A HIVATALOS LEVELEK UDVARIASSGA

2009 prilis 03., pntek 09:33

Meglehetsen nagy sszevisszasg tapasztalhat a levelezsben, a cmzsben s a levlbeli
megszltsokban egyarnt. Az emberek nagyon ignyesek arra, hogy nevket, rangjukat, hivatali
beosztsukat hibtlanul alkalmazzk szban s rsban egyarnt. A hivatalos levlnek s iratnak
sokkal tbb formai kellke van, mint a magnlevlnek. Az rsbeli kommunikcinak nagy slya
van az zleti, hivatali letben. A fontos kzlseink mindig rsban trtnnek, mert a sz elszll,
az rs megmarad, tartja a kzmonds.
A levelek megfogalmazsnl hrom szempontot kell figyelembe venni:

- a kzrthetsget
- magyaros kifejezsek hasznlatt s
- a nyelvtani, nyelvhelyessgi tudnivalkat.

Az idegen szavak alkalmazst kerljk, ha van magyar megfeleljk.

A hivatali levelek bal fels sarkba rjuk a kld hivatal, vllalat vagy brmely intzmny pontos nevt,
cmt, s az sszes elrhetsgt. A cg arculathoz tartozik az emblma is. Ez az un. Cgjelzses
hivatali levlpapr. Az zleti levelezsben szerepelhetnek mg egyb hivatalos azonost adatok is, mint
pl. a szmlakezel bank neve, az adszma stb. Ezek az informcik clszeren eloszthatk a lap
tetejre vagy a lap aljra. Fontos, hogy ezek az adatok mindig a hivatalos levl els oldaln
szerepeljenek.

A kld megnevezse alatt szerepel a cmzett szemly neve, beosztsa, az intzmny megnevezse s
cme. Az irnytszm s a postafikszm utn nem kell pontot tenni, mert az kdszm / nem pedig
sorszm./

A hivatalos levl jobb fels rszn olvashat a levl trgynak a megjellse.

A hivatalos levl fontos rsze a megszlts, ez helyettesti a szbeli ksznst. A megszltsban

minden fnevet nagy kezdbetvel runk:

Tisztelt Vezrigazgat r!
Tisztelt Fosztlyvezet Asszony!
Tisztelt Kztrsasgi Elnk r!

A hivatalos nyelvben a frfiak megszltsra udvarias kifejezsi forma: az r.

A nk ltalnos s semleges megszltsra alkalmazzuk az asszony kifejezst.

A nk rsbeli rintkezsben a hlgy sz nem hasznlatos, a Tisztelt Hlgyem csak szbeli

megszltsra alkalmas kifejezs.

A mondatkezd helyzetben a Dr. nagy betvel rand, mg mondaton bell kis betvel rjuk a dr.-t.

A hivatalos levelezsben az n megszltsi forma megklnbztetett tiszteletet fejez ki, ezrt

nagybetvel rjuk.
A levelezsben udvarias gesztus a szves jelz hasznlata. De gyakori alkalmazsa komolytalann
teszi a levelet. Hivatalos levlben a tegezs nem hasznlatos mg akkor sem, ha hivatalon, vllalaton
bell a levelez felek lszban tegezdnek.

A hivatalos levl befejez rsze az n. levlzradk. Az udvariassg itt is megkvnja a Tisztelettel,

dvzlettel, Szvlyes dvzlettel stb. elkszn formk valamelyikt.

Magnszemlynek szl hivatalos levl esetn, amikor nem ismeretes elttnk az illet rangja vagy
beosztsa, akkor az albbi megszltsi formt alkalmazhatjuk:

Tisztelt Nagy r!
Tisztelt Nagy Sndor r!
Tisztelt Kovcs Mria rn!

De lehet mg: Tisztelt Uram! Tisztelt Asszonyom! Esetleg Tisztelt Hlgyem!

Ami a bortkcmzst illeti: az rhlgy s az r sz akkor fordul el a bortk cmzsben, amikor nem a
beoszts, hanem pusztn csak a szemlynv szerepel. Nem illik a nevet rvidtve rni, vagy valakit
beosztsban lefokozni.

A blyegz hitelesti a levelet, a dokumentumot. A blyegznek mindig a nv eltt van a helye,

klnben az alrs olvashatatlan. Ezt a hibt gyakran elkvetik.

A hivatali, vllalati letben egy sor olyan levelezs is elfordul, amely a kapcsolattartst clozza. Pl. a
karcsonyi s jvi nnepek eltt kldtt jkvnsgok, gratull levelek, ajndk megksznse stb.

Vgl a titkrnk figyelmbe ajnlom: ha fnkkhz meghv rkezik s nem tud elmenni, akkor azt
elfogadhat indokkal le kell mondani!

A levelezs clja az, hogy kzlendnket az emberek knnyen s jl megrtsk. A levltitok vdelme
hivatali s csaldi krnyezetben is egyformn rvnyesl. Nem illik felbontani a csaldtagok levelt s
azt elolvasni.

Nhny j tancs:

- Ami a levl terjedelmt illeti, lehetleg egy oldalnl ne legyen hosszabb. A levl legyen tmr,
lnyegre tr, ne legyen terjengs. Ne legyen tlsgosan hossz s bonyolult a mondat. Ahol csak lehet,
bontsuk fel tbb nll, rvidebb mondatra, mert gy rhetbb. A tbboldalas levelet az zletember
ltalban flreteszi azzal, hogy majd elolvasom. De mikor?

- Mg a faxon vagy villmpostn /e-mail/ elkldtt levlre is vlaszolni kell!

Nem valszn, hogy azonnal rdemi vlaszt tudunk adni, de jelezni kell azt, hogy a levelet
ksznettel megkaptuk, rvidesen vlaszt adunk a krdsekre.

- Ha valaki nincs tisztban azzal, hogyan kell rni a partner nevt, vagy hivatali beosztst, akkor meg
kell krdezni a titkrn tjn.
- Sokan nem tudjk, hogy az asszony nem a csaldi llapotra utal, hanem a megszltott rangjhoz,
beosztshoz, letkorhoz ill udvariassgi forma. A csaldi llapot a magnletre tartozik, nem illik
hivatalos levlben erre clozni.

- Bnjunk vatosan a nni s a bcsi megszltssal! Az idsebb gyfelekkel val szbeli

rintkezskor ez lehet figyelmes, udvarias kifejezs is, de nem mindenki rzi megtisztelnek, ha a
korra utalnak a megszltssal.

- Ne hasznljunk hivatalos levelekben lpten-nyomon hivatalos lgkrt raszt szavakat,

kifejezseket, mint pl. trgyban felfektetett jegyzknyv stb.

- A magyarok tbbsge nem kszn meg semmit sem szban, sem rsban! A kztiszteletben ll
Zwack Pter r azt mondta, hogy a karcsonyi nnepek eltt egy dszkosarat kldtt valakinek. Mg ma
sem tudja, hogy az illet megkapta e vagy sem. Ez hrom vvel ezeltt volt.

- A kapcsolattart leveleknl azt a hibt szoktk elkvetni, hogy olvashatatlan a levlkldnek az

alrsa. Ilyen esetben illik nvjegyet tenni a levl mell, klnben nem lehet vlaszlevelet rni.

Remlem sikerlt nhny tletet adni a kultrlt levlrshoz, mert tudjk mi a legnehezebb? res
papron elkezdeni fogalmazni.

Budapest, 2009. prilis 3.

Udvariassg rsban

Udvariassgi szablyok termszetesen az rsbeli kapcsolattartsban, kommunikciban is kteleznek.

Az rsbeli rintkezs srgi mltra tekint vissza az emberisg trtnelmben. Mindig is koronknt
s kultrnkknt megvoltak a maga ratlan szablyai. Csak egy plda: ma a trtnelemnek egy
kln (segd)tudomnya, a diplomatika foglalkozik a kzpkori hivatalos iratok, az n. oklevelek,
kivltsglevelek vizsglatval s elemzsvel.

Az okleveleknek szigor mfaji s a stilisztikai rvnyessgi kellkei voltak, melyek nlkl szba sem
jhetett az, hogy hitelesnek tekintsk ket.

Mra mr jval leegyszersdtt, sablonoss vlt az rsbeli rintkezs. St, korunkban lassan
tlhaladott is vlik, hiszen a telekommunikci rvn a telefon s az internet (s nmileg a fax is)
bizonyos terletekrl kiszortja az rott - paprlap(ok)on megjelen - formt. Azonban taln mgsem
haszontalan, ha ttekintjk az rsbeli rintkezs udvariassgi kellkeit s szablyait.

Az rsbeli udvariassg legfontosabb formalitsai, vagyis megnyilvnulsi terletei:

o maga a levlpapr ("hivatalossga" s minsge),

o hely s dtum szerepeltetse,

o cmzs,

o megszlts (cmzsben s szveg kzben),

o elksznsi, bcsvteli forma,

o alrs, s nem hanyagolhat el a

o bortk cmzse sem.

rdemes sorra vennnk ezeket a formkat.

Ma a hivatalos levlpapr a cg arculattervnek a rsze, a munkatrsak nvjegykrtyival,

bortkokkal, mappkkal szoktk megterveztetni a log figyelembe vtelvel. ltalban a levlpapr
fels rszn, de elfordulhat, hogy megosztva, vagyis a fejlc s a lblc helyn egyarnt tartalmaz
informcikat a vllalatra vonatkozan. A legfontosabb informcik: a cg logja vagy emblmja (ha
van), a cg neve, postacme (rszletezve: kerlet, irnytszm, postafik, emelet, ajt, stb.), a
legfontosabb telefonszmok (mobil s vezetkes telefonszmok egyarnt, amennyiben szksges,
mellkek is) s fax szmok. (Ha szksges, meg kell nevezni a rszleget, kpviseleti szervet,
gyosztlyt, stb., illetve annak vezetjt, kpviseljt beosztsval egytt.)

A hely s a dtum megjellse nlkli irat nem hasznlhat, nem rtelmezhet, nem vehet
figyelembe. Vilgszerte tbbfle mdja van a "datlsnak" s "loklsnak", ezrt mi Magyarorszgon
nyugodtan hasznlhatjuk a magyar gyakorlatot. Eszerint a hivatalos irat aljn szerepel a hely, utna -
vesszvel elvlasztva tle - az idpont. Ez akkor sem flsleges, teht nem hagyhat el, ha a levl jobb
fels sarkban szerepl iktatsi szmbl vagy kdbl kikvetkeztethet a dtum (pldul: 13. sz./2001-
03-14).
A cmzs nagyon fontos, ugyanis a helytelen, pontatlan, hinyos, felletes, zavaros cmzs magasfok
nemtrdmsgrl, udvariatlansgrl rulkodik. Hasonlan a hivatalos levlpapron szerepl kld
adataihoz, ennek a cmzsnek is tartalmaznia kell a cmzett pontos s teljes nevt (akr szemly, akr
szerv), beosztst, pontos cmt.

A megszlts flttelezi a helyes cmzst, teht elg a nv (szemly vagy szerv neve) s esetleg a
rang, beoszts. A megszlts kezd frzisa hagyomnyosan a "Tisztelt". Szveg kzben a megszlts
az "n", vagy "nk" (termszetesen magzdssal). ("n nnek n vagyok, s nem maga." -
figyelmeztet az illemszakrt.)

Az elksznsi formula ltalban "Tiszteletel:", "Ksznettel:" "dvzlettel:", vagy

"Nagyrabecslssel:", de elfordulhat olyan udvarias megfogalmazs is, amely a partnertl elvrt
magatartsra utal: "Vlaszukra vrva:" , "Visszaigazolst krve:", "Tjkoztatsukra vrva:", stb.

Egyszemlyes alrs esetben az alrs alatt szerepelnie kell a nvnek gprssal, a rangnak vagy
beosztsnak azonban nem, mert az mr szerepel a kld megjellsben. Ha kt, alrsra egyttesen
fljogostott szemlyrl van sz, akkor alrsuk alatt a nevk mellett a rangjukat s a beosztsukat is
fel kell tntetni.

A bortk rszt kpezi a cg arculatnak. Cmzse gprsos, a felad helyn fel kell tntetni a cg
nevt, pontos cmt, postafikot, telefont s faxot. (Addhat olyan helyzet - tbbnyire a protokoll
keretben -, hogy kzzel illik megcmezni a bortkot. Ilyenkor gyelni kell az olvashat kzrsra:
olvashatsga, eszttikuma rulkod jel lehet.)

I. E-mail

Az elektronikus levelezs hasonlt a hagyomnyos postai, papr-alap levelezsre. Amg ez

utbbinl paprra rjuk a levl szvegt, az elektronikus levelezsben erre a clra
szvegszerkeszt hasznlunk. A bortk funkcijt az elektromos levelezsben a levl fejlce
ltja el. Mindkt esetben a megrt s megcmzett levelet egy kzvett mechanizmusra bzzuk,
ami az egyik esetben a Posta, a msik esetben internetes levltovbbt programok. A cmzett
mindkt mdszer esetn rendelkezik egy postaldval, ahov a berkezett leveleit vrja.
Levlkldskor a cmzett megadsakor ennek a postaldnak a cmt hasznljuk.

A szmtstechnikra jellemz tmrts, srts, hely-minimalizls az elektronikus levelezst

is jellemzi. Ez itt is fleg az dvzl, megszlt s elkszn formulk hinyban ragadhat
meg. (Termszetesen itt is csak a hivatalos rintkezst vesszk alapul.)

Nhny szempont az udvarias online levelezshez: a protokollris formkat, stlust meg kell
tartani a hivatalos jelleg elektronikus kommunikci esetben is, hiszen nem "chat"-elsrl
van sz Szksges az elektronikus zenetben feltntetni a kld pontos adatait (hasonlan az
rsbeli formhoz), a megszlts fakultatv ugyan, de ajnlott, ha nem derl ki magbl az
zenetbl. Termszetesen a cmzett szemlynek is ki kell derlnie a levlbl, nem csak az
elektronikus levlcmbl. A dtum nem fontos, mert azt a technika rgzti.

Mit mondhatunk a levl "sttusz"-sorban tallhat informcikrl? Clszer mindig megadni a

levl trgyt (subject), ugyanis ez segthet a cmzettnek a levl megfelel kezelsben
(megfelel mappban (folder) val elhelyezsben, illetve ha szksges, tovbbtsban
 (forward) s ksbb az zenet visszakeressben). Ajnlatos egy jl eltallt kulcsszt (key
word) vlasztani a levl trgyul (pl.: rendels, visszaigazols, informci, meghvs, stb.).
Elektronikus levlcmnek rdemes rvid, sokatmond, egyszeren lerhat (teht nem idegen
nyelv) nevet vlasztani, hiszen ez alapjn azonost minket a cmzett. Krlevelek esetben ill
tjkoztatni minden cmzettet arrl hogy ki ms kapta mg meg az adott levelet, azaz Cc-ben
kell kldeni (Carbon copy vagyis indigs msolat). (Termszetesen ez nem minden krlevlre
vonatkozik, hiszen pldul egy hrlevlre feliratkozottak krt a jog vdi.)

Ezen fell mindenkpen javasolt olyan levelezprogramot hasznlni (mind a kld, mind a
cmzett oldaln), amely kirja az elektronikus levlcm tulajdonosnak teljes nevt (pl.: Horvth
Gza ghorvath@mail.matav.hu) a sttusz-sor megfelel rovatban. A legismertebb
levelezprogramok az Outlook Express s a Netscape Messenger.

Van lehetsg elre megkonstrult alrsok (signature), alrs-panelek alkalmazsra. Itt

gyelni kell ezek szolidsgra, megfelel informcitartalmra.

III. Fax

A fax gyors, lnyegre tr kommunikcit tesz lehetv viszonylag magas kltsggel. E kt jellemzje
meghatroz az udvariassg szempontjbl is.

Gyorsasga s kltsgessge miatt a fax rvid, lnyegre tr, nem vrhat el tle a tlzott rszletezs
vagy terjengssg. Ez fleg az dvzlsi, megszltsi s elkszn formulk rvidsgben, illetve
hinyban figyelhet meg. (Teht a nagyfok udvariassg jelnek kell tekintennk a faxon tallhat
megszltsi s elksznsi formk hasznlatt, hiszen nvelik a kltsget.)

A fax technikja automatikusan hozza a hvott fl s a hv fl kdjt, illetve a hvs idpontjt

(idtartamt). Ez a fax-nyomtatvny legtetejn szerepel. Az ezutni rsz ll a hv fl rendelkezsre.

Egy fax smja teht a kvetkezkppen nz ki ltalban:

o kld: hivatalos megnevezs, cm, telefon, rang, beoszts, stb.,

o cmzett,

o indokolt udvariassgi szempontbl feltntetni a dtumot, hogy a cmzettnek ne kelljen

bogarsznia az automatika ltal kzlt adatok kztt,
o oldalak szma (a cmzett tjkoztatsa vgett),

o szveg (megszlts, elkszns nem felttlen szksges),

o alrs: nem felttlen szksges,

o egyb hivatalos informcik a lap aljn feltntetendk (cg-telephely, adszm,

bankszmlaszm, kpviselet, tovbbi rintkezsi forma, stb.)

Egybknt faxon valahol (ltalban alul) fel szoktk tntetni, hogy a fax illetktelen kezekbe juttatsa,
illetktelen felhasznlsa, a vele val visszals bntetend cselekmny.