SAP Humas Resource Information

System (SAP HRIS)

Filename: Page:
User Manual
349483344 1 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

Entry Trip Request (UM)

& Trip Expense (PJK)
For Administrator

SAP HRIS
Travel Management

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 2 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

DAFTAR ISI:
A. PERMINTAAN PERJALANAN DINAS(CREATE
TRAVEL REQUEST)...............................................................4
B. PERMINTAAN PERJALANAN DINAS TRAVEL LUAR
NEGERI (CREATE TRAVEL REQUEST TRAVEL
ABOARD)..................................................................................5
C. PERMINTAAN PERJALANAN DINAS TRAVEL LUAR
NEGERI (CREATE TRAVEL REQUEST TRAVEL
TRAINING)..............................................................................7
D. UANG MUKA DALAM NEGERI (CREATE TRAVEL
REQUEST WITH REFERENCES)........................................9
B.1 GENERAL TRIP DATA..............................................................................................12
B.2 PD/FR REIMBURSEMENT........................................................................................12
B.3 ALTERNATIVE COST ASSIGNMENT..........................................................................13
B.4 RECEIPTS.................................................................................................................13
B.5 ADDITIONAL DESTINATION.....................................................................................13
B.6 ADVANCE................................................................................................................14
B.7 COMMENTS.............................................................................................................14
B.8 STATUS APPROVAL..................................................................................................14
E. UANG MUKA LUAR NEGERI (CREATE TRAVEL
REQUEST WITH REFERENCES)......................................15
B.1 GENERAL TRIP DATA..............................................................................................18
B.2 PD/FR REIMBURSEMENT........................................................................................18
B.3 ALTERNATIVE COST ASSIGNMENT..........................................................................18
B.4 RECEIPTS.................................................................................................................18
B.5 ADDITIONAL DESTINATION.....................................................................................19
B.6 ADVANCE................................................................................................................19
B.7 COMMENTS.............................................................................................................19
B.8 STATUS APPROVAL..................................................................................................19

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 3 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

F. CETAK SURAT TUGAS/PERMINTAAN PERJALANAN

DINAS......................................................................................19
G. CETAK SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS
(SPPD)......................................................................................23
H. PJK =PERTANGGUNG JAWABAN KEUANGAN............25
I. PEMBUATAN SURAT PJK..................................................28
J. PENGHAPUSAN DATA PERJALANAN DINAS...............32
1. HAPUS PADA SAAT REQUEST TANPA MELIHAT
HISTORY................................................................................32

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 4 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

A. PERMINTAAN PERJALANAN DINAS(CREATE TRAVEL REQUEST)

Create Travel Request adalah proses untuk membuat permintaan ataupun perencanaan
perjalananan dinas. Permintaan perjalanan dinas diawali dengan mengisi data permintaan
perjalanan dinas seperti:

1. Tanggal mulai perjalanan dinas

2. Tanggal akhir perjalanan dinas
3. Tujuan Perjalanan Dinas
4. Aktifitas perjalanan dinas
5. Negara untuk perjalanan dinas

Menu SAP Menu/Accounting/Financial Accounting/Travel

Management/TRIP
Transaction TRIP
Code

Langkah-Langkah seperti dibawah ini:

1. Jalankan transaksi TRIP

Atau menggunakan menu seperti dibawah ini:

2. Isikan personnel number

3. Pilih gambar icon create travel request

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 5 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

4. Isikan data-data:
a. Tanggal mulai perjalanan dinas
b. Tanggal akhir perjalanan dinas
c. Tujuan Perjalanan Dinas
d. Aktifitas perjalanan dinas
e. Negara untuk perjalanan dinas

5. Simpan data tersebut dengan menggunakan tombol

B. PERMINTAAN PERJALANAN DINAS TRAVEL LUAR NEGERI

(CREATE TRAVEL REQUEST TRAVEL ABOARD)

Create Travel Request adalah proses untuk membuat permintaan ataupun perencanaan
perjalananan dinas. Permintaan perjalanan dinas diawali dengan mengisi data permintaan
perjalanan dinas seperti:

1. Tanggal mulai perjalanan dinas

2. Tanggal akhir perjalanan dinas
3. Tujuan Perjalanan Dinas
4. Aktifitas perjalanan dinas
5. Negara untuk perjalanan dinas.

Menu SAP Menu/Accounting/Financial Accounting/Travel

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 6 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

Management/TRIP
Transaction TRIP
Code

Langkah-Langkah seperti dibawah ini:

1. Jalankan transaksi TRIP

Atau menggunakan menu seperti dibawah ini:

2. Isikan personnel number

3. Pilih gambar icon create travel request

4. Isikan data-data:
a. Tanggal mulai perjalanan dinas
b. Tanggal akhir perjalanan dinas
c. Tujuan Perjalanan Dinas
d. Aktifitas perjalanan dinas
e. Negara untuk perjalanan dinas

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 7 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

5. Simpan data tersebut dengan menggunakan tombol

C. PERMINTAAN PERJALANAN DINAS TRAVEL LUAR NEGERI

(CREATE TRAVEL REQUEST TRAVEL TRAINING)

Create Travel Request adalah proses untuk membuat permintaan ataupun perencanaan
perjalananan dinas. Permintaan perjalanan dinas diawali dengan mengisi data permintaan
perjalanan dinas seperti:

1. Tanggal mulai perjalanan dinas

2. Tanggal akhir perjalanan dinas
3. Tujuan Perjalanan Dinas
4. Aktifitas perjalanan dinas
5. Negara untuk perjalanan dinas.

Menu SAP Menu/Accounting/Financial Accounting/Travel

Management/TRIP
Transaction TRIP
Code

Langkah-Langkah seperti dibawah ini:

6. Jalankan transaksi TRIP

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 8 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

Atau menggunakan menu seperti dibawah ini:

7. Isikan personnel number

8. Pilih gambar icon create travel request

9. Isikan data-data:
a. Tanggal mulai perjalanan dinas
b. Tanggal akhir perjalanan dinas
c. Tujuan Perjalanan Dinas
d. Aktifitas perjalanan dinas:
i. Pilih training internal atau eksternal
e. Negara untuk perjalanan dinas

10. Simpan data tersebut dengan menggunakan tombol

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 9 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

D. UANG MUKA DALAM NEGERI (CREATE TRAVEL REQUEST WITH

REFERENCES)

Create Request with references adalah pengisian data yang biaya yang menjadi dasar
permintaan uang muka. Pengisian data biaya yang menjadi dasar permintaan uang muka.
Biaya ini hanya merupakan perincian yang menjadi dasar pemberian uang muka. 3
komponen biaya yang menjadi dasar pemberian uang muka:
1. Uang Perjalanan Dinas
2. Taxi Lokal: transport lokal dalam kota tujuan
3. Hotel: nilai maksimum dalam rupiah untuk menginap 1 malam
Langkah untuk melakukan pengisian:

1. Pilih tanggal permintaan perjalanan dinas

2. Pilih Travel Expenses
3. Maka akan keluar menu seperti dibawah ini
4. Isikan data-data travel expenses yang ada:
a. Data Uang Perjalanan Dinas (UPDN-untuk dalam negeri)
i. Pilih travel expenses UPDN

ii. Click enter

iii. Pilih gambar transfer

b. Transport Lokal (TAXC)

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 10 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

i. Pilih travel expenses TAXC

ii. Click enter

iii. lih gambar transfer

c. Hotel yang dibayarkan (HTPL)

i. Pilih travel expenses HTPL

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 11 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

ii. Click enter

iii. Pilih gambar transfer

5. Khusus Perjalanan Dinas Training ataupun peltihan maka akand ditambahankan

biaya training tersebut

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 12 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

6. Data biaya untuk uang muka adalah sebagai berikut:

B.1 General Trip Data

From Tanggal berangkat Perjalanan Dinas dan jam berangakat
End Tanggal pulang Perjalanan Dinas dan jam berapa rencana
waktu pulang
Reason Alasan atau dalam rangka apa perjalanan dinas dilakukan
City Nama kota tujuan perjalanan dinas
Country Diisi dengan negara atau wilayah tujuan perjalanan dinas
(default ID=Indonesia)
Region Diisi dengan kode wilayah tujuan perjalanan dinas.
B.2 PD/FR Reimbursement

MI Abaikan saja
Meals Abaikan asja
Accommodation Abaikan saja
Trip Type Statutory Diisi dengan jenis pembayaran perjalanan dinas (Default

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 13 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

akan mengikuti activity pada travel request)

Vehicle Type Diisi dengan alat Transportasi yang digunakan (Default
Mobil dinas)
Trip Activity Type Diisi dengan jenis perjalanan dinas yang dilakukan (default
dari activity travel request)
B.3 Alternative Cost Assignment

100% Jika pendistribusian biaya perjalanan dinas dilakukan ke

cost center lain sebanyak 100%. Isikan cost center jika
pendistribusiannya berdasarkan cost center. Isikan cost
center lain atau cost object laininya sebagai penerima
pendistribusian biaya, jika tidak didistribusikan abaikan
saja
<100% Jika kurang dari 100% klik Enhanched Cost Assignment
Isikan persentasi biaya yang akan didistribusikan dan ke
cost center mana akan didistribusikan, kolom yang lain
abaikan saja
B.4 Receipts
Expense Type Diisi dengan kode jenis biaya perjalanan dinas untuk semua
biaya yang dikeluarkan, klik tanda panah atau tekan F4
untuk melihat data, kemudian tekan enter akan keluar
default amount secara otomatis namun masih bisa di robah
sesuai dengan aturan yang ada
Amount Diisi dengan jumlah uang untuk masing-masing jenis biaya
sesuai dengan tariff yang berlaku selama perjalanan dinas
(akan ada otomatic default amount sesuai dengan tariff
yang berlaku)
Currency Diisi dengan code currency (cth: IDR=Rupiah, USD=US
Dolar)
Exchange rate Diisi dengan kurs yang barlaku saat transaksi yang
memakai mata uang selain Rupiah untuk transaksi tsb.
Date Diisi dengan tanggal uang perjalanan dinas diterima oleh
traveler
Info Diisi dengan keterangan ringkas masing-masing biaya jika
perlu
Protection Abaikan saja (No Protected)
B.5 Additional Destination
Date Diisi dengan tanggal mulai pindah ke lokasi yang lain
Time Diisi dengan jam kepindahan ke lokasi yang lain

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 14 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

Location Diisi dengan kota lokasi kepindahan ke lokasi yang lain

Trip Country Diisi dengan wilayah perjalanan dinas ke lokasi yang lain
Regional Diisi dengan kode kota tujuan perjalanan dinas
Reason Diisi dengan tujuan perjalanan dinas ke lokasi yang lain
tersebut
B.6 Advance

Amount Abaikan saja

Currency Abaikan saja
Exchange rate Abaikan saja
Settlement amount Abaikan saja
Date Abaikan saja
B.7 Comments
Comments Diisi dengan keterangan yang diperlukan untuk transaksi
yang bersangkutan
B.8 Status Approval
Proses persetujuan seperti tabel dibawah ini:

Approval Status Petugas yang Keterangan

berwenang
Request Entered Travel Administrator Status Approval ini diklik dan save
sewaktu pertama akan membuat SPJ
setelah semua data diisi
Request Supervisor Status Approval ini diklik dan save
Approved oleh pejabat di HR setelah memeriksa
kebenaran data yang di buat oleh
Administrator
Trip SDM Administrator Status Approval ini di klik dan save
Completed/Repor oleh Administrator setelah memasukkan
t Recorded data setelah karyrawan kembali dari
perjalanan dinas.
Trip/Report SDM Supervisor Status Approval ini diklik dan save
Approved oleh pejabat di HR setelah memeriksa
kebenaran data yang dibuat oleh
Administrator setelah traveler pulang
Request/Trip Verifikasi Status Approval ini diklik dan save
Settlement oleh verifikasi di keuangan setelah

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 15 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

Approval Status Petugas yang Keterangan

berwenang
memeriksa kebenaran data yang dibuat
oleh Administrator. Proses ini dilakukan
pada saat permintaan uang muka dan
pegawai setelah pulang
Request/Trip Verifikasi Status Approval ini diklik dan save
Posting To FI oleh verifikasi di keuangan setelah
memeriksa kebenaran data yang dibuat
oleh Administrator. Proses ini dilakukan
pada saat permintaan uang muka dan
pegawai setelah pulang

E. UANG MUKA LUAR NEGERI (CREATE TRAVEL REQUEST WITH

REFERENCES)

Create Request with references adalah pengisian data yang biaya yang menjadi dasar
permintaan uang muka. Pengisian data biaya yang menjadi dasar permintaan uang muka.
Biaya ini hanya merupakan perincian yang menjadi dasar pemberian uang muka.
Komponen biaya yang menjadi dasar pemberian uang muka Luar Negeri:
1. Uang Perjalanan Dinas Luar Negeri
2. Uang Saku Luar Negeri/Tambahan Perjalanan Dinas Luar Negeri
3. Baju Dingin jika diperlukan
4. Jas jika diperlukan

Langkah untuk melakukan pengisian:

1. Pilih tanggal permintaan perjalanan dinas

2. Pilih Travel Expenses
3. Maka akan keluar menu seperti dibawah ini
4. Isikan data Negara region

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 16 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

5. Isikan data-data travel expenses yang ada:

a. Data Uang Perjalanan Dinas (UPLN-untuk Luar negeri)
i. Pilih travel expenses UPLN
ii. Click enter
iii. Pilih gambar transfer
b. Uang Saku (USLN)
i. Pilih travel expenses USLN
ii. Click enter
iii. Pilih gambar transfer

c. Jas
i. Pilih travel expenses JAS1
ii. Click enter
iii. Pilih gambar transfer

6. Baju Dingin
i. Pilih travel expenses JAS1

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 17 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

ii. Click enter

iii. Pilih gambar transfer

7. Data Baju Dingin dan jas datanya akan tersimpan.

8. Jika ada input data baju dingin dan jas maka akan dilakukan pengecekan apakah
sudah melewati masa 2 tahun atau belum.

B.1 General Trip Data

From Tanggal berangkat Perjalanan Dinas dan jam berangakat
End Tanggal pulang Perjalanan Dinas dan jam berapa rencana
waktu pulang
Reason Alasan atau dalam rangka apa perjalanan dinas dilakukan
City Nama kota tujuan perjalanan dinas
Country Diisi dengan negara atau wilayah tujuan perjalanan dinas
(default ID=Indonesia)
Region Diisi dengan kode wilayah tujuan perjalanan dinas.
B.2 PD/FR Reimbursement

MI Abaikan saja
Meals Abaikan asja
Accommodation Abaikan saja
Trip Type Statutory Diisi dengan jenis pembayaran perjalanan dinas (Default
akan mengikuti activity pada travel request)

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 18 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

Vehicle Type Diisi dengan alat Transportasi yang digunakan (Default

Mobil dinas)
Trip Activity Type Diisi dengan jenis perjalanan dinas yang dilakukan (default
dari activity travel request)
B.3 Alternative Cost Assignment

100% Jika pendistribusian biaya perjalanan dinas dilakukan ke

cost center lain sebanyak 100%. Isikan cost center jika
pendistribusiannya berdasarkan cost center. Isikan cost
center lain atau cost object laininya sebagai penerima
pendistribusian biaya, jika tidak didistribusikan abaikan
saja
<100% Jika kurang dari 100% klik Enhanched Cost Assignment
Isikan persentasi biaya yang akan didistribusikan dan ke
cost center mana akan didistribusikan, kolom yang lain
abaikan saja
B.4 Receipts
Expense Type Diisi dengan kode jenis biaya perjalanan dinas untuk semua
biaya yang dikeluarkan, klik tanda panah atau tekan F4
untuk melihat data, kemudian tekan enter akan keluar
default amount secara otomatis namun masih bisa di robah
sesuai dengan aturan yang ada
Amount Diisi dengan jumlah uang untuk masing-masing jenis biaya
sesuai dengan tariff yang berlaku selama perjalanan dinas
(akan ada otomatic default amount sesuai dengan tariff
yang berlaku)
Currency Diisi dengan code currency (cth: IDR=Rupiah, USD=US
Dolar)
Exchange rate Diisi dengan kurs yang barlaku saat transaksi yang
memakai mata uang selain Rupiah untuk transaksi tsb.
Date Diisi dengan tanggal uang perjalanan dinas diterima oleh
traveler
Info Diisi dengan keterangan ringkas masing-masing biaya jika
perlu
Protection Abaikan saja (No Protected)
B.5 Additional Destination
Date Diisi dengan tanggal mulai pindah ke lokasi yang lain
Time Diisi dengan jam kepindahan ke lokasi yang lain
Location Diisi dengan kota lokasi kepindahan ke lokasi yang lain

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 19 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

Trip Country Diisi dengan wilayah perjalanan dinas ke lokasi yang lain
Regional Diisi dengan kode kota tujuan perjalanan dinas
Reason Diisi dengan tujuan perjalanan dinas ke lokasi yang lain
tersebut
B.6 Advance

Amount Abaikan saja

Currency Abaikan saja
Exchange rate Abaikan saja
Settlement amount Abaikan saja
Date Abaikan saja
B.7 Comments
Comments Diisi dengan keterangan yang diperlukan untuk transaksi
yang bersangkutan
B.8 Status Approval
Proses persetujuan seperti tabel dibawah ini:

F. CETAK SURAT TUGAS/PERMINTAAN PERJALANAN DINAS

Surat Tugas atau surat permintaan dinas akan dicetak melalui sistim SAP.
Langkah-Langkah:
1. Pilih menu transaction code: ZCHR0222

2. Sistim akan mengeluarkan menu seperti dibawah ini:

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 20 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

3. Isikan data personnel number untuk pegawai yang akan melakukan perjalanan
dinas

4. Isikan data trip number yang akan dicetak

5. Pilih Permintaan Perjalanan Dinas untuk proses cetak Surat Tugas

6. Isikan nama atasan langsung

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 21 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

7. Tekan tombol untuk melanjutkan proses

8. Sistim akan mengeluarkan tampilan seperti dibawah ini

9. Pilih perjalanan dinas yang akan dicetak atau ditampilkan pada layar

10. Tekan print view untuk tampilan pada layar. Disarankan untuk ditampilkan untuk
pengecekan data

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 22 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 23 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

11. Tekan Print SPPD untuk mencetak Surat Tugas.

G. CETAK SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD)

SPDD akan dicetak melalui sistim SAP. SPPD dicetak setelah proses permintaan
perjalanan dinas disetujui oleh SDM Perjalanan Dinas.

Langkah-Langkah:
1. Pilih menu transaction code: ZCHR0222

2. Sistim akan mengeluarkan menu seperti dibawah ini:

3. Isikan data personnel number untuk pegawai yang akan melakukan perjalanan
dinas

4. Isikan data trip number yang akan dicetak

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 24 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

5. Pilih SPPD untuk proses cetak Surat Tugas

6. Isikan nama atasan langsung

7. Tekan tombol untuk melanjutkan proses

8. Sistim akan mengeluarkan tampilan seperti dibawah ini

9. Pilih perjalanan dinas yang akan dicetak atau ditampilkan pada layar

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 25 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

10. Tekan print view untuk tampilan pada layar. Disarankan untuk ditampilkan untuk
pengecekan data

H. PJK =PERTANGGUNG JAWABAN KEUANGAN

Proses PJK adalah proses pengisian data biaya yang terjadi dan perubahan data seperti
tanggal, tujuan dari perjalanan dinas.
Langkah-langkah melakukan PJK.
1. Pilih menggunakan menu PR05
2. Pilih perjalanan dinas yang ada
3. Pilih gambar untuk mengisi perubahan data

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 26 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

4. Sistim akan mengeluarkan pesan seperti dibawah ini

5. Pilih YES untuk melanjutkan proses

6. Pengecekan data tanggal awal dan tanggal akhir perjalanan dinas. Jika tidak ada
perubahan maka tanggal tersebut tetap
7. Pengecekan data jam berangkat dan jam pulang. Sebaiknya diisikan sesuai
dengan boarding pass

8. Khusus untuk Perjalanan Dinas Pelatihan atau training pengisian activity type
sangat diperlukan. Hal ini akan terkait dengan pembebanan biaya training kepada
jurnal buku besar.

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 27 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

9. Pilh accommodation jika data hotel tidak disertai bill Hotel

10. Isikan data-data yang biaya yang ada berdasarkan kwitansi

11. Jika sudah pilih gambar untuk menyimpan data

12. Status perjalanan dinas akan berubah menjadi trip completed tobe settled

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 28 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

I. PEMBUATAN SURAT PJK

PJK adalah formulir untuk dilakukan persetujuan secara dokumen atas pertanggung
jawaban Keuangan perjalanan dinas pegawai. Formulir akan dicetak melalui sistim SAP.
Langkah-Langkah:
1. Pilih menu transaction code: ZCHR0222

2. Sistim akan mengeluarkan menu seperti dibawah ini:

3. Isikan data personnel number untuk pegawai yang akan melakukan perjalanan
dinas

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 29 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

4. Isikan data trip number yang akan dicetak

5. Pilih Form Pertanggunjawaban (PJK) untuk proses cetak form PJK

6. Isikan nama atasan langsung

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 30 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

7. Tekan tombol untuk melanjutkan proses

8. Sistim akan mengeluarkan tampilan seperti dibawah ini

9. Pilih perjalanan dinas yang akan dicetak atau ditampilkan pada layar

10. Tekan print view untuk tampilan pada layar. Disarankan untuk ditampilkan untuk
pengecekan data

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 31 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

Semen Gresik Group

 SAP Humas Resource Information
System (SAP HRIS)
Filename: Page:
User Manual
349483344 32 of 32
Owner: Date of Creation: Modified by: Date of Modification:

Lintong 30 Mei 2011 Lintong 26 March 2017

11. Tekan Print SPPD untuk mencetak Surat Tugas.

J. PENGHAPUSAN DATA PERJALANAN DINAS

1. HAPUS PADA SAAT REQUEST TANPA MELIHAT HISTORY

Penghapusan data dilakukan dengan menghapus tanpa melihat melihat data request
tersebut menjadi history. Data ini langsung dihapus dari sistim.

Langkah-Langkah untuk melakukan proses:

1. Pilh perjalanan dinas yang ada

2. Pilih menu deleted pada menu bar

3. Sistim akan mengeluarkan pesan seperti dibawah ini

4. Pilih YES untuk melanutkan proses

5. Sistim akan mengeluarkan pesan untuk menunjukkan proses berjalan
baik.

Semen Gresik Group