Eugen Burdus Ion Popa Biblioteca de Management ‘@Eugen BURDUS lon POPA METODOLOGII MANAGERIALE i. CE SHAT? BUCUR EST!200 Metodologii manageriale cunoastere aprofundaté a_ structurii organizatorice existente, ele constituindu-se intr-un ansamblu de lucrari, care pot fi grupate in metodologia de perfectionare a structurii organizatorice a organizatiei 7.2. Atragerea personalului in procesul de organizare structural Nevoia La fel ca in orice proces de schimbare, la atragerii implementarea masurilor de perfectionare a organizarii Personalului structurale se manifesta, in general tendinta de in procesul rezisten{a din partea celor care isi simt periclitata pozitia de organizare pe care 0 defineau in vechea structura, O astiel de Structuralé _rezistenta este foarte puternica, avand in vedere tendinta Camenilor de a nu-si pierde privilegiile, de a mentine o situafie pe care gi-au creat-o gi in care se simt confortabil. lar daca schimbarile structurale nu sunt bine infelese de catre cei implicati, chiar dacd acestea favorizeaza personalul, prin prisma eficientei, ele vor fi intémpinate cu rezistenta. lalé de ce este necesara implicarea personalului in procesul de organizare structurala a organizatiei. Cine trebuie In primul rand este necesar s& fie implicat atras in managementul organizafjei, in cazul in care schimbarea Procesul de organizationala este facut de catre specialisti din afara organizare acesteia. In afara celor care au comandat procesul de Structurala? _schimbare, in cadrul acestuia trebuie atrasi toti manager implicafi in aceste procese si a caror activitate va fi afectaté de schimbérile impuse. Pe. parcursul analizei Starii sistemului, managerii trebuie si puna la dispozitia Specialistilor in schimbare informatiile de care acestia au Nevoie. Apoi, ei trebuie sA faci uz de autoritatea lor Pentru ca subordonatii s nu se opuna desfagurdri activitatilor necesare procesului de schimbare. Pentru ca cercetarea sa fie desfagurata in bune Conditii si schimbarea s& se impund cu mai multa usurinf&, pe lang& manageri, in procesul de schimbare Reproiectarea structurii organizatorice 201 organizationala trebuie sa fie atragi si ee c&ror activitate se va modifica in urma implemen rif masurilor de schimbare a structurii organizatorice, pe considerentul o& daca 0 persoana intelege necesitatea si utilitatea masurilor de schimbare, ea nu numai ca wi “° va opune acestor masuri, Ci va contribui favorable aplicarea lor. Imaginati-va daca ati accepta scl im a - sarcinilor care va reveneau in mod curent la locul munca, dac& nu sunteti convingi de faptul c& aceasta schimbare va va ugura munca si va contribui la obtinerea unor rezultate superioare. 7.3. Metodologia reproiectarii structurii organizatorice Ansamblul lucrarilor necesare schimbarii unei structuri Coat cu scopul perfectionairii acesteia, se poate grupa, in functie de o} nea tn care se desfagoara, in mai multe etape: pregatirea cercetarii, investigé si analiza si perfectionarea structurii (3). 7.3.1.Pregatirea cercetarii in aceasta etapa se identifica factorii care determina Selle) schimbarii organizationale, se stabileste oan si a ae : a obiecti ie urmarite in cadrul procesul fixeaza obiectivele ce trebuie urr ‘ bare structurii organizatorice. Principalele subetape (faze) care oe Pa aed sunt: identificarea problemelor, precizarea ariei studiului, obiectivelor studiului. Identificarea problemelor care determina dereglari in functionarea structurii organizatorice si implicit declangarea procesului de schimbare a ea Ansamblul lucrarilor pot fi sintetizate dupa modelul din tabelul 7.1. Identificarea problemelor202 ! Metodologii manageriale _ | Tabelul 7. [S| Problema Cauze Efecte — | produse finite | - calitate afaceri tl necorespunzatoare - nerealizarea profitului Precizarea Precizarea ariei studiului se face i i aa ce in fun ariei studiului cen Componentele structurii organizatorice care prezinta deficiente de functionare, sau de implicatiile factorilor care determina schimbarea. Spre exemplu, daca se Constaté ca deficientele se localizeaza in domeniul functiunii comerciale, sfera de cuprindere a studiului se va rezuma la domeniul organizarea structurala din 7 domeniul comercial $.a.m.d. Stabilirea Stabilirea obiectivelor studiului se face in functie obiectivelor —_de sfera de cuprindere, de gravitatea disfunctionalitatilor, studiului de personalul de care dispune organizatia pentru schimbarea organizatoricd, precum gsi de fondurile de care dispune organizatia_ pentru implementarea schimbérilor in domeniul organizatoric. 7.3.2. Investigatia si analiza _Aceasta a doua etapa grupeaza toate activitatile prin care se descrie structura organizatorica existent, componentele acesteia se analizeaza structura existenta, se identifica puntele forte si slabe ale organizarii structurale a organizatiei. De corectitudinea desfasurarii acestor lucrari depinde calitatea masurilor de perfectionare a structurii organizatorice si implicit eficacitatea functionari’ noii structuri, care se Propune in urma implementarii masurilor (schimbérilor) respective Lucrarile specifice acestei etape pot fi grupate in mai multe subetape (faze), dupa cum urmeaza: culegerea si sistematizarea datelor referitoare fa structura organizatorica, prelucrarea informatiilor _referitoare la obiectivele organizatiei, analiza structurii y t ° i cturii organizatorice si rationalizari structuril organizatorice. a - _ 1. | Stocuri mari de | - diminuarea vanzarilor a | i L__Reproiectarea structuril organizatorice 203 7.3.2.1. Colectarea si sistematizarea datelor referitoare la structura organizatorica Pentru a cunoaste structura organizatorica a unei organizattii trebuie s@ se culeaga date despre: regulamentul de organizare gi functionare, organigrama, figele de post, componentele formale ale structurii organizatorice, atributille compartimentelor si incadrarea cu personal a compartimentelor (3). 7.3.2.1.1. Regulamentul de organizare si functionare (ROF) Regulamentul de Organizare gsi Functionare (R.O.F.), constituie cea mai completé forma de prezentare si reprezentare a_ structurii organizatorice a unei organizatii. El cuprinde ansamblul reglementarilor menite s& asigure buna functionare a organizatiei pentru care a fost elaborat. Desi in practica managerialé nu exist& un model standard de R.OF., fiecare organizatie elaborandu-si propriul model, se poate aprecia cA in majoritate cazurilor acesta cuprinde urm&toarele parti: prezentarea generala a organizatiei, atributiile organizatiei, managementul organizatiei, compartimentele functionale $i operationale si precizari finale. Prezentarea Prezentarea generala a organizatiei, in care generala a sunt evidentiate toate elementele de caracterizare a organizatiei acesteia, aceasta parte cuprinzand: - dispozitii generale, intre care: actul de ‘infiintare, contractul de societate, statutul societatii, obiectul de activitate; - prezentare generalé a modului de organizare gi functionare a organizatiei. Atributiile Atributiile organizatiei, care cuprind principalele linii de actiune ale organizatiei in vederea realizarii obiectului de activitate. Managementul Managementul organizatiei, care cuprinde: organizatiei - descrierea organismelor de management participativ (Adunarea General a Actionarilor, Consiliul de Administratie etc); - prezentarea gi descrierea managerilor organzati204 \ L__Reproiectarea structurii organizatorice 205 Adunarea General a Metodologii manageriale executivi ai principalelor domenii (productie, financiar, comercial, resurse umane etc). Compartimentele Compartimentele functionale si operationale, in functionale si cadrul careia se prezinté operationale - descrierea tuturor compartimentelor functionale Consiliul de Administatie Prin enumerarea —atributilor ~_acestora, prezentarea si reprezentarea graficad a elatiilor fiecdrui compartiment cu celelalte compartimente (diagramele de relatii); - descrierea tuturor compartimentelor operationale, prin enumerarea atributiilor ‘Actionarilor Manager general acestora, precum gi a realtiilor cu alte | Serviciul || Director de Serviciul Director Contabil compartimente (diagramele de realltii). | strategii productie PIR comercial set Precizari finale Precizari finale in cadrul c&rora se evidentiaza o | serie de elemente cu caracter organizatoric ce nu au fost stipulate in celelalte parti ale ROF, precum si figele posturilor din cadrul organizatiilor. A . 5 S ~ =H =f 7.3.2.1.2. Organigrama = a S 38 $2 || 32] | 33 Bll lle ES sell se 8 S]) sii ag Ae i) de) | Se Ca reprezentare grafic a structuril organizatorice, rganigrama este & a) a = . formaté din dreptunghiuri, reprezentand posturi de management sau compartimente gi linii prin care se redau relatiile organizatorice dintre componentele structurii. In cadrul unei organizajii pot fi elaborate diferite feluri de organigrame. Atelier de Atelier Atelier Sectia O organigrama generalé se caracterizeazA prin faptul c& reprezinta prelucrare injectie aaa ee intreaga structuré organizatoricé a organizatiei, cu toate domeniile de Eve tevefnere activitate ale acesteia. Un exemplu de organigrama generala se prezinta I in figura 7.1. Atelier matrife Fig. 7.1. Oragnigrama unei intreprinderi prelucratoare Regulamentul de Organizare si Functionare (ROF) si organigrama pentru © organizatie se elaboreaza de managementul de nivel superior al respectivei organizatii, sau se elaboreaza de specialisti in management si se aproba de managementulo de nivel superior.