Aftesite Menaxhuese

Instituti i Trajnimit te Administrates Publike
Aftesite menaxhuese
Trajnim pr npunsit civil n periudh prove
Qndra e Trajnimit t Prgjithshm
TIRANE 2010
INSTITUTI I TRAJNIMIT TE ADMINISTRATES PUBLIKE

BULEVARDI ZOGU I PARE, GODINA 57, TIRANE, ALBANIA TEL:+355 4 240759 FAX: +355 4 271860
Kursi: Prezantimi me Administraten Publike
Pjesmarresit: Nepunesit civile ne periudhe prove
Programi
1. Roli i menaxherit ne Administraten Publike
2. Komunikimi ne Administraten Publike
- Procesi i komunikmit
- barrierat ne komunikim
- aftesite inidivuale ne komukimim
3. Puna ne Grup dhe Zgjidhja e problemeve
- grupi, llojet dhe komunikimi ne grup
- struktura dhe rolet
- tipet e marrjes se vendimeve
4. Menaxhimi personal i kohes

- perkufizime
- prinicpimet kryesore te menaxhimit te kohes
Instituti i Trajnimit Te Administrates Publike

Bulevardi Zogui Pare, Godina 57, Tirane, Albania Tel:+355 4 2240759 Fax: +355 4 2271860
www.itap.gov.al 2
KOMUNIKIMI
T e komunikosh ne menyre efektive eshte nje nga problemet me te veshtire qe

nje individi i duhet te perballet gjate jetes se tij. Por ne te njejten kohe eshte nje
nga vektoret me te rendesishem per te arritur suksesin dhe realizimin personal.
Sondazhet apo pyetsoret tregojne qe nje nga ceshtjet qe manaxheret kerkojne nga
punonjesit e tyre te jete ne nivele me te larta eshte komunikimi. Shume nga ju do te
kete intervista pune ne te ardhmen. Shume nga ju kane familje dhe miq me te cilet
komunikoni ne menyre te perditshme. Disa te tjere do tì duhet te komunikojne ne
publik ndonje dite. Pak rendesi ka nese konteksti ndryhson: ajo c`ka nuk ndryshon
eshte nevoja e gjithesecilit per te komunikuar me mire dhe per te qene same efektiv ne
kete art qe eshte celesi i ndertimit te marredhenieve njerzore dhe celesi i suksesit te
ardhshem.
Komunikimi sht procesi i drgimit dhe marrjes s mesazhev(shkmbim

informacioni) midis t paktn dy personave, i cili fillon kur nj person dshiron t
komunikoj me nj tjetr. Mesazhet jan ide, ndjenja, mendime, shprehje, t drguara
nga nj person dhe t marra nga nj tjetr. Komunikimi sht m tepr se fjal. Nj
buzqeshje, nj lvizje dore, nj pshehrtim, nj mrmritje mund t komunikoj.
Fjalt, veprimet, tingujt jan bazat e komunikimit gojor.
Analizat e ktij shkmbimi tregojn q komunikimi sht nj proces i dyanshm q

konsiston n lidhjen e njpasnjshme t disa elementve (shih figurn e
mposhtme).
PROESI I KOMUNIKIMIT
Kanalet e
trasmetimit
Informacion
kodimi
Kodimi
Efekti
Derguesi Qellimi
Kodimi Marresi
kodimi
Kanalet e Feedback
trasmetimit

www.itap.gov.al 3
Drguesi sht nj individ, grup ose organizat q dshron t komunikoj m nj

marrs t caktuar.
Kodimi prkthen mendimet n nj kod gjuh q mund t kuptohet nga t tjert.

Kodimi mund t jet me fjal, numra, gjeste, shprehje fytyre ose vizatime.
Mesazhi produkt i kodimit sht mesazhi. Mesazhet mund t prmbajn axhenda t

fshehura si dhe reagime emocionale.
Kanalet e komunikimit - prfaqsojn mjetet nprmjet t cilave mesazhet

udhtojn nga drguesi tek marrsi. Pr shembull, nj bised mund t transmetohet
nprmjet ajrit gjat komunikimit ball pr ball, ose nprmjet linjs telefonike gjat
bisedimeve n distanc, posts elektronike, letrave t shkruara, fotografive etj.
Zgjedhja e kanalit t transmetimit varet nga shum faktor si: natyra e mesazhit,
qllimi i tij, lloji i audiencs, preferencat personale etj.
kodimi- sht version i marrsit pr kodimin. kodimi konsiston n prkthimin e

aspekteve verbale, gojore ose vizuale t nj mesazhi n nj form q mund t
interpretohet.
Marrsi sht personi apo grupi q merr mesazhin, interpreton kuptimin e tij, dhe
pastaj drgon prgjigje ndaj mesazhit t marr.
Feedback-u prgjigja e marrsit ndaj mesazhit sht thelbi i feedback-ut. Marrsi

kodon nj prgjigje dhe e transmeton at tek drguesi origjinal. Ky mesazh i ri m pas
kodohet dhe interpretohet. Feedback-u i jep koduesit nj ide se sa sakt sht kuptuar
mesazhi i tij.
Temperamenti dhe Komunikimi

Cfare eshte temperamenti?
Temperamenti mund te quhet ndryshe edhe tipi i personalitetit dhe perfshin ne vetvete
vete-vleresimin apo imazhin qe ne kemi per veten.Le te shikojme me nga afer
temperamentin natyral qe ne e trashegojme se bashku me ngjyren e flokeve apo me
ate te syve.
Tipet e temperamentit:
Pergjate shekujve, pergjate shume observimeve dhe studimeve te bera, eshte kuptuar
se shume nga ne ka nje perzjerje te kater tipeve te temperamentit dhe me
specifikisht ne individualisht jemi perzjerje e dy nga kater kategorive te meposhjtme
te temperamentit.Per qellimet tona ne do te perdorim percaktimin e grakeve te lashte
per tipet e temperamntit: Kolerik, Flegmatik, Sanguin dhe Melankolik. Ekzistojne
edhe modele te tjera te cilat perdorin cilesime qe perkojne me emrat e kafsheve, ose
sistemi i mirenjohur Meyers-Brigg.
Koleriku eshte nje tip i cili ndersa komunikon shkon drejt e ne zemer te ceshtjes,
pa u shqetesuatr shume per ndjenjat e te tjereve.
Sanguini eshte nje temperament i ngrohte, afer njerezve, qe leshohet. Atyre i pelqen
qe te flasin dhe dhe shqetesohen per ndjenjat e te tjereve. Sanguini nuk i pelqen qe te
lendoje te tjeret dhe kerkon ta shmange konfliktin me cdo kusht.

www.itap.gov.al 4
Melankoliku eshte shume i organizuar, i detajuar dhe kritik. Jane personalitete

introverse dhe shpesh me humore qe ndryshojne. Pergjithesisht e ndjejne qe kane te
drejte sepse ata kane analizuar me kujdes ceshtjen per te cilen flasin.
Flegmatiku eshte me i qeti i te kater tipeve. Kane nje qetesi ne siperfaqe ndersa ka
shume te ngjare qe ne brendesi te jene te shqetesuar ndersa komonikojne.
VETVLERESIMI DHE KOMUNIKIMI

Vetvleresimi apo imazhi qe ne kemi per veten eshte ajo c`ka ne mendojem se jemi.
Komunikimi rrjedh nga vete-vleresimi, dhe ndersa eshte i ndikueshem nga
temperamenti, vete-vleresimi shkon me larg se temperamenti yne.
Si zhvillohet imaxhi per veten?

Ky imazh zhvillohet ndersa ne zhvillohemi. Ndersa rritemi, gjithsecili kerkon te
perqaset me boten qe na rrethon per te kuptuar me mire se cilet jemi. Ne rrethin tone
te kerkimeve jane ate qe ne i quajme te tjeret e rendesishem si p.sh prinderit, miqte,
mesuesit, eproret dhe te gjithe te tjeret nga ku ne mund te marrin inpute per te
vleresuar veten. Per te mire edhe per te keq, ne bazohemi ne opinionin e ketyre
njerezve.
Si ndryshon imaxhi per veten?
Pergjate komunikimit me te tjeret, shume informacione te cilat ne i marrim si te
qenesishme vijne nga te tjeret. Keto informacione mund te jene te gabura por edhe jo.
Problemi eshte se ne ne pergjithesi i marrim ato si te verteta dhe ketu mund te filloje
nje process i gabuar ne vete-vleresim. Thellimi ne vtevetem studimi i vetvetes dhe
keshillimi professional jane disa nga mjetet pet te nxjerre ne pah probleme te ketij
lloji.
Komunikimi joverbal
Komunikimi ndodh ne shume kanale ne te njeten kohe. Ne pergjithesiht besojme se
vetem fjalet kane rendesi, por komunikimi me ane te fjaleve eshte vetem 20% e
mesazhit. C`ndodh me 80% te pjese tjeter?
Cfare eshte?
Komunikimi joverbal eshte cdo gje tjeter pervec fjaleve. Ai perfshin shume
komponente si zeri dhe toni i tij, gjestet, gjuha e trupit aksenti dhe qendrimi.
Komunikimi mund te ndodhe edhe pse asnje fjale nuk shprehet.
Si mund ta kuptojme?
Celesi per te kuptuar komunikimin joverbal eshte te studiojme rrenjet e tij. Ndersa
rritemi ne vazhdojme te mesojme kete lloj komunikimi ne nje nivel te te
pandergjegjshmes, madje te pandergjegjshem qe ne vete analizojme dhe komunikimin
joverbal te te tjereve.
Pse i japim kete rendesi?
Menyra se si vishemi, se si flasim, se si jetojme, -te gjitha keto jane shembuj te
komunikimit joverbal. Ndersa komunikojme nuk mund te ndalojme se vezhguari te
tjeret per keto lloj vecorish. Sa here kemi perjashtuar nga vemendja jone te tjeret
per shkak se ata demonstrojne vecori te cilat ne nuk i pelqejme. Shprehite, aksenti,
qendrimi, veshja etj jane disa nga ato vecori te cilave ne i kushtojme gjithmone
rendesi tek te tjeret.
Si mund ta perdorim ne menyre efektive?
Po te tregojme kujdes se si te organizaohemi ne te foluren, ne shprehite qendrimin
dhe sjelljen tone mund te arrijme nje mireuptim me te madh te te tjeret.

www.itap.gov.al 5
Ne te njejten kohe, po tì kushtojme me shume vemendje reagimeve joverbale te te

tjereve, me siguri qe do te mesojme me shume per ta dhe per ndjenjat dhe mendimet
e tyre, qofshin edhe te fshehura.
Tre tipet e mesazheve
Mesazhe VERBALE (me an t fjalve) jan fjal q prdoren nga ai q drgon
mesazhin. Njerzit kuptohen dhe merren vesh nprmjet asaj q thon dhe
artikulojn.
Mesazhe VOKALE (me an t zrit) ktu prfshihen pshehrtimat, mrmritjet, por
edhe ngritjet, uljet, ritmi i zrit, dhe hezitimet n komunikimin verbal.
Mesazhe JOVERBALE (pa fjal) nuk kan fjal ose tinguj. Krijohen nga shprehjet e
fytyrs apo lvizjet e trupit. Ky lloj komunikimi realizohet n distanca t afrta dhe t
largta.
Komunikimi mbrojts dhe prkrahs
Komunikimi mbrojts
Klima(atmosfera) sht m thelbsorja pr nj komunikim t suksesshm. Klima
prkrahse nxit t kuptuarin dhe zgjidhjen e problemit, klima mbrojtse e pengon at.
Ai q spikat m tepr n komunikimin mbrojts sht kontrolli. Edhe pse kontrolli
mund t marr forma t ndryshme, ai shfaqet me nj komunikim imponues. Kur
tenton ti imponohet dikujt n nj bised, secila pal bhet e pazonja t dgjoj ose t
kuptoj motivet e pals tjetr. N kt rast komunikimi dshton.
Mesazhi Ti/Ju
Kur drgon nj mesazh TI, dgjuesi ndihet i gjykuar, ai nuk mendon t ndryshoj
gjrat, por t vetmbrohet. Mesazhi TI gjykon dgjuesin dhe pasqyron direkt far
mendon folsi.
Komunikimi prkrahs
Qllimi kryesor nn klimn e komunikimit prkrahs sht t kuptuarit. Komunikimi
prkrahs thjeshton zgjidhjen e konflikteve dhe mund t sjell knaqsin e t dy
palve. Kjo ndryshon nga kompromisi ku secili arrin vetm nj pjes t asaj q
krkon. Ai q flet mundohet t vendos dialog, dgjoj, vlersoj, t eksploroj
ndryshimet midis opinioneve. Rezultatet karakteristike jan: t shprehurit lirshm,
spontaniteti, t ndjerit i vlersuar, i respektuar, zgjidhja e problemit.
Mesazhi UNE
Me nj mesazh UNE folsi shprehet pr vehten e tij. Kur dgjuesi merr nj mesazh
UNE, ai e di q nuk ka br at q tjetri pret prej tij. Mesazhet UNE jan t qarta dhe
t lejojn ty, t shprehsh hapur far ti do dhe si ndihesh, si dhe i japin dgjuesit
mundsi pr t vendosur.
BARRIERAT NE KOMUNIKIM
Ka disa arsye q mund t shkaktojn penges n transmetimin e mesazhit nga
marrsi pr tek drguesi.
Preokupacioni;
Pengesa emocionale;
Qndrimi armiqsor;
Eksperienca e kaluar;
Axhenda e fshehur;
Prdorimi i steriotipeve;
Mendja e shprndar;
Artikulacioni;
Statusi.

www.itap.gov.al 6
Mnyrat e kaprcimit t ktyre barrierave t procesit t komunikimit jan t ndryshme

pr njerz t ndryshm. Megjithat elsi sht njohja e faktorve q ndrhyjn n
proces dhe modifikimi i sjelljes n nj mnyr t till q mesazhet t transformohen sa
m pak dhe sa m rrall.
AFTESITE INDIVIDUALE NE KOMUNIKIM

Komunikimi sht aftsia m e rndsishme q ne kemi n jet. Ne harxhojm pjesn
m t madhe t kohs duke komunikuar. T mos harrojm se jan shpenzuar vite pr
t msuar se si t flasim, lexojm apo shkruajm. Po pr dgjimin? Sa her jemi
trajnuar pr t dgjuar q t kuptojm thellsisht dhe realisht bashkbiseduesin?
T DGJUARIT
Dgjimi
Dgjimi ka t bj me t kushtuarit e nj vmendje t madhe mesazheve q drgohen
nga dikush tjetr. Drguesi i mesazhit ka nevoj t dij se marrsi po dgjon me
vemendje. Mbajtja e nj qndrimi t trupit t till q inkurajon nj bised t hapur si
dhe mbajtja e kontaktit me sy jan esenciale. Pasi merr mesazhin, marrsi duhet t
reagoj duke perifrazuar, ose reflektuar n at mnyr q t kuptohet se e ka kuptuar
drejt mesazhin e marr.
"Krko s pari t kuptosh!" Ne gjithmon krkojm t kuptohemi nga t tjert por pak
vmndje kushtojm pr ti dgjuar ata. Disa nga shfaqet m t zakonshme t dgjimit
t pavmendshm jan:
Mungesa e vmendjes
Pseudodgjimi
Ndrprerja
Mosmarrveshja
Kur dgjon por nuk i kushton vmendje asaj q thuhet
Kur dgjon at q dshron t dgjosh.
Aftsia pr t br pyetje :
Pyetjet q inkurajojn komunikimin
Pyetjet q projn besim. Jan pyetjet q mbshtesin bashkbiseduesin duke i
ofruar ndihm dhe duke nnkuptuar besimin tek ai.
Pyetjet sqaruese, jan pyetje q sqarojn probleme t ndryshme.
Pyetje empatike, tregojn shqetsim pr problemet emocionale t bashkbiseduesit.
Pyetjet e hapura, t ftojn pr t qen krijues n eksplorimin e mendimeve.
Llojet e pyetjeve q pengojn komunikimin jan:
Pyetjet kritike t cilat prdoren pr t kritikuar, dnuar ose shprehur dyshime.
Pyetjet testuese t cilat prdoren pr t prcaktuar nse bashkbiseduesi sht
gabim ose n rrug t drejt.
Pyetjet nxitse detyrojn bashkbiseduesin t t kthej prgjigjen q i intereson atij
q e ka drguar pyetjen.
Aftsia pr t folur
Kur flisni para t tjerve ju dshironi q ata t'ju dgjojn me vemndje. Pr t
realizuar kt mbani parasysh:

www.itap.gov.al 7
Shikoni n sy personin me t cilin flisni. Kur flisni me nj grup njerzish

prpiquni t'i kushtoni vmendje nj numri sa m t madh njerzish q t
mundeni.
Shmangni monotonin. Flisni qart, pa gabime. Shqiptoni mir fjalt.
Sigurohuni se po prdorni tonin e duhur dhe gjestet e duhura.
Flisni me entuziazm.
Bjuni pyetje dgjuesve. Mnyra m e mir pr ti prfshir t tjert n
diskutim sht t'ju bsh pyetje.
Flisni n mnyr t prmbledhur. Njerzit e kan t vshtir t'ju dgjojn me
vemendje kur ju flisni shum gjat.
Zgjidhni nj ambient t prshtatshem dhe pa zhurma.
PUNA NE GRUP DHE ZGJIDHJA E PROBLEMEVE

Te punosh ne grup
Puna eshte nje aktivitet qe rralle duhet ta kryhesh i vetem; pothuajse te gjithe ne kemi
kolege; ne duhet te njohim dhe te kuptojme deshirat dhe personalitetin e secilit prej
tyre pasi ne punojme afer me ta. Kur ne punojme me te tjere, nuk eshte e mjaftueshme
vetem nje njohje e thjeshte e tyre, pasi eshte e nevojshme qe ne te ndryshojme sjelljen
tone ne disa raste, duke vepruar ne nje menyre qe te jete me e pranushme per ta sesa te
kenaqim vetveten. Mbas nje periudhe te caktuar kohe qe njerezit kane punuar ngushte
dhe vazhdimisht me njeri tjetrin, vendoset nje rregull reciprok (i perbashket)i te
sjellurit qe eshte i pranueshem per te gjithe. Mbledhja e disa individeve tashme quhet
grup pune, qe eshte nje shprehje e vecante e grupit shoqeror.
Grupi eshte mbledhje (bashkim) i dy apo me shume personave qe kane nje
qellim te perbashket. Grupi i punes mund te dale si rezutat i organizimit per te
permbushur funksione te vecanta, ose mund te krijohet ne menyre kasuale nga vete
individet. Krijimi i grupeve ne pune vjen si nje rrjedhoje natyra e ndarjes se punes si
dhe nje domosdoshmeri natyrale per te permbushur nevojat soiale te njerezve. Grupet
e punes mund te jene primare ose secondare, zyrtare dhe jo zyrtare. Grupet primare
quhen ato grupe ku komunikimi behet balle per balle psh nepunesit e nje
departamenti, te nje projekti etj. Grupet sekondare jane me te medha, me pak
personale, si dhe karakterizohen nga mungesa e menjehershme e kontaktit visual
midis anetareve (psh anetaret e nje institucioni qe ka deget e tij ne rrethe te tjera, pra
ka nje ndarje gjeografike qe e pengon takimin e tyre te menjehershem). Keto grupe
jane me pak solide dhe kohezive se te parat, pasi takimi apo mbledhja e pjestareve te
tyre do kohe. Ne te dy grupet komunikimi eshte i shpejte dhe i drejtperdrejte.
Pjesmarrja ne grup shpeshhere ofron mbeshtetje shoqerore dhe psikologjike gjate
kohes se stresit.
Grupet zyrtare: Quhen ato grupe te krijuara posacerisht per menaxhimin e nje
qellimi te paracaktuar. Menaxheri (drejtuesi) ben zgjedhjen e anetareve te grupit,
drejtuesit e tij dhe percakton menyren e te punuarit. Nje grup zyrtar mund te shihet si
nje qellim i caktuar, me nje funksion, si dhe me nje status qe perfshin dhe shkallen
hierarkike (psh anetaret e nje bordi drejtoresh). Grupet zyrtare karakterizohen nga nje
shkalle e larte organizimi dhe pjesmarrje ne koordimim, kontroll dhe percaktim te
aktiviteteve qe ata nderrmarin. Struktura e ketyre grupe eshte e percaktuar qarte dhe
detyrat e gjithsecilit jane te perckatuara me kujdes.
Grupet jozyrtare: Ketu bejne pjese ato grupe qe formohen pa mbeshtetje organizative.
Ata ndertohen nga individe qe mendojne se kane nje qellim te caktuar. Anetaret

www.itap.gov.al 8
organizohen vete dhe krijojne nje sens afrimiteti ndaj njeri tjetrit dhe vendosin nje
qellim te perbashket. Shpeshhere jane grupet jozyrtare ato qe faktikisht percaktojne se
sa pune eshte bere.
Fatmiresisht, qellimi i grupeve jozyrtare qe krijohen brenda nje institucioni perputhen
me objektivat e organizimit te tij, por mund te ndodhe dhe ndryshe.
Individi mund te perfitoje nga te qenurit pjestar i nje grupi si psh:
- kenaqje e nevojave shoqerore
- benefit i ndarjes se eksperiences (psh nje nepunes i vjeter i tregon punen nje te
sapoardhuri)
- mbeshtetje e reciproke (psh koleget perkrahin dike qe ka probleme me
organizimin
- lirshmeri ne te shprehur-pasi mbeshetja qe te ofron grupi te lejon te shprehesh
lirshem dhe shpesh here inkurajon kreativitetit.
Krijimi i grupeve te punes:
Mbledhja e disa individeve sebashku nuk do kthehet automatikisht ne nje grup pune .
kushtet qe ky grup te quhet grup pune jane:
1. personat duhet te jene shume afer me njeri tjetrit ne menyre qe te arrijne nje
komunikim visual (ball per balle)
2. puna qe ata bejne duhet te jete e lidhur (psh ata jane nyjet e nje zinxhiri, ose
bejne te njejten pune apo kane te njejten qellim)
3. individet duhet te jene kompakt, pa shume ndryshime ne statusin e tyre, ne
aftesite apo edukim. (dmth ti perkasin pak a shume te njejtit nivel)
4. nr i pergjithshem nuk duhet te kaloje 12, megjithese kjo varet nga shprendarja
fizike ne vendin e punes.
5. Nenshkrimi i marreveshje e jashtme e cila con ne mbledhjen e individeve dhe
krijimin e grupit te punes.
Cfare e ben nje ekip te funksionoje mesemiri?
1. kijeni gjithmone parasysh se cdo anetar ka dicka per ti dhene ekipit.

Te gjitha ekipet e sukseshme shfaqin te njejta tipare thelbesore:
- drejtim efektiv dhe te forte
- percaktim te qarte te objektivave
- marrje vendimesh jozyrtare
- aftesine e te vepruarit shpejt sipas ketyre vendimeve
- komunikim te lirshem
- zoterim te aftesive dhe teknikave te nevojshme per realizimin e projektit
- parashikim te qarte te objektivave per gjithe ekipin per te punuar me tej
- dhe me e rendesishmja perzgjedhje e duhur dhe e balancuar e personave qe do
te punojne sebashku per te miren e pergjithshme te te gjithe ekipit
Ekipet e punes mund te kene 2 deri 25 veta, por me e rendesishme sesa sasia eshte
forma- modeli i te punuarit dhe zgjedhja e grupit, vendosja e sakte e njereze per te
realizuar objektivat qe u jane caktuar.
Drejtimi (leadership)
Te gjithe drejtuesit duhet te kene nje personalitet te forte qe te kene influence dhe te
jene funksional. Disa nga keto cilesi jane te brendeshme si psh visioni qe ka nje
person, por pergjithesisht keto cilesi duhet te plotesohen nga aftesi te jashtme si psh

www.itap.gov.al 9
dukeshmeria, te arrije maksimumin nga pjestaret. Drejtuesi i grupit duhet te jete dhe
faktor ndihmes nga njera ane si dhe inspirues nga ana tjeter.
Ne menyre grafike kjo mund te paraqitet:
NDIHMON INSPIRON ZBATON
Percaktimi i qarte i objektivave:

Ka shume lloje ekipesh, zyrtare dhe jo zyrtare dhe secili prej tyre duhet te permbushe
nje detyre te caktuar. Drejtuesi i ekipit duhet te kuptoje qarte objektivat dhe synimet
ne menyre qe te perputhe objektivat me ekipin
Bashkepunim i njejte i anetareve te grupit
Anetaret e nje grupi pune mbeshtesin njeri tjetrin: Potenciali i nje grup pune nuk ka
limit. Nese atyre u jepet nje detyre e pamundur, te gjithe pjestaret do te lidhen me
shume se kurre per ta bere ate te mundur. Aftesia e nje grupi per te ndryshuar eshte
me e forte se ajo e nje individi , pasi fuqia mendore e tyre, sa do te paket ne numer te
jene, e kalon ate te individit.(Bashkimi ben fuqine!!!!)
Ndarja e pergjegjesive
Ndarja e pergjegjesive eshte detyre e liderit te ekipit i cili duhet te sigurohet qe ekipi
ka nje qellim te qarte dhe burimet e nevojshme per ta arritur ate. Sa me mire te ndahen
ato qe me te sukseshme jane arritjet. Kjo ka te beje me idene kush dhe cfare do
beje.
Krijoini mbeshtetjen e duhur ekipit.
Shume ekipe mbeshteten nga infrastruktura teknike dhe administrative e institucionit
ku ata bejne pjese. Mbeshtetja teknike (software) e zakonshem jane nje mbeshtetje e
domosdoshme qe ju krijon mundesine te arrini ate cka doni. Nese ju duhet nje keshille
nga dikush qe eshte jashte ekipit, trajtoheni ate sikur te ishte pjestar .
Tre lloj marrdheniesh qe i duhen ekipit jane:
1. Mardhenie me sponsorin gjeneral
2. Shefin e departamentit apo personi tek i cili ekipi raporton
3. Me dike qe kontrollon buxhetin e ekipit.
Roli i tyre jane te monitorojne dhe aprovojne aktivitetet e nje ekipi, dhe te sigurohen
qe te gjitha mbeshtetjet praktike te nevojshme jane te vlefshme. Duhet mbajtur nje
komunikimi i ngushte me keta meangere---madje kjo behet edhe me e rendesishme
nese ekipi juaj larg qendres, psh ne nje zyre ne nje ndertese tjeter.
Gjithmone duhet te mbani ne korent sponsorin e ekipit tuaj per cdo ecuri.
Nje veti tjeter e nje ekipi te shendoshe eshte dhe BESIMI, i cili vendoset qe ne
embrion te krijimit te ekipit. Besimi duhet te ekzistoje si ne delegimin e pergjegjesive,
komunikimin e hapur ashtu ne shkembimin e lire te ideve.
Delegimi
Kemi dy lloj formash te delegimit: delegim te detyrave dhe delegim te autoritetit.
Ekipi duhet ti mbeshtese qe te dyja. Cdo projekt ndahet ne detyra dhe qellime te cilat
u caktohen aneterave te ekipit. Pastaj ata lihen te punojne te qete, dhe nderhyhet
vetem ne rast se ndonje nga qellimet nuk eshte arritur. Per te deleguar autoritetin
ndahet pushteti si me ekipin ne teresi, duke keshilluar anetaret per cdo ceshtje, ashtu
dhe me cdo individ, duke i dhene atyre autoritet te plote nese fusha qe ata mbulojne ka

www.itap.gov.al 10
nevoje per nje autoritet te tille. Per cdo ecuri vihet ne dijeni lideri i ekipit. Cdo anetar i
grupit duhet te dije ku fillon dhe ku mbaron pergjegjesia e tij.
Ciltersia (shfaqja hapur e mendimeve)
Puna ne grup dhe fshehtesia (sekreti) nuk shkojne me njera tjetren, pra nese nje lider
nuk eshte i hapur me anetaret e ekipit te tij, nuk do te mund te marre me te miren e
potencialit te tyre. Organizoni mbledhje zyrtare dhe jo zyrtare qe tu jepni atyre
mundesi te shprehen hapur. Perpiquni tu jepni pjestareve akses te plote (ku te jete e
nevojshme) ne te gjitha faktet dhe shifrat, axhenden, si dhe kohen per te realizuar
detyrat e tyre, por nuk duhet harruar qe do kete momente ku do te duhet te ruhet
konfidenca (fshehtesia).
Inkurajim i ideve te reja
Njerezit shfaqin me shume potencial per te sjelle ide te reja kur punojne ne grup sesa
kur punojne individuaisht. Inkurajoni diskutimin hapur dhe shfaqen e ideve te reja,
dhe sigurohuni qe te gjitha sygjerimet te ndegjohen me respekt. Nese nje ide e hedhur
eshte e gabuar, kundershtojeni ate me takt, dhe gjithmone jepni aresye te vlefshme per
kundershtimin. Kur te organizohet nje takim i cili kerkon mendime, atehere anetarete
ekipit duhet te vine me dy ose tre ide te qarta, te mbahen te gjitha propozimet e tyre
shenim dhe pastaj te fillohet diskutimi nje per nje i tyre. Cdo anetar ndien nevojen per
tu inkurajuar ne gjetjen e nje metode sa me te mire pune.
Komunikimi
Komunikimi brenda ekipit varet nga nr i individeve qe perfshihen ne te si dhe
vendodhja e tyre. Menyra me e mire e komunikimit eshte komunikimi jozyrtar midis
tyre. Ky quhet komunikim i drejtperdrejte, pjestaret jane te ulur afer njeri tjetrit dhe
eshte ideal per nje ekip pune. Per ekipe, pjestaret e te cileve jane ne distance njeri me
tjetrin komunikimi behet me ane te telefonit, fax-it, e-mail, ose video konference-
komunikim ky qe po perdoret gjithnje e me shume kohet e fundit fale zhvillimeve
kompjuterike, dhe qe ndihmon qe dialogu te kryhet lirshem midis anetareve qe
perfshihen ne te. Ekzistojne shume menyra komunikimi midis anetareve, si ato zyrtare
e jo zyrtare, ashtu dhe ato brenda organizates apo jashte saj. Keto perfshijne:
- bisede e rastesishme midis kolegeve (qe krijone te ashtuquajturat
thashetheme te organizates
- metoda tradicionale e komunikimit si memo, shkresa, raporte, fax telefon
- menyra elektronike e-mail, intranet (email brenda insitucionit) etj
- video konferenca dhe video telefon.
Sido qe te jete komunikimi, theksohet se ai eshte suplement dhe jo zevendesues i
mbledhjeve te kontaktit balle perballe.(ndihmon por nuk zevendeson)
Komunikimi me jashte
Asnje person dhe asnje ekip nuk eshte ishull. Dy menyrat e shkembimit te
infromacionit midis anetareve, pjesa tjeter e organizates, si dhe mbeshtjetja e jashtme,
jane vitale per efektshemiren e nje ekipi. Kini parasysh qe bashkepunimi dhe
kooperimi veniten ngamungesa e komukimit te hapur.
Megjithate nje ekip i vertete nuk duhet te kete sekrete profesionale midis anetareve te
tij, dhe mund te ruaje konfidencen vetem ne disa aspekte per te cilat te gjithe anetaret
bien dakort ne te mire te projektit. Perpara se te vendosni kush eshte konfidenciale,
beni pyetjen: kush tjeter duhet ta di kete? dhe mos eshte e demshme nese e dine te
tere? dhe nese pergjigjet jane cdo njeri dhe Jo atehere ndjehuni te lire te
qarkulloni informacionin. Por sidoqofte, nese duhet qe per nje ceshtje te ruhet sekreti
atehere sigurohuni qe ai absolutisht te ruhet.

www.itap.gov.al 11
Si te ndertosh nje ekip pune

Deri tani u njohem pak a shume me vetite qe shfaqen ne nje ekip pune dhe si ndikojne
ato ne performancen e ekipit. Theksuam gjithashtu qe per te pasur nje rezultat sa me
te kenaqshem, pervec te tjera duhet te bejme nje seleksionim te personave qe do te
bejne pjese ne ekip. Por si ngrihet nje ekip pune? Per te kuptuar mesemiri kete duhet
qe te dime se cilat jane rolet qe duhet te luajne individet ne nje ekip model.
Sipas teorise se Meredith Belbin 1970, ekzistojne disa tipe personash te cilet nuk japin
maksimumin e tyre kur punojne ne grup me te tjeret. Sipas tij njerezit shfaqin
karakteristika te ndryshme psikologjike, qe i detyrojne ata te luajne nje rol te caktuar
ne pune. Kombinimi i sakte i ketyre personave eshte esenciale per krijimin e nje ekipi
te balancuar. Rolet qe shfaqen ne nje ekip perfekt jane 9, por qe nuk eshte e thene qe
ato te jene prezent ne te njejten mase. Individet zene keto role ne baze te karakterit te
tyre psikologjik percaktuar nga inteligjenca e tyre, ekstroversioni introversioni,
dominanca.
1. koordinator: koordinatori eshte nje individ i qendrueshem, ekstrovert dhe

dominant dhe eshte ideal per lider (drejtues). Ai eshte i sigurt ne vetvete, i
matur, spiker i mire dhe degjues, dhe adapt per te qartesuar ceshtjet dhe te
thjeshtesoje vendimet e ekipit. Fatkeqesisht anetaret e tjere te ekipit mund ta
kuptojne si nje person manipulues dhe si nje individ personaliteti i te cilit nuk i
lejon te kryeje detyrat.
2. punetor: ky person gjithashtu eshte i qendrueshem dhe ekstovert, por ska fuqi.
Ai eshte i kapshem, i zoti per te identifikuar probleme, dhe premton harmoni
bashke me grupin. Ky lloj individi shmang konfrontimin dhe ka tendence te
jete i pavendosur.
3. specialist: specialisti edhe nje profesinonalist i perkushtuar i cili shfaq aftesi
dhe njohuri teknike. Ai mund te bjere ne cdo lloj kategorie te pesonalitetit.
4. planhartues: hartuesi i planeve eshte nje burim i madh ideshe dhe shume
kreativ, megjithese ky person mund te mos jete nje komunikues i mire. Ai
eshte zgjidhes i problemeve imagjinuese: inteligjent, introvent dhe dominant
5. modeluesi: tipi i personalitetit te tij eshte dinamik, ideues, ekstrovert,
dominant shume i ndjeshem. Ai eshte shume orientuar ndaj detyrave, shume
argumentues, i pelqen presioni. Ai i kapercen me se miri pengesat, ndonese ne
kurriz te ndjenjave te anetareve te tjere te ekipit.
6. permbyllesi (ai qe i jep doren e fundit). Ky individ eshte nje introvert pa
pretendime qe ngurron te delegoje, dhe i prirur per tu merzitur shpejt. Fuqite e
personalitetit te ketyre personave jane qe keta njerez jane te duruar, te
ndergjegjshem dhe kane ne vetvete sensin e ngutjes (urgjences)
7. zbatues: zbatuesi eshte praktik, i qendrueshem dhe i kontrolluar dhe i afte ti
ktheje idete ne veprime. Eshte i disiplinuar, i rregullt i sigurt ,por qe priret
drejt paperkulshmerise dhe sjelljeve te ashpra.
8. monitorues-vleresues: ky person eshte me shume kritik sesa krijues: i
qendrueshem, inteligjent, introvert dhe i zoti te beje analiza te thella te
ceshtjeve. Keta individe jane tipa te ftohte, dhe rralle here mund te frymezojne
te tjeret por qe jane korrekt ne llogaritje.

www.itap.gov.al 12
9. investiguesi i burimeve: ky eshte nje person i qete, pozitiv dhe entuziast i cili
del jashte ekipit per te zbuluar ide te reja dhe per te mbledhur informacion.
Eshte nje ekstrovert dominant i prirur drejt optimizmit dhe qe tenton te
humbase interesin e tij ne projekte nese entusiasmi i tij ka kaluar.
MARRJA E VENDIMEVE ZGJIDHJA E PROBLEMEVE

Nj ndr detyrat m t rndsishme q kryejn manaxhert dhe eprort sht zgjidhja
e problemeve dhe marrja e vendimeve. N prgjithsi, menaxhert dhe eprort e rinj i
zgjidhin problemet duke reaguar ndaj tyre
Vendim marrje quhet prcaktimi i nj mnyre t vepruari kur merresh me nj
problem ose alternativ zhvillimi.
Marrja e vendimit n nj organizat influencohet dukshm nga kultura dhe struktura e
organizats.
Struktura dhe rolet

Struktura bn t mundur q energjia e njerzve t fokusohet n prmirsimin e
procesit dhe arritjen e qllimit. Punonjsit duhet t ken t qart jo vetm strukturn e
organizats por edhe rolet e puns. Nse struktura dhe rolet nuk jan t qarta, njerzit
nuk do t din cili sht procesi, kush sht prgjegjs dhe pr far, tek cili do t
shkoj pr ndihm dhe vendime si dhe kush mund t asistoj n zgjidhjen e
problemeve q mund t faqen.
Shumica e strukturave bazohen n supozimin se veprimi efektiv buron nga lidershipi
q qndron n krye t organizats; pra, struktura hartohet nga qendra n baz. N t
kundrtn, nse nj organizat fillon me prcaktimin e mnyrs se si t bj efektiv
nivelin m t ult, ajo fillon nga nj supozim i ndryshm q do t oj n nj struktur
tipike.
Tipet e marrjes s vendimeve

N prputhje me situatat e marrjes s vendimeve, drejtuesit marrin vendime t tipit
individual, me pjesmarrjen e t tjer antar stafi, me konsensus grupi, me prqindje
m t madhe dhe me negocim.
Tipi individual i marrjes s vendimit aplikohet n ato raste kur drejtuesi e

merr vendimin bazuar n gjykimin e tij pa u konsultuar me t tjer.
Tipi i marrjes s vendimeve me pjesmarrje, sht ai lloj vendimi q merret
n konsultim me disa personave t przgjedhur pr t kontribuar n marrjen e
vendimit s bashku drejtuesin.
N raste t caktuara lind nevoja q pr t marr nj vendim t nevojitet
konsensusi i grupit. Kur vendimi merret bazuar n kt mnyr, vendimi i
marr sht vendim i tipit t konsensusit t grupit.
Ndodh q n disa situata t marrjes s vendimeve, grupi t mos bie n
konsensus, ather pr t marr vendim prdoret nj tip tjetr, ai i prqindjes
m t madhe ose i shumics. Vendimi merret bazuar n vendimin q merr
shumica. Anatar t grupit japin mendimet e tyre lidhur me vendimin q duhet
t merret, m pas votohet pr alternativat. Fiton alternativa q pasohet nga
shumica e grupit.

www.itap.gov.al 13
Tipi i marrjes s vendimeve me an t negocimit sht nj tip i marrjes s

vendimeve nga i cili t gjith mbeten t knaqur. Gjat negocimit marrja e
vendimeve bhet pa prdorimin e autoritetit, duke vlersuar informacionin,
dgjuar n mnyr aktive si dhe duke krijuar nj klim mirkuptimi.
Procesi i vendim marrjes kalon npr fazat e mposhtme:
1. Prcaktimi i problemit
Pr kt shtje, n prgjithsi, njerzit diskutojn m shum, sepse ata reagojn sipas
mnyrs s tyre t konceptimit t problemit. Ndaj do t ishte m mir t hulumtohej
m shum rreth faktit se cili sht n t vrtet problemi.
Prcaktoni problemin
Duke shfrytzuar informacionin tuaj dhe t t tjerve, bjini vetes dhe t tjerve
pyetjet e mposhtme:
far gjrash/faktesh tregojn se ky sht nj problem?

Ku ndodh problemi?
Si po zhvillohet ai?
Kur ndodh?
Kush sht perfshir? Mos nxitoni t thoni Kush e ka shkaktuar
problemin? Kur jeni t stresuar, akuzimi i t tjerve sht reagimi i par,
q mund t bni. Nj manaxher efektiv duhet t merret me shtjet m
shum se sa me njerzit.
Pse po ndodh problemi?
Shkruaj deri n pes fjali q prshkruajn problemin. Sa m shum t jet e
mundur, jini specifik n prshkrimin tuaj, duke prfshir far po ndodh, ku,
si, me k dhe pse.
Coptoni/ndani problemet komplekse

Nse problemi sht kompleks, ndajeni at n probleme m t vogla. Duke prsritur
hapat e msiprme, ndani problemim madhor n disa shtje m t vogla t lidhura
me njra tjetrn.
Verifikoni mnyrn se si e keni kuptuar problemin

Kjo ndihmon shum pr t verifikuar analizn q ju i bni problemit duke e
konfirmuar at me nj tjetr person.
Vendosni problemet sipas prioriteteve
Nse ju zbuloni se egzistojn disa probleme t lidhura me njera tjetrn, caktoni si
prioritet problemin q do t zgjidhni n fillim.
Dalloni problemet q jan t rndsishme nga ato q jan urgjente. Shpesh, ne

konsiderojm si probleme q duhen shqyrtuar fillimisht ato q jan urgjente.
Problemet e rndsishme meritojn m shum vmendje.
Kuptoni rolin tuaj lidhur me problemin

www.itap.gov.al 14
Roli q ju mund t luani ne zgjidhjen e problemit ndikon dukshm n mnyrn si si t

konceptoni rolet e t tjerve. Kshtu, nse ndjeheni shum i stresuar, ju mund t
stresoni edhe t tjert, ose mund ti vlersoni negativisht bile edhe mund ti ndshkoni
ata. Ose, ju mund t ndiheni fajtor n lidhje me rolin tuaj n nj problem t caktuar
dhe nuk e merrni parasysh rolin e t tjerve n t.
2. Cilat jan shkaqet e mundshme t problemit
N kt faz sht e rndsishme t sigurohet informacion nga njerzit e tjer q e

kan konstatuar problemin dhe jan t ndikuar prej tij. Esht shpesh e dobishme q
informacioni nga individt e tjer t grumbullohet menjher dhe n t njjtn koh.
Shkruani opinionet tuaja dhe ato q keni dgjuar nga t tjert. Lidhur me at far ju
mendoni mund t jen probleme t rezultateve n pun t nj punonjsi, sht mir t
krkoni kshilla nga koleg ose epror me qllim q t verifikoni gjykimin tuaj n
lidhje me problemin.
Prshkruani shkakun e problemit duke shkruajtur far po ndodh, ku, kur, si, me k
dhe prse.
3. Identifikimi i alternativave pr zgjidhjen e problemit
Trhiqni mendimet e t tjerve pr zgjidhjen e problemit. Prpiquni t gjeni sa m

shum ide q t jet e mundur. Gjat trheqjes s mendimeve mos gjykoni asnj ide t
thn nga pjesmarrsit, vetm shkruajini ato si i dgjoni.
4. Seleksiononi nj mnyre/alternativ pr zgjidhjen e problemit
Kur zgjidhni alternativn m t mir, merrni n konsiderat:

Cila nga alternativat sht m e mundshme pr zgjidhjen e problemit ?
Cila alternativ sht m realiste pr zgjidhjen e problemit tani pr tani? A
keni burimet e nevojshme? Jan ato t prballueshme? A keni koh t
mjaftueshme pr zbatimin e alternativs?
Cila sht shkalla e rrezikut pr do alternativ?
5. Planifikimi i alternativs m t mir plani i veprimeve
Gjat planifikimit t alternatives m t mir, kini parasysh:

Shqyrtoni me kujdes shtjen Si do t jet situata pas zgjidhjes s
problemit?
far hapash duhen ndrmarr pr t zbatuar alternativn m t mir pr
zgjidhjen e tij? far sistemesh apo procesesh duhen ndryshuar n organizatn
tuaj (p.sh. nj procedur ose politik e re)?
Si do t merrni vesh nse hapat po ndiqen apo jo? (kto jan treguesit e
suksesit pr planin tuaj)
far burimesh do tu nevojiten prsa i prket njerzve, parave dhe pajisjeve?
Sa koh ju nevojitet q t zbatoni planin? Prgatitni nj plan pr fillimin dhe
mbarimin n koh, dhe kur ju parashikoni t shihni disa tregues t suksesit.

www.itap.gov.al 15
Kush do t jet prgjegjs pr zbatimin e planit?

Prgjigjuni pyetjeve t msiprme dhe e konsideroni kt si planin tuaj t
veprimit.
Informoni njerzit q do t prfshihen n zbatimin e planit si dhe eprort tuaj,
t paktn eprorin tuaj t drejtprdrejt.
6. Monitorimi i zbatimit t planit
far duhet t mbani parasysh kur monitoroni faktort e suksesit:

Ballafaqoni treguesit me at far ju prisni.
A po zbatohet plani sipas parashikimit?
Nse plani nuk po zbatohet sipas afatit t parashikuar, ather konsideroni: A
ishte plani realist? A ka burime t mjaftueshme pr prmbushjen e planit n
afat? A duhet tju jepet m shum prioritet disa aspekteve t planit? A duhen
br ndryshime n plan?
6. Verifikimi i zgjidhjes s problemit

Nj nga rrugt m t mira pr t verifikuar nse nj problem sht zgjidhur ose
jo sht vazhdimi normal i puns n organizat. Megjithat ju duhet t merrni
n konsiderat:
far ndryshimesh duhen br pr t shmangur problemin n t ardhmen?
Konsideroni ndryshime n politikat e procedurat, trajnim, etj.
Konsideroni far msuat nga zgjidhja e ktij problemi? Merrni parasysh
njohurit dhe aftsit e reja.
Konsideroni shkrimin e nj memoje t shkurtr q bn t ditur suksesin e prpjekjeve

pr zgjidhjen e problemit, dhe far ju msuat nga kjo eksperienc. Ndajeni at me
eprorin, kolegt dhe vartsit tuaj.
Manaxhimi personal i Kohes

Mos thuaj se nuk ke kohe te mjaftueshme! Tì ke po aq kohe sa ka patur edhe
Michelangelo, Pasteur, Nene Tereza, Einstein, Da Vinci etj
Koha eshte jete. Te shpenzosh kot kohen eshte njesoj sikur te shpenzosh me kot
jeten. Eshte e qarte qe qe te dyja jane burime te rralla, dhe te pakthyeshme. Nuk mund
te shpenzosh me pak kohe sot dhe ta ruash ate per te nesermen. Sot, pikerisht ne kete
cast qe ju po lexoni keta rreshta, sekondat po kalojne dhe nuk do te kthehen mbrapsht.
Kjo kohe qe na eshte dhuruar duhet te sherbeje per te gjithe, qe secili te krijoje
eksperiencat tij.
Koha eshte burimi i cili nuk eshte i tepert per askenm dhe perseri secili nga ne ka
plotesisht ate qe i duhet. Cdo person ka 24 ore ne dite, 168 ore ne jave, as me pak dhe
as me shume. Ne se do te deshironit te manaxhonit kohen me mire dhe te reduktoni
nivelin e stresit qe sjell mungosa e kohes ne jeten yuaj, atehere duhet te permiresoni te
gjithe perqasjen ndaj kesaj ceshtjeje duke pervetesuar mentalitetin dhe strategjite e
duhura per te perftuar me shume nga koha e dhene.
Persete e Manaxhimit te Kohes
Ne kete shkrim ju do te zbuloni qe manaxhimi i kohes behet per dy arsye madhore.
Keto dy arsye jane te lidhura me njera tjetren. E para sepse mungesa apo padija e
manaxhimit sic duhet te kohes eshte burimi kryesor e stresit te jetes se perditshme, i

www.itap.gov.al 16
cili zhvillon ndjenjen e shume pune per te bere dhe pak kohe per ta realizuar.
Ndersa ne aplikojme strategjite e je manaxhimi te mire te kohes, fillojme te kemi nje
kontroll me te mire mbi kete ndjenje, dhe mbi te gjitha mbi nivelin e larte te stresit qe
e shoqeron ate.
Arsyeja e dyte eshte po aq e rendesishme sa edhe e para: te te jape strategjite e duhura
per te gjetur kohen per te kryer ( plotesuar ) te gjithe axhenden tuajdhe te zbatoni edhe
principet e relaksimit, aq te domosdoshme per te patur nje performance te mire ne
punen tuaj.
MANAXHIMI I KOHES - CFARE ESHTE AI?

Koha mund te perkufizohet si rrjedhje e ngjarjeve njera pas tjetres. Manaxhimi i
kohes mund te konsiderohet si nje art apo edhe shkence me ane te se ciles ti mund te
hysh ne kontroll te rrjedhes se ketyre ngjarjeve, jo per
te kontrolluar cfare ndodh por me shume se ne Koha mund te
c`menyre ndodh. perkufizohet si
Sic shikohet edhe nga perkufizimi, fjala kyc eshte fjala
kontroll. Kur ju humbni kontrollin ose ndjeni qe e
rrjedhje e ngjarjeve
keni hunbur kete kontroll, ky eshte casti qe koha njera pas tjetres
kthehet ne burimin kryesor te stresit te perditshem.
Duke aplikuar ne menyren e duhur principet e manaxhimit te kohes, ka shume te
ngjare qe ju te mesoni kontrollin mbi kohen duke reduktuar ne menyre sinjifikante
stresin e perditshem.
PRINCIPET KRYESORE TE MANAXHIMIT TE KOHES

Shume per te bere dhe pak kohe per ta realizuar? Kjo eshte sfida e sotme per njeriun
modern ne shoqerine moderne. Ne te vertete, e gjitha varet nga kendveshtrimi. Nuk
eshte nje problem ne vetvete sepse secili nga ne ka per te shfrytezuar te njejten sasi
oresh, apo te njejten sasi kohe. Disa individe duken sikur kane kohe per te kryer
gjithcka qe ata duanm ndersa disa te tjere jane vazhdimisht ne nxitim, vazhdimisht te
stresuar ne kulm nga mungesa e kohes. Per shume nga keta individe, diferenca e
shpjeguar me siper qendron ne aplikimin apo jo te principeve te manaxhimit te kohes.
Cdonjeri nga ne ka kohe per te kryer ate qe ai i quan te rendesishme ne jeten e tij. Ky
faktm nga ana tjeter thekson rendesine e percaktimit te qarte se cfare do te quajme te
rendesishme dhe cfare jo. Ekspertet e manaxhimit te kohes kane identifikuar veprimet
baze qe secili nga ne te percaktoje ato ceshtje/fakte qe jane te rendesishme dhe ne te
njejten kohe edhe menyren eduhur per tì realizuar ato.
Me poshte ne do te prezantojme disa nga keto principe.
PERCAKTO QELLIMET/ OBJEKTIVAT

Percaktimi i qellimeve dhe objektivaveeshte principi i pare ne bazat e manaxhimit te
kohes.Eshte pika e nisjes e nje programi te manaxhimit personal shume te suksesshem
te kohes. E rendesishme ne kete pike eshte krijimi i nje liste te plote dhe te
qenesishme te te gjitha qellimeve/objektivave tuaja. Kur ka qene hera e fundi qe keni
shikuar/rishikuar kete liste objektivash? Ne rastin me te mire ka qene shume kohe me
pare.

www.itap.gov.al 17
Qellimet/objektivat jane percaktime ne nivele te gjera e asaj se cfare ju doni te arrini

per kohes qe dispononi. Ndersa hartoni nje liste te tille, sigurohuni qe keni marre ne
considerate te gjitha aspektet e jetes tuaj.
Cilat jane objektivat tuaja profesionale, shpirterore, familiare, shendetesore,
shoqerore, financiare etjPercaktimi i tyre ase rishikimi i atyre qe keni percaktuar me
pare eshte nje pikenisje e shkelqyeshme per te krijuar nje balance-dhe per te menduar
se cfare doni te beni me kohen tuaj, aso me sakte me jeten tuaj.
Ndera i shqyrtoni keto qellime objektiva, kini parasysh qe te koncentroheni jo vetem
ne qellimet afatgjate per ne te njejten kohe te merrni ne considerate
qellimet/objektivat afatmesme dhe afatshkurtera
Kjo liste do t`ju ndihmoje ne te njejten kohe te percaktoni drejtimin dhe te monitoroni
progresin tuaj, ne se ju e shikoni dhe e rishikoni kete liste rregullisht.
Ndersa shkruanoi qellimet/objektivat tuaja, hidhni ne leter gjithcka qe ju vjen nder

mend. Mund ta modifikoni dhe te beni nje perzgjedhje te tyre edhe me vone. Kini
parasysh se qellimet/objektivat jane percaktimi te nje niveli te gjere te drejtimit qe ju
do te donit tì jepnit jetes tuaj. Tregojuni fleksibel ndersa i shkruani keto ceshjte.
RENDISNI TE GJITHA AKTIVITETET.

Ju nuk mund te kryeni nje qellim/objektiv. Ju ,und te kryeni vetem aktivitetet qe i
gjykoni te arsyeshme dhe te llogjikshme per te arritur keto qellime/objektiva. Pasi te
keni percaktuar qellimet dhe objektivat e jetes
tuaj-dhe te jeni te sigurte se kjo liste eshte nje Era nuk ndihmon
liste e balancuarm d.m.th. prezanton nje asnjehere anijen e cila
menyre te balancuar te jeteses, Identifikoni te nuk ka asnje asnje port
gjitha llojet e aktiviteteve per cdo objektiv, qe
per tu ankoruar
me tu permbushur do t`ju ndihmojne per te
arritur objektivat/qellimet tuaja.
Cdo dite te javes ju mund dhe duhet te identifikoni nje liste te gjerave per tu kryer.
Kjo liste do te jete me shume efektive dhe eficente ne se aktivitetet e listuara ne te
kane lidhje me njera tjetren dhe ndihmojne ne arritje e nje apo disa synimeve qe ju i
keni vene vetes.
Gjithmone eshte mire qe kjoliste te jete e shkruar, sepse ju ju duhet kjo liste per te
percaktuar prioritetet. Pa nje lste te shkruar, qellimet apo aktivitetet tuaja per tì arrtur
ato kane rrezikun te konkurrojne me njera tjetren ne nje nenndergjegjen tuaj. Ju mund
t nderprisni te gjitha aktivitetet tuaja te cilat nuk jane pjese e
qellimeve/objektivave/synimeve te cilat do t`ju ndihmojne per te arritur suksesin.
Kujtoni se: Era nuk ndihmon asnjehere anijen e cila nuk ka asnje asnje port per tu
ankoruar. Qellimet dhe lista te gjerave per tu kryer do t`ju ndihmojne te lundroni
ne kohe ne drejtimin me te favorshem te jetes tuaj.
PERCAKTONI PRIORITETET
Pasi te keni percaktuar te gjitha qellimet/objektivat dhe te keni ndretuar me to nje liste
si e shpjeguam me siper, ju duhet tashme te rendisni te gjitha aktivitetet qe keni
parashikuar ne listen tuaj.
Ky eshte hapi me i rendesishem per suksesin e teknikes se manaxhimit te kohes. Ky

ehste hapi qe siguron cilesine e larte te listes tuaj te aktiviteteve.

www.itap.gov.al 18
Shpesh duket sikur keni shume pune per te bere, dhe secili e ndjen kete presion ne nje
kohe te caktuar. Megjithatem ne se synoni seriozisht te kontrolloni ngjarjet e jetes
tuaj, ju duhet pa dyshim te percaktoni se cilat jane aktivitetet me te rendesishme ne
jeten tuaj. Ju duhet te mesoni qe te jeni te afte te perqendroni te gjithe kohen dhe
energjite tuaja ne ceshtjet te cilat vertete kane rendesi, dhe te mos ndeni asnje
,eshire per ato ceshtje te cilat jane te parendesishme.
Perqendrohuni ne gjerat e rendesishme, jo ne ato qe jane thjesht urgjente.
Ky process quhet priorizim i listes se gjerave per tu kryer.

Ndersa filloni te priorizoni te gjitha aktivitetetm sipas llogjikes se mesiperme, mund te
ndertoni nje sitem te thjeshte konvecional te shenimit me ane te numrave 1,2,3, ose
A,B,C, per te shenuar Shume e rendesishme; e rendesishme dhe rutine apo humbje
kohe. Nuk ka rendesi se cilin system do te perdorni, e rendesishme eshte qe ju te
beni dallimin midis ketyre kategorive dhe kjo te jete me se e qarte.
Tashme vjen edhe pjesa me e veshtire: kur filloni te permbushni aktivitetet

tuaj ditore, niseni diten duke permbushur se pari ato aktivitete te cilat jane me te
rendesishme- dhe me vone me ato te nje rendesie me te paket, dhe vazhdoni tì
permbushni keto aktivitete deri ne castin kur atoi jane te kryera apo kur koha nuk e
ljon me . Ndersa ne rasti kur keni kohe te lire, shfrytezoheni ate per te plotesuar
prioritetet tuaja me te rendesishme.
Sigurisht qe nuk eshte e thjeshte, dhe kerkohet disipline dhe eksperience. Por
ne fund do te zbuloni me kenaqesi se keni fituar dicka nga kontrolli i ngjsarjeve te
jetes tuaj.
Urgjent Jo Urgjente
I II
Pregatitje
Situate Krize Parashikime
Te Rendesishme Probleme Planifikime
Afate te projekteve Relacione
Te parendesishme III IV
Vjedhesit e kohes
Nderprerje Gazeta
Telefonata TV
E-mail E-mail jo te rendesishem
Raporte Internet
Aktivitete te ketij lloji Cigare
Thashetheme

www.itap.gov.al 19
Te ndertosh nje liste te sukseshme te gjerave per tu bere
Nje liste e tille ditore eshte po aq e rendesihme se cdo etapejeter e teknikave te

manaxhimit personal te kohes. Shume njerez perdorin nje liste te tille, por ato nuk e
perdorin per te maksimizuar suksesin e tyre. Per te ditur ne se po e perdor ne menyren
e duhur kete liste, d.m.th. ne ate menyre qe te shpie drejt suksesit, beji vetes kete
pyetje:
A kam kryer cdo dite, dite pas dite, aktivitete te shenuara me A? Ne se pergjigjia eshte
jo atehere ka shume mundesi qe ju nuk po e perdorni kete liste apo me sakte kete
etape ne funksion te suksesit tuaj. Hapat e renditura me poshte tregojne bazat e
ndertimi te nje liste te sukseshsme:
Ndertoheni listen ne tenjjten or cdo dite. Ne se beni kete liste cdo die, kjo ju
behet zakon dhe ky eshte nje hap perpara: te qenurit sistematik ne kete
metodike. Kjo do t`ju lejoje te planifikoni ne menyre me efektive pas nje kohe
te dhene.
Priorizoni listen tuaj cdo dite. Shume njerez jane te prirur te kryejne te gjitha
aktivitetet C dhe te laene pas dore aktivitetet A. Mund te ndiheni mire nga ana
psikologjike sepse ju po rrethoni aktivitetet sipas rendesise se tyre. E
perserisim edhe nje here: nuk eshte thjesht ceshtje te te shenuarit ne leter te
aktiviteteve qe per ju kane rendesi, eshte ceshtje e te perdorurit te kohes ne
avantazhin tuaj.
Ilini te gjitha aktivitetet C per ne fund. Ne se ka dicka me te rendesishme per
te bere deri neser, eleminoheni C dhe lereni per neser apo per kurdohere qe
mund te keni kohe te mjaftueshme. Shpenzoheni kohen tuaj duke permbushur
veprimtari te tipit A.
Ndertoni listen ne menyre te thjeshte dhe sa me realiste. Sa me e thjeshte, aq
me e mire. Ju nuk keni nevoje per nje liste te sofistikuar apo te streholluar. Ajo
qe keni vertet nevoje eshte nje liste qe t`ju mbaroje punen.
Ne se nje detyre e vecante duket te jete me shume se 5 ore, copetoheni kete
detyre ne pjese me te vogla. Alan Lakein, nje nder personalitetet ne
Manaxhimin e Kohes, i referohet konceptit te Djathit Zvicerian. Idea eshte
te marresh nje detyre qe korkon shume kohe (edhe per ato qe kerkojne 40 e me
teper oeeere) dhe te cposh ca vrima ne te. Keto aktivitete me te shkurtera ne
kohe, kur mblidhen se bashku, do te na shpien ne nje detyre te kompletuar te
nje madhesie me te madhe. Me pas, keto detyra me te vogla mund ne
vendosen ne skedulen tuaj ne nje periudhe me te shtrire te kohes. P.sh, ndersa
kryeni nje project 20 oresh, dhe eshte e kuptueshme se ju nuk keni nje dite
pune prej 290 oresh, copetoheni ate ne detyreza me te vogla te cilat do te
mund tì shtrini ne nje periudhe me te gjate te kohes. Ndersa zbatoni kete
metode, ju mbi te gjitha eleminoni ate qe quhet te shtysh punet per me vone.
Kjo do te jete dhe tema e paragrafit tjeter: Si te eleminojme shtyrjen e puneve
per me vone?

www.itap.gov.al 20
Hene Marte Merkur Enjte Premte Shtune Diele

e
9:00
10:00
11:00
12:00
1:00
2:00
3:00
4:00
5:00
6:00
7:00
8:00
9:00
Skedula javore
TE SHMANGIM SHTYRJEN E PUNEVE PER ME VONE
Kjo ceshtje eshte tashme nje sfide universale. Eshte me te vertete shume e thjeshte tì
shtysh gjerat per me vone, sidomos per ato aktivitete qe nuk na japin kenaqesi. Per fat
te keq, shume nga aktivitetet qe ne kemi prirjen per tì lene per me vone, jane
aktivitete te tipit A. Kjo shtosh me pas dilemen tone ne manaxhimin e kohes.
Ky process(i shtyrjes se puneve) nuk ka nje cmim ne vetvete, por sigurisht qe ju e
paguani dhe madje e shpaguani ate ne formen e shqetesimeve, ankthit, stresit etj
Ky process fare lehte mund te vehet pjese e pandashme e zakoneve tona, dhe me te
arrtur kete stad eshte e veshtire ta luftosh. Hapat e meposhtem japin disa rregulla te
cilat jane te dobishme ne situata te tilla:
Perdorni metoden e Djathit Zvicerian , te cilen e trajtuam me siper. Nje nga

arsyet qe ne i shtyme punet eshte fakti se shume detyra apo aktivetete tonat
kerkojne me shume kohe nga sa ne mund tì kushtojme ne nje dite te
zakonshme. Probabiliteti per te shtyre punet do te jete shume me i ulet ne se
nje aktivitet te tille ju e copetoni ne detyra me te vogla, te njepasnjeshme.
Nje arsye tjeter qe njerezit i vonojne apo shtyjne punet eshte fakti se ato jane
te mundimshme apo jo te pelqyeshme. Per ta kaluar kete situate, mesohuni te
trajtoni ne fillim pjeset e veshtire per te lene per ne fund pjeset qe na pelqejne
apo ato me te thjeshtat.

www.itap.gov.al 21
Kryeje, kryeje tani detyren. Kryeje pa humbur kohe, Sepse ne fund te fundit,
ti do ta kryesh ate dhe askush tjeter. Te gjithe e kemi degjuar kete sloganm i
cili ne thjeshtesine e tij eshte nje keshille e pacmuar. Shpesh shpenzojme kohe
duke analizuar dhe analizuar pa fund situaten. Kur do te ishte shume me
productive tì hynim punes dhe tìa dilnim mbane. Kjo eshte zgjidhja e vetme
dhe ne te njejten kohe menyra me e mire per te eleminuar problemin. Ne se ke
filluar aktivitetin, ke fituar gjysmen e betejes!
MESO TE THUASH JO!
Kur je i pasigurte, thuaj jo! Ne se dikush ju kerkon te kryeni dicka, dhe ju

jeni te pasigurte ne se kjo do te preke apo jo aktivitetet tuaja te planifikuara,
apo ne rastin me te keq aktivitetet e tipit A, thuaj JO. Fja jo ne pergjithesi
nuk ehste nje fjale e gdhendur ne gur. Ne se ju me vone gjykoni se nje gje e
tile eshte e mundur, mund te shkoni me mikun tuaj. Nje teknike e mire eshte te
mesoni tu thoni JO prioriteteve te dikujt tjeter dhe tu thoni PO prioriteteve
tuaja.
Nje myre tjeter per te thene JO, eshte tu afrosh atyre qe ju kerkojne ndihme.
Kjo metode shpesh te heq ndjenjen e fajit te te thenit jo.
Celesi i Manaxhimit personal te Kohes eshte te kalosh oret e tua duke

permbushur ate qe me te vertete eshte e rendesishme. Shume shpesh ne
ngaterojme ate qe eshte urgjente me ate qe eshte e rendesishme. Nje kufi i
holle, sigurisht, i ndan ato nga njera tjetra. Mos beni ne jetun tuaj ate qe eshte
urgjente ne kurriz te asaj qe eshte e rendesishme.
METODA TE TJERA TE MANAXHIMIT TE KOHES
Ja disa ide shtese per nje manaxhim te mire te kohes. Shume nga keto ide/sugjerime
duken te thjeshta dhe te dukshme ne te njejten kohe. Por e bukura dhe e veshtira ne te
njejten kohe e keture ideve/sugjerimeve te thjeshta eshte tì aplikosh ato ne praktike.
Pastroni tavolinen tuaj te punes. Nje tavoline e rremujte nuk te lejon te
perqendrohesh dhe te shpenzon kohe. Kjo sidomos kur kerkon sende te cilat ne
rremujen e pergjithshme eshte e veshtire ti gjesh.
Shmangni nderprerjet. Beni gjithcka qe te jete e mundur per te eleminuar
nderprjerjet. Nderprerjet te nderpresin vijemesine e mendimeve dhe te rifillosh eshte e
veshtire dhe konsumon kohe. Gjera si : tte mos i pergjigjesh telefonit qe bie, te
mbullesh deren, te mbyllesh TV, radion apo dicka tjeter ju ndihmon shume ne kete
drejtim
Delegoni. Delegoni sa here qe keni mundesi te benio nje gje te tille. Eshte nje
menyre e shkelqyer te perftonikohe te lire.
Mbyllni aparatin e TV. Te uleni perballe TV duke kerkuar te mbaroni nje
detyre eshte thuajse e pamundur.
Beni pushime te rregullta. Ne se perqendroheni per nje kohe te gjate, fillon dhe
vepron rregulli i te ardhurave te pakesuara

www.itap.gov.al 22
Kthehini situatat problematike ne favorin tuaj. Ndersa gjerat mund te shkojne

keq, mos u shqetesoni dhe te merziteni, por mendoni per esencen dhe kryeni veprimet
e duhura.
Eshte nje virtut qe te kerkosh te besh nje pune me shume kujdes, por disa
njerez jane kaq te orientuar ne kete drejtim duke kerkuar me cdo kusht perfeksionin sa
qe nuk arrijen te mbarojne asnjehre punene ne fjale. Percaktoni ne se perpjekjet tuaja
per te bere nje pune mire jane vertet duke permiresuar kualitetin e punes apo po ju
pengojne te merreni edhe me punet e tjera. Mendoni per efektivitetin e perpjekjeve
tuaja shtese. Kujtoni se asgje nuk eshte perfekte.
Eshte e rendesishme te ndijekesh hap pas hapi skedulen e pergatitur. Por disa
individe jane shume te ngurte ne kete drejtim. Shpesh here aktivitetet vijne papritur
duke kerkuar me shume fleksibilitet nga ne. Per kete arsye kryeni korrigjimet e
nevojshme ne skedule dhe shmangni te qenurit i frustruar per kete problem. Jepini
vetes kohe shtese.
Organizoni mjedisin e punes. Mjedisi i punes per ju duhet te jete i
personalizuar per te plotesuar nevojat tuaja. Keshtu, mund te realizoni qe gjerat qe
perdorni meshpesh, te jene me afer jush se ato te cilat nuk i perdorni. Pozicioni i
tavolines duhet te jete i tille qe te pengoje nderprerjet tuaja, te largoje me inteligjence
ata qe duan te shpenzojne kohen kot me ju.
Pononi ne ate mjedis qe punoni me mire. Cdo njeri eshte unik ne llojin e tij ne
nje preference te tille. Identifikoni vendin se ku ndiheni me komfortm dhe pastaj
punoni aty. Ne se jeni me eficente ne mengjes, atehere skedoni te gjitha aktivitetet e
tipit A ne kete periudhe. Aktivitetet e tipit C i lini per ate kohe qe ju mendoni se
lodhja do te ule efektivitetin tuaj.
Manaxhimi Personal i Kohes eshte nje mjet i fuqishem ne se do te dina ta perdorni sic
duhet, per te kontrolluar mbi te gjitha nivelin e perditshem te stresit ne punen tuaj.
Sigurisht qe metodat, mjetet dhe teknikat e nje manaxhimi te suksesshem te kohes nuk
mbarojne ne kete kapitull. Ato vetem sa jane prekur per te dhene nje ide te
pergjithshme me kete ceshtje te nje rendesie te vecante. Megjithate, ne se do te dini
tìo perdorni, mme siguri qe do te arrini permiresime te dukshme ne jeten tuajm dhe
sukses ne karrieren profesionale.

www.itap.gov.al 23

Aftesite Menaxhuese

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

You might also like

Aftesite Menaxhuese

Uploaded by

Document Information

Original Title

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Aftesite Menaxhuese

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Instituti i Trajnimit te Administrates Publike

INSTITUTI I TRAJNIMIT TE ADMINISTRATES PUBLIKE

1. Roli i menaxherit ne Administraten Publike

2. Komunikimi ne Administraten Publike

- aftesite inidivuale ne komukimim

3. Puna ne Grup dhe Zgjidhja e problemeve

- grupi, llojet dhe komunikimi ne grup

- struktura dhe rolet

- tipet e marrjes se vendimeve

4. Menaxhimi personal i kohes

- prinicpimet kryesore te menaxhimit te kohes

Instituti i Trajnimit Te Administrates Publike

T e komunikosh ne menyre efektive eshte nje nga problemet me te veshtire qe

Komunikimi sht procesi i drgimit dhe marrjes s mesazhev(shkmbim

Analizat e ktij shkmbimi tregojn q komunikimi sht nj proces i dyanshm q

Instituti i Trajnimit Te Administrates Publike

Drguesi sht nj individ, grup ose organizat q dshron t komunikoj m nj

Kodimi prkthen mendimet n nj kod gjuh q mund t kuptohet nga t tjert.

Mesazhi produkt i kodimit sht mesazhi. Mesazhet mund t prmbajn axhenda t

Kanalet e komunikimit - prfaqsojn mjetet nprmjet t cilave mesazhet

kodimi- sht version i marrsit pr kodimin. kodimi konsiston n prkthimin e

Feedback-u prgjigja e marrsit ndaj mesazhit sht thelbi i feedback-ut. Marrsi

Temperamenti dhe Komunikimi

Instituti i Trajnimit Te Administrates Publike

Melankoliku eshte shume i organizuar, i detajuar dhe kritik. Jane personalitete

VETVLERESIMI DHE KOMUNIKIMI

Si zhvillohet imaxhi per veten?

Instituti i Trajnimit Te Administrates Publike

Ne te njejten kohe, po t`i kushtojme me shume vemendje reagimeve joverbale te te

Instituti i Trajnimit Te Administrates Publike

Mnyrat e kaprcimit t ktyre barrierave t procesit t komunikimit jan t ndryshme

AFTESITE INDIVIDUALE NE KOMUNIKIM

Instituti i Trajnimit Te Administrates Publike

Shikoni n sy personin me t cilin flisni. Kur flisni me nj grup njerzish

PUNA NE GRUP DHE ZGJIDHJA E PROBLEMEVE

Instituti i Trajnimit Te Administrates Publike

Cfare e ben nje ekip te funksionoje mesemiri?

1. kijeni gjithmone parasysh se cdo anetar ka dicka per ti dhene ekipit.

Instituti i Trajnimit Te Administrates Publike

NDIHMON INSPIRON ZBATON

Percaktimi i qarte i objektivave:

Instituti i Trajnimit Te Administrates Publike

Instituti i Trajnimit Te Administrates Publike

Si te ndertosh nje ekip pune

1. koordinator: koordinatori eshte nje individ i qendrueshem, ekstrovert dhe

Instituti i Trajnimit Te Administrates Publike

MARRJA E VENDIMEVE ZGJIDHJA E PROBLEMEVE

Struktura dhe rolet

Tipet e marrjes s vendimeve

Tipi individual i marrjes s vendimit aplikohet n ato raste kur drejtuesi e

Instituti i Trajnimit Te Administrates Publike

Tipi i marrjes s vendimeve me an t negocimit sht nj tip i marrjes s

Procesi i vendim marrjes kalon npr fazat e mposhtme:

far gjrash/faktesh tregojn se ky sht nj problem?

Coptoni/ndani problemet komplekse

Verifikoni mnyrn se si e keni kuptuar problemin

Dalloni problemet q jan t rndsishme nga ato q jan urgjente. Shpesh, ne

Kuptoni rolin tuaj lidhur me problemin