BLEC/ 379 : Planificacién y Control pata Contratos dela | | VSA Gerencia Técnica — Distrito Norte awexo w+) Al preparar la Planificacién de un Trabajo se debe tener presente la idea de funcionalidad para el logro de un plan efectivo y eficiente, considerando lo siguiente: Toda planificacién se realizaré en dos etapas y debe cubrir las fases que aplique de Ingenieria, Procura, Construccién, Arranque y Puesta en Servicio. En. la primera etapa se elabora un plan’ basico preliminar que forma parte de la oferta técnica presentada para un determinado contrato (Pre-Otorgamiento) y en la segunda, una Planificacién Detallada definitiva que debe elaborar el: contratista una vez otorgada la Buena-Pro (Post-Otorgamiento). A continuacién se detalta la documentacién requerida para cada una de estas etapas: REQUERIMIENTOS DE PLANIFICACION Y CONTROL DE CONTRATOS {LINGENERA ‘SEGUN TIPO DE CONTRATO C.coNsTRUCCION i ENT TON [RTOS PRELIM [CRONOGRAMA PI [iSTADO DE PRODUCTOS DET [HISTOGRAMA DE RE [USTADODE COU IFITOS DE MEDICION IPERIODICIOAD YSIS (NFORMATIVO} Ran (NGF (DE REPORTES OF yr aD PROPUESTO {ENO (WANUAL DE PLAWUFICATION TRA FORADE PD La TACK i EDENCIAS DET PROCURA, [RED OE PRECEDENCI [USTADO DEFNITIVODE PF [HSTOGRAMA DE REC. [nSTAD0 DEFNITVODE EOUT aR [CURVAS DEFINITWAS DE PROGRESO FISICO PROG [SOPORTE DEL CALCULODE LOS PESOS SURVK DE PROGRESO DE ARRANGUE ¥ PUESTA EN MARCHE cu RESO FINANCIERO. in TNGENTERIA [RTOS DE MEDICION DE PR IHITOS DE WEDICION DE CONSTRUCCION 7AD SISTEMA DE INFORBUAGION DE REPORTES DE RES RIESGO COSTO-TIENPO EL CONTRATO 5 OEL SISTEMADET: aS ¥ DESVACIONES STRUGCION ‘GE NGENERACOORR AU TRAR TARR ANAL zi Eh BE in Ra a oi ROAD DETALLAE L NCLUYE LECCIONES APRENDIOAS] ingeniria y Proyectos Pag "KetDae i ~~ Planificaci6n y Control para Contratos de la | PDVSA Gerencia Técnica — Distrito Norte | Nexo n° 4 | A continuacién se presenta un marco tedrico que permite aclarar los requerimientos indicados en la tabla anterior. 1.-PRE-OTORGAMIENTO Se refiere a la informacion de Planificacion y Control que debe ser incluida como parte de la Oferta Técnica. El objeto de esta informacién es evaluar la competencia técnica de los oferentes en la materia. 1.4 Organigrama de Planificacién y Control propuesto Refiere el organigrama detallado de la Organizacién de Planificacion y Control. Se debe incluir el curriculum vitae actualizado y completo del lider de Planificacion y Control, donde se indique la experiencia y grado de responsabilidad en cargos anteriores, educacidn, clasificacién responsabilidades en la organizacion ejecutora del contrato. 1.2 Estructura de Particién del Trabajo (EPT) suministrada por PDVSA. La Estructura de Particion del Trabajo (EPT) es la representacion, en forma de Arbol jerarquico, de los elementos en los cuales se divide el alcance de un Proyecto para los efectos de su planificacion y control. Responderé a la estrategia de ejecucién seleccionada por PDVSA y servira de guia para organizar y consolidar la informacion que se genere en el Proyecto. Ver ejemplo: Anexo N°1 de este Instructivo. 1.3 Hitos Preliminares de Completacién requeridos por PDVSA Como parte de la estrategia de Ejecucién, PDVSA podrd definir Hitos de Completacién Intermedios, en funcién de los requerimientos del Proyecto. El Oferente debera disefiar su estrategia de ejecucién con el objeto de alcanzar los hitos intermedios a mas tardar en la fecha establecida por PDVSA. 1.4 Cronograma Preliminar de Ejecucin Se refiere al tiempo de ejecucién presentado en forma de diagrama de barras, establecidas de acuerdo a la légica de ejecucion y los hitos preliminares de completacién u otras prioridades que se establezcan para el Proyecto, bien como parte de! Pliego de Licitacién o bien durante las reuniones aclaratorias. El Cronograma debe ser agrupado de acuerdo a la Estructura de Particién de Trabajo del proyecto (EPT) y mostrar las duraciones de las actividades enlaces légicos y la estrategia de ejecucién. Serd elaborado para’ pariades de una (1) semana oN oe Ingenieria y ProyectosgPr ot { Planificacion y Control para Contratos de la VSA Gerencia Técnica — Distrito Norte ANEXO Nt 1.5 Lista de productos de Ingenieria Se elaborara una lista preliminar de los productos que se consideren parte del disefio de la fase de Ingenieria. Cada producto debe tener asociadas las. horas-hombre estimadas para su ejecucion. 1.6 Histograma de Recursos Preliminar Refiere al estimado de recursos directos e indirectos necesarios para acometer los trabajos. La estimacién de estos recursos debe hacerse en Horas-Hombre para cada una de las fases que aplique: de Ingenieria, Procura, Construccién y Puesta en Servicio. Se calculara el Histograma de Recursos global del Proyecto sumarizando los recursos de cada fase, los cuales representaran 0 serén compatibles con los programas de incorporacién y desincorporacién de personal directo e indirecto y con el cronograma de ejecucién previamente establecidos. 1.7 Lista Preliminar de Equipos/Maquinarias Refiere a la lista estimada de equipos pesados, vehiculos, maquinas de soldar, etc., necesarios para acometer el trabajo en el tiempo y con la estrategia previstos. 1.8 Hitos de Medicién de avance aprobados de PDVSA (Informativo) Para las actividades de cada una de las fases (Ingenieria, Procura, Construccién y Arranque), el avance fisico sera calculado de acuerdo a los hitos de medicién, incluidos en los Apéndices 1, 2 y 3. 1.9 Periodicidad _y sistema de Informacién de reportes de resultados Informativo} Con la finalidad de asistir en la estimacién del esfuerzo de Planificacién y Control que requeriria el Contratista, Consultor o Proveedor, el punto 2.17 se muestra una tabla con los informes minimos requeridos. Ingenieria y Proyectos Pag.3Babs 24 ; Planificacion y Control para Contratos dela__| DVSA Gerencia Técnica — Distrito Norte ANEXO N14 2.-POST-OTORGAMIENTO Una vez otorgada ta Buena-Pro, el contratista favorecido debera someter, para la aprobacién de PDVSA - Ingenieria y Construccién, en un plazo no mayor a tres (3) semanas luego de recibida la firma del Acta de Inicio, la documentacién definitiva de planificacién y control, que conforme’ el MANUAL DE PLANIFICACION Y CONTROL DEL CONTRATO. Ver modelo de contenido en Anexo N°2. 2.4 Organigrama definitivo revisado Representa la Organizacion definitiva ejecutora de! Contrato, cuyo ingreso, Permanencia y egreso del personal clave de la Organizacién estaran sujetos, a la aprobacién de PDVSA. 2.2 Estructura de Particion del Trabajo (EPT) La EPT a utilizar sera la acordada por las partes, su disefio se basara en el formato del Anexo N°1. 2.3 Hitos definitivos de completacién acordados Idem 1.3, asi mismo se acordaré entre las partes los Eventos Claves 0 Hitos Intermedios de Medicién adicionales, asi como la confirmacién de los definidos en la etapa de Pre-otorgamiento. 2.4 Red Logica de Precedencias de Ingenieria Una red detallada de precedencias por actividad (familia de productos), sumarizando la lista de planos y documentos al nivel de Disciplinas, desglosada por EPT, elaborada preferiblemente en Primavera Project Planner, a la que se efectuara un andlisis de riesgos en tiempo con el médulo MonteCarlo u otro que permita el andlisis probabilistico de riesgos. La red debe ser disefiada de manera que permita, mediante filtros, obtener reportes a todos los niveles de la EPT, tipo de actividades, etc. Ingenieria y Proyectos Pag. 4Planificacion y Control para Contratos de la DVSA Gerencia Técnica — Distrito Norte ANEXON" 4 2.5 Cronograma de Procura Un cronograma que desglose la Procura de Equipos y Materiales por EPT, separando la procura foranea de la nacional. Se usaran los hitos aprobados por PDVSA para la medicién del avance fisico. (Apéndice 2) Se indicarn claramente las duraciones de los procesos inherentes a la compra: emision de la requisicién, colocacién de la orden de compra, tiempos de fabricacién, transporte internacional, recepcién, etc. 2.6 Red Logica de Precedencias de Construccion Una red detallada de precedencias por actividad de construccién, desglosada por EPT, elaborada preferiblemente en Primavera Project Planner, a la que se efectuard un andlisis de riesgos en tiempo con el médulo MonteCario u otro que permita el andlisis probabilistico de riesgos. Adicionalmente, se deberd anexar un cuadro contentivo de las actividades de la red donde se indiquen los rendimientos utilizados para planificacion y los recursos asociados (mano de obra y equipos).. 2.7 Lista definitiva de productos de Ingenieria codificados Listado de planos y documentos determinados para realizar el alcance del trabajo, incluyendo la horas-hombre estimadas asociadas a cada uno. Los productos deberan ser codificados de acuerdo a los lineamientos sefialados en el Apéndice 4. 2.8 Histograma de Recursos Definitivo Debe presentar el estimado de recursos directos e indirectos necesarios para acometer los trabajos. Debe ser compatible con la planificacién detallada revisada. 2.9 Lista de Equipos/Maquinarias Definitivo Debe presentar los recursos en cuanto a equipo pesado, de izamiento, vehiculos, maquinas de soldar, etc., necesarios para acometer el trabajo en el tiempo previsto. Debe ser compatible con la planificacién det revisada, 2.10 Curvas Definitivas de Progreso Fisico Es una representacién grafica (porcentaje contra tiempo) que muestr-el avance logrado en la ejecucién de los trabajos o en la utilizacién de los ingenieria y Proyectos Pag. 5OD) | _ Planificacién y Control para Contratos dela) | iPDVSA Gerencia Técnica — Distrito Norte | ANEXO N° recursos en forma acumulada. Se elabora en funcién de la determinacién de los pesos de las actividades, distribucién del avance de cada actividad al 100% y sumar los avance ponderados por periodos y acumulados. Dichas curvas seran elaboradas con las fechas tempranas de inicio y fin, para cada fase del contrato. La curva de progreso fisico global se obtendra a través de la consolidacién de los diferentes niveles de la EPT y/o las diferentes fases. Los recursos correspondientes a labores de Gerencia, Gestion y Contrataci6n interna no se consideraran para la medicién del Avance Fisico del Proyecto. 2.11 Soporte del calculo de los pesos Para conformar las curvas de avance, a las actividades planificadas se les asigna peso. Estos representan el valor porcentual que indica el grado de esfuerzo y/o importancia de una actividad respecto a la etapa y/o la totalidad del Contrato. El contratista debe presentar las bases del calculo para su determinacién, siendo las mas frecuentes: i En base a las Horas-Hombre n base al presupuesto (pesos financieros) ii-En base a duraciones Como recomendacién, por uso y costumbre, en la fase de Ingenieria, los pesos son referidos a las horas-hombre de cada producto, en Procura y Construccién, son referidos al presupuesto estimado base de la oferta 2.12 Curva de Progreso de Arranque y Puesta en Marcha Dependiendo de las condiciones contractuales, para la planificacién y control de esta fase, se elaborard lo siguiente: -Si esta etapa es responsabilidad de una Gerencia de Arranque de PDVSA, la curva de Arranque se elaboraré en funcion de las horas-hombre ofertadas de la cuadrilla tipica dedicada a estas labores. Si la responsabilidad recae sobre la Contratista, se elaborara una lista de chequeo de actividades de pre-comisionado, comisionado y arranque, con sus pesos asociados, con los cuales se definiré la curva de progreso fisico programado de esta fase. Ingenieria y ProyectosGIES BUF Planificacion y Control para Contratos de la VSA Gerencia Técnica — Distrito Norte ANEXO N*4 2.13 Curvas de Progreso Financiero La curva de Progreso Financiero representa el flujo de caja estimado del contrato, el cual sera calculado en base a la facturacion estimada al cierre de cada periodo, Se elaboraran a partir de las curvas de progreso fisico y los montos contractuales de las fases. La curva de progreso financiero global se obtendré a través de la consolidacién de los diferentes niveles de la EPT y/o las diferentes fases. 2.14 Hitos de Medicion de avance fisico de Ingenieria Se planificaré y acreditara avance fisico a los productos de Ingenieria de acuerdo a los hitos establecidos por PDVSA, que se muestran en el Apéndice 1. Se acordaran entre las partes aquellos hitos de medicion de Progreso requeridos que no hayan sido considerados en dicho Apéndice. 2.15 Hitos de Medicién de avance fisico de Procura Se planificaré y acreditaré avance fisico a los renglones de Equipos y Materiales de acuerdo a los hitos establecidos por PDVSA, que se muestran en el Apéndice 2. 2.16 Hitos de Medicién de avance fisico de C« iecién Se planificara y acreditara avance fisico a las actividades/partidas de Construccién de acuerdo a los hitos establecidos por PDVSA, que se muestran en el Apéndice 3. Se acordaran entre las partes aquellos hitos de Medicién de progreso requeridos que no hayan sido considerados. Soenieria y Proyectos Pag.7559/ f . ~ Planificacién y Control para Contratos de la | DVSA Gerencia Técnica — Distrito Norte ANEXON' 1 2.17 Periodicidad_y sistema _de_Informacién de reportes de resultados acordados La tabla que se muestra a continuacién refleja los informes minimos requeridos para el control de las actividades del proyecto o contrato, segun su aplicacién por tipo de contrato. Asi mismo en la tabla se indica el anexo donde se han incluido ejemplos y/o formatos de los mismos. ACTIVIDAD: DESCRIPCION ITEM PERIODICIDAD “ANEXO) [fRrormes de] Manual de Planiicacién y Control] 2 Una sola _emision (a las ves| 2 #aniicacion | dol Contato semanes a partir del niio) | Control | informe de Andisis de Risago ZB [Una sola enisién come minimo| 2 (oportunidades acordadas con POVSA) | Informe Mensual del Contrato 2.19 [Mensual, @ entregar después de! so cada faciuracion | Tnforne Final de Conirato 31 Una Sole emision (a fa culminacion| 3 del contrato | J Roerveria | Ropore de Control de Productos | 219 | Semanal, a entegar tos alas} # Lunes Fistogramas de Recursos 28 |Semansl a enivogar Tos dias} 6 Lunes Reportes de Tendencias y/o|2.20 |Semanal, a entregar los dias 4 Desviaciones Lunes [Brocura ~~) Reporte de Control de Rengiones de] 218 |Semanala entegar Tos alas] = Materiales Lunes FEsnsiniccién | Reporte de —Gonitol de] 219 | Semanal, a entegar Tos dias] Actvidedes/Partidas Lunes Fibtogramas de Recursos ie" ‘erivegar os dias] 6 Lunes | Reporie Diario de Personal en Obra | 222 [Diaro, a enlregar semanaimentey —# | ~~ |ios sis Lunes Réporté Diao de Equpos en Obra | 222 |Diario, a envegar somanaimente| a los dis Lunes Plan de Cuatro Semanas 221 | Semanal, a entregar Lunes 5 Planes Delaiados de Actwidades| 223 | Semanal (A solctud de POVSA) | Especificas | [Reranque Plan —de—Pre-eomisionado,| 272 | Sernanal (A savetud de POVSAY [Comisionadoy Arranaue Ingenieria y Proyectos50 [ Planificacién y Control para Contratos de la | | PDVSA Gerencia Técnica — Distrito Norte ANEXO N"4 2.18 Informe Analisis de Riesgos Costo-Tiempo Es una metodologia de gerencia que permite analizar opciones de manejo de riesgos, de tal manera de minimizar el riesgo de exceder los limites establecidos en cuanto a costo y tiempo de ejecucién. Los objetivos de esta actividad son: -Evaluacién de Riesgos: determinar los riesgos y sus posibles impactos. “Andlisis de Riesgos: evaluar_las__incertidumbres y —_analizar probabilisticamente (al 80% de probabilidad) la posibilidad del logro de los objetivos de costo y tiempo del proyecto para lo cual se utilizard el programa Montecarlo u otros softwares disefiados para tal fin -Mitigacién de Riesgos: Identificar los pasos que reducen la probabilidad de que los riesgos ocurran. La estructura del Informe se presenta en el Anexo N°2 y deberd incluir el Plan de Acciones Mitigantes de Riesgos. Este informe se colocara posteriormente como anexo del Manual de Planificacion en contro! del contrato. CONTROL DE PROGRESO DEL CONTRATO También se incluyen dentro de este marco tedrico las actividades de control fisico-financiero del contrato, que no son mas que requerimientos de informacion requeridos para la toma de decisiones. 2.19 Cuadros de Control o Reportes de! Sistema de control a utilizar Los reportes son el resultado del andlisis de la informacién obtenida durante la etapa de medicién y control de ejecucién, los cuales permiten transmitir oportunamente informacién para que el equipo gerencial del proyecto tome las acciones requeridas. El Ingeniero de Control de proyectos, procederd a la consolidacion de la informacion de progreso plan vs. real, fechas de inicio y fin de actividades planificadas y logradas, cantidades de obra ejecutada, horas-hombre planificadas y consumidas, para mantener un registro semanal de la ejecucién de las actividades de! proyecto (cortes los dias viernes de cada semana). Un modelo se incluye en el Anexo N°4, Como mecanismos de control y para mantener una estrecha supervision y comunicacién efectiva durante el desarrollo del proyecto, a fin de garantizar la temprana deteccién de problemas potenciales y permitir la implementacion oportuna de acciones preventivas 0 correctivas segin el caso, deben debe programarse reuniones de control de acuerdo a la informacion disponibis> > en los reportes de’ control para la fecha de la misma, En este e Ingenieria y Proyectos Pag. 9 foseee Planificacion y Control para Contratos de la DVSA Gerencia Técnica — Distrito Norte |ANEXO N'1 establecen los siguientes tipos de reuniones que dependen del objetivo, frecuencia e informacion requerida y en las que se evaluaran los resultados arrojados por estos reportes de control. Reunion de Inicio Una vez otorgada la Buena Pro, el Contratista debe reunirse con ellos responsables del proyecto, incluyendo al planificador- controlador de ejecucién. Esta es la reunién inicial de coordinacién (reunién de arranque). Su fin principal, en cuanto a control de ejecucion, es lograr lo siguiente: a) Aclarar los procedimientos y formatos de control del proyecto requeridos para la evaluacién del progreso de la ejecucién del proyecto y definir las actividades de coordinacién y seguimiento de la gestién de control. b) Establecer fechas de reuniones de medicién, coordinacién y discusion del plan. ) _Establecer la fecha, hora y lugar de entrega de recaudos por parte del Contratista Reunién para Medicién del Trabajo Ejecutado Reuniones entre los lideres de disciplina y/o supervisores de Ingenieria, Procura, Construccién y Arranque y Puesta en Servicio y os controladores de ejecucién de ambas partes, para discutir y acordar el trabajo realizado durante el periodo medido. Reuni6n de Coordinacién y Sequimient Reuniones semanales con la asistencia de los supervisores, ingenieros residentes y controladores de ambas partes. El objetivo de estas reuniones serd: a) Seguimiento del progreso de las actividades en ejecucién en funcién del programa de trabajo y de los rendimientos obtenidos. b) Coordinacién de las actividades en progreso y seguimiento de todas las acciones correctivas y preventivas acordadas. c) Se dejara constancia en minuta del progreso fisico Real vs. Programado de cada actividad, asi como aquellas que generan el atraso y/o desfase en la fecha de completacion del las acciones especiales y areas de atencién. Ingenieria y Proyectos Pag. 10