POSTUPAK POPISA NABAVE

Podaci o nabavi se dobivaju temeljem dostavnica prodajnog mjesta kada god je

to mogue ili putem dnevnika nabave, usmeno ili kombincijom svih triju metoda.
Popsiva mora zapamtiti da nabava znai koliinu svakog proizvoda
(robne marke/varijante/okusa/veliine) nabavljene od popisivaeve
zadnje posjete.
Uobiajenu pogreku popisivai ine kada pitaju Koliko obino nabavljate ovog
proizvoda?!. Ovakav pristup se ne smije upotrebljavati.
Ako vlasnik prodajnog mjesta ne uva vjerodostojnu dokumentaciju o nabavi,
potrebno je uloiti napor kako bi se vlasnika pridobilo da vodi dnevnik za nae
potrebe.

Razdoblje popisa nabave

Kao ope pravilo, nabava se popisuje od trenutka kada je zapoela prethodna
posjeta do trenutka kada je zapoela tekua posjeta. Proizvodi zaprimljeni nakon
poetka tekue posjete popisat e se tijekom slijedee posjete.
U sluaju da je prodajno mjesto privremeno zatvoreno i nije mogue popisati
nabavu, prilikom slijedee posjete popisiva e popisati nabavu od trenutka kada
je bila planirana prethodna posjeta.

Primjer 4 posjete
Posjeta A B C D
Obavljena DA DA NE DA
Ispravno
Pogreno

Bilo bi pogreno kada bi popisiva popisivao nabavu za razdoblje izmeu posjete

B i D u sluaju da je prodajno mjesto bilo privremeno zatvoreno u razdoblju C.
U sluaju da proizvodi dolaze u prodajno mjesto iz zajednikog skladita
(temeljem meuskladinice ili slinog dokumenta) potrebno je popisati kao i
ostale nabavljene proizvode. Proizvodi koji su na konsignaciji moraju se tretirati
kao nabava. U sluaju kada se ovi proizvodi vrate dobavljau, popisiva e ih
vraene proizvode voditi kao negativnu nabavu (ispred broja vraenih proizvoda
potrebno je staviti znak negativno). U ovakvim sluajevima, popisiva je obvezan
izvjestiti supervizora odnosno Field Managera.
Oteeni proizvodi vraeni dobavljau moraju biti popisani kao negativna nabava.
U sluaju dobivanja zamjene za oteene proizvode, zamjenski proizvodi moraju
biti tretirani kao nabava.

Popis zaliha je obvezno raditi na upitniku. U sluaju postojanja mnogo

dokumenata o nabavi, popisiva se moe posluiti razliitima olovkama u
boji (jedna boja za popis nabave, a druga boja za ukupne iznose).
Popisivai moraju popisivati iz dokumenata u upitnik, a nikako obratno
(osim u sluaju usmene nabave).

Popis nabave pomou dostavnica

Prilikom popisa nabave pomou dostavnica, popisiva mora znati da u mnogo
sluajeva distributeri odobravaju prodajnim mjestima dodatne besplatne koliine
u sluaju da se uzima odreena koliina proizvoda (npr. za svakih deset
pakiranja sapuna odreene marke mogue je dobiti jedno pakiranje besplatno).
U dosta sluajeva to je i naznaeno na dostavnici, ali postoje i sluajevi kada to
nije. Stoga je popisiva duan provjeriti kako bi bio siguran da nije propustio
popisati koliine koje su dodijeljene besplatno. Ova rutinska provjera je
obvezujua u sluajevima kada nedostaju dostavnice.
Popisiva, supervizor i Field Manager moraju uloiti svaki napor kako bi uvjerili
klijenta da nam prui na uvid potupunu dokumentaciju za sve isporuke. Kako bi
se izbjeglo dvostruko popisivanje dostavnica, popisiva e svaku dostavnicu koja
je zabiljeena na upitniku oznaiti na mjestu i nainom koji je prihvatljiv vlasniku
ili poslovoi.

Popis nabave usmenim putem

U sluaju popisa nabave usmenim putem, popisiva e kontatkirati osobu (neka
se zove nabavlja) koja nabavlja proizvode ili najee preuzima isporuke. Popis
nabave usmeno treba izbjegavati kada je nabavlja zauzet (razgovara sa
klijentima, preuzima robu i sl.).
Popisiva treba zapoeti razgovor pitanjem Oprostite, jeste li u mogunosti
posvetiti mi malo vremena? Trebao bih popisati nabavljenu robu. Moemo li
proetati do polica?! Popisiva e zatim nastaviti popis pokazujuu svaku
pojedinu marku i pitajui koliko je nabavljeno pojedinog proizvoda od zadnje
posjete. Popisiva ne smije pitati koliko se obino kupuje mjeseno.
Po zavretku popisa pojedine kategorije popisiva je duan upitati: Jeste li
nabavljali neke druge proizvode koji su u meuvremenu prodani?!. Ako
nabavlja odgovori potvrdno, saznajte detalje i upiite ih u odgovarajuu
kategoriju.
Prilikom upisivanja odgovora nabavljaa, popisiva mora procijeniti imaju li
odgovori smisla glede osobina prodajnog mjesta. Ako se odgovori ne ine
smislenima, popisiva e probati na ljubazan nain doi do pravog odgovora.
Drugim rijeima, popisiva je duan primjeniti istraivaki pristup.
Zaposlenike u prodajnim mjestima u kojima smo oslonjeni na sjeanje
nabavljaa bilo bi poeljno nagovoriti da uvaju dostavnice ili da vode dnevnik
nabave.

Popis nabave voenjem dnevnika

Dnevnik moe biti posebnog oblika ili jednostavno upitnik ispisan bez zaliha i
nabave u prethodnoj posjeti.
Prije poetka tekue posjete, popisiva mora preuzeti stari dnevnik i dati novi s
popisom proizvoda koji se nalaze u tom prodajnom mjestu; na taj nain dnevnik
je lake popunjavati. Preuzimanjem starog dnevnika bilo bi potrebno napraviti i
back-check provjeru.
Kako se popis nabave voenjem dnevnika smatra najboljim nainom prikupljanja
podataka o nabavi osim prikupljanja pomou dostavnica, preporuljivo je da se
poslovoi sugerira kako je dnevnik potrebno aurirati svakodnevno. Ako
poslovoa nije spreman voditi dnevnik za sve kategorije koje popisujemo,
popisiva mora pokuati uvjeriti njega/nju da vodi dnevnik za one kategorije koje
su nam najvanije prema sudu statistiara.
Dnevnik je potrebno priloiti uz upitnik koji se alje u ured.
Ako postoji mogunost zamjene prodajnog mjesta u kojima se nabava dobiva
usmenim putem ili putem dnevnika s prodajnim mjestom gdje se nabava
popisuje putem dostavnica, preporua se da Field Manager zamijeni prodajna
mjesta prema uobiajenoj proceduri.

Popis nabave putem raunalnog ispisa

Ako su podaci o nabavi dostupni elektronski ili ispisani na papiru, popisiva je
duan potvrditi tonost podataka provjerom odreenog broja dostavnica
odabranih sluajnim uzorkom. Supervizor ili Field Manager e napraviti slinu
provjeru svaki put kada provjerava rad anketara.
Supervizor i Field Manager moraju osigurati da se nadnevak zalihe podudara s
nadnevkom popisa nabave. Osoblje koje vri provjeru provjeriti e ovaj podatak
za vrijeme spot-checka i callbacka.

Naznaka metode popisa nabave

Popisiva je duan naznaiti metode koritene u popisu nabave. Ovo e biti
naznaeno na zadnjoj stranici upitnika za svaku pojedinu kategoriju i na prvoj
stranici za prodajno mjesto u cjelini ili bilogdje bude potrebno ubudue.

Postupak provjere u prodajnom mjestu

Po zavretku popisa zaliha i nabave, popisiva je duan provjeriti dolje navedene
mogunosti. Popisiva e zavriti ove provjere prije nego napusti prodajno
mjesto.
1. Pogreka!............... Potrebno je primjeniti formulu:
Prodaja = Poetna zaliha + Nabava Zavrna zaliha za svaki proizvod
Prodaja uvijek mora biti pozitivan broj. Ako je prodaja negativna,
popisiva je duan ustanoviti razloge te ispraviti ako je potrebno. U sluaju
postojanja ispravka, potrebno je navedeno naznaiti na prvoj stranici.
2. Neuobiajene prodaje Popisiva je duan usporediti tekuu prodaju s
prethodnom. Ako postoji znaajna razlika, popisiva je duan ispitati
okolnosti i naznaiti razloge na prvoj stranici.
3. Pravilan opis novih proizvoda Prilikom provjere upitnika iz gore
navednih razloga, popisiva e ispitati jesu li novi proizvodi pravilno
opisani.
4. Maloprodajne cijene Popisiva je duan provjeriti jesu li upisane cijene
za sve proizvode kojih ima na zalihi.
5. Popis dobavljaa Potreno je popisati sve dobavljae koji opskrbljuju
prodajno mjesto. Popisiva je duan prikupljati ove podatke od prve
posjete te redovito ih aurirati prilikom svake slijedee posjete. Ovaj popis
treba sadravati naziv svakog dobavljaa, vrstu proizvoda koju dobavlja te
raspored dostave tijekom tjedna. Ovaj podatak mora biti dostupan svim
zaposlenicima ACNielsena koji posjeuju to prodajno mjesto.
Prije naputanja prodajnog mjesta mora provjeriti sve podatke koje sadri prva
stranica upitnika te zabiljeiti sve promjene i na upitniku i na prvoj stranici.

POPISIVA JE DUAN ZAVRITI CIJELI POSTUPAK PRIJE NAPUTANJA

PRODAJNOG MJESTA (OSIM U SLUAJEVIMA KADA SE PODACI O NABAVI
DOBIVAJU NA NEKOM DRUGOM MJESTU ILI NEKOLIKO DANA KASNIJE)

EDITIRANJE
Editiranje je stalan proces koji poinje kada popisiva zapoinje popis zaliha i
zavrava prouavanjem Exception reporta koji se dobiva u fazi obrade
podataka. Editiranje treba biti brz, ali efikasan nain provjere upitnika. Osnovni
cilj je svesti na najmanju moguu mjeru broj pogreaka u upitniku prije nego
upitnik bude obraen u processingu. Uzalud utroeno vrijeme i novac mogu biti
smanjeni uoavanjem i ispravljanjem pogreaka prije nego uptinik bude uneen
u raunalo. Zapamtite: BOLJE SPRIJEITI NEGO LIJEITI.
Sve upitnike potrebno je editirati prije nego budu uneeni u raunalo. Editiranje
se sastoji od slijedeih mjera:
1. Provjera negativne prodaje
2. Provjera neuobiajenih prodaja
3. Provjera sumnjivih koliina na zalihi i nabavi
4. Provjera sumnjivih upitnika
5. Provjera pravilnosti opisa novih proizvoda
6. Provjera prodajnih cijna proizvoda na zalihi
Editiranje se provodi na tri razine: u prodajnom mjestu, u uredu i uz pomo
sustava. Upoznat emo Vas s definicijama gore navedenog te postupcima koje je
potrebno primjeniti na svakoj razini.

U prodajnom mjestu
Po zavretku popisa zaliha i nabave, popisiva je duan provjeriti upitnik u smislu
negativne prodaje, izvanredne provjere i pravilnog opisa novih proizvoda.
Slijedee postupke potrebno je poduzeti prije naputanja prodajnog mjesta:
1. Negativna prodaja: Kako bi ispitao postoji li negativna prodaja popisiva
primjenjuje formulu:
Prodaja = Poetna zaliha + Nabavljena koliina Tekua zaliha
za svaki pojedini proizvod. Prodaja mora uvijek biti pozitivna. Svaki
negativan rezultat je sumnjiv i sluaj mora biti istraen istog trenutka.
Npr: Poetna zaliha je bila 10 komada proizvoda XX, nabava u proteklom
razdoblju je bila 24 komada, pronaeno je 40 komada na zalihi rezultira u
negativnoj prodaji od 6 komada.
Uzrok negativne prodaje moe biti u svakoj od varijbali koja ini navedenu
formulu:
Poetna zaliha popisiva je pogreno prebrojao zalihe prilikom
prethodne posjete (propustio je prebrojati proizvode koji su bili
ispod pulta, iza vrata i sl.)
Nabavljena koliina postoji mogunost da su odreene dostavnice
nedostajale, bile izgubljene ili uope nisu postojale. Pospisiva je
duan provjeriti dostavnice ponovno te pitati poslovou o
dostavnicama koje se uvaju na nekom drugom mjestu odnosno
postoje li moguenost da je neka roba nabavljena bez papira.
Problem je rijeen u sluaju da rezultati istrage mogu preokrenuti
negativne brojke u pozitivne. Ako to nije sluaj popisiav mora
nastaviti istragu.
Tekua zaliha ako provjerom dostavnica te potragom za
dostavnicama odnosno provjerom nabave bez papira nismo u
mogunosti ispraviti negativne rezultate, popisiva je duan
ponovno prebrojati zalihu kako bi bio siguran da pogreka nije
napravljena u brojanju zalihe.Nakon toga, ako problem negativne
prodaje nije rijeen, popisiva mora izvriti procjenu uz suradnju
poslovoe ako je to mogue. Popisiva e dodati procijenjenu
prodanu koliinu i to tako da e procjenu pribrojiti koliini koja je
nabavljena u promatranom razdoblju. Na upitniku je potrebno
naznaiti da su i zalihe i nabava provjereni. Potrebno je upamtiti da
je ovakav pristup neizbjean u odreenim okolnostima i da je
poeljno i potrebno izbjegavati pojavu negativnih prodaja kroz
paljiv i odgovoran pristup postupcima popisa.
Drugi razlozi koji mogu uzrokovati negativnu prodaju su:
 Popisiva je pogreno upisao podatak u evidenciju nekog drugog
proizvoda.
Popisiva nije prebrojao zalihu u nekom skladitu
2. Izvanredna prodaja ovo se odnosi na prodane koliine koje nisu
uobiajene za prodajno mjesto. Potrebno je usporediti prodaju u zadnjem
razdoblju s prodajom u tekuem razdoblju. Prevelike promjene u
koliinama su razlog za poduzimanje istrage. Velike razlike u prodaji su
mogue, ali popisiva mora jamiti da su prikupljeni podaci toni. Svaka
izvanredna prodaja mora upozoriti popisivaa na moguu pogreku.
3. Pravilan opis novih proizvoda prilikom provjere upitnika, popisiva je
duan provjeriti jesu li svi novi proizvodi pravilno opisani. Na ovaj nain,
koder e brzo dodijeliti ispravan odnosno novi kod proizvodu.
4. Maloprodajne cijene popisiva mora osigurati da su upisane cijene za
sve proizvode na zalihi.

U uredu
U trenutku kada je popunjen upitnik dostavljen u ured, Field Manager, Supervizor
ili bilo koja druga ovlatena osoba nastavit e proces editiranja. Osoba koja
editira provjeriti e upitnik u smislu negativne prodaje, neuobiajene prodaje,
pravilnog opisa proizvoda, maloprodajnih cijena te slijedeeg:
1. Sumnjive zalihe i nabava: odnosi se na koliine zalihe i nabave koje su
upitne. Primjer sumnjivih zaliha moe biti jednaka koliina na zalihi iz
mjeseca u mjesec (bez naznake da se radi o proizvodu koji se slabo
prodaje) ili nepostojanje zalihe visokoobrtajnih proizvoda ili popularnih
marki. Primjer sumnjive nabave moe biti ista nabavljena koliina na vie
upitnika istog popisivaa.
2. Kvaliteta ispunjenog upitnika: odnosi se na popunjenost upitnike i
itljivost rukopisa. Svaki problem ili nedosljednost trebaju biti zabiljeeni.
Field Manager e poduzeti odgovarajue mjere.
Field Manager ili supervizor bi trebo povremeno usporediti grupu upitnika (8-10)
popunjenih od strane istog popisivaa. Svrha ovog postupka je utvrditi trendove
odnosno obrasce pogreaka. Jednom uoen, Field Manager bi trebao prezentirati
problem tijekom mjesenog treninga te ponuditi rjeenja. Ako problem i dalje
postoji, Field Manager e ga pokuati rijeiti s popisivaem na osobnoj razini te
dogovoriti s popisivaem pratnju tijekom posjete.

Uz pomo sustava
Nakon to je upitnik editiran na obadvije razine, biva proslijeen odjelu za
obradu podataka zbog kodiranja i pananja. Program za procesiranje podataka
ima ugraene filtere koji otkrivaju negativne prodaje te neuobiajene zalihe i
nabave. Na temelju takvih saznanja ispisuje se tzv Exception report kopija
kojeg bi trebala biti dostavljena Field Manageru i to na tjednoj, dvotjednoj ili
mjesenoj osnovi. Field Manager e provjeriti i ispitati rezulate. Potrebno je uoiti
trenodve i poduzeti odgovararjue mjere.

NAPOMENA: ZAPOSLENI MORAJU ZNATI DA JE EDITIRANJE BRZ

POSTUPAK. EDITIRANJE UZIMA IZMEU 6-20 MINUTA PO UPITNIKU
OVISNO O BROJU LINIJA. NARAVNO, U SLUAJU VIE PRONAENIH
POGREAKA I DUI JE POSTUPAK EDITIRANJA