Lampiran DPP B2(b)-1

Institut Kemahiran MARA

Sungai Petani, Kedah

INFORMATION SHEET

PROGRAMME : SIJIL KEJURUTERAAN AWAM LUKISAN STRUKTUR

SESSION : JAN JUN 2014 SEMESTER : 3
KCS 3052 BASIC PROJECT
CODE/SUBJECT : SHEET NO : IS 7
MANAGEMENT
LECTURER : NORAIDA WASHIFA BT. AHMAD WEEK : 10

TOPIC : UNIT 5.0 : THE QUALITY OF MEETING MANAGEMENT

5.1 Introduction.
5.2 Planning and arranging the meeting agenda.
5.3 Meeting etiquette.
SUB-TOPIC :
5.4 The functional, Role and duty of Chairman.
5.5 The functional, Role and duty of Secretary and member
of committee.
After completing the unit, students should be able to :
LEARNING
a) Elebrate the definition of meeting management.
OUTCOME : b) Create and arrange meeting agenda.
c) Apply meeting etiquette.

CONTENT:

5.1 KUALITI PENGURUSAN MESYUARAT

5.1.1 Mempunyai agenda yang disusunkan alirannya dari yang paling

significant, ini memudahkan tindakan diambil mengikut kepentingan
organisasi, begitu juga objektif yang dibina bagi satu-satu mesyuarat
perlu jelas supaya mesyuarat tersebut tidak meleset membincangkan
perkara-perkara yang remeh-temeh.

5.1.2 Sesuatu persidangan mesyuarat mestilah mempunyai acara mula

dan berakhir mengikut ketepatan masa.

5.1.3 Suasana teraputik yang selesa adalah penting. Oleh yang

demikian kemudahan fizikal yang terdapat biarlah baik, tersusun dan
lengkap. Contohnya peralatan kerusi, meja, AVA dan lain-lain. Semua ini
akan memberi rangsangan memindahkan pendapat dan membuat
keputusan yang baik.

Page 1 of 8
 Lampiran DPP B2(b)-1

5.1.4 Ahli-ahli yang dijemput hadir biarlah mereka yang mempunyai

kepakaran dalam bidang yang dibincangkan dan membantu mengambil
risiko proses keputusan yang diambil secara bersama.

5.1.5 Perjalanan mesyuarat mestilah dapat di adakan dengan positif

iaitu setiap ahli berpuashati dan bersetuju secara bersama, walaupun
pada awalnya kelihatan mereka berselisih pendapat.

5.1.6 Pengerusi harus dapat mengendalikan mesyuarat secara

professional dalam mengawal emosi ahli serta agenda mesyuarat dapat
diselesaikan mengikut masa yang ditetapkan.

5.1.7 Setiausaha harus berperanan mencatitkan setiap butiran

keputusan mesyuarat dengan tepat dan menentukan samada sesuatu
perkara yang dibincangkan bermaksud tindakan atau hanya makluman
untuk ahli jawatankuasa mesyuarat atau perlu diedarkan.

5.1.8 Tindakan susulan perlu dilaksanakan, bagi peringkat setiausaha

minit perlu disiapkan secepat yang mungkin dan disahkan serta
diedarkan kepada ahli jawatankuasa untuk bertindak.

5.2 MEMBENTUK DAN MENYUSUN AGENDA.

5.2.1 Perkara-perkara yang utama dalam membentuk agenda adalah

seperti berikut:

5.2.1.1 Perutusan / ucapan Pengerusi.

5.2.1.2 Pengesahan minit mesyuarat yang lalu.
5.2.1.3 Perkara-perkara berbangkit.
5.2.1.4 Senarai perkara-perkara baru yang hendak
dibincangkan.
5.2.1.5 Pembentangan kertas-kertas kerja.
5.2.1.6 Hal-hal lain.
5.2.1.7 Penutup.

5.2.2 Syarat-syarat utama dalam membentuk agenda adalah seperti

berikut:

5.2.2.1 Agenda hendaklah ditentukan bersama-sama dengan

Pengerusi.
5.2.2.2 Setiausaha hendaklah memberitahu tarikh mesyuarat
dengan lebih awal untuk mengelakkan ahli jawatankuasa tidak
mengalami masalah dalam menentukan agenda mesyuarat.
5.2.2.3 Agenda dan minit mesyuarat perlu diedarkan 2 minggu
sebelum mesyuarat seterusnya diadakan.
5.2.2.4 Menetapkan agenda diperingkat awal sebelum
mesyuarat diadakan dengan persetujuan utama pengerusi.

Page 2 of 8
 Lampiran DPP B2(b)-1

5.3 TATASUSILA MESYUARAT.

Satu proses atau langkah-langkah untuk meningkatkan tahap keberkesanan

mesyuarat menggalakkan ahli-ahli memberi sumbangan secara berkesan dan
menjimatkan masa dan tenaga.

5.3.1 Elak jangan tiba lewat.

5.3.2 Elakkan gangguan telefon melainkan sangat penting.
5.3.3 Tidak meninggalkan bilik mesyuarat
5.3.4 Elakkan duduk yang menunjukkan kurang minat
5.3.5 Mendengar secara minat terhadap pandangan-pandangan ahli-
ahli yang sedang bercakap.
5.3.6 Berfikiran positif dan terbuka menerima pandangan ahli-ahli tanpa
ada sikap prejudis.

5.4 FUNGSI PENGERUSI DALAM MESYUARAT

5.4.1 TUGAS PENGERUSI DALAM MESYUARAT

5.4.1.1 Merancang dan mempengerusikan mesyuarat.

5.4.1.2 Menentukan bagaimana, bila dan mengakhiri mesyuarat.
5.4.1.3 Menghormati pendapat dan pandangan ahli.
5.4.1.4 Menggalakkan perbincangan dan penyertaan.
5.4.1.5 Menentukan susunan agenda dipatuhi.
5.4.1.6 Menjaga disiplin mesyuarat.
5.4.1.7 Mengawal perjalanan masa.

5.4.2 PERANCANGAN PENGERUSI SEBELUM MESYUARAT

5.4.2.1 Harus memikirkan kepentingan kenapa mesyuarat perlu diadakan.

5.4.2.2 Harus memikirkan apakah masalah / isu yang hendak
dibincangkan dan tentukan had bilangan masalah / isu mengikut
yang paling significant.
5.4.2.3 Mengenalpasti objektif mesyuarat dan keputusan yang hendak
dicapai.
5.4.2.4 Mengenal pasti siapa yang perlu hadir.
5.4.2.5 Menentukan tarikh, tempat dan waktu yang sesuai.

Page 3 of 8
 Lampiran DPP B2(b)-1

5.4.3 PERANAN PENGERUSI SEMASA MESYUARAT

5.4.3.1 Pada Awal Mesyuarat.

a) Datang awal untuk menyelesaikan dengan suasana

dan ahli-ahli mesyuarat.
b) Mulakan mesyuarat tepat pada masa yang ditetapkan.
c) Wujudkan laporan yang sesuai untuk mesyuarat
dengan ucapan alu-aluan dan memperkenalkan ahli-ahli
sekiranya perlu.
d) Maklumkan mesyuarat mengenai tujuan, objektif dan
tempoh mesyuarat.
e) Memaklumkan mesyuarat mengenai prosedur
mesyuarat.
f) Meluluskan minit mesyuarat yang lepas sekiranya ada.
g) Menjelaskan segala perkara pentadbiran atau
pengurusan pada awal mesyuarat.

5.4.3.2 Pada Pertengahan Mesyuarat.

a) Mulakan perbincangan dengan mengemukakan soalan

mengenai isu berbangkit dan dapatkan penjelasan dari
ahli-ahli yang terbabit samada tidakan sudah diambil atau
belum.
b) Peluang perlu diberikan sama rata kepada ahli-ahli untuk
bercakap dan galakkan ahli-ahli memberi sumbangan
pendapat masing-masing.
c) Pastikan perbincangan tidak terkeluar dari agenda
mesyuarat
d) Kekalkan suasana yang harmonis dan mengelakkan dari
perselisihan faham.
e) Pastikan ahli-ahli yang pendiam, banyak bercakap dan ahli
bersikap negatif dapat di kawal oleh pengerusi.
f) Beri kesimpulan dari masa ke semasa apa yang telah
diperbincangkan.

5.4.3.3 Pada Akhir Mesyuarat

a) Ulas kembali perkara umum yang telah dibincangkan

b) Maklumkan keputusan yang telah diambil samada di tolak,
diterima atau diberi perhatian.
c) Maklumkan tindakan susulan yang perlu diambil.
d) Tetapkan tarikh, masa dan tempat mesyuarat yang akan
datang sekiranya perlu.
e) Tamatkan mesyuarat tepat pada masa yang telah
ditetapkan / dirancang.

Page 4 of 8
 Lampiran DPP B2(b)-1

5.5 FUNGSI SETIAUSAHA DALAM MESYUARAT

5.5.1 CHECK LIST SETIAUSAHA MENGENDALIKAN MESYUARAT.

5.5.1.1 Bawa ke bilik mesyuarat salinan agenda yang mencukupi

termasuk semua kertas laporan, minit, nota dan mana-mana
bahan rujukan yang diperlukan.
5.5.1.2 Sila hadir awal, semak semua kemudahan dan keperluan
mesyuarat dan bantu untuk mengalu-alukan tetamu.
5.5.1.3 Sediakan senarai para hadirin yang lengkap.
5.5.1.4 Sila sediakan bantuan perkhidmatan / pentadbiran semasa
tempoh mesyuarat.
5.5.1.5 Nasihatkan mesyuarat mengenai prosedur yang diperlukan.
5.5.1.6 Catitkan nama peserta mesyuarat yang hadir dan bercakap.
5.5.1.7 Ambil nota seberapa jelas yang boleh.
5.5.1.8 Tentukan fakta angka dan keputusan direkodkan dengan tepat
dengan menggunakan penjelasan sekiranya perlu.
5.5.1.9 Dapatkan salinan semua laporan dokumen dan gambarajah
yang dikemukakan dalam mesyuarat.
5.5.1.10 Sediakan minit mesyuarat yang berkualiti.

5.5.2 PERANAN SETIAUSAHA SEMASA MESYUARAT

5.5.2.1 Sebelum mesyuarat

a) Menghantar notis mesyuarat serta semua dokumen

yang berkenaan dalam jangkamasa yang mencukupi.
b) Pastikan agenda mesyuarat / perkara yang akan
dibincangkan serta dokumen untuk edaran semasa
mesyuarat.
c) Menentukan persiapan bilik dan alat-alat mesyuarat.
d) Jelaskan agenda, isu, kertas kerja untuk perbincangan
pada pengerusi sebelum mesyuarat.
e) Siapkan Checklist isu-isu penting mesyuarat untuk
panduan pengerusi.

5.5.2.2 Semasa mesyuarat

a) Mencatatkan kehadiran ahli-ahli.

b) Membuat catitan untuk penyediaan mesyuarat.
c) Bantu pengerusi semasa mesyuarat.
d) Lain-lain tugas pentadbiran dan house keeping.

5.5.2.3 Selepas mesyuarat.

a) Sediakan draf minit mesyuarat untuk kelulusan

Page 5 of 8
 Lampiran DPP B2(b)-1

pengerusi mesyuarat.
b) Mengedarkan minit mesyuarat kepada ahli-ahli
mesyuarat secepat yang mungkin.
c) Mengambil tindakan susulan mengenai perkara yang
dikehendaki.
d) Menyimpan rekod-rekod dan dokumen mesyuarat.

5.6 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB AHLI JAWATANKUASA.

5.6.1 Bertanggungjawab menghadiri setiap mesyuarat ahli jawatankuasa.

5.6.2 Bertanggungjawab kepada pengerusi yang diamanahkan.
5.6.3 Bertanggungjawab mengetuai jawatankuasa kecil yang diamanahkan.
5.6.4 Bertanggungjawab kepada penyediaan program, belanjawan, program,
perlaksanaan program dan penilaian serta laporan program yang
dilaksanakan.
5.6.5 Bertanggungjawab ke atas kelicinan perjalanan mesyuarat dengan
memberikan pandangan yang membina dan bekerjasama.
5.6.6 Membuat laporan bertulis / lisan mengenai tahap perkembangan program
yang dilaksanakan setiap kali mesyuarat apabila diminta.
5.6.7 Membentuk ahli yang dikenalpasti dapat memberi sumbangan mereka
dibidang yang diminati.
5.6.8 Sanggup menerima teguran dan kritikan yang membina disamping
mengemukakan pandangan dan pendapat yang berfaedah.

5.7 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB AHLI BIASA.

5.7.1 Bertanggungjawab memberikan kerjasama kepada jawatankuasa dalam

melaksanakan apa-apa tugas.
5.7.2 Sentiasa bersedia untuk menerima tanggungjawab dan tugas yang
diamanahkan oleh jawatankuasa.
5.7.3 Mewujudkan hubungan dengan semua ahli jawatankuasa.
5.7.4 Berupaya mengemukan kritikan dan pandangan / teguran yang membina
di dalam mesyuarat samada secara lisan atau tidak untuk kebaikan.
5.7.5 Sentiasa memahami dan mematuhi perlembagaan mesyuarat.
5.7.6 Mematuhi keputusan dan arahan yang dibuat.

Page 6 of 8
 Lampiran DPP B2(b)-1

EXERCISE :

1. Apakah perkara-perkara utama yang terkandung di dalam sesuatu agenda

mesyuarat ?
________________________________________________________________
________________________________________________________________

2. Senaraikan empat (4) tugas pengerusi dalam mesyuarat.

a) __________________________________________________________
b) __________________________________________________________
c) __________________________________________________________
d) __________________________________________________________

3. Pada waktu manakah pengerusi perlu mengawal sikap ahli mesyuarat yang
diam,banyak cakap dan bersikap positif?
________________________________________________________________
________________________________________________________________

4. Senaraikan empat (4) checklist setiausaha dalam mesyuarat.

a) __________________________________________________________
b) __________________________________________________________
c) __________________________________________________________
d) __________________________________________________________

5. Pada waktu manakah setiausaha perlu sediakan draf minit mesyuarat

untuk kelulusan pengerusi mesyuarat.
________________________________________________________________

Page 7 of 8
 Lampiran DPP B2(b)-1

6. Apakah salah satu peranan setiausaha sebelum mesyuarat diadakan?

________________________________________________________________
________________________________________________________________

REFERANCES :

1. Noss - MLVK
2. Peruntukan Utama Akta Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan 1994 - JKKP
3. Module Supervisory Skill Bahagian Pendidikan& Latihan. (Kemahiran ) MARA
4. James B. Ditworth (1992) Operation Managements Design, Planning & control
for Manufacturing & Services.
5. Abdullah Hassan & Ainon Mohd (1998) Komunikasi Untuk Pemimpin

Page 8 of 8