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Manual Básico Project 2010 PDF
Manual Básico Project 2010 PDF
Manual Básico Project 2010 PDF
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u
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Microsoft Project es una aplicacin de gestin de proyectos, que ayuda a
organizar un proyecto en diferentes tareas y en un tiempo determinado.
n proyecto es una secuencia de eventos, con un principio y un final
establecidos, que tiende a alcanzar un objetivo claro. A la hora de crear
un proyecto hay que tener en cuenta algunos aspectos antes, durante y
al final del mismo:
c pefinir el proyecto, determinando cules son las tareas que hay que
realizar para conseguirlo.
c ?dentificar quin se encargar de cada tarea.
c petallar cundo se va a comenzar cada una de esas tareas y cunto
se va a tardar en realizarlas.
c peterminar el coste total del proyecto.
p
c Anotar cundo se ha comenzado y terminado en realidad cada tarea.
c ?ndicar qu problemas van surgiendo.
c |ealizar los ajustes necesarios al proyecto ante situaciones
inesperadas, informando de los mismos a las personas implicadas en
el proyecto.
c Mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto.
na vez que hemos definido nuestro proyecto slo nos queda decidir
cmo y cundo se alcanzar el objetivo previsto en el mismo. n
proyecto est formado por las partes siguientes:
: Tambin se les llama pasos y definen el mbito del objetivo del
proyecto. Tras definir el proyecto, se identifican los elementos que lo
componen y se detalla para cada uno de estos elementos qu tareas hay
que desarrollar para lograrlos. Por ejemplo, si estamos organizando las
vacaciones, los elementos seran: lugar de vacaciones, medio de
transporte, personas que van,... Y las tareas por ejemplo para el lugar
de vacaciones seran: visitar agencias de viajes, ver qu lugares estn
disponibles en una fecha, reservar hotel,...
c Aer cmo algn cambio en una parte del proyecto puede afectar al
resto.
c ?nformar a todos los participantes en el mismo acerca de lo que
tienen que hacer y cundo tienen que hacerlo.
u
c ?nicie el programa
c n el Men haga clic en la opcin
o ms recomendable es cada que se vaya a crear un nuevo proyecto,
crear un calendario donde se defina los das que se van a trabajar, das
que tiene un mes, horas a la semana, etc.
c Cuando haya terminado, d clic en *
c Abra nuevamente la fichau") "*#)+
c aga clic en$ #
u ,u &
u &
Al identificar las tareas podemos trabajar directamente en Project. Para
ello primero abrimos el archivo de trabajo y realizamos el siguiente
procedimiento:
1
2
n este punto ya se debe haber establecido la secuencia de la lista de
tareas, por lo tanto el programa est preparado para organizar las
tareas con una estructura jerrquica desde la perspectiva ms amplia a
la ms detallada.
c # " ' on tareas con un nivel superior al de las otras
tareas. Normalmente estas tareas representan los captulos en los
que se compone el proyecto. jemplo: preliminares, concretos, etc.
c
c
Al generar tareas y subtareas aparecen los signos ms y menos que
permiten mostrar y ocultar las subtareas.
c
xisten ms de 20 vistas integradas en Microsoft Project 2010, unas
asociadas con tareas, otras con recursos y otras con asignaciones.
c n
c eleccione la Aista que desea mostrar y haga clic en # !
c Aparecer el cuadro de dialogo ! # en el cual
debe activar la casilla $ .
ccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccccc c
c
c Aparecer el cuadro de dilogo scala Temporal que tiene cuatro
fichas: Nivel uperior, Nivel ?ntermedio, Nivel ?nferior y Periodo No
aborable.
c
c
a tabla se puede modificar con los datos que se necesiten. Para esto se
lleva a cabo el mismo procedimiento explicado anteriormente y en el
cuadro de dialogo Mas Tablas haga clic en # !
i usted ha escogido una programacin automtica de las tareas, en el
momento en que escriba una tarea, Project le asignar una duracin
estimada de 1 da, simplemente para tener algo que mostrar en el
piagrama de Gantt.
c Minutos (m o min)
c oras (h o hr)
c pas (d o d)
c emanas ( o sem)
c Meses (me o ms)
c
u
Para establecer el tipo de dependencia entre las tareas de un proyecto,
se debe tener en cuenta estas cuatro relaciones:
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
2
os hitos indican el comienzo o el fin de tareas importantes o de
entregas del proyecto.
Para crear hitos hay dos formas. a ms fcil es escribir el hito como
una tarea (Por ejemplo: construccin primer piso completo) y ponerle
una duracin de cero (0), por ejemplo: ntrega de Planos. in embargo
el hito no tiene duracin cero, por lo tanto la otra forma es convertir una
tarea un hito, de la siguiente forma:
c
c
os hitos aparecern en la fecha lmite de la tarea, aunque las fechas de
inicio y fin permanecern en la base de datos del programa sin sufrir
alteraciones.
ay varias formas para asignar recursos, usted puede escoger con la
que mejor trabaje.
c u ""
#"'
c stando en el piagrama de Gantt hagaClic en la ficha *
$ # $ +#
c n la tabla que aparece, escriba todos los recursos que utilizar en la
ejecucin del proyecto.
Teniendo la lista organizada por nombres podr identificar cuales estn
repetidos y borrarlos.
u "4#'
c Trabajo
c pisponibilidad |estante
c Trabajo de Asignacin
#"4#
c n $ # todos los recursos que estn
sobreasignados aparecern de color rojo.
u ,
Para los proyectos siempre hay recursos que estn disponibles en
determinadas fechas y en otras no. i usted quiere considerar esto
desde el inicio de la programacin puede hacer lo siguiente:
c stando en el piagrama de Gantt haga clic en
c n el cuadro de dilogo , active la casilla de
verificacin que hay junto al cuadro $*:. i no aparece esta
opcin, asegrese que el cuadro que hay en la parte superior al lado
de * #$ # tenga un signo menos, si no lo
tiene haga clic sobre el cuadro.
c uego escoja el criterio por el que quiere asignar los recursos. i el
filtro que est buscando no aparece en la lista, haga clic en
$
c Cuando haya seleccionado un filtro, la lista de la Tabla de |ecursos
solo mostrar los recursos que cumplen los criterios seleccionados.
c Para asignar estos recursos, se realizar el proceso de la forma que se
explic anteriormente
c i quiere volver a ver todos los recursos, haga clic en # $
o simplemente desactive la casilla $*
Cuando haya terminado de asignar los recursos, usted debe revisar
como afectaron la programacin, es decir si la duracin inicial del
proyecto varo.
sted puede definir las opciones que desee que se apliquen en la
redistribucin en: pciones de redistribucin
Para ver la ruta crtica del proyecto existen varias formas.
tra forma para ver la ruta crtica del proyecto es aplicando un informe.
na de las ventajas de la divisin de tareas es que los recursos trabajan
cuando tienen tiempo de hacerlo.
, u
i por algn motivo se tiene que realizar redistribuciones en la
programacin de tareas, recursos o costos se tienen dos opciones. a
primera es que Project calcule automticamente las cargas de trabajo
cuando se presente sobreasignaciones, la otra forma es que la calcule
cuando usted quiera.
eleccione "
n cualquiera de los dos casos usted podr verificar que cambios por
medio del piagrama de Gantt de |edistribucin.
Costo
puracin
in
Comienzo
Trabajo
Para guardar una lnea base para el plan del proyecto siga estos pasos:
c n la ficha uhaga clic en !" #$u
c n el cuadro de dilogo que aparece seleccione la opcin
#3 Aparecer la informacin del proyecto en forma
comparativa
c Aparecer el cuadro de dilogo , 3 # , Active u$
u o u$ u $ segn el caso y seleccione el nombre
de la lnea de base que desea borrar.
c Active la opcinu"*$o$ #
c Clic en*
1 u
c Asegrese de que est activada la opcin $ % )+
"*$#$
c scriba la fecha de trabajo completado en el cuadro. pe manera
predeterminada aparecer la fecha de hoy
c Active la opcin$$8$8si desea que Project calcule
si la tarea no ha comenzado o si se ha completado al 100%, o si est
en curso, tambin puede activar la opcin uu + #
i la fecha programada de comienzo es posterior a la fecha de trabajo
completado, la tarea seguir con 0%. i la fecha programada de
Al introducir el porcentaje completado, Project calcula la duracin
restante y real.
c n el cuadro de dilogo$ %introduzca el porcentaje
completado de las tareas.
i escribe la duracin real de una tarea, Project calcular el porcentaje
completado. Puede cambiar la duracin restante si es necesario.
c i espera que la tarea dure ms o menos tiempo del programado,
actualice la duracin restante el respectivo cuadro.
#" % $ % #$
Al escribir fechas reales de comienzo y finalizacin, las fechas
programadas cambian para adaptarse a ellas, con el fin de mostrar que
efecto tienen estas fechas en la programacin establecida inicialmente.
u +#)+"*$#
)+$$)+ "*$#
i ha asignado varios recursos a una tarea e introduce el trabajo real
completado para la tarea, la cantidad de trabajo se distribuir
uniformemente entre los recursos asignados.
)+$"*$#**3## "*
l mtodo ms comn de actualizar la informacin real de progreso es
introducir el trabajo real de las asignaciones por perodos de tiempo.
jemplo: por horas
u
u &
Normalmente sern los recursos asignados a las tareas los que generen
la mayor parte de los costos. Pero tambin existen costos asociados
directamente con las tareas.
l punto inicial es agregar los costos de los recursos y los costos fijos
para las tareas, Microsoft Project utiliza calcula los costos del proyecto
en general con base en estos.
na forma para planear los costos del proyecto es asignar los costos de
recursos. Al escribir tasas de costos y asignar recursos a tareas, esas
tasas de costos de recursos se multiplican por el trabajo de las
asignaciones. l resultado es el costo de la asignacin.
! +*$#)+
Para especificarlos:
)$$*$#$" $
Para definir los costos de los recursos, siga estos pasos:
c n la ficha A (predet.), puede ver la tasa estndar, la tasa de horas
extras y el costo por uso escritos en la oja de |ecursos
c Para especificar un cambio en las tasas despus de un cierto periodo
de tiempo, haga clic en ! y escriba la fecha
modificada. Tenga en cuenta que la primera celda no se dejar
modificar pues Project calcular los cambios con respecto a esta.
,
" %' calcula los costos de las actividades con los precios que
se ingresaron al inicio del proyecto
Cuando se tienen los costos asociados a las actividades, sin importar si
tienen recursos o no, puede escribir un costo fijo para una tarea.
Para escribir un costo fijo para una tarea, siga estos pasos:
c #$#
Puede revisar los costos de asignaciones aplicando la tabla a la
vista # o # . Para hacerlo siga estos
pasos:
c #$#'
Puede revisar los costos de recursos para ver cunto cuesta a cada
recurso llevar a cabo las tareas asignadas. Para obtener los costos
totales de las asignaciones de un recurso, agregue el Costo a la oja de
recursos de la siguiente manera:
:c ##'
Puede revisar los costos de tareas para ver cunto cuesta realizar cada
tarea. ste costo es la suma de todos los costos de los recursos
asignados a esta tarea, adems de los costos fijos adicionales. Para ver
los costos totales de las tareas, haga lo siguiente
c aga clic en)$
rente a la barra de resumen del proyecto, aparecer el costo total del
proyecto. jemplo: $ 309.980.800
sted puede observar como se est realizando la ejecucin de su
proyecto y compararlo con la programacin inicial.
c u ""
c aga clic en* !" #$u#3
c #"
c n * %# #
" #$u
(c !"'
c n el diagrama de Gantt, seleccione
# "
c aga clic en la ficha $#3 y defina sus preferencias para
mostrar lneas de progreso en el piagrama de Gantt. Puede
especificar el tipo y el color de la lnea, y la forma y el color del
progreso para la lnea de progreso actual y para otros diferentes.
Para quitar las lneas de progreso, siga estos pasos:
Para que esta opcin est activada es necesario que el computador
tenga configurada alguna impresora, ya que los informes se generan por
Aistas Preliminares.
c Generales
c Actividades Actuales
c Costos
c Asignaciones
c Carga de Trabajo
c Personalizados
u$ !" ## * )$'
c aga clic en !" Aparecer el cuadro de dilogo
?nformes, mostrando las categoras disponibles.
c n el cuadro de dilogo !", haga doble clic en la categora
que desea mostrar
c #)$$ $ !"9# ver
c i al seleccionar el informe, aparece otro cuadro pidindole
informacin, introdzcala y haga clic en
l informe aparecer en una ventana de Aista Preliminar. aga clic en
una parte del informe para ampliarla. aga clic otra vez para volver al
estado anterior.
c
u 1
Para comenzar el proceso de crear el informe personalizado, siga estos
pasos: