Obrada narudbi i isporuka

Back office

Miji Mario, 731

Strugaevac Igor, 739

1
Sadraj:
1. Uvod 3
2. Back office 4
2.1. Upravljanje nabavom 5
2.2. Upravljanje resursima poduzea 5
2.3. Odnosi s kupcom 6
2.4. Menadersko izvjeivanje 6
3. Isporuka 6
3.1. Pojam isporuke 6
3.2. Dokumentacija kod nabave i isporuke 7
3.3. Oblici distribucije robe 9
4. Zakljuak 9
5. Literatura 10

2
 1. Uvod
Back office je oduvijek bio prisutan u svim vrstama ljudske djelatnosti. Kroz
povijest se formirao u zasebanu poslovnu funkciju. Danas pod pojmom Back
office podrazumijevamo funkcije koje svaka kompanija primjenjuje ovisno o
svojim potrebama. Back office je dio kompanije koji je zaduen za njeno
voenje. U bankama je teite Back offica na upravljanju informacijama, u
investicijskim firmama Back office ima administrativne funkcije (voenje
podataka o prodaji, narudbama itd). Ako se koristi u prodaji onda ispunjava
narudbe kupaca i obavlja poslove vezane za elje kupaca.

Naziv Back-office dolazi od ranijeg naziva Front office koji je oznaavao

prodaju i druge kontakte s kupcima, Back office je poslije dobio ime za poslove
proizvodnje i razvoja proizvoda ili administracije koji se odvijaju iza
zatvorenih vrata.

Funkcije koje obuhvaa sadanji Back office sline su tradicionalnim

poslovnim funkcijama. One se mogu obavljti runo ili uz pomo informacijskih
tehnologija. Cilj svih kompanija je obaviti sve potrabne funkcije to bre,
efikasnije i jeftinije. Danas postoje razni software-i koji to omoguavaju (npr.
OnBase ili Posia).

Razvojem ljudske civilizacije i djelatnostima kojima su se ljudi bavili

razvijala se i primjena Back offica. I dalje je prisutan u gotovo svim
djelatnostima ali je takoer prisutan i u onima novijeg datuma kao npr. e-
prodaja.

3
 2. Back office

Back-office je izraz koji oznaava organizacijsku jedinicu unutar poduzea

(banke i ostalih financijskih institucija) koja nisu izravno ukljuena u
poslovanje, a brine se za knjigovodstvenu evidenciju i obavljanje transakcija.

Svrha Back offica je podupiranje Web prodaje organizacijom isporuke,

provoenjem naplate te evidentiranjem poslovnih promjena, a cilj je isporuka
robe kupcu u odreenom vremenu i uz odgovarajuu dokumentaciju.

Postoji nekoliko kljunih podruja djelovanja i pripadnih programskih

rjeenja koji moraju biti povezani na odgovarajui nain da bi se ostvarila
uspjena e-prodaja.

PODRUJE DJELOVANJA
Upravljanje nabavom
Upravljanje resursima poduzea
Odnosi s kupcima
Menadersko izvjeivanje

2.1. Upravljanje nabavom

Svrha i funkcije nabave da uspjeno opskrbi poduzee robom kako bi prodaja

mogla redovito zadovoljavati potrebe kupca. Pod nabavom ne smatramo samo
kupnju robe. Nabava je iri pojam od kupnje, jer prije kupnje obavlja mnogo
poslova(istraivanje trita, odabir dobavljea i sl.), a sam proces nabave
zavrava tek preuzimanjem robe u skladitu.

Osnovna je zadaa nabave nabaviti robu odgovarajue kvalitete u odovarajuoj

koliini, u pravo vrijeme, na pravom mjestu i uz to povoljnije uvijete.

Nabavna sluba obuhvaa sljedee poslove:

istraivanje trita
odabir dobavljea
zakljuenje nabave
brigu o isporuci robe
evidenciju i analizu nabave

4
2.2. Upravljanje resursima poduzea

Radi stvarne konkurentnosti, proizvodne kompanije moraju svoje proizvode

isporuiti brzo, ekonomino i na vrijeme. Skupina poslovnih procesa
objedinjenih pod imenom "Upravljanje resursima poduzea" (ERP Enterprise
Resource Planning) dokazala se kao kljuan alat u ostvarenju ovih ciljeva.
ERP nudi sredstva za uinkovito upravljanje potrebnim resursima: materijalom,
radom, opremom, alatima, tehnikim uvjetima, prostorom i vremenom. Imati
usklaen set resursa, u pravo vrijeme i u pravoj koliini, kljuno je za
ekonomian i brz odgovor na zahtjeve kupca. Upravljanje resursima poduzea
jest i uvijek e biti ljudski posao.
ERP je sustav, skupina poslovnih procesa, koji moemo opisati kao:
komplet alata za upravljanje na razini kompanije koji uravnoteuje
potranju i opskrbu,
sadri sposobnost povezivanja kupaca i dobavljaa u jedinstven lanac
opskrbe
prua visok stupanj integracije meu funkcijama prodaje, marketinga,
proizvodnje, operacija, logistike, nabave, financija, razvoja novih proizvoda i
upravljanja ljudskim resursima te zato
omoguava da ljudi vode posao ostvarujui visoku razinu usluga
kupcima i produktivnosti, uz istovremeno smanjenje trokova i zaliha.

2.3. Odnosi s kupcom

Osim to su informiraniji, kupci su danas i mnogo kritiniji i zahtjevniji, to

znai da je najvaniji trajni dijalog s njima. Osim toga, danas je prezentacija
jednako vana kao i kvaliteta proizvoda. Tradicionalna prodaja, koju
karakterizira agresivniji marketing i pomalo stihijski nastup, stvar je prolosti, a
na scenu stupa potpuno drugaiji odnos s kupcem, koji sve vie nalikuje
partnerstvu. Naglasak je na dugoronosti, a zadovoljan kupac najbolje potie
prodaju. Proizvod se sve vie oblikuje u skladu sa stvarnim, a ne
pretpostavljenim, potrebama kupca. Kao to se prodaja mijenja, mijenjaju se i
kupci. Sve su izbirljiviji, svjesni su toga da imaju vie izbora nego ikad prije i
upoznati su s konkurencijom, katkad i bolje od samog prodavaa.

5
2.4. Menadersko izvjeivanje

Menadersko izvjeivanje usmjereno je na izvjeivanje poslovodstva u vidu

jednostavnih tabela i grafikona, a na temelju planiranih vrijednosti i prikupljenih
podataka iz raznih izvora. Obrada, analiza i prezentacija tih podataka zadatak je
ovog izvjeivanja. Ono omoguuje poslovodstvu da razumije poslovne
dogaaje iz prolosti, da kontrolira sadanjost i planira budunost. U svrhu
davanja ukupne slike uspjenosti poslovanja drutva koriste se:
- analiza bilannih pozicija i pozicija rauna dobiti,
- horizontalna i vertikalna analiza,
- analiza novanih tijekova,
- simulacija novanih tijekova,
- trendovi kretanja zadanih pozicija,
- rang liste najprodavanijih artikala/usluga,
- rang liste najveih kupaca, dobavljaa, dunika i sl.,
- pokazatelji uspjenosti (produktivnost, rentabilnost,..),
- tabelarni i grafiki prikazi,
- specifini izvjetaji za hotele.

3. Isporuka

3.1. Pojam isporuke

Isporuka openito znai prijenos imovine ili vlasnitva jedne osobe

drugoj, a na podruju financija prijenos vlasnitva financijskih instrumenata.
U svakom poslu prisutan je rizik da prodava ne ispuni obvezu isporuke
predmeta posla. Taj posebni rizik naziva se rizik isporuke.

6
3.1. Objanjenje procesa nabave
Predpostavljamo da se trgovako poduzee bavi veleprodajom ili
maloprodajom proizvoda iroke potronje
U odjelu nabave referent zaduen za nabavu ispostavlja narudbu na
temelju utvrenih zaliha u skladitu
Jedan primjerak narudbe alje se u skladite, kako bi skladitar mogao
preuzeti proizvode kada ih dobavlja isporui
Dobavlja moe biti novi ili stari, a s njim se obino sklapaju godinji
ugovori u kojima su odreeni uvjeti nabave
Kada primi narudbu dobavlja priprema proizvode na otpremu, te
sastavlja otpremnicu (nalog za otpremu)
Dobavlja robu isporuuje u skladite, te skladitar sastavlja skladinu
primku. Ako proizvodi kvalitativno ili kvantitativno ne odgovaraju
narudbi pie se zapisnik i reklamacija
U skladino raunalo se unose elementi primke, temeljnog ulaznog
dokumenta evidencije zaliha u skladitu
Kalkulacije- oblikovanje cijena na temelju usporedbe s cjenikom
Raun dobavljaa se evidentira u knjizi prispjele pote i alje u odjel
likvidature, gdje zadueni referent spaja orginalni raun, orginalni
dostavni dokument i skladinu primku

3.2. Dokumentacija kod nabave i isporuke

- Narudba (Narudbeni list, Narudbenica, i sl.)

Narudba je dokument kojim kupac naruuje robu od dobavljaa uz

odreene uvjete. Sastavlja se najee u tri primjerka (original za
dobavljaa, jedna kopija za prodavaonicu i druga kopija za nabavnu
slubu)
Ona sadri slijedee podatke:
o podatke o poslovnim strankama
o podatke o proizvodu
o podatke o isporuci
o posebni podaci

- Otpremnica (otpremni list)

Otpremnica je dokument koje sadri iste podatke kao i narudba osim

posebnih podataka i podataka o isporuci. U praksi se uglavnom koristi
kao popratni dokument.

7
- Prijamni list (skladina primka)

Ovaj dokument predstavlja potvrdu da su odreeni artikli primljeni u

skladite. U jednoj primki se moe navesti najmanje jedna stavka koja je
odreena sa artiklom. Primka je odreena svojim rednim brojem,
datumom kada su navedeni artikli (ili samo jedan artikl) stigli u skladite,
u koje skladite su pohranjeni artikli, koliko je iznosio rabat, koliko je
iznosio zavisni troak (trokovi manipulacije robom), naziv i adresa
dobavljaa, popis artikala koji su primljeni na skladite i pri dnu nalaze se
polja sa iznosima. U tim poljima se mogu nalaziti iznosi koji se odnose na
trenutno aktivnu primku:
- ukupna fakturna cijena (suma fakturnih cijena svih artikala koji se
nalaze u trenutno aktivnoj primki)
- ukupna fakturna cijena umanjena za RABAT
- ukupni zavisni troak (suma zavisnih trokova svih artikala koji se
nalaze u trenutno aktivnoj primki)
- ukupna nabavna cijena (suma nabavnih cijena svih artikala koji se
nalaze u trenutno aktivnoj primki).

- Kalkulacija

Kalkulacija je raunski postupak kojim se izraunava cijena (nabavna,

prodajna, i sl.).

Kalkulacija slui za:

- donoenje poslovnih odluka
- kontrolu trokova
- kontrolu ekonominosti
- ocjenu svrsishodnosti trokova
- povezanost trokova i uinaka
- ocjenu pravilnosti rasporeivanja trokova

Ona mora zadovoljavati slijedee uvjete:

- TONOST ( toan obuhvat trokova)
- DOKUMENTIRANOST (za svaki troak mora postojati
odgovarajui dokument)
- POTPUNOST (da se obuhvate svi trokovi)
- DIFERENCIRANOST (razvrstavanje po vrstama, mjestima i
nositeljima trokova)
- PRILAGODLJIVOST (usklaenost tehnolokom procesu)

8
 - Faktura (raun)

Faktura je najvaniji dokument koji dobavlja alje primatelju proizvoda.

Njome on vri svoja novana potraivanja prema kupcu.

Elementi fakture ine uglavnom podaci o poslovnim strankama, podaci o

robi (cijena, koliina, i sl.) i posebne podatke.

3.3. Oblici distribucije robe

Svaki proizvod od proizvoaa do potroaa moe prijei dui ili krai

put, ovisno o tome koje vrste distribucije proizvoda djeluju na tritu i kakvi su
trokovi izabranog naina prodaje. Da bi se u suvremenoj trgovini to uspjenije
opskrbili potroai i pruili to bolja usluga, dolo je do odreenih udruivanja
(integracija) usprkos podjeli rada.

Vrste distribucije robe:

- Proizvoa Potroa
- Proizvoa Maloprodaja Potroa
- Proizvoa Veleprodaja Maloprodaja Potroa
- Proizvoa Burzovni agent Veleprodaja Maloprodaja
Potroa

4. Zakljuak

Back office je sastavni dio svake kompanije (nadzire i upravlja sustavom).

On je temelj svakog uspjenog poslovanja.
Svi poslovi se mogu obavljati runo, ali veina kompanija koristi neki
software.

9
5. Literatura

- Bri-Stipevi, V. i Hrukar, N., Trgovako poslovanje 1, kolska

knjiga, Zagreb
- Bri-Stipevi, V. i Hrukar, N., Trgovako poslovanje 2, kolska
knjiga, Zagreb
- Bri-Stipevi, V. i Hrukar, N., Trgovako poslovanje 3, kolska
knjiga, Zagreb
- Web stranica: http://www.point.hr/
- Web stranica: http://www.poduzetnistvo.org/

10