GOVERNMENT OF PUNJAB

DEPARTMENT OF GENERAL ADMINISTRATION
(SECRETARIAT ESTABLISHMENT­II BRANCH)

OFFICE ORDER

In pursuance of Rule 7 of the Punjab Civil Secretariat (State Service Class­III) Rules, 
1976 and in supersession of the Government instructions issued­vide endorsement No. 6279­
IEII­76, dated 3rd May, 1976, the following instructions are laid down for making appointments 
and promotions in the line of stenographers: ­

(a) Steno typist:

They will  be recruited,  as  at present,  either  direct  through the  subordinate  Services 

Selection Board, Punjab, or by selection from amongst Clerks working in the Punjab Civil 
Secretariat, by holding a qualifying test, Clerks with a minimum regular service of one year, 
will be eligible to take this test, They will be required to take down two passages (in Punjabi) 
of about 200 words each at a speed of 80 words per minute, covering about five minutes in all 
and to transcribe these (at the typewriter) at a speed of 15 words per minute. Those committing 
not more than 8 per cent mistakes in aggregate will be eligible for appointment as steno typists. 
They will form a separate cadre with inter se seniority as that of Clerks and will be confirmed 
on the basis of their seniority and record in accordance with the Rule/instructions issued by 
Government from time to time.

(b) Junior Scale Stenographers:

They will be appointed either direct through the Subordinate Services Selection Board, 
or by promotion from amongst the regular Steno typists of the Punjab Civil Secretariat who 
have served as such for a period of at least one year. Person appointed by promotion, shall have 
to pass a qualifying test, which will consist of three paras (Two in Punjabi and one in English).
The two paras in Punjabi of about 250 words each, containing 500 words in all, will be 
dictated at a speed of 100 words per minute and the candidates will be required to transcribe the 
dictated passages (at typewriter) at the speed of 20 words per minute. Those who commit not 
more than 8 per cent mistakes in the aggregate will be considered to have qualified the test in 
Punjabi.

2. The para in English will consist of 200 words and will be dictated at a speed of 50 
words per minute. The candidates will be required to transcribe the dictated para at a speed of 
10 words per minute. Those who commit not more than 8 per cent mistakes will be considered 
to have qualified the test in English. A candidate will be considered to have qualified the test 
only, if he/she qualifies the test in both the languages. He/She will get provisional promotion 
after qualifying the test in Punjabi subject to availability of post on seniority­cum­merit and 
further subject to the condition that he /she shall have to qualify the test in English at the 
prescribed speed within a period of one year, from the date of his/her promotion and for this 
purpose three chances, with and interval of approximately four months each, will be given. If 
he/she fails to qualify the test in English within the period of one year, he/she will not be 
entitled to earn increment as a Junior Scale Stenographer. During the next two years, he/she 
will, however, be given six chances more with an interval of approximately four months each 
to qualify the test in English. If he/she fails in those additional six chances also, he/she will be 
reverted as a Stenographer and shall not be entitled to the benefit of increment(s) in the scale of 
Junior Scale Stenographer. On his/her passing the test in English in any of these additional six 
chances, he/she would get the increment as Junior Scale Stenographer, from the date of passing 
he test in English. His/her final seniority as Junior Scale Stenographer shall be determined after 
his/her clearing both the tests in Punjabi and English languages.

3. A Junior Scale Stenographer who fails to clear the test in English language inspite of 
availing of the nine chances or more but not exceeding the period of probation of 3 years from 
the date of joining the post in the cadre, as per provision made under rules 7 and 8 of Punjab 
Civil Secretariat (State Service Class­III) Rules, 1976 and is, for that reason reverted, shall lose 
his/her seniority in the cadre of Junior Scale Stenographer.

4. Government after due consideration on the merits of each case may, if it deems fit, 
allow   the  Junior Scale  Stenographer reverted  as Steno typist to take the next test  (both  in 
Punjabi and English for the post of Junior Scale Stenographer, provided that a period of one 
year at least has elapsed between the date of his/her reversion and the date of his/her taking the 
subsequent test for the post of Junior Scale Stenographer. If he/she qualifies in the next test n 
Punjabi, he/she will be promoted again as a Junior Scale Stenographer and shall be assigned 
provisional seniority as such from the date of his/her re­promotion after passing the test in 
Punjabi but shall be eligible for final seniority only after qualifying the test in English within a 
period of one year from the date of his/her re­promotion, for which three chances with an 
interval of approximately four months each will be given.

5. Any such official who qualified the test in Punjabi but again fails to qualify the test in 
English within ht extended period of one year, in another three chances, will finally be reverted 
to the post of a Steno typist and shall in no case be given any further chance to take test for the 
post of a Junior Scale Stenographer.

6. As the Steno­typist form a separate cadre, a Steno typist who has qualified test both 
in Punjabi and English shall exercise in writing his/her final option for the cadre of Steno 
typists,   thereby   requesting   for   the   termination   of   his/her   lien   from   the   cadre   of 
Clerks/Assistants before he/she is actually promoted as a Junior Scale Stenographer.

(c) Senior Scale Stenographers:

They will be appointed either direct through the Subordinate Services Selection Board, 
Punjab, or by promotion from amongst the Junior Scale Stenographers, working in the Punjab 
Civil Secretariat, A Junior Scale Stenographer, shall be eligible to take test for the post of a 
Senior Scale Stenographer only after he/she has passed the prescribed tests both in Punjabi and 
English for a Junior Scale Stenographer and has put in service as such for a period of one year 
at least. The candidate will be required to take test in four paras (two in Punjabi and two in 
English) containing 250 words each. The passage in Punjabi will be dictated at a speed of 100 
words per minute and the candidates will be required to transcribe these (at the typewriter) at 
the speed of 20 words per minute. Those committing not more than 4 percent mistakes in the 
aggregate will be deemed to have qualified in the test for Punjabi Stenography. The two paras 
in   English   will  be  dictated   at  a  speed  of  60 words  per  minute   and  the  candidates  will   be 
required   to   transcribe   the   dictated   at   a   speed   of   12   words   per   minute.   The   candidates 
committing   not   more   than   4   percent   mistakes   in   a   aggregate   will   be   considered   to   have 
qualified   the   test   for   English   Stenography.   A   person   will   not   be   considered   to   have 
cleared/passed the test only if he/she qualifies the test in both the languages. He/She will be 
assigned   provisional   seniority   from   the   date   of   provisional   promotion   as   Senior   Scale 
Stenographer. He/She shall only be promoted after qualifying the test in Punjabi and subject to 
the condition that he/she have to qualify the test in English at the prescribed speed within a 
period of one year, from the date of his/her promotion and for this purpose three chances, with 
an interval of approximately four months each will be given. If he/she fails to qualify the test in 
English within the period of one year, he/she will not be entitled to earn increment as Senior 
Scale Stenographer. During the next two year, he/she will, however be given six chances more 
with an interval of approximately four months each to qualify the test in English. If he/she fails 
in these additional six chances also, he/she will be reverted as Junior Scale Stenographer and 
shall not be entitled to the benefit of increments in the scale of Senior Scale Stenographers. On 
his/her passing the test in English in any of these additional six chances, he/she would get the 
increment as Senior Scale Stenographer from the date of passing the test in English. His/her 
final seniority as Senior Scale Stenographer shall be determined after his/her clearing both the 
tests in Punjabi and English. 
 2. A Senior Scale Stenographer who has availed of all the above said nine chances or 
more but not exceeding the period of probation of 3 years from the date of joining the post in 
the cadre, as per provision made under rules 7 and 8 of Punjab Civil Secretariat (State Service 
Class­III)   Rules,  1976 for  English  test  but  fails  to  clear   the  same,  and, is   for that   reason, 
reverted, shall lose his/her seniority in the cadre of Senior Scale Stenographer.

3. Government after due consideration on merits of each case may, if it seems fit, allow 
the Senior Scale Stenographer reverted as Junior Scale Stenographer to take the next test (both 
in Punjabi and English) for the post of a Senior Scale Stenographer. If he/she qualified in the 
next test in Punjabi he/she will be promoted again as a Senior Scale Stenographer and shall be 
assigned a provisional seniority as such from the date of his/her re­promotion after passing the 
Punjabi test but shall be eligible for final seniority only after qualifying the test in English 
within a period of one year, from the date of his/her re­promotion, fro which purpose three 
chances with an interval of approximately four months each will be given.

4. Any such official who qualifies the test in Punjabi but again fails to qualify the test in 
English   within   the   extended   period   of   one   year,   in   another   three   chances,   will   finally   be 
reverted to the post of Junior Scale Stenographer and shall in no case be given any further 
chance to take test for the post of a Senior Scale Stenographer.

5. Officials who are once promoted on the basis of the qualifying test for shorthand in 
Punjabi only, but are later on reverted due to non­availability of posts in respective cadre, will 
be eligible for re­promotion in due course but their promotion will be subject in the condition 
that they will have to qualify the test in English at the prescribed speed from the date of their 
re­promotion within the period/chances as indicated in the preceding paragraphs. In case they 
fail   to   do   so   within   the   stipulated   period   they   will   be   reverted   and   shall   be   governed   in 
accordance with procedure detailed above. 

T.K.A NAIR,
Dated Chandigarh: Chief Secretary to Government, Punjab,
The 23rd December 1995  Secretariat Administration.

_______
No.13/245/95­4EII/1050, dated Chandigarh, the 18th January, 1996

A copy is forwarded to :­

(i) All   Secretaries/Private   Secretaries   to   Ministers/Ministers   of 

State/Deputy Ministers/Chief Secretary.
(ii) All   Superintendents   and   Heads   of   Branches   in   Punjab   Civil 
Secretariat, for information and circulation amongst the staff.

Sd.) . . .,
Superintendent Establishment­II
________

No.13/245/95­4EII/1051, dated Chandigarh, the 18th January, 1996

A  copy   is   forwarded  to all  the  Senior/Junior Scale  Stenographers  and Steno typists  in   the 

Punjab Civil Secretariat for information and necessary action.

(Sd.) . . .,
Superintendent Establishment­II

No.13/245/95­4EII/1052, dated Chandigarh, the 18th January, 1996

A copy is forwarded for information and necessary action to the following: ­
(i) Superintendent Establishment­I Branch;
(ii) Superintendent Accounts­II Branch; and
(iii) 2EII/3EII  (in Establishment­II Branch).

(Sd.) . . .,
Superintendent Establishment­II

_________