Professional Documents
Culture Documents
Tutorial Access 2007 Byflh PDF
Tutorial Access 2007 Byflh PDF
1.2 Table...................................................................................................................................................2
3 Q U E R Y...................................................................................................................................................24
4 FORM .......................................................................................................................................................57
5 R E P O R T ................................................................................................................................................94
VI Latihan 5 (form)
Tujuan :
Mengenal Obyek Database pada Microsoft Access
Membuat Database
Membuat Table
Mengatur Property Field pada Tabel
1.1 Database
Pada Microsoft Access, database merupakan tempat menyimpan data yang terstruktur dan skematis.
Database pada Microsoft Access 2007 diwujudkan secara fisik berupa satu file dengan ekstensi .accdb. Satu
database dapat memuat beberapa object seperti pada table berikut.
Pada tutorial ini, akan dibuat sebuah database dengan nama Pegawai. Klik tombol Create.
1.2 Table
Tabel merupakan tempat fisik untuk menyimpan data. Agar data dapat disimpan dengan baik, maka table
harus dibuat dengan format yang sesuai dengan keperluan data tersebut. Satu table akan terdiri dari satu
atau beberapa field (ditampilkan sebagai kolom), dan dapat diisi dengan satu atau beberapa data (satu data
disebut dengan record, ditampilkan sebagai baris). Setiap field harus diberi nama dan harus didefinisikan
tipe data serta ukurannya (panjang field), misalnya berupa angka, huruf, tanggal dan lain-lain.
Ukuran ditentukan dari tipenya, misalnya untuk tipe data angka, ukurannya dapat berupa bilangan bulat
atau pecahan. Untuk bilangan bulat, misalnya, dapat dibagi-bagi lagi menjadi beberapa jenis tergantung
dari berapa banyak nilai yang akan ditampung. Jika ditentukan integer, misalnya, maka nilai yang dapat
ditampung maksimum adalah 32000. Jika ingin lebih dari 32000, dapat dipilih tipe data Long Integer.
Primary key adalah field-field yang dipilih untuk menjaga keunikan data dalam satu baris/record. Primary
key dapat berupa satu field atau gabungan beberapa field (composite key). Satu table biasanya selalu
memiliki satu field sebagai primary key.
Langkah-langkah membuat table secara umum adalah :
1. Definisikan nama field-field penyusun table (struktur table)
2. Definisikan tipe data dan ukuran setiap field
3. Tentukan Primary Key
4. Lengkapi property setiap field
5. Hubungkan field dengan field dari table lain (jika table-table tersebut saling berhubungan).
Membuat Table
Database yang baru dibuat belum diisi dengan apapun. Biasanya, Access akan langsung menampilkan menu
untuk membuat table. Table dapat dibuat dengan menggunakan dua cara tampilan yaitu Design view dan
Datasheet View.
Gambar di bawah menunjukkan tampilan Datasheet View. Biasanya Access langsung menganggap kolom
pertama pada Datasheet View ini sebagai Primary key, dan diberi judul kolom ID. Untuk menambah
kolom baru, cukup klik text Add New Field.
Untuk menentukan tipe data setiap kolom / field, gunakan menu Datasheet di bagian atas.
Setelah menuliskan semua kolom, table tersebut dapat disimpan untuk dimodifikasi lebih lanjut. Biasanya,
modifikasi table lebih mudah dilakukan menggunakan Design View. Untuk menyimpan table klik tanda
close (x) di sebelah kanan atas table, atau klik kanan pada bagian atas table dan pilih menu Save As.
Tipe data dapat diubah melalui pilihan pada kolom sebelah kanan (Data Type) dan ukurannya dapat diubah
melalui tab General di bagian bawah tabel.
Field Size
Digunakan untuk menentukan ukuran field. Ukuran field akan tergantung pada tipe datanya. Jika field
berupa text, maka ukurannya adalah banyaknya karakter pada text tersebut. Sedangkan untuk field bertipe
number (angka), maka ukurannya adalah tipe bilangan tersebut apakah bilangan bulat (integer, long
integer), atau bilangan real (single,double), dan seterusnya.
Format
Input Mask
Digunakan untuk menentukan format masukan data, misalnya untuk kode yang sudah ditentukan format
tertentu seperti 3 karakter huruf besar, 2 karakter angka, dan seterusnya. Misalnya untuk pemasukan
nomor telpon :
Input Mask dapat diterapkan dengan dua cara yaitu dengan menggunakan contoh yang sudah tersedia,
dengan cara menekan tombol di sebelah kanan input mask dan memilih contoh pada kotak dialog seperti
gambar berikut, atau dengan mengisikan sendiri format yang diinginkan.
Input Mask dapat dibuat sendiri dengan menggunakan format-format karakter seperti pada Table 2. Setiap
karakter mewakili format tertentu.
Karakter Keterangan
0 Hanya dapat diisi dan harus diisi dengan angka, 0 sampai 9, tidak boleh ada tanda atau +.
9 Hanya dapat diisi (boleh dikosongkan) dengan angka 0 sampai 9, tidak boleh ada tanda
atau +.
# Boleh diisi dengan angka atau dikosongkan. Spasi akan ditampilkan kosong ketika pengisian
data, tetapi spasi kosong akan dihilangkan ketika data disimpan.
L Harus diisi dengan huruf A hingga Z
? Boleh diisi dengan huruf A hingga Z
Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012
5
A Harus diisi dengan angka atau huruf, tidak boleh kosong.
a Boleh diisi dengan angka atau huruf
& Harus diisi, isi boleh berupa karakter apa saja atau spasi kosong
C Boleh diisi atau tidak diisi, isi boleh berupa karakter apa saja
., ;-/ Pemisah untuk tanda decimal, ribuan, tanggal dan waktu. Karakter mana yang sebenarnya
digunakan bergantung pada regional setting komputer pada control panel.
> Mengubah semua karakter menjadi huruf kecil
< Mengubah semua karakter menjadi huruf besar
! Membuat agar inputmask menampilkan karakter dari kanan ke kiri.
\ Menentukan agar karakter yang diikuti oleh tanda \ ditampilkan sebagai karakter literal,
misalnya \A, akan ditampilkan sebagai A.
Jika inputmask diisi dengan Password maka semua karakter yang diisikan pada text tersebut akan diubah
menjadi karakter (*), tetapi disimpan sebagai karakter aslinya.
Format pada inputmask hanya berlaku pada pengisian data dan tidak berlaku pada saat import data atau
menjalankan query. Jika pendefinisian inputmask dilakukan bersama-sama dengan pendefinisian Format,
maka tampilan data akan mengikuti property Format dan inputmask akan diabaikan. Tetapi data tetap akan
disimpan seperti pada inputmask, dan format tidak akan mengubah isi data, hanya mengubah tampilan
data. Tabel berikut ini menunjukkan beberapa contoh penggunaan format input mask.
Caption
Digunakan untuk memberi judul kolom yang berbeda dengan nama field. Judul yang tertulis pada caption
akan ditampilkan pada table dan form. MIsalnya ada field dengan nama : kd_brg, dapat diberi caption
Kode Barang untuk memudahkan user memahami maksud field tersebut.
Default Value
Digunakan untuk menentukan nilai yang otomatis akan diisikan jika kolom tersebut dikosongkan.
Contoh :
Validation Rule dapat juga diisi dengan nilai antara, misalnya, umur pegawai antara 18 hingga 65 tahun,
maka pada validation rule dapat dituliskan : >=18 AND <= 65
Indexed
Property Indexed digunakan untuk mempercepat fasilitas pencarian. Jika Index ditetapkan, maka field
tersebut akan diurutkan sehingga mempermudah pencarian. Index dapat dipilih Duplicates OK atau No
Duplicates. Jika dipilih Duplicates OK, berarti field yang ditentukan sebagai index boleh diisi dengan data
yang sama, sedangkan jika dipiilh No Duplicates berarti tidak boleh ada isi data yang sama pada field
tersebut.
Text Align
Text align digunakan untuk menentukan perataan text, misalnya justified, rata kiri (left) atau rata kanan
(right).
Jika lebih dari satu field yang akan dibuat menjadi primary key, sorotlah field-field tersebut secara
bersamaan, klik kanan dan pilih menu primary key.
Tab Lookup
Tab lookup digunakan untuk mengatur isi sebuah text yang biasanya berupa pilihan tertentu. Sumber
pilihan data dapat berupa nilai yang diisikan sendiri, atau diambil dari table lain. Untuk mengatur lookup,
display biasanya dibuah menjadi combo box atau listbox.
Berikut ini contoh pengaturan lookup pada field Status yang akan diisi dengan 2 pilihan nilai yaitu S
dan M.
3. Isi property row source dengan nilai pilihan, masing-masing dipisahkan dengan tanda titik koma (;),
Save table.
4. Jika Lookup akan mengacu ke table lain, pilih Row Source Type Table/Query, dan pada Row
Source, pilih nama tabel yang akan diacu.
Biasanya field pada tabel lain yang diacu adalah field Primary Key yang disimpan sebagai field
pertama. Misalnya ingin mengacu pada tabel t_pegawai dengan field pertama adalah NIP.
5. Jika Row Source Type diisi dengan table/Query, tetapi hanya ingin menampilkan nilai tertentu dari
table tersebut, maka kita dapat membangun sebuah query (akan dibahas lebih lanjut). Misalnya,
hanya ingin menampilkan NIP dari table t_pegawai, yang isi field gol = 2 saja.
Pada saat mengisi Row source, klik tanda titik tiga () di bagian kanan row source hingga terbuka
panel query seperti gambar berikut :
Klik Yes, akan ditampilkan panel Query Builder seperti pada gambar berikut. Klik field-field yang
akan ditampilkan (NIP dan Nama), klik field Gol (untuk menentukan criteria data), dan pada Criteria
isikan ketentuannya yaitu Gol = 2. Uncheck bagian Show di bawah field Gol untuk mengatur agar
isi data field Gol tidak ditampilkan.
Setelah selesai, klik kanan pada query builder dan pilih menu Close
Hasil query tadi, maka row source akan terisi dengan perintah Query seperti pada gambar berikut :
Simpan table dan jalankan seperti biasa. Perhatikan data-data yang ditampilkan pada kolom NIP
tersebut.
Nama field JK
Tipe Data/ukuran Text / 2 karakter
Caption Jenis Kelamin
Lookup Value List, diisi dengan LK dan PR
Untuk membuat table baru, klik tab create dan pilih Table Design
Tentukan agar field Gol menjadi Primary key, dan isikan data-data sebagai berikut
Tentukan agar field dept_id sebagai primary key, isikan data-data sebagai berikut
Aturlah agar kolom dept_id agar mengacu pada table t_dept, dengan mengubah lookup seperti
berikut :
Aturlah agar field gol pada table t_pegawai mengacu pada field gol dari table t_gaji.
Save. Buka kembali table t_pegawai dan isikan dengan beberapa data sesuai dengan keinginan
anda.
Tujuan :
Mengenal konsep relasi antar tabel
Merelasikan tabel pada Microsoft Access
2.1 Relationship
Table-table pada sebuah database biasanya saling berelasi. Relasi ini didefinisikan berdasarkan kebutuhan
desain table tersebut, dan dibuat untuk mendukung integritas data. Dengan saling berelasi, maka data pada
satu table akan langsung berhubungan dengan data dari table lainnya. Relasi juga menjamin agar
perubahan data tidak dapat dilakukan secara sembarangan, tetapi berdasarkan ketentuan perancangan
database atau sesuai dengan aturan yang sebenarnya di dunia nyata.
Agar table-table dapat direlasikan perlu diperhatikan beberapa hal yaitu :
1. Table-table harus dibuat dengan kaidah yang benar, misalnya penentuan tipe data dan penentuan
field-field primary key.
2. Table-table yang akan direlasikan, jika sudah diisi dengan data, harus diisi dengan data yang sama
untuk setiap field yang berelasi. Misalnya, jika ingin merelasikan field gol pada table t_pegawai
dengan t_gaji, maka field gol pada table t_pegawai, harus sama isinya dengan data pada field gol di
table t_gaji. Oleh karena itu, sebaiknya table-table direlasikan sebelum diisi dengan data,untuk
mencegah data yang diisikan tidak sesuai dengan kaidah relasi.
Pada panel Show Table, klik nama table, dan klik Add. Tambahkan table-table yang akan direlasikan.
Setelah semua table ditambahkan, klik Close.
Perhatikan Relationship Type One To Many otomatis didefinisikan oleh Microsoft Access, yang
menunjukkan bahwa satu record pada table t_dept dapat berelasi dengan banyak record pada table
t_pegawai.
Relasikan semua field yg saling berhubungan sehingga didapat relasi seperti pada gambar berikut
Jika table-tabel direlasikan, diharapkan agar tidak terjadi perubahan data sembarangan. MIsalnya, semua
data dept_id pada table t_pegawai harus sama dengan dept_id pada table t_dept. Ketentuan ini tidak
secara otomatis diterapkan pada table, kecuali jika enforce referential integrity diaktifkan, sehingga
semua aturan integritas data diterapkan.
Misalkan isi table t_gaji dan t_pegawai masing-masing adalah sebagai berikut :
Ubahlah relasi agar Enforce Referential Integrity tidak aktif, caranya dengan membuka panel Database
Tools Relationship, klik garis relasi hingga menebal dan klik kanan, pilih menu Edit Relationship. Hapus
checklist pada Enforce Referential Integrity dan klik OK.
Sekarang coba ubah data golongan pada table t_pegawai secara sembarangan. Perhatikan bahwa
perubahan ini ternyata diijinkan oleh database.
Pada gambar di atas, gol 8 dan 6 tidak sesuai dengan isi field gol pada table t_gaji.
Ubah kembali data agar seperti semula (kembalikan data gol pada table t_pegawai agar sesuai dengan data
gol pada table t_gaji. Isikan kembali data gol=1 pada table t_gaji). Tutup semua table dan ubah kembali
relationship dengan cara seperti sebelumnya, aktifkan kembali Enforce Referential Integrity.
Ulangi proses di atas. Jika kita mengubah isi field gol pada table t_pegawai dengan nilai yang tidak sesuai
dengan isi field gol pada table t_gaji, Microsoft Access akan menolak perubahan tersebut.
Jika kita ingin menghapus data pada table t_gaji, yang masih diacu oleh data pada table t_pegawai,
Microsoft Access juga akan menolak.
Pada Enforce Referential Integrity, terdapat dua pilihan yaitu Cascade Update Related fields dan Cascade
Deleted Related Fields. Jika dipilih, maka jika satu field pada satu table yang saling berelasi di ubah isi
datanya atau dihapus, maka perubahan dan penghapusan ini akan otomatis diberlakukan ke semua table
yang saling berhubungan dengan field tersebut.
Misalkan opsi Cascade Update dan Cascade Delete diaktifkan pada relationship seperti pada gambar
berikut.
Coba anda ubah data pada t_dept, misalnya, mengganti kode departemen ACCOUNTING, dari ACT menjadi
ACX. Perhatikan juga bahwa data pada t_pegawai untuk kode ACT akan otomatis berubah menjadi ACX.
Perhatikan misalnya kode HRD dihapus dari table t_dept, maka semua data yang menggunakan kode HRD
pada table t_pegawai juga akan otomatis terhapus.
Isi table t_pegawai sebelum kode HRD dihapus pada table t_dept
Isi table t_pegawai setelah kode HRD dihapus dari t_dept, jika t_pegawai langsung dibuka tanpa ditutup
terlebih dahulu.
Isi table t_pegawai setelah ditutup dan dibuka kembali. Perhatikan bahwa semua karyawan dengan dept_id
= HRD ikut terhapus.
2.4 Latihan 2
Buatlah satu database baru, simpan dengan nama dbhotel. Pada database tersebut buatlah beberapa
table yang saling berelasi, dengan struktur sebagai berikut:
T_tamu
Nama field Tipe data Ukuran
Id_tamu (PK) Text 8 / xxx00000, dengan xxx diisi dengan PRS jika tamu perorangan dan
COM jika tamu mewakili perusahaan. 00000 adalah nomor urut,
mulai dari 00001 dan seterusnya.
Nama Text 30, huruf besar semua
Alamat Text 50
No_telpon Text 15
No_ktp Text 20
T_menginap
Nama field Tipe data Ukuran
No_trans Number Integer
(PK)
Id_tamu Text 8/ lookup ke table t_tamu, tampilkan Id_tamu dan nama
Tgl_checkin Date Short date
Tgl_checkout Date Short date
T_pesankamar
Nama field Tipe data Ukuran
No_trans Number Integer
(PK)
No_kamar Text Lookup ke table t_kamar, cari t_kamar yang statusnya = 0
(PK)
T_pesanfas
Nama field Tipe data Ukuran
No_trans Number Integer
(PK)
Kd_fasilitas Text 5 / diisi dengan 4 macam nilai, TLP, SWM, RES, TXI
Jml Number integer
Tujuan :
Mengenal fungsi query pada Microsoft Access
Membuat berbagai jenis Query
a. Select : query untuk memilih data, baik yang berasal dari satu table atau gabungan dari beberapa
table
b. Update dan Delete : query untuk mengubah dan menghapus isi data
c. Append : query untuk menambah isi data
d. Make Tabel : query untuk membuat table baru.
e. Crosstab : query untuk membandingkan data dari satu table terhadap table yang lain.
Select query digunakan untuk menampilkan data. Sumber data dapat berasal dari satu tabel, beberapa
table atau dari query yang lain. Data dapat ditampilkan dengan cara :
a. Menampilkan keseluruhan data
b. Memilih kolom tertentu
c. Memilih baris tertentu
d. Memilih baris dan kolom tertentu
e. Menggabungkan beberapa tabel / query
Data yang akan ditampilkan dapat dipilih dengan kriteria pemilihan tertentu. Kriteria ini dapat dituliskan
langsung pada query ataupun diberikan sebagai masukan pada saat query dijalankan. Jika diberikan sebagai
masukan pada saat query akan dijalankan, kriteria ini disebut sebagai paramater. Untuk mulai membuat
query, klik tab create, pada kelompok query dapat dipilih query design seperti pada gambar berikut.
Jalankan query dengan menekan icon (!) di kelompok menu di bagian atas.
Untuk melihat perintah SQL dari setiap query yang dibuat, pilih menu VIEW, pilih SQL VIEW
Umumnya, pemilihan data dilakukan dengan menempatkan statemen khusus pada bagian criteria.
Statemen ini akan menjadi dasar pemilihan data dan akan ditempatkan sebagai segmen Where Clausa pada
statement SQL.
Keyword Like digunakan untuk mencari kemiripan pola karakter, karakter * digunakan untuk
menggantikan karakter sembarang. Pada contoh di atas, Like *ING berarti mencari semua data
yang karakter depannya sembarang, tetapi karakter terakhirnya adalah ING.
Jika dituliskan Like ING*, berarti mencari data yang diawali dengan karakter ING.
Jika dituliskan Like *ING*, berarti mencari data yang di bagian tengahnya terdapat karakter ING.
Query ini digunakan untuk membuat table baru dari table yang sudah ada, misalnya dengan mengambil
beberapa baris tertentu dari table yang sudah ada dan disalin isinya ke table baru.
Misalnya kita ingin membuat salinan table t_dept, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut :
1. Pilih menu create-query design. Tutup panel Show Table tanpa memilih table apapun. Pada query
type klik Make Table dan isikan nama table baru yang akan dibuat, klk OK.
3. Klik semua kolom yang ingin disalin ke table baru (misalnya ingin menyalin semua kolom). Jika ada
kolom tertentu yang ingin disalin, isikan criteria pemilhan datanya pada bagian criteria (misalnya
yang nama managernya diakhiri dengan huruf O, dapat dituliskan pada bagian criteria kolom
manager : like *O).
4. Simpan dengan nama q_create_table. Perhatikan bahwa pada daftar obyek sudah dapat dilihat
obyek q_create_table dengan simbol khusus berbeda dengan query biasa lainnya.
5. Klik 2x untuk menjalankan query, Jika ini merupakan pertama kali kita menjalankan query pada
suatu database , biasanya query modifikasi data (create, update, delete, append) tidak dapat
Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012
29
dijalankan secara otomatis. Pesan ini dapat dilihat di bagian bawah panel Access. Untuk membuka
blokir tersebut, klik tombol option di bagian atas.
6. Pada panel berikutnya, klik enable this content dan klik OK.
7. Jalankan lagi query q_create_table. Perhatikan bahwa pesan blokir sudah tidak terlihat di bagian
bawah panel Microsoft Acces.
Perhatikan bahwa pada bagian obyek sudah terlihat table baru yaitu t_dept_juga. Klik 2x untuk
melihat isinya. Perhatikan bahwa isi datanya sama persis dengan isi table t_dept (karena pada
query ini tidak ada pemilihan data dengan criteria tertentu dari table t_dept).
Query append digunakan untuk menambahkan data dalam jumlah tertentu dari satu table ke table lainnya.
Biasanya data yang dipindahkan banyak jumlahnya. Tipe field dan ukuran field pada table sumber harus
sama dengan tipe dan ukuran pada table tujuan.
Misalnya kita ingin menyalin data dari table t_dept_juga untuk ditambahkan ke table t_dept. Untuk itu,
dilakukan langkah-langkah berikut:
1. Ubah isi data table t_dept_juga agar tidak sama dengan isi data table t_dept (karena dept_id tidak
boleh ada yang sama).
5. Piih table sumber data dengan cara menampilkan table dan memilih table t_dept_juga.
6. Pilih semua kolom (karena kebetulan struktur data dan tipe datanya sama), dengan cara mengklik
setiap kolom yang ingin disalin.
8. Jalankan Query, pada kotak pesan berikut, klik Yes untuk menyakan bahwa kita setuju penyalinan
data dari t_dept_juga ke t_dept.
Klik yes, tutup query, buka table t_dept, perhatikan isi datanya
Query Update digunakan untuk mengubah data dalam jumlah besar. Biasanya data diubah dengan criteria
tertentu, misalnya : naikkan tunjangan keluarga 10% untuk golongan yang lebih besar dari 3.
1. Buat query kosong (jangan tambahkan table apapun). Pada query type pilih Update
4. Isikan nilai perubahan pada bagian Update To. Pilih field dept_name sebagai criteria perubahan
data dan isikan criteria perubahannya yaitu Like F*.
Ubahlah table t_dept, gantilah isi field manager menjadi ALEX FERGUSON, untuk semua
departemen dengan dept_name diawali dengan huruf F.
JIka dilihat dalam bentuk SQL VIEW, maka akan didapat perintah SQL sebagai berikut :
5. Jalankan query, klik yes pada kotak dialog konfirmasi update data.
6. Simpan query dengan nama q_update
Query delete, sama seperti query update, digunakan untuk menghapus data, biasanya dalam jumlah besar
dan dengan criteria tertentu. Misalnya ingin menghapus data dari table t_dept_juga dengan criteria
dept_name yang diakhiri dengan huruf S (satu record, yaitu FASILITAS).
Berikut ini adalah isi data pada table t_dept_juga sebelum dihapus.
1. Buat query baru, tambahkan table t_dept_juga, dan klik query type Delete
Hapus data dari table t_dept_juga, untuk semua baris yang dept_name
diakhiri oleh huruf S.
3. Simpan query dengan nama q_delete, jalankan query, pada kotak pesan konfirmasi klik Yes
untuk menghapus data.
Buka table t_dept_juga, dan perhatikan isi datanya. Ternyata record dengan dept_name =
FASILITAS sudah terhapus.
Pada contoh-contoh diatas, nilai untuk memilih data dituliskan langsung pada query. Dalam kebutuhan
sehari-hari, kadang-kadang nilai criteria ini ingin ditentukan sendiri oleh yang menjalankan query dan
nilainya dapat berubah-ubah setiap saat query dijalankan. Oleh karena itu, nilai criteria ataupun nilai
perubahan yang baru tidak dapat diisikan pada query, melainkan diminta sebagai masukan ketika query
dijalankan. Query yang memerlukan masukan ketika dijalankan, disebut dengan query dengan parameter.
Cara membuat query berparameter sama seperti query biasa, hanya kita perlu mengganti nilai tetap
dengan sebuah nama lain untuk menerima masukan, yang lazim disebut dengan parameter atau variable.
Misalnya, query berikut akan menampilkan semua field dari table t_pegawai, yang memenuhi ketentuan
dept_id = LOG
Simpan query tersebut dengannama q_parameter1. Jalankan query dan perhatikan bahwa query tersebut
akan menampilkan kotak untuk meminta input seperti pada gambar berikut. Jika diisikan nilai tertentu,
misalnya FRO dan di klik OK, hasilnya dapat dilihat pada gambar di bawahnya.
Query di atas dapat dijalankan berulang-ulang tanpa harus mengubah query, untuk menampilkan data
dengan dept_id yang berbeda-beda.
Criteria dan parameter dapat dibuat lebih dari satu, seperti pada contoh berikut :
Tampilkan data nip, nama , gol dari table t_pegawai dengan criteria gol = no_gol (diberikan sebagai
masukan) DAN dept_id = kd_dept (diberikan sebagai masukan).
Ketika dijalankan, query tersebut akan meminta dua kali masukan sebagai berikut :
Jika dilihat perintah SQL-nya, maka akan dihasilkan struktur SQL sebagai berikut :
Pemberian criteria menggunakan parameter juga dapat menggunakan ekspresi operator perbandingan dan
logika, seperti >, <, >=, <=, AND, OR, BETWEEN..AND, dan lain-lain.
Misalnya, menampilkan data karyawan yang golongannya lebih besar dari golongan tertentu (ditentukan
sebagai masukan pada saat query dijalankan).
Selain untuk memilih data dengan criteria tertentu, query juga dapat digunakan untuk melakukan
perhitungan tertentu dengan cara menuliskan rumus perhitungannya dan disimpan pada sebuah kolom
baru yang disebut dengan ekspresi. Kolom ini tidak terdapat pada table asli, dan hanya ditampilkan pada
saat query dijalankan.
Untuk lebih jelasnya, buatlah satu buah table baru dengan struktur sebagai berikut
Buatlah sebuah query baru, tambahkan table t_barang dan pilih semua field. Di kolom terakhir, tuliskan
ekspresi dengan nama : harga_baru, diikuti dengan tanda titik dua (:), di sebelah kanan tanda titik dua, klik
kanan dan pilih menu Build
Menu ini akan mengaktifkan panel expression builder seperti pada gambar berikut. Ekspresi dapat
dituliskan langsung tanpa expression builder, tetapi adanya expression builder membantu memudahkan
dalam menulis ekspresi, terutama jika kita belum terlalu mahir dengan ekspresi.
Misalnya harga baru dirumuskan sebagai kenaikan 10% dari harga lama, maka pada expression builder
dapat dituliskan formula seperti pada gambar. Usahakan agar setiap field yang dilibatkan pada formula
didapat dengan cara mengklik 2x nama field tersebut (jangan diketik, untuk menghindari salah ketik).
Setelah selesai, klik OK.
Jalankan query untuk melihat hasilnya. Perhatikan bahwa query akan menampilkan sebuah KOLOM baru
yaitu harga_baru yang memuat hasil perhitungan query ekspresi sebelumnya.
Tambahkan lagi satu ekspresi lain di sebelah harga_baru, yaitu harga akhir, yang dihitung dengan rumus
harga_akhir = harga_baru diskon x harga_baru.
Query juga dapat mengambil data dari query lain. Misalnya kita ingin mengambil data dari query q_hitung1
sebagai sumber untuk membuat query yang lain. Caranya pada panel show table, klik tab query dan pilih
nama query yang akan ditampilkan.
Query ekspresi tidak hanya berupa perhitungan, tetapi juga dapat berupa persamaan aggregate yaitu hasil
perhitungan atas beberapa data pada satu kolom, misalnya rata-rata nilai pada satu kolom, nilai
maksimum, minimum dan sebagainya.
Pindahkan kursor ke tengah-tengah tanda kurung avg(), klik 2x field yang akan dicari rata-ratanya, misalnya
field diskon, yang berasal dari query q_hitung1.
Query di atas hanya menghasilkan satu baris data, karena data yang ditampilkan merupakan aggregate atau
diperoleh dari perhitungan beberapa data pada field sumber query.
disc:
IIf([t_barang]![jenis]="A",0.1,IIf([t_barang]![jenis]="B",0.075,IIf([t_barang]![jenis]="C",0.05,
IIf([t_barang]![jenis]="D",0.025,0))))
3.10 Latihan 3
a. Isilah dengan beberapa baris data terserah selera, usahakan agar data yang diisikan bervariasi nilainya.
b. Buatlah query Update, yang akan mengubah semua nilai UTS dinaikkan 5%, jika nilai UTS tersebut
dibawah 45.
c. Buatlah query ekspresi dengan menambahkan 3 field baru sebagai berikut :
2. Field rata_tugas : diisi dengan rata-rata tugas 1, tugas2 dan tugas3.
Seringkali kita perlu memilih dan menampilkan data dari beberapa table sekaligus. Agar dapat digabungkan
dengan konsisten, sebaiknya table-table tersebut sudah saling berelasi pada relationship. Pembuatan query
multi table sama seperti query pada table tunggal. Semua proses pemilihan dan perubahan data yang
dapat dikerjakan pada query table tunggal, dapat juga dilakukan pada query multi table. Jadi pada query
multitabel kita dapat melakukan pemilihan data, query append, update dan delete.
Perbedaan utama antara query multi table dengan query pada table tunggal terletak pada pemilihan
sumber table untuk field-field yang saling berhubungan.
Misalnya kita ingin membuat query gabungan antara table t_pegawai dengan t_dept, dengan tujuan
menampilkan dept_name pada t_dept. Pada t_pegawai terdapat field dept_id, demikian juga pada t_dept.
Tetapi dept_id pada t_dept hanya digunakan sebagai penyambung data (link) untuk mencari dept_name,
sehingga query design untuk kasus tersebut seperti pada gambar berikut :
Secara umum, pemilihan sumber field pada query gabungan didasari dari table utama yang akan
ditampilkan datanya. Misalnya kita ingin menampilkan data gaji pokok setiap karyawan. Data gaji pokok
terdapat di table t_gaji, sedangkan penghubung antara table t_pegawai dan t_gaji adalah field gol. Maka,
untuk membangun query yang menampilkan data nip, nama, gol dan gaji pokok, bentuk query design-nya
adalah seperti berikut :
Menampilkan gaji karyawan yang namanya mengandung karakter AD, dan gaji pokoknya lebih besar dari
1,200,000.00
Misalnya kita ingin menghitung gaji yang diterima karyawan, yang didapat dari gaji pokok ditambah dengan
berbagai macam tunjangan dan menampilkan semua hasil perhitungan tersebut dalam satu table.
Buat query baru, tambahkan 3 tabel yaitu t_dept, t_pegawai dan t_gaji.
Klik semua field yang ingin ditampilkan, yang merupakan gabungan dari 3 tabel, sebagai berikut
Untuk menjalankan query, klik tombol RUN, atau tanda seru (!) di bagian atas panel. Save query dengan
nama q_gaji dan jalankan kembali
Query yang sudah dijalankan dapat dimodifikasi kembali dengan membuka query dalam bentuk design
view sebagai berikut :
Menghitung gaji yang diterima: tambahkan satu expresi lagi untuk menghitung gaji yang diterima,
dengan cara yang sama seperti expresi di atas
GAJI:
[gaji_pokok]+[tunj_transport]*[gaji_pokok]+[tunj_transport]*[gaji_pokok]+[tunj_golongan]*[gaji_p
okok]+[t_kel]
Simpan query dan jalankan. Jika tampilan angka terlalu banyak, dapat diatur melalui property
format sebagai berikut : klik kanan pad field expresi GAJI dan pilh menu properties, ubah format
menjadi Standard
Untuk menjalankan macro atau ekspresi yang sudah dibuat, klik Option dan pilih Enable this content
Pilih menu Trust Center dan klik tombol Trust Center Settings
Pilih menu Macro Settings dan klik option enable all macros, Klik OK hingga kembali ke database.
Di sebuah hotel, terdapat sekitar 40 kamar, setiap kamar dikelompokkan menjadi 4 tipe kamar yaitu
standard, deluxe, suite dan super. Masing-masing memiliki harga sewa dan fasilitas yang berbeda. Tamu
yang ingin menginap dapat memilih lebih dari satu kamar setiap kali menginap, tetapi akan memiliki satu
bukti tagihan. Selain kamar, di hotel juga tersedia berbagai fasilitas seperti restoran, kolam renang, spa,
dan laundry. Tamu dapat menggunakan fasilitas tersebut dengan harga dan bukti pembayaran yang
terpisah, dan semua bukti tagihan akan dikalkulasi pada saat tamu keluar hotel.
Dari kasus diatas, dapat dibuat Entity Relationship Diagram sebagai berikut :
Berdasarkan Entity Relationship Diagram di atas, dapat dibuat definisi table sebagai berikut :
Menampilkan rincian biaya kamar yang harus dibayar pada satu kali transaksi
Tujuan :
Mengenalkan object form
Menggunakan Form untuk menampilkan dan modifikasi data
Pada Access 2007, pembuatan form tipe (a) diatas dapat dilakukan dengan cepat, dengan cara mengklik
nama table atau query, kemudian klik create-form, maka Form akan otomatis langsung dibuat.
Misalnya ingin membuat Form dari table t_pegawai. Klik table t_pegawai, klik Create-Form
Cara lain adalah menggunakan form wizard, seperti pada contoh berikut :
Pada panel berikutnya, pilih sumber form, yang dapat berupa query atau table, atau digabungkan dari dua
sumber sekaligus. Pada contoh berikut sumber datanya adalah table t_barang. Pindahkan field dari kolom
kiri ke kolom kanan menggunakan tombol > atau >> (untuk semua field). Klik Next
Pilih Layout / posisi field-field pada Form, misalnya Columnar, klik next.
Tuliskan judul untuk form, klik tombol finish jika sudah selesai.
Form akan langsung ditampilkan seperti contoh berikut. Untuk mengubah desain form, klik kanan pada
form dan pilih Design View.
Form memiliki banyak variasi pembuatan dan penggunaan, sesuai dengan kebutuhan aplikasi. Selain field-
field yang sudah dihubungkan langsung dengan field pada table, kita juga dapat menambahkan obyek-
obyek lain atau disebut dengan control, dengan mengambil control tersebut pada kelompok menu
Control berikut :
Semua control-control tersebut memiliki beberapa properties yang dapat dimodifikasi nilainya sesuai
keinginan. Dalam penggunaannya, control-control tersebut dapat dibagi menjadi dua jenis yaitu bound
control dan unbound control.
Bound control adalah control yang terikat langsung dengan field pada table atau query. Control ini
dihasilkan secara otomatis jika kita membuat form yang berasal dari table/query. Biasanya tampilannya
berupa textbox, kecuali pada saat membuat table, field-field tersebut diset property lookup combobox atau
listbox, maka tampilan field tersebut pada form juga otomatis berupa combobox dan listbox. Data-data
pada bound control tersambung langsung dengan data pada table/query, sehingga jika data ini diubah pada
form, maka otomasi isi data pada table/query juga berubah (kecuali jika diset form bersifat read only).
Unbound control adalah control-control yang ditambahkan sendiri tanpa terkait dengan field-field dari
table/query. Pengisian data pada unbound control dapat dilakukan melalui program atau pengaturan
property dan perubahan data pada unbound control tidak berpengaruh langsung pada table/query (kecuali
diatur melalui program / makro).
Untuk lebih jelasnya, berikut ini akan diberikan beberapa contoh pembuatan form menggunakan control-
control tersebut, baik yang tersambung dengan field pada table/query maupun yang berupa unbound
control.
Misalkan kita ingin menyimpan gambar pada table dan menampilkannya pada form. Gambar dapat
disimpan pada table dengan dua cara yaitu :
a. Menyimpan image pada database sebagai sebuah object.
b. Menyimpan image sebagai file terpisah di luar database, dan menyimpan alamat file tersebut pada
database.
Dari dua cara tersebut, cara kedua lebih praktis karena image yang disisipkan sebagai object pada database
biasanya akan membuat ukuran database menjadi lebih besar.
4. Untuk field foto_juga, klik kanan pada kolom tersebut dan pilih menu Insert Object
5. Klik opsi create from file dan klik tombol browse untuk memilih file yang akan disisipkan.
6. Pilih nama file image yang akan disisipkan, dan klik OK. Perhatikan bahwa data disimpan pada table
sebagai package.
9. Klik kanan control image, set property control source menjadi foto (field yang memuat
alamat file image yang akan ditampilkan). Untuk mengatur agar gambar yang ditampilkan sesuai
dengan kotak yang disediakan, jangan lupa atur property size mode menjadi stretch. Simpan
form dan jalankan kembali untuk melihat hasilnya.
11. Klik pada field yang ingin ditambahkan, letakkan pada form. Pada contoh diatas, akan ditambahkan
field foto dan foto_juga.
12. Simpan form dan jalankan kembali. Perhatikan bahwa tampilan field foto_juga adalah berupa
kotak dengan icon kecil. Klik icon tersebut dan perhatikan bahwa Microsoft Access akan otomatis
membuka program yang dapat digunakan untuk membaca object tersebut. Karena object berupa
image, maka Office akan otomatis membuka aplikasi Microsoft Office Manager untuk
menampilkan isi image.
Misalkan kita ingin membuat form pencarian, yang diisi dengan satu object combo box. Combo Box ini akan
diisi dengan data-data tertentu, baik yang dituliskan sendiri atau berasal dari salah satu kolom pada
table/query, dan akan digunakan untuk membuka form yang sesuai dengan data pada combo Box tersebut.
Pada contoh berikut, misalnya kita ingin membuka Form Pegawai dan menampilkan data dengan nama
tertentu, yang dipilih melalui combo box.
2. Pada form kosong, tambahkan control combobox dan ikuti langkah-langkah untuk membuat
combobox melalui ComboBox Wizard, yaitu :
a. Pilih I want the combo box to look up untuk menentukan agar combo box diisi dengan
data dari table / query tertentu.
b. Pilih nama table / query yang akan digunakan sebagai sumber data, misalnya table
t_pegawai
e. Pilih field yang akan digunakan sebagai criteria pencarian, yaitu Nama
Untuk melihat nama control yang baru saja dibuat, klik kanan pada control Combo Box,
pilih menu Properties, dan klik tab others untuk melihat nama control. Nama ini perlu
diketahui untuk penulisan script program sederhana. Jika kita membuat control combo box
berkali-kali, maka access akan memberikan nama secara otomatis pada setiap control yang
dibuat. Nama ini harus sesuai dengan nama yang dituliskan pada script program di bagian
berikutnya.
5. Selanjutnya, Access akan membuka jendela penulisan script, yang popular dengan sebutan script
VBA (Visual Basic for Application), yaitu dialek pemrograman Visual Basic yang disisipkan di antara
aplikasi Office. Tuliskan kode berikut di tengah-tengah blok perintah Private sub.. End Sub.
Field [Nama] adalah field yang terdapat pada form yang akan dibuka (dalam kasus ini :
frmpegawai, yang berasal dari table t_pegawai).
6. Gantilah tulisan pada command button menjadi Cari, dengan cara klik kanan pada command
button dan pilih property Caption seperti berikut :
8. Jalankan form, klik nama yang ingin dicari, kemudian klik tombol cari.
Kasus paling menarik pada form adalah membuat form dan sub form. Form dan subform biasanya
diperlukan untuk pengisian data pada table yang saling berelasi, dan tampilan berupa header-detail ini
sangat memudahkan dalam menampilkan dan mengisikan data.
Untuk mencoba membuat form dan subform, buatlah 3 tabel yang saling berelasi sebagai berikut :
5. Buatlah form dari trans1, dengan menggunakan form wizard atau cara cepat. Perhatikan bahwa
form trans1 sudah otomatis meliputi data dari table trans2. Simpan form ini dan view design.
6. Klik kotak table.trans2 dan klik del (untuk menghapus bagian sub form tersebut).
Perhatikan bahwa di bagian form sudah dibuatkan sebuah subform yang datanya berasal dari
q_trans2. Ukuran subform ini dapat diperbesar dengan cara menggeser batas kanan-bawah sub
form.
9. Klik kanan textbox tersebut, dan pilih property. Klik tab Data dan pilih button () di sebelah kanan
atribut control-source. Pada jendela expresi builder isikan ekspresi : =sum([tot]), klik OK.
Perhatikan bahwa pada ekspresi tersebut tertulis di control source, juga pada textbox di dalam
footer subform.
10. Gantilah nama textbox tersebut menjadi total1, melalui panel properties nya.
12. Tambahkan field baru pada form utama (Form trans1), Klik kanan dan pilih menu properties.
13. Klik field total1 dengan cara menelusuri form, trans1, subform dan pada kolom field pilih
total1. Klik OK.
Form Login biasanya merupakan pelengkap menarik pada aplikasi database sederhana. Pada Microsoft
Access, form login dapat dibuat dengan cara membuat satu table dan membuat satu form sebagai
antarmuka pada table tersebut. Sebagai contoh, lakukanlah langkah-langkah berikut :
1. Siapkan satu table baru, misalnya dengan nama t_user, terdiri atas dua field yaitu userid dan
password. Isilah dengan beberapa baris data, misalnya :
2. Buatlah satu form kosong (dengan memilih menu Create-Blank Form). Pada form kosong tersebut,
sambungkan dengan table t_user, dengan cara mengklik menu properties form dan pilih
4. Letakkan sebuah label, untuk menampilkan jam digital, beri nama sebagai LabelJam.
6. Agar form ditampilkan selalu di bagian kanan atas, berukuran kecil dan tanpa icon maximize,
minimize dan close, ubahlah beberapa property form sebagai berikut :
Setting ini akan berlaku setelah database ditutup dan dibuka kembali. Pada setting ini, tampilan
form, table dan query dapat diatur berupa jendela-jendela yang saling tumpang tindih. Perhatikan
tampilan form/table pada masing-masing setting seperti pada gambar berikut :
Tab
Catatan Penting:
Untuk semua kode di atas, yang dituliskan hanyalah kode yang terletak di antara blok Private sub End
Sub. Blok Private SubEnd Sub sudah disediakan oleh Access VBA dan jangan diubah-ubah kodenya.
Pada aplikasi umumnya disediakan satu form utama yang memuat tombol atau menu untuk mengakses
form yang lain. Pada Access, form utama ini dapat dibuat dengan dua cara yaitu :
Dibuat manual dengan cara membuat form kosong kemudian meletakkan beberapa command button
untuk mengakses form yang lain.
Dibuat dengan menggunakan switchboard, yaitu semacam form yang memang dikhususkan untuk
mengakses form lain.
2. Jika pada database belum pernah ada switchboard, maka akan ditampilkan pesan berikut, klik Yes
untuk mulai membuat switchboard.
3. Klik Edit untuk mengubah Switchboard default yang sudah disediakan oleh Access.
4. Isikan nama switchboard. Pada kolom Item on this switchboard klik New untuk menambahkan
item-item atau menu yang akan diakses oleh switchboard tersebut. Misalnya, akan dibuat sebuah
form switchboard utama, yang didalamnya memuat tombol untuk mengakses beberapa form lain
misalnya form pegawai, gaji dan golongan.
5. Pada bagian text, tuliskan text yang akan ditampilkan. Pada bagian command, pilih tindakan yang
akan dilakukan jika text diklik, misalnya membuka form. Kemudian pada bagian form (bagian ini
ditampilkan karena pada bagian command dipilih Open form..), pilih nama form yang ingin
ditampilkan.
7. Jika sudah selesai, klik Close dan switchboard akan ditampilkan seperti halnya form. Klik
switchboard untuk melihat hasilnya dan klik pada tombol-tombol yang sudah dibuat sebelumnya.
8. Tampilan switchboard dapat di-edit seperti halnya pada form, misalnya menambahkan gambar,
mengubah font, dan lain-lain. Untuk mengedit Switchboard, klik kanan pada switchboard dan pilih
menu Design View.
Pada gambar berikut, switchboard sudah mengalami beberapa perubahan yaitu perubahan pada
text di bagian Header, penyisipan object image pada header, dan perubahan warna background
pada bagian detail dan penambahan 2 textbox pada sisi kiri bagian detail.
9. Switchboard dapat ditambahkan dan dipanggil dari switchboard yang lain. Misalnya, pada
switchboard di atas akan ditambahkan 2 switchboard lagi. Caranya adalah sebagai berikut :
a. Buka switchboard manager, klik tombol New, tuliskan nama switchboard baru, misalnya
Menu Barang.
b. Ulangi langkah 4, 5, dan 6, dengan cara menambahkan beberapa menu untuk membuka
beberapa form sembarang, misalnya membuat menu untuk mengakses form Data Barang.
c. Tambahkan satu switchboard baru dengan cara mengklik new pada switchboard
manager. Tuliskan item baru sebagai Aplikasi Tokoku.
d. Tambahkan dua item pada switchboard Aplikasi Tokoku. Pada bagian command klik
pilihan go to switchboard, kemudian isikan switchboard yang akan dipanggil (misalnya
switchboard yang sudah dibuat sebelumnya yaitu Menu Utama).
e. Tambahkan lagi satu item menu yaitu transaksi dan aturlah agar item ini akan memanggil
switchboard yang lain (misalnya switchboard Menu Barang).
Klik control button dan letakkan pada form. Access akan otomatis mengaktifkan Wizard.
Misalkan tombol tersebut digunakan untuk membuka form pegawai, pada kolom Categories pilih Form
Operation dan pada kolom Action pilih Open Form, kemudian klik Next
Klik pilihan Open the form and show all the records, kemudian klik Next.
Tuliskan text yang ingin ditampilkan pada command button tersebut, misalnya Data Pegawai, klik Next.
Pada form kosong akan ditampilkan satu command button bertuliskan Data Pegawai. Untuk mengujinya,
jalankan form dan klik tombol Data Pegawai tersebut.
Gambar berikut ini adalah sebuah form kosong yang sudah diisi oleh beberapa command button dan setiap
command button akan mengakses form atau report tertentu. Pada form juga disisipkan satu gambar, yang
akan digunakan sebagai latar belakang, dengan cara mengisi file gambar pada property Form : Picture
Start Up Form adalah form yang pertama kali dijalankan ketika aplikasi / database dibuka. Form ini biasanya
berupa form menu utama, baik yang dibuat melalui switchboard manager ataupun dirancang sendiri
menggunakan form kosong (blank Form). Penentuan start up form dilakukan dari menu utama Access yaitu
Berikut ini bentuk tampilan database dbpegawai yang telah diatur agar menampilkan form login sebagai
startup form dan semua menu untuk akses obyek lain pada database sudah dinonaktifkan.
Buka kembali database tentang hotel yang sudah dikerjakan pada latihan 4.
1. Tambahkan field gambar pada table tipe_kamar. Siapkan beberapa gambar tentang kamar
hotel, simpan pada folder tertentu, misalnya c:\kamar. Isikan alamat file gambar-gambar tersebut
pada table tipe_kamar seperti berikut :
2. Buatlah form untuk menampilkan data dari tipe_kamar berikut gambar masing-masing kamar
tersebut.
3. Lakukan perubahan yang sama pada table fasilitas, dan tampilkan pada form disertai gambarnya
seperti contoh berikut :
4. Buatlah Form untuk mengisi data tamu yang berasal dari table tamu
Pada bagian footer subform, sediakan tempat kosong dengan cara menarik batas footer, letakkan
satu control textbox, dan beri nama sebagai subtotal
Simpan form.
Letakkan satu textbox lagi pada FORM UTAMA (di bawah subform), beri nama sebagai totalkamar
Tambahkan juga subform pada form Menginap di atas, yang berasal dari table t_fasilitas, letakkan di bagian
bawah subform q_kamar. Sisipkan juga field untuk menjumlahkan harga pada subform tersebut dan
menampilkan hasilnya pada form utama, sehingga tampilan pada form utama menjadi seperti pada gambar
berikut :
Tujuan :
Mengenal fungsi Report pada Microsoft Access
Membuat Report Sederhana
Membuat Report Multitable
Selain field-field yang berasal dari table/query, pada report juga biasanya ditampilkan field-field yang sudah
disediakan oleh Access, misalnya halaman dan total halaman, tanggal pencetakan, dan field-field lain yang
dapat ditambahkan kemudian.
Untuk membuka report dengan layout view, klik kanan report dan pilih menu Layout View :
Untuk mengubah tampilan menjadi layout view, klik kanan pada report dan pilih menu Layout View
Report juga dapat dilengkapi dengan text untuk menjumlahkan field-field tertentu secara otomatis.
Misalkan kita ingin menjumlahkan field Harga pada report di atas, lakukanlah langkah-langkah berikut :
1. Buka report dalam kondisi layout view
2. Klik field yang akan dijumlahkan, misalnya field Harga.
3. Pada tab format, klik total, dan pilih SUM, maka di bagian akhir field harga akan otomatis
ditambahkan text baru yang menampilkan total nilai pada field Harga.
Report juga dapat dibuat menggunakan Report Wizard. Penggunaan Report Wizard memungkinkan kita
melakukan pemilihan field mana yang akan ditampilkan, pengelompokan report berdasarkan field tertentu
dan melakukan penjumlahan nilai untuk field-field tertentu.
Misalnya kita ingin membuat report Slip Gaji yang dibuat dari sumber data berupa query yaitu q_gaji.
1. Klik create, pilih report wizard
3. Karena Q_gaji merupakan gabungan dari beberapa table, maka pada panel berikutnya kita diminta
menentukan table apa yang akan dijadikan referensi dalam menampilkan data, misalnya kita pilih :
by t_pegawai
5. Panel berikutnya digunakan untuk memilih gaya atau style laporan yang diinginkan. Style meliputi
tata warna, pemilihan font, ukuran font dan sebagainya. Style ini sudah tersedia dalam bentuk
paket dan kita dapat memilih salah satu style yang diinginkan, klik next.
Setelah selesai, report dapat langsung ditampilkan. Simpan report ini sebelum dimodifikasi lebih lanjut.
Report yang sudah dibuat dapat dimodifikasi rancangannya, sama halnya seperti modifikasi form, yaitu kita
dapat mengubah isi text, warna, tampilan, posisi field, menyisipkan gambar dan lain-lain.
Untuk mulai memodifikasi report, bukalah report dalam keadaan Design View seperti pada gambar
berikut :
Report dapat dibuat melalui rancangan report kosong, kemudian datanya dapat ditambahkan kemudian.
Langkah-langkahnay dimulai dengan memilih menu Report Design dan Access akan menampilkan form
report kosong seperti gambar berikut :
Untuk menambahkan data pada report kosong tersebut, klik kanan kotak di sebelah kiri atas report, pilih
propeties, dan isikan query/table sebagai sumber data report tersebut, misalnya query q_gaji3.
Microsoft Access 2007/Prepared by Falahah/Feb2012
103
Tambahkan field-field dari sumber data tersebut dengan cara klik icon Add Existing Fields.
Pada panel Field List, klik dan drag field-field yang ingin ditampilkan, pindahkan ke report kosong.
Karena pada sumber data yang dipilih (q_gaji3) belum tersedia field yang menjumlahkan elemen gaji, yaitu
gaji pokok + tunjangan-tunjangan, maka pada report dapat ditambahkan satu textbox kosong yang akan
Untuk mengelompokkan tampilan report berdasarkan kriteria tertentu, misalnya berdasarkan field
Departement, maka dapat ditambahkan band atau bagian baru pada report. Caranya, klik kanan property
report dan klik Sorting and Grouping. Di bagian bawah report akan ditampilkan panel group, sort and
total. Klik tombol Add a group
Perhatikan bahwa pada Report akan ditambahkan band/baris baru yaitu Dept_name Header, yang
menyatakan pengelompokan data report berdasarkan field Dept_name.
Untuk melihat hasil akhir report, tampilkan report dalam bentuk print preview :
Simpan kembali report, tampilkan dalam menu Print Preview untuk melihat hasil akhir report.
5.8 Latihan 6
Buatlah beberapa report untuk kasus database hotel, terutama report untuk menampilkan berapa
biaya yang harus dibayar tamu ketika checkout
Tambahkan command button untuk mengakses report tersebut dari form terkait.