Mula

Terima/buka surat dan

cop

Rekod dalam buku

tarikh terima
daftar surat menyurat

Surat biasa
Surat sulit Surat persedirian

Serah kepada
pengarah/wakil untuk
diminitkan
Rujuk tatacara surat

Minitkan tindakan yang

perlu diambil

Rekodkan dalam buku

daftar surat-menyurat

Surat
perlu
tindakan
segera
Rekod dalam buku
daftar surat menyurat

Edar/faks terus kepada

pegawai berkenaan
Edarkan/faks kepada
pegawai berkenaan

Tamat
 Pegawai
ada

Serahkan surat kepada Serahkan surat kepada

pegawa berkenaan untuk pegawai berkenaan

Tamat Tamat
 Mula

Rekod surat keluar dalam

Buku daftar Surat
Menyurat

Dengan tangan Faks Pos biasa Pos laju/berdaftar

Isi boring pos

Catat maklumat Isi boring dan
laju/berdaftar
setiap surat faks dan rekod
kelua dalam faks keluar
buku despatch dalam fail faks

Hantar surat
ke Pejabat
Pentadbiran
Hantar surat ke
untuk lanjut
Jabatan/Bahagian/
Cawangan/pegawai
berkaitan untuk
tindakan lanjut Simpan satu
salinan surat dalam
fail yang berkaitan
dan catat dalam
kertas minit

Tamat
 Mula

Fail baru Fail sementara Fail sambungan Fail

terhad/sulit/rahsia

Terima Terima Rekod dalam buku Terima

permohonan permohonan pendaftaran fail permohonan

Rekod dalam Buka sampul Rekod dalam Mohon nombor

buku pendaftaran kecil buku pendaftran rujukan dan fail
fail fail dari Unit
Daftaran KKM
Tulis nombor
Tulis nombor rujukan dan tajuk
rujukan dan tajuk asal
Simpan fail di
tempat khas

Tamat Tamat Tamat Tamat

 Tamat

Terima
permohonan

Dapatkan fail
dari rak

Rekod nama
peminjam dan tarikh
dalam kad keluar
fail

Beri kepada
pegawai yang
memohon

Terima fail yang

dikembalikan
dan kemaskini
kad keluar
masuk

Tamat
 Tamat

Fail biasa Fail terhad Fail sulit Fail Rahsia

Rak fail biasa Kabinet besi Kabinet besi Kabinet besi

berkunci berkunci dan berkunci dan
berpalang berpalang

Tamat Tamat Tamat Tamat

6.6 PENUTUP FAIL

Mula

Tutup fail

Buat garisan
merentasi
penjuru fail

Tulis nombor
rujukan dan
tajuk fail yang
ditutup

Simpan ditempat
khas

Tamat
 Mula

Lakukan
pemeriksaan
berkali ke atas
semua fail

Sediakan senarai
fail

Mohon dari Ketua

Jabatan untuk
pelupusan fail

Mohon kelulusan
Arkib Negara
untuk pelupusan

Tamat