KOLEJ VOKASIONAL BESUT

KG RAJA
22200 BESUT
TERENGGANU

KERTAS PENERANGAN
NAMA PROGRAM SISTEM KOMPUTER DAN RANGKAIAN
KOD / NAMA
KSK 603 / TECHNICAL SUPPORT
KURSUS
NO KOMPETENSI 6
CONTENT ORGANIZE MEETING
STANDARD
STANDARD 1. PRODUCE AGENDA
PEMBELAJARAN 2. IDENTIFY PARTICIPANTS
3. IDENTIFY THE LOCATION AND TIME
PERFORMANCE At the end of the course, the student should be able to:
CRITERIA 1. Come out with agenda.
2. Identify the appropriate person.
3. Schedule appropriate time.
NO KOD KSK603 Muka : 1 Drp : 13

TAJUK : ARRANGE FORMAL MEETING

TUJUAN :

Kertas penerangan ini bertujuan menerangkan jenis-jenis mesyuarat dan persiapan

sebelum mesyuarat dijalankan seperti pemilihan tempat mesyuarat, menyediakan
hidangan ringan, menyediakan alat tulis dan susun atur kedudukan ahli mesyuarat.
 NO KOD / CODE NO. KSK 603-6-KP1 Muka : 2 Drp: 13

1 PENGENALAN

Dalam kehidupan manusia sehari-hari, seseorang individu itu tidak boleh

hidup sendirian. Ia terpaksa mencari kawan kerana manusia tidak dijadikan untuk
hidup sendirian. Apabila terdapat seorang rakan, setiap kerja yang dilaksanakan
biasanya akan dikongsi bersama. Individu pertama akan bertanya pendapat
individu kedua apabila ia hendak melaksanakan sesuatu. Begitu juga sebaliknya.
Tanpa merujuk kepada orang lain untuk mendapatkan pandangan kedua,
seseorang itu akan digelar sebagai kera sumbang yang tidak tahu berkawan.
Apabila jumlah manusia bertambah, dengan menggunakan satu bahasa yang
difahami oleh kumpulan mereka, mereka mula mengadakan permuafakatan dalam
menjalankan tugas-tugas masing-masing. Dari situ, lahirlah struktur pentadbiran
dalam masyarakat.

2 PENGERTIAN MESYUARAT

Mesyuarat berasal daripada bahasa Arab yang membawa makna berhimpun,

berkumpul untuk berbincang bagi mencapai kata sepakat untuk melakukan
sesuatu pekerjaan. Kamus Dewan mentakrifkan mesyuarat sebagai, Perundingan
(untuk membincangkan sesuatu, atau mencapai sesuatu keputusan). Secara
amnya maksud mesyuarat itu ialah satu perhimpunan yang diadakan untuk
mendapatkan buah fikiran daripada pelbagai golongan atau kumpulan bagi
mendapatkan satu keputusan.

Keputusan yang diperolehi biasanya dicapai selepas berlakunya perbahasan

atau percambahan fikiran oleh ahli-ahli mesyuarat dan biasanya keputusan yang
dicapai itu adalah kata sepakat atau persetujuan oleh sebilangan besar anggota
atau ahli-ahli yang hadir bermesyuarat. Ahli-ahli minoriti yang tidak bersetuju
dengan keputusan yang dicapai hendaklah lazimnya akur akan keputusan yang
dicapai oleh suara ramai.
 NO KOD / CODE NO. KSK 603-6-KP1 Muka : 3 Drp: 13

3 JENIS-JENIS MESYUARAT

JENIS-JENIS MESYUARAT

Mesyuarat Agung Mesyuarat Ahli Mesyuarat Pengurusan

Tahunan Lembaga Pengarah

Mesyuarat Unit / Mesyuarat Jawatan

Jabatan Kuasa

Mesyuarat Jawatankuasa Kerja/Induk

Mesyuarat Jawatankuasa Kecil

Mesyuarat Jawatankuasa
Adhoc/Sementara

Rajah 1 : Jenis-jenis mesyuarat

3.1 Mesyuarat Agung Tahunan

Mesyuarat Agung Tahunan ialah mesyuarat utama dalam siri mesyuarat

sesebuah pertubuhan/persatuan/perkumpulan kerana ia melibatkan semua
anggota yang berdaftar. Mesyuarat ini perlu diadakan mengikut peruntukan
undang-undang negara di bawah akta Pendaftar Pertubuhan bagi semua
persatuan/pertubuhan/perkumpulan yang diwujudkan di luar sekolah. Namun
begitu persatuan di sekolah/institut pengajian tinggi juga perlu mengadakan
mesyuarat agung tahunan yang akan dihadiri oleh semua ahli.

Melalui mesyuarat agung ini, setiap anggota berpeluang berbincang

secara menyeluruh segala usul dan cadangan yang dikemukan. Mengikut
undang-undang tubuh, notis bagi mesyuarat agung hendaklah disampaikan
kepada semua ahli dalam masa 14 hari sebelum mesyuarat diadakan.
Kuorom mesyuarat ditentukan oleh setiap persatuan, biasanya 1/3 atau
daripada ahli mesti hadir untuk membolehkan mesyuarat agung
dilaksanakan.
NO KOD / CODE NO. KSK 603-6-KP1 Muka : 4 Drp: 13

Agenda tetap yang biasa bagi mesyuarat agung ialah:

i. Aluan Pengerusi.
ii. Membentangkan dan Mengesahkan Minit Mesyuarat Agung lalu.
iii. Membentangkan dan meluluskan Penyata Kewangan.
iv. Memilih dan melantik Ahli Jawatankuasa baru.
v. Membincangkan usul dan cadangan.
vi. Ucapan penangguhan.
vii. Hal-hal lain.

3.2 Mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah

Mesyuarat Ahli Lembaga Pengarah ialah mesyuarat untuk membuat

keputusan yang penting melibatkan dasar dan polisi organisasi. Mesyuarat ini
hanya dihadiri oleh Ahli Lembaga Pengarahyang terdiri daripada individu-
individu yang dilantik untuk merancang dasar dan polisi syarikat. Mesyuarat
ini di adakan secara berkala seperti yang dirancang oleh syarikat.

3.3 Mesyurat Pengurusan

Mesyuarat pengurusan ialah mesyuarat yang membuat perancangan

untuk organisasi secara terperinci untuk melaksanakan dasar yang telah
ditetapkan oleh Ahli Lembaga Pengarah. Ahli mesyuarat terdiri daripada
pihak pengurusan atasan seperti Pengarah, Timbalan Pengarah, Pengarah
Urusan, Pengurus, Ketua Jabatan dan lain-lain. Mesyuarat ini dijalankan
secara berkala dan lebih kerap berbanding mesyuarat mesyuarat Ahli
Lembaga Pengarah.

3.4 Mesyuarat Unit / Jabatan

Mesyuarat ini diadakan untuk melaksanakan perancangan yang telah

diputuskan dalam mesyuarat pengurusan. Mesyuarat ini dihadiri oleh ketua-
ketua jabatan dan staf yang berkenaan. Mesyuarat ini dijalankan secar
berkala tetapi lebih kerap daripada mesyuarat pengurusan.

3.5 Mesyuarat Jawatan Kuasa

Terdapat 3 jenis mesyuarat jawatan kuasa iaitu:

NO KOD / CODE NO. KSK 603-6-KP1 Muka : 5 Drp: 13

3.5.1 Mesyuarat Jawatankuasa Kerja/Induk

Dalam perjalanan sesebuah pertubuhan, mesyuarat

Jawatankuasa Kerja amat penting sebagai nadi persatuan atau
pertubuhan kerana melalui mesyuarat inilah segala perancangan
dan strategi pelaksanaan setiap projek dibahaskan, diperinci untuk
dilaksanakan. Melalui mesyuarat inilah Jawatankuasa Kecil yang
bersesuaian dengan corak projek ditubuhkan.

Agenda ditentukan oleh pengerusi yang dilantik melalui

perbincangan dengan semua ahli jawatankuasa lain. Kekerapan
mesyuarat ini amat bergantung kepada keperluan. Lagi banyak
projek yang hendak dilaksanakan, lagi kerap jawatankuasa ini
bersidang. Lagi banyak kebuntuan dan kekangan atau masalah,
kerap jugalah jawatankuasa ini memerah otak. Notis untuk
mesyuarat ini disampaikan oleh setiausaha, biasanya satu minggu
daripada tarikh mesyuarat. Kuorom mesyuarat biasanya 1/3
daripada jumlah semua ahli jawatankuasa.

3.5.2 Mesyuarat Jawatankuasa Kecil

Mesyuarat Jawatankuasa Kecil ialah mesyuarat yang paling

bawah. Jawatankuasa ini sudah diberikan satu atau dua tugas
tertentu untuk dilaksanakan, misalnya Jawatankuasa Makanan,
Jawatankuasa Persiapan, Jawatankuasa Buku Cenderamata,
Jawatankuasa Penjurucaraan, Jawatankuasa Sambutan dan
sebagainya.

Ahli Jawatankuasa ini mungkin terdiri daripada lima atau

enam orang sahaja. Angka sebenarnya tidaklah tetap kerana jumlah
ahlinya bergantung kepada kecil besarnya projek yang hendak
dilaksanakan dan juga banyak sedikitnya tugas yang hendak
dilaksanakan. Agendanya hanyalah berbincang cara hendak
melaksanakan tugas yang diberikan kepada jawatankuasa tersebut
termasuk jumlah kewangan yang diperlukan untuk dibentangkan
 NO KOD / CODE NO. KSK 603-6-KP1 Muka : 6 Drp: 13

dalam Jawatankuasa Kerja yang akan dilaksanakan dalam tempoh

masa terdekat.

Dalam Jawatankuasa Kecil, semua orang akan menjalankan

tugas walaupun di kalangan anggota terdapat pengerusi dan
setiausaha yang bertugas menyelaraskan Jawatankuasa
berkenaan.

3.5.3 Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc/Sementara

Mesyuarat Jawatankuasa Adhoc, sebagaimana namanya

dikendalikan secara tidak berjadual. Biasanya mesyuarat ini
dilaksanakan di awal penubuhan sesuatu persatuan, yakni sebelum
tertubuhnya jawatankuasa tetap yang akan mengendalikan
perjalanan persatuan seperti mendaftarkannya dan sebagainya.

Mesyuarat dikatakan secara adhoc juga apabila sekumpulan

pelajar dikerahkan untuk melaksanakan sesuatu projek, sama ada
penting atau tidak dalam jangka waktu yang amat singkat.
Mesyuarat ini bertujuan melantik Jawatankuasa Kecil untuk
mengendalikan tugas-tugas yang juga dibincangkan dalam
mesyuarat berkenaan.

4 BILIK MESYUARAT

4.1 Bilik mesyuarat perlu kelihatan ringkas tetapi kemas. Contoh peralatan yang
sesuai diletakkan di bilik mesyuarat ialah Liquid Crystal Dislpay (LCD), skrin
tayangan, alat audio visual, mikrofon dan sebagainya.

4.2 Bilik mesyuarat hendaklah dihias dengan gubahan bunga yang sesuai di atas
meja dan bunga hidup di sudut bilik. Dinding bilik mesyuarat biasanya
diwarnakan dengan warna yang cerah dan ceria.gambar pemimpin, gambar
hiasan, carta organisasi dan jam dinding juga sesuai dijadikan hiasan.
NO KOD / CODE NO. KSK 603-6-KP1 Muka : 7 Drp: 13

4.3 Tempahan bilik mesyuarat mestilah dibuat berdasarkan ahli mesyuarat yang
akan menghadiri sesuatu mesyuarat. Jika mesyuarat yang mempunyai ramai
ahli seperti mesyuarat agung tahunan, bilik mesyuarat biasa tidak sesuai
dijadikan tempat mesyuarat. Setiausaha juga perlu memastikan bilangan ahli
mesyuarat sebelum membuat tempahan bilik bagi mengelakkan sebarang
masalah.

4.4 Berikut adalah contoh-contoh bilik mesyuarat:

Gambar 1 : Contoh Bilik Mesyuarat 1

Gambar 2 : Contoh Bilik Mesyuarat 2

NO KOD / CODE NO. KSK 603-6-KP1 Muka : 8 Drp: 13

Gambar 3 : Contoh Bilik Mesyuarat 3

Gambar 4 : Contoh Bilik Mesyuarat 4

 NO KOD / CODE NO. KSK 603-6-KP1 Muka : 9 Drp: 13

5 PERSIAPAN SEBELUM MESYUARAT BERLANGSUNG

5.1 Pemilihan tempat mesyuarat

5.1.1 Setelah pengurus memaklumkan kepada setiausaha untuk

mengadakan mesyuarat, seseorang setiausaha perlu peka dan
memahami kehendak mesyuarat yang akan diadakan.

5.1.2 Selain mengetahui jenis mesyuarat yang diadakan, beliau juga perlu
mendapatkan bilangan ahli mesyuarat yang bakal hadir.

5.1.3 Pemilihan tempat mesyuarat berdasarkan kepada:

5.1.3.1 Jenis mesyuarat
5.1.3.2 Bilangan ahli mesyuarat
5.1.3.3 Jemputan ahli mesyuarat
5.1.3.4 Jangka masa mesyuarat berlangsung
5.1.3.5 Keperluan dalam mesyuarat seperti penggunaan bahan
elektronik seperti pembesar suara, LCD Projektor, audio
dan sebagainya.

5.1.4 Selain dari keperluan mesyuarat, seseorang setiausaha juga perlu

memastikan keadaan bilik mesyuarat bersih, nyaman dan teratur.
Selain daripada itu beliau juga perlu memastikan bilangan kerusi ahli
mesyuarat mencukupi dan dalam keadaan yang baik (tidak rosak).

5.1.5 Susunan kerusi ahli mesyuarat hendaklah tidak terlalu rapat bagi
menjamin keselesaan ahli ketika mesyuarat itu berlangsung.

5.1.6 Setiausaha juga perlu memastikan penghawa dingin dan alat

kawalan suhu berfungsi dengan baik.

5.1.7 Selain daripada itu, setiausaha juga perlu peka dengan kedudukan
sius lampu dan suis litar utama.
NO KOD / CODE NO. KSK 603-6-KP1 Muka : 10 Drp: 13

5.1.8 Sekiranya prasarana asas tempat@bilik tersebut tidak berfungsi,

setiausaha perlu meminta bantuan dari unit penyelenggaraan untuk
membaiki sebelum mesyuarat berlangsung.

5.1.9 Sebaiknya sebelum mengesahkan kepda pengurus atau ketua

jabatan @ unit yang mengarahkan untuk mengadakan mesyuarat,
seorang setiausah pperlu mengadakan lawatan tapak ke tempat
mesyuarat bagi memastikan prasarana dan keperluan mesyuarat
dapat dipenuhi.

5.1.10 Sekiranya tempat yang dicadangkan tidak bersesuaian, dalam

penyelenggaraan atau telah ditempah setiausaha perlu
memaklumkan kepada pengurus supaya beliau boleh
mempertimbangkan alternative lain.

5.2 Menyediakan hidangan ringan

5.2.1 Seorang setiausaha juga perlu menguruskan hidangan ringan untuk

ahli mesyuarat sekiranya diminta oleh ketua, pengurus atau individu
yang merancang mesyuarat.

5.2.2 Sekiranya setiausaha menerima arahan, maka beliau perlu bijak

menguruskan jenis hidangan ringan yang bersesuaian dengan masa
dan bilangan ahli mesyuarat.

5.2.3 Sekiranya terdapat menu pilihan dari ketua yang mengendalikan

mesyuarat, setiausaha perlu memastikan menu tersebut mampu
dihidangkan dengan betul dan tidak mengganggu perjalanan
mesyuarat.

5.2.4 Antara yang dititikberatkan oleh setiausaha dalam memilih hidangan

adalah:
5.2.4.1 Sensitiviti kaum/bangsa/agama
NO KOD / CODE NO. KSK 603-6-KP1 Muka : 11 Drp: 13

5.2.4.2 Masa mesyuarat berlangsung sama ada pagi, tengah hari,

petang atau malam.
5.2.4.3 Jenis hidangan yang bersesuaian tidak memerlukan
penggunaan peralatan yang rumit.
5.2.4.4 Jenis minuman yang bersesuaian
5.2.4.5 Faktor kesihatan / alahan pada jenis hidangan. Contohnya
alahan kepada makanan laut, kekacang dan sebagainya.
5.2.4.6 Tempat menghidangkan juadah.

5.2.5 Sekiranya pengurus mengarahkan setiausaha untuk menghidangkan

minuman panas, seorang setiausaha perlu memastikan suhu
minuman tersebut tidak terlalu panas dan dihidangkan dalam kuantiti
yang betul (tidak terlalu penuh dalam cawan yang berpiring).
Minuman itu hendaklah dibawa dengan tertib dan tidak tergopoh-
gopoh agar tidak berlaku insiden tertumpah minuman di meja
mesyuarat.

5.2.6 Seeloknya minuman ringan dibawa bersama dulang dan

menggunakan pembantu untuk menhidangkan kepada ahli
mesyuarat.

5.2.7 Sekiranya makanan disediakan didalam dulang, pastikan ianya

dibalut dengan clear wrap agar tidak terdedah dan sediakan
bilangan piring yang mencukupi.

5.2.8 Contoh jenis makan yang sesuaia dihidangkan ketika mesyuarat

adalah seperti berikut:
NO KOD / CODE NO. KSK 603-6-KP1 Muka : 12 Drp: 13

Gambar 5 : Air Mineral Gambar 6 : Teh dan kopi

Gambar 7 : Kuih karipap Gambar 8 : Mihun goreng

5.3 Menyediakan alat tulis

5.3.1 Seorang setiausaha perlu memastikan keperluan alat tulis seperti pen,
kertas, fail kertas, kalkulator, marker dan lain-lain keperluan alat tulis
mencukupi.

5.3.2 Alat tulis seperti pen, pensil dan fail kertas yang berisi beberapa
keping kertas kosong A4 hendaklah diletakkan di atas meja setiap
tempat duduk ahli mesyuarat.

5.3.3 Sebelum menyusun keperluan alat tulis, beliau perlu memastikan

bilangan untuk setiap ahli mesyuarat mencukupi dan alat tulis tersebut
berfungsi.

5.3.4 Sekiranya terdapat dokumen lain yang perlu diedarkan bersama alat
tulis itu, beliau perlu memastikan dokumen tersebut disusun dengan
baik dan bilangan muka surat dokumen tersebut mencukupi.
NO KOD / CODE NO. KSK 603-6-KP1 Muka : 13 Drp: 13

5.4 Susun atur kedudukan ahli mesyuarat

5.4.1 Selain dari keadaaan fizikal atau tempat mesyuarat seseorang

setiausaha juga perlu mengetahui formality susunan kedudukan
mengikut hirarki jawatan dalam organisasi.

5.4.2 Sekiranya mesyuarat itu adalah mesyuarat dari unit/jabatan dan

menjemput pengurus maka susunan kedudukan hirarki perlu betul dan
tidak melanggar hirarki perjawatan.

5.4.3 Sebaiknya sebelum mesyuarat berlangsung, setiausaha perlu

menyediakan label tempat duduk bagi setiap ahli mesyuarat.

5.4.4 Contoh susunan ahli mesyuarat.

Kudapan

Setiausaha
3 AJK / Ahli mesyuarat

Pegawai yang
1 4 ingin
Pengerusi membentang

2 AJK / Ahli mesyuarat

Tetamu jemputan

Meja urus setia

Rajah 9 : Pelan dan kedudukan ahli mesyuarat