Pisanje predloga projekta

Pisanje projekta korak po korak1

Tekst koji sledi predstavlja standardno uputstvo za pisanje predloga projekta, kada ne postoji
zadati format od strane donatora. Dakle, ukoliko budete u prilici da piete predlog projekta,
ak i pre nego to utvrdite kome biste se obratili za sredstva, ovaj format moete koristiti kao
poetni, odnosno kao onaj koji e vam pomoi da prikupite i obezbedite sve potrebne
informacije o vaoj organizaciji i o projektu. Ovako prikupljene informacije ete onda lako
moi uklapati u format koji vam propie donator.

Skreemo panju da pisanje projekta prema Smernicama EU (nezavisno od toga da li se radi o

konkursu Civil Society Facility, EIDHR, CBC (Cross Border Cooperation) Programi
prekogranine saradnje, i drugi, zahteva dodatna znanja i vetine koja se stiu viednevnim
seminarima samo na tu temu, kao i odreeno iskustvo u pisanju i sprovoenju projekata, pa ih
ovde neemo obraivati.

Pisanje predloga projekta ili projektnog zahteva (engl: project proposal, application) deo je
procesa traenja , prikupljanja sredstava (engl: fundraising, grantseeking procedure) .

ta mislite, ta ide prvo: pisanje projekta ili traenje donatora?

Pisanje predloga projekta obino sledi nakon to smo identifikovali jednog ili vie
potencijalnih donatora. Svi donatori, bili oni pojedinci ili velike fondacije imaju svoje
specifine interese i prioritete, koje moemo podeliti na sledee kategorije:

odreeno polje interesovanja (izgradnja civilnog drutva, obrazovanje, pristupanje

Evropskoj Uniji, reformski procesi ...)
odreena ciljna grupa (ene, deca, mladi, izbeglice, raseljena lica...)
odreeno geografsko podruje (istona Evropa, Zapadni Balkan, Azija ... )
odreene vrste organizacija (udruenja, fondacije, bolnice, univerziteti, crkve, lokalne
samouprave)
odreene namene (sredstva za opremu, za konferencije, putovanja ...)

Klju za uspeno prikupljanje sredstava je, pre svega, pozitivan pristup (ja mogu to da
uradim). Ako od samog poetka sumnjate u uspeh, ako se plaite, ako se stidite zato to
traite sredstva, verovatno neete uspeti. Ako ste optimista i ako u vaem predlogu ee
koristite glagole mogu i hou nego moda, donator e vie verovatni u vau sposobnost
uspenog izvrenja projekta.

Postoje brojne predrasude koje vas onemoguavaju da budete uspeni u prikupljanju

sredstava. Te predrasude su:

1
Prevedeno i prilagoeno od strane Tima Tri Graanskih inicijativa; Autori originala: Chad
T.Green i Yvette Castro-Green, Izdava: NGO Centres - Riga
1. Donatori jedva ekaju da mi daju sredstva
Naprotiv, u stvarnosti je traenje sredstava aktivan proces, gde vi istraujete i u potrazi ste
za sredstvima i ne ekate pasivno da vas donator nae.
Va uspeh ili neuspeh zavise od toga da li ste prepoznali pravu ansu za donaciju ili ne!

2. to vie sredstava traim, vie u dobiti.

Naprotiv - to je budet vei, tee je dobiti sredstva. Velika sredstva se obino daju
organizacijama koje iza sebe imaju itav niz uspeno izvrenih projekata. Zato - ako ste mala
i nova organizacija, ponite sa malim budetom. Vremenom ete izgraditi svoj kredibilitet
koji e omoguiti dobijanje veih sredstava. Sa druge strane - ako imate mali projekat sa
velikim budetom, dobiete verovatno manja sredstva nego to ste traili.

3. Ako jednom dobijem sredstva od donatora, garantovano u ih dobijati i u budunosti

Ne oekujte da i sledei put automatski dobijete sredstva od vaeg donatora. Donatori vie
vole ako imate mreu finansijske podrke koja vam omoguava nastavak vaeg projekta i
rada. Prioriteti i interesi donatora se menjaju - nemojte se zato nikada oslanjanti samo na
jednog.
Pravilo Nita nije opasnije nego se oslanjati samo na jednog donatora i oekivati od njega
doivotnu podrku.

4. Ako dobijem pare - one su moje i nikome ne polaem rauna o njima.

Stvarnost je: donatori vam ne poklanjaju novac - oni sklapaju ugovor sa organizacijama iji
projekti zadovoljavaju njihove potrebe i interese. Aplikacija ili projektni zahtev je stoga,
sastavni deo obavezujueg ugovora izmeu vas i donatora. To znai da morate da sledite
njihova pravila podnoenja finansijskog i narativnog izvetaja, obaveznog informisanja o
svim izmenama u projektu itd. Ako elite napr. da kupite vozilo koje nije predvieno
budetom, morate prvo konsultovati donatora.
Pravilo: Odgovornost za dobijena sredstva

5. Lai ili preuveliavanja poveavaju moje anse za dobijanje granta (sredstava)

esto padamo u iskuenja da slaemo i preuveliavamo kod pisanja grantova - nemojte to
raditi , nikada se ne isplati. Dugotrajni i uspeni odnosi sa donatorima su uvek zasnovani na
istini. Ako izgubite poverenje donatora, izgubiete i svoju reputaciju a moda ete morati i
da vratite sredstva.
Pravilo: Potenje je najbolja politika

6. Svoje ciljeve treba potpuno da prilagodim interesima i potrebama donatora.

Nemojte svoje interese i potrebe nikada u potpunosti podrediti interesima donatora. Bolje je
ako odredite svoje ciljeve i interese i onda ih prilagodite tako da odgovaraju interesima
donatora.
Pravilo je: Ne moete upravljati vetrom, ali moete podesiti jedra

7. Neuspeh je katastrofa
U proseku samo izmeu 10-30% predloga dobija sredstva. Zato - ako je va predlog odbijen,
ne uzimajte to tragino, ve ga primite kao iskustvo iz kojeg ste neto nauili i pokuajte
ponovo. Ako je potrebno, pitajte donatora zato je odbio va predlog i ta da uradite sledei
put.

Pravilo: Ako ne uspete iz prve, uite iz iskustva i pokuajte ponovo!

Prva faza procesa prikupljanja sredstava je istraivanje i identifikovanje pravog donatora.
Zato je, kada govorimo o pisanju predloga vano, prethodno identifikovati potencijalne
donatore? Pre svega zato, to pre nego to se obratimo potencijalnom donatoru, treba da
razmislimo i da odgovorimo na pitanja o tome ko smo mi, ta elimo da uradimo i za koga
elimo da to uradimo. Potrebno je da utvrdimo vezu koja postoji izmeu nae organizacije,
naeg projekta i donatora. Kako bi definisali ovu vezu, treba prethodno da odgovorimo na
sledeih osam pitanja:

1. O kom problemu ili potrebi se radi

2. Koja je ugroena populacija/ciljna grupa
3. O kom se geografskom podruju radi
4. Reenje problema
5. Vrsta projekta
6. Trajanje projekta
7. Iznos budeta
8. Karakteristike vae organizacije

Kada ste odgovorili na sva ova pitanja, znaete kakav je va projekat i znaete i kakvog
donatora treba da traite. Za pronalaenje donatora vam mogu posluiti podaci na internetu ali
i razni direktorijumi.

Ako ste identifikovali najmanje tri potencijalna donatora, proverite da li na njihovom vebsajtu
postoje potrebni formulari. Ako ne postoje, obratite im se lino ili pisanim putem i traite od
njih obrasce za aplikaciju (engl: application forms) ili uputstva za pisanje aplikacija. Ako je
potrebno, nazovite odgovorno lice i traite dodatne podatke. Sve ovo e vam pomoi da vau
aplikaciju to vie prilagodite potrebama i interesima donatora.

Vano je znati da traenje donatora i pisanje aplikacija zahteva mnogo vremena. Ne moete
npr. sesti i napisati aplikaciju za velik projekat u jednom danu. Aplikaciju treba podeliti na
vie delova (o tome e biti rei) i zatim svaki razraivati za sebe, zatim se ti delovi
uporeuju, prilagoavaju kako bi se obezbedila najbolja mogua prezentacija vaih ideja.
Dobra vest je naravno ta da e vam za svaku narednu aplikaciju trebati manje vremena i
napora, zato to ete znati vie o najteim delovima kao to su odreivanje ciljeva i pisanje
budeta. Neke delove vae aplikacije kao to su predstavljanje organizacije moete kopirati iz
prethodnog projekta, ili imati spremne u vaem raunaru.

KAKO NAPISATI DOBAR PREDLOG PROJEKTA?

Predlog projekta najee obuhvata sledeih 11 elemenata:

1. Propratno/naslovno pismo (Cover Letter)

2. Naslovna strana (Title Page)
3. Sadraj (Table of Contents)
4. Rezime/ Saetak (Summary)
5. Uvod (Introduction)
6. Definicija problema , izjava o potrebama (Problem Definition, Statement of Needs)
7. Ciljevi i zadaci (Aims and Objectives, alternativno goals, project purpose,
outcomes2)
8. Program i metod ,metodologija sa vremenskim planom (Methodology with Timetable)
2
U zavisnosti od donatora, koriste se razliiti izrati koji oznaavaju promenu koju elite da
proizvedete
9. Evaluacija (Evaluation)
10. Budue finansiranje (Future Funding, ili Follow up - tj. nastavak projekta)
11. Budet (Budget)
12. Aneksi (Appendix)

1. Propratno/naslovno pismo (Cover letter)

Ovo je prvi dokument koji e donator proitati. Po sadraju je slian rezimeu projekta, s tim
da treba da izbegavate ponavljanje. Propratno/naslovno pismo:
treba da bude upueno (adresirano ) odreenoj osobi
ponite sa razlogom obraanja donatoru
navedite ukupnu vrednost projekta
opiite kratko o kojoj vrsti projekta se radi i cilj projekta
objasnite zato je ovaj projekat prioritetan za vau organizaciju
na kraju navedite ime osoba za budue kontakte
neka propratno pismo potpie osoba koja ima najveu funkciju u vaoj organizaciji

2. Naslovna strana (Title Page):

Predlaemo da ponete sa :

Predlog upuen... (Proposal to..) i naziv donatorske organizacije kojoj se upuuje predlog,
zatim sledi

Naziv projekta (Project title)

i na kraju

Naziv i adresa vae organizacije (Submitted by Association STAR, Bulevar XX, Podgorica,
Montenegro...)

Npr.

Proposal to:
Big Foundation
Contact:
Address:
E-mail:
Tel/Fax:

Project Title: Active, Engaged and Independent

Submitted by:
Association STAR
Bulevar XX
Podgorica
E-mail:
Website:
tel/fax:

3. Sadraj (Table of Contents)

Proverite da li broj stranica odgovara sadraju. Naravno, ukoliko va projekat ima svega
nekoliko stranica, onda sadraj nije neophodan. Procenite sami.

4. Saetak, rezime (Summary)

Rezime je deo predloga koji se ita prvi, ali se pie tek na kraju. Ovo poglavlje itaocu treba
da objasni o emu se radi i ta sledi u nastavku. Kljuna stvar je da rezime da kratko i
jezgrovito objanjenje sutine projekta. Ovaj deo treba da ukljui:

Ko ste vi (pravni status vae organizacije)

Svrha postojanja vae organizacije (misija)
Ukupan iznos projekta prepisan iz budeta
Vrsta projekta i cilj projekta
Lokaciju projekta
Vremenski period za koji se trae sredstva - vreme trajanja projekta

Donatori obino daju preciznu instrukciju o broju rei ili redova koji treba da se koristi za
saetak. Ako u uputsvima donatora nije drugaije odreeno, ograniite duinu ovog dela
predloga na 250 do max. 500 rei.

5. Uvod (Introduction)

Ovaj deo predloga projekta opisuje vau organizaciju i cilj tog opisa je da izgradite svoj
kredibilitet kod donatora. Opte je pravilo: piite ovo poglavlje tako, kao da donator nita ne
zna o vaoj organizaciji i obavezno ukljuite i sledee podatke:

misija i svrha postojanja vae organizacije

datum osnivanja vae organizacije
nagrade i ostala priznanja koja ste primili za svoj dosadanji rad
projekti i programi koje ste uspeno realizovali
opis vae ciljne grupe
izvori vaeg finansiranja (lista donatora)
visina vaeg budeta za tekuu godinu
neto po emu ste jedinstveni ili po emu se razlikujete od ostalih

Nakon budeta, uvod je najvie analizirano poglavlje vaeg predloga. Stoga je va cilj, da u
ovom poglavlju rasprite sve mogue sumnje ili nedoumice donatora u pogledu vae
sposobnosti da izvrite zadatke i upravljate dobijenim sredstvima. Ako ste ovo poglavlje
dobro napisali, donator e biti uveren da ete ovaj projekat realizovati sa istim uspehom kao i
prethodne.

Novoformirane organizacije e naravno imati problema, kako da piu o svojim iskustvima i

uspesima. U tom sluaju preporuujemo pozajmljivanje kredibiliteta od neke druge
organizacije. Drugim reima, moda je bolje ako za sredstva konkurie iskusnija partnerska
organizacija, koja ima vee anse da dobije grant. U tom sluaju, dogovorite se sa njima, da
uete partnerski u projekat, da preuzmete odgovornost za neki manji deo celog projekta da
biste stekli iskustvo, i tako ete poeti da izgraujete svoju reputaciju koja je neophodna za
uspeno traenje grantova.
6. Definicija problema, iskaz o potrebama (Statement of Need) - ovo poglavlje se esto
naziva i Problem definition ili Needs assesed

U ovom poglavlju elite da odgovorite na dva pitanja:

ta je to to se deava u vaem okruenju(lokalnoj zajednici) i
Ko je identifikovao (utvrdio) problem (potrebu) i kako je to uradio?

U ovo poglavlje treba da ukljuite detaljne demografske i statistike podatke koji e

itaocima jasno predstaviti obim i veliinu problema. Dokumentacija je kljuna re u ovom
odeljku. Moete ukljuiti sledee:

opis ciljne grupe ili lokalne zajednice

statistike podatke koji e dokumenatovati postojanje problema (navesti i izvore
podataka)
rezultate istraivanja, evaluacija, studija
citate ili izvode iz zvaninih dokumenata (Vlada, ministarstva, OSCE, UNDP, UNICEF,
itd.)
metode koje su koriene za utvrivanje potreba/problema
urgentnost problema i ta e se desiti ako se sada nita ne preduzme
ostale organizacije koje se trenutno bave reavanjem ovih potreba/problema

Pored toga to dokazujete znaaj problema, treba da ukaete i na potrebu za vaim

odreenim projektom. Drugim reima, iz analize problema, italac treba da nasluti i predvidi
vae metode i strategije za reavanje problema.

Vano je da zapamtite i sledee: izbegavajte iskaze o problemu koji su napisani suvie

uopteno, uz koritenje fraza kao to su malo se zna o..., ili nedostaju informacije o ..., ili
"opte je poznato", "svi znaju ".

7. Ciljevi i zadaci (Aims and Objectives)

Nakon opisivanje problema, sada izlaete kakav e biti rezultat vaih napora i kako e se to
odraziti na ciljnu grupu i problem. Ova promena kojoj teite moe da se izrazi i prikae kroz
ciljeve i zadatke vaeg projekta.

ta su ciljevi i zadaci?

Ciljevi su uopteni krajnji rezultati, koji su tee merljivi. Ciljevi ukljuuju PROMENU koju
elite da ostvarite kod vae CILJNE GRUPE, poput:
Smanjenje diskriminacije prema Romskoj populaciji u Crnoj Gori, kroz medijsku
kampanju
Poveanje svesti studenata Podgorikog univerziteta o SIDI, putem edukacije
Osposobljavanje ena rtava nasilja da se ekonomski osamostale, organizovanjem kurseva
raunara

Za razliku od ciljeva, zadaci su specifini i merljivi iskazi koji su relevantni u odnosu na

problem i na va cilj, i dostini su u datom vremenskom periodu.

Ili jo preciznije : zadaci treba da kau ta ete uraditi, kada, na koji nain (MUDRO
postavljeni).
Primeri merljivih zadataka su:
 U toku narednih 6 meseci, organizovaemo poetni kurs raunara za 25 studenata
Podgorice, dva puta nedeljno po dva asa.
Otvoriemo savetovalite za ene rtve nasilja, koje e raditi svakim radnim danom od 9
do 20 sati, koje e pruati psiholoke, terapeutske i pravne usluge, u trajanju od godinu
dana.

8. Program i metod, metodologija sa vremenskim planom (ovo poglavlje se esto naziva

i Aktivnosti projekta) - Metodology with Timetable /Activities

Poto ste u prethodnim poglavljima opisali problem i promenu koju elite da izvrite, sada
treba da objasnite kako ete operativno izvriti te zadatke. Ovde je izuzetno vana
preglednost, korienje grafike, ilustracija, ema i dijagrama koji treba da ilustruju ta e se
desiti za vreme trajanja vaeg projekta. Poto je to detaljan opis realizacije vaeg projekta, to
e najee biti i najdue poglavlje predloga projekta. Izmeu ostalog, preporuujemo vam da
opiete:

odgovornost vaeg osoblja ( ko e izvetavati, ko e vriti kontrolu id.)

koja je funkcija upravnog odbora, savetnika, itd.
ukljuivanje volontera
uloga ciljne grupe u vaem projektu
kako ete rukovati dobijenim sredstvima
lokacija i opis mesta projekta
vreme implementacije projekta
distribicija resursa
alternativne metode za sluaj potrebe

Preporuujemo vam da u cilju vizuelizacije projekta, napravite vremenski plan - tabele i

dijagrame koji e prikazati vreme potrebno za realizaciju svih aktivnosti.

9. Evaluacija (Evaluation)

Svaki predlog projekta mora da sadri i poglavlje o evaluaciji , koji e opisati kako e se
utvrditi uspeh ili neuspeh u postizanju planiranih ciljeva i zadataka . Ako su vai ciljevi dobro
formulisani a vai zadaci specifini i merljivi, onda je lako napisati ovo poglavlje, jer tano
znate ta treba evaluirati.

U ovom poglavlju treba da :

odredite ko e uraditi evaluaciju i zato
ta e se evaluirati i kada (ciljevi, zadaci)
postavite indikatore-pokazatelje
objasnite metode koje ete koristi kod evaluacije (test, istraivanje, upitnici, intervjui,
posmatranje itd...). vodite rauna da izbor metoda zavisi od indikatora
navedite kada e izvetaj o evaluaciji biti napisan

10. Budue finansiranje (Future Funding ) - ponekad se naziva i Follow up - tj.

nastavak projekta)
Donator oekuje od vas da ve imate neku strategiju za nastavak i budue finansiranje
projekta. Donator naravno ne trai da date apsolutnu garanciju da moete da obezbedite
sredstva i u budunosti, ve ga vie interesuje da li imate alternativni lokalni izvor prihoda.
Stoga budite to odreeniji. Tu moete spomenuti:

obeanja drugih agencija ili organizacija

kako i kada e vaa organizacija pokriti neke od trokova
aspekt odrivosti projekta
ostle potencijalne izvore podrke itd..

Zapamtite: traenje grantova je samo jedna od mnogih opcija za finansiranje projekta. Za

mnoge OCD u SAD grantovi predstavljaju relativno mali deo njihovog budeta. Oni se
najee oslanjanju na velik broj malih donacija. Ostali izvori prihoda mogu biti:

lokalna preduzea
bogati pojedinci
lanarine
prodaja promotivnog materijala poput majica, postera, videofilmova, kalendara
publikacije: bilteni, broure
pruanje usluga - treninzi, seminari id.

11. Budet (Budget)

U budetu se detaljno prikazuju svi trokovi projekta. Ako je potrebno, treba dati i narativno
objanjenje pojedinih stavki (neki donatori to trae, neki ne. Uvek paljivo proitajte smernice
konkursa).

Budet se obino deli na tri kolone:

1. traeno (requested) - to je ustvari iznos koji traite od donatora kome se obraate ovim
predlogom

2. uee u trokovima / podela trokova na vie donatora (cost sharing) - to je planirano

uee drugih donatora u ukupnim trokovima

3. ukupno (total) - to je zbir prve dve kolone

Va budet mora biti tako napisan, da prui sve odgovore na mogua pitanja donatora. U
budetu ne sme biti nikakvih iznenaenja ni novina - on proizilazi iz svega onoga to je
napisano u prethodnim poglavljima, naroito iz aktivnosti. Ne smete traiti sredstva za neku
aktivnost, koja ve nije opisana u projektu. Napr. ako u aktivnostima niste naveli transport,
nemojte u budetu traiti sredstva za novi minibus!

Ovo su jo neki saveti za sastavljanje budeta:

podelite budet na personalne (lini dohoci i honorari osoblja ..) i nepersonalne trokove-
personnel costs & non-personnel costs
izbegavajte uoptene kategorije kao razliito, ostalo
neka opis svake stavke u budetu bude to detaljniji, tako da ne zahteva posebno
objanjenje (na primer, ako organizujete neki dogaaj, onda ete verovatno imati sledee
 trokove: prevoz uesnika, prevoz trenera/predavaa, smetaj/ishranu/osveenje za sve
uesnike/trenere/organizatore, honorare za trenere/predavae, trokove tampanja i
kopiranja, pribor, promotivni materijali i sl. Takoe, moda ete iznajmiti salu ili
opremu, pa ete i to planirati kao troak).
indirektne trokove (to su nepredvieni ili hitni izdaci vezani za projekat - napr. ako
imamo projekat koji predvia kupovinu novih raunara bie potrebno kupiti diskete,
softver, angaovati nekoga da instalira raunar itd- poto ne moemo direktno da
predvidimo visinu ovih trokova, uzima se odreen procenat od vrednosti raunara)
ograniite na 10-30% ukupnih trokova
12. Aneksi (Appendix)
Sve ono to bi donatora interesovalo, a ne treba da se nalazi u predlogu projekta , treba dati u
aneksu (uvek prethodno proverite ta donatori trae. Na primer, konkursi EU izriito
zahtevaju da se ne dostavlja dodatna dokumenta uz predlog projekta). U aneksu se najee
nalazi:
sertifikat o vaem pravnom statusu (reenje o registraciji vae OCD)
organizaciona ema vae OCD
spisak lanova upravnog odbora
pismo podrke
CV vaeg osoblja ili konsultanata
opis poslova za vae osoblje
statistiki podaci, tabele, grafikoni
izvetaj o reviziji vaih finansija
evaluacioni instrumenti, kao to su upitnici i testovi
novinski lanci, programi, broure
profakture ili cenovnici za traenu opremu, nametaj