Pengertian Continous Improvement

Improvement berasal dari kata improve yang artinya meningkat, dimana pada dasarnya
meningkat adalah berubah menjadi lebih baik. Continuous improvement adalah peningkatan
dan perbaikan yang berkesinambungan (tiada henti) dimana mengarah pada kemajuan yang
lebih baik atau unggul. Pada dasarnya istilah continuous improvement mengacu pada konsep
Kaizen di Jepang. Kaizen adalah suatu istilah dalam bahasa Jepang yang dapat diartikan
sebagai perbaikan terus-menerus atau perbaikan berkelanjutan. Perbaikan secara terus-
menerus dan berkesinambungan, dimulai dengan pengembangan tim dan harus didukung oleh
tim kerja. Kaizen harus dilaksanakan oleh perusahaan atau organisasi yang menggunakan
filosofi Total Quality Management. Kaizen merupakan suatu kesatuan pandangan yang
komprehensif dan terintegrasi.

Konsep Dasar Continous Improvement

Perbaikan terus-menerus atau perbaikan berkesinambungan merupakan salah satu unsure

penting fundamental dari TQM. Konsep perbaikan terus menerus dibentuk berdasarkan pada
urutan dan langkah-langkah kegiatan yang berkaitan dengan hasil output seperti produk
berupa barang dan jasa. Perhatian secara terus menerus bagi setiap langkah dalam proses
kerja sangat penting untuk mengurangi keragaman dari output dan memperbaiki keadaan.
Tujuan pertama perbaikan secara terus menerus ialah proses yang handal, dalam arti bahwa
dapat diproduksi yang diinginkan setiap saat tanpa variasi yang diminimumkan. Apabila
keragaman telah dibuat minimum dan hasilnya belum dapat diterima maka tujuan kedua dari
perbaikan proses ialah merancang kembali proses tersebut untuk memproduksi output yang
lebih dapat memenuhi kebutuhan pelanggan, agar pelanggan puas.

Prinsip-prinsip Continous Improvement

Ada 10 prinsip dasar dalam melakukan Continous Improvement, antara lain:

1. Berfokus pada pelanggan, fokus utama adalah kualitas produk yang bermuara pada
kepuasan pelanggan.
2. Mengadakan peningkatan secara terus menerus; Kualitas total merupakan sine qua
non untuk keberlangsungan.
3. Mengakui masalah secara terbuka; Membangun kultur yang tidak saling
menyalahkan.
 4. Mempromosikan keterbukaan; Ilmu pengetahuan adalah untuk saling dibagikan &
hubungan-hubungan komunikasi yang mendukungnya merupakan sumber efisiensi
yang lebih besar.
5. Menciptakan tim kerja; pertama, pengaruh antar sesama teman (dan kepemimpinan)
bisa memelihara disiplin untuk memastikan bahwa tidak ada seorangpun dibiarkan
mengganggu keseimbangan didalam tim dan keharmonisan antar tim, kedua, setiap
orang diberi semangat untuk memanfaatkan pendidikan dan pelatihan guna
memastikan bahwa kontribusi pribadi menambah nilai pada hasil hasil tim.
6. Memanajemeni proyek melalui tim fungsional silang; menggunakan sumber daya
antar departemen bahkan dari luar perusahaan.
7. Memelihara proses hubungan yang benar;Mendesain dan memastikan proses
hubungan antar manusianya.
8. Mengembangkan disiplin pribadi; Melalui pendidikan, agama, dan norma norma
sosial untuk menjaga keutuhan.
9. Memberikan informasi pada semua karyawan; Misi, nilai, produk, kinerja, manusia
dan rencana perusahaan dari tantangan perusahaan menjadi tantangan pribadi.
10. Memberikan wewenang kepada setiap karyawan; Melalui pelatihan dalam berbagai
keahlian, dorongan semangat, tanggung jawab pengambilan keputusan, akses pada
sumber-sumber data dan anggaran, timbal balik, rotasi pekerjaan dan penghargaan.

Metode dalam Continous Improvement

Salah satu tool yang digunakan untuk menjalankan misi Continuous Improvement adalah
“pemodelan kualitas empat langkah” yang disebut PDCA (Plan-Do-Check-Act) atau Siklus
Deming atau Siklus Shewhart. PDCA terdiri dari 4 tahapan yaitu:

Plan: Tahap dilakukannya identifikasi peluang untuk perubahan dan rencana bentuk
perubahan yang akan dilakukan.

Do: Implementasi perubahan dalam skala kecil.

Check: Menggunakan data untuk menganalisa hasil dari perubahan dan menentukan apakah
perubahan yang dilakukan telah / akan mendatangkan perbedaan yang berarti.

Act: Jika perubahan dianggap sukses, implementasikan perubahan tersebut dalam skala yang
lebih besar dan pertahankan hasilnya. Jika perubahan belum mendatangkan perbedaan yang
berarti, ulangi kembali siklus PDCA.
 Metode lain yang sangat populer untuk Continuous Improvement, seperti Lean, Six
Sigma, atau TQM (Total Quality Management), mendorong keterlibatan karyawan dan
membutuhkan kemampuan teamwork yang baik. Metode tersebut mendorong perusahaan
untuk mengukur dan melakukan sistematisasi proses, mengurangi variasi, mengurangi cacat
(defect), dan memperpendek cycle time.

Manfaat dan Keuntungan Melakukan Continous Improvement

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dalam penerapan Continous Improvement dalam
perusahaan, adalah:

1. Perusahaan akan mampu menemukan masalah dengan cepat.

2. Perusahaan akan memberikan perhatian dan penekanan pada tahap perencanaan.
3. Mendukung cara berfikir yang berorientasi proses.
4. Perusahaan berkonsentrasi pada masalah-masalah yang lebih penting dan mendesak
untuk diselesaikan.
5. Karyawan dalam perusahaan akan berpartisipasi dalam membangun sistem yang
baru.

Ada pula keuntungan yang didapat dalam melakukan Continous Improvement, antara
lain:

1. Peningkatan Proses;
2. Penggunaan paradigma baru;
3. Mempercepat waktu proses;
4. Zero Investment;
5. Human Development;
6. Keamanan dan keselamatan kerja.
7. Penggunaan sistem Plan-Do-Check-Action (PDCA) mengakibatkan cepat dalam
meningkatkan proses dan menghilangkan masalah.
8. Identifikasi, implementasi, monitor dan mengatur perubahan menyebabkan dapat
mencegah terjadinya masalah baru.
9. Memfokuskan organisasi kepada kepuasan konsumen dan berdasarkan fakta dalam
menggambil keputusan
10. Membantu organisasi untuk menjadi lebih efisien pada proses peningkatan dan
pemecahan masalah dilakukan pada tingkat optimal dan biaya yang rendah.
Langkah-Langkah Pemecahan Masalah

Langkah-langkah pemecahan masalah adalah sebagai berikut:

1. Membentuk sebuah team. Terdiri dari ketua, sekertaris, anggota, fasilitator. Sebaiknya
membentuk nama team.
2. Membangkitkan masalah dan berkonsentrasi pada masalah yang dipilih.
Menggunakan prinsip go look, go see atau lebih dikenal dengan nama Genchi
Genbutsu. Prinsipnya adalah langsung melihat kejadian dilapangan tempat proses
berlangsung.
3. Mengumpulakan dan meneliti. Meneliti semua proses yang ada lalu mencari 7 mudas
yang terdiri dari proses, menunggu, inventory, transportasi, pergerakan, produksi yang
berlebihan, proses ulang.
4. Membuat peringkat sistem yang terdiri dari nama, peringkat dan nilai.
5. Memilih objek penelitian.
6. Membuat jadwal penelitian.
7. Menganalisa kondisi sekarang. Menggunakan brainstorming dengan tujuan untuk
mendapatkan ide sebanyak mungkin yang relative singkat.
8. Membuat Fishbone diagram. Menganalisa segala kemungkinan yang penting melalui
4MIE yaitu man, machine, methods, material dan environment.
9. Mengumpulkan data. Terdiri dari menentukan parameter penelitian, menentukan
waktu pengumpulan, mendesain form-form yang dipakai, mengumpulan data dengan
jujur. Dapat pula membuat flowchart atau merekamnya dalam bentuk video.
10. Membentuk target yang specific, dapat diukur, tidak rancu, masuk akal, dapat
ditelusuri bila tidak tercapai.
11. Analisa penyebab. Pencarian penyebab permasalahan secara sistematik. Dengan
membandingkan antara teori dengan kenyataan. Menggunakan 5 Why Analisis.
12. Merencanakan cara-cara pengukuran yang sesuai dengan target. Mendesign cara
praktis dan murah untuk mencari penyebab permasalahan. Merencanakan paling tidak
satu rencana untuk setiap akar permasalahan.
13. Melakukan pengukuran. Mengumpulakan data dan memonitoring proses serta
memberikan penilaian,
14. Mengecek hasil. Membandingkan hasil pengukuran dengan target yang telah dibuat.
15. Menindak lanjuti dari hasil pengecekan.
16. Membuat standarisasi proses dan melakukan pelatihan dengan standar baru