JPS.

SJK-SPSK02

INSTRUMEN PEMANTAUAN
SISTEM PENGURUSAN SEKOLAH KUALITI (SPSK)
SEKTOR JAMINAN KUALITI
JABATAN PENDIDIKAN SELANGOR

KOD SEKOLAH :
NAMA SEKOLAH :
PPD :
TARIKH :

Maklumat Tambahan Merujuk Kepada Pencapian Tahun Sebelum :

GPS : UPSR
GPS : PMR
GPS : SPM
BAND :
Kedudukan Penarafan Laporan Audit Kewangan Sekolah :

Sila berikan skor berdasarkar kriteria berikut :

0 Prosedur tidak dipatuhi/dilaksanakan dan tiada bukti perlaksanaan
1 Prosedur dipatuhi/dilaksanakan tetapi tiada bahan bukti dapat ditunjukkan semasa proses audit
2 Prosedur dipatuhi dan bahan bukti yang diperlukan dapat ditunjukkan.
PK 01 - PENGURUSAN PANITIA
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif - prestasi setiap mata pelajaran
bagi peperiksaan pertengahan tahun/ akhir tahun / Keputusan Peperiksaan
peperiksaan Awam meningkat 3 peratus atau
minimum 65 peratus keseluruhan dalam tahun
semasa.
2 AJK Kurikulum dan Ketua Panitia bagi semua mata Takwim Pengurusan Sekolah
pelajaran telah dilantik. Surat Lantikan Ketua Panitia
3 Mesyuarat JKKS dan panitia telah dilaksanakan Minit Mesyuarat JKS
sekurang-kurangnya 4 kali setahun. Takwim sekolah
4 Mesyuarat Jawatankuasa panitia mata pelajaran telah Minit Mesyuarat Panitia
dilaksanakan sekurang-kurangnya 4 kali setahun. Takwim sekolah
Perkara-perkara berikut telah disediakan.
5 Sukatan Pelajaran dan HSP/DSP terkini
6 Rancangan Pelajaran Tahunan
7 Anggaran perbelanjaan tahunan berdasarkan Dokumen a hingga c
peruntukan kewangan bagi pembelian bahan bantu
mengajar dan program / aktiviti panitia.
8 Rekod Pencapaian 100% Sukatan Pelajaran diajar PK03/3 - Rekod Pencapaian 100% Sukatan
9 Aktiviti/program yang diputuskan di dalam mesyuarat
dilaksanakan dan laporan pelaksanaan program (PK 01/2 : Rekod Pelaksanaan dan Penilaian
disediakan. Program)
10 Menerima, menyemak perolehan, merekod dalam Inventori Kew PA 3. Harta Modal Kew PA 2
11 Memastikan kategori dan Kandungan fail panitia Fail Panitia berdasarkan senarai semak
berdasarkan SPI Bil 4/89 dipatuhi PK01/1
PK 02 - PENGURUSAN JADUAL WAKTU
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif - jadual waktu disiapkan dalam
tempoh tujuh (7) hari sebelum sesi persekolahan Jadual Waktu Guru
bermula.
PENYEDIAAN JADUAL WAKTU
2 Mengenal pasti mata pelajaran , bilangan kelas, Peruntukan masa dalam Jadual Waktu
bilangan guru dan opsyen serta mematuhi peruntukan
masa untuk setiap mata pelajaran.
Mematuhi peruntukan masa untuk setiap mata pelajaran:
3 Menetapkan guru mata pelajaran
Peruntukan masa dalam Jadual Waktu
4 Agihan jumlah minit guru mengajar.
5 Menyusun jadual waktu peribadi dan kelas Jadual Waktu
6 Menyemak dan mengesahkan Jadual Waktu Peribadi
T/Tangan Pengesahan Jadual Waktu
dan Kelas
7 Mengedarkan Jadual Waktu Peribadi dan Kelas
Tandatangan Pengesahan Guru
kepada semua guru.
PENYEDIAAN JADUAL GURU GANTI
8 Mengenal pasti guru yang tidak hadir. Rekod Kehadiran Guru.
9 Menentukan dan menyediakan Jadual Guru Ganti Rujuk
Jadual Waktu PK18
Guru Pengurusan PdP Guru
Ganti
10 Mengedar Slip Guru Ganti Ganti
Rekod Edaran Slip Guru Ganti.
(mengikut sekolah)
PK 03 - PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif - proses Pembelajaran dan Buku Rekod Mengajar
Pengajaran yang telah dirancang, dilaksanakan 100% (Semak sekurang-kurangnya 10% drpd
berdasarkan Rancangan Pelajaran Tahunan. jumlah guru)
SEBELUM
Dokumen yangP d Pperlu dilampirkan dalam Buku Rekod Persediaan Mengajar atau Fail Rekod
Persediaan Mengajar :
2 Sukatan Pelajaran dan Huraian Sukatan Pelajaran
3 Rancangan Pelajaran Tahunan
4 Jadual Waktu Peribadi dan Jadual Waktu Kelas bagi Sukatan Pelajaran,
Huraian Sukatan Pelajaran,
Guru Kelas.
Rancangan Pelajaran Tahunan, Jadual Waktu.
5 Takwim Penggal Persekolahan (Dalam Buku Rekod Mengajar)
6 Senarai Nama Murid
7 ‘Headcount’
Menyediakan Rancangan Pelajaran Harian mengikut format penulisan berdasarkan sekurang-
kurangnya:
8 Tema / Tajuk
9 Standard Kandungan (KSSR)
10 Standard Pembelajaran (KSSR)
11 Objektif / Hasil Pembelajaran Buku Rekod Mengajar.
12 Aktiviti
13 KBKK / EMK
14 Nilai / BBM
15 Refleksi / Impak
SEMASA P d P
Di dalam Kelas:
16 Memastikan suasana bilik darjah dalam keadaan
kondusif.
17 Mencatat Buku Laporan Kehadiran dan Disiplin Murid. 1. Memantau 3 bilik darjah secara rawak
2. Buku Kawalan Bilik Darjah
18 Melaksanakan P dan P seperti yang telah dirancang 3. Buku Rekod Mengajar
dalam Rekod Persediaan Mengajar (kecuali jika
terdapat perkara yang tidak dapat dielakkan)
Di dalam Bilik Makmal/Bilik Khas/PJPK:
19 Merekodkan pengambilan peralatan dan bahan yang
diperlukan untuk P dan P sebelum kelas bermula (jika
berkaitan)
PK03/2 - Buku Rekod Pinjaman Peralatan
20 Merekodkan kehadiran murid dan penggunaan bilik. PK 03/1 - Buku Penggunaan Bilik Khas
21 Melaksanakan P dan P mengikut aktiviti yang telah Buku Kawalan Bilik Darjah
dirancang dalam Rekod Persediaan Mengajar. Buku Rekod Mengajar
(kecuali jika
22 Merekod terdapat perkara
pemulangan yang
peralatan tidak
yang dapat
telah digunakan
dielakkan)
selepas tamat P dan P
SELEPAS P d P
23 Pemeriksaan Latihan dan Tugasan Murid (Tugas
Guru):
24 Memeriksa hasil kerja murid. Hasil Kerja Murid
(semak 5 buku latihan murid - m/p yang
25 Memulangkan hasil kerja murid yang telah diperiksa.
lemah)
26 Memastikan murid membuat pembetulan
(jika berkaitan)
PK 04 - PENGURUSAN PENCERAPAN
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif - guru-guru yang mengajar di
Sekolah Rendah/Menengah Negeri Selangor dicerap Rekod Pencerapan
minimum satu (1) kali setahun.
2 Memaklumkan kepada semua guru tentang
pencerapan yang akan dijalankan minimum satu kali
setahun dalam mesyuarat kurikulum.
3
Minit Mesyuarat Kurikulum
Melantik jawatankuasa pencerapan dan penurunan
Surat Pelantikan
kuasa pencerapan kepada Penolong Kanan, Guru
Surat penurunan kuasa
Kanan Mata Pelajaran, Ketua Panitia dan Guru
PK 04/1 : Instrumen Pencerapan
Cemerlang
4 Taklimat kepada pencerap tentang penggunaan
Borang Pencerapan.
5 Menyediakan jadual pencerapan guru dan
mengagihkan tugas pencerapan di antara Guru Jadual Pencerapan
Besar/Pengetua dan Guru-Guru Penolong Kanan.
6 Menjalankan proses pencerapan.
7 Membincangkan kekuatan dan kelemahan P & P
(PK 04/1: Instrumen Pencerapan)
dengan guru yang dicerap. Pencerapan susulan
(jika perlu)
8 Analisa instrumen pencerapan guru Analisa Instrumen Pencerapan Guru
9 Memfailkan dokumen dan rekod pencerapan. Fail Pencerapan
PK 05 - PENGURUSAN PEPERIKSAAN
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif - penyediaan soalan dan
pengurusan Peperiksaan Pertengahan Tahun dan
Peperiksaan Akhir Tahun dapat berjalan dengan Dokumen/Laporan berkaitan pengurusan
lancar dalam tempoh 60 hari mengikut perancangan Peperiksaan
yang telah ditetapkan dalam Takwim Sekolah.
2 Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Peperiksaan Minit Mesyuarat J/K Peperiksaan
3 Menyedia dan mengedarkan takwim peperiksaan Takwim Peperiksaan
PENYEDIAAN SOALAN
4 Menentukan penyedia/penggubal soalan dan PK05/1 : Agihan tugas penyedia/penggubal
5 Menyediakan draf soalan PK05/2 : Jadual spesifikasi Item
6 Menyerahkan draf soalan dan skema jawapan PK05/3 Penyerahan darf soalan dan skema
PENERIMAAN KERTAS SOALAN
7 Penyerahan/penerimaan/penyemakan/pengesahan Senarai semak kertas soalan oleh setiausaha
8 Mengagihkan kertas soalan mengikut bilangan murid peperiksaan
bagi kelas berkaitan dan menyimpan di tempat
selamat.
PENGENDALIAN PEPERIKSAAN
9 Menyediakan jadual pengawasan peperiksaan yang Jadual Pengawasan
10 Pengawas peperiksaan mengambil kertas soalan dan PK 05/4: Rekod Pengambilan Kertas Soalan
PK 05/5:Rekod Penyerahan Kertas/Skrip
11 Kumpul kertas jawapan murid dan serahkan kepada
Jawapan
PENYEMAKAN KERTAS JAWAPAN
12 Menyerahkan skrip jawapan murid kepada guru mata PK 05/5:Rekod Penyerahan Kertas/Skrip
LAPORAN MARKAH PEPERIKSAAN
13 Masukkan markah dalam Sistem Analisa Peperiksaan
Sekolah (SAPS) dan mencetak analisis laporan
Analisis Markah / Slip Peperiksaan
14 Merekod markah dan analisis ke dalam Buku/Kad/Slip &
Pelaporan murid dan menyerahkan kepada Buku/Kad/Slip Pelaporan murid
GB/Pengetua/GPK untuk ditandatangani. (Pengesahan Pentadbir & Pengesahan Ibu
15 Menyerahkan Buku/Kad/Slip Pelaporan murid kepada Bapa)
ibu bapa/penjaga untuk disemak dan ditandangani
serta dikembalikan untuk disimpan.
POST MORTEM
16 Mengadakan mesyuarat post mortem peperiksaan
yang telah dilaksanakan Minit Mesyuarat Post Mortem / Headcount,
17 Merancang/Melaksanakan pengayaan/pemulihan Laporan Program
berdasarkan dapatan.
PK 06 - PENGURUSAN SEMAKAN HASIL KERJA MURID
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif -
a) 100 peratus hasil kerja murid disemak oleh guru
mata pelajaran dalam tempoh yang ditetapkan oleh
panitia masing-masing. Fail Pemantauan Semakan Hasil Kerja Murid
b ) Pihak pentadbir memantau semakan hasil kerja
murid minimum dua (2) kali setahun.
SEMAKAN HASIL KERJA MURID OLEH GURU
2 Memaklumkan kepada semua guru tentang semakan Minit Mesyuarat
hasil kerja murid.
3 Hasil kerja murid yang betul ditanda √ dan yang tidak
betul ditanda dengan simbol yang sesuai
menggunakan pen berdakwat merah
4 Memberi ulasan yang membina terhadap hasil kerja Buku Latihan Murid
murid jika perlu. (semak 5 buku latihan murid)
5 Guru berusaha memastikan murid membuat
pembetulan bagi latihan bertulis yang salah mengikut
keperluan mata pelajaran.
PEMANTAUAN HASIL KERJA MURID OLEH PENTADBIR
6 Menyediakan jadual pemantauan hasil kerja murid Jadual Pemantauan Buku Murid / Takwim
yang disahkan oleh Guru Besar/ Pengetua/GPK
diedarkan kepada semua guru.
7 Mengumpul dan menyerahkan semua buku latihan Buku Latihan Murid
murid dan melengkapkan borang untuk dipantau oleh PK 06/1: Borang Pengesanan semakan Hasil
pentadbir mengikut jadual yang ditetapkan. Kerja Murid
PK
8 Pentadbir mengesahkan penerimaan semua buku 06/2 : Laporan Semakan Buka Nota/Latihan
latihan murid dan memilih sekurang-kurangnya 5 buah Pelajar
buku latihan murid setiap kelas secara rawak untuk
pemantauan.
9 Pengesahan pemantauan oleh pentadbir sekolah
dan pemulangan buku latihan murid mengikut jadual
yang disediakan.
10 Memfailkan dokumen dan rekod semakan hasil kerja Fail Panitia - Pemeriksaan Buku Rampaian
murid.
TINDAKAN SUSULAN
11 Mengenalpasti kekuatan dan kelemahan semakan Analisis Hasil Kerja Murid
Hasil Kerja Murid oleh guru
12 Membentangkan dan melaksanakan tindakan Minit Mesyuarat
penambahbaikan
PK 07 – PENGURUSAN MESYUARAT
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif - proses pengendalian
mesyuarat yang teratur mengikut agenda yang Sekurang-kurangnya 2 sampel.
ditetapkan dengan mematuhi Pekeliling Kemajuan (Dari panggilan mesyuarat hingga memfailkan
Perkhidmatan Awam Bil. 2/1991 minit)

Menentu dan mengeluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat, yang mengandungi
maklumat berikut:
2 Nama Mesyuarat
3 Tarikh dan Tempat Mesyuarat
4 Masa mula dan masa dijangka tamat mesyuarat
5 Agenda Mesyuarat
PK 07/1 : Rekod Edaran
6 Nama Pengerusi Mesyuarat
7 Jenis Pakaian
8 Surat Panggilan Mesyuarat diedarkan sekurang-
kurangnya 10 hari sebelum tarikh mesyuarat
9 Pengerusi mempengerusikan pelaksanaan mesyuarat Agenda Mesyuarat
berdasarkan agenda yang ditetapkan
Mencatat minit mesyuarat seperti maklumat berikut:
10 Senarai Kehadiran
11 Perkara-perkara penting yang dibincangkan
PK 07/2 : Senarai Kehadiran
12 Keputusan yang dibuat
Minit Mesyuarat
13 Menyediakan minit mesyuarat menggunakan format
minit mesyuarat.
14 Mengedarkan minit mesyuarat dan borang maklum PK 07/1 : Rekod Edaran
balas dalam tempoh 7 hari kepada semua ahli
mesyuarat.
15 Mengambil tindakan hasil minit mesyuarat yang telah PK 07/3: Maklum balas mesyuarat
dipersetujui.
16 Mengumpul dan menyatukan borang maklum balas
untuk edaran mesyuarat akan datang. Fail Mesyuarat
17 Memfailkan minit mesyuarat.
PK 08 – PENGURUSAN BIMBINGAN
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif - 100% murid mendapat
Perkhidmatan Bimbingan daripada Guru Bimbingan
dalam Perkhidmatan Bimbingan, Kemahiran Belajar,
Perkhidmatan Bimbingan Kerjaya, Perkhidmatan Laporan Bimbingan dan Kaunseling (100% -
Pembangunan Diri Murid dan Perkhidmatan Kumulatif bagi semua kaunselor di sekolah)
Bimbingan Motivasi, melainkan dalam hal-hal yang
bukan kawalan pihak sekolah.

PENGURUSAN BIMBINGAN
2 Mengarahkan semua Guru Bimbingan dan Borang Biodata (BPPBK BK01)
Kaunseling untuk mengisi borang biodata
3 Mengarahkan semua Guru Bimbingan dan Kaunseling Surat Siaran
untuk melaksanakan Perkhidmatan Bimbingan dan
4 Kaunseling sepenuh
Menyediakan Takwimmasa
Tahunan Perkhidmatan Takwim Tahunan UBK
5 Membentangkan Takwim Tahunan dalam Mesyuarat Minit Mesyuarat dan Takwim Tahunan
6 Memaklumkan kepada Guru Kelas dan Guru-guru Borang kebenaran / temujanji
serta murid bagi melaksanakan Perkhidmatan
Bimbingan
7 Menyediakan Bahan / Instrumen dan melakasanakan Buku Profil Murid
perkhidmatan Bimbingan mengikut masa, tarikh dan BPPBK
tempat yang ditetapkan
8 Mengadakan Kaunseling Individu / kaunseling
Kelompok kepada murid mengikut keperluan
Membuat Analisis dan Rumusan terhadap prestasi
Perkhidmatan Bimbingan yang dijalankan sepanjang Borang Laporan Perkhidmatan Bimbingan dan
9 tahun dan diserahkan serta disahkan oleh Pentadbir. Kaunseling (BK 13/ L4)
PK 09 - PENGURUSAN PUSAT SUMBER
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif -
Memastikan 100% murid terlibat dalam program Pusat Analisis Rekod Pinjaman
Sumber Sekolah
PINJAMAN BUKU DI PUSAT SUMBER
2 Menyediakan Peraturan Pinjaman dan Pemulangan
Panduan Pengurusan Pusat Sumber
Buku di Pusat Sumber.
3 Menyediakan kad pinjaman/kad pintar untuk
diedarkan kepada murid
4 Menyemak status peminjam daripada perisian sistem
automasi atau rekod pinjaman Sistem Pengurusan Pusat Sumber
5 Merekod butiran pinjaman.
6 Mencatat tarikh pemulangan buku pada slip pinjaman
di buku yang dipinjam
PEMULANGAN BUKU DI PUSAT SUMBER
7 Menyemak tarikh pemulangan buku.
8 Memastikan buku yang dipulangkan dalam keadaan Sistem Pengurusan Pusat Sumber
baik
9 Menghantar surat peringatan kepada peminjam yang
tidak memulangkan buku seminggu selepas tarikh
yang ditetapkan atau memaparkan nama peminjam
terlibat di papan kenyataan untuk, tempoh seminggu
atau pengawas PS akan mengesan peminjam di Surat Peringatan Pemulangan Buku
sekolah dan mereka mesti memulangkan buku Sistem Pengurusan Pusat Sumber
pinjaman dalam masa seminggu. Selepas tarikh Peraturan Pinjaman Buku Pusat
tersebut surat peringatan akan dikeluarkan. Sumber

10 Mengambil tindakan terhadap peminjam yang

melanggar peraturan peminjaman .
11 Membuat analisis jumlah murid yang membuat
pinjaman buku di Pusat Sumber Sekolah 6 bulan Analisis Pinjaman
sekali.
PROGRAM-PROGRAM PUSAT SUMBER
12 Menentukan program dan menyediakan kertas kerja Kertas Kerja (rujuk SPI Bil. 13/1998 Program
aktiviti yang hendak dilaksanakan Membina Tabiat Membaca)
13 Memberi taklimat tentang pelaksanaan program dan Kertas Kerja Program
melaksanakan program
14 Menyediakan data dan laporan program yang Laporan Program / Analisis Penyertaan
dijalankan
PK 10 - PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif - semua guru di sekolah negeri
Selangor mendapat latihan Kad Pelaporan Latihan KPM
TUJUH ( 7 ) hari dalam satu tahun
KEPERLUAN LATIHAN
2 Mengarahkan guru untuk mengisi Borang Kompetensi
Matriks untuk mengenal pasti keperluan latihan. Surat Arahan Guru Besar,
(PK 10/1: Borang Matriks Kompetensi)
3 Mengambil tindakan, membuat analisis dan rumusan. (PK 10/2: Analisis Keperluan Latihan)

PERANCANGAN LATIHAN
4 Mengkaji keperluan bidang latihan berdasarkan (PK 10/3: Jadual Perancangan Latihan),
Analisis Keperluan Latihan. Kelulusan Guru Besar
5 Menyerahkan cadangan perancangan latihan kepada
Guru Besar/Pengetua untuk kelulusan.
6 Menyediakan Jadual Perancangan Latihan selepas
kelulusan GB/Pengetua
PELAKSANAAN LATIHAN
7 Memberi arahan kepada GPK untuk menguruskan
Surat Arahan
kursus/latihan yang telah diluluskan.
Menguruskan latihan dengan melakukan perkara-perkara berikut:
8 Menyediakan senarai calon dan menghantar senarai
tersebut kepada penganjur latihan.
9 Memaklumkan kepada calon untuk menghadiri latihan.
Borang Permohonan,
Senarai calon, Surat/Memo Makluman
Peserta,
10 Sekiranya latihan dianjurkan oleh agensi luar, guru Laporan Program, Minit Curai.
hendaklah menyediakan minit curai dan diserahkan
kepada GB/Pengetua/GPK selepas latihan.
11 Mengumpulkan salinan sijil atau maklumat kehadiran Salinan Sijil / Kad Pelaporan Latihan KPM /
untuk kemas kini rekod Senarai Kehadiran
PENILAIAN LATIHAN
12 Mengedar borang penilaian kursus kepada peserta
pada hari terakhir kursus untuk menilai keberkesanan (PK 10/4: Instrumen Penilaian Program)
pelaksanaan perkembangan staf.
13 Merekod kehadiran kursus dalam Kad Pelaporan
Kad Pelaporan Latihan KPM (Kad Biru)
Latihan/Kad Biru.
14 Mengisi Borang Pelaporan setelah tamat berkursus. (PK 10/6: Pelaporan Kursus)
15 Mengedarkan borang keberkesanan program selepas
1 bulan kursus kepada guru untuk melaksana
penilaian kendiri. (PK 10/5: Instrumen KeberkesananProgram) -
Semak 5% drpd jumlah guru
16 Mengumpul borang keberkesanan program dan
menilai kompetensi guru selepas 1 bulan kursus.
PK 11 - PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif -
a) Mengambil tindakan terhadap semua aduan dan
maklum balas pelanggan yang diterima dan Kes aduan pelanggan
direkodkan.
PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN
2 Menerima aduan pelanggan secara lisan dan bertulis
seperti bersemuka / telefon / Borang Aduan
Pelanggan, merekod dan menyerahkan kepada Guru (PK 04-1: Borang Aduan Pelanggan)
Penyelaras Aduan atau dimasukkan ke dalam peti
cadangan.
3 Memaklumkan kepada pelanggan/pengadu bahawa
aduan telah diterima dan tindakan sedang/sudah
diambil dalam masa TIGA hari bekerja Surat pemakluman kepada pengadu
( jika surat rasmi )
4 Pengetua/Guru Besar atau GPK Pentadbiran
mengarahkan Urusetia Aduan untuk membuat (PK 04-2: Daftar Aduan Pelanggan)
siasatan
5 Urusetia Aduan membuat laporan dalam tempoh
sembilan hari dan menyerahkan kepada Pengetua (PK 04-3: Laporan Siasatan Aduan) e-PIDP
atau GPK Pentadbiran.
6 Menghantar keputusan siasatan aduan bersama
Borang Maklum Balas kepada pelanggan/pengadu Keputusan Siasatan Aduan
yang memberi butiran lengkap dalam tempoh (PK 04-6: Borang Maklum Balas)
14 hari bekerja
7 Menyediakan analisis aduan setiap bulan dan
dilaporkan dalam Mesyuarat Pengurusan untuk (PK 04-5: Analisis Aduan)
tindakan penambahbaikan Minit Mesyuarat

PK 12 - PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN

Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif -
Memastikan proses pengurusan maklum balas
pelanggan dan tahap kepuasan guru dan staf diurus
secara terancang dan berkesan. Analisis hendaklah
dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan:
Analisis maklum balas pelanggan
a) Maklum balas pelanggan sekurang-kurangnya 4 Minit Mesyuarat
kali setahun.
b) Tahap kepuasan guru dan staf sekurang-
kurangnya 2 kali stahun
c) Maklum balas murid-murid 2 kali setahun.
PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN
2 Menyediakan borang maklum balas pelanggan SPSK PK 12-1 Borang Maklum Balas
3 Menyediakan peti cadangan/maklum balas pelanggan Pelanggan
Peti Cadangan
ditempat yang sesuai dan berkunci
4 Menyemak dan menganalisis data maklum balas SPSK PK 12-1A Analisis Maklum Balas
pelanggan setiap bulan Pelanggan
5 Membentang analisis dalam mesyuarat untuk tindakan
Minit Mesyuarat
susulan
TAHAP KEPUASAN GURU DAN STAF
6 Menyediakan dan mengedarkan Borang Tahap SPSK PK 12-2 Instrumen Tahap Kepuasan
Kepuasan guru dan staf 2 kali setahun Guru dan Kakitangan
7 Menyediakan laporan analisis tahap kepuasan guru SPSK PK 12-2A Analisis Tahap Kepuasan
dan staf untuk dibentangkan dalam mesyuarat Guru dan Kakitangan
pengurusan Minit Mesyuarat
8 Membuat tindakan pembetulan, pencegahan dan Laporan Tindakan Pembetualan, Pencegahan
penambahbaikan yang telah diputuskan dalam dan Penambahbaikan
mesyuarat pengurusan
9 Menyerahkan tindakan pembetulan, pencegahan dan Surat iringan/ Memo
penambahbaikan kepada pihak pengurusan
PENGURUSAN MAKLUM BALAS MURID
10 Mengedarkan instrumen penilaian P d P guru kepada
SPSK PK 12-3 Instrumen Penilaian P d P
murid secara rawak (sekurang-kurangnya 5 orang
Guru
murid bagi 3 kelas yang diajar oleh guru berkenaan)
11 Mengumpul dan menganalisis data. Analisis Penilaian Murid
12 Mengadakan sesi perbincangan profesional dengan
guru berdasarkan dapatan analisis maklum balas
13 Dibentangkan dalam mesyuarat pengurusan peringkat Minit Mesyuarat
sekolah
PK 13 PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
PENGKELASAN DOKUMEN
Pencapaian Objektif - Prosedur yang diwujudkan
bertujuan untuk mengawal, mengenal, menyimpan,
menjaga, mendapatkan semula dan melupuskan Senarai Induk Dokumen Kualiti
1
rekod kualiti. (SPSK PK13/4)

Semua dokumen kualiti diedarkan kepada pemegang-

pemegang dokumen dengan mengisi dan Akuan Penerimaan Dokumen Kualit
2
menandatangani borang Akuan Penerimaan Dokumen (SPSK PK13/1)
Kualiti.
PENGENDALIAN EDARAN KEPADA PIHAK KETIGA
Pemegang-pemegang dokumen tidak terkawal yang
3 membuat salinan kepada pihak ketiga hendaklah Cap ' SALINAN'
dicatat perkataan ‘SALINAN’
PENGENDALIAN PINDAAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL
Sebarang cadangan pindaan terhadap dokumen tidak
4 terkawal hendaklah dipohon dengan menggunakan Borang Permohonan Pindaan
Borang Permohonan Pindaan. (SPSK PK13-2)

Permohonan pindaan ini hendaklah dibentangkan

5 dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan untuk MKSP
dikemukakan kepada PQD
Nombor pindaan akan berubah secara 0+n bagi
mana-mana muka surat yang dipinda. Tarikh pindaan Borang Rekod Pindaan
6 bagi muka surat berkenaan juga akan berubah (SPSK PK 13-3)
mengikut tarikh kelulusan pindaan

Pelupusan dokumen tidak terkawal hendaklah Senarai Pelupusan Dokumen / Rekod

7
merujuk pekeliling prosedur pelupusan rekod (SPSP PK 13-6)

PK 14 PENGURUSAN AUDIT DALAM

Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
Pencapaian Objektif - dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali dalam tahun semasa dengan teratur dan
cekap

Mengarahkan Pasukan Audit Sekolah menyediakan

1 Surat arahan
pengurusan Audit Dalam

Jadual Pelaksanaan Audit

Menyediakan jadual audit dalam dan kelulusan
2 (SPSK PK14-1)
Pengarah/Pegawai Pendidikan Daerah

Catatan Audit
(SPSK PK14-2)
3 Menjalankan Audit Dalam Laporan Ketidakakuran
(SPSK PK14-3)

Menjalankan Mesyuarat Penyelarasan Pelaporan Laporan Keseluruhan

4
Hasil Audit (SPSK PK14-4)

5 Menjalankan Audit Susulan Laporan Audit Susulan

Membentangkan Laporan Audit Dalam dalam

6 Minit Mesyuarat MKSP
Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan

PK 15 PENGURUSAN KAWALAN PERKHIDMATAN YANG TIDAK AKUR

Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
Pencapaian Objektif - Prosedur ini adalah panduan bagi mengawal perkhidmatan tidak memenuhi keperluan
Mengkaji dan mengenal pasti punca-punca
1 perkhidmatan tidak memenuhi keperluan yang Lporan Audit Dalam
ditetapkan bagi melaksanakan kawalan yang sesuai.

Tindakan terhadap perkhidmatan tidak memenuhi

2 Minit Mesyuarat
keperluan melalui aduan
kawalan yang diambil terhadap perkhidmatan tidak
Borang Tindakan Pembetulan/ Pencegahan/
3 mematuhi keperluan
Mengemukakan satu yang ditetapkan
salinan seperti yang
laporan kawalan Penambahbaikan
4 diputuskan dalam
perkhidmatan tidakMesyuarat Kajian Semula
akur dan laporan tindakan Laporan Kawalan Perkhidmatan Tidak Akur
kawalan ke Unit Pengurusan Kualiti Daerah.
PK 16 TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN PENAMBAHBAIKAN
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
Pencapaian Objektif - Prosedur ini bertujuan untuk memastikan semua ketakakuran dikaji dan tindakan
Membentuk pasukan kerja bagi mengenalpasti punca-
1 punca ketidakpatuhan dan cadangan JK Pasukan Petugas Kualiti
penambahbaikan

Laporan Audit Dalam

Maklum balas pelanggan
2 Maklumat ketakakuran
Rekod ketidakakuran dan cadangan
penambahbaikan
3 Cadangan penambahbaikan Minit Mesyuarat MKSP
4 Verifikasi tindakan pembetulan Laporan Audit Susulan
5 Analisis Data Analisis Pencapaian Objektif Kualiti

PK 17 PENGURUSAN PEROLEHAN
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif -
Memastikan perolehan dibuat secara cekap, berkesan dengan mematuhi arahan perbendaharaan dan tatacara
pengurusan kewangan dan perakaunan Kumpulan Wang Sekolah tanpa audit berteguran.

BELIAN TERUS
2 Mengadakan mesyuarat jawatankuasa kewangan
sekolah bagi membuat perancangan pembelian dan Minit Mesyuarat
penetapan dasar-dasar pembelian
3 Memilih pembekal/syarikat yang telah mendaftar
dalam senarai pembekal yang memenuhi kriteria dan SPSK PK 17/3 Borang Pendaftaran
diluluskan oleh sekolah Pembekal/Syarikat
4 Membuat pembelian berdasarkan; Buku Tunai
5 Menggunakan Pesanan Tempatan bagi pembelian SPSK PK 17/2 Nota Minta
yang melebihi RM100.00 dan melalui panjar wang
runcit bagi pembelian yang kurang RM100.00
6 Memastikan setiap pembelian perlu menerima Salinan Invois
Asal Pesanan Tempatan, Bil/Invois, penyemakan nota Pesanan Tempatan
serahan, membuat perakuan penerimaan dan mengisi SPSK PK 17/4 Borang Penilaian
borang penilaian prestasi pembekal. Prestasi Pembekal

7 Merekod stok / inventori Kew PA 2, Kew PA 3, Kew PA 4, Kew PA 5

8 Rekod Pembelian KewBil
Buku Daftar PS 4
PEROLEHAN
9 Menerima dan menyemak semua perolehan yang
SAP
dibekalkan menepati spesifikasi.
10 Merekod stok / inventori Kew PA 2, Kew PA 3, Kew PA 4, Kew PA 5
11 Melaksanakan penilaian prestasi pembekal bagi SPSK PKKew
17/4PS 4
Borang Penilaian Prestasi
setiap perolehan Pembekal
12 Melaksanakan analisis penilaian prestasi pembekal SPSK PK 17/5 Analisis Penilaian Prestasi
dua kali setahun Pembekal

PK 18 PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN PENGAJARAN GURU GANTI

Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif -
Memastikan proses pembelajaran dan pengajaran
dapat dilaksanakan dengan berkesan tanpa kehadiran Buku/Dokumen Guru Ganti
guru subjek

2 Arahan menyediakan bahan/modul mengikut subjek Minit / Surat Arahan

3 Sediakan bahan/modul mengikut subjek Bahan / Modul
4 Serah bahan/Modul untuk cetakan Rekod Serahan
5 Serah bahan kepada GPK/GKMP/KP SPSK PK 18/1 Borang Serahan Bahan

6 Terima slip guru ganti dan dokumen dilampirkan Slip Guru Ganti
dalam Buku Persediaan Mengajar atau Fail Rekod BPM / FRPM
Persediaan Mengajar
7 Ambil bahan mengikut subjek kelas yang diganti SPSK PK18/2 Borang Kawalan MMI
8 Melaksanakan P d P / Pengurusan kelas berdasarkan BPM / FRPM
bahan/modul yang telah disediakan Rekod Kawalan Kelas
PEMANTAUAN P d P GURU GANTI
9 Pemantauan dilaksanakan secara rondaan ke kelas SPSK PK 18/3 Borang Pemantauan MMI
berkenaan secara rawak
10 Mengedarkan instrumen/maklum balas P d P guru SPSK PK 18/4 Borang Maklum Balas MMI
ganti kepada Ketua Kelas
SELEPAS P d P GURU GANTI
11 Menyerahkan bahan/modul kepada GPK/GKPM/KP Bahan/Modul
12 Guru Subjek memeriksa hasil kerja murid Hasil SPSK PK 18/1 Borang Serahan Bahan
Kerja Murid
PK 19 PENGURUSAN PENTAKSIRAN BERASASKAN SEKOLAH
Bil Prosedur Kualiti Bahan Bukti Skor
1 Pencapaian Objektif -
Memastikan pengurusan Pentaksiran Berasaskan
Sekolah (PBS) dijalankan mengikut prosedur yang Pengurusan Bilik PBS
ditetapkan oleh Lembaga Peperiksaan dan Jawatankuasa PBS
Jawatankuasa PBS sekolah
PENGURUSAN
2 Mengadakan mesyuarat jawatankuasa PBS sekurang- Minit Mesyuarat
kurangnya 4 kali setahun
3 Menyediakan agihan tugas jawatankuasa dan carta Surat Lantikan
organisasi PBS serta melantik pentaksir sekolah
4 Menetapkan sistem fail PBS dan mengedarkan surat Senarai Semak
pekeliling / surat siaran pelaksanaan PBS kepada
guru
5 Menyedia dan mengedarkan Jadual Kerja Pelan Tindakan PBS
Pengoperasian / Pelaksanaan PBS kepada guru
6 Mempamerkan Jadual Pelaksanaan PBS Papan Kenyataan
7 Menguruskan pelaksanaan PBS bagi kes-kes khas Fail Kes Khas
PELAN KOMUNIKASI
8 Mengadakan taklimat PBS kepada murid dan ibu bapa Surat Siaran
Laporan / Dokumentasi
9 Mengedarkan surat siaran PBS kepada ibu bapa /
penjaga
10 Mengadakan Program Pembudayaan PBS
11 Memastikan semua guru mata pelajaran yang terlibat Senarai Semak
PBS memiliki Dokumen Standard Prestasi (DSP)
12 Menyediakan fail perkembangan murid (FPM) untuk FPM
semua murid
13 Menyediakan Fail Showcase (FS) FS
14 Menggunakan Standard Prestasi untuk mentaksir Instrumen Pentaksiran
murid
15 Mencatatkan pencapaian prestasi murid, mengisi SPPBS, FPM, FS
prestasi murid dalam SPPBS, menyimpan evidens Pelaporan
terkini dalam FS dan mencetak pelaporan akhir tahun
mengikut keperluan
16 Mengadakan taklimat / latihan dalaman bagi Laporan / Dokumentasi
penataran PBS, Standard Prestasi dan latihan SPPBS

17 Memastikan guru terlibat menghadiri pementoran Senarai Kehadiran

dalaman atau luaran
18 Menyediakan Jadual penyelarasan dalaman Jadual / Takwim
19 Menyediakan jadual dan melaksanakan pemantauan Takwim Pemantauan
Instrumen pemantauan
20 Menyedia dan mengadakan penyelarasan skor serta Laporan / Minit Mesyuarat
membentangkan laporan pementoran, penyelarasan
dan pemantauan
PENGURUSAN PERLAKSANAAN SPSK (AM)
Bil Perkara Bahan Bukti Skor
1 Jawatankuasa SPSK Sekolah Ditubuhkan Carta Jawatankuasa SPSK Sekolah
dan disahkan oleh Pentadbir
2 Surat Lantikan AJK SPSK Sekolah Diedarkan Salinan Sijil/Surat Lantikan
3 Dokumen Kualiti SPSK yang lengkap bercap
"SALINAN DOKUMEN TIDAK TERKAWAL"
dan Salinan/Cabutan PK daripada Dokumen Kualiti Dokumen Kualiti
dicap "SALINAN" dan ditandatangani oleh Pengurus
Kualiti pada muka surat hadapan sahaja.
4 Mesyuarat Jawatankuasa SPSK Sekolah
Minit Mesyuarat
dilaksanakan
5 (sekurang-kurangnya
Mempamerkan Visi dan2 kali
Misisetahun)
sekolah
6 Mempamerkan Objektif Kualiti SPSK.
Persekitaran Sekolah
7 Mempamerkan Dasar Kualiti SPSK
8 Mempamerkan carta organisasi sekolah dan piagam pe
9 Taklimatkan tentang SPSK kepada semua staf dan
Laporan Program / Laporan Guru Bertugas
murid.
10 Perancangan Pra Audit Dalam oleh pihak sekolah. Minit Mesyuarat / Takwim
ULASAN / CADANGAN PENAMBAHBAIKAN :

(TANDATANGAN JURUAUDIT SEKOLAH) (TANDATANGAN PENGETUA/GURU BESAR)

 RUMUSAN DAPATAN KESELURUHAN PEMANTAUAN SPSK
0
0
0

TARIKH PEMANTAUAN 0

MARKAH
PROSEDUR KUALITI MARKAH PERATUS
PENUH
PK 01 - PENGURUSAN PANITIA 22 0 0%
PK 02 - PENGURUSAN JADUAL WAKTU 20 0 0%
PK 03 - PENGURUSAN PENGAJARAN
52 0 0%
& PEMBELAJARAN
PK 04 - PENGURUSAN PENCERAPAN 18 0 0%
PK 05 - PENGURUSAN PEPERIKSAAN 34 0 0%
PK 06 - PENGURUSAN SEMAKAN
24 0 0%
HASIL KERJA MURID
PK 07- PENGURUSAN MESYUARAT 34 0 0%
PK 08 - PENGURUSAN BIMBINGAN 18 0 0%
PK 09 - PENGURUSAN PUSAT SUMBER 28 0 0%
PK 10 - PENGURUSAN PERKEMBANGAN STAF 32 0 0%
PK 11 - PENGURUSAN ADUAN PELANGGAN 14 0 0%
PK 12 - PENGURUSAN MAKLUM BALAS PELANGGAN 26 0 0%
PK 13 - PENGURUSAN KAWALAN DOKUMEN DAN REKOD
16 0 0%
KUALITI
PK 14 - PENGURUSAN AUDIT DALAM 12 0 0%
PK 15 - PENGURUSAN KAWALAN PERKHIDMATAN YANG
8 0 0%
TIDAK AKUR
PK 16 - TINDAKAN PEMBETULAN, PENCEGAHAN DAN
10 0 0%
PENAMBAHBAIKAN
PK 17 - PENGURUSAN PEROLEHAN 22 0 0%
PK 18 - PENGURUSAN PEMBELAJARAN DAN
24 0 0%
PENGAJARAN GURU GANTI
PK 19 - PENGURUSAN PBS 40 0 0%
PENGURUSAN PERLAKSANAAN SPSK (AM) 20 0 0%
JUMLAH 388 0 0%

AMAT LEMAH E
AUDIT KEWANGAN : 0 BAND : 0

TANDATANGAN TANDATANGAN

....................................................................... ........................................................................
( ) ( )
JURU AUDIT SEKOLAH PENGETUA/GURU BESAR
 ....................................................................... ........................................................................
( ) ( )
JURU AUDIT SEKOLAH PENGETUA/GURU BESAR