LAPORAN POSTMORTEM

SEKRETARIAT PENGANGKUTAN DAN PERHUBUNGAN

DINNER KOLEJ TUN SYED NASIR 2014

CELEBRATION OF EXCELLENCE

JULAMRI BIN JOHOR (EXCO 1) : A139394 FSK/2

NUR FATIN BINTI MUHID (EXCO 2) : A136574 FFAR/3

ESTHER MATHIAS AJIK (AJK) : A144461 FSK/1

WENDY ANN ROGER (AJK) : A144476 FSK/1

Gerak kerja sebelum:

Perkara Digerakk Catatan

an

1. Menghubungi beberapa buah dewan yang Julamri 17/3/2014

diusulkan untuk menentukan tempat dinner kolej
yang akan dipilih. Dewan yang dipilih ialah
Dewan Kristal 1 & 2 Telekom Malaysia
Convention Centre, Telekom Malaysia Berhad
Level 1, Menara TM Jalan Pantai Baharu 50672 10/4/2014
Kuala Lumpur, Malaysia. &

2. Melakukan lawatan awal ke Menara TM dan 13/5/2014

berbincang mengenai kemudahan yang
disediakan terutamanya yang berkaitan dengan
pengangkutan dan perhubungan.

3. Mengumpulkan senarai nama pelajar tahun akhir

22/4/2014
yang akan hadir pada malam dinner kolej
-
dibantu oleh sekretariat lain.
16/5/2014
4. Menyediakan peta laluan kepada pelajar yang
akan bergerak sendiri dan yang menaiki
kenderaan sendiri. 12/5/2014

5. Membantu menghubungi beberapa dewan lain Nur Fatin 17/3/2014

semasa proses pemilihan dewan.

6. Membantu mengumpulkan senarai nama pelajar

tahun akhir.
7. Membuat iklan di laman sosial Facebook 22/4/2014
mengenai jadual perjalanan bas untuk makluman
pelajar KTSN.

8. Membantu menyiapkan signage untuk laluan 13/5/2014

sekitar Menara TM.

9/5/2014

9. Berhubung dengan En Radwan; bahagian Wendy 3/5/2014

pengankutan mengenai bas yang akan
digunakan semasa hari kejadian. Bas yang
diberikan ialah sebanyak 20 buah bas; 4 bas
untuk bergerak pada waktu pagi dan 16 bas
akan bergerak pada waktu petang.

10. Memberikan peta laluan kepada setiap pemandu

bas.
18/5/2014
11. Melekatkan signage pada bas untuk
memudahkan pelajar mengenalpasti bas yang 18/5/2014
disediakan.

12. Memaklumkan pada bahagian pengangkutan

18/5/2014
untuk standby bas pada pukul 11.30PM di
Menara TM.

13. Menyediakan signage untuk laluan semasa di Esther 3/5/2014

Menara TM.

14. Menyediakan peralatan lain yang akan

digunakan untuk sekretariat perhubungan dan 16/5/2014
pengangkutan.

15. Memaklumkan kemudahan yang disediakan oleh 18/5/2014

pihak TM kepada pelajar seperti kawasan surau,
tandas dan sebagainya.

Gerak kerja semasa:

1. Bertindak sebagai runner semasa hari kejadian. Julamri

2. Membantu menguruskan pengangkutan pelajar

pada waktu 7.30am.

3. Membantu menguruskan pengangkutan pelajar

 pada waktu petang 5.30pm.

4. Membantu menguruskan pengangkutan pelajar 18/5/2014

11.30pm.

5. Memaklumkan ajk program dan protokol

mengenai pergerakan TNC HEPA dari KTSN ke
TM.

6. Menyediakan bilangan pelajar KTSN 1 dan kolej Nur Fatin

luar untuk memudahkan pembahagian bas
dilakukan.

7. Membantu melekatkan signage di setiap

bahagian Menara TM dan di sekitarnya 18/5/2014
terutamanya di kawasan parking pelajar dan
felo, parking vvip dan perhentian bas pelajar.

8. Meguruskan penyediaan pengangkutan di T1BE

untuk pelajar kolej luar.

9. Membantu menguruskan pengangkutan untuk

pelajar selepas majlis berakhir.

10. Menyediakan signage dan peta laluan kepada Wendy

setiap pemandu bas.

11. Melekatkan label bas COE.

12. Menguruskan pengangkutan pelajar pada waktu

pagi. 18/5/2014

13. Menguruskan pengangkutan pelajat KTSN 1 pada

waktu petang.

14. Menguruskan pengangkutan pelajar selepas

majlis.

15. Bertanggungjawab berhubung dengan pemandu

bas.
16. Melekatkan signage dan arah laluan di setiap Esther
kawasan menara TM untuk kemudahan pelajar.

17. Mengawalatur pergerakan bas pelajar yang tiba

di Menara TM.

18. Membantu menyediakan bas kepada semua 18/5/2014

pelajar semasa majlis berakhir.

Selepas program:

Melakukan postmortem untuk penambahbaikan post sekretariat perhubungan

dan pengangkutan pada masa hadapan pada tarikh 22 MAY 2014.
Kekuatan:

1. Semua sekretariat perhubungan dan pengangkutan dapat bekerjasama

dengan baik untuk melaksanakan tugasan yang diberikan.

2. Mendapat bantuan daripada sekretariat lain untuk menyempurkan

tugasan seperti senarai nama setiap pelajar yang hadir pada dinner kolej.

3. Dapat menguruskan bas untuk dinner kolej walaupun ada sedikit masalah
pada awalnya.

4. Dapat sesuaikan diri dengan keadaan yang tidak dirancang seperti

pertukaran tempat meletak bas di kawasan TMCC.

Kekurangan:

1. Penggunaan bas yang berlebihan. Pada waktu pagi 4 buah bas

disediakan. Tapi pelajar yang ada cukup untuk dua buah bas sahaja.

2. Penggunaan bas pada waktu petang disediakan sebanyak 16 buah bas

tapi bas yang digunakan hanya 11 buah bas sahaja. Hal ini menyebabkan
pembaziran bayaran bas oleh kolej kepada bahagian pengangkutan.

3. Masalah semasa permohonan bas dimana bahagian pengangkutan

memaklumkan bahawa bas untuk dinner kolej perlu dibayar.

4. Tidak dapat menentukan secara tepat jumlah pelajar yang akan naik di
T1BE.
Cara mengatasi:

1. Masalah 1 dan 2 boleh diatasi dengan memastikan kepada pelajar yang

hadir itu sama ada mereka betul-betul menggunakan bas yang disediakan
kolej atau menaiki kenderaan sendiri. Hal ini untuk mengurangkan
pembaziran dana kolej untuk menampung bayaran bas yang digunakan.

2. Masalah 3 tidak boleh diatasi. Kerana tempahan bas untuk dinner adalah
berbayar. So, lepas nie kena sebelum menempah bas kena pastikan
keperluan pengangkutan yang pelajar perlukan daripada piak kolej.

3. Cara atasi masalah 4 ialah dengan menyelesaikan terlebih dahulu

pengangkutan pelajar KTSN 1 dan selepas itu menghantar bas ke T1BE.
Atau, tempatkan Exco atau ajk di T1BE dan kemudian kira bilangan
pelajar yang hadir di T1BE. Selepas itu bas akan dihantar ke T1BE
sepertimana yang kami telah lakukan.

4. Senaraikan dalam borang kehadiran pelajar sama ada pelajar

memerlukan pengangkutan daripada kolej atau menggunakan
pengangkutan sendiri.

5. Senaraikan juga dalam borang kehadiran pelajar yang naik pengangkutan

yang disediakan kolej akan naik daripada KTSN 1 atau TIBE.

6. Kurangkan bilangan bas yang sedia ada daripada jumlah sebenar pelajar
dan senarai nama perlu disediakan awal.

7. Ajk pengangkutan perlu ditambah daripada 2 ajk kepada 6 ajk.

8. Titikberatkan untuk vegie dan alergik dan masukkan dalam borang

kehadiran pelajar.
 LAMPIRAN A: MINIT MESYUARAT
MINIT MESYUARAT SEKRETARIAT PENGANGKUTAN DAN PERHUBUNGAN
MAJLIS MAKAN MALAM CELEBRATION OF EXCELLENCE
KOLEJ TUN SYED NASIR, UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
Tarikh : 13 MAC 2014
Masa : 8:00PM - 9:30PM
Tempat : FOYER DS
Hadir : JULAMRI BIN JOHOR (EXCO 1)
NUR FATIN BINTI MUHID (EXCO 2)
ESTHER MATHIAS (AJK)
WENDY ANN ROGER (AJK)
Turut hadir:
Tiada.
Tidak hadir dengan kenyataan:
Tiada
I. Kata Alu-Aluan Exco 1
Exco 1 Julamri Bin Johor memulakan mesyuarat dengan bacaan Umul Kitab
Al-Fatihah dan mengalu-alukan kehadiran semua dan menerangkan agenda
mesyuarat.
i.Sesi Suai Kenal Setiap Sekretariat Pengangkuta Dan
Perhubungan.
ii. Pembahagian Tugasan Oleh Exco 1
a) Pengurusan bas kepada ajk Wendy Ann Roger.
b) Pengurusan signage dan barangan keperluan kepada ajk Esther
Mathias.
c) Pengurusan hotel dan pelajar tahun akhir kepada Exco 2 Nur Fatin.
d) Pengurusan pihak dewan dan pelajar tahun akhir serta membantu ajk
kepada exco Julamri.
iii. Penerangan Setiap Tugasan Oleh Exco 1
a) Exco 1 menerangkan setiap tugasan yang telah diberikan kepada
semua sekretariat pengangkutan dan perhubungan.
II. Hal-Hal Lain
Tiada.
Mesyuarat ditangguhkan pada tarikh yang akan ditetapkan.

MINIT MESYUARAT SEKRETARIAT PENGANGKUTAN DAN PERHUBUNGAN

MAJLIS MAKAN MALAM CELEBRATION OF EXCELLENCE
KOLEJ TUN SYED NASIR, UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
Tarikh : 10 APRIL 2014
Masa : 5:00PM - 6:45PM
Tempat : UNIKEB KAMPUS UKM
Hadir : JULAMRI BIN JOHOR (EXCO 1)
NUR FATIN BINTI MUHID (EXCO 2)
ESTHER MATHIAS (AJK)
WENDY ANN ROGER (AJK)
Turut hadir:
Tiada.
Tidak hadir dengan kenyataan:
 Tiada
II. Kata Alu-Aluan Exco 1
Exco 1 Julamri Bin Johor memulakan mesyuarat dengan bacaan Umul Kitab
Al-Fatihah dan mengalu-alukan kehadiran semua dan menerangkan agenda
mesyuarat.
i. Pembentangan Progres Kerja Oleh Exco 1.
Setiap sekretariat menerangkan mengenai progres kerja masing-masing dan
kerja yang sudah mereka siapkan.
ii. Penambahan Tugas Baru Untuk Setiap Sekretariat Oleh Exco 1.
a) Menyediakan pelan laluan bas dan label tag pada setiap bas kepada ajk
Wendy Ann Roger.
b) Menambah dan menambahbaik signage serta dilaminatekan signage
tersebut yang perlu dilakukan kepada ajk Esther Mathias.
c) Mewarwarkan laluan kepada pelajar dan felo serta VVIP ke Menara TM dan
pergerakan bas pada pelajar kepada Exco 2 Nur Fatin.
d) Perancangan perlaksanaan pengurusan bas semasa kejadian serta
membantu ajk kepada exco Julamri.
iii. Sesi Soal Jawab Setiap Sekretariat.
Setiap sekretariat menyanyakan soalan mengenai tugas masing masing dan
diberikan penerangn oleh Exco 1.
III. Hal-Hal Lain
Memberitahu simulasi yang akan dilakukan pada hari Sabtu 17 May 2014
bertempat di DSG KTSN dan menyarankan kehadiran semua sekretariat.

Mesyuarat ditangguhkan pada tarikh yang akan ditetapkan.

 MINIT MESYUARAT SEKRETARIAT PENGANGKUTAN DAN PERHUBUNGAN
MAJLIS MAKAN MALAM CELEBRATION OF EXCELLENCE
KOLEJ TUN SYED NASIR, UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
Tarikh : 16 APRIL 2014
Masa : 5:00PM - 6:45PM
Tempat : UNIKEB KAMPUS UKM
Hadir : JULAMRI BIN JOHOR (EXCO 1)
NUR FATIN BINTI MUHID (EXCO 2)
ESTHER MATHIAS (AJK)
WENDY ANN ROGER (AJK)
Turut hadir:
Tiada.
Tidak hadir dengan kenyataan:
Tiada
III. Kata Alu-Aluan Exco 1
Exco 1 Julamri Bin Johor memulakan mesyuarat dengan bacaan Umul Kitab
Al-Fatihah dan mengalu-alukan kehadiran semua dan menerangkan agenda
mesyuarat.
i. Pembentangan progres kerja Oleh Setiap Sekretariat.
Setiap sekretariat menerangkan mengenai progres kerja masing-masing dan
kerja yang sudah mereka siapkan.
ii. Penerangan Semula Kerja Setiap Sekretariat Semasa Kejadian oleh
Exco 1.
a) Bertanggungjawab menguruskan bas pada 18hb May pukul 7:30am di KTSN 1
dan pukul 5:30pm di tempat yang sama serta menyediakan peta laluan
untuk diberikan kepada setiap pemandu bas. Selain itu, ajk Wendy Ann Roger
perlu melabel bas dan meminta nombor telefon ketua bas.
b) Memastikan signage telah siap dilabuat dan memastikan signage tersebut
dibawa semasa hari kejadian. Barangan keperluan sekretariat juga perlu
dibawa dan bertanggungjawab mengaturkan perhentian bas di Menara TMCC
kepada ajk Esther Mathias.
c) Melakukan dan membantu ajk Esther menyediakan signage di kawasan
TMCC dan bertanggungjawab menguruskan perjalanan pengangkutan pelajar
kolej luar di T1BE pada pukul 5:30pm kepada Exco 2 Nur Fatin.
d) Menjadi runner semasa hari kejadian dan membantu ajk Wendy untuk
pengurusan bas di KTSN, memaklumkan sekretariat program dan protokol
mengenai keberangkatan TNC HEPA dari KTSN ke TMCC dan mengendalikan
tempat letak kenderaan VVIP dan tempat parking bas semasa hari kejadian
kepada exco Julamri.
iii. Sesi Soal Jawab Setiap Sekretariat.
Setiap sekretariat menyanyakan soalan mengenai tugas masing masing dan
diberikan penerangn oleh Exco 1.
IV. Hal-Hal Lain
 Memberitahu agar setiap sekretariat hadir tepat pukul 7:30am pada 18hb
May di perhentian bas KTSN.

Mesyuarat ditangguhkan pada tarikh yang akan ditetapkan untuk postmortem.

 MINIT MESYUARAT SEKRETARIAT PENGANGKUTAN DAN PERHUBUNGAN
MAJLIS MAKAN MALAM CELEBRATION OF EXCELLENCE
KOLEJ TUN SYED NASIR, UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA
Tarikh : 22 APRIL 2014
Masa : 5:00PM - 6:45PM
Tempat : UNIKEB KAMPUS UKM
Hadir : JULAMRI BIN JOHOR (EXCO 1)
NUR FATIN BINTI MUHID (EXCO 2)
ESTHER MATHIAS (AJK)
WENDY ANN ROGER (AJK)
Turut hadir:
Tiada.
Tidak hadir dengan kenyataan:
Tiada
I. Kata Alu-Aluan Exco 1
Exco 1 Julamri Bin Johor memulakan mesyuarat dengan bacaan Umul Kitab
Al-Fatihah dan mengalu-alukan kehadiran semua dan menerangkan agenda
mesyuarat iaitu postmortem sekretariat pengangkutan dan perhubungan.
i. Membincangkan Kekuatan Sekretariat.
Setiap sekretariat menerangkan mengenai kekuatan setiap sekretariat.
ii. Membincangkan Kekurangan Sekretariat.
Setiap sekretariat menyenaraikan kekurangan yang ada pada sekretariat.
iii. Membincangkan Cara Mengatasi Kekurangan Sekretariat.
Setiap sekretariat memberikan buah fikiran dan idea untuk menerangkan
bagaimana cara untuk mengatasi masalah yang berlaku sebelum dan semasa
program.
II. Hal-Hal Lain
Tiada

Mesyuarat Berakhir. Exco 1 mengucapkan terima kasih atas komitmen yang

ditunjukkan oleh setiap sekretariat untuk melaksanakan parogram tersebut.