PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI

SISTEM BASIS DATA PEMBELIAN,

PERSEDIAAN DAN PENJUALAN PADA

APOTEK NEWTON

Danil Wijaya
Binus University, Jl. U No.9A Kemanggisan, 085611009901, Daniel.lim1012@gmail.com

Junaidi
Binus University, Jl. Batu Sari No.80 Kemanggisan, 083898234493, joenaedy@gmail.com

Wan Wan
Binus University, Jl. Raya Kebon Jeruk No.25A Kemanggisan, 081949069026, wan_liu12@yahoo.com

Tanty Oktavia
Binus University, Dosen Pembimbing, D3219, toktavia@binus.edu

ABSTRAK

The database system is part of the information technology that acts as a data repository and provide ease
of data access facilities. The design of a data base system in Apotek Newton aims to analyze information
needs, design a database to support the information needs, provide limits user access rights database and
design a program for managing database applications. Design methodology used is the database system
development lifecycle methodology covers conceptual design, logical, and physical. Results of the design
database is the conceptual stage is the stage of designing the data model according to the data required
by Apotek Newton consists of 14 entities is suppliers, patients, staff, Letter of Submission Examination,
Examination records, payment, product, purchase order , receipt of goods, procurement of payment,
payment returns, notes payable, sales of goods and stock. In the logical design phase data is taken from
the conceptual data model is then performed normalization, normalization is used to remove
redundancies in the data, after normalizing the amount of data at this stage there are 23 logical entity. In
the physical phase of the estimated size of the entity that is 1105289 bytes per year / year, file
organization used to use btree and DBMS (Database Management of System) that is used is SQL server
2008. The conclusion is the existence of a data base system purchase, sale and supply of integrated
capable of providing the information required by Apotek Newton and presenting accurate transaction
reports.

Keywords : Database system, system development lifecycle, Newton pharmacy

1
 2

ABSTRAK

Sistem Basis data merupakan bagian dari teknologi informasi yang berperan sebagai tempat penyimpanan
data dan memberikan fasilitas kemudahan dalam akses data. Perancangan sistem basis data pada Apotek
Newton bertujuan untuk menganalisis kebutuhan informasi, merancang basis data untuk mendukung
kebutuhan informasi, memberikan batasan hak akses pengguna basis data dan merancang program
aplikasi untuk mengelola basis data. Metodologi perancangan yang digunakan adalah metodologi
database system development lifecycle meliputi perancangan conceptual, logical, dan physical. Hasil dari
perancangan basis datanya adalah pada tahapan konseptual merupakan tahapan merancang model data
sesuai dengan data-data yang dibutuhkan oleh Apotek Newton yang terdiri dari 14 entitas yaitu pemasok,
pasien, karayawan, surat ajuan pemerikasaan, catatan pemeriksaan, pembayaran penjualan, barang,
purchase order, surat tanda terima barang, pembayaran pembelian, retur pembelian, catatan hutang,
penjualan barang, dan persediaan barang. Pada tahap perancangan logikal datanya diambil dari data
model konseptual kemudian dilakukan normalisasi, normalisasi digunakan untuk menghilangkan
redudansi pada data, setelah melakukan normalisasi jumlah data pada tahap logikal ada 23 entitas. Pada
tahap fisikal yaitu mengestimasikan ukuran entitas pertahun yaitu 1105289 byte/tahun, file organisasi
yang digunakan menggunakan btree serta DBMS (Database Manajement System) yang digunakan adalah
SQL server 2008. Simpulannya adalah dengan adanya sistem basis data pembelian, penjualan dan
persediaan yang terintegrasi mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh Apotek Newton dan
menyajikan laporan transaksi secara akurat.

Kata kunci : Sistem basis data, database system development lifecycle, Apotek Newton

PENDAHULUAN
Perkembangan teknologi informasi pada era globalisasi sekarang ini berkembang semakin cepat.
Gabungan dari teknologi dan informasi dapat menghasilkan suatu sistem yang terintegrasi sesuai dengan
kebutuhan perusahaan dan membantu pengelolaan dalam kegiatan bisnisnya. Dengan adanya teknologi
informasi dapat membantu perusahaan dalam pemecahan masalah dan menentukan strategi bisnis apa
yang akan digunakan. Basis data merupakan bagian dari teknologi informasi yang berperan penting
sebagai tempat penyimpanan data. Basis data memberikan keakuratan yang tinggi karena dengan basis
data dapat ditentukan batasan tipe, domain dan keunikan datanya. Penggunaan basis data juga dapat
menghemat atau memberikan efisiensi pada tempat penyimpanan. Peran penting lainnya adalah basis data
menyediakan fasilitas pengamanan data sehingga data dapat ditambah, diakses, diubah, dan dihapus oleh
pihak tertentu saja.
Apotek Newton yang berlokasi di Ruko Newton Timur NWT 15, Kelurahan Curung Sangereng,
Kecamatan Kelapa Dua, Tangerang ini bergerak dalam bidang penjualan obat baik secara resep maupun
tanpa resep. Apotek Newton memiliki beberapa sistem dalam menjalankan proses bisnisnya, antara lain
sistem persediaan, pembelian dan sistem penjualan. Sistem persediaan, yaitu sistem yang berfungsi untuk
menangani persediaan barang yang terdapat pada Apotek Newton. Sistem pembelian Apotek Newton
berfungsi untuk melakukan pembelian kepada pemasok apabila persediaan barang telah menipis.
Sementara sistem penjualan Apotek Newton berfungsi untuk menangani transaksi penjualan yang terjadi
sehari-hari.

Dalam menjalani proses bisnisnya, Apotek Newton tak luput dari beberapa permasalahan yang
dihadapinya. Beberapa masalah yang dialami oleh Apotek Newton, antara lain adalah kurangnya integrasi
data yang ditunjukkan oleh stok barang yang tidak ter-update ketika pasien maupun pelanggan melakukan
pembelian barang. Kurangnya akses kontrol juga menjadi permasalahan yang tak luput dihadapi oleh
Apotek Newton. Hal ini ditunjukkan oleh sistem keamanan data apotek yang minim, sehingga
menyebabkan tiap karyawan memiliki otoritas yang homogen, yaitu dapat melihat seluruh data apotek
yang kemungkinan di antaranya merupakan data rahasia apotek. Permasalahan selanjutnya yang menjadi
hambatan Apotek Newton adalah ketidakmampuan dalam menangani persediaan barang. Hal tersebut
ditunjukkan dengan adanya kesulitan dalam mengetahui jumlah persediaan barang karena Apotek Newton
tidak memiliki sistem yang dapat memberikan notifikasi apabila persediaan barang telah mencapai batas
minimumnya. Permasalahan-permasalahan yang dihadapi tersebut menyebabkan terhambatnya
 3

kelancaran transaksi-transaksi yang dilakukan pada Apotek Newton dalam kesehariannya. Menurut
penelitian yang dilakukan oleh Oktafiani (2010: 4) penerapan sistem aplikasi sangat penting dalam
melakukan transaksi pendataan penjualan obat dan konsumen, dari data-data yang ada akan diproses
menjadi suatu sistem informasi yang dapat menunjang kelancaran pengolahan data, dengan menerapkan
sistem aplikasi tersebut dapat mempermudah dalam melakukan transaksi penjualan, membantu
penyimpanan data yang lebih aman dan pembuatan laporan lebih cepat.

Oleh karena itu, Apotek Newton memerlukan sebuah sistem basis data yang terintegrasi pada
proses bisnisnya untuk menjawab permasalahan yang sedang dihadapi pada saat ini agar seluruh data
dalam proses bisnis dapat dikerjakan dengan lebih efektif dan efisien. Sistem yang akan dirancang adalah
sistem pembelian, persediaan serta penjualan secara terintegrasi. Apotek Newton membutuhkan suatu
aplikasi yang digunakan untuk mengelola basis data dan membuat suatu sistem yang akan memberikan
notifikasi apabila stok barang telah hampir habis, maka akan dibuat sistem yang mampu menghasilkan
laporan surat tanda terima barang, laporan persediaan, laporan penjualan barang, dan laporan penjualan
barang pemeriksaan yang sesuai dengan kebutuhan Apotek Newton kepada manajer.

METODE ANALISIS DAN PERANCANGAN BASIS DATA

Metode Analisis
Metode analisis digunakan untuk menganalisis kebutuhan yang diperlukan oleh Apotek Newton, metode
analisis terdiri dari :

1. Database planning: Merencanakan bagimana tahapan life cycle atau siklus hidup dapat di
realisasikan yang paling efisien dan efektif.

2. System definition: Menentukan ruang lingkup dan batas-batas dari sistem basis data, termasuk
tampilan pengguna utama, pengguna, dan area aplikasi.

3. Requirement collection and analysis: Pengumpulan dan analisis kebutuhan untuk sistem basis data
yang baru.

Metode Perancangan
Metode Perancangan digunakan untuk merancang sistem basis data pada Apotek Newton terdiri dari :

1. Database Design, database design terdiri dari conceptual, logical and physical design.

2. DBMS Selection (Optional), memilih DBMS (Database Management System) yang cocok untuk
sistem basis data.

3. Application Design, merancang user interface dan program aplikasi yang menggunakan dan
mengolah basis data.

4. Prototyping (Optional), membangun sebuah model kerja dari sistem basis data, yang memungkinkan
para desainer atau pengguna untuk memvisualisasikan dan mengevaluasi bagaimana sistem final
akan terlihat dan berfungsi.

Metode Implementasi

Metode Implementasi digunakan untuk mengimplementasikan sistem basis data pada Apotek Newton
terdiri dari :
1. Implementation, membuat definisi physical databasedan program aplikasi.

2. Data Conversion and Loading, Loading data dari sistem lama ke sistem baru dan jika mungkin,
mengubah aplikasi yang sudah ada untuk dijalankan pada database baru.
 4

3. Testing, sistem basis data diuji untuk menemukan kesalahan dan validasi terhadap kebutuhan yang
ditentukan oleh pengguna.

4. Operational Maintenance,sistem basis data sepenuhnya dilaksanakan. Sistem ini terus dipantau dan
dipelihara (maintenance). Bila perlu, kebutuhan yang baru dimasukkan ke dalam sistem basis data
melalui tahapan precending dari siklus hidup (Life cycle).

HASIL DAN BAHASAN

Hasil dan bahasan perancangan dan implementasi sistem basis data pada Apotek Newton adalah
pada tahap analisis terdiri dari database planning, system definition, dan requirement collection and
analysis. Pada database planning menentukan mission statement dan mission objective. Mission
statement merupakan tujuan utama dalam perancangan sistem basis data yaitu untuk mengintegrasikan
data agar dapat mempermudah dalam mengontrol dan memonitor seluruh data seperti data-data
pembelian, persediaan dan penjualan. Dengan data yang terintegrasi, dapat mempermudah dalam
pembuatan laporan, agar laporan yang dihasilkan lebih akurat serta mempermudah dalam melakukan
pencarian data. Sedangkan mission objective mengidentifikasi tugas-tugas yang harus dilakukan oleh
sistem basis data seperti insert, update, delete, mencari, dan melaporkan

System definition merupakan ruang lingkup atau batas-batasan dari sistem basis data, system denfinition
pada Apotek Newton sebagai berikut :

Gambar 1 System Definition

Gambar diatas, menggambarkan proses-proses yang terjadi di dalam ruang lingkup sistem basis data
Apotek Newton dan bagian-bagian yang termasuk didalamnya sebagai system boundary meliputi proses
pendaftaran, pemeriksaan, penjualan, pembayaran, persediaan, pembelian, retur, catatan hutang, barang,
karyawan, surat ajuan pemeriksaan, dan retur. Karyawan dan manager ikut terlibat sebagai user di
dalamnya karena mempunyai keterlibatan peranan dalam penggunaan terhadap apa yang menjadi batasan
 5

dalam sistem basis data ini, sedangkan untuk pemasok dan pasien berada di luar system boundary,
dikarenakan mereka tidak terlibat dalam pemakaian sistem basis data.

Dari system boundary diatas untuk lebih jelasnya batasan sistem basis data akan ditulis pada requirement
collection and analysis, requirement collection and analysis bertujuan untuk mengidentifikasikan apa saja
yang dapat dilakukan oleh pengguna dalam sistem basis data. Berikut adalah table kebutuhan dan
informasi pada Apotek Newton.

Tabel 1 Requirement Collection and Analysis

Data Tipe Akses Kasir Manajer Apoteker Dokter

Barang Query X X X X
View X X X X
Surat X X
Laporan
Pemasok Query X
View X X
Surat X X
Laporan
Pasien Query X X
View X X X
Surat X X
Laporan
CatatanPemeriksaan Query X X
View X X
Surat X X X
Laporan
Pembayaran Query X
penjualan
View X
Surat X X X
Laporan
Penjualan Barang Query X
View X
Surat X X
Laporan X
PersediaanBarang Query X X
View X X X
Surat X X X
Laporan X
PurchaseOrder Query X
View X X
Surat X X
Laporan
Retur pembelian Query X
View X X X
Surat X X X
Laporan
 6

Data Tipe Akses Kasir Manajer Apoteker Dokter

Pembayaran Query X X
pembelian
View X X
Surat X X X
Laporan
Catatan hutang Query X X
View X X
Surat X X X
Laporan X
SuratTandaTerima Query X X
barang
View X X
Surat X X X
Laporan X
SuratAjuan Query X X
Pemeriksaan
View X X
Surat X X X
Laporan

Pada perancangan basis data terdapat 3 tahap yaitu perancangan konseptual, perancangan logikal dan
perancangan fisikal. Perancangan konseptual merupakan merancang data model sesuai dengan data yang
diperlukan oleh apotek. Entitas pada tahapan konseptual terdiri dari 14 entitas yaitu pemasok, pasien,
karyawan. Surat ajuan pemeriksaan, catatan pemeriksaan, pembayaran penjualan, barang, purchase order,
surat tanda terima barang, pembayaran pembelian, retur pembelian, catatan hutang, penjualan barang dan
persediaan barang. Beriku ini merupakan Entity Relation Diagram pada perancangan konseptual.
 7

Gambar 2 Entity Relational Diagram Konseptual

Pada tahapan kedua merupakan tahapan perancangan logikal, perancangan logikal merupakan
membangun model data berdasarkan data yang spesifik tetapi tidak tergantung pada pertimbangan fisik.
Pada tahapan logikal akan dilakukan teknik normalisasi yang bertujuan untuk menghilangkan redudansi.
Berikut merupakan Entity Relational Diagram logikal setelah dilakukanya tahapan normalisasi yang
teridir dari 23 entitas:
 8

Gambar 3 Entity Relational Diagram Logikal

Tahapan perancangan terakhir adalah perancangan fisikal yang bertujuan untuk menentukan struktur
penyimpanan basis data. Dari perancangan fisikal pada estimasi kapasitas kebutuhan menghasilkan total
ukuran record per tahun adalah 1105289 byte/tahun. File organisasi yang digunakan adalah btree
sedangkan DBMS (Database Management System) yang digunakan adalah SQL Server 2008.
 9

SIMPULAN DAN SARAN

Simpulan

Pengolahan data yang terkomputerisasi lebih memudahkan pengguna dalam proses
penyimpanan, pengubahan, dan pencarian data.

Data-data terintegrasi dan terkelola dengan baik sehingga informasi yang berhubungan dengan
pembelian, persediaan, dan penjualan menjadi lebih akurat dari sebelumnya.

Tingkat keamanan lebih terjamin karena hanya pengguna yang berkepentingan yang dapat
melihat, mengubah, dan memproses basis data.

Data-data baik data pembelian, persediaan, maupun data penjualan dapat dimonitor dan dicetak
menjadi laporan yang dapat digunakan oleh manajer apotek untuk menentukan strategi bisnis
demi kemajuan apotek.
Saran
Membangun data warehouse pada Apotek Newton mampu menghasilkan informasi yang
dibutuhkan sehingga membantu manajer dalam melakukan analisis jangka panjang.
Memperluas ruang lingkup basis data, yaitu fungsi pendistribusian barang dan laboratorium yang
berguna untuk menyalurkan persediaan barang untuk apotek lain dan untuk meningkatkan
pelayanan kepada masyarakat.
Menggunakan data mining untuk mengetahui perilaku-perilaku pembeli dari jumlah data yang
besar sehingga dapat membantu manajer dalam menentukan strategi jangka pendek.
 10

Daftar Pustaka

Albecht, W. S., Stice, E. K., Stice, J. D., & Swain, M. R. (2008). Accounting. United States of
America: Thomson Higher Education.
Alfredson, K. e. (2007). Applying International Financial Reporting Standart. Australia: Enhancrd
Edition.
Bennett, S., McRobb, S., & Farmer, R. (2010). Object-Oriented Systems Analysis and Design
Using UML. United Kingdom: McGraw-Hill Education.
Cahyono, E. T. (2009). Perancangan basis data: antara pendekatan model entity relationship dan model
relasional. Perancangan basis data , 83.
Connolly, T., & Begg, C. (2010). Database system : A practical Approach To Design, Implementation,
And Management. Boston: Pearson.
Deitel, P., & Deitel, H. (2008). C++ How to program. Singapore: Pearson education, Inc.
Deitel, P., & Deitel, H. (2011). Visual c# 2010. United States of America: Pearson education, Inc.
Fadlil, A., Firdausy, K., & Hermawan, F. (2008). Pengembangan Sistem Basis Data Presensi
Perkuliahan dengan Kartu Mahasiswa Ber-Barcode.
Firmansyah, M. (2009). Tata Cara Mengurus Perizinan Usaha Farmasi dan Kesehatan. Jakarta
Selatan: Visimedia.
George C, P. P. (2007). Teaching Database Modeling and Design:. Journal Information Technology
Education , 488.
Hall, J. A. (2011). Introduction to Accounting Information Systems. United States: South-Western
Cangage Learning.
Ibrahim, R., & Yen, S. Y. (2011). A Formal Model for Data Flow Diagram Rules. ARPN Journal
of Systems and Software , 60.
Kolahi, S. (2007). Dependency-preserving normalization of relational and XML data. Journal of
Computer and System Sciences , 636.
Kroenke, D., & Auer, D. (2010). Database processing . New Jersey: Pearson Education .
Kursini. (2007). Strategi dan Pengelolaan Basis Data. Yogyakarta: C.V Andi Offset.
Mirano, A., Mukharam, N., & Prayogo, T. (2012). Analisis dan Perancangan Sistem Basis Data
Pendaftaran Pasien, Rawat Jalan, Apotek dan Laboratorium Pukesmas. Jurnal Ilmiah .
Oktafiani, D. (2010). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penjualan Obat Pada Apotek
Primadona Palembang. Jurnal Sistem Informasi , 4.
Reeve, J. a. (2009). Principle of Accounting (23 ed.). China: Cengage Learning Academic Resouce
Center.
Satzinger, J. W., Jackson, R. B., & Burd, S. D. (2009). System Analysis and Design. Canada:
Cangage Learning.
Sitepoe, M. (2008). Corat Coret Anak Desa Berprofesi Ganda. Jakarta: kepustakaan populer
gramedia.
Spillane, S. P. (2010). Ekonomi Farmasi. Jakarta: Grasindo.
Stevenson, W. J. (2009). Operations Management . New York: McGraw Hill.
Whiten, J. L., & Benntley, L. D. (2007). Systems Analysis and Design Methods. New York: McGraw-
Hill.
Yuniarto, S. R. (2011). Desain Sistem Informasi Reservasi Paket Wisata Pada Usaha Kecil Dan
Menengah (UKM) Sektor Jasa Travel. Jurnal Akuntansi, Management Bisnis Dan Sektor Public
(JAMBSP) , 200.
 11

Riwayat Penulis

Nama : Danil Wijaya

Tempat Tanggal Lahir : Bandar Lampung, 10 Desember 1991

Pendidikan Terakhir/University : S1- Bina Nusantara University

Jurusan : Sistem Informasi

Nama : Junaidi

Tempat Tanggal Lahir : Tanjung Pinang, 17 Juli 1990

Pendidikan Terakhir/University : S1- Bina Nusantara University

Jurusan : Sistem Informasi

Nama : Wan Wan

Tempat Tanggal Lahir : Sungailiat 12 September 1991

Pendidikan Terakhir/University : S1- Bina Nusantara University

Jurusan : Sistem Informasi