenim
neprovidnim kovertama ili putem knjige za otpremu pote ako se dostavljanje
vri putem kurira. Knjiga za otpremu pote putem kurira vodi se na obrascu broj
13.
 68. Akti i drugi materijali koje treba urno otpremiti drugim organima
ili pravnim i fizikim osobama u istom mjestu, upisuju se u knjigu za otpremu
pote putem kurira i odmah dostavljaju kurirom.

3. Knjiga za otpremu pote putem PTT

69. Sva pota koja se otprema preko potanske slube razvrstava se u

dvije grupe, i to: a) obine poiljke i b) preporuene poiljke i stavljaju se u
odgovarajue koverte. Ako za otpremanje preporuenih poiljki postoje posebne
otpremne knjige propisane od strane potanske slube koriste se te knjige.

Evidencije o izvrenoj otpremi poiljki preko potanske slube slui za

pravdanje utroenog novca za potanske trokove. U tu svrhu svakog dana
poslije otpremanja pote vri se sabiranje ukupno utroenog novca za potarinu I
taj iznos upisuje se u odgovarajuu rubriku knjige za otpremu pote putem PTT.

Knjiga za otpremu pote putem PTT vodi se na obrascu broj 14.

XI STAVLJANJE U ARHIVU (ARHIVIRANJE ) I UVANJE PREDMETA I

AKATA

1. Stavljanje predmeta I akata u arhivu

70. Predmeti i akti u kojima je postupak u potpunosti okonan ( rijeeni

predmeti i akti ) odlau se u arhivu organa uprave odnosno slube za upravu.

71. Prije stavljanja predmeta i akata u arhivu, slubenik pisarnice je

duan provjeriti naroito sljedee injenice:

- da li je postupak po predmetu u potpunosti okonan,

- da li se u predmetu nalaze prilozi i dokumenti koje bi trebalo vratiti
strankama,
- da uz predmet nisu pogrekom pripojeni akti nekog drugog predmeta ili
njegovi prilozi i slino,
- da li su u predmetu hronolokim redom sloeni prilozi evidentirani na prvoj
unutranjoj stranici omota za predmete i akte.

Ako su omoti za predmete i akte znatno oteeni, predmet odnosno akt

treba prije stavljanja u arhivi staviti novi omot I na njemu upisati podatke s
omota koji se zamjenjuje.
 72. Organi uprave, odnosno slube za upravu koji imaju svoje arhive i
pisarnice, kao i organizacione jedinice koje se nalaze van sjedita organa uprave,
zavrene predmete mogu drati u svojoj arhivi najdue dvije godine, poslije
kojeg roka su dune ove predmete i akte, zajedno s odgovarajuoim
evidencijama, predati na daljnje uvanje arhivi u sastavu centralne pisarnice, ako
takva pisarnica postoji. Za dranje rijeenih predmeta due od dvije godine u
vlastitim arhivama, potrebno je posebno odobrenje rukovodioca organa uprave,
odnosno slube za upravu koje se izdaje u dogovoru sa nadlenim arhivom.

2. Sreivanje I uvanje predmeta u arhivi

73. Zavreni predmeti i akti sreuju se u arhivi tako to se slau po

klasifikacionim oznakama, a unutar tih oznaka po rednim brojevima iz
odgovarajue knjige evidencije u koju su zavedeni.

74. Za predmete iste klasifikacione oznake, po pravilu, treba predvidjeti

poseban fasikl u koji e se zavreni predmeti odlagati.

Na fascikle iz stava 1. ove take upisuju se sljedei podaci: naziv organa

uprave, odnosno slube za upravu, klasifikaciona oznaka predmeta i akata i
godina u kojoj je postupak po tim predmetima okonan.

75. Pojedini opseniji predmeti mogu se uvati odvojeno u posebnom

fasciklu. Pored podataka iz take 74. Stav 2. ovog uputstva, na ovaj fascikl treba
napisati i oznaku kratke sadrine predmeta.

Na mjestu gdje bi trebalo da se nalazi predmet iz stava 1. ove take u

fasciklu iz take 74. ovog uputstva, stavlja se na posebnom papiru kratka
zabiljeka s naznaenjem mjesta gdje se predmet uva.

76. Arhivirani predmeti oznaeni povjerljivo odnosno strogo

povjerljivo uvaju se u eljeznim ormarima ili kasama ili drvenim ormarima
koji moraju biti zakljuani.

77. Predmeti i akti odloeni u arhivu organa uprave odnosno slube za

uprave, moraju se, do predaje nadlenom arhivu, uvati u sreenom stanju, u
skladu sa propisom koji se odnosi na uvanje arhiviranih predmeta i akata.

3. Rukovanje s predmetima stavljenim u arhivu

78. Predmetima i aktima stavljenim u arhivu organa uprave, odnosno

slube za upravu, rukuje ovlateni slubenik pisarnice.
 Predmeti i akti stavljeni u arhivu izdaju se iz arhive samo uz revers.
Reversi se uvaju u posebnom fasciklu, a po povratku predmeta, odnossno akta,
revers se ponitava i vraa slubeniku koji ga je potpisao.

Revers iz stava 2. ove take izdaje se na obrascu broj 15.

Ako predmetu koji je stavljen u arhivu treba radi zdruivanja (

kompletiranja ) prikljuiti akte primljene poslije njegovog arhiviranja, taj
predmet izaje se bez reversa i nakon zdruivanja vraa u arhivu.

Predmeti i akti stavljeni u arhivu mogu se izdavati drugim organima

uprave, odnosno drugim slubama za upravu samo po pismenom odobrenju
rukovodioca organa uprave, odnosno slube za upravu u ijoj se arhivi uvaju.

79. Razgledanje i prepisivanje akata koji se odnose na upravne predmete

vri se sukladno odredbama zakona kojim je ureen upravni postupak, a koje se
odnose na nain razgledanja spisa.

80. Izdavanje i ovjeravanje prijepisa akata, dokumenata, uvjerenja,

potvrda i drugih akata koji se nalaze u arhivi, na zahtjev zaintereovanih osoba ,
vri se prema Zakonu o upravnom postupku ( Slubene novine Federacije
BiH , broj 2/98), odnosno prema federalnim propisima o ovjeravanju potpisa,
rukopisa I prijepisa.

XII ORGANIZACIJA PRIJEMA STRANAKA, RADNE PROSTORIJE I

NJIHOVO KORITENJE

81. Radi stvaranja uvjeta za organiziran I uspjean rad, svaki organ

uprave odnosno sluba za upravu duni su utvrditi takvu organizaciju rada
koja treba da obuhvati sljedea pitanja I to:

a) Prijem stranaka

Prijem stranaka treba organizirati tako da se stranke primaju

svakodnevno u okviru redovnog radnog vremena, a izuzetno i izvan tog
vremena, ako za to postoje opravdani razlozi.

Za prijem stranaka, po pravilu, odreuje se odgovarajua prostorija u

vidu prijemne kancelarije ili drugi oblik organizacije, koja bi bila nadlena da
daje potrebna obavjetenja i upute stranci u vezi njenim zahtjeva za ostvarivanje
prava i izvravanje obaveza. Zavisno od potrebe, slubenik iz prijemne
kancelarije moe stranku uputiti slubeniku koji je nadlean za rjeavanje
zahtjeva stranke radi dobijanja bliih objanjenja o rjeavanju njenog zahtjeva.

Rukovodilac organa uprave odnosno slube za upravu duan je odrediti

slubenike koji mogu primati stranke I davati potrebna obavjetenja i upute.

b) Radne prostorije

Radne prostorije organa uprave odnosno slubi za upravu rasporeuju

se tako da stranke mogu brzo i organizirano bez nepotrebnog zadravanja,
obaviti posao zbog kojeg su dole u organ

uprave odnosno slubu za upravu.

Za pisarnicu treba odrediti prostoriju koja se, po pravilu, nalazi blizu

ulaza u zgradu, odnosno na

mjestu koje je pristupano za dolazak stranaka , a da ne ometa rad drugih

slubi.

Radne prostorije jedne organizacione jedinice treba, po mogunosti, da

budu povezane i po mogunosti na istom spratu.

Spratovi i radne prostorije na svakom uglu moraju biti obiljeene

rednim brojevima.

Na vratima radnih prostorija treba da se nalazi naziv organizacione

jedinice, oznaka poslova koji su u nadlenosti te jedinice i ime slubenika koji
radi u radnoj prostoriji.

U hodniku zgrade, kod ulaznih vrata, treba na vidnom mjestu istai

raspored organa uprave odnosno slubi za upravu I njihovih organizacionih
jedinica.

U hodnicima zgrade, na odgovarajuim oglasnim ploama, treba istai

potrebna obavjetenja i upute o nainu ostvarivanja odreenih prava stranaka i
popis dokumenata potrebnih za ostvarivanje tih prava.

c) Pribavljanje podataka potrebnih za rjeavanje predmeta

 Pribavljanje odreenih podataka o injenicama o kojima organ uprave
odnosno sluba za upravu vodi odgovarajue evidencije, koje su potrebne za
rjeavanje odreene upravne ili druge stvari, vri se putem telefona, o emu se
sastavlja slubena zabiljeka na posebnom papiru. Zabiljeka treba da sadri
:podatke o sugovorniku (naziv organa, ime i prezime sugovornika, sadrinu
saopenja, potpis slubenika i datum kada je zabiljeka sainjena (datum i
vrijeme).

Pribavljanje injenica na nain predvien u stavu 1. ove take, vai za

slubenike istog organa uprave odnosno slube za upravu, kao i slubenika iz
drugih organa uprave i slubi za upravu iste razine vlasti.

d) Radno vrijeme

Radno vrijeme organa uprave, odnosno slubi za upravu treba rasporediti

tako da stranke jednim dolaskom mogu obaviti istog dana sve poslove zbog
kojih su dole u organ odnosno slubu. Stranke iz udaljenih mjesta, bolesne stare
i invalidne osobe (borac, civilne rtve rata), po pravilu treba primiti u toku
radnog vremena svakog dana kada organ uprave odnosno sluba za upravu
radi.

XIII VELIINA I TISKANJE OBRAZACA

82. Obrasci osnovnih knjiga evidencija i drugi obrasci predvieni ovim

uputstvom izrauju se u sljedeim formatima I to :

- obrasci broj 3 i 4 u vodoravnom formatu 50 x 40

- obrazac broj 5 u vodoravnom formatu A-3
- Obrasci 6, 11, 12, i 14 u vodoravnom formatu A-4
- Obrasci 7, 8, 9, 10, i 13 u uspravnom formatu A-4
- Obrasci 1 i 15 u vodoravnom formatu A-5

Osnovne knjige evidencije na obrascu broj 3, 4, 5, i 6 moraju biti uvezane u

tvrde kartonske korice od trajnog materijala u poluplatnu.

Pri tiskanju obrazaca predvienih ovim uputsvom ne moe se odstupiti od

oblika, veliine, sadrine I kvaliteta papira, koji su propisani ovim uputstvom.

Pri tiskanju obrazaca mora se voditi rauna da dimenzije rubrika

predvienih u obrascu budu tako utvrene da se u svaku rubriku mogu upisati
predvieni podaci.
 83. Obrasci osnovnih knjiga evidencija i drugi obrasci predvieni ovim
uputstvom (obrasci br 1. do 15. ) nalaze se u prilogu ovog uputstva i ine
njegov sastavni dio.

84. Organi uprave i slube za upravu mogu imati tembilje koji slue za
otiskivanje odreenog kraeg teksta na akte, spise i drugu dokumentaciju.
tembilji su pravokutnog ili etvrtastog oblika, a izrauju se od gume, plastine
mase ili drugog slinog materijala.

Izradu tembilja, njegov sadraj i namjenu odreuje rukovodilac organa

uprave odnosno slube za upravu, o emu se donosi posebno rjeenje.

XIV PRIJELAZNE I ZAVRNE ODREDBE

85. Predmeti i akti primljeni i zavedeni u evidencije koje se koriste do

dana poetka primjene ovog uputstva zavrit e se po propisima o
kancelarijskom poslovanju koji se primjenjuju do dana poetka primjene ovog
uputstva.

86. Danom stupanja na snagu ovog uputstva prestaje primjena Uputstva o

sprovoenju kancelarijskog poslovanja (Slubeni list SR BiH br. 33/71 I
36/73), kao I drugih propisa o vrenju kancelarijskog poslovanja organa uprave
koji se primjenjuju na teritoriji Federacije Bosne I Hercegovine do dana poetka
primjene ovog uputstva.

87. Ovo uputstvo stupa na snagu osmog dana od dana objavljivanja u

Slubenim novinama Federacije BiH, a primjenjivat e se nakon isteka 30 dana
od dana njegovog stupanja na snagu

Broj 03-021-1210/98
Ministar

23. juna 1998 godine Mato Tadi , s.r.

Sarajevo

[Slubene novine Federacije BiH 30/1998]