ANALISA MEKANISME PENAGIHAN

PIUTANG ATAS PENJUALAN KREDIT DI

UPMS VI KALIMANTAN

Oleh :

48/BPS-KEU/2007

JURUSAN : KEUANGAN

PERTAMINA LEARNING CENTER (PLC)

BIMBINGAN PROFESI SARJANA PT.PERTAMINA TAHUN 2007
Jakarta,15 Januari 2007- 11 Januari 2008
 BPS Keuangan 2007

KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa penulis ucapkan atas
terselesaikannya penyusunan Kertas Kerja Wajib (KKW) ini. KKW ini disusun
dengan tujuan mengetahui pengendalian internal yang lebih baik atas transaksi
penjualan kredit. Selain tujuan tersebut KKW ini disusun untuk melengkapi
sebagian syarat dalam Program Bimbingan Profesi Sarjana Jurusan Keuangan di
PT Pertamina (Persero).
Dalam penyusunan KKW ini, penulis mendapatkan bantuan dari berbagai
pihak. Oleh karenanya penulis ingin mengucapkan rasa terima kasihnya yang
ditujukan kepada:
1. Sjahril Samad, Manajer Keuangan Upms VI Kalimantan
2. M.Yudi Setiawan, Pengawas Utama HPN Upms VI Kalimantan
3. BPS Keuangan 2007
4. Kedua orangtua saya (penulis) yang telah memberikan bantuan baik moral
maupun materil.
5. Pihak-pihak lainnya yang membantu terselesaikannya penyusunan KKW
ini.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa sebagai manusia penulis tidaklah

luput dari suatu kesalahan dan kekurangan. Seperti halnya dalam penyusunan
KKW ini, tentu masih ada suatu kesalahan dan kekurangan di dalamnya. Penulis
menerima sepenuhnya apabila ada suatu saran dan kritik, sehingga dapat lebih
memberikan manfaat yang lebih untuk perusahaan.
Akhir kata penulis ingin kembali mengucapkan rasa terima kasih kepada
seluruh pihak yang telah membantu dan harapan penulis semoga KKW ini dapat
memberikan manfaat yang berguna bagi pembacanya.

Jakarta, 7 Desember 2007

i
 BPS Keuangan 2007

Singgih Yudianto

i
 BPS Keuangan 2007

DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ................................................................................... i
DAFTAR ISI ................................................................................................... ii
DAFTAR TABEL & GAMBAR .................................................................... iii
RINGKASAN.................................................................................................... iv

BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................ 1

1. Latar Belakang............................................................................... 1
2. Ruang Lingkup............................................................................... 2
3. Maksud dan Tujuan........................................................................ 3
4. Metode Pendekatan........................................................................ 3
5. Sistematika................................................................................... 3-4

BAB II. IDENTIFIKASI PERMASALAHAN............................................. 5

1. Deskripsi Keadaan dan Gejala Permasalahan............................... 5-7

2. Dimensi Permasalahan................................................................... 7
3. Perumusan Pokok Permasalahan.................................................... 8-9

BAB III. PEMBAHASAN MASALAH........................................................... 10

1. Interprestasi Data dan Informasi..................................................10-

14
2. Analisa Koreksi..........................................................................14-15
3. Alternatif-Alternatif Pemecahan Masalah .................................... 15
4. Perumusan Sasaran Yang Akan Dicapai ...................................... 16
5. Pemilihan / Pendekatan Untuk Pemecahan Masalah ....................
16-19

BAB IV. PENUTUP ......................................................................................... 20

1. Kesimpulan ................................................................................... 20
2. Saran-Saran / Rekomendasi............................................................ 21

DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................... 22

LAMPIRAN ...................................................................................................... 23

ii
 BPS Keuangan 2007

ii
 BPS Keuangan 2007

iii
 BPS Keuangan 2007

iv
 BPS Keuangan 2007

1
 BPS Keuangan 2007

 Maksud dari penulisan ini adalah untuk mengindentifikasi apakah

mekanisme penagihan piutang yang ada saat ini sudah berjalan dengan
efektif dan efisien.
 Tujuan dari penulisan ini untuk mengetahui apakah mekanisme yang
dipakai saat ini sudah berjalan dengan efektif dan efisien dan memberikan
usulan mengenai mekanisme perbaikan yang diperlukan.

1.4 Metode Pendekatan

Metode pendekatan yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode
analisis deskriptif secara studi kasus dengan tujuan membuat gambaran secara
sistematis, faktual, dan akurat mengenai fakta-fakta, sifat-sifat, serta hubungan
antar fenomena yang diselidiki. Data yang digunakan untuk penulisan makalah ini
adalah dengan menggunakan pendekatan data sekunder.

1.5 Sistematika
Untuk mempermudah penyajian makalah ini, penulis mengelompokkan
materi ke dalam empat bab yang sistematikanya disajikan sebagai berikut :

BAB 1 PENDAHULUAN
Merupakan pendahuluan dari makalah, berupa penjelasan mengenai
latar belakang, ruang lingkup, maksud dan tujuan penelitian, metode
pendekatan, dan sistematika penulisan..
BAB 2 INDENTIFIKASI PERMASALAHAN
Memberikan deskripsi mengenai keadaan dan gejala permasalahan,
dimensi permasalahan, dan perumusan pokok permasalahan terkait
penjualan kredit di UPms VI.

2
 BPS Keuangan 2007

BAB 3 PEMBAHASAN MASALAH

Merupakan bab yang berisi interprestasi prestasi data dan informasi,
analisa koreksi, alternatif-alternatif pemecahan masalah, perumusan
sasaran yang akan dicapai, dan pemilihan pendekatan untuk
pemecahan masalah.
BAB 4 PENUTUP
Merupakan hasil akhir dari penelitian berupa kesimpulan dan saran /
rekomendasi dari penulis yang dapat bermanfaat bagi manajemen.

3
 BPS Keuangan 2007

BAB II
IDENTIFIKASI PERMASALAHAN

2.1 Deskripsi Keadaan dan Gejala Permasalahan

Sesuai dengan perkembangan industri migas yang ada di Indonesia,
perusahaan migas asing mulai memasuki pasar Indonesia yang dirasakan sebagai
pasar yang sangat potensial untuk menjual produk BBM dan Non BBM.
Perkembangan ekonomi Indonesia juga mendorong investor untuk melakukan
kegiatan industri di wilayah Indonesia. Untuk itu, kebutuhan perusahaan industri
akan produk BBM dan Non BBM menjadi sorotan perusahaan migas dalam
melakukan penjualan produk yang dimilikinya dan berlomba-lomba bersaing
untuk meraih pangsa pasar yang ada di Indonesia. Untuk menghadapai persaingan
tersebut, Pertamina telah mengembangkan salah satu jenis strategi untuk
memasarkan produk-produknya yaitu dengan metode kredit. Hal ini bertujuan
agar mempermudah pelanggan dalam melakukan transaksi dengan Pertamina
sehingga diharapkan dapat menarik pelanggan potensial lainnya khususnya untuk
pelanggan di bidang industri.
Fasilitas penjualan secara kredit ini diberikan kepada pelanggan atas dasar
kelengkapan persyaratan yang harus dipenuhi.. Segala transaksi kredit yang
terjadi diatur dalam perjanjian kredit yang disetujui oleh kedua belah pihak.
Proses selanjutnya setelah dilakukan penjualan kredit adalah Proses
Penagihan. Proses Penagihan dapat dilakukan dengan beberapa cara baik itu
melalui surat,email,fax,dan media yang lainnya. Dalam hal ini UPMS VI
melakukan penagihan secara manual yaitu dengan menggunakan surat,surat
penagihan yang dibuat secara manual dapat menyebabkan timbulnya
ketidakakuratan data, invoice yang tidak dibayar akibat kesalahan pembuatan
tagihan sampai hilangnya waktu dalam menerima pembayaran. Rendahnya
efisiensi dalam penagihan akan mempengaruhi tingkat keuntungan karena
menyebabkan piutang tidak tertagih, terhambatnya cash flow dan menyebabkan

4
 BPS Keuangan 2007

tingginya rata-rata waktu yang dibutuhkan dalam menagih pembayaran invoice

yang dihitung sebagai ”Days Sales Outstanding” (DSO).
2.1.1 Penyebab Masalah yang terjadi

Masalah – masalah yang terjadi berdasarkan analisa penulis antara lain :

1. Master Data
Master data merupakan awal terjadinya proses penagihan yang tidak
berjalan dengan efektif dan efisien. Master data yang ada saat ini tidak
menggambarkan keadaan penyerahan barang yang sesuai.
2. Sistem Aplikasi SAP
Dalam melakukan pembuatan Debit Note atau Invoice,belum
dimanfaatkan sistem yang digunakan untuk membuat penagihan penjualan
kredit dan monitoring sistem yang dapat memastikan antara jumlah GI
(bukti fisik) sama dengan jumlah Delivery Order (DO) yang tercatat
didalam sistem SAP, akibatnya terdapat perbedaan antara GI dalam TC
FBL5N dengan Debit Note yang sudah dibuat. Dan kedepannya dengan
semakin banyaknya pesaing yang masuk sehingga pemberian kredit akan
menjadi metode yang akan diminati oleh customer sehingga Pertamina
harus dapat menyediakan sistem yang dapat memberikan informasi secara
akurat, relevan dan tepat.
3. Sumber Daya Manusia
Sumber daya manusia menjadi hal yang vital dalam proses penagihan
yang dilakukan secara manual. Yang terjadi saat ini adalah sumber daya
manusia menjadi salah satu penyebab masalah paling utama dalam proses
penagihan kredit. Sebagai contoh SDM adalah penyebab tertundanya
pencatatan GI di lokasi / depot, pengiriman PNBP yang membutuhkan
waktu yang lama sehingga terkadang dari total 5 DO hanya sebagian atau
bahkan kurang yang diterima oleh kantor unit untuk dibuatkan tagihannya
sampai kesalahan pada saat membuat Debit Note.

5
 BPS Keuangan 2007

Hal-hal diatas adalah penyebab timbulnya backlog yang menjadi

permasalahan di UPms VI dan UPms lainnya hampir diseluruh Pertamina,
sehingga penanganan Backlog menjadi program BTP I Direktur Keuangan
sebagai bagian dalam penyelesaian Backlog (baca: Piutang tidak Tertagih).
Backlog yang terjadi di UPms VI adalah merupakan transaksi yang terjadi
akibat :
1. Penjualan Tunai.
2. Penjualan Prepayment
3. Penjualan Kredit

Backlog menjadi hasil akhir bahwa terdapat ketidaksempurnaan sistem

penagihan yang terdapat di UPMS VI, khususnya penjualan kredit yang penulis
prediksi memberikan kontribusi nominal terbesar di UPms VI.

2.2 Dimensi Permasalahan

Bisnis harus menghadapi tantangan untuk menemukan solusi yang tepat agar
dapat memperbaiki proses penagihan dan dapat meningkatkan pelayanan sebagai
hasil dari meningkatnya akurasi serta waktu penagihan yang lebih cepat kepada
konsumen. Solusi tersebut harus dapat diaplikasikan kedalam sistem SAP yang
digunakan oleh Pertamina, mudah untuk dimaintenance dan dikembangkan
kembali untuk menjawab tantangan-tantangan dimasa yang akan datang.
Permasalahan yang diangkat dalam penulisan ini adalah bahwa proses
pembuatan tagihan untuk transaksi kredit di Pertamina yang sampai sekarang ini
banyak terdapat kelemahan dan kendala. Baik dari segi waktu, biaya dan sumber
daya manusia. Sehingga diperlukan sistem yang dapat memperbaiki kelemahan
dan kendala-kendala tersebut. Sistem yang terintegrasi dengan aplikasi SAP dan
sistem yang dapat menjawab tantangan-tantangan dimasa yang akan datang.

6
 BPS Keuangan 2007

2.3 Perumusan Pokok Permasalahan

Perumusan pokok permasalahan berdasarkan pembahasan yang
dikemukakan diatas dapat dibagi menjadi 2 (dua) pokok permasalahan sebagai
berikut :

2.3.1 Dampak Pembuatan Tagihan Manual terhadap Keakuratan,

Keefisienan dan Days Sales Outstanding

Pembuatan tagihan manual sangat berpengaruh terhadap backlog yang

terjadi di UPMS VI. Backlog tersebut diakibatkan karena pembuatan tagihan
secara manual tidak akurat, membutuhkan waktu yang lama untuk membuat,
mencatat, memonitoring dan menerima pembayaran dari konsumen yang tidak
tepat waktu. Dikarenakan budaya konsumen untuk membayar setelah surat
tagihan diterima, atau bahkan setelah surat ke-dua dan ketiga dikirimkan.
Hal diatas pulalah yang menjadikan pembuatan tagihan manual menjadi
tidak relevan lagi untuk digunakan dalam proses penagihan, sehingga dampaknya
akan menjadikan tagihan kita tidak dipercaya oleh konsumen,dibutuhkan waktu
dan biaya yang lebih banyak untuk sebuah tagihan terbayarkan.

2.3.2 Dampak Pembuatan Tagihan Manual terhadap Arus kas dan

Timbulnya Piutang tidak Tertagih

Dampak lain akibat dari pembuatan tagihan manual adalah pengaruhnya

terhadap cashflow Pertamina, semakin lama piutang tidak tertagih maka uang
pembayaran piutang yang seharusnya dapat digunakan untuk keperluan
operasi,investasi atau financing.
Dampak lainnya adalah meningkatnya piutang tidak tertagih yang
disebabkan oleh hal-hal yang dibahas diatas, piutang tidak tertagih secara
langsung akan mempengaruhi bottom line neraca Pertamina akibat tingkat
keuntungan mempunyai kecendrungan menurun.

7
 BPS Keuangan 2007

Dampak-dampak diatas secara langsung maupun tidak langsung akan

sangat mempengaruhi kinerja keuangan Pertamina baik di UPms maupun kinerja
korporat secara keseluruhan. Manajemen harus memperhatikan kinerja
keuangannya khususnya dalam penagihan penjualan kredit karena kredit dimasa
yang akan datang akan menjadi salah satu primadona sistem penjualan yang akan
sangat diminati oleh konsumen

8
 BPS Keuangan 2007

BAB III
PEMBAHASAN MASALAH

3.1 Interprestasi Prestasi Data dan Informasi

3.1.1 Proses timbulnya Piutang akibat penyerahan barang

Adapun prosedur penjualan kredit yang terjadi saat di Pertamina seperti

Flowchart dibawah ini :

Verifikasi
VerifikasiNilai
Nilai Proses Good Issue Pembuatan
&&Keabsahan
Keabsahan Pembuatan
PembuatanSO
SO Berdasarkan DO (TC DN/Invoice
Bank
BankGaransi
Garansi (TC
(TCVA01)
VA01) &
& DO
DO VL02N) Manual
(TC
(TCVL01N)
VL01N)

HPN Penjualan Instalasi/Depot HPN

Proses pertama dari penjualan kredit dimulai dengan verifikasi dan

keabsahan bank garansi, dilanjutkan dengan proses ke-2 yaitu pembuatan Sales
Order sesuai dengan TKI No.C-850/E00800/2004-S4 dengan TC SAP VA01 dan
membuat Delivery Order sesuai TKI No.C-837/E00800/2004-S4 dengan TC SAP
VL01N berdasarkan aplikasi bukti setoran PPN dan surat pesanan produk yang
diterima dari pelanggan kredit.Proses ke-3 Instalasi/Depot memproses Good Issue
berdasarkan DO sesuai TKI No.C-847/E00800/2004-S4 dan memproses Post
Good Issue dengan TC SAP VL02N. Proses terakhir adalah salah satu proses
penting yang dapat menentukan apakah semua penyerahan produk sudah kita
catat sebagai piutang dan memastikan apakah piutang tersebut dapat ditagihkan.
Permasalahan yang terjadi adalah proses terakhir karena sampai saat ini
bagian Hutang Piutang Niaga melakukan penagihan piutang penjualan kredit
kepada customer dengan Debit Note manual menggunakan excel yang berpatokan
kepada DO yang dikirimkan oleh Instalasi /Depot, akan tetapi belum secara
maksimalkan memperhatikan apakah semua dokumen yang dicatat dalam SAP

9
 BPS Keuangan 2007

akibat penyerahaan produk sudah dikirimkan oleh Instalasi/Depot yang

bersangkutan dengan melakukan pengecekan di TC SAP FBL5N.
Sangat penting untuk memastikan apakah semua penyerahan produk sudah
dicatat sebagai piutang pelanggan, dan diakui sebagai penjualan dan ditagihkan ke
pelanggan TC yang dapat digunakan adalah untuk melihat semua penyerahan
produk yang dilakukan oleh depot yaitu dengan menggunakan TC SAP FBL5N
atau ZV008N. Sehingga adanya perbedaan antara DO yang ditagihkan dengan
pencatatan penyerahan produk yang terjadi dalam SAP. Sebagai contoh dapat
dilihat di kedua pelanggan yang telah melakukan pembelian produk BBM dengan
kredit yaitu PT.Bukit Makmur Mandiri Utama dan PT.Mahakam Nusa Energi
seperti dibawah ini :

1. PT.Bukit Makmur Mandiri Utama

Dapat dilihat dalam FBL5N bahwa pada tanggal 11 Mei 2007 terdapat 2
transaksi penyerahan produk tetapi hanya ada satu Debit Note yaitu DN dengan
nomor 605.783 ,sedangkan pada tanggal yang sama terdapat GI sebesar
Rp.7.198.729.500 dengan nomor dokumen 98648452 yang belum ditagihkan.

10
 BPS Keuangan 2007

2. PT.Mahakam Nusa Energi

11
 BPS Keuangan 2007

Untuk PT.Mahakam Nusa Energi sebagai contoh pada tanggal 26 Feb 2007
terdapat 3 (tiga) transaksi yang terjadi, dari ketiga transaksi tersebut baru dua
transaksi sudah clear dan telah dibuatkan debit notenya.

12
 BPS Keuangan 2007

Debit note tersebut dapat dilihat dikolom text dengan menyebutkan nomor
debit note yang sudah ditagihkan. Sedangkan transaksi yang belum ditagihkan
yaitu transaksi dengan nomor dokumen 97951348 sebesar Rp.1.931.844.000
statusnya masih open dan belum dicreate invoice. Dapat dilihat di kolom text
bahwa invoice belum ada dan belum tercreate.
Dari kedua contoh diatas dapat dilihat terdapat perbedaan antara TC FBL5N
dengan debit note yang ditagihkan. Hal ini disebabkan pembuatan debit note yang
dilakukan secara manual seringnya tidak melakukan pengecekan di FBL5N,
sehingga jika pada tanggal yang sama terdapat 2 (dua) atau lebih transaksi dan
jika depot baru mengirimkan sebagian DO saja yang dapat tertagih, akibatnya sisa
transaksi yang belum dikirimkan tersebut akan terjadi backlog.

3.2 Analisa Koreksi

Pertamina secara umum memiliki proses penagihan yang kompleks,
proses multi-step yang melibatkan komunikasi antara HPN, Penjualan dan
konsumen dengan berbagai dokumen transaksi .Perusahaan akan mengirimkan
dan mengirimkan kembali dokumen baik invoice,bukti pengiriman (PNBP),Surat
Tagihan dan pengingatnya.Dokumen-dokumen ini didapatkan dari berbagai
sumber yang berlainan – SAP,Excel,dll. Dan dalam banyak kasus, perusahaan
harus mengirimkan “Paket” dokumen untuk membuat Tagihan. Tiap Dokumen
harus diprint, difax atau diposkan, difotokopi dan dibuat arsipnya dan kesemuanya
itu dilakukan secara manual.

Invoice
PNBP
Surat
Tagihan
Surat
Konfirmasi

13
 BPS Keuangan 2007

Reminder Invoice
Manual Poin
Pada saat ini didunia bisnis yang sangat kompetitif , sangat penting sekali
untuk mengeliminasi ketidakeffisien dan tidak mungkin perusahaan
mengabaikannya. Dibutuhkan sebuah solusi yaitu sebuah sistem terintegrasi yang
dapat menghilangkan hal ini sehingga kinerja perusahaan akan meningkat.
Hal ini tidak akan terjadi jika pembuatan debit note dilakukan langsung dengan
menggunakan sistem SAP sehingga pengawasan terhadap penjualan kredit dapat
secara konsisten dilakukan dan kemungkinan terjadinya backlog menjadi kecil.
Dikarenakan personil yang bertanggung jawab dapat segera mengetahui berapa
jumlah transaksi yang terjadi pada waktu itu dan berapa jumlah DO yang sudah
dikirimkan oleh depot untuk dibuat debit note.

3.3 Alternatif-Alternatif Pemecahan Masalah

Alternatif-Alternatif Pemecahan masalah antara lain :
1. Pembenahan Master Data
Master data harus segera diperbaiki untuk mendukung pelaksanaan
dan pengembangan aplikasi SAP yang mendukung penagihan secara
sistem.
2. Pengembangan Aplikasi SAP dan Proses Automation.
Untuk meniminmalisasi pembuatan tagihan secara manual dapat
memanfaatkan aplikasi SAP yang sudah diimplementasikan di
Pertamina salah satunya adalah Surat Konfirmasi (Dunning Letter).
Proses penagihan secara otomatis akan dapat dilaksanakan
dikarenakan dunning secara sistem akan dapat mendukung proses
pembuatan dan pengiriman tagihan dengan elektronik dokumen.
3. Pengembangan Sumber Daya Manusia, pengembangan sumber daya
manusia dibutuhkan untuk dapat menggunakan sistem otomatis yang
kedepannya akan digunakan menangani semua transaksi yang akan
terjadi dari proses verifikasi PNBP, membuat tagihan sampai

14
 BPS Keuangan 2007

mengirimkan surat konfirmasi dengan manual atau elektronik

dokumen.

3.4 Perumusan Sasaran Yang Akan Dicapai

Solusi yang tepat dan terbukti sebagai bagian dari kerangka kerja yang
komprehensif untuk proses inbound dan outbond proses penagihan. Diharapkan
solusi ini secara bisnis akan mengurangi beban, meningkatkan kecepatan dan
kualitas informasi yang diberikan oleh konsumen dan supplier. Hasil ini secara
langsung akan meningkatkan effisiensi, meningkatkan keuntungan, dan sebagai
bagian dari Return of Investment SAP.

3.5 Pemilihan / Pendekatan Untuk Pemecahan Masalah

3.5.1 Penyederhanaan Proses Otamatik Dokumen

Dengan menghilangkan langkah-langkah manual dalam proses bisnis ini,
mengotomatiskan semua fase dari inbound pembuatan data ke pembuatan format
dokumen dan pengiriman outbond- dengan memperhatikan sumber informasi dari
semua proses bisnis. Solusi yang tepat yang dapat mengatasi dan mengontrol
proses dokumentasi yang sejalan dengan sistem informasi tehnologi yang
digunakan saat ini dan script pengembangan SAP untuk pengimplementasiannya.
Solusi harus didesain untuk mengoptimalkan arus dari informasi ke dan dari
aplikasi SAP, solusi ini juga harus merupakan solusi end to end automation yaitu
dengan :
1. Menyederhanakan Infrastuktur IT
2. Mengurangi waktu dan biaya berhubungan dengan komunikasi dari
dokumen.
3. Menyedehanakan proses bisnis yang kritis seperti Penagihan.

3.5.2 Best Praktis Proses Penagihan

15
 BPS Keuangan 2007

Proses penagihan akan dimulai dengan memperbaiki master data yang

terdapat didalam SAP sehingga penggunaan dunning letter dapat dilakukan,salah
satu TC yang dapat digunakan untuk membuat master data yang mendukung
dunning adalah TC SM30 (Maintain Table of Dunning Letter Names & Phone).
Untuk cara pembuatan Table dunning dapat dilihat di Lampiran 1. Dunning letter
dapat dibuat dengan menggunakan TC F150. Selanjutnya setiap invoice dan
dokumen penagihan dapat dikirim secara elektronik sama waktunya pada saat
mereka dibuat secara langsung dari Aplikasi SAP (F150) dengan format apapun
yang konsumen inginkan- baik itu surat, email, fax atau kombinasi (lihat lampiran
2 untuk cara pembuatan dunning letter). Dokumen - dokumen yang dibuat secara
otomatis akan dapat direview ulang dan dikirimkan kembali sewaktu-waktu.
Dokumen-dokumen tersebut juga dapat dialihkan ke bagian penjualan atau
siapapun dengan cara apapun bahkan melalui hardcopy. Setelah tanggal jatuh
tempo, Pertamina dapat menggunakan informasi wajar, akurat dan relevan yang
didapat dari debit note untuk kebutuhan lainnya.
Sebagai contoh, dunning letter akan dikirimkan ke konsumen dengan
email secara otomatis, selanjutnya dunning letter kedua dan ketiga akan
dikirimkan jika konsumen belum melakukan pembayaran setelah itu secara
langsung sistem SAP akan melakukan pemblokiran konsumen pembayaran
dilakukan. Kelebihannya adalah dokumen akan dapat langsung dikirmkan setelah
dibuat tanpa harus melalui proses yang panjang. Sehingga akan memicu
pembayaran piutang tepat pada saat jatuh tempo dan secara signifikan akan
mengurangi DSO dan kedepannya akan meningkatkan kinerja keuangan.
Kantor Unit/Kantor Pusat

Sistem
Sistem
Otomatis
otomati
s
SAP

16
 BPS Keuangan 2007

Dengan sistem otomatis maka secara signifikan akan menghasilkan hal –hal
sebagai berikut:
1. Cepat, tidak mahal dan lebih konsisten dalam siklus penagihan.
2. Akan mengurangi Days Sales Outstanding (DSO)
3. Biaya akan turun
4. Meningkatkan produktifitas dengan berkurangnya tugas manual
dalam HPN.
5. Meningkatnya keakuratan data akibat berkurangnya intervensi
manusia.
6. Penerimaan Piutang yang lebih cepat sehingga dengan cepat akan
mempengaruhi “bottom line”.
7. Meningkatkan hubungan dengan konsumen sebagai hasil dari
penagihan yang cepat,akurat,dan komunikasi personal yang lebih
baik.
Sebagai hasilnya dapat dilihat perbandingan Days Sales Outstanding sistem
penagihan manual dan otomatis yang diharapkan akan menjadi seperti yang
ditunjukan dalam grafis dibawah ini:
Days Sales Outstanding (DSO)

Pembayaran tertunda

DN diproses dan Konsumen Konsumen

dikirim ke konsumen Konsumen
menerima DN membayar DN
Memproduksi debit pada akhir bulan
Memproduksi menerima DN
note yang akan debit
note yang akan
dikirim
dikirim
Pembayaran tertunda

Pembayaran tertunda DSO

berkurang
Sistem Pembayaran tertunda
System
Otomatis Otomatis Pembayaran tertunda

17 Pembayaran tertunda
DN dikirimkan langsung
DN dikirimkan
bersamaan langsung
waktunya pada Konsumen
bersamaan
saat dibuat waktunya pada Konsumen
membayar DN
saat dibuat membayar DN
 BPS Keuangan 2007

Sebagai hasil dari berubahnya proses konvensional menjadi sistem

otomatis juga akan menyebabkan penurunan yang tajam dalam arus kas.
Dikarenakan sebagian besar pembayaran diterima dalam periode tertentu, dengan
sistem otomatis maka arus kas akan menjadi sebagai berikut:

Cash collection cycle with conventional invoice mail process Cash collection cycle with Mail on Demand
Cash Cash

Penerimaan uang
berdasarkan DN Penerimaan uang
yang dikirimkan disebabkan pengiriman
setiap akhir bulan Dn secara real time

Jan Feb
Time Jan Feb Time
Mar

18
 BPS Keuangan 2007

BAB IV
PENUTUP

4.1 Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang dikemukakan pada bab sebelumnya mengenai
penerapan sistem automatis dalam mekanisme penagihan maka dapat diambil
kesimpulan sebagai berikut :

1) Debit note (invoice) yang akurat, efektif dan effisien sebagai akibat dari
sistem otomatis akan menyebabkan meningkatnya pendapatan yang
diperoleh oleh Pertamina karena turunnya piutang tidak tertagih, biaya
penagihan dan biaya-biaya lain, sehingga hal ini secara signifikan akan
memperbaiki kas flow dan akhirnya akan meningkatkan profit pertamina
secara signifikan sebagai tujuan akhir dari kegiatan usaha yang dilakukan
oleh Pertamina.
2) Tidak hanya menaikkan profit perusahaan kedepannya sistem otomatis
juga akan meminimalisasi atau bahkan menghilangkan potensi backlog
yang timbul akibat penagihan yang dilakukan secara manual, dikarenakan
dokumen dapat dengan mudah dilihat dan dikirimkan kembali untuk
mendapatkan hasil yang diinginkan.
3) Dan yang terakhir adalah sebagai Return Of Investment (ROI) dari hasil
mengembangkan dan memaksimalkan sistem SAP yang merupakan bagian
dari pengembalian investasi akibat mahalnya biaya penerapan sistem.

19
 BPS Keuangan 2007

4.2 Saran-Saran Rekomendasi

Berdasarkan hasil analisa dapat diambil sebagai saran dan rekomendasi dari
Penulisan Kertas Kerja Wajib ini adalah :

1. Karena analisa terpaku pada penjualan kredit saja akan diperlukan

analisa lagi apakah dapat berlaku juga untuk sistem penjualan yang
lain yaitu tunai dan prepayment.
2. Implementasi Penagihan Otomatis ini juga harus memperhatikan
masalah-masalah yang akan timbul pada waktu penerapannya
sebagai contoh : biaya implementasi, biaya pelatihan SDM dll.
3. Penerapan sistem penagihan otomatis juga harus memperhatikan
kesiapan sistem dan sumber daya manusia yang akan menjalankan
sistem tersebut.
4. Sistem ini bisa juga dijalankan dengan kerjasama dari perusahaan
diluar Pertamina, jika ternyata kesiapan infrastuktur dan sumber daya
dari internal tidak dapat mendukung pelaksanaan sistem tersebut.

20
 BPS Keuangan 2007

DAFTAR PUSTAKA

TKO No. B-016/E00800/2004-S4 mengenai “Penagihan saldo piutang pelanggan

dari transaksi penjualan kredit”

TKO No. B-908/E00800/2004-S4 mengenai “Penjualan Produk Kredit kepada

Pelanggan Via Instalasi dan Depot”

Http://www.Creditguru.com/Collectionletters.htm,2007 , “Isi dari Dunning

Letter”.

Http://www.web.mit.edu/CAO/www/SB2002/AR/F150.htm, “How To Create

Dunning Letter”.

Http://www.web.mit.edu/CAO/AR/Ar5/ar_sm30_dun_names.htm,”MaintainTabl

e of Dunning Letter Names & Phones”.

21
 BPS Keuangan 2007

LAMPIRAN

1. Lampiran 1 : SM30 – Maintain Table or Dunning Letter

Nama dan telepon.
2. Lampiran 2 : F150 – Cara membuat dunning letter dengan
aplikasi SAP.

22