1.

0 PENGENALAN

Cadangan bagi menggunakan sistem maklumat dalam pengurusan syarikat mampu

untuk untuk mengintergrasikan organisasi sama ada luar dan dalam organisasi.
Gabungan ini dapat memberikan pulangan yang memberangsangkan pada masa akan
datang. Bagi pelaksanaan ini diaplikasikan dalam syarikat, ianya memerlukan ciri-ciri
dalaman dan luaran yang kuat. Seperti yang diketahui, sistem maklumat pengurusan
merupakan suatu perkembangan terhadap teknologi komputer pada masa kini.
Penggunaan teknologi komputer dalam bidang pengurusan membantu memudahkan
pelbagai urusan sesebuah syarikat.

Pemikir besar bidang pengurusan, Peter F. Drucker pernah menyatakan tujuan

komputer dalam bidang pengurusan ialah untuk mengelak manusia daripada
membuang masa kepada kerja-kerja yang memerlukan pengawasan dan menumpukan
perhatian kepada kerja yang memerlukan pemikiran, imaginasi, persepsi dan kreativiti
(Shaharom, 2005).

Laporan bahagian pertama ini, ianya hanyalah sebagai satu pengenalan awal
bagi pengaplikasian sistem maklumat dalam syarikat. Manakala bagi laporan kedua
ianya akan lebih mendalam mengenai sistem yang bakal diaplikasikan kelak.

2.0 SISTEM MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 ALASAN UNTUK MENGAMALKAN

2.1.1 Medium Operasi Perniagaan Utama

Apabila syarikat mula mengaplikasikan sistem ini, segala urusan operasi syarikat akan
dikendalikan menggunakan komputer. Data boleh disimpan dan difailkan di dalam
satu pengkalan data dimana ianya boleh digunapakai oleh pihak pengurusan semasa
membuat keputusan. Selain itu, syarikat juga mampu untuk menjimatkan kos operasi
dimana dengan sistem maklumat ini, penggunaan seperti kertas dan ruang pejabat serta
tenaga dapat dikurangkan secara optimum.

2.1.1 Kelebihan Persaingan

Pembangunan teknologi yang kian meningkat, oleh itu syarikat perlu bergerak
seiringan dengan perubahan semasa. Syarikat perlu bergerak lebih pantas daripada
 syarikat lain dalam menjadi pengerak yang utama. Dengan adanya sistem maklumat
yang kukuh, ianya akan menjadi salah satu kelebihan persaingan. Selain itu, secara
tidak langsung, perakaunan syarikat, pelan pemasaran, sumber manusia, pengeluaran
serta penyelidikan dapat dilakukan dengan sistematik dan konsisten. Produk dan
perkhidmatan baru dapat dihasilkan mengikut keperluan dan kehendak semasa
pelanggan.

2.1.3 Membantu Pembuatan Keputusan

Penggunaan sistem maklumat ini mampu membantu dalam pembuatan keputusan bagi
pihak pengurusan syarikat. Ianya bukanlah satu keputusan yang tepat yang boleh
digunakan oleh pihak pengurusan tetapi ianya merupakan himpuan set-set
kebolehgunaan maklumat yang bakal digunakan semasa proses pembuatan sesuatu
keputusan. Maklumat yang disimpan didalam pengkalan data akan digunapakai ketika
situasi pembuatan keputusan. Ianya akan menpercepatkan pembuatan keputusan serta
meminimumkan masa yang diambil.

3.0 PROSES PERANCANGAN SISTEM MAKLUMAT

3.0.1.
Memilih Tujuan
atau objektif
perancangan

3.0.7 3.0.2
Keperluan Penetapan rancangan
Belanjawan strategik perniagaan

3.0.3
3.0.6
Perancangan
Kenalpasti
pelaksanaan sistem
semasa

3.0.5 3.0.4
Penetapan Nenalpasti
strategi Pembanguan
pengurusan baru
3.0.1 Tujuan Atau Objektif Perancangan

Perancangan sistem maklumat ini memerlukan pemilihan tujuan yang betul

bersesuaian dengan matlamat yang ingin dicapai. Penetapan tujuan ini dianggap sebagi
tujuan atau misi serta matlamat yang penting bagi perusahaan itu dalam masa akan
datang perancangan. Objektif ini biasanya ditetapkan dalam tempoh masa panjang
ataupun pendek. Sesuatu objektif haruslah mengandungi ciri-ciri seperti jelas, nyata,
rasional dan logik. Objektif Sistem maklumat boleh diwujudkan untuk meningkatkan
keberkesanan pengurusan, meningkatkan akses kepada sumber luar, kesesuaian
aplikasi teknologi dan sebagainya. Penetapan ini biasanya akan bergantung pada
keadaan semasa syarikat sekiranta syarikat ingin menambah produk-produk syarikat.

3.0.2 Penetapan Rancangan Strategik Perniagaan

Setelah objektif telah dikenalpasti, pihak syarikat perlu mengenal pasti rancangan
strategik perniagaan yang perlu dilakukan untuk mencapai objektif yang telah
ditetapkan. Pihak syarikat perlu menukar strategik perniagaan yang dahulunya
menggunakan kaedah tradisional dan bertukar kepada sistem maklumat. Rancangan ini
haruslah mengikut situasi semasa perniagaan mahupun keadaan luar perniagaan.
Syarikat harus lebih peka terhadap perubahan persekitaran. Persekitraan ini terbahagia
kepada dua iaitu perubahan persekitaran luaran dan dalaman. Perubahan teknologi
merupakan perubahan yang berkaitan dengan kemajuan sains dan pekembangan
teknologi. Oleh itu, syarikat perlu bergerak seiringan dengan teknologi dan bertukar
daripada pengurusan tradisional kepada pengurusan sistem maklumat.

3.0.3 Kenalpasti Sistem Semasa

Setelah rancangan strategik dilakukan, pihak syarikat perlulah mengenalpasti sistem

semasa yang diperlukan oleh syarikat. Pihak pengurusan haruslah memastikan sistem-
sistem utama yang menyokong fungsi-fungsi perniagaan. Sistem tersebut haruslah
mesra pengguna dan dapat digunapakai oleh pengguna seterusnya dapat menggerakan
penggunaan sistem maklumat. Selain itu, sumber-sumber dan kemahiran atau kedua-
duanya mencukupi untuk melaksanakan aktiviti. Kemahiran-kemahiran daripada pakar
 sistem maklumat, penganalisis sistem serta pengaturcara adalah penting untuk
memastikan aktiviti ke arah sistem maklumat dapat diaplikasi dalam syarikat.

3.0.4 Kenalpasti Pembangunan Baru

Setelah mengenalpasti sistem semasa, pihak syarikat perlulah peka terhadap

pembangunan sistem terbaru. Pihak syarikat perlu memastikan sistem maklumat yang
ingin digunapakai mampu diaplikasi dengan teknologi syarikat. Pihak syarikat perlu
memastikan perkakasan seperti komputer dan perisian sediada mampu atau tidak
mewujudkan sistem maklumat. Jika perkakasan dan perisian tidak bersesuaian untuk
digunakan, pengaplikasian sistem maklumat tidak dapat dijalankan.

3.0.5 Penetapan Strategi Pengurusan.

Bagi memastikan pengaplikasian sistem maklumat dapat digunapakai dalam syarikat,

pihak pengurusan perlulah melakukan beberapa strategi tertentu. Contohnya memberi
latihan kepada staf. Penyediaan latihan kepada staf akan membuka mentaliti serta
memberi pendedahan awal kepada pengguna akhir terutama pihak pengurusan dan
staf. Selain itu, pemberian insentif kemudahan teknologi seperti komputer riba, pad
dan lain-lain untuk memudahkan staf syarikat untuk mengapliksikan sistem maklumat.

3.0.6 Perancangan Perlaksanaan

Setelah penetapan objektif sehingga penetapan strategi pengurusan ditetapkan, pihak

pengurusan iaitu pengurusan atasan, pengurusan bawahan serta pengurusan bawahan
perlulah memberi laporan semasa terhadap sistem yang diaplikasi. Laporan semasa ini
penting bagi memastikan sama ada perancangan sistem maklumat berjaya atau tidak
dapat digunapakai dalam syarikat.

3.0.7 Keperluan Belanjawan

Keperluan belanjawan merupakan komponen yang penting dalam pelaksanaan sesuatu.

Pengaplikasian sistem maklumat memerlukan sumber belanjawan yang banyak. Hal
ini kerana jika syarikat tidak mempunyai perkakasan, kelengkapan dan perisian yang
lengkap, syarikat perlu berbelanja lebih dalam permulaan perlaksanaan.
4.0 Sokongan Sistem Maklumat Tahap Pengurusan

Pengurusan
Atasan
(Strategik)
Pengurusan
Pertengahan
(Taktikal)
Pengurusan Bawahan
(Operasi)

4.1 Pengurusan Atasan (Strategik)

Pengurusan atasan syarikat biasanya bertanggungjawab ke atas arah tuju

organisasi pada masa hadapan. Kumpulan ini penting dalam perancangan
strategik iaitu dalam menentukan matlamat, objektif dan perancangan
organisasi. Pada tahap pengurusan syarikat, memerlukan sokongan sistem
maklumat atau perisian yang lebih mesra pengguna serta memerlukan
pengkalan data secara talian.

Antara sokongan sistem maklumat yang menyokong tahap ini ialah Sistem
sokongan eksekutif (ESS). Ianya merupakan satu set alat pengurusan yang
menyokong serta keperluan membuat keputusan. Ianya sistem dimana
mengabungkan serta menganalisis data sedia ada didalam syarikat dengan data
luaran mengikut keperluan untuk mengetahui kedudukan status sesuatu
perniagaan atau bahagian dalam syarikat. Sistem sokongan ini berupaya
mencapai data secara lengkap dan lebih pantas.

4.2 Pengurusan Pertengahan (Taktikal)

Pada tahap ini, pengurusan taktikal merupakan peringkat dimana perlu

menentukan cara yang terbaik untuk menyiapkan tugas dan kawalan serta
melaksanakan tugas dengan kaedah yang jelas.

Pada peringkat ini, ia terbahagi kepada dua iaitu paras pengetahuan iaitu
menyokong data-data pekerja dalam organisasi untuk mengintergrasikan
 pengetahuan baru ke dalam syarikat. Manakala paras pengurusan iaitu
menyokong pengurusan dalam mengurus, mengawal dan membuat keputusan.

Antara sokongan sistem maklumat yang menyokong tahap ini ialah

Sistem Sokongan Keputusan (DSS) adalah sistem maklumat yang menyokong
perniagaan dan aktiviti membuat keputusan organisasi. DSS direka dengan
baik kerana ianya merupakan sistem perisian interaktif yang bertujuan
membantu pembuat keputusan dan menyusun maklumat yang berguna daripada
gabungan data mentah, dokumen, pengetahuan peribadi, atau model perniagaan
dalam mengenal pasti dan menyelesaikan masalah serta membuat keputusan.
Secara umumnya DSS adalah sistem komputer yang menyediakan kedua-dua
penyelesaian masalah yang tersusun berstruktur atau tidak berstruktur.

4.3 Pengurusan Bawahan (Operasi)

Bahagian operasi ini secara langsung bertanggungjawab dalam perancangan

dan pengawalan aktiviti-aktiviti operasi supaya sasaran syarikat dapat dicapai.
Pengurusan pada tahap ini memerlukan laporan yang terperinci yang perlu
dilakukan oleh setiap unit bagai memastikan ianya menikut piawai yang telah
ditetapkan.

Antara sokongan sistem maklumat yang menyokong tahap ini ialah sistem
pemprosesan transaksi (TPS) adalah sistem yang merekod, menyimpan,
mengambil, dan memproses maklumat berkaitan pergerakan perniagaan dan
menghasilkan maklumat dan dokumen yang diperlukan untuk menjalankan
perniagaan. Selain daripada itu, sistem ini digunakan untuk melaksanakan rutin
harian organisasi seperti penyata pelanggan, bil, notis bayaran, invoice dan
lain-lain. Melalui sistem ini, syarikat dapat menjimatkan kos penggunaan
harian kertas yang banyak.
5.0 Sokongan Pengurusan Sistem Maklumat (MIS)

5.1 Ciri-ciri Pengurusan Sistem Maklumat

5.1.1 Pengerak Perniagaan

Tujuan utama Pengurusan Sistem Maklumat (MIS) ini adalah untuk

mengumpul data yang diperlukan oleh organisasi dan pemegang saham. Sistem
maklumat ini juga merupakan kombinasi dari teknologi maklumat dan aktiviti
daripada orang yang menggunakan teknologi itu untuk menyokong operasi dan
pengurusan syarikat. Dalam erti yang sangat luas, istilah sistem maklumat yang
sering digunakan merujuk kepada interaksi antara orang, proses algoritmik,
data dan teknologi.

5.1.2 Berorintasikan Pengurusan

Setiap peringkat pengurusan dalam sesebuah syarikat memerlukan data atau

maklumat untuk mencapai matlamat yang telah ditetapkan. MIS membantu
untuk pengurusan dalam mengawal serta melaksanakan proses mahupun
aktiviti-aktiviti secara efektif. MIS ini menyedikan keperluan maklumat untuk
kegunaan harian. Oleh itu, maklumat disimpan di pengkalan data dan boleh
digunakan ketika menjalankan aktiviti pengurusan syarikat.

5.1.3 Fleksibiliti

MIS merupakan satu sistem yang telah direka lebih fleksible digunakan oleh
pengguna. Sistem ini memenuhi keperluan serta memberi kemudahan kepada
pihak pengurusan syarikat. Pihak penggurusan tidak perlu menunggu maklumat
dalam masa yang lama, tetapi dengan adanya MIS, semua aktiviti pengurusan
dapat dilakukan dengan pantas dan lebih fleksible. MIS boleh dilakukan
dengan adanya perkakasan komputer, rangkaian, data dan juga perisian.

5.1.4 Mengelakan R edundansi Data (Data Redundancy)

MIS merupakan satu sistem yang bersepadu di mana ianya mengelakan

duplikasi maklumat yang tidak perlu serta Redundansi data (pengulangan data
yang sama) di dalama pengakalan data. Oleh itu, syarikat dapat menjimatkan
 kos dari segi penyimpanan data. Malahan dengan menggunakan sistem ini,
maklumat lebih selamat di simpan.

5.1.5 Sistem Pengedaran (Maklumat)

Syarikat pada kebiasan terdiri daripada beberapa pejabat yang bergerak secara
berasingan dipelbagai kawasan dan pertukaran maklumat perlu dilakukan
diantara pejabat yang berbeza. Oleh itu, MIS merupakan salah satu sistem
pengedaran yang boleh diaplikasikan dalam sesebuah syarikat.

5.2 Komponen Pengurusan Sistem Maklumat

5.2.1 Sumber Manusia

Manusia merupakan orang yang menggunakan sistem maklumat. MIS dicipta

untuk memberi kemudahan kepada pihak pengurusan syarikat dalam
menjalankan aktiviti harian. Bagi mengaplikasikan sistem ini, terdapat pihak-
pihak akan terlibat secara langsung, contohnya pengguna akhir (pengguna atau
pelanggan), pakar sistem maklumat, penganalisis sistem, pengaturcara,
pentadbir data dan sebagainya)

5.2.2 Perkakasan

Perkakasan merupakan peralatan fizikal yang boleh disentuh oleh tangan

manusia. Perkakasan ini perlu disenggara secara berkala bagi memastikan
operasi harian syarikat dapat bergerak dengan lancar. Antara contohnya
komputer, mesin pencetak, dan sebagainya.

5.2.3 Perisian

Perisian merupakan sekumpulan arahan yang disusun dalam sintak yang

tertentu untuk melaksanakan sesuatu tugas. Contohnya program dan kaedah.
Pada kebiasaanya, perisian ini disimpan dan dipasang didalam komputer.
Apabila perisian MIS dipasang di dalam berbeza komputer, ianya dapat
digunakan dan dapat diguna walaupon berbeza kawasan.
 5.2.4 Sumber Rangkaian

Rangkaian telekomunikasi seperti Internet, intranet, dan extranet

merupakan salah satu asas penting kepada kejayaan operasi syarikat
dan sistem maklumat berasaskan komputer mereka. Telekomunikasi
rangkaian terdiri daripada komputer, komunikasi processors, dan peranti lain
yang saling berhubungan dengan media komunikasi dan dikawal oleh perisian
komunikasi. Konsep Sumber Rangkaian menekankan bahawa komunikasi
rangkaian adalah komponen sumber asas bagi semua sistem maklumat.

5.2.5 Sumber Data

Sumber data termasuk data-data mentah atau data yang telah disimpan didalam
pangkalan data. Data boleh terbentuk dalam bentuk, termasuk tradisional
data alfanumerik, terdiri daripada nombor dan abjad dan lain-lain
watak-watak yang menggambarkan transaksi perniagaan dan peristiwa dan
entiti lain. Teks data, yang terdiri daripada ayat dan perenggan yang digunakan
dalam komunikasi bertulis, data imej seperti bentuk grafik dan angka, dan data
audio, suara manusia dan bunyi lain, juga merupakan bentuk data penting.

5.3 Permohonan MIS dalam organisasi

5.3.1 Beri Kemudahan Untuk Carian Maklumat/Data

Data merupakan komponen yang penting dalam pengurusan sistem maklumat.

Data mentah akan disimpan dan diproses mengikut keperluan organisasi. Data
seperti data pelanggan, data pekerja, data syarikat dan sebagainya akan
disimpan didalam pengkalan data. MIS akan memberi kemudahan untuk
carian data apabila ianya diperlukan.

5.3.2 Menaik taraf sistem

Pengaplikasian MIS ini secara tidak langsung akan menaiktaraf sistem operasi
dalam sesebuah syarikat. Antaranya sistem stor atau dikenali Sistem
pemprosesan transaksi (TPS). TPS merupakan sistem maklumat yang
memproses data yang timbul daripada berlakunya transaksi perniagaan. TPS
bertujuan meningkatkan rutin harian aktiviti perniagaan di mana semua
organisasi bergantung. Tujuan TPS dalam pengurusan stor bertujuan untuk
menguruskan stok yang meliputi penerimaan, merekod, penyimpanan,
pengeluaran, pemeriksaan, keselamatan, kebersihan, pelupusan, kehilangan dan
hapus kira. Transaksi adalah sebarang peristiwa atau aktiviti yang berlaku
semasa menjalankan perniagaan, seperti jualan, pembelian, deposit,
pengeluaran, bayaran balik dan pembayaran.

Selain itu, bagi menaik taraf Sumber Manusia, Human Resources Information
Sistem (HRIS) atau Sistem Maklumat Sumber Manusia telah dicipta. Ianya
merupakan salah satu sistem online untuk memasukkan data dan informasi.
sistem maklumat sumber manusia (HRIS) merupakan sebuah bentuk gabungan
antara bidang ilmu sumber manusia dan teknologi maklumat. Dengan adanya
sistem ini, kita tidak perlu bersusah payah menggunakan borang untuk
menghantar maklumt, borang cuti dan sebagainya.
6.0 Kesimpulan

Secara kesimpulan yang dapat dibuat, pengaplikasian pengurusan sistem maklumat

memberi beberapa kebaikan dalam sesebuah syatrikat. Antara kebaikan yang dapat
dilihat ialah penjimatan kos operasi. Hal ini kerana, penggunaan seperti kertas dan
ruang pejabat dapat dikurangkan dengan banyak. MIS juga menjimatkan masa
terutama dalam carian maklumat. Maklumat mengenai pembekal mahupun pelanggan
dapat dicapai dengan mudah dan pantas.

Kebaikan seterusnya ialah memudahkan pelanggan semasa berurusan dengan syarikat.

Hal ini kerana para pelanggan akan berasa mudah berurusan dengan syarikat terutama
ketika membuat pesanan. Kebaikan yang terakhir ialah risiko kehilangan maklumat
mengenai pembekal, pelanggan dan pekerja yang merupakan asset paling bernilai bagi
sesebuah syarikat. Penggunaan sistem dapat membantu syarikat untuk membuat
salinan back-up bagi semua maklumat yang ada di dalam syarikat

Sebagai rumusan bagi laporan ini, saya menegaskan bahawa dengan penggunaan
sistem maklumat ini secara keseluruhanya menambahbaik operasi sesebuah syarikat
menjadi lebih berkesan dan meningkatkan pendapatan syarikat. Selain itu juga, MIS
juga dapat meningkatkan hubungan pelanggan dan pembekal terutamanya dalam
proses pembelian dan pemulangan barang.

Seterusnya MIS juga dapat meningkatkan keupayaan dalam proses pembuatan

keputusan dimana dengan ada MIS ini real-time data dapat mempercepatkan proses
pembuatan keputusan pengurus. Akhir sekali, MIS juga boleh menjadi salah satu
kelebihan daya saing. Hal ini kerana, dengan adanya sistem maklumat, syarikat dapat
membaut satu keputusan yang baik, penetapan harga produk yang baik, prestasi
syarikat lebih baik, lebih memahami kehendak dan keperluan pelanggan serta kualiti
produk dapat dipertingkatkan berbanding pesaing lain.
 RUJUKAN

Al-Mamary, Yaser Hasan., Alina Shamsuddin., Nor Aziati. (2014). The Role of Different
Types of Information Systems In Business Organizations: A Review. International
Journal of Research (IJR),1,7, 1279-1286.

Kumar, S. (1989). Management Information System. New Delhi: Ashish Publishing.

Rahmatian,S. (2003). Transation Processing System. California State University. Fresno.

Shaharom TM Sulaiman. (2005). Membaca pemikiran pengurusan Peter F. Drucker. Retrieved

Oktober 26, 2017, from
http://ww1.utusan.com.my/utusan/info.asp?y=2005&dt=1121&pub=Utusan_Malaysia&sec=Re
ncana&pg=re_07.htm.

Yuhanis Omar. (2004). Mengimplementaslkan Sistem Sokongan Keputusan (DSS) Dalam

Pengambilan Pelajar. Universiti Pendidikan Sultan Idris: Jabatan Teknologi Maklumat,
Falkuti Teknologi Maklumat dan Komunikasi.