1/100

ISI KANDUNGAN

BIL PERKARA MUKASURAT

1. Prakata 4

2. Tujuan 5

3. Pengenalan 6

4. Objektif 7

5. Warna Korporat EKSA 8

6. Maksud Singkatan EKSA 9

7. Amalan-Amalan EKSA 10

8. Sisih (Seiri) 10

9. Susun (Seiton) 14

10. Sapu (Seiso) 22

11. Seragam (Seiketsu) 25

12. Sentiasa Amal (Shitsuke) 27

13. Faedah Melaksanakan Amalan EKSA 29

14. Kunci Kejayaan Amalan EKSA 30

15. Pelaksanaan Amalan EKSA 31

16. Langkah-Langkah Melaksanakan 32
Amalan EKSA

17. Peranan Jawatankuasa Amalan EKSA 34

18. Pelaksanaan Audit Dalaman 39

19. Ciri-Ciri Amalan Baik EKSA 40

20. Pelaksanaan Penyeragaman EKSA 63

21. Penutup 85

2/100
3/100
PRAKATA
PRAKATA
Assalamualaikum, Salam 1 Malaysia dan Salam 1 MinDef.

Seiring dengan langkah-langkah transformasi perkhidmatan awam bagi

meningkatkan tahap penyampaian perkhidmatan, Amalan Persekitaran
Berkualiti 5S Kementerian Pertahanan telah digerakkan sejak tahun
2009.

Amalan 5S merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan

budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai Kaizen
dalam Bahasa Jepun. Kaizen merupakan cara penambahbaikan yang
dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan terutama dalam
aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses kerja.

MAMPU telah mengambil inisiatif untuk menambahbaik pelaksanaan

Amalan 5S yang kini dijenamakan semula kepada Ekosistem Kondusif
Sektor Awam (EKSA). Langkah ini selaras dengan usaha
memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi, berkualiti dan
berinovatif dalam kalangan agensiagensi sektor awam melalui
penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan
seluruh warga agensi sektor awam.

Komitmen dan penglibatan warga Kementerian Pertahanan dalam

pelaksanaan EKSA merupakan asas kepada peningkatan kualiti, inovasi
dan produktiviti. Dalam keghairahan kita memberi suntikan elemen
keceriaan dalam hiasan, kita perlu menitikberatkan imej korporat
berikutan ia mencerminkan kemampuan sesebuah organisasi dalam
memberikan perkhidmatan yang terbaik kepada pelanggan. Elemen Go
Green yang menekankan aspek penjimatan juga diberi keutamaan.

Saya berharap dengan terbitnya Buku Panduan Amalan EKSA ini,

semua Bahagian/Jabatan dapat mempertingkatkan usaha untuk
mencapai objektif pelaksanaan Amalan EKSA. Perlu diingat Amalan
EKSA bukan sekadar untuk mengekalkan pensijilan yang diterima setiap
tahun tetapi ia perlu sentiasa diamalkan dan dijadikan budaya kerja
harian.

Ketua Setiausaha

Y. Bhg. Dato Sri Abdul Rahim Mohamad Radzi

Kementerian Pertahanan Malaysia

4/100
BUKU PANDUAN AMALAN PROGRAM EKOSISTEM
KONDUSIF SEKTOR AWAM (EKSA)

TUJUAN
Buku Panduan Program EKSA ini bertujuan untuk:

1. Menerangkan konsep Program EKSA secara umum.

2. Memberi panduan asas pelaksanaan Program EKSA di
Bahagian/ Jabatan.
3. Menerangkan kaedah pelaksanaan audit dalaman Amalan
EKSA kepada Bahagian/ Jabatan.
4. Melaksanakan Program EKSA bagi menghasilkan
persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif.
5. Garis panduan ini adalah sebagai piawaian tindakan
kebersihan, kekemasan dan keselamatan secara minima
sahaja namun pemakaiannya adalah tertakluk kepada
kesesuaian di peringkat zon.

5/100
PENGENALAN

Amalan 5S merupakan satu kaedah pengurusan yang dipelopori oleh

pihak industri di Jepun bagi mewujudkan persekitaran tempat kerja yang
selesa, kemas dan selamat. Amalan 5S bermatlamat mewujudkan
persekitaran kerja yang berkualiti secara sistematik dan praktikal.
Pelaksanaan Amalan 5S yang berkesan dapat meningkatkan kualiti
perkhidmatan, menjimatkan kos dan memudahkan proses kerja.

Selain memberi keutamaan kepada aspek kebersihan, kekemasan dan

keselamatan di tempat kerja, Amalan 5S berupaya memperkukuhkan
lagi Sistem Pengurusan Kualiti Bahagian/ Jabatan berasaskan Standard
MS ISO 9001:2008, khususnya dalam memenuhi keperluan klausa
Pengurusan Sumber berkaitan Persekitaran Kerja. Pelaksanaan Amalan
5S yang cekap, berkesan dan konsisten akan memberi nilai tambah
kepada imej korporat Bahagian/Jabatan secara keseluruhan.

Mulai tahun 2013, pihak MAMPU telah mengambil inisiatif untuk

menambahbaik pelaksanaan 5S yang kini dijenamakan semula kepada

6/100
Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Langkah ini adalah selaras
dengan usaha memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi
dan inovatif dalam kalangan agensiagensi sektor awam melalui
penyediaan persekitaran, budaya kerja serta nilai yang menjadi amalan
seluruh warga agensi sektor awam.

Penjenamaan semula ini dilaksanakan bertujuan untuk meningkatkan

imej korporat, menyemarakkan aktiviti kreativiti dan inovasi selaras
dengan tuntutan pihak berkepentingan, menggalakkan aktiviti ke arah
mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan Go Green,
memperluas pelaksanaan di agensi-agensi Kerajaan bagi mewujudkan
persekitaran yang kondusif serta memastikan elemen pengauditan
memenuhi keperluan kepelbagaian agensi Kerajaan.

7/100
OBJEKTIF EKSA

Meningkatkan imej korporat

Menyemarakkan aktiviti kreativiti

dan inovasi selaras dengan tuntutan
pihak berkepentingan

Menggalakkan aktiviti ke arah

mewujudkan persekitaran hijau
melalui pembudayaan Go Green

Memperluas pelaksanaan di agensi-

agensi Kerajaan bagi mewujudkan
persekitaran yang kondusif dan

Memastikan elemen pengauditan

memenuhi keperluan kepelbagaian
agensi Kerajaan.

8/100
FAEDAH EKSA

Mewujudkan persekitaran tempat

kerja berkualiti (bersih, kemas dan
rapi)

Meningkatkan kecekapan &

keberkesanan pengurusan
organisasi

Mengenalpasti, mengurang &

menghapuskan pembaziran

Meningkatkan imej agensi sektor

awam

Menjana idea kreatif di kalangan

warga agensi

Meningkatkan semangat esprit de

corps

Meningkatkan disiplin warga

jabatan

Meningkatkan mutu penyampaian

perkhidmatan

Mewujudkan piawaian kerja yang

jelas

9/100
POLISI DAN OBJEKTIF EKSA MINDEF

POLISI EKSA

Kementerian Pertahanan komited untuk terus

cemerlang melalui budaya kerja yang kondusif,
berkualiti dan berinovasi.

OBJEKTIF EKSA

Mewujudkan Tempat Kerja Yang Bersih, Kemas

dan Sistematik Untuk Keselesaan Warga
Kementerian Pertahanan.

Meningkatkan Kerjasama Antara Warga MinDef

Dalam Melaksanakan Tugasan Harian.

Mewujudkan Disiplin Yang Tinggi Dan

Berhemah Di Kalangan Warga Kementerian
Pertahanan.

Memastikan Keselamatan Di Tempat Kerja

Untuk Setiap Warga Kementerian Pertahanan.

Meningkatkan Mutu Perkhidmatan Kerja

Melalui Penerapan Budaya Kualiti, Inovasi dan
Amalan Hijau.

10/100
LOGO EKSA MINDEF

11/100
WARNA KORPORAT EKSA MINDEF

. .

Kod Warna:

R=25 G=38 B=82

R=8 G=156 B=197

R=237 G=28 B=36

12/100
COGAN KATA

13/100
JAWATANKUASA PEMANDU EKSA

PENAUNG
(KSU)

(KSU)
Pengerusi
(TKSU Dasar)

Sekretariat
(Unit Inovasi)

JAWATANKUASA JAWATANKUASA JAWATANKUASA KETUA-KETUA

LATIHAN AUDIT PROMOSI BAHAGIAN

14/100
AMALAN-AMALAN 5S*

AMALAN-AMALAN 5S

S1 - Sisih (Seiri)
1. SISIH memberikan tumpuan kepada pengasingan dan
pelupusan barang-barang yang tidak diperlukan di tempat
kerja.

2. Aktiviti SISIH secara berkesan dapat dilakukan dengan:

Menanda barang-barang yang tidak diperlukan lagi

dengan menggunakan kaedah Tag Merah dan kaedah
Tag Kuning (penerangan terperinci di muka surat 6 dan
7).

Menentukan tempat penyimpanan bagi barang/

peralatan yang masih diperlukan.

Bagi barang-barang yang hendak dilupuskan, rujuklah

kepada Pekeliling/Arahan/Peraturan Kerajaan yang
sedang berkuatkuasa.

PENGASINGAN TINDAKAN

Barang/dokumen yang
tiada nilai dan senang Lupus dengan segera
dibuang

Barang/dokumen Barang/dokumen yang

Dihapuskira/dijual
yang tidak diperlukan ada nilai dan senang
mengikut prosedur
dibuang

Lupus dengan
Barang/dokumen tiada
menggunakan
nilai tapi kos pelupusan
kaedah/kos yang paling
tinggi
rendah

15/100
* Masih relevan untuk digunakan sebagai rujukan pelaksanaan EKSA terutamanaya
melibatkan objektif persekitaran kerja kondusif.
 Rajah 1: Tindakan Menyisih Barang/Dokumen/Peralatan

KAEDAH TAG MERAH

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dilupuskan.

1

Melekat/melabel Tag Merah ke atas barang/ peralatan/rekod yang telah

dikenal pasti.
2
Mewujudkan kawasan Tag Merah dengan menetapkan kawasan
pengumpulan barang/peralatan/rekod yang tidak diperlukan lagi dan
3 seterusnya melaksanakan pelupusan.

Mencatatkan barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag

Merah.
4

No.Tag :

TAG MERAH
Bahan Mentah
Masih dalam proses
Klasifikasi Bahagian Komponen
Barangan yang tidak siap
Mesin / Peralatan
Lain-lain

Nama Barang

No. Siri

Bilangan / Nilai
Tidak perlukan
Tidak berguna
Sebab Tidak penting
Barangan yang ditinggalkan
Tidak diketahui
Lain-lain

Bhg yang Jabatan Seksyen Kumpulan

bertanggungjawab

Hapuskan
Pulang semula

Tindakan merahAlihkan ke stor tanda

Asingkan dalam stor
Lain-lain ........................
Tarikh Kelulusan Pelupusan: Diluluskan Oleh:
(Jika berkaitan/dokumen
terperingkat)

Tarikh Pelupusan: Dilupus Oleh:

16/100
 KAEDAH TAG KUNING

Menentukan jenis barang/peralatan/rekod yang hendak dinilai.

1

Melekat/Melabel Tag Kuning ke atas barang/ peralatan/rekod yang telah

dikenal pasti.
2
Membuat penilaian dengan mengambil tindakan terhadap barang yang dilabel
Tag Kuning. Tarikh pelupusan perlu ditetapkan untuk penentuan sama ada
3 pelupusan atau penyimpanan.

Catat dan rekod barang/peralatan/rekod yang telah dilabelkan dengan Tag

Kuning.
4

No Tag :

TAG KUNING
Kemungkinan Diperlukan :

(Nyatakan jenis dokumen)

Simpan sehingga :

(Tarikh Simpan)

17/100
 Kejayaan
pelaksanaan
SISIH boleh
diukur dengan:

Persekitaran Masa mencari

kerja lebih lebih pantas
selesa

Penggunaan
ruang secara
cekap

18/100
S2 - Susun (Seiton)

1. SUSUN ada tempatnya dan setiap tempat ada barangnya.

Penekanan SUSUN tertumpu kepada kaedah penyusunan yang
teratur, kemas, berkesan dan selamat.

2. Selepas melaksanakan SISIH dengan jayanya, barang yang

diperlukan hendaklah diSUSUN mengikut keperluan penggunaan.

3. Berikut adalah panduan aktiviti SUSUN secara berkesan:

a. Penyusunan item mengikut kaedah First-In-First-Out

(FIFO).

b. Melabelkan dan mengindeks nama dan nombor pada

barang/peralatan/rekod.

c. Menyimpan barang/peralatan/rekod mengikut kategori.

d. Memastikan barang disusun dengan sebaik mungkin

supaya mudah dicapai.

19/100
 KAEDAH PENYUSUNAN:

A) Barang/peralatan/rekod yang aktif digunakan:

Situasi semasa bekerja fail aktif dan dalam tindakan

sahaja berada di atas meja kerja.

Situasi selepas waktu kerja fail disusun/disimpan

semula ke tempat asal dengan mengikut kaedah
susunan dan tatacara pengurusan fail.

Alat tulis hendaklah sentiasa berada di dalam laci meja

kerja dengan keadaan kemas dan teratur.

Bahan-bahan rujukan semasa yang diperlukan sahaja

berada di atas meja.

B) Barang/peralatan/rekod yang jarang digunakan:

Barang/peralatan/rekod yang jarang digunakan

termasuk fail separa aktif perlu disimpan mengikut
prosedur pengurusan dengan kemas dan teratur bagi
memudahkan capaian.

C) Barang/peralatan/rekod yang tidak digunakan:

Barang/peralatan/rekod termasuk fail tutup hendaklah

mengikut tatacara pengurusan barang/
peralatan/rekod.

Bagi pesanan tempatan hendaklah mengikut tatacara

perolehan/penyimpanan.

4. Kejayaan pelaksanaan SUSUN boleh diukur melalui ujian

pencarian barang dalam tempoh yang ditetapkan (30 saat).

5. Rajah 2 di muka surat 12 menjelaskan kaedah menyusun

Barang/dokumen/peralatan mengikut keperluan.
* Rujukan: Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan, Panduan Pengurusan
Pejabat, Tatacara Pengurusan Aset Kerajaan mengikut
Pekeliling/Arahan/Peraturan Kerajaan yang sedang
berkuatkuasa.

20/100
RUMUSAN KAEDAH PENYUSUNAN BERKESAN
1. Uruskan stok barang/alat tulis mengikut kaedah First-In-
First-Out (FIFO).

2. Barang/peralatan/dokumen disediakan tempat khas dan

dilabelkan.

3. Barang/peralatan/dokumen hendaklah diletakkan di

tempat yang mudah dilihat dan mudah dikesan.

4. Barang/peralatan/dokumen diletakkan di tempat yang

mudah diambil dan disimpan semula.

5. Barang/peralatan/dokumen hendaklah boleh dicapai

(retrieve) sebaik-baiknya dalam masa 30 saat.

6. Alatan eksklusif seperti kamera video, alat perakam

diasingkan daripada alatan biasa.

7. Sediakan parkir (parking) untuk ruang mesin/peralatan

yang mudah alih seperti mesin fotostat, mesin pencetak,
mesin faksimili, mesin penjilid dan sebagainya.

21/100
 Rajah 2: Tindakan Menyusun Barang/Dokumen/Peralatan

Kelompok Tindakan yang

barang/dokumen perlu

Barang/dokumen Susun dekat dengan

yang selalu tempat kerja dan
digunakan cepat dicapai

Letakkan di tempat
Barang/dokumen yang dikhaskan bagi
yang jarang barang/dokumen
Barang/dokumen digunakan semasa yang jarang
diperlukan urusan harian digunakan/jarang
dirujuk

Barang/dokumen
Letakkan di tempat
tidak digunakan
yang dikhaskan bagi
semasa urusan
barang/dokumen
harian tetapi perlu
yang dirujuk secara
dirujuk dan mesti
bermusim
disimpan

22/100
23/100
24/100
25/100
S3 - Sapu (Seiso)

1. SAPU adalah tindakan bagi memastikan ruang tempat

kerja atau peralatan bersih daripada habuk/debu yang
boleh menjejaskan fungsi peralatan, kualiti produk dan
kesihatan.

2. SAPU juga memberi penekanan kepada penjagaan

kebersihan bagi memastikan tempat kerja yang selesa
dan selamat untuk peningkatan kualiti kerja dan
perkhidmatan.

3. Pembersihan atau SAPU perlu dilakukan setiap hari

bagi memastikan ruang kerja sentiasa kemas dan
bersih.

4. Langkah-langkah yang berikut perlu dijadikan panduan

26/100
 untuk melaksanakan SAPU secara berkesan:

i. Mengagihkan tugasan pembersihan

Kebersihan di tempat kerja adalah menjadi

tanggungjawab bersama. Pembahagian kawasan
jagaan hendaklah dijelaskan dengan:

Mengenalpasti ruang/peralatan/mesin yang perlu

diwujudkan hak milik (ownership).

Mengadakan jadual giliran harian pembersihan

kawasan yang telah ditentukan.

ii. Menentukan hak milik (ownership) ruang/ peralatan

bagi setiap ahli

iii. Mewujudkan kaedah pembersihan yang akan

digunakan dengan: *

Menentukan perkara/aspek yang perlu dibersihkan.

Mengenalpasti peralatan dan bahan pembersihan yang

bersesuaian.

Menentukan kekerapan dan masa aktiviti pembersihan.

Mewujudkan piawaian kerja pembersihan.

* Sekiranya Bahagian/Jabatan tidak melaksanakan aktiviti

pembersihan atau aktiviti pembersihan diswastakan,
semua ruang kerja dan peralatan seperti dinyatakan di
atas hendaklah dipastikan bersih.

iv. Menyediakan peralatan dan bahan-bahan untuk

kerja pembersihan.

Alatan/bahan keperluan kerja pembersihan hendaklah

disediakan dan disusun supaya mudah disimpan dan
diambil apabila diperlukan.

27/100
 v. Melaksanakan kerja pembersihan

Kerja pembersihan boleh dilaksana melalui:

Mengenalpasti ruang dan peralatan yang perlu

dibersihkan termasuk ruang atau bahagian yang
tersorok seperti di belakang almari ataupun di atas rak
yang tinggi.

Melaksanakan aktiviti pembersihan dan pemeriksaan

terhadap semua peralatan, lantai, dinding dan siling.

Memastikan peralatan dalam keadaan bersih, baik dan

berfungsi.

Merekodkan dan melaporkan segala kerosakan

peralatan untuk tindakan penyelenggaraan.

5. Kejayaan pelaksanaan Amalan SAPU boleh diukur melalui:

Produk dan hasil kerja yang berkualiti.

Persekitaran kerja yang selesa dan selamat.

Keadaan persekitaran lebih bersih.

Kos penyelenggaraan lebih rendah.

Aktiviti Proses Hasil

Kenalpasti ruang dan Tindakan
peralatan tempat membersihkan BERSIH
kerja yang kotor kekotoran

Rajah 3: Tindakan Melaksanakan Amalan Sapu

28/100
S4 - Seragam (Seiketsu)

1. SERAGAM bermaksud sekeadaan, sebentuk dan sewarna

sama ada pada ciri-ciri, susun atur atau peraturannya. Aktiviti
EKSA diperingkat ini dapat dilaksanakan dengan mewujudkan
keseragaman prosedur, susun atur dan piawai.

2. Berikut ialah panduan untuk melaksanakan keseragaman secara

cekap:

Mewujudkan senarai semak tugasan dengan teknik 5W1H.

Who - Siapa yang bertanggungjawab.

Why - Mengapa perlu dilaksanakan.
When - Bila perlu dilakukan.
Where - Di mana perlu dilaksanakan.
What - Apa tindakan yang perlu diambil.
How - Bagaimana aktiviti dijalankan dan
diseragamkan.

29/100
 Mewujudkan senarai semak peraturan inventori.

Mengadakan prosedur kerja pembersihan.

Mengadakan jadual penyelenggaraan.

Mewujudkan model/aktiviti susun atur yang SERAGAM.

4. Kejayaan pelaksanaan SERAGAM diukur melalui:

Mempunyai piawaian ruang tempat kerja yang lebih

baik.

Mempunyai impak visual yang positif.

Mempunyai peraturan dan piawaian prosedur kerja (SOP).

Menyusun

Sistem Mengguna
Nombor SERAGAM kan Skema
Rujukan Warna

Melabel

Rajah 4: Tindakan Melaksanakan Amalan Seragam

30/100
S5 - Sentiasa Amal (Shitsuke)

1. SENTIASA AMAL ialah usaha mengekalkan 4 Amalan

EKSA yang pertama iaitu Seiri, Seiton, Seiso dan Seiketsu
di samping melaksanakan penambahbaikan berterusan di
premis Bahagian/Jabatan. SENTIASA AMAL memerlukan
komitmen dan penyertaan berterusan seluruh warga kerja
serta disiplin diri bagi memastikan Amalan EKSA dapat
dilaksanakan secara berkesan dan cekap.

2. Berikut ialah panduan untuk mengekalkan Amalan EKSA:

Meneruskan program kesedaran tentang kepentingan

Amalan EKSA dengan mengadakan latihan yang
berterusan.

Memastikan audit dalaman Amalan EKSA dilaksanakan

secara berkala.

Memastikan aktiviti promosi berterusan.

Mewujudkan sistem pengiktirafan dan penghargaan

kepada usaha yang ditunjukkan oleh warga
Bahagian/Jabatan.

Mewujudkan sistem pemantauan yang efektif dan

sistematik.

31/100
3. Kejayaan pelaksanaan SENTIASA AMAL ini boleh diukur
melalui:

Prestasi cemerlang berterusan melalui aktiviti audit

dalaman Amalan EKSA Bahagian/Jabatan.

Warga Bahagian/Jabatan sentiasa kelihatan ceria dan

bersemangat melaksana Amalan EKSA di samping
mematuhi peraturan di tempat kerja.

Wujudnya disiplin dan semangat kerja berpasukan di

kalangan warga Bahagian/Jabatan.

Warga mempunyai daya usaha untuk sentiasa

mengamal dan menambahbaik Amalan EKSA di tempat
kerja.

Peningkatan kecekapan dan keberkesanan proses kerja.

Penyertaan dan kejayaan dalam konvensyen,

pertandingan dan anugerah berkaitan Amalan EKSA.

32/100
PELAKSANAAN AMALAN EKSA

Amalan EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan

pendekatan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara
berikut:

1. Menubuhkan Jawatankuasa Pelaksana Amalan EKSA dengan

terma rujukan yang jelas.

2. Menentukan pelan tindakan bagi pelaksanaan Amalan EKSA.

3. Mewujudkan sektor/zon kerja EKSA.

4. Mengadakan program-program latihan berkaitan Amalan EKSA.

5. Memantau keberkesanan pelaksanaan Amalan EKSA secara

berterusan.

6. Mengkaji semula dan menentukan langkah-langkah

penambahbaikan secara berterusan.

Tahap pelaksanaan Amalan EKSA perlu dilaporkan secara berkala

kepada pengurusan atasan Bahagian/Jabatan melalui mekanisme
yang sedia ada.

33/100
LANGKAH-LANGKAH MELAKSANAKAN AMALAN EKSA

LANGKAH 1: PEMBENTUKAN JAWATANKUASA

PELAKSANA AMALAN EKSA

1. Objektif pembentukan Jawatankuasa Pelaksana Amalan

EKSA ialah untuk meningkatkan penyertaan semua
peringkat warga Bahagian/Jabatan dalam melaksanakan
Amalan EKSA di samping bagi mewujudkan budaya
penambahbaikan berterusan serta semangat kerja
berkumpulan warga Bahagian/Jabatan ke arah mencapai
prestasi dan budaya kerja yang cemerlang.

2. Struktur Pelaksanaan Amalan EKSA:

Tanggungjawab Jawatankuasa Pelaksana Amalan EKSA

hendaklah menyeluruh dan setiap ahli Jawatankuasa dan
ahli hendaklah menjalankan peranan masing-masing.

Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana EKSA

bertanggungjawab untuk memastikan pelaksanaan
Amalan EKSA dijalankan sebaiknya.

Peranan Jawatankuasa Pelaksana EKSA Jabatan/

Agensi dan Jawatankuasa Pelaksana EKSA di peringkat
Bahagian/Zon perlu dijelaskan bagi melancarkan
pelaksanaan tugas dan tanggungjawab ahli jawatankuasa

Struktur dan tanggungjawab bagi pelaksanaan Amalan

EKSA Bahagian/Jabatan adalah seperti senarai di muka
surat 35 sehingga 37.

34/100
 Carta Organisasi Jawatankuasa Pemandu
Amalan EKSA

PENAUNG
JAWATANKUASA
PEMANDU EKSA

PENGERUSI
JAWATANKUASA
PEMANDU EKSA

PENYELARAS/
SEKRETARIAT
UNIT INOVASI

JAWATANKUASA JAWATANKUASA JAWATANKUASA KETUA-KETUA

LATIHAN AUDIT PROMOSI BAHAGIAN

Carta Jawatankuasa Pelaksana Peringkat Bahagian/Jabatan

Ketua-ketua
Bahagian

Fasilitator/ Fasilitator/
Ketua Zon Ketua Zon

Ahli-Ahli Ahli-Ahli Ahli-Ahli Ahli-Ahli

35/100
PERANAN JAWATANKUASA AMALAN EKSA

PENGERUSI JAWATANKUASA PELAKSANAAN

Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA.

Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA.
Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan.
Menentukan belanjawan serta sumber-sumber
kewangan
Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan
fasilitator.
Menetapkan sistem pengiktirafan/ penghargaan.
Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan
bantuan jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit
Dalam).
Memantau Kemajuan Pelaksanaan EKSA melalui
amalan terbaik.

Q MANAGER / FASILITATOR

Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan

ahli kumpulan.
Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan
panduan yang disediakan.
Menentukan pembahagian zon.
Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat
terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan.
Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan.
Menyelaras dokumentasi di Bahagian.

36/100
 JAWATANKUASA PENYELARAS (URUS SETIA)

Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana

EKSA.
Menyelaraskan program EKSA.
Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.
Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan
pelaksanaan EKSA.
Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan
audit.
Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA
dalam organisasi.

JAWATANKUASA PROMOSI

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA.

Mengenalpasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk
kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan
EKSA.
Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah
dilaksanakan.
Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap
kesedaran EKSA di kalangan warga.

JAWATANKUASAKUASA AUDIT DALAMAN

Menyediakan kriteria audit dalaman EKSA.

Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA.
Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit
dalaman EKSA.

37/100
JAWATANKUASA LATIHAN

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi

memupuk amalan EKSA kepada semua warga kerja
dalam organisasi.
Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa
ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA.
Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja
diberikan latihan EKSA secukupnya.

KETUA ZON

Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli

kumpulan.
Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam
pelaksanaan EKSA.
Merancang aktiviti kumpulan.
Memberikan maklum balas mengenai status
pelaksanaan EKSA kepada fasilitator.
Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar.

AHLI-AHLI KUMPULAN

Memberikan komitmen secara berterusan.

Menyertai aktiviti EKSA secara aktif.
Bekerjasama dalam kumpulan.
Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi
menjayakan pelaksanaan EKSA.

38/100
LANGKAH 2: MEWUJUDKAN SEKTOR/ZON AMALAN
EKSA
1. Tujuannya adalah untuk mewujudkan kawasan
tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan
dan pengawasan Amalan EKSA.

2. Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana Amalan EKSA

Bahagian/Jabatan dengan kerjasama penyelaras dan
fasilitator Amalan EKSA akan menentukan sektor/zon yang
bersesuaian.

3. Pembahagian sektor/zon hendaklah dijelaskan melalui

pewujudan pelan lokasi sektor/zon bagi memudahkan
rujukan.

4. Antara faktor yang perlu diambil kira dalam pembahagian

sektor/zon:

Susun atur keseluruhan sektor/zon dan pembahagian

kepada sektor/zon kecil hendaklah bersesuaian mengikut
fungsi dan saiz organisasi (dicadangkan jumlah
sektor/zon tidak terlalu banyak bagi memudahkan
penyelarasan dan pemantauan yang lebih sistematik
dilaksanakan).

Menentukan nama kumpulan untuk setiap sektor/zon dan

jumlah keahlian kumpulan bagi setiap sektor/ zon.

Mewujudkan sudut EKSA dengan mempamerkan

struktur kumpulan dan sektor/zon masing-masing dengan
mengambil kira hala tuju Amalan EKSA di
Bahagian/Jabatan (penerangan terperinci di muka surat
39).

Sektor/zon di Bahagian/Jabatan haruslah berdasarkan

aras/tingkat atau yang mana bersesuaian.

39/100
SUDUT EKSA BAHAGIAN
Sudut EKSA perlu disediakan bagi memberi maklumat terkini
berkaitan Amalan EKSA kepada warga Bahagian/Jabatan bagi
memastikan keberkesanan pelaksanaan Amalan EKSA. Sudut
EKSA perlu mengandungi perkara-perkara berikut:

i. Polisi dan Objektif EKSA.

ii. Logo EKSA.

iii. Carta Organisasi Bahagian terkini.

iv. Carta Perbatuan/Gantt Chart- Memaparkan perancangan dan

pelaksanaan aktiviti Bahagian.

v. Pelan Lantai.

vi. Rekod aktiviti (gambar) sebelum dan selepas pelaksanaan

sesuatu Amalan EKSA.

vii. Laporan Audit Dalaman Kementerian.

viii. Minit Mesyuarat terkini.

ix. Kreativiti hiasan sudut.

* Sudut EKSA hendaklah berimej korporat (objek hiasan yang tidak keterlaluan
atau berlebih-lebihan).

40/100
 LANGKAH 3: LATIHAN AMALAN EKSA
1. Tujuan latihan Amalan EKSA adalah untuk mendalami
pengetahuan berkaitan Amalan EKSA di samping untuk
membudayakan Amalan EKSA kepada warga
Jabatan/Agensi.

2. Di antara latihan/program yang perlu diikuti bagi

meningkatkan kefahaman:

Program Kesedaran Amalan EKSA.

Kaedah Amalan dan Pelaksanaan Amalan EKSA.
Audit Dalaman Amalan EKSA.

LANGKAH 4: PELANCARAN AMALAN EKSA

1. Pelancaran dan perasmian Amalan EKSA boleh

diadakan sebagai tanda mula di samping untuk
menyampaikan hasrat dan sokongan pengurusan bagi
melaksanakan Amalan EKSA.

2. Pihak pengurusan perlu terlibat secara langsung serta

memberi komitmen dan sokongan padu kepada
pelaksanaan amalan EKSA melalui penetapan sasaran
yang ingin dicapai, dasar dan objektif amalan EKSA dan
juga menentukan matlamat setiap langkah pelaksanaan.

3. Antara perkara yang perlu diberikan penekanan semasa

pelancaran Amalan EKSA adalah seperi berikut:

o Dasar Amalan EKSA.

o Zon-zon EKSA.
o Objektif Amalan EKSA.
o Pelan tindakan Pelaksanaan Amalan EKSA.
o Buku Panduan Pelaksanaan Amalan EKSA.

41/100
PELAKSANAAN AUDIT DALAMAN

Audit Dalaman Amalan EKSA perlu dilaksanakan di Jabatan/ Agensi

sebagai penilaian kendiri pelaksanaan Amalan EKSA. Audit Dalaman ini
perlu dijadualkan secara berkala untuk memastikan setiap
Bahagian/Jabatan membuat penambahbaikan secara berterusan.

TATACARA AUDIT DALAMAN

Langkah 1: Membentuk Pasukan Audit.

Jawatankuasa Pelaksana Amalan EKSA perlu mengenalpasti, melatih dan

melantik juruaudit untuk melaksanakan aktiviti audit dalaman Amalan EKSA
Bahagian/ Jabatan. Jawatankuasa Pelaksana ini juga perlu:

Menyediakan kriteria Audit Dalaman Amalan EKSA.

Menentukan kekerapan aktiviti Audit Dalaman Amalan

EKSA.

Langkah 2: Latihan Audit Amalan EKSA.

Pasukan audit dalaman Amalan EKSA hendaklah diberi latihan untuk

memastikan urusan audit dalaman Amalan EKSA dapat dijalankan dengan
cekap dan berkesan.

Langkah 3: Mengaudit Prestasi Amalan EKSA.

Pasukan audit dalaman akan menjalankan audit dalam seperti yang telah
dijadualkan oleh Jawatankuasa Pelaksana.

Langkah 4: Mengumumkan Penemuan Audit.

Pengerusi Jawatankuasa Audit Dalam Amalan EKSA hendaklah melaporkan

penemuan audit dalaman kepada Pengerusi Jawatankuasa Pelaksana
Amalan EKSA Bahagian/Jabatan atau kepada ketua Bahagian/Jabatan bagi
dimaklumkan kepada semua warga Bahagian/Jabatan.

42/100
CIRI-CIRI AMALAN BAIK EKSA

Setiap Bahagian/ Jabatan melaksanakan pelbagai ciri/ teknik

amalan baik EKSA mengikut ruang/ persekitaran kerja
Bahagian/ Jabatan masing-masing. Berikut adalah contoh-
contoh amalan baik EKSA yang boleh dipraktikkan di tempat
kerja mengikut kesesuaian persekitaran kerja Jabatan/ Agensi.

RUANG KERJA/ BILIK PEGAWAI

1. Lantai ruang kerja/ bilik pegawai sentiasa berada dalam

keadaan bersih.

2. Tanda nama dan jawatan pegawai diletakkan di ruang

kerja/ partition pegawai/ pintu bilik pegawai mengikut
kesesuaian.

3. Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan masuk/

keluar.

43/100
4. Rubber stamp yang aktif (dilabel serta disenaraikan) jika
berkaitan dengan tugasan harian sahaja.

5. Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja,

penggunaan ruang laci boleh seperti berikut:

i. Laci paling atas dikhaskan penggunaannya kepada

alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti
pegawai.

ii. Laci tengah diguna bagi menempatkan dokumen-

dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku
catatan.

iii. Laci bawah diguna bagi menempatkan alatan/

barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon
bimbit dan lain-lain.

* Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang

atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan
kegunaan harian pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen
rasmi.

44/100
6. Fail-fail aktif/diari/organizer disusun dengan kemas dan
teratur pada setiap masa.

7. Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan

di dalam kabinet fail dan dilabelkan mengikut format yang
telah diseragamkan.

8. Sekiranya pegawai dibekalkan kabinet fail, kabinet fail

perlu dilabelkan dengan kemas dan teratur.

9. Kerusi tetamu dan kerusi kerja disusun rapi ketika tidak

digunakan.

45/100
10. Kerusi sentiasa berada dalam keadaan baik, selesa dan
bersih.

11. Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di

belakang kerusi (jika almari tidak disediakan).

12. Wayar/kabel elektrik disusun kemas dengan

menggunakan black tape/cable casing conduit.

13. CPU dan pedestal bergerak (sekiranya ada) ditempatkan

secara teratur dan seragam.

14. Komputer dan pencetak haruslah tidak berhabuk dan

boleh digunakan.

46/100
15. Komputer ditutup (shut down) selepas habis waktu
bekerja.

16. Wallpaper dan screen saver desktop komputer/ komputer

riba boleh diseragamkan dengan imej korporat
Bahagian/Jabatan.

17. Menyediakan tempat khas bertanda bagi bakul sampah.

18. Menetapkan ruang kasut (jika perlu) bagi meletakkan

tidak lebih dari tiga (3) pasang kasut.

19. Pegawai boleh mewujudkan satu (1) sudut mini yang

ditetapkan untuk tapak hiasan.

47/100
PELABELAN DAN PENETAPAN LOT

1. Setiap peralatan gunasama dan mudah alih sahaja

disediakan lot yang bersesuaian.

2. Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam (contoh: bakul

sampah label dan tanda lot diletak di bawah tapak bakul
sampah dengan saiz yang seragam).

TINDAKAN PENJIMATAN/GO GREEN

1. Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara

menyeluruh seperti contoh-contoh berikut:

Notis/ arahan penjimatan tenaga

Penggunaan lampu/ peralatan save energy
Penetapan suhu optimum
Penjimatan kertas
Penjimatan air
i. Kempen hijau

48/100
2. Melaksanakan program kitar semula di semua bahagian
3. Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh:

Kos
Masa
Tenaga Pekerja
Ruang

BILIK FAIL

1. Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail boleh disediakan

dan dipamerkan di ruang yang mudah dilihat.

2. Kabinet fail dilabelkan mengikut jenis dokumen dan

nombor indeks/rujukan.

49/100
3. Fail disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan
nombor siri fail dan boleh dicapai dalam tempoh masa 30
saat.

4. Fail disusun semula di tempat asal selepas digunakan.

5. Fail-fail terperingkat yang digunakan disimpan di dalam

kabinet besi berpalang indeks bagi fail-fail terperingkat
tidak dilekatkan di luar cabinet.

6. Sistem pergerakan fail boleh diwujudkan bagi tujuan

pengesanan fail yang sedang digunakan (Contoh: kad
daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).

7. Senarai nama pegawai yang mengendalikan fail

terperingkat dipamerkan.

8. Tangga mudah alih, troli dan kerusi berada dalam

keadaan baik dan ditentukan tempat khas.

50/100
9. Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara
berjadual.

10. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus

bilik fail.

STOR

1. Stor sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.

2. Pelan lantai stor dengan laluan kecemasan boleh

diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.

3. Peralatan sokongan pengurusan stor termasuk tangga

mudah alih dan troli berada dalam keadaan baik dan
ditentukan tempat khas.

4. Semua barang/stok di dalam stor disusun dengan kemas

dan teratur.

5. Stok termasuk alat tulis, bahan, mesin dan peralatan

disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-
kerja pemunggahan dan laluan.

6. Stok disusun mengikut tanda/label/abjad yang

bersesuaian mengikut tarikh pengeluaran atau tarikh
kemasukan ke stor dan dikeluarkan untuk kegunaan
mengikut kaedah First-In-First-Out (FIFO).

51/100
7. Stok disimpan mengikut keadaan atau jenis barang dan
tertakluk kepada prosedur pengurusan stor yang sedang
berkuatkuasa (Contoh: bilik hawa dingin atau peti sejuk
untuk stok yang memerlukan suhu rendah dan barang-
barang toksik disimpan dengan kemas dan menggunakan
peralatan sepatutnya termasuk peralatan sokongan).

8. Kaedah/sistem merekod yang sesuai boleh diwujudkan

bagi memudahkan urusan merekod keluar masuk stok.

9. Sudut informasi (Contoh: tatacara permohonan barang)

boleh diwujudkan dan ditempatkan di kawasan yang
mudah dilihat.

10. Tanda amaran Dilarang Masuk dipamerkan dengan jelas.

11. Alat pemadam api yang mempunyai sijil yang

berkuatkuasa dan berkeadaan baik ditempatkan di stor.

52/100
12. Kawalan makhluk/haiwan perosak dilaksanakan secara
berjadual.

Dibenarkan menggunakan kreativiti dalam pengurusan,

penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi perlu
melambangkan imej korporat Bahagian/Jabatan (tertakluk
kepada peraturan dan garis panduan yang sedang
berkuatkuasa).

BILIK MESYUARAT/BILIK PERBINCANGAN

1. Bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa berkeadaan

bersih dan kemas.

2. Peralatan/kemudahan dalam bilik mesyuarat/bilik

perbincangan sentiasa dalam keadaan sempurna dan
boleh digunakan.

3. Peralatan mempunyai sistem inventori dan

penyelenggaraan.

53/100
4. Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan di pintu
masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda
(slot in board).

5. Papan putih (white board) dibersihkan selepas mesyuarat

selesai.

6. Barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon

dan suis ditutup (off) sebelum meninggalkan bilik
mesyuarat/bilik perbincangan.

54/100
 7. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau
kebersihan dan kekemasan bilik mesyuarat/bilik
perbincangan.

BILIK LATIHAN

1. Bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan

kemas.

2. Peralatan/kemudahan di bilik latihan sentiasa berada

dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan.

3. Peralatan mempunyai sistem inventori dan

penyelenggaraan.

4. Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan

diselenggara secara berkala.

5. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau

kebersihan dan kekemasan bilik latihan.

55/100
PANTRI

1. Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas,

serta bebas daripada sebarang serangga/makhluk
perosak dan bau yang tidak menyenangkan.

2. Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun dengan

kemas dan teratur setelah digunakan.

3. Perkakas/alatan yang disimpan di dalam

kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas dan
diseragamkan mengikut kesesuaian.

56/100
4. Perkakas/alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar
gelombang mikro, cerek elektrik dan water dispenser boleh
disediakan di pantri.

5. Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan.

6. Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan

tiada sisa makanan.

7. Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih.

8. Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya

diletakkan dalam bekas bertutup.

9. Tong sampah disediakan dan ditutup.

10. Suis peralatan elektrik ditutup setelah digunakan.

11. Satu sudut infomasi boleh diwujudkan untuk

mempamerkan jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan
ataupun arahan yang berkaitan (jika berkenaan).

57/100
12. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau
kebersihan dan kekemasan pantri.

SURAU/BILIK SOLAT

1. Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan

kemas.

2. Buku-buku/bahan bacaan agama sentiasa disusun kemas

dan teratur di dalam almari/kabinet/rak yang disediakan.

3. Selipar/kasut disusun dengan rapi dan kemas pada

tempatnya.

4. Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.

5. Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan

masuk waktu solat bagi kemudahan warga
Bahagian/Jabatan.

6. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus

dan memantau kebersihan surau/bilik solat.

58/100
TANDAS

1. Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai, dinding

sentiasa dalam keadaan bersih.

2. Peralatan/kelengkapan seperti tempat sampah, tisu dan

bekas cecair sabun disediakan di dalam tandas.

3. Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dengan baik.

4. Sinki dan mangkuk tandas sentiasa berkeadaan bersih,

tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan baik.

59/100
5. Arahan/kaedah penggunaan peralatan di dalam tandas
dipamerkan dengan jelas (mengikut kesesuaian).

6. Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau

kebersihan tandas.

60/100
PERPUSTAKAAN/PUSAT SUMBER

1. Perpustakaan/pusat sumber sentiasa berkeadaan bersih dan kemas.

2. Susunan buku yang teratur dan mudah untuk dicapai (seperti

rak/tanda/label/abjad/bahan).

3. Peralatan/kemudahan yang disediakan berkeadaan baik.

4. Kemudahan tanda arah/maklumat keterangan dan petunjuk

disediakan dan mudah dilihat.

KANTIN/ KAFETERIA

1. Lantai kantin/kafeteria sentiasa kering dan bersih.

2. Peralatan/kemudahan kantin/kafeteria yang disediakan kepada

pelanggan sentiasa bersih, mencukupi dan boleh digunakan.

3. Kaunter bayaran kantin/kafeteria sentiasa bersih dan kemas.

4. Sinki basuh tangan sentiasa bersih, tidak tersumbat, dan tiada sisa
makanan.

61/100
5. Maklumat yang ingin disampaikan boleh diletakkan di papan
kenyataan.

6. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan mudah

dilihat.

AUDITORIUM

1. Auditorium berada di dalam keadaan bersih dan kemas.

2. Peralatan/ kemudahan dalam auditorium berkeadaan baik dan boleh

digunakan.

3. Kemudahan tanda arah/keterangan petunjuk yang disediakan

dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.

62/100
LOBI UTAMA

1. Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan

berkeadaan baik.

2. Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang

halangan seperti barang/ peralatan yang boleh menggangu laluan
umum.

3. Maklumat seperti pelan strategik/visi/misi/piagam pelanggan dan

lain-lain sentiasa dikemaskini dan dipaparkan ditempat yang mudah
dilihat.

63/100
KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN DAN RUANG MENUNGGU

1. Kaunter khidmat pelanggan sentisa bersih, kemas dan tersusun.

2. Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan

pelanggan/ tetamu luar.

3. Peralatan/ kemudahan/ perabot di ruang menunggu disusun dengan

teratur dan berada dalam keadaan baik.

4. Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan

kemas.

5. Kemudahan tanda arah/ petunjuk dipamerkan dengan jelas di

kawasan yang mudah dilihat.

64/100
KESELAMATAN PERSEKITARAN

Langkah-langkah keselamatan yang boleh diambil bagi menjamin

keselamatan persekitaran Jabatan/ Agensi adalah seperti berikut:

1. Pintu rintangan api dan pintu kecemasan sentiasa ditutup.

2. Pendawaian tambahan tanpa tauliah yang boleh mendatangkan

bahaya seperti litar pintas dan sebagainya adalah tidak dibenarkan.

3. Peralatan rosak dilaporkan kepada pihak pengurusan dan

diselenggarakan dengan segera.

4. Tangga laluan kecemasan tidak dihalang dengan sebarang

objek/alatan/bahan yang boleh menggangu laluan kecemasan.

5. Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan dengan jelas dan

mudah dilihat.

65/100
PELAKSANAAN PENYERAGAMAN EKSA

1) PERKARA: RUANG PEJABAT

Tujuan: Mewujudkan ruangan pejabat yang teratur dan

kemas
Impak: Memudahkan pengesanan kedudukan pegawai
dan pencapaian peralatan pejabat.
Pelaksanaan: Menyediakan carta pergerakan individu dan
pelabelan alat tulis
Keseragaman:
1. Carta Pergerakan Individu Pegawai (di pintu/ partition)
diselaraskan berdasarkan harian dan mengandungi
maklumat berikut:
a. Nama Pegawai
b. Jawatan
c. Gambar
d. Petunjuk - Ada di Pejabat
- Cuti
- Mesyuarat
- Tugas Rasmi Luar Pejabat
- Keluar Sebentar
- Kursus/ Seminar
e. Warna mengikut logo kementerian
2. Almari Alat Tulis
- Perlu ada sinage minimum/ maksimum
- Senarai Inventori alat tulis perlu ada bagi semua
alat tulis
- Warna mengikut logo kementerian
- Label perlu dibuat di luar pintu kabinet alat tulis
- Perlu ada kad in/out bagi alat tulis yang
diterima dan yang dikeluarkan
- Stok kad item perlu mengikut peraturan/
pekeliling yang berkuatkuasa.

66/100
2) PERKARA: PAPAN KENYATAAN PERGERAKAN
ANGGOTA
Tujuan: Mewujudkan Papan Kenyataan Yang Seragam
Impak: Dapat Mengetahui Pergerakan Staf
Pelaksanaan: Menyediakan Papan Kenyataan Pergerakan
Staf Yang Seragam
Keseragaman:
Kandungan Yang Seragam
1. Tarikh (Diatas)
2. Gambar Pegawai
3. Nama Pegawai/ Staf
4. Jawatan
5. Baki Cuti
6. Talian Telefon
7. WP (1-3)
8. Petunjuk Status (Warna Magnetik)
Cuti
Hadir
Tugas Rasmi di Luar Pejabat

67/100
3) PERKARA: FAIL EKSA (ZON/ BAHAGIAN)
Tujuan: Mewujudkan Fail EKSA Yang Seragam
Impak: Memudahkan pengenalan terhadap EKSA dan
memudahkan tugasan menyediakan fail EKSA
Pelaksanaan: 1. Kulit Fail yang dibekalkan oleh Urus Setia
2. Tulang Fail yang dibekalkan oleh Urus
Setia
3. Pemisah Fail yang sesuai
Keseragaman:
1. Kulit/ Tulang Fail EKSA BAHAGIAN

Back Ground : Biru

Font : Arial Black
Font Size : 50
Fonf Tulang : 48

2. Separator Back Ground : Light Blue

Font : Arial Black
Font Size : 55

Seperator di tag no kandungan.

Isi kandungan diletakkan di bahagian
dalam kulit fail.
Jenis fail: Folder putih kulit keras

68/100
3. Kulit/ Tulang Fail EKSA ZON

Back Ground :
Merah
Font : Arial Black
Font Size : 55
Fonf Tulang :; 55

4. Separator Back Ground : Pink

Font : Arial Black
Font Size : 55

Seperator di tag no kandungan.

Isi kandungan diletakkan di bahagian
dalam kulit fail.
Jenis fail: Folder putih kulit keras

69/100
4) PERKARA: VISUAL/ PERINGATAN
(TATACARA PENGELUARAN FAIL)
Tujuan:
1. Memudahkan pencarian fail
2. Memastikan fail diletak ditempat yang betul
3. Mengelakkan kehilangan fail
Impak: Memudahkan, menyenangkan dan
menjimatkan masa
Pelaksanaan: Setiap bilik fail perlu mempnyai SOP Tatacara
Pengeluaran Fail
Keseragaman:
1. Visual di sudut yang mudah dilihat
2. Saiz A4
3. Arial
4. Saiz huruf 18
5. Arahan/ Tatacara Pengeluaran Fail
a. Sila rujuk pada nombor yang tertera di kabinet
b. Tinggalkan identiti pengguna fail pada ruang yang disediakan
c. Simpan semula fail di tempat asal selepas digunakan

70/100
5) PERKARA: PIC
Tujuan: Untuk memastikan pengawalan, kekemasan
dan kebersihan kawasan
Impak: Mudah untuk membuat pemantauan berterusan

Pelaksanaan: Mewujudkan sticker PIC

Keseragaman:
1. Saiz level 10cm x 25cm
2. Saiz gambar pasport
3. Tulisan Arial
4. Background/ Warna korporat / Biru
5. Ditampal di tepi pintu kawasan seliaan
6. Maklumat PIC
Nama
Kawasan Seliaan
No Sambungan
No Telefon Bimbit
Contoh:

71/100
6) PERKARA: FAIL/ FOLDER

Tujuan: Untuk Keseragaman

Impak: Fail/ Folder dapat di asingkan mengikut kategori
Pelaksanaan:
1. Identiti / kenalpasti fail/folder fail mengikut kategori
2. Mengasingkan fail- fail/folder yang telah dikenalpasti
3. Susun kategori fail/folder dengan menggunakan nombor
4. Mewujudkan corak berbentuk warna bagi tulang fail/
folder bagi memudah pengesanan secara rambang
pengambilan fail/ folder
Contoh : Berbentuk bukit/ meningkat bagi 10 fail/ folder
yang berkaitan
Keseragaman:
1. Pelaksanaan dibuat dengan menggunakan nombor bagi rujukan
fail
2. Kategori fail/folder mengikut warna bagi bahagian bahagian
yang mempunyai fungsi fail yang berbeza.
Contoh: laut, darat, udara, pentadbiran, kewangan dll
3. Tidak menggunakan gambar-gambar seperti pemandangan,
hidupan laut, kenderaan dan seumpanya bagi mencorak tulang
fail/folder. Ini bagi mengekalkan konsep Korporat Mindef.

72/100
7) PERKARA: SUDUT EKSA

Tujuan: Mewujudkan sudut EKSA yang seragam

Impak: Maklumat terkini dapat dikongsi kepada semua
pelanggan dalaman dan luaran
Pelaksanaan:
1. Latar belakang warna Sudut EKSA yang
sesuai
2. Susunan kandungan Sudut EKSA
Keseragaman:
1. Kawalan warna latar belakang sudut EKSA yang
sesuai, maksimum 3 ton warna yang bersesuaian.
2. Mengelakkan warna-warna terang/ striking bagi
mengekalkan imej Korporat MinDef.
3. Kandungan yang seragam - ikut senarai semak
4. Kedudukan/ aturan kandungan

Contoh:

Sudut EKSA (Zon/Bahagian..)

LOGO

Polisi & Carta Gambar

Objektif Perbatuan Sebelum /
Selepas

Carta Pelan
Organisasi Lantai
Impak 5S/
Gambar Aktiviti
Laporan Audit
Dalaman
Tarikh
Kemaskini PIC

73/100
8) PERKARA: STOR

Tujuan: Mewujudkan keadaan stor yang tersusun rapi

dan kemas
Impak: Peralatan di stor mudah diperolehi
Pelaksanaan: Seluruh Bahagian di Kementerian Pertahanan
Keseragaman:
1. Senarai semak peralatan
a. Senaraikan peralatan dengan nombor yang sama dengan
kad stok dan label barang
- Senarai semak barang dilabelkan dengan nombor
- Nombor diletakkan pada kedudukan peralatan dan label
kad stok
2. Warna label mengikut jenis peralatan
a. Alat tulis biru muda
b. Fail/kertas/sampul surat oren
c. Jenis Buku hijau
d. Setiap label perlu ditentukan nombor
3. Paras penentuan penggunaan stok ditentukan oleh tahap
penggunaan dengan menyelaraskan kad penanda aras
a. Guna kad manila biru
b. Gunting
c. Ikut gambar anak panah
d. Saiz mengikut kreativiti
4. Kad Stok
a. Warna biru
b. Ukuran 3 x 5
c. Kandungan bil, nama pemohon, kuantiti, baki stok, tarikh,
tandatangan dan catatan
d. Kedudukan berhampiran dengan rak/ kabinet jenis

74/100
 peralatan
5. Susunan peralatan berdasarkan jenis

Peringatan:
1. Pastikan barang masuk/ keluar direkodkan di kad stok
- Pintu masuk paras mata (5)
2. Sila pastikan barang sentiasa tersusun dan bersih
- Dinding berhadapan pintu masuk
3. Pegawai bertugas sahaja dibenarkan masuk (pintu kedudukan
atas no. 1)
- Paras atas switch socket

9) PERKARA: BILIK MESYUARAT/ BILIK BINCANG

Tujuan: Penambahbaikan berterusan

Impak: Bilik akan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan
tersusun
Pelaksanaan: Semua bilik mesyuarat dan bilik bincang di MINDEF
Keseragaman:
1. Tatacara penggunaan bilik mesyuarat
2. Papan Tanda - Pastikan bilik ini sentiasa berada dalam keadaan
bersih
3. Papan Tanda - Pastikan semua peralatan berada pada kedudukan
asal selepas digunakan
4. Papan Tanda - Pastikan telefon bimbit dalam mod senyap
5. Individu terakhir hendaklah memastikan semua suis ditutup

75/100
10) PERKARA: TANDAS

Tujuan: Penambahbaikan secara berterusan beri keselesaan

kepada pengguna
Impak: Tandas sentiasa dalam keadaan bersih
Pelaksanaan: Semua tandas di setiap tingkat di MINDEF
Keseragaman:
1. Simbol lelaki dan perempuan (pintu masuk)
2. Doa masuk dan keluar tandas (rumi dan jawi)
3. Label pada pintu (tandas cangkung/ duduk)
- Letak no. pada setiap pintu
4. Letak no. pada sinki/ paip
5. Jimatkan penggunaan air (pada sinki)
6. Dua pandang cermin (pada cermin)
7. Kebersihan tandas adalah tanggungjawab bersama
8. Sila tekan selepas digunakan (pada flush)
9. Buang sampah di tempat yang sepatutnya
10. Kawasan larangan merokok

76/100
11) PERKARA: BILIK/ RUANG SOLAT

Tujuan:
1. Penambahbaikan secara berterusan
2. Kesedaran sivik kepada semua individu
Impak: Memberi keselesaan kepada pengguna
Pelaksanaan: Semua bahagian di MINDEF
Keseragaman:
1. Papan Tanda - Susun kasut /selipar ditempat yang disediakan
(tempat letak kasut)
2. Papan Tanda - Sila letak kembali secara tersusun dan kemas
selepas digunakan (pada tempat letak barang)
3. Papan Tanda - Arah kiblat (pada siling)

12) PERKARA: KAUNTER/ RUANG MENUNGGU

Tujuan: Penambahbaikan secara berterusan
Impak: Sistematik dan seragam
Pelaksanaan: Semua bahagian
Keseragaman:
1. Papan Tanda - Harap bersabar anda akan dilayan sebentar lagi
2. Papan Tanda - Urusan anda adalah di sini sahaja
3. Waktu bertugas/ pegawai bertugas (di dinding ataupun atas
kaunter)
4. Papan Tanda - Anda adalah keutamaan kami

77/100
13) PERKARA: KORIDOR
Tujuan: Penambahbaikan berterusan
Impak: Sentiasa bersih dan selesa
Pelaksanaan: Semua koridor, bahagian, jabatan dan agensi
Keseragaman:
KORIDOR:
1. Arah laluan kecemasan atas pintu lif/ lobi
2. Papan Tanda - Kawasan larangan merokok
3. Papan Tanda - Kebersihan adalah tanggungjawab bersama
4. Alat pemadam api
- Tatacara penggunaan bergambar

14) PERKARA: PANTRI

Tujuan: Penambahbaikan secara berterusan
Impak: Keadaan pantri sentiasa bersih
Pelaksanaan: Semua Pantri sentiasa bersih
Keseragaman:
1. Inventori peralatan (lokasi pada tempat peralatan)
2. Papan Tanda - Jimatkan penggunaan air
3. Papan Tanda - Kebersihan pantri adalah tanggungjawab bersama
4. Papan Tanda - Kawasan larangan merokok
5. Papan Tanda - Doa sebelum/ selepas makan
6. Papan Tanda - Sila letak kembali selepas digunakan

78/100
15) PERKARA: TANGGA
Tujuan:
1. Penambahbaikan secara berterusan
2. Kesedaran sivik kepada semua individu
Impak: Memberi keselesaan kepada pengguna
Pelaksanaan: Semua Bahagian di MINDEF
Keseragaman:
1. Papan Tanda - Kawasan larangan merokok
2. Papan Tanda - Kebersihan kawasan ini adalah tanggungjawab
bersama
3. Papan Tanda - Pastikan tiada sebarang halangan di laluan
tangga

16) PERKARA: LOBI LIF

Tujuan:
1. Penambahbaikan secara berterusan
2. Kesedaran sivik kepada semua individu
Impak: Memberi keselesaan kepada pengguna
Perlaksanaan: Semua Bahagian di MINDEF
Keseragaman:
1. Papan Tanda - Kawasan larangan merokok
2. Papan Tanda - Kebersihan kawasan ini adalah tanggungjawab
bersama

79/100
17) PERKARA: PERALATAN/ LABEL UMUM
Tujuan : Penyeragaman menyeluruh
Impak : Memberi penerangan yang jelas kepada semua bahagian
Pelaksanaan : Semua Bahagian di MINDEF
Keseragaman :
1. Label Pada Suis Lampu Dan Kipas

Menggunakan pelan lampu menggantikan label di lampu/

gantungan

Tampal pelan di atas suis lampu

Suis ditandakan dengan warna yang sama dengan pelan
lampu/ kipas
Warna dihadkan kepada empat warna sahaja iaitu :
i. merah
ii. kuning
iii. biru
iv. hijau

Labelkan petunjuk lokasi pegawai (ANDA BERADA DI

SINI) di dalam pelan yang sama

Warna petunjuk di suis dilekatkan di bawah tempat suis

Letakkan visual JIMATKAN ELEKTRIK

Di dalam setiap visual perlu dimasukkan kenyataan

Amalkan Persekitaran Berkualiti EKSA

Keseragaman :

2. Pintu

Label pintu masuk utama (TOLAK/ TARIK) dan tidak

perlu visual
Peringatan sebelum meninggalkan pejabat contohnya :
Sekiranya anda orang terakhir yang meninggalkan
pejabat pastikan :
Semua suis lampu dan elektrik ditutup

80/100
 Semua pintu telah dikunci
Label perlu dilamina
Label ditampal pada paras mata (eye level)
Semua latar belakang menggunakan template
kementerian

Keseragaman :

3. Aspek Keselamatan
Pintu kecemasan : Kenalpasti pintu kecemasan dan
tampal sinage laluan keluar/kecemasan

Contoh sinage seperti sinage di hotel-hotel iaitu di

setiap pintu keluar terdapat pelan laluan kecemasan
yang berdekatan

Keseragaman :

4. Aspek Keselamatan
Visual digunakan bagi :
Tong sampah + larangan membuang sampah di
merata-rata tempat
Jimatkan elektrik
Tempat letak kasut
Larangan merokok
Troli
Sinage : Bagi pintu-pintu yang dikenalpasti untuk
kegunaan kakitangan dilabelkan UNTUK KAKITANGAN
SAHAJA

81/100
Keseragaman :

5. Gambar
Nama bahagian, latar belakang: template kementerian,
kawasan seliaan, no telefon ahli serta gambar berukuran
pasport

Keseragaman :

6. S.O.P
Perlu ada visual dan penerangan contoh :
Penjagaan pokok (hidup/tiruan)
Mesin Fotostat
Faksimili
Stapler Elektrik
Pemotong Kertas
Mesin lamina

Letakkan tip yang berkaitan dan cara menjimatkan kertas

Cadangan bagi tempat umum

Pelan lantai bagi setiap tingkat ditampal di pintu masuk
dan senang dilihat
Pelan lantai ditanda mengikut pintu dan bahagian

Keseragaman :

7. Workstation

Laci pegawai/staf dilabel

Alat tulis
Dokumen
Peribadi
Rubber stamp, petunjuk ditampal, dan dinomborkan
serta dicop contoh
Rak dokumen dinomborkan mengikut dokumen yang
berkaitan

82/100
 Plug ditag pada wayar di bawah kepala plug, dilabel dan
dilamina
Peralatan tidak perlu dilabel nama

Senarai peralatan pejabat atau inventori ditampal di

setiap bilik dan workstation

83/100
84/100
85/100
86/100
87/100
 PENUTUP

- Panduan Amalan EKSA MinDef yang disediakan ini dapat

memberi panduan kepada Bahagian/Jabatan dalam
pengurusan persekitaran kerja yang bersih, kemas dan
tersusun dengan selamat. Melalui Amalan EKSA, warga
MinDef secara kolektif akan membina disiplin dan etika
kerja yang baik dan menghasilkan prestasi kerja.
PENUTUP
berinovasi dan berkualiti.

- Amalan EKSA juga memupuk semangat kerja berpasukan

dan tolong menolong yang tinggi yang dapat
mempertingkatkan kualiti dan produktiviti penyampaian
Bahagian/Jabatan kepada para pelanggan dan seterusnya
membawa kepada peningkatan imej korporat
Bahagian/Jabatan. Amalan Go Green yang menitik
beratkan penjimatan dan teknologi hijau diharapkan
dapat dipraktikkan.

- Oleh itu, diharapkan buku panduan ini dapat membantu

Bahagian/Jabatan melaksanakan pengurusan persekitaran
yang berkualiti melalui Amalan 5S dan diamalkan secara
berterusan sehingga menjadi satu budaya
Bahagian/Jabatan.

88/100