UNIVERZITET U SARAJEVU

POLJOPRIVREDNO-PREHRAMBENI FAKULTET

Modul :Menaderskisistemiosiguranjakvaliteta

PROCES KREIRANJA I UPRAVLJANJA DOKUMENTACIJOM

ESEJSeminarski rad
Tehniki: sadraj je neadekvatnooblikovan (zatouvodnemabroj)

Sadrajno: Vaahipoteza je vrlojednostavna bez zatoikakotodajepunoutekstu, aliste je

veomadoslijednoilijepobranili.

Ocjena: 100%

Mentor: Studenti:
Prof.dr. Aleksandra NikoliHusiEna
SirbubaloElvedina
 Sarajevo, decembar 2014. godine

SADRAJ

UVOD.........................................................................................................................................................3
2. FORMIRANJE I UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM.....................................................................5
2.1. Procedura upravljanja dokumentima................................................................................................8
2.2. Prednosti procesa formiranja i upravljanja dokumentacijom............................................................8
3. STRUKTURA DOKUMENTACIJE.....................................................................................................10
3.1. Poslovnik kvaliteta.........................................................................................................................12
3.2. Politika kvaliteta.............................................................................................................................13
3.3. Plan kvaliteta..................................................................................................................................14
3.4. Procedure (Postupci).......................................................................................................................15
3.5. Uputstva.........................................................................................................................................16
3.6. Zapisi..............................................................................................................................................16
3.7. Prednosti dokumentacije.................................................................................................................18
4. HODOGRAM DOKUMENATA...........................................................................................................19
5. UTICAJ DOKUMENTACIJE NA TROKOVE I PRIHODE...............................................................21
6. ZAKLJUAK.......................................................................................................................................23
8. LITERATURA......................................................................................................................................24
PRILOZI...................................................................................................................................................26
Lista slika:

Slika 1. Faze u formiranju dokumentacije......................................................................................6

Slika 2. Struktura dokumentacije sistema upravljanja kvalitetom................................................11

Slika 3. Hodogram dokumenata...................................................................................................19

Slika 4. Izgled naslovne strane Poslovnika kvaliteta....................................................................28

Slika 5. Izgled sadraja Poslovnika kvaliteta................................................................................29

Slika 6. Primjer Politike kvaliteta..................................................................................................30

Lista shema:

Shema 1. Uticaj dokumentacije na trokove i prihode..................................................................21

Listatabela:

Tabela 1. Proceduradokumentacije..26
UVOD

Da bi proizvoa bio sposoban da zadovolji sve potrebe i zahtjeve kupca, te ih samim tim i
zadri, kao i svoju poziciju na tritu, potrebno je da sistem upravljanja kvaliteta primjeni na
svim nivoima svog poslovanja. ...Upravljanje kvalitetom je nain na koji organizacija upravlja i
vodi one poslovne aktivnosti koje su povezane sa kvalitetom... 1.Upravljanje kvalitetom se
sastoji od organizacione strukture, planiranja, analize i kontrole proizvodnih i poslovnih procesa,
te sredstava i dokumentacije koju kompanija koristi da bi se postigli ciljevi kvaliteta. ...Da bi
sistem upravljanja kvaliteta primjenili na svim nivoima naeg poslovanja potrebno je da se
definiu standardni i transparentni procesi rada u svim poslovnim funkcijama, te mjerljivi ciljevi
poslovanja koji vode prema utvrenim ciljevima...2.

Da bismo ostvarili zadane ciljeve i omoguili transparentnost u svim fazama rada potrebno je da
omoguimo povezivanje svih nivoa poslovanja, a samim tim i komunikaciju izmeu svih
zaposlenih. Dokumentovanje sistema kvaliteta je osnova za uspostavljanje komunikacije i
koordinacije. Za jednu organizaciju, od kljune je vanosti uspostavljanje dokumentovanog
sistema kvaliteta koji e omoguiti povezanost svih nivoa organizacije, jer dokumentacija
omoguava komunikaciju i koordinaciju, praenje i analizu, te podizanje nivoa efikasnosti
upravljanja kvalitetom.

...Dokument predstavlja svaki zapis, odnosno svjedoanstvo, bilo koje vrste, oblika i tehnike
izrade (rukopis, tampani dokument, crte, elektronski dokument i dr.) koji sadrajem,
kontekstom i strukturom prua dokaz o aktivnosti koju pravno ili fiziko lice poduzima, obavlja
ili zakljuuje u vrenju svoje djelatnosti, koji je ovjeren i potpisan ... 3. To je medij za prenos
informacija, komuniciranja, argumentovanja i dokazivanja. S druge strane, dokumentacija
predstavlja skup svih dokumenata preduzea, te prua objektivne dokaze i pomou nje se
vrednuje uinkovitost sistema upravljanja kvalitetom.

Svaka organizacija odreuje vrstu i obim dokumentacije koja e se koristiti i koja zavisi od tipa i
veliine organizacije, sloenosti i meusobnog djelovanja procesa i proizvoda, zahtjeva
korisnika, propisa, sposobnosti zaposlenih, stepena do kojeg je neophodno prikazati ispunjenost
zahtjeva primijenjenog sistema upravljanja. U zavisnosti od djelatnosti, organizacija je duna da
prati i primjenjuje pojedina zakonska akta i da na osnovu njih izrauje odgovarajue dokumente.

1http://www.nerda.ba/pdf/Sektori/Sektor_Prehrambeni/Sistemi_upravljanja_u_prehrambenoj_industriji.pdf
(Pristupljeno:7.11.2014.)
2Sorak, M., Belloso, O.M., Nikoli, A., Gruji, S., (2003.): Upravljanje sistemom kvaliteta korak naprijed za
prehrambenu industriju, Tehnoloki fakultet, Banja Luka, BiH
3http://arhivistika.files.wordpress.com/2011/02/nacrt_zakona_o_arhivskoj_gradji_i_arhivskoj_sluzbi.pdf
(Pristupljeno: 7.11.2014.)
Iz prethodno navedenog proizilazi i hipoteza eseja koja glasi: Adekvatan proces kreiranja i
upravljanja dokumentacijom ima pozitivne efekte na poslovanje preduzea i zadovoljavanje
potreba svih stejkholdera (kupci, dobavljai, poslovni partneri, banke, dravni organi,
zaposlenici).

Rad je podijeljen u nekoliko poglavlja u okviru kojih e biti ostvareni sljedei ciljevi eseja:

o upoznati se sa procesom kreiranja i upravljanja dokumentacijom, ukazati da neadekvatno

formirana i voena dokumentacija dovodi do zaostatka u trinoj utrci,
o upoznati se sa strukturom dokumentacije, definisati svaki pojedinani dokument
strukture, te ukazati na njegovu vanost u cjelokupnom sistemu upravljanja kvalitetom,
o objasniti hodogram dokumenata i istai njegov znaaj za uspjeno poslovanje i
zadovoljavanje potreba stejkholdera,
o objasniti uticaj dokumentacije na trokove i prihode.
2. FORMIRANJE I UPRAVLJANJE DOKUMENTACIJOM

Da bismo izmeu svih nivoa poslovanja omoguili komunikaciju i koordinaciju neophodno je da

formiramo dokumentaciju. Cilj svakog preduzea jeste da formira i upravlja dokumentima koji
e biti funkcionalni, meusobno usklaeni i koji e doprinijeti efikasnosti poslovanja. Odnosno,
efikasna dokumentacija doprinosti efikasnosti procesa poslovanja.

Da bi dokumentacija ispoljila efikasnost u poslovnim procesima kojima je namijenja, kao i svoje

pozitivne efekte na poslovanje, ona mora da ispunjava sljedee preduslove:

o da odgovara svrsi kojoj je namijenjena,

o da je prilagoena korisniku datog dokumenta,
o da kreiranje jednog dokumenta ne dovodi do negativnih efekata drugog dokumenta,
o formirana u skladu sa politikom i ciljevima organizacije,
o potpisana od strane odgovornog lica i arhivirana prema zadanom vremenu i prostoru.

Prilikom formiranja dokumentacije jako je vano voditi rauna i o obimu same dokumentacije,
jer u sluaju da je dokumentacija jako opirna i detaljna dovodi do konfuzije meu zaposlenim,
te je time izostalo ispoljavanje svih njenih pozitivnih efekata, kao i efikasnosti.

Proces formiranja dokumentacije je sloen proces koji zahtjeva mnogo znanja, ali i trokova. U
narednom dijelu prikazan je proces formiranja dokumenata, te potom objanjena svaka faza u
procesu formiranja (Slika1.).
 Planiranje izrade dokumenta

Izrada nacrta dokumenta

Usaglaavanje dokumenta

NE

Razmatranje i odobravanje
dokumenta

Usvajanje nacrta dokumenta

DA

Izdavanje dokumenata

Primjena dokumenata

Arhiviranje dokumenata
 Slika 1. Faze formiranjadokumentacije4

Proces formiranja dokumenata poinje analizom postojeih procesa i dokumenata koji ve

postoje u preduzeu. Analizom se utvruje potreba za izradom novih ili dodatnih dokumenata te
zamjena postojeih dokumenata novim. Ukoliko se analizom utvrdi potreba za izradom
dokumenta, prelazi se na prvu fazu formiranja dokumenta koja se odnosi na planiranje funkcije
dokumenta, odnosno funkcije koju e formirani dokument opisivati u proizvodnom procesu. Vri
se izbor autora dokumenta, te se odreuje obim.Za navedenu fazu izrade dokumenta zaduen je
predsjednik rukovodstva za kvalitet.

Naredna faza u formiranju dokumentacije jeste izrada nacrta dokumenta. U ovoj fazi dokument
dobija prepoznatljivi vizuelni izgled, odnosno svoju formu. Vri se grupisanje podataka i
informacija po vanosti za proces koji opisuju, te analiziranje kljunih funkcija u datom procesu
na osnovu kojih se vri izrada dokumenta. Dokumentima se dodaju i dodatna objanjenja za
procese koje opisuju, a sve u cilju lakeg koritenja dokumenata i obavljanja radnih zadataka na
osnovu informacija i uputstava koja se nalaze u njima. Za ovu fazu je zaduen radni tim
imenovan od strane predsjednika rukovodstva za kvalitet.

Nakon to je izraen nacrt dokumenta, slijedi faza usaglaavanja dokumenta, za koju moemo
rei da predstavlja kljunu fazu u cjelokupnom formiranju. U njenu izradu ukljueni su svi
zaposleni, koji e pored upoznavanja sa dokumentima imati mogunost uestvovanja u izradi
forme i sadraja dokumenta. Radnici su ti koji stvaraju kvalitet na radnom mjestu koristei
dokumente u kojima su sadrane procedure rada, te uputsva za obavljanje zadataka.

Razmatranje i usvajanje dokumenta jeste sljedea faza u okviru koje se vri pregledanje
kompletnog dokumenta, da li dokument ima zadanu formu, odgovara li svrsi kojoj je namjenjen,
pregledanje i razmatranje prijedloga za korekcijom dokumenata. Funkciju razmatranja i
odobravanja dokumenata vri predsjednik rukovodstva za kvalitet. Kada dokument odgovara
svrsi kojoj je namjenjen, ima odgovarajau formu i sadraj, on se odobrava. U suprotnom,
dokument se vraa ponovo na izradu.Ukoliko dokumenti nisu kreirani kako treba doi e do
pojave niza negativnih posljedica, koje ukljuuju: neadekvatan prenos poruke i lou
komunikaciju, to vodi ka loem proizvodu, nedostatak podataka neophodnih za praenje
procesa, to naravno smanjuje nivo sljedivosti, ali umanjuje i mogunost korekcije i unapreenja
kvaliteta, te poveava rizik od variranja kvaliteta, zatim otpor i smanjen nivo motivisanosti
radnika, to e se odraziti na efikasnost i efektivnost poslovnog procesa i na realizaciju kvaliteta.

Nakon to je dokument odobren, slijedi njegovo izdavanje, odnosno ovjerava se dokument,

odobrava za primjenu, vri se umoavanje na eljeni broj kopija, distribucija dokumenata i
primjena dokumenta na onim nivoima, kojima je namijenjen. Svaki dokument se arhivira prema
mjestu i datuma nastanka, a predstavnik rukovodstva za kvalitet duan je da godinje najmanje

4Prilagoeno iz: Vajuki M. (2009.), Master rad:Primena sistema za upravljanje dokumentima Matematiki
fakultet, Univerzitet u Beogradu, Srbija
jednom kontrolie dokumente, te u sluaju potrebe donese odluku o izmjeni dokumenta ili
njegovom unitavanju.

2.1. Procedura upravljanja dokumentima

Da bismo omoguili pravilno formiranje dokumenata potrebno je voditi rauna i o nainu

upravljanja dokumentima, koji podrazumjeva: ko je odgovoran za odobravanje dokumenta prije
izdavanja, ko istu sprovodi (dokumentuje), preispitivanje i odobravanje izmijenjenih
dokumenata, raspolaganje vaeih verzija dokumenata na mjestima njihovog koritenja, lako
identificiranje i itljivost dokumenata, identifikacija i prevencija nenamjerne upotrebe zastarjelih
dokumenata, kao i ko, gdje i na koliko dugo se arhivira, koliko ima dokumenata, ko ih koristi,
gdje se kreu, zato slue.Upravljanje dokumentima je ustvari osiguranje da je dokument koji je
u upotrebi pravi dokument, dokazano neophodan. Da je dokument primjenjiv (naravno
posljednje izdanje) za obavljanje posla, te da se definiraju pravilna distribucija i odgovornost za
izraene dokumente.Potrebno upravljanje i stepen mogue kontrole mogu da se razlikuju od
dokumenta do dokumenta.

U svakom preduzeu bi trebala da postoji procedura upravljanja dokumentima i nije sluajno da

je to upravo jedna od est procedura koju nalae ISO standard.Procedura upravljanja
dokumentimaje dokument koji stvara jasnu sliku o onome ta se treba sprovoditi u procesu
poslovanja cjelokupnim sistemom dokumentiranja kvaliteta.Ona definie ko je odgovoran za
odobravanje dokumenata prije izdavanja, ko istu sprovodi (dokumentuje), preispituje i odobrava
izmijenjene dokumente te arhivira. Primjer procedure upravljanja dokumentima dat je u prilogu
(Prolog 1.).Prema Urulin i sar. (2012.) upravljanje dokumentima se provodi kako bi se
uspostavio potreban nadzor za odobravanje tanog dokumenta prije upotrebe, jer u sluaju da se
pogrijei u izdavanju dokumenta ili zamijeni funkcija dokumenata cjelokupan proces poslovanja
u preduzeu e biti ugroen, a time i ukupan kvalitet.
2.2. Prednosti procesa formiranja i upravljanja dokumentacijom

Formiranje dokumentacije predstavlja sloen proces i ukoliko se ne sprovede na primjeren nain

moe imati negativne posljedice na cjelokupno poslovanje preduzea. Prvi i najistaknutiji razlog
za formiranje dokumentacije je injenica da se smanjuju operativne nejasnoe. Odnosno,
dokumentacijom smanjujemo mogunost zabune oko toga, ko bi trebao uiniti odreene radnje
ili ta su najbolje prakse za izvoenje odreenih poslova. Time dokumenti djeluju kao sistem
kolektivnog organizacijskog znanja o procesima, kojima moe pristupiti bilo ko u bilo koje
vrijeme (Owens, 2012.). Dakle nepotrebna i neadekvatno formirana dokumentacija moe da
stvori dodatni teret uposlenicima, te nerazumijevanje poslova koje svaki uposleni mora da
obavlja. Bitno je stvoriti razumljivu i shvatljivu dokumentaciju za uposlene, ali isto tako i
dokumentaciju koja e definisati odgovornosti unutar preduzea. Pravilno formirana
dokumentacija prema Hoyle-u (2009.) ljudima daje smjer, odnosno omoguuje da svako radi ono
to bi trebao da radi tj. ini ih produktivnijim. Pravilna dokumentacija u osnovi promovie
uinkovitost u bilo kojem poslu ili projektu. Takva dokumentacija nee stvarati otpor meu
radnicima, nego e uticati na poveanje njihove motiviranosti. Takoer, jo jedna prednost
adekvatnog procesa formiranja i upravljanja dokumentima jeste i ta da takva dokumentacija
pojanjava ciljeve i zahtjeve za preduzea. Dokumentacija moe biti sredstvo za pojanjenje
uloge ljudi i ukupnih ciljeva njihovog djelovanja. Uz razjanjenje ciljeva i znajui to je potrebno
za odreeni predmet ili projekat, ljudi e imati osjeaj svrhe. Meutim, ono najvanije jeste da
efikasna dokumentacija uva intelektualno vlasnitvo firme. Kad doe vrijeme za prodaju ili
spajanje, postojanje dokumentiranih postupaka olakava proces i poveava vrijednost firme (Orr,
2007.).

Svi navedeni argumenti potkrepljuje postavljenu hipotezu koja je glasila da: Adekvatan proces
kreiranja i upravljanja dokumentacijom ima pozitivne efekte na poslovanje preduzea i
zadovoljavanje potreba svih stejkholdera.
3. STRUKTURA DOKUMENTACIJE

S ciljem obezbjeivanja transparentnog i sljedivog sistema poslovanja, preduzeima se namee

kao obaveza uspostavljanje dokumentacije sistema kvaliteta, koji e omoguiti efikasnu
komunikaciju i koordinaciju izmeu svih nivoa organizacije.Potreba za dokumentacijom se
odreuje na osnovu veliine organizacije, vrste djelatnosti, sloenosti procesa preduzea i broja
zaposlenih. Meutim, neophodno je voditi rauna o dokumentaciji, kako ne bismo imali
negativne efekte u poslovanju koje moe izazvati obimna i kompleksna dokumenacija.

Da bi dokumentacija bila shvatljiva i kako bi se moglo njom lahko manipulisati, razvrstava se na

nekoliko nivoa ovisno o sloenosti i svrsi. Ne postoje tano definisane norme po kojima bi se
dokumentacija klasificirala, odonosno razvrstavala, ali u praksi se najee susreemo sa etiri
nivoa dokumentacije, koji zapoinju sa najsloenim, a zavrava sa najjednostavnijim
dokumentima.

''...Sistem upravljanja kvalitetom opisan je i dokumentovan unutranjim i spoljanjim

dokumentima. Struktura dokumenata se moe sagledati po nivoima u skladu sa organizacijom
drutva i podruja primjene dokumenata, a ukljuuje sljedea etiri nivoa:

I nivo: Poslovnik o kvalitetu; opisuje sistem kvaliteta, politiku kvaliteta, procese

upravljanja kvalitetom i postupke ili upuuje na dokumente niih nivoa (odgovara na
pitanja ta, gdje i kad se radi),

II nivo: Planovi kvaliteta; dokument koji opisuje kako je sistem upravljanja kvalitetom
primjenjen na odreeni proizvod, projekat ili ugovor ( ko je odgovoran, kako i koji poslovi
se obavljaju),

III nivo: Postupci, uputstva i crtei; obezbjeuju usklaenost informacija u okviru

izvoenja aktivnosti ( koje dodatne informacije od uticaja na kvalitet se moraju imati),

IV nivo: Zapisi o kvalitetu; obezbjeuju objektivne dokaze o izvedenim aktivnostima ili

postignutim rezultatima (na papiru ili u bazama podataka, kao rezultat sprovoenja
sistema kvaliteta)...5.

5Sorak, M., (2006.): Menadmentproizvodnje, TehnolokifakultetUniverziteta u Banjoj Luci, Banja Luka, BiH
 Slika 2. Struktura dokumentacije sistema upravljanja kvalitetom6

Iz prethodne slike moemo zakljuiti da se struktura dokumentacije ogleda u piramidalnom

obliku nadreenosti odnosno podreenosti dokumenta, to omoguava prijenos pravila i principa
iz viih u nie nivoe. Takoer, vidimo da su svi dokumenti razvrstani prema sloenosti i to od
najsloenijeg, to je poslovnik kvaliteta, pa do onih najjednostavnijih dokumenata, a to su zapisi,
obrasci i neki jednostavniji dokumenti. Prva tri nivoa dokumentacije nam obezbjeuju
transparentnost, dok zapisi, obrasci isl. obezbjeuju sljedivost.

Takoer, ovakvo razvrstavanje dokumentacije odgovara i hijerarhiji unutar organizacije, jer se u

svakom trenutku zna koji nivo u organizaciji je odgovoran za koji nivo dokumentacije. Mora se
znati ko izrauje odreeni dokument, ko ga ovjerava te gdje se arhivira. Za jednostavnije
aktivnosti bit e potrebna i jednostavna uputstva i objanjenja, dok e kompleksni procesi
zahtjevati i dodatna objanjenja kako bi uposlenicima bilo jasno ta da rade i kako njihov posao
utie na kvalitet procesa, a u konanici kako djeluje na krajnjii proizvod.

Dakle, da bi sistem upravljanja kvalitetom bio odriv i efikasan unutar preduzea i da bi smo
zadovoljili potrebe svih stejkholera, neophodno je da bude dokumentovan, odnosno da sve
aktivnosti, resursi i kljuni procesi budu unaprijed definisani, praeni i opisani, ali je vano da i
rezultati svih procesa i aktivnosti budu zapisani kako bi se na osnovu njih mogle utvrditi
odgovornosti uposlenih, te kako bi se mogao cijeli sistem poboljati.

U nastavku emo svaki dokument pojedinano objasniti, istaknuti njegovu vanost za proces
poslovanja, te kroz te dokumente argumentovati postavljenu hipotezu.

6 http://www.scribd.com/doc/7239832/LEKCIJA-2 (Pristupljeno: 10.11.2014)

3.1. Poslovnik kvaliteta

Poslovnik kvaliteta predstavlja krovni dokument koji u sebi sadri sve ostale dokumente i
objedinjuje ih u jednu cjelinu. Kao takav, poslovnik opisuje politiku kvaliteta, nain
uspostavljanja sistema upravljanja kvalitetom, njegovo kontrolisanje i stalno unaprjeenje
sistema upravljanja kvalitetom. Za poslovnik kvaliteta kaemo da su u njemu navedeni svi
elementi koji utiu na sistem upravljanja kvalitetom, te upuuje na odgovarajue procedure rada i
uputstva u kojima se opisuju procesi, njihov odnos, nain upravljanja i nain mjerenja njihove
djelotvornosti.Jednom kada je uraen, on se ne mijenja esto, osim kada organizacija prolazi
kroz radikalne promjene.Na osnovu njega organizacija ima priliku da odgovori zato postoji
odnosno koji su njeni ciljevi i politika, samim time ovo je nivo stratekog planiranja i donoenja
odluka.

...Mnoge organizacije uspostavljaju i odravaju Poslovnik o kvalitetu u cilju:

o stvaranja svjesti o kvalitetu u cijeloj organizaciji;

o dokazivanja sposobnosti organizacije;
o impresioniranje korisnika ili ispunjavanje njegovih zahtjeva;
o jasnog utvrivanja funkcije kvaliteta;
o poboljavanje komuniciranja;
o ispunjavanje zahtjeva u poslovanju utvrenih na meunarodnom nivou;
o koritenja kao pomonog sredstva kod obuke;
o koritenja kao smjernica za isporuioce...7.

Navedeni dokument izrauje predstavnik rukovodstva za kvalitet iju primjenu zatim odobrava
direktor preduzea a nakon njegovog odobravanja, neophodno je da se svi lanovi rukovodstva
upoznaju sa njim, odnosno u izradu moramo ukljuiti sve zaposlene, jer su oni ti koji ga koriste i
pomou njega stvaraju kvalitet.

Poslovnik kvaliteta treba da obuhvati cjelokupan sistem upravljanja kvalitetom, a ujedno i da

bude saet, odnosno da na to jednostavniji, i razumljiviji nain ponudi odgovore na pitanja ta,
kako i ko, je zaduen za odreeni dio ukupnog kvaliteta organizacije.U koliko je poslovnik
kvaliteta preopiran i neadekvatan dolazi do oteanog praenje, efikasnosti poslovanja, te je
oteana kontrola.

...Poslovnik kvaliteta je najee zbirni dokument kojeg ine:

o naslovna strana (naziv i znak organizacije,naslov,oznaku tekueg izdanja,datum

izdanja,broj kopije,imena i potpise ovlatenih lica za izradu i odobravanje Poslovnika
kvaliteta),
o sadraj,

7Tau.V. (2007): Provjeravanje sistema menadmenta kvaliteta,Beograd, Srbija

 o poglavlja Poslovnika kvaliteta kao samostalni dokumenti misija, politika kvaliteta,
organizacija za kvalitet, ciljevi kvaliteta, indikatori kvaliteta, kljuni procesi,
o organizaciona shema,
o nain izdavanja i ispravnost dokumenta,
o proces nadgledanja, evaluacije i unapreenja,
o prilozi...8.

Primjenom poslovnika kvaliteta, u svakom trenutku emo znati ko, ta i na koji nain radi, to e
omoguiti da poslovanje bude transparentno. Takoer, primjena poslovnika kvaliteta e nam
omoguiti da znamo koje ciljeve trebamo ostvariti i na koji nain, ko je odgovoran za
njihovo ostvarivanje, to e poveati efikasnost poslovnog procesa (Griesberger, 2012.).
Prema Orr-u (2012.) poslovnik kvaliteta se kreira i zbog kupaca, kako bi im ponudio potrebne
informacije o preduzeu i nainu na koji posluje, te kako ostvaruje set vrijednosti kojima
zadovoljava potrebe kupca. Pored navedenih, jo jedan argument koji potvruje postavljenu
hipotezu jeste da se poslovnikom kvalitete se lake odvija svakodnevni rad, bolja je iskoritenost
vremena, manji utroak materijala, bolji protok informacija, uteda drugih trokova, djelotvornije
praenje cjelokupnih aktivnosti (Harrington, 1997.).

Izgled naslovne strane i sadraja poslovnika dat je u prilogu (Prilog 2.)

3.2. Politika kvaliteta

...Politika kvaliteta se nalazi na samom vrhu piramide dokumentacije u okviru sistema

upravljanja kvalitetom. Kljuni zadatak tog dijela dokumentacije je da prui odgovor kako se
uprava i cijela organizacija odnosi prema sistemu upravljanja kvalitetom i njegovim
elementima...9.

Ciljevi kvaliteta trebaju biti konzinstentni sa politikom kvaliteta i opredijeljenou za stalno

poboljavanje. Odnosno ciljevi nam ukazuju na stanja i situacije koje elimo postii, a politika
ukazuje na naela kojima se treba rukovoditi kako bi se ostvarili definirani ciljevi.

...Za pravilno sprovoenje politike neophodno je definisati:

o nosioce sprovoenja politike kvaliteta,

o naine sprovoenja politike kvaliteta,
o pravila sprovoenja politike kvaliteta,
o odgovornost za sprovoenje politike kvaliteta,
o preduzimanje mjera za odstupanje od usvojene politike kvaliteta ili nesprovoenje
politike kvaliteta.

8M.Sorak, O.M. Belloso, A.Nikoli, S.Gruji (2003.): ''Upravljanje sistemom kvaliteta-Korak naprijed za
prehrambenu industriju'', Tehnoloki fakultet Univerziteta u Banjoj Luci, BiH.
9https://totalqualitymanagement.wordpress.com/tag/quality-policy/ (Pristupljeno: 12.11.2014.)
Politiku kvaliteta kompanije utvruje rukovodstvo, u saradnji sa ostalim organima niih
nivoa10.

Politika kvaliteta uspostavlja kulturu kompanije, nain ponaanja svakog pojedinca, svaki radnik
u preduzeu preuzima odgovornost za svoje radno mjesto (Kaganov, 2009.).Zbog toga je veoma
vano prilikom definisanja politike u njeno formulisanje ukljuiti sve zaposlene, jer e im na taj
nain ona biti razumljiva i ukazat e im na njihove odgovornosti. Na osnovu kvalitetno izvrenog
rada, zaposleni e biti nagraeni te samim tim biti dodatno motivisani za dalje obavljanje
proizvodnih procesa. Takoer, prema Hanington-u (1997.)politika kvaliteta utie i na poboljanje
samoregulacije, komunikacije zaposlenika preduzea, etiku ponaanja, a smanjuje rizik od da
smanji pojavu pojavenekvaliteta. Uzimajui u obzir krajnje rezultate politika kvaliteta treba da
zaposlenike nagradi ili primjeni sankcione mjere za izvreni posao. Agrument koji potvruje
postavljenu hipotezu, da adekvatna dokumentacija zadovoljava potrebe svih stejkholdera, pored
navedenih je i taj da je politika kvaliteta usmjerena prema svim uesnicima u poslovnom
procesu, te ukazuje kakvi su nai stavovi prema dobavljaima, radnicima, distributerima,
lokalnoj zajednici i drugima, te ta sve moramo uraditi kao grupa ljudi da bismo proizveli set
vrijednosti koje e zadovoljiti kupca (Griesberger, 2012.).

Primjer Politike kvaliteta dat je u prilogu (Prilog 3.)

3.3. Plan kvaliteta

Trei nivo koji ini strukturu dokumentacije jeste plan kvaliteta koji predstavlja dokument u
kojem su opisane sve aktivnosti, njihov odnos i redoslijed izvravanja, te neophodni resursi kako
bi se realizovali postavljeni ciljevi. Planom kvaliteta takoer definiemo ko i kad e izvriti
pojedine aktivnosti i ta nam je potrebno da ih izvrimo.

...Svaki plan kvaliteta treba sadravati sljedee take:

o ciljeve kvaliteta za proizvod, projekat ili ugovor, odnosno specificirane zahtjeve koje
treba zadovoljiti,
o procese koji su neophodni za realiziranje proizvoda, projekta ili ugovora,
o opis kako se pojedini procesi obavljaju, sa opisom aktivnosti u okviru procesa,
o i spisak potrebnih zapisa....11.

Plan kvaliteta se donosi na osnovu potreba kupaca koje prevodimo u kljune zahtjeve kvaliteta,
odnosno u ono ta se oekuje od nas.Dakle planovima kvaliteta, planiramo i osiguravamo nain
na koji emo ostvariti nae ciljeve, a pritom smanjujemo mogunost pojave greaka i

10http://www.open-mind-solutions.com/implementation/ISO_9001_QUALITY_POLICY.htm (Pristupljeno:
12.11.2014.)
11Sorak, M., Belloso, O. M., Nikoli, A., Gruji,S., (2003.): Upravljanje sistemom kvaliteta korak naprijed za
prehrambenu industriju, Tehnoloki fakultet, Univerzitet u Banjoj Luci, BiH
nepotrebnih trokova, a poveavamo efikasnost i efektivnost naeg poslovanja i zadovoljavamo
potrebe naih stejkholdera, to potvruje postavljenu hipotezu.

3.4. Procedure (Postupci)

Kako bi procesi bili efikasni oni se moraju vriti u skladu sa ve odreenim propisima, odnosno
formiranim procedurama. Procedure su dokumenti kojima se definiu glavni procesi,
odgovornosti zaposlenih, tok i nain obavljanja procesa unutar organizacije, te nain na koji se
kontroliu.Procedure e prije svega ukazati na planirane procese koji su definisani u planovima
kvaliteta, koji za sistem upravljanja kvalitetom imaju znaaj, a zatim i na nain e koji da se
izvri. Procedure su kamen temeljac transparentnosti sistema i one moraju biti organizira oko
procesa rada, a ne oko aktivnosti procesa.

Dobro kreirane procedure nam daju odgovore na to ko ta radi, kada neko radi, i ko je odgovoran
za odreene procese kojima postiemo kvalitet proizvoda i usluga, te se na osnovu tog moemo
zaposlene nagraditi ili kazniti u skladu sa zaslugama. Navedeni dokumenti su neophodne za
kvalitetno upravljanje procesima, jer nepostojanje ili nepotivanje procedura posebno kod
sloenijih procesa, ugroava sigurnost, kvalitetu i predstavlja potencijalnu mogunost nastanka
velikih trokova. Broj procedura treba biti ogranien. U tom smislu treba izdvojiti opte
generalne procedure (njihov minimum je definisan ISO 9000) i standardne operativne procedure
koje opisuju procese rada, a ne aktivnosti. Dakle, standardne operativne procedure su ogledalo
specifinosti kompanije, njenih resursa, podruja djelovanja, vrijednosti koje potuje i tehniko-
tehnoloke sloenosti procesa rada i poslovanja i njihov broj i tip ne mogu biti uopteno
propisane.

"Da ne bi dolo do stvaranja potekoa i neadekvatnog rukovanja od strane zaposlenika,

samim tim nekvalitetnog rada, uvodi se minimalno est procedura koje nalae i ISO
standard, a to su:

o upravljanje dokumentima kvaliteta

o upravljanje zapisima kvaliteta
o unutranja provjera (Interni audit)
o upravljanje neusaglaenostima
o korektivne mjere
o preventivne mjere...12.

Osnovna svrha procedura je da zaposlenicima ukae na laki i razumljiviji nain rada, to e

poveati njihovu efikasnost i motivisanost, a istovremeno da omogui da uvijek stvaramo isti set
vrijednosti. Provodei procedure dobijamo sigurnost da smo sve obavili onako kako smo i

12Arter, D. R., Russels, J. D. (2008.): ISO LESSONS GUIDE, Pocker guide to ISO 9000-2008-third edition, ASQ
quality press, Wisconsin. USA
zamislili, odnosno da ne odstupamood planiranog(Maskowitz, 2013.).Prema Hoyle-u (2009.)
pravilno formulisana, saeta i jasna procedura pozitivno utie na radnike, jer zaposleni postaju
odgovorniji i motivirani kada tano znaju svoje uloge te imaju jasnu sliku onoga to je njihov
zadatak. Procedure koje ne olakavaju rad, ne motiviu radnike, nisu dobro definisane ili
kreirane, a samim time ne doprinose poveanju efikasnosti i efektivnosti sistema i ne doprinose
njegovom unapreenju (Orr, 2012.), to potvruje postavljenu hipotezu.

3.5. Uputstva

Uputstva su dokumenti koji slue za detaljan opis odreenog procesa kojim se izvrava neki
zadatak. Odnosno, dokumenti koji definiu samo nain izvoenja procedura ili dijela procesa i
ona se odnose na tano odreeno radno mjesto. Svrha upustva jeste da se nita ne prepusti
sluaju, da budemo sigurni da e biti tano onako kako smo mi zamislili, i da se uradi onako
kako je propisano, te predstavljaju dodatna objanjena, informacije radniku da bi svoj posao
obavio to bolje i uspjenije u to kraem vremenskom roku. Uputstva sadre preporuke ili
sugestije i ostale dokumente potrebne organizaciji da bi se osiguralo efektivno planiranje i
izvoenje svojih procesa. I uputstva kao i procedure obezbjeuju transparentnost procesa.

Primjenjujui uputstva olakavamo rad i obrazujemo radnike, te omoguavamo im da shvate svoj

doprinos u izgradnji kvaliteta, a time i omoguavamo samoregulaciju procesa (radnici mogu
uoiti greke i odstupanja) i samoevaluaciju radnika, to je sutina modernog koncepta kvaliteta.
Uputstva se utvruju i donose prije samog obavljanja posla i tada ona imaju svrhu, jer govore
kako da obavimo posao sa to manje odstupanja, stvaranja otpada. Znai, svrha uputstava jeste
da se odreene dunosti obave sa to manje odstupanja i greaka, a da se obave i u to kraem
roku i to kvalitetno, uz visok stepen produktivnosti, time potvrujemo postavljenu hipotezu, jer
pravilnim formulisanjem i upravljanjem navedenog dokumenta pospjeujemo poslovanje i
zadovoljavamo potrebe naih zaposlenika.

3.6. Zapisi

Zapisi se nalaze u poslovniku kvaliteta, jer je poslovnik dokument koji obuhvata svu
dokumetnaciju pa tako i zapise. Nalaze se na tano definisanim mjestima zbog lake preglednosti
i boljeg snalaenja.Iako se nalaze na posljednjem nivou strukture dokumentacije njihova uloga u
cjelokupnom sistemu upravljanja kvalitetom je veoma vana, jer predstavlja dokument koji
opisuje ostvarene karakteristike nekog proizvoda ili usluge. Takoer, zapise o kvalitetu
predstavljaju i oni dokumenti koji pokazuju da je neka aktivnost planirana, organizovana,
praena, verifikovana i korigovana u sluaju neusaglaenosti. Osnovna uloga im je evidentiranje
dogaaja i stvaranje okvira za praenje i evaluaciju sistema upravljanja kvalitetom. Zapisi
moraju biti itljivi, jasni, laki za identificiranje i pretraivanje. Zapisi su osnovsljedivosti
poslovnog procesa.
...Struni timovi zadueni za izradu procedura i uputstava treba da rade i zapise. Isti bi trebali
sadravati:

o logotip preduzea,
o naziv dokumenta,
o oznaku dokumenta i broj revizije,
o broj lista i ukupno listova,
o zahtjeve za sistem kvaliteta,
o datum i potpis referenta koji je izradio dokument,
o datum i potpis rukovodioca koji je pregledao dokument...13.

Broj zapisa je obino veliki i kree se od 21 i vie dokumenata, to moe uzrokovati potekoe
pri njihovom rukovanju.Dakle, prevelika koliina zapisa moe naruiti motivaciju radnika, to e
rezultirati njihovim loim radom, a samim tim, loim ukupnim kvalitetom preduzea. Da bi
sprijeili nastanak tih problema potrebno je vriti odgovarajue upravljanje zapisima.

... U zapise o kvalitetu spadaju:

o izvjetaji o kontroli bilo kojeg procesa rada,

o podaci o mjerenju i ispitivanju,
o izvjetaji o trokovima kvaliteta,
o audit proizvoda, procesa, sistema kvaliteta,
o podaci o etalonima,
o podaci o rangiranju dobavljaa i dr...14.

Prema Griesberger-u (2012.), pomou zapisa moemo pratiti svaki postupak proizvodnje, te na
taj nain moemo preventivno djelovati i sprijeiti greke ili unaprijediti sam proces. Samim
time poboljavamo poslovanje i obezbjeujemo ukupni kvalitet preduzea. Dakle, sa zapisom
imamo dokaz ko je obavio svoj posao, na koji nain je to uinio, kada je to uinio,da li je
potovao standarde, i koliki uticaj to ima na cjelokupno poslovanje organizacije, te time
potvrujemo postavljenu hipotezu.

13http://www.tehnologijahrane.com/enciklopedija-2/zahtevi-iso-9001-standarda-koji-se-odnose-na-dokumentaciju
(Pristupljeno 12.11.2014.)
14http://www.tehnologijahrane.com/enciklopedija-2/zahtevi-iso-9001-standarda-koji-se-odnose-na-dokumentaciju
(Pristupljeno 12.11.2014.)
3.7. Prednosti dokumentacije

Mnoga neuspjena preduzea imaju stav: "Mi smo previe zauzeti, nemamo vremena
dokumentirati procese? Imamo ozbiljnog posla. A upravo jedan od razloga to su toliko zauzeti
jeste nedostatak procesa dokumentovanja.

Pravilan proces dokumentovanja doprinjeti e efikasnijem procesu poslovanja i zadovoljavanju

potreba svih stejkholdera. Moemo konstatovati da je postavljena hipoteza ve u prethodnim
argumentima potvrena, a neki od dodatnih agrumenata su sljedei:

o imamo uvid u sve dokumente koji se nalaze u firmi,

o time lake upravljamo, odravamo i kontroliemo dokumente firme,
o imamo mogunost lake komunikacije i koordinacije izmeu svih nivoa,
o smanjuje se mogunost uspostavljanja i voenja nefunkcionalne dokumentacije,
o smanjujemo mogunost nagomilavanja nepotrebne dokumentacije,
o lake arhiviramo, a time i tedimo vrijeme prilikom traenja dokumenata.

PremaHoyle-u(2009.) dokumentacija se takoer moe koristiti i od strane odjela za marketing i

prodaju da zaista razumije ta su sposobnost organizacije. To znanje im pomae da bi utvrdili ta
zaista mogu obeati kupcima i ta od toga mogu ispuniti. Time nee obeavati vie ili manje od
onoga ta preduzee zaista moe ispuniti i nee dovesti do previranja meu kupcima u kasnijoj
fazi.
 4. HODOGRAM DOKUMENATA

Hodogram dokumenta prati kretanje dokumenata u preduzeu, te odreuje broj potrebnih

primjeraka pojedinog dokumenta, nain obrade itd. Njegova osnovna uloga je da svim
uposlenicima ukae na to ko kreira, kontrolira i ovjerava odreene dokumente, i gdje se oni u
konanici arhiviraju. Hodogram dokumenata moe biti predstavljen grafiki ili numeriki.Na
slici 3. je prikazan put kretanja svakog pojedinanog dokumenta od poetne do posljednje take.

Politika Poslovnik Procedure Uputstva Zapisi

kvaliteta kvaliteta

Direktor
3
2 1
1

3
Menader
2 5 12
kvaliteta 6
1 1 12
6
2 6 5 12
Radnici
1 1 1 6 5 5 12

Kupci
1

nastanak ovjera prikaz arhiva

Legenda:
 Slika 3. Hodogram dokumenata15

Hodogram dokumenata e smanjiti nesporazum prilikom izrade i kretanja dokumenata, i

omoguiti laku manipulaciju. Prema Maskowitz-u(2013.) postojanje hodograma dokumenata u
preduzeu doprinosi dobroj komunikaciji izmeu svih zaposlenih. Kao to smo rekli hodogram
prati kretanje dokumenata, pa on predstavlja osnov za sljedivost dokumenata, odnosno
poboljava poslovanje, jer prikazuje jasnu liniju odgovornosti za sve dokumente. Samim tim
doprinosi adekvatnom procesu poslovanja i zadovoljavanju potreba svih stejkholdera, to
potvruje ranije postavljenu hipotezu.

15 Vlasitit sastav (2014.)

 5. UTICAJ DOKUMENTACIJE NA TROKOVE I PRIHODE

Mnoga preduzea vide dokumentaciju kao nuan troak, ali dobra dokumentacija zapravo moe
platiti za sebe, ak i gradipojaava vrijednostproizvoda. Meutim, kreiranje takve
dokumentacije zahtijeva disciplinu, strpljenje i spremnost da se izdvoji vrijeme koje je potrebno
za stvaranje dokumentacije. Krajnji rezultat, meutim, jeste ouvanje relevantnih informacija
koje koriste svima onima koji dolaze u kontakt s njima. U poslu, dobra dokumentacija je
presudna za uspjeh i dugoronu odrivost.

Na narednoj shemi je dat prikaz uticaja dokumentacije na nastanak trokova, odnosno prihoda.

PDE F
oOI K
vKA S
eUeN
MMAA
ED
NO
TK
AU
CM
IE
JN T
AA
C I
J A
Rast trokova Pad prihoda

Raste Pad trokova Rast prihoda

produktivnost

Shema 1. Uticaj dokumentacije na trokove i prihode16

16 Vlasitit sastav (2014.)

Iz navedene sheme vidimo da efikasna dokumentacija poveava efikasnost poslovanja, to
dovodi do bolje iskoritenosti vremena, manjeg utroka materijala i boljeg protoka
intormacija. Takoer, takva dokumentacija doprinosi sljedivosti, a rezultat toga je bolja
komunikacijska veza izmeu zaposlenih i manji gubici u proizvodnji. Efikasnijom
dokumentacijom bolje uoavamo i uklanjamo greke, te samim tim smanjujemo koliinu
karta. Svi navedeni faktori koji su proizali iz efikasne dokumentacije dovest e do
poveanja produktivnosti radnika, trokovi e pasti, a samim tim imat emo rast prihoda.

S druge strane neefikasna dokumentacija ima za rezultat neorganizovanost procesa, koji sa

sobom povlai neiskoritenost vremena, nerazumijevanje zadataka od strane radnika, te
samim tim dolazi do pada produktivnosti. Nagomilavanje dokumentacije je jo jedan od
faktora neefikasnog procesa dokumentovanja, koji dovodi do spore administracije, loe
komunikacije izmeu zaposlenika i mogueg gubljenja dokumenata. Takoer, takva
dokumentacija dovodi i do zaostajanja u trinoj utrci, to moe uzrokovati gubljenje
povjerenja od strane poslovnih partnera. Navedeni faktori, samim tim utiu i na poveanje
trokova s jedne strane, odnosno smanjenje prihoda s druge strane.
6. ZAKLJUAK

Da bismo efikasno upravljali cjelokupnim sistemom potrebno je da formiramo dokumentaciju.

Ona je sastavni dio svakog poslovanja bez ijeg postojanja uspjeh preduzea je gotovo nemogu.
Adekvatno formirana dokumentacija je ona dokumentacija koja je formirana u dogovoru i
uestvovanju zaposlenih u njenoj izradi, jer samo tada sistem dokumentovanja moe da bude
efikasan na svim nivoima poslovnog procesa, i da ispoljava sve svoje pozitivne efekte.

Dokumentacija je podijeljena na 4 nivoa, na osnovu sloenosti funkcija koje opisuju pojedine

procese, a sve u cilju da bi se zaposlenima omoguilo lake razumijevanje informacija koje
sadri dokumentacija, kao i njihovo koritenje.

Dakle, adekvatno provoenje i primjena dokumetacije ima pozitivan uticaj na ukupno poslovanje
i novu vrijednost. Dokumentacija predstavlja i opteprihvaenu regulativu, koja obezbjeuje
primjenu, odravanje i unapreenje sistema kvaliteta. U njoj se ogleda ureenost, poslovna
zrelost, posebnost i prepoznatljivost organizacije. Takoer, dobro formirana dokumentacija
doprinosi motiviranosti radnika, jer svaki zaposlenik zna tano ta se od njega trai, te na koji
nain obaviti radni zadatak, to dovodi do smanjenja karta i poveanja produktivnosti. S toga je
vano da priroda i obim dokumentacije budu primjereni potrebama organizacije.
8. LITERATURA

1. Arter, D. R., Russels, J. D. (2008.) : ISO LESSONS GUIDE, Pocket guide to iso 9000-
2008- third edition, ASQ quality press, Wisconsin, USA.
2. Douglas, A., Coleman, S., Oddy, R.(2003.): The case for ISO 9000, The TQM
Magazine,Vol. 15 No. 5, pp. 316-24.
3. Gluica, Z. (2001.): Implementacija TQM, Mobes Quality, Novi Sad, Srbija.
4. Harrington, H. J., Nimuvegen, H., Esseling, E. K. C. (1997.): Business process
improvment workbook documentation, analiysis desingnand mangment of business
process improvment, The McGraw-Hill companies, New York, USA.
5. Hoyle, D. (2009.) ISO 9000 Quality Systems Handbook: Using the Standards as a
Framework for Business Improvement, Routledge, New York, USA.
6. Inteaz, A. (2003.): Food Quality Assurance: Principles and Practices, CRC Press LLC,
Boca Raton, Florida, USA.
7. Juran, J. (2001.): Quality Control Handbook, Fifth edition, McGraw Hill, New York,
USA.
8. Sorak, M., Belloso, O.M., Nikoli, A., Gruji, S., (2003.): ''Upravljanje sistemom
kvaliteta korak naprijed za prehrambenu industriju'', Tehnoloki fakultet, Banja Luka,
BiH.
9. Sorak, M. (2006.): Menadment proizvodnje, Tehnoloki fakultet, Univerzitet u Banja
Luci, Banja Luka, BiH.
10. Tau.V. (2007.): Provjeravanje sistema menadmenta kvaliteta,Beograd, Srbija
11. Urulin, T., i sar. (2012.), Struni rad:Specifinosti ispunjavanja zahtjeva za upravljanje
dokumentacijom u osiguravanju kvalitete i sigurnosti hrane u poslovnom subjektu za
proizvodnju meda i proizvoda od meda, Veleuilite u Varedinu, Varedin, Hrvatska
12. Vajuki M. (2009.), Master rad:Primena sistema za upravljanje
dokumentima Matematiki fakultet, Univerzitet u Beogradu, Srbija

13. http://arhivistika.files.wordpress.com/2011/02/nacrt_zakona_o_arhivskoj_gradji_i_arhivs
koj_sluzbi.pdf(Pristupljeno: 7.11.2014.)
14. http://www.nerda.ba/pdf/Sektori/Sektor_Prehrambeni/Sistemi_upravljanja_u_prehramben
oj_industriji.pdf(Pristupljeno:7.11.2014.)
15. http://www.scribd.com/doc/7239832/LEKCIJA-2 (Pristupljeno: 10.11.2014)
16. https://totalqualitymanagement.wordpress.com/tag/quality-policy/(Pristupljeno:
12.11.2014.)
17. http://www. open-mind-
solutions.com/implementation/ISO_9001_QUALITY_POLICY.htm/
(Pristupljeno:12.11.2014.)
18. http://www.tehnologijahrane.com/enciklopedija-2/zahtevi-iso-9001-standarda-koji-se-
odnose-na-dokumentaciju(Pristupljeno: 12.11.2014.)
19. http://is2.lse.ac.uk/asp/aspecis/20110020.pdf (Pristupljeno: 15.11.2014.)
20. http://www.unin.hr/data/iso_9001/qp_04_01_upravljanje_dokumentima_i_zapisima.pdf
(Pristupljeno: 22.11.2014.)
21. http://www.interface.co.uk/benefits.html(Pristupljeno: 22.11.2014.)
22. http://www.axisintegratedsolutions.com/2012-newsletters/2012-july-newsletter/item/the-
benefits-of-documentation(Pristupljeno: 24.11.2014.)
23. http://tipsbuscom.blogspot.com/2006/08/why-document-processes.html
(Pristupljeno:22.11.2014.)
24. http://quickbooks.intuit.com/r/employees/techniques-for-documenting-your-business-
processes/ (Pristupljeno: 22.11.2014.)
25. http://benefitof.net/benefits-of-documentation/(Pristupljeno: 27.11.2014.)
26. http://www.hfgilbert.com/process/Process%20Documentation.pdf(Pristupljeno:
25.11.2014.)
27. http://www.projektmanagementhandbuch.de/add-on/prozessmanagement/ (Pristupljeno:
25.11.2014.)
28. https://www.igd.fraunhofer.de/sites/default/files/Whitepaper%20Studie
%20Prozessbegleitende%20Dokumentation%20(2).pdf (Pristupljeno: 27.11.2014.)
29. http://www.managementstudyguide.com/documentation-of-process.htm(Pristupljeno:
27.11.2014.)
30. http://www.kvalis.com/(Pristupljeno: 22.11.2014.)
PRILOZI
Prilog 1. Procedura kreiranja i koritenja dokumentacije

Tabela 1.Procedura dokumentacije

Naziv preduzea PROCEDURA UPRAVLJANJA DOKUMENTIMA

U primjeni od: Izdanje/Revizija Strana: ifra dokumenta:

01.01.2014. 1/1 1 od 2 P-01
1. Svrha i cilj procedure

Svrha procedure je definisati:

izradu,distribuciju i arhiviranje dokumenata,
odobravanje dokumenata pred izdavanjem,
oblikovanje i ifrovanje,
pregled i eventualno obnavljanje, te ponovno odobravanje,
identifikaciju promjena i tekueg statusa izdanja dokumenata,
osiguranje odgovarajuih izdanja dokumenata na mjestima upotrebe,
osiguranje itljivosti i prepoznatljivosti dokumenata,
spreavanje upotrebe zastarjelih dokumenata.

2. Podruje primjene
Procedura se primjenjuje u svim procesima kompanije Happiness i obavezna je za sve zaposlenike,
a odnosi se na:
dokumente i zapise sistema kvalitete,
zapise i dokumente eksternog izvora,
ostale dokumente i zapise,
upravljanje zakonskom regulativom.

3. Referentni dokumentni
ISO 9001:2008
poslovnik kvaliteta
uputstvo za izradu procedura
upustvo za ifrovanje
projektna, tehnika i kontrolna dokumentacija

4. Definicije i skraenice

Dokument: Informacija i medijum na kojem se nalaze.

Procedura: Specificiran nain provoenja aktivnosti ili procesa.
Uputstvo: Dokument kojim se detaljno utvruje nain obavljanja posla odnosno TA I KAKO treba
da se uradi da bi se ispunili unaprijed definisani zahtjevi kvaliteta.
Zapis: Dokument koji navodi postignute rezultate ili osigurava dokaze o provedenim aktivnostima.
OC: Organizaciona cjelina (organizacioni dio, organizaciona jedinica, sektor, sluba, radna jedinica,
gradilite. itd.).
QualityManager (QM): Menader sistema upravljanja kvalitetom predstavnik rukovodstva za
kvalitet ef tima za kvalitet
5. Opisi korakaMM
Korak 1. Pokretanje inicijative
Pravo i obaveza za pokretanje inicijative za odobravanje/povlaenje ili izmjenu dokumenata imaju
svi uposlenici. Predlaga dostavlja inicijativu QM-a u pisanom obliku sa kratkim obrazloenjem
potreba za izradu, odnosno odobravanje/povlaenje ili izmjenu dokumenata.

Korak 2. Razmatranje inicijative

Razmatranje inicijative i potreba za izradu, odobravanje/povlaenje ili izmjenu dokumenata vri
QM, a ukoliko QM ne odobri inicijativu duan je pismenim putem obavijestiti predlagaa sa
navedenim razlozima za takvu odluku.

Korak 3. Izrada dokumenata

Menader kvaliteta prikuplja dokumentaciju koja podrava ostvarenje Politike i Ciljeva kvaliteta, a
usaglaena je sa zahtjevima standarda BAS EN ISO 9001:2008.
Glavni popis dokumenata koji se koriste ili e se koristiti, utvruje QM u saradnji sa Rukovodiocima
OC.

Korak 4. Tehnika obrada

Administrator kontrolie da li su dokumenti pravilno kreirani, da li su procedure kreirane u skladu
sa Upustvom za izradu procedura, ifrira dokumente u skladu sa Upustvom za ifrovanje, zaduen
je i za oblikovanje dokumenata, oblikuje naslovnu stranicu i ostale stranice. Administrator kreira i
oznaava upustva za rukovanje i upotrebu, te izrauje i odrava aurnim Katalog uputstava za
rukovanje.

Korak 5. Odobravanje
Nakon kompletne pripreme i ovjere dokumenata menadera kvaliteta, administrator ih dostavlja
direktoru na popis (odobravanje). Ukolilo dokument nije odobren od direktora, administrator ga
vraa na ponovnu izradu zaduenom izvriocu uz napomenu ta treba izmijeniti.

Korak 6. Kontrola funkcionalnosti i povlaenje iz upotrebe

QM je odgovoran i ovlaten za provjeru funkcionalnosti i primjene novog dokumenta i to moe vriti
svakodnevnim aktivnostima ili internim auditom.
Ukoliko QM ustanovi da dokument nije funkcionalan moe ga povui iz upotrebe ili izmijeniti.
Ukoliko QM odlui da se dokumenti izmijeni, on zaduuje izvrioca koji treba da ga izmjeni-doradi i
u tom sluaju postojei dokument ne smije se povui dok novi ne bude spreman. Sve izmjene se
evidentiraju na obrascu Evidencija izmjena.

6. Odgovornosti
Za kontrolu primjene ove procedure odgovoran je menader za kvalitet.
Odgovornosti ostalih izvrilaca definirane su opisom aktivnosti.

7. Prilozi
Dijagram toka
Glavna lista dokumenata
Lista distribucije
Evidencija izmjena
Lista eksternih dokumenata

IZRADIO ODOBRIO
Ime i prezime
Potpis
Prilog 2.Izgled naslovne strane i sadraja poslovnika

Slika 4. Izgled naslovne strane poslovnika kvaliteta

Slika 5. Izgled sadraja poslovnika kvaliteta
Prilog 3.Primjer politike kvaliteta

Slika 6. Primjer politike kvaliteta