FARMACEUTSKI MENADMENT

Upravljanje
zalihama u
apotekama
TREI DEO:
INTEGRALNO UPRAVLJANJE ZALIHAMA
Pred itaocima je poslednji deo u seriji tekstova o upravljanju zalihama u apotekama. Osnovna po-
ruka ovih tekstova je da se zalihama u apotekama moe sistematino upravljati i na taj nain una-
prediti rezultati poslovanja. Trei deo teksta govori o uspostavljanju integralnog sistema upravlja-
nja zalihama i integraciji tog sistema u sistem upravljanja u apotekama.

Autor:
IGOR LAZAREVI, AVENTIN PARTNERS

UPRAVLJANJE BAZIRANO NA ABC,
XYZ I CVA KLASIFIKACIJAMA
ZALIHA
Kao to je ve navedeno, zalihe u apo-
tekama se mogu klasikovati na razne na-
ine. Od naina na koji su klasikovane za-
lihe zavisi i nain putem kojeg e se njima
upravljati. U tom smislu, najvanije klasi-
kacije zaliha su sledee:
ABC klasikacija, koja je bazirana na
posmatranju koliine i vrednosti zaliha i ko-
ja je nastala na osnovu uvenog Paretovog
pravila 80:20. Prema ABC sistemu, sve za-
lihe se dele na: (A) zalihe velike nansijske
vrednosti, ali malog koliinskog prisustva,
tj. zalihe lekova sa visokim cenama, (B) za-
lihe srednje nansijske vrednosti i srednjeg
koliinskog prisustva, tj. zalihe lekova sa sre-
dnjim cenama, i (C) zalihe niske nansijske
vrednosti, ali velikog koliinskog prisustva,
tj. zalihe lekova sa niskim cenama.
XYZ klasikacija, koja je bazirana na
posmatranju tranje za lekovima na tritu,
odnosno varijacija u tranji za lekovima.
Prema XYZ sistemu, sve zalihe se dele na:
(X) zalihe za kojima postoji velika tranja
na tritu i koje se stoga brzo prodaju, (Y)
zalihe za kojima postoji srednji nivo tra-
nje na tritu i koje se stoga relativno spo-
ro prodaju, i (Z) zalihe za kojima postoji ma-
la tranja na tritu i koje se stoga sporo
prodaju. Neki autori zbog toga XYZ klasi-
kaciju posmatraju i kao FSN klasikaci-
ju, po kojoj se sve zalihe dele na zalihe sa
brzim obrtom, tj. visokom varijacijom
(Fast-Moving), srednjim obrtom, tj. sre-
dnjom varijacijom (Slow-Moving) i niskim
obrtom, tj. niskom varijacijom (Non-Mo-
ving).
CVA klasikacija, koja je bazirana na
posmatranju lekova po prioritetima. Pre-
ma CVA klasikaciji, sve zalihe lekova u apo-
teci se dele na: (C) lekove najvieg priori-
teta, bez kojih se ne sme ostati, uz dozvo-
ljenu stopu nestaice od 0%, (V) lekove sre-
dnjeg prioriteta, bez kojih se moe ostati
ali samo u malim koliinama, uz dozvolje-
nu stopu nestaice od 0% do 10%, i (A) le-
kove najnieg prioriteta, bez kojih se sme
ostati, ali samo u podnoljivim koliinama,
uz dozvoljenu stopu nestaice od 10% do
20%. Neki autori zbog toga CVA klasika-
ciju posmatraju i kao VED klasikaciju, po
kojoj se sve zalihe dele na vitalne zalihe (Vi-
tal), vane zalihe (Essential) i potrebne za-
lihe (Desirable).
Za upravljanje zalihama u apotekama
veoma je vano poznavanje ovih klasika-
cija. Imajui u vidu da asortiman prosene
apoteke obuhvata najmanje nekoliko sto-
tina razliitih lekova, pomenute klasika-
cije zaliha su veoma vane zbog utvr-
ivanja onih lekova koji su vani za po-
slovanje i na koje posebno treba obra-
titi panju prilikom upravljanja zaliha-
ma. Primera radi, odreeni lek moe pred-
stavljati lek za kojim postoji velika i stabil-
na tranja na tritu (klasa X), koji je pri-
tom jeftin (klasa C), ali koji je veoma zna-
ajan za poslovanje apoteke jer je vaan za
ouvanje javnog zdravlja (klasa C). U ovom
sluaju, apoteka ne sme dozvoliti nestai-
cu ovog leka, naroito ukoliko je taj lek pro-
tabilan. S druge strane, odreeni lek mo-
e predstavljati lek koji nema veliku tra-
nju (klasa Z), koji je veoma skup (klasa A)
i koji spada u lekove srednjeg prioriteta (kla-
sa V). U ovom sluaju, apoteka moe doz-

40 | BB-Informator | 235
 FARMACEUTSKI MENADMENT

voliti i nestaicu ovog leka, naroito uko-
liko taj lek nije protabilan. Dakle, ono to
je bitno u pogledu upravljanja zalihama na
osnovu njihovih klasikacija je sledee:
Posebno voditi rauna o zalihama le-
kova koji se brzo prodaju;
Posebno voditi rauna o zalihama le-
kova koji su vani za pacijente;
Posebno voditi rauna o zalihama le-
kova koji su protabilni.
SAVREMENE METODE
UPRAVLJANJA ZALIHAMA
U prethodnom tekstu navedeno je da
postoje dve osnovne grupe modela uprav-
ljanja zalihama. Prvu grupu predstavljaju
modeli koji se koriste u deterministikim
situacijama (tradicionalni modeli), koji su
jednostavni za upotrebu i bazirani su na kla-
sinoj analizi trokova zaliha. Najee ko- ja JIT metode je jednostavna: skladite-
rieni tradicionalni model je model opti-
malne veliine porudbine (Economic Or-
der Quantity EOQ), koji je detaljno prika-
zan u prethodnom tekstu. Drugu grupu pred-
stavljaju modeli koji se koriste u stohasti-
kim situacijama (savremeni modeli), ko-
ji su kompleksni i dinamini i koji se bazi- uslova za primenu JIT metode upravljanja
raju na automatizaciji donoenja odluka uz zalihama su sledei: (1) postojanje sistema
pomo raunara. Najee korieni savre- kontinuiranog i preciznog praenja nivoa
meni metodi su sledei: zaliha na dnevnoj osnovi, i (2) postojanje
Metod nabavke tano na vreme veledrogerija koje su dovoljno eksibilne da
(Just-In-Time JIT), koji predstavlja metod lekove isporuuju u estim intervalima i pu-
upravljanja zalihama koji je baziran na skla- tem tzv. takaste distribucije, tj. od
ditenju minimalnih zaliha i nabavci potreb- apoteke do apoteke. U okviru JIT metode,
nih lekova u onom trenutku kada su apo- veoma vano mesto imaju tzv. signalne za-
teci potrebni. U JIT sistemu, apoteka ne dr- lihe, koje se izraunavaju uz pomo formu-
i vee koliine lekova na zalihama, nego le Zsn=P*T+Zsg, gde Zsn oznaava signal-
ima dogovor sa veledrogerijom da joj u e- ne zalihe, tj. onaj nivo zaliha odreenog le-
stim intervalima (najee na dnevnoj ka koji oznaava potrebu nove nabavke, P
osnovi) isporuuje potrebne lekove. JIT oznaava oekivanu dnevnu potronju
metoda je razvijena u Japanu tokom 50-tih odreenog leka, T oznaava vreme isporu-
godina XX veka i bazirana je na Kanban ke odreenog leka, i Zsg oznaava sigurno-
konceptu, koji predstavlja koncept signa- sne zalihe, tj. onaj nivo zaliha ispod kojeg
liziranja menadmentu da je potrebno zalihe odreenog leka ne smeju da padnu
preduzeti odgovarajue aktivnosti. Filozo- (minimalne zalihe). Iako JIT metod uprav-
ljanja zalihama ima niz prednosti, kao to
nje nepotrebnih zaliha je neracionalno su utede u nansijama, utede u prosto-
troenje resursa, te zbog toga zalihe tre- ru, bolje upravljanje i vea eksibilnost, on
ba drati na minimalnom potrebnom nivou. ima i odreene nedostatke, koji se naje-
Prema JIT metodi, vani su sledei parame- e svode na uveani rizik od nestaica le-
tri pravi lek, u pravo vreme, u pravoj ko- kova, poveanje trokova pribavljanja za-
liini, na pravom mestu. Osnovna dva liha, kao i ogranienja u pogledu veledro-

235 | BB-Informator | 41

DA LI JE METODOLOGIJA UPRAV-
LJANJA ZALIHAMA PRIMENJIVA U
APOTEKAMA?
Odgovor na ovo pitanje je da. Ia-
ko deluje kompleksno, metodolo-
gija upravljanja zalihama u apote-
kama je primenjiva i svodi se na dve
stvari. Prvo, to je aurnost u prae-
nju nivoa zaliha. Drugo, to je aur-
nost u voenju finansijskih evi-
dencija. Kako bi se metodologija
upravljanja zalihama primenila u
apotekama vano je imati u vidu
sledee napomene:
Zalihe posmatrati na nivou poje-
dinanih preparata i grupa prepa-
rata
Sve zalihe klasifikovati na ABC,
XYZ i CVA, kako bi se ustanovili
najvaniji preparati za praenje
Voditi to precizniju evidenciju
trokova zaliha (trokovi pribav-
ljanja, trokovi dranja i trokovi
nedostatka zaliha)
Voditi to precizniju evidenciju
postojeeg stanja zaliha
Voditi to precizniju evidenciju
frekvencije prodaje lekova
Razviti razne analitike alate ko-
ji pomau u automatizaciji do-
noenja odluka o zalihama (Excel
tabele, Access baze podataka
itd)
Redovno aurirati postojee
evidencije
Redovno pratiti parametre i dono-
siti odluke na osnovu njih
U praksi, rukovodstvo apoteke ima
dve opcije u pogledu upravljanja za-
lihama. Prva opcija je da zalihama
upravlja spontano, na osnovu isku-
stva i prema oseaju. Druga opcija
je da uvede jednostavan (Excel ta-
bela) ili kompleksan sistem (softve-
ri) za upravljanje zalihama i njima
upravlja na sistematian nain.
Sticanjem odgovarajueg minimal-
nog znanja u oblasti upravljanja za-
lihama i ulaganjem u razvoj alata
(jednostavnih ili kompleksnih) ru-
kovodstvo apoteke moe upravlja-
nje zalihama da podigne na vii ni-
vo i time ostvari znaajne finansij-
ske rezultate.
42 | BB-Informator | 235
FARMACEUTSKI MENADMENT
gerija koje se mogu uklopiti u stroge stan-
darde JIT sistema upravljanja zalihama.
Metod planiranja materijalnih po-
treba (Material Requirements Planning
MRP), koji predstavlja metod upravljanja
zalihama koji je baziran na potrebama ku-
paca, odnosno na upravljanju zadovoljstvom
potroaa. Osnovu MRP metode ine infor-
macije o vrsti, koliini i vremenu isporuke
lekova kupcima. MRP metod je stoga
strukturiran hijerarhijski i polazi od posle-
dnjeg mogueg roka za isporuku odree-
nog leka kupcu. U odnosu na taj rok, vri
se i planiranje nabavke tog leka. Tri osno-
vne premise MRP metoda su: (1) obezbe-
diti potpunu raspoloivost leka za kupca, (2)
drati minimalne mogue zalihe, i (3) vo-
diti detaljne evidencije i potrebama kupa-
ca i koliini zaliha. MRP metod je razvijen
tokom 60-tih godina XX veka u Japanu i
predstavlja prirodnu evoluciju klasinih
metoda, kao to je EOQ metoda, koja se de-
sila sa razvojem raunara i sistema auto-
matizovanog upravljanja zalihama. Prakti-
no gledano, primena MRP metode u apo-
tekama znai da apoteka pre svega mora
da vri analizu trita za preparate koje pro-
daje, u smislu karakteristika potroaa, na-
vika u kupovini, frekvencije kupovine, koli-
ine kupovine itd. Na osnovu toga, prime-
nom savremenih softvera, vri se projek-
tovanje potrebnih koliina lekova za nabav-
ku. Od svog nastanka do danas, MRP me-
tod je u vie navrata bio usavravan. Po-
slednju generaciju MRP metoda predstav-
lja tzv. tranjom pokretan DRM (De-
mand-Driven MRP DDMRP), koji je bazi-
ran na upotrebi softvera i kompleksnih sta-
tistikih tehnika, dinamikom usklaivanju
velikog broja parametara, holistikom pri-
stupu i integraciji upravljanja zalihama sa
strategijskim upravljanjem. Neke od teh-
nika koje se koriste u okviru MRP metoda
su tehnika dinamike procene nabavke
(Dynamic Lot-Sizing), tehnika heuristike
srebrne koliine (Silver-Meal Heuristic), teh-
nika heuristike troka najmanje kompone-
nte (Least-Unit-Cost Heuristic) itd.
Metod planiranja distributivnih
resursa (Distribution Resource Planning
DRP), koji predstavlja metod upravljanja
zalihama koji je baziran na optimizaciji lan-
ca snabdevanja (Supply Chain). DRP metod
je razvijen tokom 70-tih godina XX veka i
danas predstavlja jedan od najee kori-
enih kompleksnih metoda za upravljanje
zalihama, ali i itavih logistikih operaci-
ja. DRP metod predstavlja pre svega ana-
litiki metod koji je baziran na analizi
svake pojedinane pozicije zaliha, tj. ana-
lizi svakog pojedinanog leka u apoteci.
Obradom veeg broja parametara, kao to
su potrebne koliine na poetku perioda,
planirane koliine na kraju perioda, vreme
realizacije porudbine, trokovi pribavlja-
nja zaliha, preporueni obim porudbine,
predvieni otpis zaliha itd, DRM metod pu-
tem automatizacije pomae rukovodiocima
u apotekama da donesu optimalne odluke
u vezi sa zalihama lekova. DRM metod se
najee koristi u kombinaciji sa MRP
metodom. Prednosti zajednike upotrebe
DRM i MRP metoda su ekasnije upravlja-
nje nansijama, ekasnije logistiko poslo-
vanje, unapreenje zadovoljstva potroa-
a i automatizacija skladinog poslovanja,
dok su nedostaci vezani za potrebu auto-
matizacije poslovanja, poveani rizik od ne-
staice lekova, rast trokova pribavljanja
zaliha i potrebu voenja preciznih eviden-
cija o zalihama i potrebama.
Savremene metode upravljanja zaliha-
ma esto se koriste u maloprodaji, a svo-
ju upotrebu nalaze i u maloprodaji i vele-
prodaji lekova. Poseban znaaj imaju u ve-
likim apotekama i apotekarskim ustanova-
ma, koje imaju veliki asortiman lekova, ko-
je imaju velike zalihe lekova, koje lekove pro-
daju esto i intenzivno i koje imaju potre-
bu sistematskog upravljanja zalihama.
Primena savremenih metoda je po pravi-
lu bazirana na automatizaciji poslovanja
(preciznom voenju stanja zaliha, automa-
tizacijom poslovnih procesa itd) i prime-
ni savremenih softvera (ERP softveri,
softveri za upravljanje zalihama itd). Ono
to je jo karakteristino za savremene me-
tode je kombinovana primena JIT, MRP i
DRM metoda. Ono to pospeuje primenu
savremenih metoda upravljanja zalihama
u apotekama je postojanje adekvatnih
softverskih reenja i postojanje sposobno-
sti veledrogerija da snabdevanje apoteka
vre eksibilno i u realnom vremenu.
MERENJE I VREDNOVANJE
ZALIHA
Veoma vano pitanje u okviru upravlja-
nja zalihama u apotekama je merenje i
vrednovanje zaliha. Kada se kae merenje
i vrednovanje, misli se na primenu razlii-
tih nansijskih i raunovodstvenih metoda
koje pomau rukovodstvu apoteke da za-
lihe prati na najbolji mogui nain. Mere-
 FARMACEUTSKI MENADMENT
nje i vrednovanje zaliha obuhvata sledee
grupe metoda i tehnika:
Metode knjigovodstvenog evi-
dentiranja zaliha. to se tie ovoga, pre
svega treba imati u vidu da se zalihe u apo-
tekama vode u razliitim knjigama od
skladine evidencije (prijemnice, otprem-
nice, meuskladine evidencije, skladine
kartice itd), preko evidencija u okviru na-
nsijskog knjigovodstva (dnevnik i glavna
knjiga), pa sve do evidencija u okviru ana-
litikih kartica (analitiko knjigovodstvo).
Pored toga, knjigovodstveno evidentiranje
zaliha podrazumeva i praenje trokova za-
liha, kao i utvrivanje cene kotanja i pro-
dajne cene lekova. Konano, to je moda
i najvanije, knjigovodstveno evidentiranje
zaliha posebno tretira nain na koji se evi-
dentira utroak zaliha. U tom pogledu, obra-
un utroka lekova se moe vriti primenom ljaju jednu od najznaajnijih komponenti
nekoliko metoda, kao to su FIFO (First-In-
First-Out), LIFO (Last-In-First-Out), HIFO
(Highest-In-First-Out), NIFO (Next-In-First-
Out), metod prosene cene, metod stan-
dardnih trokova itd.
Metode analize uspenosti uprav-
ljanja zalihama. Merila ekasnosti uprav-
ljanja zalihama su veoma vaan raunovod-
stveno-poslovni pokazatelj. Ona pokazuju
u kojoj meri apoteka ostvaruje svoje poslo-
vne ciljeve u pogledu upravljanja prodajom
i nansijama. Merila ekasnosti upravlja-
nja zalihama koja se najee koriste su
koecijent obrta zaliha i indeks ekasno-
sti upravljanja zalihama. to se tie koe-
cijenta obrta zaliha (KOZ), to je pokazatelj
koji govori koliko puta godinje se obrnu za-
lihe odreenog leka, tj. u kojoj meri se le-
kovi prodaju na godinjem nivou. KOZ se
izraunava tako to se cena kotanja pro-
datog leka stavi u odnos sa prosenim za-
lihama tog leka u toku godine. Cena kota-
nja se dobija tako to se nabavna cena le-
ka uvea za zavisne trokove nabavke, a
prosene zalihe se dobijaju tako to se zbir
zaliha na poetku i kraju godine podeli sa
dva. Ukoliko je npr. vrednost KOZ jednaka
1 to znai da se zalihe odreenog leka pro-
daju jednom godinje, ukoliko je jednaka 2
to znai da se zalihe prodaju dvaput godi-
nje itd. Kada se broj dana u godini podeli
sa KOZ dobija se proseno vreme trajanja
jednog obrta zaliha za dati lek. Ovaj poka-
zatelj govori koliko dana odreeni lek u pro-
seku stoji na zalihama u apoteci. Konano,
indeks ekasnosti upravljanja zalihama
predstavlja pokazatelj koji govori o tome
koliko kvalitetno je apoteka planirala na-
bavku zaliha. Izraunava se tako to se zbir
svih manjkova i vikova zaliha deli sa izno-
som normiranih zaliha. Normirane zalihe
obuhvataju zalihe koje se ve nalaze u apo-
teci, kao i zalihe za koje su ve plasirane
porudbine.
Metode procene vrednosti zaliha.
Zalihe esto predstavljaju veoma vanu
imovinu apoteke. Kada je re o privatnim
apotekama koje imaju do tri apoteke u lan-
cu, ukoliko apoteka nije vlasnik poslovnog
prostora, zalihe predstavljaju najznaajni-
ju komponentu imovine, neretko sa ueem
od preko 70% u ukupnoj imovini. S druge
strane, zalihe esto mogu da se koriste kao
kolateral u sluaju pozajmljivanja sredsta-
va u vidu kredita, to je naroito znaajno
za male apoteke kod kojih zalihe predstav-
imovine. Zbog toga, veoma je vano da se
zalihe pravilno evidentiraju u raunovodstvu,
ali i da se njihova vrednost pravilno proce-
njuje. Ne ulazei dublje u metodologiju pro-
cene vrednosti zaliha, dovoljno je samo na-
pomenuti da se zalihe lekova mogu proce-
njivati primenom sledeih metoda meto-
da knjigovodstvene vrednosti, metoda fer
trine vrednosti, metoda likvidacione
vrednosti itd.
Metode kontrole zaliha. Na kraju, va-
no je istai i metode kontrole zaliha, koja
se vri na razliitim nivoima. Kontrola za-
liha je vana ne samo zbog nansijske i pro-
dajne optimizacije, nego i zbog pravilnog vo-
enja evidencija, unapreenja kvaliteta,
ali i zbog predupreivanja potencijalnih gu-
bitaka. Pre svega, vano je istai aspekt
upravljanja kvalitetom i automatizacije
manipulisanja zalihama. Pored toga, vano
je sprovoditi redovne i vanredne popise imo-
vine, kako bi se ustanovilo tano stanje za-
liha lekova i izbegle mogue nestaice. Ko-
nano, kontrola zaliha se vri i u samom knji-
govodstvu, sprovoenjem raznih nansijskih
i raunovodstvenih analiza i pregleda.
SPECIFINA PITANJA VEZANA ZA
MALOPRODAJU LEKOVA
Kada se govori o upravljanju zalihama,
ne treba ispustiti iz vida razne specino-
sti maloprodaje i veleprodaje lekova. Ove
specinosti u odreenoj meri utiu na re-
lativizaciju postojeih metoda upravljanja
zalihama. U tom smislu, vano ih je imati
u vidu ukoliko rukovodstvo apoteke eli da
primeni neku od metoda i tehnika uprav-
ljanja zalihama koje su bile navedene u
ovom i prethodna dva teksta.
Kao prvo, ono to uvek treba imati u vi-
du je obaveza obezbeenja redovne
snabdevenosti trita. Ovo je obaveza ko-
ju imaju svi uesnici u lancu snabdevanja
lekovima, od proizvoaa i uvoznika, pre-
ko distributera i veledrogerija, sve do apo-
teka i zdravstvenih ustanova. Kada se po-
smatra maloprodaja lekova, ova obaveza
znai da apoteka treba da tei da ima do-
voljne koliine lekova na zalihama kako bi
mogla u svakom trenutku da ih isporui tr-
itu. Naravno, to ne znai da apoteka tre-
ba da ima predimenzionirane zalihe, ali sva-
kako znai dve stvari. Prvo, da ponekad za
odreene lekove treba da ima zalihe koje
su iznad optimuma, naroito za lekove i-
ja potronja je sezonskog ili nepredvidivog
karaktera. Drugo, da treba da ima pouzda-
ne dobavljae od kojih moe u to kraem
roku da nabavi potrebne koliine lekova,
ukoliko se za to ukae potreba. Zbog toga,
u apotekarskom poslovanju je vano u to
veoj meri razvijati JIT sistem nabavke.
Kao drugo, veoma vaan aspekt koji tre-
ba imati u vidu su i javne nabavke leko-
va, naroito za lance apoteka koje su u dr-
avnom vlasnitvu (apotekarske ustanove)
i privatne apoteke koje se nalaze u Planu
mree i koje prodaju lekove koji se nalaze
u sistemu nadoknada od strane RFZO-a (le-
kovi sa pozitivnih lista). Javne nabavke su
na odreeni nain povezane sa obavezom
redovne snabdevenosti trita. to zbog
propisa koji uslonjavaju i produavaju
vreme za realizaciju javnih nabavki, to zbog
potrebe boljeg planiranja, apoteke su e-
sto prinuene da nabavljaju lekove u koli-
inama iznad optimalnih. To naravno ima
svoje ekonomsko i drutveno opravdanje.
Ono to apoteka moe da uini u pogledu
upravljanja zalihama je, prvo, da bolje
planira nabavke lekova, i drugo, da kad god
je to mogue lekove ziki nabavlja od do-
bavljaa prema svojim potrebama.
Na kraju, treba napomenuti i pojavu kon-
signacije lekova, koja se moe pojaviti ta-
ko to apoteka svoje lekove dri u skladi-
tima veledrogerija (konsignacija unazad) ili
tako to veledrogerija svoje lekove dri u
skladitima apoteka (konsignacija una-
pred). Ono to je vano je injenica da go-
milanje zaliha u vidu konsignacije uveava
trokove dranja zaliha, te da zbog toga tre-
ba izvriti dodatnu analizu isplativosti kon-
signacione prodaje lekova. I
235 | BB-Informator | 43