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  • 3 Introduccion

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    fondos museográficos

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    Introdueeién INTRODUCCION “La documentactén de colecciones es toda Ja informacién registrada que un museo posee respecto a los bienes que ‘custodia. También contempla la actividad de recogida, macenamiento, manipulacién y recuperacién de esa informacién, No es un fin en si misma, Es el medio a través del cua tanto el personal del museo como los vstantes pueden encontrar lainformacién que necesitan. Permite una adecuada gestion, comprensién e interpretacién de las colecciones del rmuseo, ahora y en el fituro. La informacion puede referirse a objets, fotografas, peliculas, Iibres, archivos, grabaciones, etc. Puede incluir descripciones Asics, noticias Wsérics, detalles dela adguiscén, indcaciones de ubicaci6n, informes del trabajo realizado con los objetos en el museo, y muchos otras cuestiones relacionadas... La informacion sobre las colecciones no es uniforme. Sabemnos ‘muchos sobre algunos objetos, y muy poco sobre otros. Necestamos registrar diferentes cosas sobre diferentes tipos de objetos. La informacién puede acumularse y cambiar a lo largo del tempo. Se descubren nuevos hechos, las opiniones cambian. Los objetos se mueven, cambian su valor, o son restaurados, fotografiados e incluso transferidos a otras Insttuciones. Los sistemas de documentacion de las colecciones deben ser copaces de acomodarse a esta variedad y constante cambio" Holm, Stuart A., Facts & Artefacts. How to document ‘a museum collection, Cambridge, Museum Documenta- tion Association, 1991, p. 2. Introduccién DOCUMENTACION Y MUSEOS La documentaci6n en un museo engloba la recopilacién, cordenacién, control, y gestion de toda la informacion de posible interés cientifico 0 histérico que conserva Ia institucién, se refiera a aspectos catalogréficos o de gestion, y tratese de tareas relacionadas con fondos _museogréficos, fondos documentales, fondos bibliogréficos © fondos administrativos. Durante mucho tiempo se ha considerado que "documentar colecciones" era una mera cuestién de cumplimentar libros de registro, redactar fichas de inventario, confeccionar dosieres, y publicar catélogos ©, por el contrario, que los fondos documentales de! ‘museo eran los contenidos en el archivo administrativo, algo bastante secundario y marginal en la vida cientiica cotidiana de la institucion, En consecuencia, la economia que siempre impone la precariedad de funcionamiento, la lteralidad de aplicar medios escasos a fines alternativos, y las dificultades de los métodos manuals, han desviado la atencién de! trabajo cotidiano de estas tareas documentales, quizas de apariencia mecdnica y "menos urgentes". El resultado es = que a menudo los habitos individuales de trabajo diversifican de tal modo las descripciones y las formas de registro de los datos que impiden la coordinacién tanto en el propio museo como entre museos; «que la vida diaria nos hace perder la historia, que vive ten la mente de los técnicos y gestores de cada momento y desaparece con ellos; «= que con frecuencia se repiten tareas y se producen cerrores por falta de ‘constancia de actuaciones anterio- res; - que en un momento dado no podemos recuperar las informaciones necesarias de la forma adecuada, para nuestro uso o el de investigaciones externos; que @ veces no compartimos la terminologia o los criterios de ordenacion de nuestros antecesores 0 compaferos; - que raramente se encuentran en los museos archivos propiamente dichos; = QUE wn En resumen, que no tenemos un control real sobre ‘nuestros repertorios informativos, situacién que todos hemos padecido de una u otra forma, Como sefiala el autor de lacita que encabeza este texto: "La documentacién de las colecciones del museo puede ser costosa en tiempo y dinero PERO al final el descuido de la documentacién bésica hace perder muchisimo més tiempo que hacerlo correctamente, y mengua el valor y utiidad de {a coleccién” (Holm, 1991: 2). Cuestiones todas que afloran de manera dramética cuando se aborda a "informatizacién" de los centros, ya que, por una parte, tendemos a repetir en este proceso nuestros habitos y desavenencias de trabajo manual, y por otra, la variedad de métodos. précticas y carencias, ¢ incluso de normativas legales, dificultan Ia sistematizacién de los datos y procesos. La practica actual de cualquier Museo demuestra la utiidad y necesidad de contar con un control ssternético de su informacién, faciitada por el tratamiento electrénico, con diversas finalidades basicas: © La gestién efectiva y dgil de los registros, inventarios catélogos de los centros. © La eliminacién de las tareas de ordenacién manual y duplicacién de documentos que implican los multiples archivos que necesita el funcionamiento del Museo. © La simplifcacién de los trémites administrativos que os Museos realizan por las incidencias de cualquier tipo (movimientos, reproducciones, restauraciones, ete) que afectan a sus colecciones. © El control administrative por parte de los Servicios Centrales, en particular de los Registros de Bienes de Interés Cultural, de los fondos custodiados en los museos. ‘© Y, no menos importante, la mejora del servicio a los Investigadores, y de la oferta cultural al pablico. De hecho, como en otros paises, en los tltimos afios se han desarrollado diversas pruebas individuales en muchos centros 0 sectores musefsticos de toda Espafia para disefiar sistemas informéticos que ayuden en la NORMALIZACION DOCUMENTAL DE MUSEOS gestion ordinaria. Las dificultades surgen + de los intentos de adaptar los sistemas documentales ala idiosincrasia particular de cada centro o sector, que los hace practicamente inutilzables fuera del mismo, de la complejidad documenta que implica la diversidad de fondos que conservan los museos y de especialidades ‘dentificas que se ocupan de su conocimiento, « de la falta de medios econémicos y de conocimientos informaticos, que han levado ala utiizacion de sistemas legicos inadecuados, y « de a imposibilidad real de que el personal técrico de tuna instituci6n aistada abarque todos los campos, técnicos y cientificos, necesarios, Por ello, después de las numerosas experiencias aisladas cen diversos museos, y superadas ya las consideraciones sobre necesidades informaticas individualizadas debidas a la especificidad de contenidos de los centros, a sus peculiaridades de funcionamiento interno, 0 alas normas descriptivas de cada campo cientifico, parece llegado ‘el momento de uniicarcrterios y reunir esfuerzos para

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