Penyelaras / Setiausaha

1. Memastikan perjalanan majlis berjalan lancar.

2. Menentukan segala rancangan setiap AJK telah dapat dilaksanakan.
3. Mencatat minit mesyuarat sepanjang mesyuarat Majlis Graduasi.
4. Memastikan dokumentasi yang lengkap disemak oleh Penolong Kanan sebelum dijilid.
5. Memastikan dokumentasi yang lengkap berjilid diserah kepada Pengetua 2 minggu dari tarikh selepas majlis
dilaksanakan.
6. Mendapatkan laporan Post Mortem bagi setiap JK dalam bentuk hard copy dan soft copy.
7. Memastikan post mortem dibukukan untuk penambahbaikan dan rujukan majlis pada tahun hadapan.

Bendahari

1. Mendapatkan anggaran perbelanjaan daripada setiap jawatankuasa.

2. Merekodkan semua wang keluar dan masuk.
3. Mengumpulkan semua resit pembelian.
4. Menyediakan akaun yang lengkap.

JAWATANKUASA KECIL PENGELOLA

Pengurus Acara ( Urus setia )

1. Menyediakan aturcara majlis.

2. Memastikan perjalanan setiap jawatankuasa dilaksanakan dengan licin dari awal sehingga akhir majlis.
3. Memastikan ada hubungan antara satu jawatankuasa dengan jawatankuasa yang lain.
4. Bertindak sebagai “stesen bergerak’ untuk memastikan majlis berjalan lancar.
5. Memastikan raptai diadakan menepati kehendak protokol mengikut urutan dari awal hingga akhir majlis.
6. Menyelia aturcara perjalanan keseluruhan majlis (aturcara pentadbiran).
7. Berbincang, menyelaras dan menetapkan persembahan yang sesuai untuk majlis.
8. Menyelaras semua bahagian yang terlibat dalam upacara semasa raptai dan hari yang sebenar.

Jawatankuasa Protokol dan Pengurusan VIP

1. Menyelaras protokol majlis.

2. Menentukan susunan tempat VIP (tagging kerusi).
3. Mengurus VVIP dan VIP.
4. Memastikan kedudukan tetamu di dalam dewan mengikut susunan protokol dan memaklumkan kepada JK
Persiapan Tempat dan JK Jamuan.
5. Memastikan semua aktiviti di atas dan bawah pentas berlangsung mengikut program.
6. Menyediakan pelajar untuk menyerahkan buku program VIP.
7. Bersama pengetua menyambut kedatangan tetamu VVIP, tetamu jemputan dan para ibu bapa.

Jawatankuasa Penyambut Tetamu

1. Bersama pengetua menyambut ketibaan VIP & tetamu khas.

2. Menyediakan penyambut tetamu untuk membantu menyambut dan mengiringi tetamu masuk ke dalam dewan.
3. Menyambut tetamu yang hadir dan menunjukkan tempat duduk.
4. Memastikan mereka mendapat buku program.
5. Mengedarkan Buku Catatan Lawatan kepada VVIP untuk ditandatangani. Buku Catatan Lawatan
ditandatangani di tempat perasmian (Dewan Tertutup).
6. Menyediakan payung VIP sekiranya berlaku hujan.

Jawatankuasa Gimik Sambutan VIP

1. Merancang satu gimik sambutan yang akan digunakan sebagai sambutan kepada VVIP dan tetamu khas dan
berbincang dengan pengetua.
2. Menyediakan 2 pelajar untuk menyemat rosette kepada VVIP & tetamu khas
3. Menyediakan pasukan menyambut tetamu khas terdiri dari pasukan bunga manggar, bunga telur, kompang,
perbarisan lintas hormat.
4. Membuat latihan secukupnya.
5. Mengadakan raptai.
6. Menyediakan karpet merah dari kaki tangga sehingga masuk ke dewan.
7. Menyediakan ruang khusus pada Buku Catatan Lawatan untuk ditandatangani oleh tetamu khas. Buku
Catatan Lawatan ditandatangani di tempat perasmian (Dewan Tertutup)
8. Mengiringi tetamu ke dewan.
9. Menyediakan air mineral beserta gelas minuman untuk tetamu khas di dewan.
10. Senaraikan nama pelajar yang terlibat kepada urus setia untuk didokumentasikan.
11. Menyediakan kelengkapan selengkapnya semasa raptai.
12. Menyediakan plan B untuk sebarang kemungkinan.

Jawatankuasa Jemputan

1. Berbincang dengan pengetua untuk menentukan tetamu khas yang akan dijemput.
2. Berhubung dengan urus setia untuk mendapatkan senarai nama jemputan dan diedarkan (perasmi, PPD,
pengetua dan guru-guru besar sekolah berdekatan, Pegawai Khas Polis dan para ibu bapa penerima
anugerah).
3. Mereka bentuk kad jemputan dan berbincang dengan pengetua.
4. Menjemput tetamu melalui kad atau surat.
5. Mengedarkan kad atau surat jemputan kepada VIP dan Tetamu Khas selewat - lewatnya pada 1 Oktober
2016.
6. Menyedia dan mengedar surat jemputan kepada ibu bapa dan penerima anugerah tidak lewat daripada 9
September 2016.
7. Membuat pengesahan kehadiran dengan mengumpul jawapan jemputan dan penerima anugerah.
8. Menyerahkan satu contoh kad jemputan kepada urus setia untuk didokumentasikan

Jawatankuasa Pendaftaran Jemputan & Penerima Sijil Graduasi

1. Menyediakan dan membuat pengesahan dengan urus setia tentang kehadiran jemputan.
2. Menyediakan buku pendaftaran khas untuk pelajar dan ibu bapa.
3. Menyedia dan menghias meja pendaftaran.
4. Mengurus pendaftaran kehadiran jemputan.
5. Mendapatkan senarai calon penerima anugerah dari urus setia.
6. Menguruskan pendaftaran penerima anugerah.
7. Mengedarkan buku program kepada tetamu.
8. Membuat salinan pendaftaran untuk diberikan kepada pengelola penyampaian sijil.

Jawatankuasa Penyelia Penerima Sijil Graduasi

1. Menyelaras susun atur Majlis Graduasi bersama-sama dengan Jawatankuasa Hadiah / Juruacara / Urus Setia
penerima sijil.
2. Membuat susunan atur / turutan penerima anugerah individu / pasukan. (tempat duduk dan barisan luar
dewan)
3. Menempatkan penerima sijil graduasi di barisan / tempat duduk yang sesuai bagi memudahkan laluan untuk
penerimaan anugerah.
4. Memastikan pakaian dan penampilan penerima anugerah sesuai dengan majlis.
5. Melatih penerima hadiah menerima hadiah dengan tatacara yang betul.
6. Mendapatkan pengganti / wakil sekiranya penerima anugerah tidak hadir dan tiada wakil penjaga.
7. Bekerjasama dengan pengacara majlis, JK Pendaftaran dan bahagian protokol bagi kelancaran majlis.

Jawatankuasa Sijil dan Cenderamata VVIP

1. Menentukan bilangan sijil yang diperlukan.

2. Memastikan penerima sijil menghadiri raptai (latihan tatacara mengambil hadiah). Cadangan raptai sekurang-
kurangnya 2 kali.
3. Menyedia dan menghias meja hadiah.
4. Menyedia dan menentukan jumlah ‘door gift’ kepada tetamu - bincang dengan Pengetua
5. Menyusun dan menyampaikan sijil di pentas.
6. Memastikan kehadiran penerima sijil (pendaftaran penerima sijil dan ibu bapa penerima sijil)
7. Memastikan pakaian penerima anugerah sesuai dan bersopan.
8. Merancang keseragaman susun atur Majlis Penyampaian Sijil dengan pengacara maj
9. Mendapatkan senarai nama penerima dari urus setia untuk penyelarasan.
10. Menentukan cenderamata untuk tetamu khas – VVIP
11. Menentukan anggaran perbelanjaan.
12. Mendapatkan cenderamata VIP.

Jawatankuasa Jubah

1. Menentukan bilangan jubah yang diperlukan mengikut saiz bagi pelajar.

2. Menentukan anggaran perbelanjaan.
3. Menentukan bilangan jubah Pengetua GPK Kurikulum dan tetamu jemputan.
4. Menyerahkan kepada pelajar dan tetamu jemputan semasa majlis berlangsung.

Jawatankuasa Lalulintas & letak kereta

1. Menentukan tempat letak kereta tetamu khas dan VIP

2. Menentukan tempat letak kereta guru / kakitangan dan tetamu
3. Mengarahkan kereta ke tempat yang ditetapkan
4. Menyediakan papan tanda untuk kawasan-kawasan khas seperti tempat kereta VIP

Jawatankuasa Disiplin & Keselamatan

1. Mengawal disiplin pelajar sepanjang majlis berlangsung - pelajar yang terlibat dengan majlis.
2. Mengawal aktiviti pelajar lain sepanjang majlis berlangsung - pelajar yang tidak terlibat dengan majlis.
3. Mengawal pelajar yang menjamu selera di tempat yang disediakan.
4. Memastikan keselamatan semua warga sepanjang majlis berlangsung.

Jawatankuasa Sistem Siaraya (P.A Sistem)

1. Menentukan alat keperluan P.A sistem lengkap dan dalam keadaan baik.
2. Menyediakan LCD Projector dan skrin.
3. Menyediakan pembantu untuk mengawal sistem siaraya sepanjang majlis.
4. Memutarkan lagu iringan bersesuaian dengan majlis.
5. Memastikan lagu Negaraku dapat dimainkan dengan baik dan sempurna.
6. Menyimpan semula alat yang telah digunakan selepas majlis.
7. Menyediakan ‘backup’ sekiranya terputus bekalan elektrik

Juruacara

1. Menyediakan skrip aturcara majlis berdasarkan maklumat terkini.

2. Bekerjasama dan berhubung dengan JK Pendaftaran, JK Hadiah, JK Protokol dan JK Persembahan
3. Mengawal keadaan majlis.
4. Memberi maklumat kepada tetamu mengenai majlis yang sedang dan akan berjalan.
5. Membuat latihan secukupnya.
6. Mengadakan raptai.
7. Membuat salinan skrip dan menyerahkan kepada urus setia untuk didokumentasikan.

Jawatankuasa Buku Program

1. Memikirkan dan menyediakan draf rekaan buku program yang sesuai dengan konsep yang dipilih.
2. Berbincang dengan pengetua untuk memutuskan rekaan yang terpilih.
3. Menentukan dan menyediakan isi kandungan Buku Program yang berinformasi.
4. Menentukan dan menyediakan anggaran perbelanjaan.
5. Menguruskan percetakan.
6. Menghias buku program untuk VIP (10 keping) dan menyerahkan kepada bahagian protokol.
7. Menyerahkan buku program untuk tetamu kepada JK Pendaftaran.
 Jawatankuasa Teks Ucapan

1. Menyediakan teks ucapan VVIP dan pengetua.

2. Menyerahkan draf teks ucapan kepada pengetua untuk semakan dan pengesahan.
3. Memanjangkan teks ucapan yang telah disahkan kepada pejabat VVIP dan pengetua.

Jawatankuasa Persiapan Tempat, Peralatan dan Backdrop

1. Memastikan persiapan tempat disusun atur dengan sebaik-baiknya iaitu untuk VVIP, VIP, ibu bapa dan semua
jemputan.
2. Menyediakan tempat untuk pelajar yang menerima sijil dan persembahan.
3. Memastikan jumlah settee dan kerusi yang perlu disediakan untuk tetamu
4. Menyediakan meja pendaftaran penerima anugerah dan tetamu. (Hiasan skirting diuruskan oleh bahagian JK
Pendaftaran)
5. Menyediakan ruang untuk peralatan cak lempong.
6. Memastikan kipas berfungsi.
7. Melabelkan dan menyusun kerusi dan meja yang sesuai untuk majlis.
8. Menyediakan anggaran perbelanjaan
9. Menceriakan suasana dan menghias dewan sesuai dengan konsep.
10. Memastikan dewan dikemas, dibersihkan dan peralatan disimpan di tempat yang selamat selepas selesai
majlis.

Jawatankuasa Kebersihan dan Keceriaan

1. Memastikan kebersihan kawasan sekolah bagi setiap blok

2. Menghias kawasan sekolah dengan bunga dan bunting
3. Memastikan rumput dipotong, pokok-pokok bunga di trim. Dapatkan bantuan pekerja Swasta.
4. Memastikan maklumat di papan notis khususnya di dewan dikemaskini
5. Memastikan semua tandas dibersihkan dan boleh digunakan dengan bekalan air yang mencukupi. Dapatkan
bantuan pekerja Swasta. - terutama bersebelahan dewan utama
6. Memastikan laluan VVIP bebas daripada sebarang sampah.
7. Memastikan pelajar membuang sampah di tempat yang disediakan
8. Memastikan kawasan sekolah bersih sebelum, semasa dan selepas majlis

Jawatankuasa Fotografi

1. Memastikan gambar-gambar bagi setiap event yang penting dirakam sebanyak 2 kali
a. contoh: ketibaan dan ucapan VIP - untuk album dan majalah sekolah
2. Kamera mesti di charge secukupnya.
3. Dicadangkan untuk menyediakan booth fotografi bagi penerima anugerah bergambar bersama sijil dan hadiah
4. Memindahkan dalam bentuk CD untuk simpanan sekolah.

Jawatankuasa Publisiti dan Seranta

1. Menyedia dan memasang sepanduk dan bunting “Selamat Datang & Majlis Graduasi Kali ke-3”.

Bacaan Doa

1. Membaca doa di Majlis Hari Anugerah Cemerlang

2. Menyediakan skrip doa yang sesuai dengan majlis dan menyerahkan kepada urus setia untuk
didokumentasikan.

Jawatankuasa Persembahan

1. Berbincang dan menetapkan bentuk persembahan yang akan diadakan.

2. Memastikan persembahan terbahagi 2 iaitu persembahan pertama dan persembahan kedua.
3. Membuat latihan persembahan secukupnya.
4. Menentukan lagu yang sesuai.
5. Mendapatkan dan menguruskan kostum yang sesuai dengan persembahan.
6. Membuat anggaran perbelanjaan
7. Bekerjasama dengan JK Disiplin dan Juru Acara majlis.
8. Hadir semasa raptai.

Jawatankuasa Jamuan VVIP

1. Berbincang mengenai menu jamuan utama dengan pengetua.

2. Berbincang dengan pihak pembekal makanan mengenai menu dan kos.
3. Menyediakan anggaran perbelanjaan & peralatan yang diperlukan.
4. Merancang, mencadangkan dan berbincang dengan urus setia dan pembekal makanan mengenai susun atur
kedudukan kerusi dan meja VVIP yang hadir dan menyediakan ‘floor plan’.
5. Menyediakan tagging / nama di meja jemputan.
6. Membantu memastikan persediaan / perjalanan jamuan mengikut jadual.
7. Membahagikan pengkhususan tugas untuk memudahkan urusan.
8. Menyediakan minum pagi kepada tetamu khas di bilik menunggu. (perpustakaan)
9. Memastikan tempat duduk tetamu sesuai dengan protokol di meja makan. ( label)
10. Mengalu-alukan tetamu untuk menjamu selera.
11. Menyediakan pembantu untuk melayan tetamu.
12. Memastikan dewan dibersihkan selepas selesai majlis.

Jamuan Pelajar & Tetamu

1. Berbincang mengenai menu jamuan dan bilangan tetamu dengan pengetua.

2. Berbincang dengan pihak pembekal makanan mengenai menu dan kos.
3. Menyediakan anggaran perbelanjaan & peralatan yang diperlukan.
4. Merancang, mencadangkan dan berbincang dengan urus setia mengenai susun atur kedudukan kerusi dan
meja mereka yang hadir dan menyediakan ‘floor plan’.
5. Membantu memastikan persediaan / perjalanan jamuan mengikut jadual.
6. Menyediakan jamuan kepada penerima sijil, pelajar-pelajar yang membantu guru dan pelajar asrama.
7. Menyediakan jamuan kepada guru-guru dan ibu bapa.
8. Mengalu-alukan tetamu untuk menjamu selera.
9. Menyediakan pembantu untuk melayan tetamu.
10. Memastikan tempat makan dibersihkan sebelum dan selepas selesai majlis.