Professional Documents
Culture Documents
Prirucnik Za Korisnike PDF
Prirucnik Za Korisnike PDF
PROGRAM
Konkurentnost
i kohezija
2014. - 2020.
PRIRUNIK
ZA KORISNIKE
BESPOVRATNIH
SREDSTAVA
U OKVIRU PROJEKATA FINANCIRANIH
IZ EUROPSKIH STRUKTURNIH I
INVESTICIJSKIH FONDOVA.
Sadraj
2. Pojmovnik 12
Akronimi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15
to je prihvatljiv troak?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Koji su trokovi neprihvatljivi?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Tko snosi neprihvatljive trokove?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
to je s projektima koji ostvaruju neto prihod? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
5. Informiranje i vidljivost 29
to znai informiranje i vidljivost za Korisnika bespovratnih sredstava?. . . . . . . . . 29
Koje su obveze Korisnika? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
Mora li Korisnik provoditi aktivnosti informiranja i vidljivosti ako
nema planirane te aktivnosti u projektu ni povezane planirane trokove?. . . . . . . . 30
Koji su najee koriteni alati za informiranje i vidljivost?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30
Kako se potvruje provedba aktivnosti informiranja i vidljivosti?. . . . . . . . . . . . . . . . 31
Koje oznake vidljivosti moram koristiti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Smije li se koristiti vlastiti odnosno projektni logotip?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Na kojem jeziku moraju biti oznake vidljivosti?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
Gdje se mogu pronai odgovarajue EU oznake i detaljne upute
za osiguravanje vidljivosti? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
8. Raunovodstveno evidentiranje i
financijsko praenje provedbe projekata 43
to ini proraun projekta?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
to je to dvostruko financiranje?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
1. Pravni i institucionalni
okvir
Gdje mogu pronai popis ESI fondova koji se provode u Republici Hrvatskoj i
informaciju o tijelima koja su nadlena za isto?
U Zakonu o uspostavi institucionalnog okvira za provedbu Europskih strukturnih i investicijskih fondova u
RH (dalje u tekstu: ESI fondovi) u financijskom razdoblju 2014. 2020. postoji popis ESI fondova koji se pro-
vode u Republici Hrvatskoj. Zakon je dostupan u Narodnim novinama i moe se nai na sljedeoj poveznici:
U Uredbi o tijelima u Sustavima upravljanja i kontrole koritenja Europskog socijalnog fonda, Europskog
fonda za regionalni razvoj i Kohezijskog fonda, u vezi s ciljem Ulaganje u rast i radna mjesta mogue je
pronai informacije o nadlenosti tijela koje ine institucionalni okvir za upravljanje i provedbu Europskih
strukturnih i investicijskih fondova u Republici Hrvatskoj te njihove zadae i odgovornosti. Uredba i njene
izmjene dostupne su u Narodnim novinama i mogu se nai na sljedeim poveznicama:
Uredba o tijelima u Sustavima upravljanja i kontrole koritenja Europskog socijalnog fonda, Europskog
fonda za regionalni razvoj i Kohezijskog fonda, u vezi s ciljem Ulaganje u rast i radna mjesta (NN, br.
107/14 ) (dalje u tekstu: Uredba)
Uredba o izmjenama Uredbe o tijelima u sustavima upravljanja i kontrole koritenja Europskog soci-
jalnog fonda, Europskog fonda za regionalni razvoj i Kohezijskog fonda, u vezi s ciljem Ulaganje za
rast i radna mjesta (NN, br. 23/15);
Uredba o izmjeni Uredbe o tijelima u sustavima upravljanja i kontrole koritenja Europskog socijalnog
fonda, Europskog fonda za regionalni razvoj i Kohezijskog fonda, u vezi s ciljem Ulaganje za rast i
radna mjesta (NN, br.129/15);
Uredba (EU) br. 1303/2013 Europskog parlamenta i Vijea od 17. prosinca 2013. o utvrivanju zajednikih
odredbi o Europskom fondu za regionalni razvoj, Europskom socijalnom fondu, Kohezijskom fondu,
Europskom poljoprivrednom fondu za ruralni razvoj i Europskom fondu za pomorstvo i ribarstvo i
o utvrivanju opih odredbi o Europskom fondu za regionalni razvoj, Europskom socijalnom fondu,
Kohezijskom fondu i Europskom fondu za pomorstvo i ribarstvo te o stavljanju izvan snage Uredbe
Vijea (EZ) br. 1083/2006 od 11. srpnja 2006. (SL L 347, 20.12.2013.) (dalje u tekstu: Uredba (EU) br.
1303/2013);
Kohezijski fond je detaljnije ureen Uredbom o Kohezijskom fondu koja se moe pronai na sljedeoj
poveznici:
Uredba (EU) br. 1300/2013 Europskog parlamenta i Vijea od 17. prosinca 2013. o Kohezijskom fondu i
stavljanju izvan snage Uredbe Vijea (EZ) br. 1084/2006 (dalje u tekstu: Uredba o KF-u);
Europski fond za regionalni razvoj je detaljnije ureen Uredbom EU br. 1301/2013 koju moete nai na
sljedeoj poveznici:
Uredba (EU) br. 1301/2013 Europskog parlamenta i Vijea od 17. prosinca 2013. o Europskom fondu za
regionalni razvoj i o posebnim odredbama o cilju Ulaganje za rast i radna mjesta te stavljanju izvan
snage Uredbe (EZ) br. 1080/2006 (dalje u tekstu: Uredba o EFRR-u);
Provedbene uredbe EU podrobnije ureuju pravila za primjenu Uredbe EU br. 1303/2013 od kojih se dvije
vanije mogu nai na sljedeim poveznicama:
Provedbena uredba Komisije (EU) br. 215/2014 od 7. oujka 2014. o utvrivanju pravila u skladu s
Uredbom (EU) br. 1303/2013 Europskog parlamenta i Vijea o utvrivanju zajednikih odredbi o
Europskom fondu za regionalni razvoj, Europskom socijalnom fondu, Kohezijskom fondu, Europskom
poljoprivrednom fondu za ruralni razvoj i Europskom fondu za pomorstvo i ribarstvo i o utvrivanju
opih odredbi o Europskom fondu za regionalni razvoj, Europskom socijalnom fondu, Kohezijskom
fondu i Europskom fondu za pomorstvo i ribarstvo u vezi s modelima za potporu ciljevima u podruju
klimatskih promjena, odreivanjem kljunih etapa i ciljeva u okviru uspjenosti i nazivljem kategorija
intervencija za europske strukturne i investicijske fondove (dalje u tekstu: Provedbena uredba Komisije
(EU) br. 215/2014);
Provedbena uredba Komisije (EU) br. 821/2014 od 28. srpnja 2014. o utvrivanju pravila za primjenu
Uredbe (EU) br. 1303/2013 Europskog parlamenta i Vijea u pogledu detaljnih postupaka za prijenos
programskih doprinosa i upravljanje njima, izvjeivanja o financijskim instrumentima, tehnikih
obiljeja mjera informiranja i komunikacije za operacije te sustava evidentiranja i pohranjivanja (dalje
u tekstu: Provedbena uredba Komisije (EU) br. 821/2014);
Detaljniji popis delegiranih uredbi koje nadopunjuju Uredbu (EU) br. 1303/2013 moete nai na sljedeoj
poveznici Europske komisije: Delegirane uredbe za financijsko razdoblje 2014-2020.
Financijska uredba utvruje naela poslovanja i opa pravila kojima se ureuje proraun EU-a te se proi-
enu verziju moe nai na sljedeoj poveznici:
Uredba (EZ, EURATOM) br. 966/2012 Europskoga parlamenta i Vijea od 25. listopada 2012. o
financijskim propisima koji se primjenjuju na opi proraun Europske unije i stavljanju izvan snage
Uredbe Vijea (EZ, Euratom) br. 1605/2002 (SL L 298/1, 26.10.2012.) (dalje u tekstu: Financijska uredba);
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 11
Zakonite i doputene dravne potpore ureene Uredbom o opem skupnom izuzeu (GBER) mogu se pro-
nai na sljedeoj poveznici:
Uredba Komisije (EU) br. 651/2014. od 17. lipnja 2014. o ocjenjivanju odreenih kategorija potpora
spojivima s unutarnjim tritem u primjeni lanaka 107. i 108. Ugovora (dalje u tekstu: Uredba o opem
skupnom izuzeuGBER);
Potpore male vrijednosti koje ne predstavljaju dravnu potporu u kontekstu prava EU mogu se pronai na
sljedeoj poveznici:
Uredba Komisije (EU), broj 1407/2013, od 18. prosinca 2013. o primjeni lanaka 107. i 108. Ugovora o
europskoj zajednici na potpore male vrijednosti (SL L, broj 352/1, 24. prosinca 2013.) (dalje u tekstu:
Uredba o potporama male vrijednosti)
Smjernice za utvrivanje financijskih ispravaka koje u sluaju nepotovanja pravila o javnoj nabavi
Komisija primjenjuje na izdatke koje u okviru podijeljenog upravljanja financira Unija
Gdje mogu nai sve vane dokumente vezane za provedbu ESI fondova na
jednom mjestu?
Uz navedeni Pravni i institucionalni okvir na poveznici http://www.strukturnifondovi.hr/vazni-dokumenti
moete nai i dodatne dokumente relevantne za provedbu ESI fondova u Hrvatskoj, kao i na strancima
Europske komisije na poveznici ESI fondovi 2014-2020.
12
2. Pojmovnik
Bespovratna sredstva su iznos novca koji se moe dodijeliti Korisniku. Definira se u apsolutnim brojkama
i u omjeru u odnosu na potrebni doprinos Korisnika. Dva su izvora bespovratnih sredstava: sredstva EU i
sredstva iz dravnog prorauna.
Dravne potpore/potpore male vrijednosti su dravne potpore u smislu lanka 107. stavka 1. Ugovora o
funkcioniranju Europske unije (UFEU), odnosno potpore male vrijednosti iji je nain dodjele odreen u
Uredbi o potporama male vrijednosti.
ESI fondovi (Europski strukturni i investicijski fondovi) su EFRR, KF, EFPR i EPFRR.
Ex-ante (prethodna) provjera je provjera koja se provodi na poetku pripreme dokumentacije za nadme-
tanje. Provodi je PT2 (SAFU) te nakon provedene procjene daje preporuke Korisniku za poboljanje doku-
mentacije za nadmetanje.
Ex-post (naknadna) provjera je provjera koja obuhvaa procjenu cjelokupne dokumentacije nabave
(od dokumentacije za nadmetanje, preko ponuda, zapisnika o ocjenjivanju i sklopljenog Ugovora s npr.
Dobavljaima) u svrhu potvrde povezanih trokova koji su prijavljeni u Zahtjevu za nadoknadom sredstava
(ZNS-u).
Europski revizorski sud je institucija EU-a osnovana za reviziju poslovanja institucija EU-a. Za svrhe pravila
i revizija revizijsko tijelo koje nadzire izvrenje funkcija EK-a u odnosu na upravljanje sredstvima struk-
turne pomoi EU-a.
Financijski pokazatelji su definirani Operativnim programom, a njihov detaljan opis izrauje Upravljako
tijelo (UT).
Fondovi su ESF, EFRR i KF, sukladno recitalu 9. Uredbe (EU) br. 1303/2013.
Koordinacijsko tijelo (KT) je Sredinje tijelo dravne uprave nadleno za poslove regionalnoga razvoja i
fondova Europske unije (MRRFEU) koje obavlja funkcije u skladu s lankom 6. Zakona.
Korisnik je uspjean prijavitelj s kojim se potpisuje Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava ili mu se bes-
povratna sredstva dodjeljuju Obavijeu o dodjeli bespovratnih sredstava. Izravno je odgovoran za poe-
tak, upravljanje, provedbu i rezultate projekta. Pojam Korisnik, tamo gdje je primjenjivo oznaava Korisnika
i njegove Partnere.
Korupcija (u smislu definicije koju rabi Komisija) je zlouporaba (javne) ovlasti u osobne svrhe. Moe obu-
hvaati niz razliitih tipova prijevare kao npr. dostavljanje lanih rauna, prijavljivanje izdataka koji stvarno
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 13
nisu nastali ili namjerno zanemarivanje ugovornih obveza. Najei oblik korupcije se odnosi na korupciju
putem davanja/primanja novanih iznosa ali se moe odnositi i na davanje/primanje ostalih pogodnosti
(od strane davatelja) u svrhu obavljanja odreenih usluga (od strane njihova primatelja).
Nabava je nabava radova, robe i/ili usluga za potrebe projekta koji je predmet Ugovora, a vri se ili u skla-
du s odredbama Zakona o javnoj nabavi (Narodne novine br. 90/11, 83/13, 143/13 i 13/14) ili po pravilima
za subjekte koji nisu obveznici primjene Zakona o javnoj nabavi, koja su, ako je primjenjivo, sastavni dio
Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
Nadleno tijelo je tijelo nadleno za pojedini projekt. U kontekstu provoenja postupaka dodjele bespo-
vratnih sredstava, u sluajevima kada ZNP-om nije odreena nadlenost pojedinog tijela (UT-a ili PT-a 1 ili
PT-a 2) za provoenje pojedine faze dodjele, nadlenost se utvruje sporazumom.
Nepravilnost je svako krenje prava Unije ili nacionalnog prava u vezi s njegovom primjenom koje proizlazi
iz djelovanja ili propusta gospodarskog subjekta ukljuenog u provedbu ESI fondova koje teti, ili bi moglo
natetiti proraunu Unije, tako da optereti proraun Unije neopravdanim izdatkom u skladu s definicijom
nepravilnosti sadranoj u lanku 2. toki (36) Uredbe (EU) br. 1303/2013.
Odluka o nepravilnosti je odluka koju donosi PT2 (SAFU) nakon dovretka postupka utvrivanja postojanja
nepravilnosti, a u kojoj se opisuju nalazi i zakljuci vezano uz postupak utvrivanja nepravilnosti. Odluka
o nepravilnosti moe biti u obliku odluke o utvrenoj nepravilnosti ili odluke o nepostojanju nepravilnosti.
Operativni program je dokument kojim se utvruje strategija doprinosa drave lanice ili regije putem
EFRR-a, ESF i/ili Kohezijskog fonda, sukladno objema Uredbama i sporazumu o partenrstvu drave lanice
(lanci 27. i 96. Uredbe (EU) br. 1303/2013).
Partner je svaka pravna osoba javnog ili privatnog prava, ukljuujui osobe privatnog prava registrirane
za obavljanje gospodarske djelatnosti i subjekte malog gospodarstva kako su definirani u lanku 1. Priloga
Preporuci Europske komisije 2003/361/EZ koja koristi dio projektnih sredstava i sudjeluje u provedbi
projekta provodei povjerene mu projektne aktivnosti u skladu sa Sporazumom o partnerstvu Korisnika i
Partnera. U odnosu na provedbu projekta, Partner u pravilu mora udovoljavati svim uvjetima koji se pri-
mjenjuju i na Korisnika, izuzev uvjeta koji se odnose na oblik pravne osobe.
Pokazatelj je svojstvo ili atribut koji se moe mjeriti kako bi se procijenila intervencija u smislu njegovih
neposrednih rezultata ili rezultata. Pokazatelji neposrednih rezultata su obino jednostavni, pruaju in-
formacije o izravnim proizvodima programa, odnose se na investicijske prioritete programa, a proizlaze iz
intervencijske logike programa odraavajui njegove akcije. Pokazatelje rezultata je tee definirati, pruaju
informacije o nekim odreenim aspektima rezultata koji se mjere te je prikladno da se oslanjaju na neiz-
ravne pokazatelje. Pokazatelji mogu biti kvantitativni ili kvalitativni.
Posredniko tijelo razine 1 je nacionalno tijelo koje obavlja funkcije u skladu s lankom 7. Uredbe i njenim
izmjenama i dopunama.
Posredniko tijelo razine 2 je nacionalno tijelo koje obavlja funkcije u skladu s lankom 8. Uredbe i njenim
izmjenama i dopunama.
Poziv je Poziv na dostavu projektnih prijedloga za dodjelu bespovratnih sredstava ili natjeaj temeljem
kojeg je Korisnik potpisao Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava.
Prijevara je pojam koji se koristi za opisivanje irokog spektra ponaanja u svrhu ostvarivanja osobne
koristi, koristi za povezanu osobu ili treu stranu ili prouzroenja gubitka za treega. Prijevara nema samo
14
potencijalni tetni financijski uinak, ve moe natetiti i ugledu tijela Sustava upravljanja i kontrola (SUK)
koja su odgovorna za upravljanje sredstvima na uinkovit nain. Pod terminom prijevara (engl. Fraud =
prijevara) ne podrazumijevaju se samo postupanja koja imaju elemente kaznenog djela Prijevare iz lanka
236., kaznenog djela Prijevare u gospodarskom poslovanju iz lanka 247. Kaznenog zakona (NN 125/11,
144/12), ve se moe raditi o takvu postupanju ili proputanju postupanja koje ima elemente bilo ko-
jeg drugog kaznenog djela, kao npr. kaznenih djela iz Glave XXIV. Kaznenog zakonakaznena djela protiv
gospodarstva, Glave XXVI. Kaznenog zakona kaznena djela krivotvorenja, Glave XXVIII. Kaznenog zako-
na kaznena djela protiv slubene dunosti, kao i elemente prekraja sukladno posebnim, primjenjivim
propisima. U pogledu izdataka (zatite financijskih interesa EU) predstavlja i svako namjerno postupanje
ili proputanje postupanja koje je povezano s uporabom ili prezentiranjem netonih, nepotpunih ili lanih
izjava, koje za posljedicu ima pronevjeru ili protuzakonito zadravanje sredstava opeg prorauna Unije ili
prorauna kojim upravlja ili kojim se upravlja u ime Unije, neotkrivanje informacija (ako navedeno dovodi
do povrede specifinih obveza), s prethodno navedenim uinkom te zloupotreba sredstava (u svrhe druga-
ije od onih za koju su prvotno navedena sredstva i dodijeljena).
Provjera prihvatljivosti izdataka je provjera prema kriterijima prihvatljivosti izdataka projekta na temelju
kriterija primjenjivih na postupak dodjele.
Razdoblje financiranja je razdoblje unutar kojeg se mogu izvravati financijske transakcije vezane uz izvr-
enje Ugovora. Razdoblje financiranja projekta zapoinje stupanjem Ugovora na snagu i traje najdulje 18
mjeseci od datuma zavretka razdoblja provedbe projekta, i u svakom sluaju do isteka opeg razdoblja
prihvatljivosti Operativnog programa iz kojeg se ovaj Ugovor financira, ovisno to je krae.
Razdoblje izvrenja Ugovora je razdoblje od stupanja Ugovora na snagu do izvrenja svih prava i obveza
sukladno Ugovoru.
Razdoblje prihvatljivosti izdataka je razdoblje unutar kojeg mora nastati izdatak da bi bio prihvatljiv za
financiranje sukladno Ugovoru, a koje se odreuje Posebnim uvjetima Ugovora.
Razdoblje provedbe projekta je razdoblje odreeno Posebnim uvjetima Ugovora koje zapoinje poetkom
obavljanja aktivnosti projekta te istjee zavretkom obavljanja predmetnih aktivnosti.
Revizija je proces provjere uinkovite provedbe projekta, ukljuujui i ispitivanje izdataka koji su prijavlje-
ni i potvreni kroz Zahtjeve za nadoknadom sredstava, a koji provodi ovlateni revizor.
Revizijski trag je sigurnosno relevantni kronoloki zapis, skup zapisa ili destinacija i izvor zapisa, koji pru-
aju dokumentarni dokaz o slijedu aktivnosti koje su u bilo kojem trenutku utjecale na odreenu akciju
(projekt) ili aktivnost. Prikazuje dokumentirani tijek financijskih i drugih transakcija od njihovog poet-
ka do zavretka, s ciljem omoguavanja rekonstrukcije svih pojedinanih aktivnosti i njihova odobrenja.
Obuhvaa sustave dokumentiranja, izvjeivanja, raunovodstva i arhiviranja.
Rokovi su vremenska razdoblja koja se raunaju na dane, mjesece i godine. Ako je rok odreen na dane, u
rok se ne uraunava dan kad je dostava ili priopenje obavljeno, odnosno dan u koji pada dogaaj otkad
treba raunati trajanje roka, ve se za poetak roka uzima prvi idui dan. Ako posljednji dan roka pada na
dravni blagdan u Republici Hrvatskoj ili u subotu odnosno nedjelju, rok istjee protekom prvoga idueg
radnog dana. Rok odreen na mjesece, odnosno na godine istjee onog dana, mjeseca ili godine koji po
svom broju odgovara danu kada je dostava ili priopenje obavljeno, odnosno danu u koji pada dogaaj od
kojega se rauna trajanje roka. Ako toga dana nema u mjesecu u kojem rok istjee, rok istjee posljednjeg
dana toga mjeseca. Subote, nedjelje i blagdani ne utjeu na poetak i na tijek roka.
Sporazum o partnerstvu je dokument kojim se utvruje okvir drave lanice za potporu iz ESI fondova.
Njime se posebno utvruju tematski ciljevi koji e dobivati potporu u sklopu ESI fondova, odgovarajue
financijske alokacije te veze izmeu raznih programa (lanak 14. Uredbe (EU) br. 1303/2013)
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 15
Sredinja agencija za financiranje i ugovaranje programa i projekata EU (SAFU) je Posredniko tijelo razine
2 (PT2) u okviru Operativnog programa iz podruja konkurentnosti i kohezije Konkurentnost i kohezija za
prioritetne osi tj. izabrane prioritete ulaganja kako je odreeno Uredbom i njenim izmenama i dopunama.
Teko krenje Ugovora podrazumijeva krenje Ugovora u odnosu na kojega je zatraen povrat cijelog izno-
sa dodijeljenih sredstava ili krenje Ugovora zbog kojega je nadleno tijelo SUK-a, u odnosu na bilo koji po-
stupak dodjele bespovratnih sredstava iz bilo kojeg fonda EU, jednostrano raskinulo Ugovor s korisnikom.
Tijelo za ovjeravanje je nacionalno tijelo koje obavlja funkcije u skladu s lankom 3. Uredbe i njenim izmje-
nama i dopunama.
Ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava je ugovor izmeu Korisnika i Posrednikih tijela kojime se utvr-
uje najvii iznos bespovratnih sredstava dodijeljen za provedbu projekta iz sredstava EU i sredstava iz
dravnog prorauna te drugi financijski i provedbeni uvjeti Projekta.
Akronimi
JOPPD
EFPREuropski fond za pomorstvo i ribarstvo
EKEuropska komisija
MRRF
ESFEuropski socijalni fond
EU Europska unija
NOJN
KFKohezijski fond
KTKoordinacijsko tijelo
MFMinistarstvo financija
OoNObavijesti o nabavi
OPOperativni program
TOTijelo za ovjeravanje
TRTijelo za reviziju
UTUpravljako tijelo
3. Vana pravila
za provedbu
Korisnik je u skladu s odredbama Ugovora obvezan osigurati financijska i sva druga sredstva potrebna za
uinkovitu i uspjenu provedbu projekta. Korisnik je duan osigurati kontinuirano financiranje projekta te
snositi sve projektne trokove, osim prihvatljivih trokova koji se Korisniku naknauju, odnosno plaaju u
skladu s Ugovorom.
Ukoliko Korisnik provodi projekt s jednim ili vie partnera, on osigurava da njegovi partneri u cijelosti po-
tuju ugovorne obveze.
S obzirom na navedeno, vrlo je vano za Korisnika detaljno se upoznati sa svojim ugovornim obvezama te
sustavno pratiti provedbu svog projekta, uzimajui stalno u obzir mogue rizike u provedbi. Kako bi se rizici
ublaili ili otklonili, a time i smanjila mogunosti pogreaka, vano je na umu imati sljedea pitanja i zadatke:
Imam li, osim zatvorene financijske konstrukcije, dovoljna obrtna sredstva za provedbu (to ukljuuje
i mogunost da odreeni trokovi projekta budu odobreni kasnije od planiranog ili budu proglaeni
neprihvatljivima)
Za rjeavanje navedenih problema moete se, osim Ugovorom, sluiti i ovim prirunikom. Kako je priru-
nik pisan za sve korisnike ESI fondova bitno je naglasiti kako je Ugovor osnova na kojoj e se temeljiti sva
daljnja postupanja. Takoer, u svakom se trenutku za pomo i savjet moete obratiti SAFU.
to ako tijekom provedbe projekta ugovorne strane ili tree osobe pretrpe tetu?
Kao i u sluaju provedbe projekta, odgovornost lei na Korisniku. SAFU nije odgovoran za tetu na stra-
ni Korisnika ili partnera, osim ako je nastala teta posljedica namjernog postupanja ili krajnje nepanje
SAFU-a ili osoba za koje oni odgovaraju.
Korisnik odgovara za tetu koju je nanio treim osobama (npr. SAFU) tijekom ili zbog provedbe ugovorenog
projekta i/ili povrede Ugovora i/ili vaeih propisa, kao i za tetu koju su u navedenom pogledu treim
osobama nanijeli njegovi partneri i/ili osobe za koje isti odgovara. Korisnik je obvezan naknaditi tetu po-
vezanu s provedbom projekta.
Ako je potrebno, Korisnik u navedenu svrhu moe predloiti i izmjene Ugovora, na nain na koji to propi-
suju Opi uvjeti Ugovora.
SAFU moe dostaviti Korisniku popis nabava odabranih za ex-ante provjeru dokumentacije. U tom slua-
ju, tijekom ex-ante provjere nabave provodi se prethodni pregled dokumentacije za nadmetanje koju je
podnio Korisnik prije pokretanja postupka nabave. Svrha prethodne provjere dokumentacije je sprijeiti
eventualne nepravilnosti u procesima nabave, a posebno dati Korisniku preporuke o bitnim odstupanjima
u dokumentaciji koja bi mogla utjecati na prihvatljivost izdataka.
a) svrha tog zemljita, zgrada, opreme, vozila, potronih materijala i rezultata projekta, ostaje neizmijenjena
u odnosu na namjenu definiranu Ugovorom u razdoblju od najmanje pet godina nakon isteka razdoblja
provedbe projekta;
b) u sluaju prijenosa sredstava meu partnerima Ugovora, potrebno je prethodno pisano odobrenje
PT1 i SAFU-a te je Korisnik u navedenu svrhu obvezan istim tijelima prethodno dostaviti svu
relevantnu dokumentaciju na uvid;
c) u sluaju prijenosa sredstava na tree osobe, potrebno je prethodno pisano odobrenje PT1 i
SAFU-a te je Korisnik u navedenu svrhu obvezan istim tijelima prethodno dostaviti svu relevantnu
dokumentaciju na uvid.
U tom razdoblju troak mora nastati da bi bio prihvatljiv za financiranje sukladno Ugovoru.
to je razdoblje financiranja?
Razdoblje unutar kojeg se mogu izvravati financijske transakcije vezane uz izvrenje Ugovora (plaanja).
Zapoinje stupanjem Ugovora na snagu i traje najdulje 18 mjeseci od datuma zavretka razdoblja provedbe
projekta.
Ovakvi e sluajevi stoga u praksi biti iznimno rijetki, s obzirom na to da viu silu ine sluajevi izvanred-
nih, vanjskih okolnosti koje se nisu mogle predvidjeti, niti ih je bilo mogue sprijeiti, izbjei ili otkloniti te
za koje odgovornost ne snosi korisnik (odnosno, niti jedna ugovorna strana).
Korisnik podnosi SAFU zahtjev za obustavom (potkrijepljen dokazima) u roku od 10 (najvie 30) dana od
saznanja za okolnosti koje uzrokuju potrebu za obustavom. Ovaj zahtjev ne odrie Korisnika od odgovor-
nosti za provedbu projekta.
SAFU donosi odluku o zahtjevu u roku od 30 dana. Provedba projekta se nastavlja kad to okolnosti dopuste.
to je prihvatljiv troak?
Glavni dokument koji definira okvir za definiranje prihvatljivosti izdataka je Pravilnik o prihvatljivosti izda-
taka relevantan za programsko razdoblje. Svaki Poziv na dostavu projektnih prijedloga (u nastavku teksta:
Poziv) detaljnije definira pojedine kategorije prihvatljivih i neprihvatljivih trokova to se nakon dodjele
Ugovora direktno primjenjuje i na sklopljeni Ugovor o bespovratnim sredstvima. Drugim rijeima, troko-
vi koji nisu bili prihvatljivi u Pozivu nee biti prihvatljivi ni kasnije tijekom provedbe Ugovora.
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 21
Openito, sukladno Opim uvjetima Ugovora, prihvatljivi su oni trokovi koji udovoljavaju svim sljedeim
kriterijima:
g) ne premauju odstupanje od 20% izvorno unesenog iznosa (kao to je navedeno u Prilogu I. Ugovora
Opis i proraun projekta) glavnih proraunskih elemenata projekta za predmetne prihvatljive
trokove
ili
premauju odstupanje od 20% izvorno unesenog iznosa (kao to je navedeno u Prilogu I. Ugovora
Opis i proraun projekta) glavnih proraunskih elemenata projekta za predmetne prihvatljive
trokove, a za koje odstupanje je potpisan Dodatak Ugovoru;
h) izravno su povezani s aktivnostima koje se provode tijekom provedbe, a odnose se na nabavu usluga
i radova. Trokovi povezani s nabavom roba su prihvatljivi kada je ista isporuena i instalirana tijekom
provedbe projekta (narudba robe, potpisivanje Ugovora, ili bilo koji drugi oblik stvaranja obveze za
plaanje prema ugovarateljima tijekom provedbenog razdoblja za robu koja treba biti isporuena
nakon isteka provedbenog razdoblja nije u skladu sa zahtjevima prihvatljivosti troka). Prijenos
novanih sredstva izmeu Korisnika i partnera (ako projekt ukljuuje partnere) nee se smatrati
trokom koji je nastao tijekom razdoblja provedbe za projekt naveden u Posebnim uvjetima;
Bitno je za napomenuti kako neprihvatljive projektne trokove snosi Korisnik (ako je primjenjivo partner),
kao i one prihvatljive projektne trokove koji se ne financiraju bespovratnim sredstvima, ve sredstvima
Korisnika (ako je primjenjivo partnera). Korisnik (partner) snosi i one projektne trokove koji su sukladno
Ugovoru trebali biti financirani bespovratnim sredstvima, ali nisu potvreni kao prihvatljivi od strane SAFU
(PT2) jer nisu sukladni odredbama Ugovora i/ili primjenjivih propisa.
Iscrpna lista neprihvatljivih trokova odreenih sukladno pravilima pojedinog fonda iz kojeg se financiraju
Pozivi nalazi se u sklopu Pravilnika o prihvatljivosti izdataka (NN143/14) koji je dostupan i na sljedeoj
poveznici: http://www.strukturnifondovi.hr/vazni-dokumenti.
Ako se utvrdi da je projekt ostvario neto prihod koji nije uzet u obzir u trenutku sklapanja Ugovora, ili gdje
objektivno nije mogue procijeniti prihode unaprijed, takvi prihodi umanjuju prihvatljive trokove, ak i
nakon zavretka projekta, te je u skladu s time potrebno izvriti povrat odreenog iznosa bespovratnih
sredstava. Korisnik mora SAFU, na njegov zahtjev, u za to razumno odreenom roku, dostaviti sve potrebne
podatke o ostvarenima prihodima u obliku izvjea.
U sluaju da se unaprijed definirani parametri za izraunavanje financijskog jaza promijene tijekom proved-
be projekta, Korisnik je obvezan informirati SAFU o nastalim promjenama.
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 23
Posebni uvjeti Ugovora mogu propisati i da je obvezna samo jedna od dvije navedene metode. Iznimka su
plae, ostali trokovi osoblja i dnevnice koji se mogu potraivati samo metodom nadoknade
Za Zavrni zahtjev za nadoknadom sredstava, rok za provjeru i potvrdu SAFU-a je 60 dana od dana primitka
Zavrnog zahtjeva.
Jedina iznimka je kada Zavrni zahtjev za nadoknadom sredstava obuhvaa trokove koji se potrauju pre-
ma metodi plaanja, pri emu se zavrno plaanje vri na temelju privremenog odobrenja Zavrnog izvjea
od strane SAFU-a, a izvjetaj se konano odobrava po primitku dokumenata.
Ako za dovretak provjere SAFU treba dodatne informacije, SAFU pisanim putem od Korisnika zahtijeva
dostavljanje istih, u za to naznaenom roku koji ne moe biti krai od 3 niti dui od 10 radnih dana (osim
ako nije drugaije dogovoreno).
U sluaju raskida Ugovora, Korisnik nema pravo na naknadu tete niti na daljnju isplatu bespovratnih sred-
stava, a ve isplaena sredstva mogu mu se umanjiti.
O namjeri raskida Korisnik mora pisanim putem obavijestiti SAFU najmanje 7 dana unaprijed.
U sluaju sporazumnog raskida, ugovorne strane sainjavaju pisani Sporazum o raskidu Ugovora u kojem
se navodi i postupanje vezano uz ve isplaena sredstva.
Ako sporazum nije postignut u roku od 30 dana od dana podnoenja zahtjeva za mirnim rjeenjem spora,
smatra se da postupak sporazumnog rjeavanja spora nije uspio. U tom sluaju, svaka strana moe pokre-
nuti spor pred nadlenim sudom u Republici Hrvatskoj.
26
Priprema dokumentacije za praenje provedbe projekta Korisnik e u okviru uspostave vlastitog su-
stava razviti, odnosno pripremiti potrebne obrasce i procedure, a koji se pogotovo tiu izvrenja aktiv-
nosti i dokazivanja troka. Oni mogu ukljuivati:
partnerski sporazum (ukoliko je obvezan, a njegovo potpisivanje nije bilo preduvjet potpisa Ugovora o
dodjeli bespovratnih sredstava)
memorandum projekta (koji ukljuuje ispravne oznake vidljivosti)
interne forme i naloge (odobrenja), kao i one za odnose s partnerima (ukoliko je potrebno npr. interne
forme odobrenja dokumenata, tijeka dokumenata, plaanja i dokaza o izvrenim aktivnostima, doka-
za vezanih uz nabavu i dr.)
obrazac tablica radnih sati (prijedlog obrasca se nalazi u poglavlju 13), kao i opise poslova i odgovor-
nosti lanova projektnog tima (te druge potrebne dokaze o izvrenju aktivnosti lanova, ukoliko je
troak njihovog rada prihvatljiv)
obrasce za plaanje
procedure uvanja i arhiviranja dokaza o izvrenju aktivnosti i plaanja
obrasce vezane uz nabave koja se provodi na projektu, kao i dokaze o izvrenju postupaka nabave i
ugovora o nabavi
Za nenamjensko troenje predujma, SAFU moe u svakom trenutku zatraiti od Korisnika vraanje
isplaenog iznosa predujma. Ako se predujam zahtjeva odmah u prvom tromjeseju provedbe, ali ne
nastanu nikakvi trokovi povezani s provedbom projekta u roku od 90 dana od dana primitka predujma
SAFU pokree postupak za njegov povrat.
Vano je naglasiti da e Korisnik morati vratiti sredstva iz predujma ako u definiranom roku ne zapone
s provedbom projektnih aktivnosti te u tom periodu ne nastanu nikakvi trokovi.
Ako je Korisniku odobrena isplata predujma, do trenutka poravnavanja iznosa isplaenog predujma s
nastalim trokovima, Korisnik trokove moe potraivati samo putem metode nadoknade, a od Korisnika
se zahtijeva da predujam opravdava u prvim Zahtjevima za nadoknadom sredstava koje podnosi.
5. Informiranje
i vidljivost
Aktivnosti informiranja i vidljivosti je potrebno usmjeriti na krajnje korisnike projekta, medije te opu i
strunu javnost kako bi se osiguralo:
Ukoliko Korisnik ima internetsku stranicu obvezan je informirati javnost o potpori dobivenoj iz fondova
navodei kratki opis projekta, ukljuujui njegove ciljeve i rezultate te istiui da je projekt sufinanciran od
strane Europske unije.
Uz objavu informacija na internetskoj stranici (ukoliko ista postoji), obvezne mjere informiranja ukljuuju
i jednu od dvije ponuene opcije, ovisno o vrijednosti projekta:
2. U svim ostalim projektima, Korisnik obvezno postavlja najmanje jedan plakat s informacijama
o projektu (najmanje veliine A3), ukljuujui podatke o financijskoj potpori Europske unije, na
mjesto koje je javnosti lako vidljivo, poput ulaza u zgradu.
Konano, Korisnici koji kupuju opremu ili vozila u sklopu projekta, a sufinanciraju troak iz fondova
Europske unije moraju svaki predmet pojedinano oznaiti naljepnicom koja treba biti jasno istaknuta na
vidljivom mjestu predmeta ili vozila.
Prostorije koje su opremljene u sklopu projekta takoer trebaju biti adekvatno oznaene, pomou naljepni-
ce ili ploe/panoa na kojima e se nalaziti osnovni elementi vidljivosti.
Kako bi sadraj naljepnice bio jasno vidljiv, veliina naljepnice mora biti primjerena veliini predmeta koji
se oznaava te biti izraena odgovarajue kvalitete, po mogunosti plastificirana s obzirom na to da se
mora osigurati njena dugotrajnost. U sluaju oteenja navedenih oznaka, Korisnik ih je obvezan zamijeniti
novim oznakama.
3. razni promotivni materijali kao to su: letci, broure, kape, majice, olovke, pingvin stalci (engl.
Roll-up), transparenti (engl. banner) i sl. Namijenjeni su krajnjim korisnicima i javnosti kojima se
dijele u svrhu irenja informacija o projektu i EU sufinanciranju.
4. razne objave poput onih u dnevnom tisku, on-line izdanjima tiska i/ili internetskim portalima,
oglasi i objave na radioteleviziji.
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 31
2. napomenom o fondu ili fondovima koji podupiru projekt (ako je projekt sufinanciran iz vie
fondova, moe se zamijeniti upuivanjem na ESI fondove). U te svrhe, Korisnik ovisno o fondu iz
kojeg je sufinanciran projekt bira jednu od opcija:
Ukoliko eli vizualno prezentirati identitet projekta, Korisnik ima pravo osmisliti i zajedno sa svim obveznim
oznakama vidljivosti, koristiti vlastiti projektni projektnim logotip. Isti mora biti dostavljen na uvid i komenti-
ranje SAFU prije objave u dokumentima. Adresa na koju se logotip alje radi verifikacije je: vidljivost@safu.hr.
32
Nadalje, ukoliko Korisnik nije siguran da su njegove oznake vidljivosti odgovarajue uvijek se moe obra-
titi SAFU s upitom oko istih te zatraiti verifikaciju predloenih oznaka vidljivosti. Kontakt za slanje upita
vezanih uz vidljivost je: vidljivost@safu.hr.
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 33
6. Priprema plana
nabave
to je plan nabave?
Plan nabave predstavlja jedan od alata za planiranje ulaganja i troenja projektnih sredstva. Plan nabave
mora sadravati sve nabave koje su planirane u okviru projekta kako one zavrene, tako i one planirane
te one koje se trenutno provode. Drugim rijeima, ako je Korisnik zapoeo postupke nabave prije potpisa
samog Ugovora, ta nabava se navodi u planu nabave te se naznauje kako je ista ve zapoela ili je odraena
u cijelosti. Plan nabave je takoer i alat za praenje izvrenja odnosno ostvarivanja postavljenih ciljeva i
rezultata te pridonosi transparentnosti cijelog postupka provoenja javne nabave.
Plan nabaveobrazac
prema
Ugovoru
NAZIV
o dodjeli
KORISNIKA
bespovratnih
sredstava
Za svaku planiranu nabavu koja podlijee pravilima iz Zakona o javnoj nabavi ili Priloga kojim su
definirana pravila koja se primjenjuju za osobe koje nisu obveznici Zakona o javnoj nabavi <opcija:
dodati daljnja ogranienja/prag/i tome slino>:
vrlo kratki Ovdje se navodi naziv nabave. Npr. Nabava robe za ulaganje i
PREDMET
opis predmeta proirenje kapaciteta proizvodnog pogona.
NABAVE
nabave
Plan nabave se dostavlja u SAFU u papirnatom obliku i mora biti ovjeren od strane Korisnika odnosno oso-
be ovlatene za zastupanje. Ukoliko neku nabavu provodi partner na projektu, u tom sluaju plan nabave
mora biti ovjeren i od tog partnera.
1
Broj priloga moe se razlikovati u razliitim Pozivima na podnoenje projektnih prijedloga
36
U postupku planiranja nabava i definiranja procijenjenih vrijednosti nabava vano je uzeti u obzir injenicu
da se predmet nabave moe dijeliti na grupe nabava, stoga se jednim postupkom nabave moe planirati
nabava razliitih tipova opreme (primjerice ako im je namjena opremanje istog objekta). Svrha i cilj podjele
na grupe je uiniti postupak nabave prikladnim i dostupnim irem broju gospodarskih subjekata, a sve na
nain koji e biti najbolji za naruitelja. Kako bi napravio najbolju podjelu, predlae se koristiti se kvalitet-
nom analizom trita (kako bi se utvrdilo i postojanje gospodarskih subjekata koji mogu izvriti predmet
nabave i adekvatnost procijenjene vrijednosti nabave). Grupe je mogue odrediti prema vrsti predmeta
nabave, svojstvima, namjeni, mjestu/vremenu ispunjenja.
SAFU e temeljem informacija koje dostavlja Korisnik pratiti izvrenje plana nabave radi utvrivanja pri-
hvatljivosti vezanih izdataka.
Primjerice, ako Korisnik planira nekoliko nabava ija je vrijednost ispod praga za primjenu Zakona o javnoj
nabavi (bagatelna nabava), odnosno ispod praga za primjenu postupka s objavljivanjem Obavijesti o na-
bavi iz Priloga za NOJN (direktna pogodba i ugovor o nabavi na temelju jedne ponude), a sukladno izvrenju
plana nabave bude jasno da je u okviru dvije ili vie takvih nabava ugovor potpisan s istim ugovarateljem,
vrlo je izvjesno da e SAFU ponovo utvrivati primjerenost definiranja predmeta nabave u planu nabave,
osobito ako je kumulativno procijenjena vrijednost tih nabava vea od navedenih pragova, odnosno zahtje-
va primjenu Zakona o javnoj nabavi/postupka s objavljivanjem Obavijesti o nabavi.
Obveznici ZJN duni su voditi rauna o brojanim oznakama iz Jedinstvenog rjenika javne nabave (CPV)
te predmete nabava koji imaju istu CPV oznaku, ukoliko je to mogue, planirati u okviru istih postupaka
nabave. Korisnici koji nisu obveznici Zakona o javnoj nabavi takoer se mogu koristiti CPV oznakama pri-
likom odreivanja predmeta nabave.
Izgradnja zgrade i
1.1. 1 ugovor 14.688.541,13 14.688.541,13
instalacija
Projektantski nadzor
1.3. nad izgradnjom 1 ugovor 293.770,82 293.770,82
zgrade
Nabava i
2.2. postavljanje 1 ugovor 495.000,00 495.000,00
opreme za hlaenje
Nabava i
2.3. postavljanje 1 ugovor 470.000,00 470.000,00
opreme za grijanje
Iako npr. oprema za grijanje i oprema za hlaenje ne moraju predstavljati jedan objedinjeni ureaj i mogu
ih dobaviti razliiti gospodarski subjekti, na svjetskom tritu postoji prilian broj gospodarskih subjekata
koji u svom poslovanju nude dobavu i postavljenje i opreme za hlaenje i opreme za grijanje odnosno
na tritu postoji cijeli niz proizvoda koji objedinjuju funkcije hlaenja i grijanja. Razdvajanje ove dvije
stavke u dvije razliite nabave omoguilo bi Korisniku sklapanje ugovora sa dobavljaem na temelju jedne
ponude i potencijalno ograniavanje trinog natjecanja, stoga bi moglo predstavljati cjepkanje nabave.
Objedinjavanje ove dvije stavke u jednu nabavu predstavlja nain postavljanja nabava koje su svakako u
skladu s naelima trinog natjecanja, transparentnosti i jednakog tretmana jer Korisnik u tom sluaju
provodi javno nadmetanje gdje svi prihvatljivi ponuditelji mogu dati ponudu odnosno javno nadmetanje u
kojem predmet nabave definiran tako da ne ograniava trino natjecanje.
Takoer, u primjeru prorauna gore imamo dvije stavke radova u projektu (Izgradnja zgrade i instalacija;
Obrtniki radovi) koje se nalaze u dva razliita elementa projekta. Kako su aktivnosti vezane uz ove stavke
neodjeljive (uvoenje dva razliita izvoaa radova na isto gradilite oteava koordinaciju provedbe te do-
vodi u pitanje nadlenost te odgovornost za pravovremenu izvedbu), razdvajanje stavaka u dvije zasebne
nabave predstavljalo bi umjetno dijeljenje nabave.
Nadalje, u primjeru prorauna projekta gore planirane su i stavke Projektantski i Struni nadzor na izgradnjom
zgrade. S obzirom da se ovdje radi o predmetima nabave koji imaju razliitu CPV oznaku (71247000-1 Nadzor
graevinskih radova i 71248000-8; Nadzor projekta i dokumentacije (projektantski nadzor)), naruitelji u pra-
vilu ove nabave definiraju kao dvije zasebne cjeline, odnosno kao dva odvojena predmeta nabave.
38
7. Zahtjevi za
nadoknadom
sredstava
dokazi o provedenoj aktivnosti (primjerice, u sluaju seminara, Korisnik e dostaviti materijale s pre-
davanja, potpisne liste, diplome/certifikate/potvrde, fotografije i sl.)
dokazi o provedenoj nabavi (dokumentacija za nadmetanje, zaprimljene ponude, dokaze izvrenoj ocjeni
ponuda, odluke o odabiru/neprihvaanju/ponitenju, potpisane ugovore, fotografije opreme i sl.)
dokazi o ostvarenim indikatorima (primjerice, u sluaju ostvarenja indikatora poveanja broja zaposle-
nih potrebno je dostaviti predmetne ugovore o radu)
dokazi o ostvarenim trokovima (ugovori, putni nalozi, narudbenice, rauni, situacije za plaanje
radova, bankovni izvodi i sl.). Potrebna dokumentacija prema vrsti troka (nabave roba/usluga/radova,
rad zaposlenika i sl.) navedena je u poglavlju 8.
Zahtjev za nadoknadom sredstava mora obuhvatiti sve aktivnosti i trokove koji su predmetom Ugovora,
odnosno Korisnik e izvijestiti o sveukupnim prihvatljivim trokovima bez obzira na to koji dio troka
je sufinanciran iz bespovratnih sredstava. Primjerom ukoliko se u projektu provode graevinski radovi
unutar kojih se ugrauju i fotonaponske elije, a koje nisu prihvatljive za sufinanciranje, Korisnik e uz
ZNS priloiti cjelokupne privremene (okonanu) situacije sa svim trokovima, napominjui kako sam snosi
troak dobave i ugradnje fotonaponskih elija.
S druge strane, kod prijave troka metodom plaanja Korisnik u sklopu ZNS-a dostavlja raune i druge
dokumente koji dokazuju nastanak troka projekta, te izvrenje usluge/radova ili dostavu robe te od SAFU
potrauje sredstva kako bi mogao podmiriti troak, odnosno platiti raun. Kada se troak prijavi ovom
metodom, Korisnik mora izvriti plaanje dobavljau te dostaviti dokaz o provedenom plaanju SAFU u
roku od 10 dana od dana primitka uplate sredstava. Ukoliko propusti dostaviti dokaze, troak e se smatrati
neprihvatljivim.
Primjer:
U sklopu ZNS-a
potraivati e se trokovi
1 09-2016 Meu-zahtjev 16.952.710,34 kn
unutar elementa 1, 2, 5
i 6.
U sklopu ZNS-a
2 12-2016 Meu-zahtjev 8.678.341,46 kn potraivati e se trokovi
unutar elementa 3, 5 i 6.
U sklopu ZNS-a
3 03-2017 Meu-zahtjev 10.352.449,00 kn potraivati e se trokovi
unutar elementa 4, 5 i 6.
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 41
U sklopu ZNS-a
potraivati e se trokovi
4 06-2017 Zavrni zahtjev 3.882.777,00 kn
unutar elementa 2, 5 i 6
te troak revizije projekta.
Ukupno 39.866.277,80 kn
Korisnik u Zavrnom zahtjevu za nadoknadom sredstava prijavljuje nastale trokove, koji su do tog trenut-
ka plaeni u cijelosti te dokaze o isplati, osim u sluaju metode plaanja kada SAFU vri zavrno plaanje
temeljem privremenog odobrenja Zavrnog izvjea.
Zavrni zahtjev za nadoknadom sredstava podnosi se u roku od 30 dana od isteka razdoblja provedbe projekta.
Primjer: Ugovor je sklopljen 28.08.2016. godine. Prvi Zahtjev za nadoknadom sredstava, odnosno meu-za-
htjev je potrebno pripremiti za razdoblje 28.08.2016. 27.11.2016., a mora se dostaviti najkasnije 12.12.2016.
PRIMJERI
Vano je napomenuti da se ovakvo raunanje rokova odnosi na projekte koji zapoinju provedbu danom pot-
pisa Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, kao i na projekte ija je provedba zapoela prije potpisa. Za
tono upoznavanje s datumom poetka provedbe za svaki pojedinani projekt potrebno je provjeriti odredbe
navedene u Posebnim uvjetima Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
42
Dodatno na obvezne rokove, ukoliko je dozvoljeno unutar Poziva u sklopu kojeg je Korisnik prijavio projekt,
a u sluaju potrebe, Korisnik moe i ee dostavljati Zahtjeve za nadoknadom sredstava pri emu se rok i
raspored dostave ostalih Zahtjeva ne mijenjaju te se sljedei Zahtjev za nadoknadom sredstava dostavlja
sukladno Poetnom planu podnoenja zahtjeva.
Zavrni Zahtjev za nadoknadom sredstava te Zavrno izvjee podnose se u roku od 30 dana od isteka
razdoblja provedbe projekta.
U sluaju da Korisnik propusti dostaviti ili ne dostavi zadovoljavajua pojanjenja i dokumente, SAFU nee
potvrditi prijavljene trokove koji su bili predmet pojanjenja te ih Korisnik moe potraivati u sklopu
idueg Zahtjeva.
Kod Zavrnog zahtjeva za nadoknadom sredstava, SAFU ima rok od 60 dana za provjeru i potvrdu do-
stavljenih dokumenata. U sluaju potrebe za dodatnim pojanjenjima, rok za provjeru i potvrdu Zavrnog
zahtjeva miruje u razdoblju od postavljanja takvog zahtjeva pa do zaprimanja traenih podataka/doku-
menata, a nastavlja tei protekom navedenog razdoblja. Dani protekli do mirovanja roka uraunavaju se u
ukupno trajanje roka. U sluaju da Korisnik propusti dostaviti ili ne dostavi zadovoljavajua pojanjenja i
dokumente, predmetni trokovi e biti odbijeni te ne postoji mogunost za potraivanje istih.
2. ako postoji opravdana sumnja ili je utvreno da je Korisnik ugrozio izvravanje Ugovora znaajnim
pogrekama ili nepravilnostima ili prijevarom
3. ako postoji sumnja na ili je utvreno postojanje pogreki, nepravilnosti ili prijevara poinjenih od
strane Korisnika u provedbi drugih ugovora koji se financiraju iz Opeg prorauna Europske unije
ili Dravnog prorauna a za koje je vjerojatno da e utjecati na izvrenje Ugovora.
Vano je napomenuti kako se po isteku 18 mjeseci od datuma zavretka razdoblja provedbe projekta, i
u svakom sluaju nakon isteka opeg razdoblja prihvatljivosti operativnog programa iz kojeg se Ugovor
financira, prema Korisniku nee vriti nikakva plaanja.
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 43
8. Raunovodstveno
evidentiranje i
financijsko praenje
provedbe projekata
to je to dvostruko financiranje?
Pod dvostrukim financiranjem smatra se (su)financiranje predloenih prihvatljivih izdataka koje dovodi
do primanja naknada za trokove za koje je ve zatraeno ili e biti zatraeno i/ili ostvareno pravo na (su)
financiranje iz bilo kojeg drugog javnog izvora (ukljuujui EU odnosno ESI fondove). Prilikom potivanja
naela izbjegavanja dvostrukog financiranja Korisnik mora osigurati kako predloeni prihvatljivi izdaci nisu,
niti e biti (su)financirani vie od jednom nakon potencijalno uspjenog okonanja dvaju ili vie postupaka
dodjele bespovratnih sredstava, osim u dijelu koji se odnosi na retroaktivnu dodjelu bespovratnih sredsta-
va EU, a koji ne predstavljaju financiranje istog specifinog troka iz vie razliitih izvora financiranja. Pri
ovome Korisnik mora biti svjestan kaznene odgovornosti prema Kaznenom zakonu (Narodne novine, broj
125/2011, 144/2012, lanku 258. Subvencijska prijevara). Obveza Korisnika je da uz svaki ZNS dostavlja
izjavu kojom potvruje da nema dvostrukog financiranja.
U daljnjem tekstu ponegdje se koristi termin Izdatak koji podrazumijeva troak koji je plaen.
2
44
3. Prijevoz
4. Postotak rada na projektu = sati rada na projektu/ redovni sati rada (Mjeseni fond sati umanjen
za neradne dane poput: blagdana, godinji odmor, plaeni dopust i bolovanje na teret poslodavca.)
Udio rada na projektu mora odgovarati udjelu rada u proraunu Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava.
U suprotnom potrebno je kontaktirati voditelja projekta prije slanja Zahtjeva za nadoknadom sredstava.
U praksi se dozvoljava niveliranje 0-100% radnog vremena iz mjeseca u mjesec, s napomenom da dje-
latnik do kraja provedbe projekta ima pravo na planirani % (troak) radnog vremena na projektu te da se
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 45
u mjesecima kada koristi godinji odmor, bolovanje ili neki drugi neradni dan (osim blagdana) priznaje u
tom mjesecu planirani % rada iz Ugovora. Bilo kakve izmjene moraju biti komunicirane izmeu ugovornih
strana. Korisnik moe uvesti izmjene u skladu s pravilima propisanim Ugovorom.
Primjer izrauna
Kako bi smo prikazali izraun troka rada na projektu moramo uzeti platnu listu za osobu koja
radi na projektu:
Osnovica 5.108,84
Koeficijent 2,425
Dohodak 12.148,69
NETO 11.052,90
Doprinos za zdravstveno stopa 15,00% 2.277,88 kn
1. BRUTO I
Redovan mjeseni fond sati 184
Osnovica 5.108,84
Koeficijent 2,425
Meuzbroj 12.388,94
Minuli rad 0,05
619,45
BRUTO I 13.008,38
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 47
odnosno:
Prihvatljive stavke s platne liste:
Redovan rad 160 2,425 10.772,99
Naknada plae za dravni blagdan i neradni dan 8 2,425 538,65
Slubeni put 16 2,425 1.077,30
12.388,94
0,05
619,45
I 13.008,39
Doprinosi na plau (%prema vaeim propisima) 17,20% 2.237,44
3. Prijevoz II 360,00
4. Postotak rada na projektu
Radovan rad + slubeni put 176
Rad na projektu 40
% rada na projektu (40/176) III 22,73%
Ukupan troak rada na teret
(13.008,39+2.237,44+360)*22,73% 3.547,21
projekta (I+II)*III
Troak rada na projektu rauna se na nain da se broj sati rada odraenih na aktivnostima projekta pomnoi
sa satnicom.
Tijekom provedbe projekta, izraun se prema potrebi moe aurirati prema novim podacima o godinjem
bruto iznosu plae, ako je to predvieno Pozivom na dostavu projektnih prijedloga odnosno Ugovorom3.
Godinji bruto iznos plae obuhvaa bruto plau (ukljuujui obvezne doprinose iz plae, porez i prirez) te obvezne doprinose
na plau
48
Broj radnih dana po mjesecu ne ukljuuje vikende i praznike osim u iznimnim situacijama kada priroda
projekta to zahtjeva u kojem sluaju je potrebno zatraiti unaprijed odobrenje od SAFU.
Radni dan uobiajeno traje 8 radnih sati osim u sluaju varijacija sukladno primjenjivim zakonskim propi-
sima, internim pravilnicima i dokumentiranoj praksi.
Prema Pravilniku o porezu na dohodak Dnevnice za slubena putovanja u zemlji i inozemstvu isplauju se
za putovanja iz mjesta u kojemu je mjesto rada ili iz mjesta prebivalita/uobiajenog boravita radnika
koji se upuuje na slubeno putovanje u drugo mjesto (osim u mjesto u kojemu ima prebivalite ili uo-
biajeno boravite), a udaljenosti najmanje 30 kilometara, radi obavljanja u nalogu za slubeno putovanje
odreenih poslova njegova radnog mjesta, a u svezi s djelatnosti poslodavca. Dnevnice za slubena puto-
vanja u zemlji i inozemstvu jesu naknade za pokrie izdataka prehrane, pia i prijevoza u mjestu u koje je
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 49
Iznimno, uz putni nalog mogu se umjesto karata ili rauna priloiti potvrde o cijeni putnih karata, samo
u sluaju:
gubitka,
unitenja, ili
krae izvornog rauna4.
Dokaz o pruanju usluga ine odobrena izvjea, prirunici, evidencije radnog vremena, prijevozne karte,
dokazi o pohaanju seminara, konferencija i teajeva te relevantna dokumentacija i dobiveni materijali,
kao to su liste sudionika, prezentacije, radni listovi, certifikati i slino.
4. Dokaz o noenju (npr. raun hotela) ukoliko putovanje traje vie od jednog radnog dana
1. Ako se potrauju kao neizravni trokovi primjenom fiksne stope, priznaju se po fiksnoj stopi do
visine od 15 % prihvatljivih izravnih trokova osoblja (trokovi plaa). U ovom sluaju nije potrebno
dostavljati raune za reijske trokove nego se iznos odreuje kao postotak trokova plaa.
2. Ako se potrauju kao stvarni trokovi, iskazuju se u udjelu u kojem se odnose na projekt (udio
se moe odreivati npr. temeljem postotka rada na projektu ili temeljem kvadrature (povrine)
na kojoj se odvija projektna aktivnost ovisno to je relevantno za projekt). Kao popratna
dokumentacija uz Zahtjev za nadoknadom sredstava se dostavljaju rauni i dokazi o plaanju,
metodologija izrauna te knjigovodstvene evidencije.
Pruatelji usluga, isporuitelji, izvoai radova trebaju biti odabrani kroz procedure nabave i relevantna
pravila sukladno odredbama Zakona o javnoj nabavi ili po pravilima za subjekte koji nisu obveznici primje-
ne Zakona o javnoj nabavi (NOJN).
4
MF, Sredinji ured Porezne uprave, klasa: 410-18/05-01/125, ur. broj: 513-07-21/05-2 od 15. 12. 2005.
50
Pri odreivanju vrste trokova usluga koji su prihvatljivi potrebno je uzeti u obzir Pravilnik o prihvatljivosti
izdataka, Poziv, dokumentaciju iz Poziva, Ugovor i ostalu relevantnu dokumentaciju.
Trokovi povezani s nabavom roba su prihvatljivi kada je ista isporuena i instalirana tijekom provedbe
projekta (narudba robe, potpisivanje ugovora, ili bilo koji drugi oblik stvaranja obveze za plaanje prema
izvriteljima (dobavljaima) tijekom provedbenog razdoblja za robu koja treba biti isporuena nakon isteka
provedbenog razdoblja nije u skladu sa zahtjevima prihvatljivosti troka). Prihvatljivi su i predujmovi koji
se plaaju dobavljaima, ako su u skladu s ugovorima koje su sklopili Korisnik i dobavlja.
provjerava se troe li se financijska sredstva predvienom dinamikom (jesu li svi planirani trokovi kao
prihvatljivi u punom iznosu prihvaeni, vremensko odstupanje u sluaju kada se PDV plaa do trenutka
ostvarivanja prava na pretporez, dinamika doznake sredstava po ZNS-ovima i sl.)
provjerava se da se sredstva namjenski troe
provjerava se da se potuju sve propisane procedure (npr. postupci javne nabave)
provjerava se da e, unato moguim promjenama u trinim cijenama, projekt imati dovoljno sredsta-
va za podmirenje svih potrebnih trokova pravovremenom prenamjenom (realokacijom) sredstava
provjerava se da se u sluaju nastanka nepredvienih trokova osiguraju pravovremeno adekvatna
vlastita sredstva ili da se izvri pravovremena prenamjena sredstava.
potrebno je kontinuirano i to tonije predviati tone datume kada e trokovi nastati i doi na na-
platu (rokovi plaanja)novani odljevi s jedne strane te pravovremeno pripremanje Zahtjeva za nado-
knadom sredstava s druge strane
potrebno je raunati (sukladno Opim uvjetima) koliki je rok za isplatu po primljenim Zahtjevima za
nadoknadu sredstava tj. kada e sredstva biti uplaena na raun od trenutka predaje ZNS-a (rok za
pregled i odobrenje ZNS-a, nakon ega poinje tei rok za uplatu sredstava korisniku ukupno moe
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 51
trajati do dva mjeseca, dok kod zavrnog ZNS-a rok iznosi najvie tri mjeseca).
potrebno je voditi rauna da e trokovi koje SAFU ne potvrdi u predanom ZNS-u zbog nedostatka
informacija, popratne dokumentacije ili pojanjenja biti prebaeni u sljedei ZNS odnosno postoji rizik
da, ako u zavrnom ZNS-u postoje trokovi koji nisu potvreni zbog nedostatka informacija, poprat-
ne dokumentacije ili pojanjenja, ti trokovi budu proglaeni neprihvatljivima (tj. potrebno je za njih
osigurati vlastita sredstva drugi izvor financiranja ili napraviti realokaciju ili prenamjenu sredstava).
potrebno je osigurati da su ugovori pravovremeno potpisani i rauni pravovremeno zaprimljeni od
izvritelja usluga, dobavljaa robe ili izvoaa radova, proknjieni i plaeni sukladno postavljenim in-
ternim procedurama i opim uvjetima poslovanja i projekta kako bi se dokazalo da su trokovi nastali
i kako bi se mogli uvrstiti u ZNS.
potrebno je analizirati mogue rizike i okolnosti koje mogu negativno utjecati na novani tijek projekta
te pravovremeno na njih reagirati s ciljem izbjegavanja ili ublaavanja. Primjerice, izostanak lanova
tima, nepravovremeno odraivanje aktivnosti (pravovremeno osiguranje zamjene npr. osoba zadu-
ena za pripremu ZNS-a je neplanirano odsutna potrebno je osigurati zamjenu)
ukoliko je primjenjivo potrebno je osigurati pravovremenu dostavu podataka o projektnim troko-
vima nastali kod partnera sa svim potrebnim dokazima o nastanku troka i plaanjima a sukladno
nacionalnom zakonodavstvu i Ugovoru.
Potrebno je vriti kontrolu i paljivo planirati ostale aktivnosti koje utjeu na dinamiku novanog tijeka
ovisno o Posebnim uvjetima i Pozivu na dostavu projektnog prijedloga, Korisnik moe dostavljati
Zahtjeve za nadoknadom sredstava ee od dinamike predviene Ugovorom i na taj nain osigurati
kontinuirani novani tijek
ovisno o Posebnim uvjetima i Pozivu na dostavu projektnog prijedloga, Korisnik moe dostaviti Zahtjev
za nadoknadom sredstava koristei metodu plaanja (npr. raun dobavljaa se ne plaa odmah nego
potrauje od SAFU doznaku tih sredstava odnosno potrebnog iznosa a kako bi nakon doznake sredsta-
va mogao izvriti plaanje dobavljau)
osigurati vlastita sredstva drugi izvor financiranja ili napraviti preraspodjelu ili prenamjenu sredstava
zatraiti pomo u premoivanju od vanjskih institucija/nadlenih tijela.
PRIMJERI Primjer 1. Negativna teajna razlika: Nabavljena je oprema od inozemnog dobavljaa. Ulazni raun iznosi
10.000,00 eura i proknjien je u raunovodstvu u kunskoj protuvrijednosti od 76.000,00 kuna na datum
rauna kada je srednji teaj HNB-a iznosio 7,600000 kuna za 1 euro.
S obzirom na to da se na raunu korisnika nalaze sredstva u kunama, korisnik je naruio devize i kupio
10.000,00 eura po prodajnom teaju banke i platio devize 76.111,11 kuna (prodajni teaj 7,611111 kuna za 1
euro). Nastao je fiziki odljev novca u tom iznosu i realizirana teajna razlika u iznosu od 111,11 kuna koja nije
prihvatljivi troak projekta i tereti vlastita sredstva korisnika.
2 dana kasnije plaen je raun dobavljau kada je srednji teaj HNB-a iznosio 7.601111. Nastala je teajna
razlika i prema raunovodstvenoj evidenciji troak izraen u kunskoj protuvrijednosti na dan plaanja iznosi
76.011,11 kuna za 1 euro ime nastaju negativne teajne razlike u iznosu od 11,11 kuna.
Sukladno Zakonu o porezu na dodanu vrijednost obraunava se obveza za PDV. U sluaju kada su elementi
za utvrivanje porezne osnovice (osim pri uvozu dobara) utvreni u stranoj valuti, za preraun u kune koristi
se srednji teaj Hrvatske narodne banke na dan nastanka obveze obrauna PDV-a, to je propisano lankom
36. stavkom 2. Zakona5.
Korisnik priprema Zahtjev za nadoknadom sredstava u kojem potrauje troak nabave opreme.
Iznos troka za opremu (ukoliko Korisnik ima pravo na 100% odbitak pretporeza) koji uvrtava u ZNS je
sljedei:
10.000,00 eura x 7,601111 (kuna za 1 euro, srednji teaj na dan kada je troak plaen iskazan sa est
decimala) = 76.011,11 kuna (korespondira iznosu na kontu troka, s kontom teajne razlike) iznos koji
se unosi u ZNS je samo iznos prema srednjem teaju na datum rauna (76.000,00 kuna) proknjien na
kontu troka. Razlika od 11,11 kuna raunovodstvenog troka, odnosno razlika u iznosu od 111,11 kuna
u novanom izdatku ne knjii se, odnosno ne priznaje se na teret projekta. Teajna razlika tereti neko
drugo predvieno mjesto troka na kontu teajnih razlika. SAFU priznaje samo iznos s konta troka bez
obzira na to to je iznos izdatka (stvarnog novanog odljeva) vei.
Eventualni gubici zbog fluktuacija valutnih teaja ne mogu biti refundirani iz sredstava projekta.
Primjer 2. Pozitivna teajna razlika: raun od stranog dobavljaa dolazi na 12.894,00 eura, dok je po sred-
njem teaju na datum rauna na konto troka proknjieno 100.000,00 kuna. Na dan plaanja po srednjem
teaju troak iznosi 97.995,82 kuna. Dolazi do pozitivne teajne razlike u iznosu od 4,18 kuna. Korisnik u
ZNS-u prijavljuje iznos od 97.995,82 kuna s obzirom na to da je to stvarno plaeni iznos te priznati izdatak
ne moe biti vei od stvarnog novanog odljeva (prijavljuje se dakle iznos s konta troka umanjen iznosom
teajne razlike s konta prihoda od teajnih razlika).
http://www.porezna-uprava.hr/HR_publikacije/Lists/mislenje33/Display.aspx?id=18788
Broj klase:410-19/13-01/363, Urudbeni broj:513-07-21-01/13-2, Zagreb, 23.09.2013 Primjena srednjeg teaja.
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 53
evidencije iz raunovodstvenog sustava koji Korisnik (ako je primjenjivo Partner) koristi za potrebe po-
slovanja (kao to su glavna knjiga, analitike evidencije, evidencije dugotrajne/kratkotrajne imovine;
sitnog inventara, dnevnici knjienja i ostala raunovodstvena dokumentacija).
dokumentacija vezana uz provoenje postupaka nabave, kao to su dokazi objave, dokumentacija za
nadmetanje, ponude ponuditelja i evaluacijska izvjea te ostala relevantna dokumentacija;
uvid u preuzete obveze na temelju sklopljenih ugovora/narudbenica;
dokaz o pruanju usluga, kao to su odobrena izvjea, prirunici, evidencije radnog vremena, prijevo-
zne karte, dokazi o pohaanju seminara, konferencija i teajeva te relevantna dokumentacija i dobive-
ni materijali, kao to su liste sudionika, prezentacije, radni listovi, certifikati i slino;
dokaz o primitku robe, kao to su primjerice potvrde o isporuci od dobavljaa uz potvrde o prihvatu,
privremene potvrde o prihvatu i konane potvrde o prihvatu;
dokaz o zavretku radova, poput potvrde o prihvatu, potvrde o preuzimanju, uporabne dozvole i po-
tvrde o izvedbi; izvjee nadzora (ako je primjenjivo) trokovnik, zapisnik o primopredaji, graevinsku
knjigu s ovjerenim dokaznicama mjera po stavkama
dokaz o kupnji, kao to su rauni i priznanice.
dokaz o plaanju kao to su bankovni izvodi, knjine obavijesti, dokazi o podmirenju od izvoaa, pri-
vremene i okonane situacije;
dokaz da su porezi i/ili PDV plaeni i da za njih nije mogue ostvariti povrat;
dokaz o putovanju kao to je putni nalog i putni raun, izvjetaj s puta, prijevozne karte i ukrcajne pro-
pusnice (dodatno to mogu biti pozivi na dogaaje ili programi dogaanja, dokazi o sudjelovanju (pot-
pisna lista), dokaz o plaanju trokova slubenog puta od strane Korisnika/Partnera (bankovni izvodi,
isplatnice i sl.), dokaz o noenju (npr. raun hotela) ukoliko putovanje traje vie od jednog radnog dana)
raunovodstvene evidencije i popratna dokumentacija koja dokazuje plaanja trokova slubenog
puta
za trokove goriva, priloene saete popise prijeene kilometrae, podatke o prosjenoj potronji kori-
tenih vozila, slubeni dnevnik vozila, podatke o trokovima goriva i odravanja;
evidencije zaposlenika, platne liste, ugovore o radu odnosno rjeenja o prijemu i rasporedu na radno
mjesto (ako je primjenjivo), odluke o radu na projektu, popis zaposlenika i iznos isplaene plae i dopri-
nosa na odreeni dan potpisan od strane voditelja raunovodstva, evidencije radnog vremena i slino.
Za lokalno osoblje zaposleno na odreeno vrijeme, pojedinosti o naknadi koja se isplauje, potvrene
od strane lokalno nadlene slubene osobe, a ralanjena na bruto plau, doprinose za zdravstveno i
mirovinsko osiguranje i neto plau.
ostala dokumentacija po potrebi sukladno Pozivu, Ugovoru i ostalim relevantnim propisima
54
Zahtjevi za nadoknadnom sredstava (tijekom provedbe i zavrni) i drugi financijski podatci povezani s pro-
jektom moraju biti usklaeni s njegovim raunovodstvenim evidencijama. U tu svrhu Korisnik mora pri-
premiti i uvati odgovarajui trag poravnanja, pratee rasporede, analize i ralambe za potrebe kontrole od
strane nadlenih tijela te radi osiguranja jasnog revizorskog traga.
U sluaju pogreaka, nepravilnosti i prijevara utvrenih u Korisnikovu postupanju, SAFU moe odrediti fi-
nancijske korekcije, primjenjujui pri tome propise, upute i smjernice Europske komisije koje se u pogledu
odreivanja financijskih korekcija primjenjuju na drave lanice Europske unije, ili nacionalne akte kojima
se ureuje navedeno podruje. Prilikom odreivanja financijskih korekcija SAFU e dati odgovarajua obra-
zloenja Korisniku.
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 55
9. Provedba nabave
u okviru projekta
Kako bi se ovi rizici prevenirali, Korisnik bi morao obratiti posebnu panju na ljudske resurse koji su potreb-
ni za provedbu postupaka nabave, kao i njihovu strunost.
OBVEZNICI
ZAKONA
NEOBVEZNICI ZAKONA O JAVNOJ NABAVI (NOJN)
O JAVNOJ
NABAVI
Kad je obvezno primjenjivati pravila nabave? (Opi uvjeti Ugovora, l.5) Isto kao
Ako se provodi nabava radova, robe i/ili usluga za potrebe projekta. NOJN
ugovore o stjecanju, zakupu ili najmu postojeih zgrada, druge nepokretne imo-
vine, zemljita ili prava koja se njih tiu, bez obzira na nain financiranja;
usluge arbitrae i mirenja;
ugovore o radu;
ugovore za termine radiotelevizijskog emitiranja;
ugovore kojima se pribavlja usluga objave u Narodnim novinama.
u situaciji kada je rije o trokovima koji se na temelju propisa ili drugih obvezujuih
akata plaaju unaprijed odreenim tijelima (kao to su troak komunalnog doprino-
sa, uporabne dozvole, energetski prikljuak, vodni prikljuak).
ako je NOJN-ov projektni prijedlog u fazi ocjenjivanja kvalitete bodovan na
temelju podatka o sudjelovanju na tono utvrenim sajmovima, na trokove/
ugovore koje NOJN sklapa vezano uz sudjelovanje na tim sajmovima.
Kada SAFU (PT2) provjerava dokumentacije za nadmetanje, odnosno svu Isto kao
dokumentaciju vezanu uz pojedine postupke nabave? (Opi uvjeti Ugovora, l.5) NOJN
SAFU svu dokumentaciju vezanu uz pojedine postupke nabave pregledava
najkasnije u okviru pregleda Zahtjeva za nadoknadom sredstava temeljem kojeg
trai nadoknadu dijela ili cijelog izdataka povezanog s tim nabavama.
Prilog Postupci nabave za osobe koje nisu obveznici Zakona o javnoj nabavi. Sve reference u ovom stupcu odnose se na navedeni
prilog (ako nije navedeno drugaije)
Zakon o javnoj nabavi (NN 90/2011, 83/2013, 143/2013, Odluka Ustavnog suda RH br. U-I-1678/2013 NN 13/2014). Sve reference
u ovom stupcu odnose se na Zakon o javnoj nabavi (ako nije navedeno drugaije)
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 57
Tko je odgovoran za provedbu postupaka nabave? (Opi uvjeti Ugovora, l.4) Isto kao
NOJN
Provedba projekta, time i postupaka nabave, iskljuiva je odgovornost
Korisnika. Korisnik je obvezan provesti ugovoreni projekt s dunom panjom,
transparentno, u skladu s najboljom praksom u predmetnom podruju, sukladno
Ugovoru te primjenjivim nacionalnim i zakonodavstvom EU.
Naelo transparentnosti
U skladu s ovim naelom koje je u svojoj praksi razvio Sud EU, drava lanica
EU mora prihvatiti proizvode i usluge koje isporuuju/pruaju gospodarski
subjekti iz drugih drava lanica EU ako proizvodi i usluge na odgovarajui nain
ispunjavaju legitimne ciljeve drave lanice primatelja.
NOJN mora pod istim uvjetima uzeti u obzir proizvode iz drugih drava lanica,
koji su proizvedeni u skladu s tehnikim pravilima i normama koji propisuju
jednaku razinu izvedbe kao i proizvodi proizvedeni u skladu s tehnikim
specifikacijama koje su navedene u dokumentaciji za nadmetanje.
OBVEZNICI
NEOBVEZNICI ZAKONA O JAVNOJ NABAVI (NOJN) ZAKONA O
JAVNOJ NABAVI
Tko je tko u postupcima nabave? (Opi uvjeti Ugovora l.1.st.2, toka 1) lanak 2.
Korisnik uspjean prijavitelj s kojim se potpisuje Ugovor o dodjeli bespovrat-
nih sredstava (Korisnik bespovratnih sredstava iz Fondova)
NOJN Korisnik koji nije obveznik Zakona o javnoj nabavi (u skladu s odredba-
ma navedenog Zakona NN br. 90/11, 83/13, 143/13 i 13/14); inae naruitelj u
terminologiji javne nabave
Gospodarski subjektfizika ili pravna osoba ili zajednica tih osoba koji na tri-
tu nudi izvoenje radova i/ili posla, isporuku robe ili pruanje usluga
Ponuditelj gospodarski subjekt koji je dostavio ponudu u okviru odreenog
postupka nabave
Kandidat/natjecatelj gospodarski subjekt koji je dostavio prijavu/zahtjev za
sudjelovanjem u okviru postupka nabave/javnog nadmetanja u dvije faze (od-
nosno, ogranienog postupka u terminologiji javne nabave).
NA
PO
ako ne postoji mogunost prikupljanja ponuda na tritu jer je predmet
M
EN
nabave iskljuivo vezan uz odreeni gospodarski subjekt koji ga jedini
A:
moe isporuiti (zbog tehnikih razloga ili razloga koji se odnose na zatitu
posebnih ili iskljuivih prava), ili
ako je potrebno ugovoriti dodatne radove, robu ili usluge u odnosu na one
iz Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, koji su nuni za zavretak
projekta. U navedenom sluaju ukupna vrijednost dodatno ugovorenih
radova, roba ili usluga ne prelazi 15% poetne ukupne vrijednosti specifinog
troka definiranog u predmetnom ugovoru.
USLUGE, ROBE,
20 dana 10 dana
RADOVI
Molimo dodatno obratite pozornost da izmjene Ugovora kojima se uvode nove i/ili mijenjaju postojee aktivnosti te s njima
povezani prihvatljivi trokovi dodatno podlijeu kumulativnom ispunjenju uvjeta navedenih u l. 19.2 Opih uvjeta Ugovora
Navedeni rok se rauna od dana kada je pojedini pozvani gospodarski subjekt primio Poziv, stoga je prilikom definiranja tonog roka
za dostavu ponude (datum i vrijeme) potrebno uraunati i vrijeme koje je potrebno da ponuditelj zaprimi Poziv na dostavu ponuda.
62
to ako, nakon poetka postupka nabave, zaprimimo pitanja 2. dio, glava I.,
gospodarskih subjekata, odnosno zahtjeve za dodatne Odjeljak 2.,
informacije/pojanjenja/izmjenom dokumentacije? Tijek postupaka
javne nabave
Prilog ne propisuje obvezu NOJN-a da kroz Poziv, OoN ili Dokumentaciju
za nadmetanje eksplicitno dopusti gospodarskim subjektima postavljanje
pitanja, zahtjeva za dodatne informacije, pojanjenja i izmjene dokumentacije.
Meutim, sukladno naelu transparentnosti, te obvezi da predmet nabave
opie na jasan i nediskriminirajui nain, omoguavajui natjecanje meu
ponuditeljima i usporedivost ponuda u odnosu na postavljene zahtjeve, NOJN
e svako postavljeno pitanje ili zahtjev razmotriti i postupiti na nain da
osigura postupanje u skladu s naelima nabave i obvezama postupka. Ukoliko
je potrebno, NOJN moe mijenjati dokumentaciju za nadmetanje i produiti
rok za dostavu ponuda.
OBVEZNICI
ZAKONA
NEOBVEZNICI ZAKONA O JAVNOJ NABAVI (NOJN)
O JAVNOJ
NABAVI
Koliko gospodarskih subjekata moramo pozvati? (toka 4.2, 9.1, 11) n/p
Prije poetka navedenog postupka NOJN je obvezan istraiti relevantno trite za
predmet nabave. Istraivanje se vri:
OBVEZNICI
NEOBVEZNICI ZAKONA O JAVNOJ NABAVI (NOJN) ZAKONA O
JAVNOJ NABAVI
Moe li nabava (odnosno predmet nabave) biti podijeljen na grupe? (toka 8.2) lanak 79.
Da.
procijenjena vrijednost nabave je zbrojena vrijednost svih grupa nabave (za oda-
bir postupka nabave uzima se u obzir ukupna zbrojena vrijednost svih grupa).
dokumentacija za nadmetanje mora sadravati navod o mogunosti podno-
enja ponuda za jednu, vie ili sve grupe
sukladno prethodnoj toki, ako se u dokumentaciji za nadmetanje navode
uvjeti sposobnosti, oni moraju biti razmjerni pojedinanoj grupi nabave
u postupku nabave podijeljenom u grupe, ugovor se sklapa posebno za sva-
ku grupu predmeta nabave, a ako je ponuda istog ponuditelja odabrana u
vie grupa, NOJN moe s tim ponuditeljem sklopiti jedan ugovor za sve te
grupe.
Koji su mogui razlozi iskljuenja ponuditelja? (toka 8.2, 15., 16.) lanak 67.-68.
Pravilo ne propisuje mogue razloge iskljuenja, meutim u toki 15 istaknuta
je mogunost iskljuenja ponuditelja ukoliko ponuditelj ne udovoljava uvjete
iz dokumentacije za nadmetanje. Dakle, ukoliko to eli, razloge za iskljuenje
moe propisati sam NOJN, a navedene razloge potrebno je jasno navesti u
dokumentaciji za nadmetanje. Razlozi iskljuenja koje NOJN moe primijeniti,
kao i relevantni dokazi, mogu npr. biti oni koji su navedeni u vaeem Zakonu o
javnoj nabavi.
OBVEZNICI
ZAKONA
NEOBVEZNICI ZAKONA O JAVNOJ NABAVI (NOJN)
O JAVNOJ
NABAVI
Tko vri pregled i ocjenu ponuda? (toka 5.3) lanak 24., 90.
Pregled i ocjenu ponuda vri osoba ovlatena za zastupanje NOJN-a ili osoba/
osobe koju/koje je osoba ovlatena za zastupanje NOJN-a imenovala za
provoenje postupka nabave.
to ako je ponuda zaprimljena nakon isteka roka za dostavu ponuda? (toka 12) lanak 29.
Takva ponuda smatra se zakanjelom i ne otvara se.
68
Koji je obvezni sadraj Zapisnika o otvaranju i ocjenjivanju ponuda? (toka 12) Uredba o
nainu izrade
NOJN je obvezan sastaviti Zapisnik o otvaranju i ocjenjivanju ponuda. Zapisnik
i postupanju
obvezno sadri:
s dokumenta-
naziv i sjedite NOJN -a, cijom za
mjesto te datum i sat poetka i zavretka otvaranja ponuda, nadmetanje
i ponudama,
predmet nabave,
lanak 22.-25.
vrstu postupka nabave,
ime i prezime nazonih osoba te njihove potpise,
popis zaprimljenih ponuda s datumom zaprimanja te podatak koje su od
zaprimljenih ponuda zakanjele i koje se stoga nisu otvorile,
naziv i sjedite ponuditelja, prema redoslijedu zaprimanja ponuda,
cijenu svake ponude bez poreza na dodanu vrijednost cijenu ponude s pore-
zom na dodanu vrijednost,
datum poetka i zavretka pregleda i ocjene ponuda,
podatke o pojanjenju u vezi s dokumentima/ponudama (ukljuujui podat-
ke o ispravcima raunskih pogreaka), ako ih je bilo,
popis traenih i dostavljenih jamstava za ozbiljnost ponude, ako ih je NOJN
traio,
analizu ponuda vezano uz ispunjenje zahtijeva u pogledu opisa predmeta
nabave i tehnikih specifikacija,
naziv i sjedite ponuditelja ije ponude se odbijaju, uz obrazloenje razloga
za odbijanje (i u sluaju neuobiajeno niske cijene),
naziv ponuditelja s kojim NOJN namjerava sklopiti ugovor o nabavi/u odno-
su na kojega namjerava izdati narudbenicu,
popis priloga uz zapisnik (zahtijevani/dostavljeni dokumenti, pojanjenja,
objanjenja).
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 69
Primjer: NOJN je kao dokaz nepostojanja razloga iskljuenja traio potvrdu PRIMJERI
Porezne uprave. NOJN je kao dokaz financijske sposobnosti traio dostavu godi-
njih financijskih izvjeaja. Ponuditelj nije dostavio niti jedan od navedenih doku-
menata. NOJN smije pozvati ponuditelja na upotpunjavanje ponude, pri emu se
naknadna dostava ovih dokumenata ne smatra izmjenom ponude.
Primjer: Ukoliko se ponuena tehnika specifikacija ini nejasnom (npr. nije jasno PRIMJERI
odgovara li ponueni ureaj svim tehnikim zahtjevima iz dokumentacije za nad-
metanje), NOJN smije pozvati ponuditelja na pojanjenje tog elementa ponude.
Ukoliko dio predmeta nabave nije ponuen (npr. iz tehnike specifikacije ponudi-
telja vidljivo je da nije ponudio dio predmeta nabave), NOJN ne smije pozvati po-
nuditelja na pojanjenje, ve je obvezan odbiti ponudu (jer bi u pravilu zahtjev za
pojanjenjem u takvom sluaju rezultirao dopunom, odnosno izmjenom ponude).
Kad se ponuda prihvaa, odnosno kad je ponuda valjana? (toka 11) lanak 93. i
94.
Valjana ponuda je ona koja je pravovremena (zaprimljena u roku za dostavu
ponuda) te koja udovoljava uvjetima dokumentacije za nadmetanje.
to ako ponuda sadri neuobiajeno nisku cijenu? (toka 12) lanak 91.
Ako je u ponudi iskazana neuobiajeno niska cijena ponude ili neuobiajeno
niska pojedina jedinina cijena to dovodi u sumnju mogunost isporuke robe,
izvoenja radova ili pruanja usluga koji su predmet nabave, NOJN moe odbiti
takvu ponudu. Kod ocjene cijena NOJN uzima u obzir usporedne iskustvene
i trine vrijednosti te sve okolnosti pod kojima e se izvravati odreeni
ugovor o nabavi. U skladu s naelima nabave, NOJN bi, prije nego odbije
ponudu s neuobiajeno niskom cijenom morao ponuditelju dati primjereni
rok u kojem ponuditelj mora dati objanjenje neuobiajeno niske cijene. Tek
ukoliko ponuditelj unutar postavljenog roka nije dao zatraeno objanjenje
neuobiajeno niske cijene ili njegovo objanjenje nije prihvatljivo NOJN moe
odbiti njegovu ponudu.
Koji je sadraj Odluke o iskljuenju/odbijanju ponude? (toka 17.4, 17.5) lanak 96.,
101.
Svakom ponuditelju koji je iskljuen ili ija je ponuda odbijena dostavlja se
Odluka o iskljuenju ili Odluka o odbijanju ponude.
Koji je obvezan sadraj ugovora o nabavi? (toka 17.2, 17.3) lanak 105.
Ugovor o nabavi se sklapa na temelju uvjeta iz dokumentacije za nadmetanje i
odabrane ponude. Sadri najmanje sljedee podatke:
naziv, adresu, broj telefona, broj faksa, adresa elektronike pote NOJN-a,
opis predmeta nabave,
naziv i adresu, broj telefona, broj faksa, adresa elektronike pote odabranog
ponuditelja
podatke o iznosu ugovora koji odgovara iznosu odabrane ponude.
72
OBVEZNICI
NEOBVEZNICI ZAKONA O JAVNOJ NABAVI (NOJN) ZAKONA O
JAVNOJ NABAVI
10
Tekst Odluke: http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docoffic/cocof/2013/cocof_13_9527_hr.pdf
Prilog Odluke: http://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docoffic/cocof/2013/cocof_13_9527_annexe_hr.pdf
74
Obveznik ZJN od natjecatelja ili ponuditelja kao dokaz tehnike i strune sposob-
nosti trai popis ugovora, odnosno dokaz o izvrenju jednog ugovora iji iznos
prelazi procijenjenu vrijednosti nabave, odnosno od procijenjene vrijednosti po-
jedine grupe.
ako postoje zahtjevi za certifikatima, oni moraju biti primjenjivi i na subjek- PRIMJERI
te izvan RH (ako su propisani iskljuivo nacionalnim zakonodavstvom, tada
to nisu), odnosno moraju postojati jednakovrijedni certifikati izvan RH.
kod strune sposobnosti se trai da strunjaci predloeni za izvravanje
ugovora moraju imati radnog iskustva u radu s odreenom institucijom ili
u odreenoj instituciji (tijela dravne uprave, instituti, ...)
kod tehnike sposobnosti se trai da je gospodarski subjekt izvrio ugovore
koji su financirani iskljuivo iz javnih sredstava (EU, dravni proraun,...)
Navoenje robne marke u opisu predmeta nabave nije dozvoljeno, osim iznimno, u sluaju kada
predmet nabave nije mogue drugaije dovoljno precizno opisati. U takvim sluajevima, pored
navoenja naziva robne marke obvezno je navoenje izraza ili jednakovrijedno.
NA
PO
M
EN
5. Nedostatne opise predmeta nabave (koji stvaraju prepreke trinom
A:
natjecanju na nain da onemoguuju gospodarske subjekte u
odreivanju svih uvjeta pod kojima podnose svoje ponude unaprijed)
Kao to je navedeno u primjerima, korisnik ne smije prihvatiti ponudu koja ne odgovara zahtjevima
dokumentacije za nadmetanje. U sluaju da korisnik nije siguran je li ponuda usklaena sa
zahtjevima dokumentacije, preporuuje se traiti od ponuditelja pojanjenje ponude. Na taj e
A:
EN
nain korisnik potvrdu dobiti od samog ponuditelja, ime e izbjei probleme koji bi mogli nastati
M
PO
Uvijek kada doe do promijenjenih okolnosti koje utjeu na uvjete i sadraj Ugovora potrebno je bez od-
gode napraviti izmjenu Ugovora.
Promjena u
vremenskom
planu aktivnosti /
nabava
Preraspodijele
sredstava
unutar elementa Izmjena plana
i izmeu nabave
elemenata
Detalji o raunu,
pravnom
predstavniku
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 79
U najirem smislu (ukoliko su zadovoljeni gore navedeni kriteriji) mogue je raditi sve potrebne prilagodbe
koje ne utjeu na svrhu, smisao i odabir projekta; prilagodbe plana nabave, trajanja, redoslijeda i prilagodbe
aktivnosti, izmjene na proraunu itd. a koje zadovoljavaju uvjete pod tokama 1-6.
Ukoliko se planira uvoenje novih i/ili mijenjanje postojeih aktivnosti a promjena ne zadovoljava sve
gore navedene uvjete no nuna je za izvrenje Ugovora, ista je doputena su pod uvjetom da sve trokove
povezane s izmjenom snosi Korisnik.
Takoer, ukoliko je dolo do poveanja odreenih iznosa, a koji nisu planirani proraunom projekta te nije
mogue uvesti izmjenu manjeg znaaja jer gore navedeni kriteriji nisu kumulativno zadovoljeni, Korisnik
e sam snositi razliku izmeu iznosa iz prorauna i poveanog iznosa.
Preporuljivo je prije uvoenja izmjene konzultirati se sa SAFU kako bi se prevenirali mogui neprihvat-
ljivi trokovi. Svaki korisnik na raspolaganju ima svog voditelja projekta sa strane SAFU kojeg je mogue
konzultirati o prikladnom modalitetu izmjene i njenoj prihvatljivosti.
Pisanim sporazumom triju ugovornih strana u sluaju veih izmjena (OU l 20.)
Pisanom obavijesti kojom Korisnik obavjetava SAFU o manjima izmjenama (OU l 22.)
Ako je rije o izmjeni koja se odnosi na preraspodjelu izmeu glavnih proraunskih elemenata projekta koja
ukljuuje odstupanje do 20% (ukljuujui 20%), izvorno unesenog (ili eventualno izmjenama Ugovora pro-
mijenjenog) iznosa glavnih proraunskih elemenata projekta za predmetne prihvatljive trokove, Korisnik
o istoj obavjetava SAFU najkasnije sa Zahtjevom za nadoknadom sredstava u kojem potrauje izdatak
povezan s izmjenom. Potrebno je imati na umu da su vrlo esto potrebna dodatna pojanjenja, informacije
i dokazna dokumentacija te je potrebno uraunati i vrijeme koje se potroi za razmjenu istog.
Kad se radi o veim izmjenama Ugovora, SAFU ima rok od 20 dana od primitka zahtjeva za donoenje odlu-
ke. Navedeni se rok zaustavlja (miruje) dok Korisnik ne dostavi sve zatraene informacije, dokumentaciju,
odnosno obrazloenja. Rokovi koji su odreeni za ovu situaciju detaljnije su razraeni u Opim uvjetima
Ugovora, lanku 20.4.
Korisnik bi morao raunati na minimalno 45 dana za odobrenje zahtjeva za izmjenom, odnosno dopunom
Ugovora s time da Korisnik snosi punu odgovornost za pravodobno podnoenje zahtjeva.
Ukoliko izmijenjen Ugovor ima financijske implikacije, dodatak se mora potpisati najkasnije do predaje
Zahtjeva za nadoknadom sredstava u kojoj se vezani troak potrauje kako bi izmijenjeni proraun stupio
na snagu i vezani trokovi se mogli ovjeriti.
Prvo i osnovno pravilo glasi: Promjena Ugovora ne smije imati utjecaj na odluku
o odabiru projekta.
Va projektni prijedlog napisan je na osnovu Poziva na dostavu projektnih prijedloga i odabran po krite-
rijima koji su tada bili definirani za sve potencijalne prijavitelje na jednak nain. Pravila i ogranienja koja
su definirana u Pozivu na dostavu projektnih prijedloga potrebno je potivati kroz itav period u kojem je
Ugovor na snazi (period za vrijeme i nakon provedbe).
Takoer, nije mogue mijenjati dijelove Ugovora na osnovu kojih je financiranje dodijeljeno, na nain koji
bi negativno utjecao na dodjelu bespovratnih sredstava.
PRIMJERI Primjer 1: U Pozivu na dostavu ponuda navedeno je pravilo kako e projekti koji uz prijavitelja imaju barem
jednog partnera dobiti dodatna 2 boda. Promjena Ugovora koja se predlae ukljuuje izuzimanje partnera
iz projekta.
Primjer 2: U projektu je navedeno kako e se do kraja provedbe zaposliti 8 osoba. Korisnik predlae da se
umjesto dva razliita stroja planiranih u projektu nabavi jedan novi, bri stroj koji e obnaati vie funkcija
od prethodna dva i biti daleko uinkovitiji u poslovanju. Uinak predloene promjene odrazio bi se i na broj
osoba koje su potrebne za rad na dva stroja tako to sada ne bi bilo potrebno zaposliti dodatnih 8 osoba,
nego bi se broj postojeih zaposlenih jo trebao smanjiti za dva. Ova promjena mijenja cilj projekta (zapo-
ljavanje 8 osoba).
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 81
U oba sluaja projekt bi u samom ocjenjivanju dobio manji broj bodova da je projekt prijavio pod trenut-
nim uvjetima (izuzimanje partnera, odnosno smanjenje broja novozaposlenih), Ukoliko bi takva promjena
utjecala na dodijeljeni broj bodova na nain da npr. projekt ne bi bio odabran za financiranje zbog takvog
manjeg broja bodova, ista sigurno nije mogua.
to je nepredvidljiva okolnost?
Promjenu Ugovora mogue je napraviti jedino ako su novonastali uvjeti uzrokovani nepredvidljivim okol-
nostima koje su nastupile nakon predaje projektne prijave te ako je ta promjena objektivno opravdana.
Neprevediva okolnost radi koje se mora pristupiti izmjeni Ugovora o bespovratnim sredstvima je ona koja
nije mogla biti predviena za razliku od okolnosti koja je mogla biti predviena no nije bila ukljuena u
aktivnosti odnosno proraun Ugovora radi previda.
Na primjer, kod izgradnje zgrade, trokovnikom je predvieno kako je tlo na kojem e se graditi nova zgra-
da, kategorije B odnosno poluvrsto kamenito tlo. Prilikom iskopa, utvreno je da je tlo kategorije C od-
nosno mjeovito tlo (mjeavina krupnozrnatih nevezanih i sitnozrnatih vezanih materijala) te je u trokov-
nik radova potrebno uvrstiti novu stavku sanacije i temeljenja tla. S obzirom na to da je na lokaciji prije
ugovaranja Ugovora o bespovratnim sredstvima postojala zgrada te nije bilo mogue potvrditi sastav tla
prije poetka gradnje, nailazak na drugu kategoriju tla predstavlja nepredvidljivu objektivnu okolnost koju
niti jedna strana u Ugovoru nije mogla predvidjeti i radi koje su izmjena Ugovora i uvoenje nove stavke
opravdani.
S druge strane, da je kod izgradnje zgrade bilo poznato da je sastav tla kategorije C a trokovnikom nije bila
predviena sanacija i temeljenje tla, uvoenje nove stavke ne bi bilo opravdano s obzirom na to da se potre-
ba za temeljenjem mogla predvidjeti no previdom nije bila ukljuena u trokovnik. Takoer, predloena pro-
mjena bi bila upitna ukoliko se moglo napraviti ispitivanje tla prije izrade trokovnika a isto se nije uinilo.
Gledajui isti primjer, uvoenje nove stavke (a time i novih aktivnosti) u Ugovor utjecalo je i na izvrenje
ve ugovorenih radova na nain da se npr. proirio osnovni ugovor o izvoenju radova. Izvoa je temeljem
ovog proirenja osnovnog ugovora o izvoenju radova zatraio produljenje roka za izgradnju proporci-
onalan vremenu potrebnom da se izvre i te nove aktivnosti. Produljenje ugovora o izvoenju radova je
zauzvrat utjecalo na ostale planirane aktivnosti u Ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava te je isti tako-
er morao biti produljen. Ovo produljenje izvoenja Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstva takoer nije
moglo biti predvieno jer je osnovni uzrok (pojavljivanje druge vrste tla) bio nepredvidljiv.
Na primjer, u projektu koji traje 18 mjeseci, u 12 mjesecu provedbe dovrena je nabava stroja i po potpisu
ugovora dobavlja ima rok od 180 dana za isporuku i instalaciju istog. Nabava je planirana ovako kasno
u projektu iz razloga to se ovaj stroj mora spojiti u proizvodnu liniju sa ostalim strojevima u novoj hali
koja je graena unutar istog projekta (u periodu od 1 12 mj. provedbe). Osamdeset dana nakon potpisa
ugovora o isporuci opreme, dobavlja obavjetava kako je prilikom izrade stroja u njihovoj tvornici dolo
do kvara na proizvodnoj liniji te da e popravak trajati minimalno 40 dana. Raskid ugovora s dobavljaem i
ponavljanje postupka nabave uzrokovali bi jo vea kanjenja od predvienih 40 dana. Ova nepredvidljiva
okolnost za sobom povlai produljenje roka za dostavu stroja na 220 dana to je van 18 mjeseci trajanja
projekta nuno je produljiti trajanje Ugovora o bespovratnim sredstvima na 19,5 mjeseci a kako bi se posti-
gao cilj projekta (npr. Izgraena i opremljena hala za proizvodnju).
82
Izmjena manjeg znaaja predstavlja pismenu obavijest Korisnika prema SAFU kojom Korisnik obavjetava
o novonastaloj situaciji, daje obrazloenje zato je promjena koju uvodi opravdana, nuna te nije mogla biti
predviena. Naelno, Korisnik moe ovu obavijest izraditi u slobodnoj formi dopisa, no preporua se kori-
stiti ve izraene obrasce koje je, radi lakeg praenja, izradio SAFU. Ovisno o tipu izmjene, sama obavijest
o izmjeni manjeg znaaja mora biti popraena sa popratnom dokumentacijom koja dokazuje novonastale
okolnosti te prikazuje izmjene koje se uvode.
Tablice u nastavku daju pregled najeih situacija u kojima se rade manje i vee izmjene. Vano je na-
pomenuti da je svaki projekt cjelina za sebe koja se provodi u okolnostima koje su specifine ba za taj
projekt, stoga je kljuno svaku izmjenu analizirati zasebno u relevantnom kontekstu i prije izmjene se
konzultirati sa relevantnim tijelima u sustavu.
Minimalna popratna
Izmjena manjeg znaaja Dodatno pojanjenje
dokumentacija
Ukoliko je kapacitet
prijavitelja
bio ocjenjivan
putem ivotopisa
projektnog tima,
potrebno je priloiti i
ivotopis zamjene.
Izmjena plana nabave Vrlo esto dolazi do manjih Novi plan nabave
odstupanja u ispunjenju rokova s obrazloenjem
navedenih u planu nabave. izmjena
Ukoliko izmjena utjee na
uspjeno izvrenje projekta
odnosno povlai za sobom
izmjene roka provedbe projekta
potrebno je pristupiti izradi
dodatka Ugovoru.
Izradi dodatka Ugovoru o bespovratnim sredstvima pristupa se kada dolazi do znaajnijih promjena
u Ugovoru o bespovratnim sredstvima. Kod dodatka Ugovoru bitno je kako se sve tri strane, potpisnici
Ugovora, moraju usuglasiti o predloenim izmjenama. Dodatak Ugovoru mora biti popraen znaajnijom
dokumentacijom koja dokazuje novonastale okolnosti, daje dokaz koji potkrjepljuje predloenu promjenu,
te koja utvruje kako predloena promjena ni u kojem sluaju ne podlijee kriterijima uspostavljenim u
Ugovoru (obraenim u sklopu pitanja Koje izmjene je mogue napraviti?).
Izmjena pravnog oblika korisnika. Ponekad tijekom provedbe projekta moe doi do
promjene pravnog oblika Korisnika i/ili izmjene
institucionalnog okvira (promjena nadlenog SAFU/
Ministarstva) te je tu promjenu potrebno formalno
prepoznati. I novi pravni oblik mora biti prihvatljiv po
uvjetima Poziva kako bi izmjena bila prihvatljiva.
86
Neostvarenja ciljanih vrijednosti Kako su ove situacije vrlo specifine, potrebno je prvo
pokazatelja (bilo pokazatelja utvrditi prihvatljivost i postupanje sa SAFU. Velika
OP-a, bilo pokazatelja zadanih je vjerojatnost da e smanjenje ciljanih vrijednosti
pozivom, bilo pokazatelja koje pokazatelja uzrokovati i smanjenje iznosa dodijeljenih
Korisnik odreuje za projekt) koji bespovratnih sredstava. Isto moe uzrokovati i raskid
ukljuuju varijacije od preko 15% od
Ugovora.
vrijednosti navedene u Dodatku I.
UgovoraOpis i proraun projekta
Promjena razdoblja provedbe Kod ove izmjene potrebno je dostaviti novi vremenski
raspored projektnih elemenata te dokaze o razlozima
koji uzrokuju promjenu razdoblja provedbe. Osim
to izmjena mora biti opravdana, potrebno je ostati
unutar okvira definiranih Pozivom na dostavu
projektnih prijedloga.
Promjena rezultata projekta Kod ove izmjene takoer je najbolje prvo sa SAFU
utvrditi njen opseg i utjecaj jer nije svaka promjena
rezultata osnova za dodatak Ugovoru. Npr. projektom
je planirano da e se odraditi tri radionice no kako
je broj zainteresiranih za radionice iznimno velik,
Korisnik odluuje odraditi jo jednu. Dodatna
radionica ne zahtijeva dodatne trokove niti utjee na
bilo koji drugi aspekt projekta tako da promjena nema
veeg utjecaja na projekt i moe se ostvariti bez
izmjena Ugovora. S druge strane, moe se dogoditi
da je projektom planirano odravanje tri radionice,
no interes za sudjelovanje na istima nije dostatan pa
Korisnik odlui otkazati zadnju radionicu za koju ima
samo dva prijavljena sudionika. Kod takve promjene
imamo potencijalnu izmjenu rezultata jer se npr. broj
educiranih osoba smanjuje sa planiranih 60 na 40
to predstavlja znaajni utjecaj na projekt i izmjena
Ugovora e vrlo vjerojatno biti nuna.
a) kada su nedvojbeno utvrene tee pogreke ili nepravilnosti te su trokovi proglaeni neprihvatljivima
b) kada Korisnik nije ostvario ciljane vrijednosti pokazatelja i/ili rezultata Projekta
c) kada se nedvojbeno utvrdi da postoje oite utede u projektu u usporedbi s odobrenim bespovratnim
sredstvima i ostvarenim ili planiranim trokovima
d) kada SAFU donese odluku o potrebi financijskog ispravka Ugovora bez njegova mijenjanja temeljem
lanka 61. Uredbe (EU) br. 1303/2013 i lanka 15. Delegirane uredbe Komisije (EU) br. 480/2014.
88
Kako bi se utvrdilo da Korisnik uistinu provodi projekt u skladu sa odredbama Ugovora, posrednika tijela
obvezna su provesti najmanje jednu provjeru na licu mjesta tijekom razdoblja provedbe projekta. Provjere
na licu mjesta slue kako bi se potvrdili administrativni, financijski, tehniki i fiziki aspekti projekta koji se
mogu vidjeti samo u prostoru korisnika i/ili partnera.
PRIRUNIK ZA KORISNIKE BESPOVRATNIH SREDSTAVA | U okviru projekata financiranih iz europskih strukturnih i investicijskih fondova. 89
Ukoliko se radi o projektu koji ukljuuje graevinske radove (infrastrukturni projekti) Korisnik moe oe-
kivati najmanje tri provjere na licu mjesta jednu na samom poetku graevinskih radova kako bi se
utvrdile poetne okolnosti te potvrdila ispravnost prethodno obavljenih radnji (poput provedene nabave,
postojanje potrebnih imenovanja, postojanje potrebne graevinske dokumentacije npr. graevinske knji-
ge, elaborata iskolenja i sl.), drugu tijekom izvedbe radova kako bi se potvrdili fiziki pokazatelji napretka
te treu nakon dovretka projekta kako bi se potvrdila stvarnost operacije no najee je kod velikih
infrastrukturnih projekata potrebno provesti vie od tri provjere na licu mjesta.
U pravilu se provjere na licu mjesta najave Korisniku minimalno 3 dana prije planiranog datuma posjete,
no ukoliko SAFU smatra kako bi najava provjere utjecala na objektivnost rezultata provjere ista se ne mora
najaviti.
lokacija projekta i pravni status korisnika u smislu da se isti nisu promijenili od trenutka potpisivanja
Ugovora o bespovratnim sredstvima
provedba projektnih aktivnosti i postizanje pokazatelja u smislu da ne postoje odstupanja u proved-
bi projektnih aktivnosti i postizanju pokazatelja o kojima SAFU nema saznanja te da su pripadajui
dokumenti dostupni za provjeru
postojanje odgovarajueg revizijskog traga dokumentarnih dokaza i vjerodostojnost preslika u odnosu
na izvornike u smislu postojanja sveukupne dokumentacije vezane uz projekt (npr. dokumentacija
provedenih nabava ukljuujui ugovore i dokaze da su roba, radovi i/ili usluge stvarno isporueni u
skladu s potpisanim ugovorima; dokazi o primijenjenim mjerama informiranja i vidljivosti itd.) koja je
pohranjena na nain koji osigurava dovoljan revizijski trag (mora postojati jasan sustav pohranjivanja
dokumentacije koji omoguuje laku dostupnost dokumenata na nain koji olakava provjeru)
postojanje odgovarajueg raunovodstvenog sustava za projekt u smislu utvrivanja kako se u rau-
novodstvenom sustavu prate projektni izdaci i prihodi koritenjem posebnih ifri projekta putem npr.
mjesta troka, organizacijske jedinice, posebne analitike konta ili slino
provedba mjera informiranja i vidljivosti u smislu postojanja dokaza da se iskazane mjere informi-
ranja i vidljivosti zaista provode u skladu s Uputama za korisnike sredstava vezano uz informiranje,
komunikaciju i vidljivost
takoer se provjerava i istovjetnost dokumentacije u smislu da je izvornik koji se nalazi kod Korisnika
istovjetan preslici dostavljenoj u SAFU
90
U sluaju kada su tijekom provjere utvrena odstupanja Korisniku se daje primjereni rok kako bi navedena
odstupanja ispravio ili otklonio.
dokumentaciju koja dokazuje provedbu aktivnosti poput zapisnika sa sastanaka, potpisnih lista sa
odranih sastanaka/ treninga, odluke o raspodjeli djelatnika na pozicije unutar tima za provedbu pro-
jekata, dokumentacije za nadmetanje za provedene nabave i dr.
financijsku dokumentaciju poput ugovora o radu za djelatnike koji rade na projektu, isplatne liste,
JOPPD obrasce, evidencije rada, ugovore o nabavi roba/usluga/radova, raune izdane od dobavljaa/
izvoaa radova, dokaze o izvrenim isplatama na raune djelatnika/ dobavljaa, knjienje trokova
projektaanalitiku rashoda projekta u obliku dnevnika knjienja ili bilance, prema posebno oformlje-
noj organizacijskoj jedinici/mjestu troka/aktivnosti u proraunu; knjienje prihoda projektaanaliti-
ka prihoda projekta u obliku dnevnika knjienja ili bilance, prema posebno oformljenoj organizacijskoj
jedinici/mjestu troka/aktivnosti u proraunu; konto kartice osnovnih sredstava/sitnog inventara na-
bavljenih sredstvima projekta (ako je ista nabavljena); konto kartica obveza/unaprijed plaenog pri-
hoda za primljeni predujam (ako je predujam traen); konto kartica iro-rauna otvorenog za projekt
(ako je isti otvaran) i dr.
dokumentaciju koja dokazuje osiguravanje vidljivosti projekta poput izraenih letaka, broura, poste-
ra, naljepnica na opremi, trajne ploe, ispise ekrana izraene web-stranice, kopije objavljenih lanaka,
slike sa konferencija i dr.
dokumentaciju vezanu uz provedbu ugovora o radovima (minimalno presliku akta kojim se dozvoljava
gradnja, presliku ugovora o radovima i strunom nadzoru, dio projektne dokumentacije/ nacrta, prijavu
gradilita, prvu i zadnju stranu graevinskog dnevnika te stranice sa specifinim nalazima ako ih ima,
prijavu gradilita ako je primjenjivo, listu odobrenih podizvoditelja, izmjena i dodataka ugovoru) te
dokumentaciju vezanu uz provedbu ugovora o nabavi roba i usluga.
Takoer, Korisnik treba osigurati prisutnost kljunih djelatnika, poput koordinatora i/ili voditelja projekta,
raunovoe i/ili osobe zaduene za financije projekta, asistenta u projektu, nadzornog inenjera, predstav-
nike partnera (ako je primjenjivo) koji su izravno ukljueni u provedbu projekta te sve ostale osobe koje
mogu pruiti cjelovite i relevantne informacije o projektu.
Dodatno, ukoliko su utvrena odreena odstupanja, sam posjet na lokaciji moe trajati samo par sati, no
provjera se produljuje za vrijeme potrebno da se u posredniko tijelo dostave zatraena pojanjenja/ do-
datna dokumentacija.
92
Korisnik mora:
2. redovito obavjetavati i/ili izraditi zahtjev za odobrenjem promjena prema SAFU ukoliko je dolo
do sljedeih promjena:
mijenja se priroda vlasnike infrastrukture ili proizvoda sufinanciranih sredstvima Europske ko-
misije (prenesena, prodana, pod hipotekom itd.)
ako nakon zavrene provedbe projekta Korisnik iz bilo kojeg razloga prestaje biti nositelj ugovo-
ra, relevantnih dokumenata i informacija
13. Prijedlozi
obrazaca
1. Plan nabave
2. Zahtjev za predujam
4. Zavrno izvjee
http://www.safu.hr/datastore/filestore/10/Uputa_-_Dokazi_strucne_sposobnosti_-_nadzor_i_radovi.pdf.
S obzirom na to da se putem ove tablice za svaki pojedinani mjesec potvruje bruto II iznos i dio prijavlje-
nog troka ista treba biti potpisana od ovlatene osobe.
Ovaj obrazac je formalna potvrda prijavljenog iznosa koji mora korespondirati s brojem sati iskazanim na
evidencijama rada za pojedinu osobu koja radi na projektu.
1. Sredinja agencija za financiranje i ugovaranje 3. Ministarstvo gospodarstva
programa i projekata Europske unije
Sektor za provedbu programa EU
Adresa: Ulica grada Vukovara 284 (objekt C),
Adresa: Nova cesta 3-7, Zagreb
10 000 Zagreb, Hrvatska
Telefon +385 1 3090 665
Telefon:+385 1 6042 400
E-mail: sanja.rendic-miocevic@mingo.hr
Fax:+385 1 6042 598; +385 1 6042 599
Sektor za pripremu programa i provedbu
E-mail za ope informacije: info@safu.hr
projekata EU
E-mail za pitanja vezana uz vidljivost:
Adresa: Nova cesta 3-7, Zagreb
vidljivost@safu.hr
Telefon: +385 1 3090 661
Web: www.safu.hr
E-mail: marija.rajakovic@mingo.hr
Adresa: Ul. Franje Rakog 6, 10000, Zagreb 4. Ministarstvo znanosti, obrazovanja i sporta
Izrada ove broure sufinancirana je sredstvima tehnike pomoi Operativnog programa Konkurentnost i kohezija iz Europskog fonda za regionalni razvoj.