BAB III

HASIL PENGAMATAN

A. Gambaran Umum Rumkital Dr.Ramelan Surabaya

Rumkital Dr.Ramelan Surabaya merupakan rumah sakit tingkat satu yang

berada di bawah naungan Hankam dan merupakan rumah sakit TNI Angkatan

Laut terbesar bahkan dijadikan pusat rujukan TNI untuk wilayah Indonesia

bagian timur. Berlokasi di Jalan Gadung No. 1 Surabaya yang berdiri pada

tanggal 7 Agustus 1950 dengan luas tanah 208. 250 m2. Memiliki poliklinik

sebanyak 38 poliklinik, 631 Tempat Tidur, pelayanan medik spesialistik dan

sub spesialistik, dan unit bedah sentral.

Dalam melaksanakan tugasnya mempunyai visi, misi, dan motto sebagai

berikut :

1. Visi Rumah Sakit

“Menjadi rumah sakit pilihan utama bagi TNI dan masyarakat.”

2. Misi Rumah Sakit

a. Terselenggaranya dukungan dan pelayanan kesehatan yang profesional

dan prima bagi TNI dan masyarakat.

b. Terwujudnya pusat-pusat unggulan pelayanan kesehatan yang handal.

c. Menjadi rumah sakit pendidikan yang berkualitas.

d. Terselenggaranya penelitian bidang kesehatan yang berorientasipada

kesehatan matra laut.

e. Terpenuhinya sumber daya manusia yang sesuai kompetensi bidang

tugasnya.

44
 45

f. Terselenggaranya manajemen rumah sakit yang bertanggung jawab.

3. Motto Rumah Sakit

“Satukan Tekad, Berikan Layanan “TERBAIK” (Terpercaya, Efisien,

Ramah, Berkualitas, Akurat, Inovatif, dan Komunikatif).”

B. Gambaran Umum Rekam Medis di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya

Sebelum bulan April tahun 1999 sistem penyimpanan dokumen rekam

medis di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya menggunakan sistem desentralisasi

dimana penyimpanan dokumen disimpan antar poli dan antar bangsal.

Pada tanggal 15 April 1999 sistem penyimpanan dokumen di Rumkital

Dr.Ramelan Surabaya yang semula menggunakan sistem desentralisasi diubah

menjadi sistem sentralisasi dimana penyimpanan dokumen baik dokumen

rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat disimpan dalam satu folder. Dan

dipusatkan pada satu unit penyimpanan.

Waktu yang dibutuhkan untuk merubah dari sistem desentralisasi menjadi

sistem sentralisasi kurang lebih 7 bulan, yang berawal pada tanggal 15 April

1999 – Oktober 1999. Cara yang dipakai saat perubahan sistem penyimpanan

adalah melakukan retensi dokumen kemudian apabila pasien datang berobat

tanggal 15 April 1999 sampai seterusnya maka dokumen yang lama disisipkan

pada dokumen yang baru, sesuai Surat Keputusan Karumkital Dr.Ramelan No.

Kep / 10 / X / 2015 penyimpanan menggunakan sistem sentralisasi.

Dengan adanya perubahan penyimpanan terdapat beberapa kendala yang

dihadapi oleh pihak rumah sakit. Salah satu adalah kendala utama yang

dihadapi adalah kekurangan sumber daya menusia, tetapi pihak rumah sakit
 46

segera menutupi kekurangan itu dengan merekrut pegawai baru. Selain

sumber daya manusia kendala lain yang dihadapi adalah ruang loket yang

masih terpisah dengan ruang filing. Dengan berjalannya waktu akhirnya ruang

loket dan ruang filing Rumkital Dr.Ramelan Surabaya dijadikan dalam satu

ruangan. Sistem penamaan menurut Surat Keputusan Karumkital Dr.Ramelan No.

Kep / 10 / X / 2015ditulis sesuai tanda pengenal (KTP, KTA, dan lain-lain)

disertai penambahan Ny, Tn, Nn, dan By. Ny untuk bayi. Untuk sistem

penomoran sesuai dengan Surat Keputusan Karumkital Dr.Ramelan No. Kep / 7 /

X / 2015 menggunakan Unit Numbering System (UNS), sedangkan sistem

penjajaran sendiri menggunakan Terminal Digit Filing (TDF). Pengindeksan

yang dilakukan secara manual, yakni setiap poliklinik maupun bangsal

membuat laporan penyakit,dokter,tindakan,kematian. Di rekam medis

Rumkital Dr.Ramelan Surabaya memiliki visi, misi, motto, sasaran, strategi

rekam medis diantaranya :

1. Visi Rekam Medis

“Menjadi pusat informasi Rekam Medis yang terpercaya.”

2. Misi Rekam Medis

“Meningkatkan informasi yang cepat, tepat, dan akurat.”

3. Motto Rekam Medis

“PINTAR = Pusat informasi Tepat, Akurat, Relevan.”

4. Sasaran Rekam Medis

“Tercapainya standar pelayanan.”

 47

5. Strategi Rekam Medis

a. Melaksanakan buku pedoman Rekam Medis untuk tercapainya standar

pelayanan.

b. Memperdayakan sumber daya manusia untuk mengatasi keterlambatan

pengiriman rekam medis rawat jalan.

c. Dukungan kesehatan pada operasi militer.

d. Pemuka dalam bidang pendidikan.

C. Manajemen Informasi Kesehatan (MIK)

1. Alur dan Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Jalan

a. Pasien baru

Pasien baru yang pertama kali berobat di Rumkital Dr.Ramelan

Surabaya dikelompokkan menjadi dua jenis pasien yaitu pasien BPJS

dan pasien umum, dengan alur sebagai berikut :

1) Pasien BPJS diarahkan terlebih dahulu ke loket BPJS untuk

mendapatkan SEP, jika pasien tersebut pasien umum langsung

didaftarkan di loket 7 atau 8.

2) Setelah pasien mendapatkan SEP, pasien mendaftar diloket

pendaftaran rawat jalan. Loket nomor 6 khusus untuk pasien baru

anggota TNI dan PNS sedangkan loket nomor 7 dan 8 khusus

untuk pasien baru BPJS dan umum. Pasien mengisi formulir

pendaftaran pasien baru sesuai dengan kartu identitas pasien secara

lengkap dan benar.

 48

3) Petugas menginput data pasien dan membuatkan DRM. Kemudian

pasien dibuatkan Kartu Identitas Berobat (KIB) lalu diselipkan

kedalam berkas yang kemudian diantar oleh kurir ke poliklinik

yang dituju.

4) Untuk pasien purnawirawan TNI (AL, AU, AD) yang masih aktif

dikenakan biaya administrasi untuk cetak kartu berobat Rp 5.000,

untuk purnawirawan non TNI AL, AD, AU, dikenakan biaya Rp

10.000, sedangkan pasien umum BPJS non hankam, BPJS pribadi

dikenakan biaya Rp.21.000.

 49

Gambar III.1 SPO Pendaftaran Pasien Baru Unit Rawat Jalan

Rumkital Dr. Ramelan Surabaya (SPO/16/XI/2015)

b. Pasien lama

1) Pasien BPJS diarahkan terlebih dahulu ke loket BPJS untuk

mendapatkan SEP, jika pasien tersebut pasien umum langsung

didaftarkan di loket 1, 2, 3, 4, atau 5 sesuai poli yang dituju.

2) Pasien menulis blanko kontrol dengan mengisi nomor rekam

medis, nama, nomor BPJS, tujuan poli, tanggal setelah mengisi,

blanko kontrol dikumpulkan di loket sesuai poli tujuan.

3) Pasien lama BPJS langsung menuju ke poliklinik yang dituju,

untuk pasien umum terlebih dahulu membayar administrasi di kasir

setelah itu langsung menuju poli yang dituju. Selagi petugas

mencarikan dokumen pasien yang akan dikirim ke masing-masing

poli.
 50

4) Untuk pasien yang dirujuk ke rawat inap harus mendaftar kembali

ke loket pendaftaran rawat inap dengan membawa surat pengantar

rawat inap.

Gambar III.2 SPO Pendaftaran Pasien Lama Unit Rawat Jalan

Rumkital Dr. Ramelan Surabaya (SPO/17/XI/2015)
 51

Gambar III.3 Alur Pasien Rawat Jalan Hasil Pengamatan Mahasiswa di Rumkital
Dr.Ramelan Surabaya Tahun 2017

2. Alur dan Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Inap

a. Pasien rawat inap berasal dari pasien IGD, polikklinik dan dari pasien

rujukan lain atau kiriman dari dokter.

b. Berkas berisi admision note yang berasal dari poliklinik dibawa ke

register rawat inap untuk dilakukan pendaftaran pasien rawat inap dan

dilengkapi berkas dibawa ke bangsal oleh pemandu.

c. Untuk pasien dari IGD, setelah mendapatkan rujukan dari dokter IGD

untuk rawat inap dan membawa SEP jika pasien tersebut

menggunakan fasilitas BPJS, petugas rekam medis yang bertugas di

 52

IGD mendaftarkan pasien ke rawat inap sesuai dengan ruang

perawatan serta membawa berkas ke bangsal rawat inap.

d. Diruangan perawatan pasien mendapatkan pelayanan klinik oleh

tenaga medis yang merawat.

e. Pasien yang keluar dari ruangan ada beberapa kemungkinan yaitu

keluar dirujuk, keluar sembuh, keluar meninggal, atau pulang paksa.

Gambar III.4Alur Pasien Rawat InapHasil Pengamatan Mahasiswa

di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya Tahun 2017
 53

3. Alur dan Prosedur Penerimaan Pasien Gawat Darurat

a. Pasien dapat langsung masuk kepelayanan IGD, untuk pengantar atau

penanggungjawab mendaftarkan ketempat pendaftaran pasien.

b. Untuk pasien yang sudah pernah berobat dapat menunjukkan kartu

berobat, jika tidak membawa kartu berobat maka petugas bisa

mencarika nomor rekam medisnya di komputer dengan nama pasien

dan alamat pasien.

c. Untuk pasien baru akan dibuatkan berkas rekam medis dan kartu

berobat setelah mengentry didalam komputer.

d. Pasien anggota TNI atau PNS diwajibkan membawa Kartu Tanda

Anggota (KTA), apabila bukan pasien rujukan dari Faskes 1 atau BP

kesatuan.

e. Pasien keluarga TNI atau PNS diawajibkan membawa KK dinas dan

photo copy nya.

f. Jika pasien tersebut menggunakan fasilitas BPJS pasien diwajibkan

membawa kartu askes atau kartu pesertaan yang masih berlaku dan

mencetak SEP di loket.

g. Pasien PC/umum kerjasama diwajibkan membawa pengantar dari

perusahaan atau kartu asuransi yang masih berlaku.

h. Apabila pasien memerlukan rawat inap maka berkas pasien dilengkapi

dengan berkas rawat inap, bila tidak berkas pasien 1 x 24 jam harus

dikembalikan ke bagian filing.

 54

Gambar III.5 SPO Pendaftaran Pasien Instalasi Gawat Darurat di Rumkital Dr.
Ramelan Surabaya (SPO/18/XI/2015)
 55

R
R

Gambar III.6Alur Pasien Gawat Darurat Hasil Pengamatan Mahasiswa di

Rumkital Dr.Ramelan Surabaya Tahun 2017

4. Sistem Penomoran dan Penamaan

a. Sistem Penomoran

Sistem penomoran di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya

menggunakan Unit Numbering System (UNS), yaitu satu nomor rekam

medis diberikan kepada satu orang pasien untuk pelayanan rawat jalan,

rawat inap, dan gawat darurat.

 56

b. Sistem Penamaan

Sistem penamaan pasien di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya

dilakukan sesuai kartu identitas pasien tersebut (KTP, SIM, Passport,

dll). Dengan ditambahkan Ny., Tn., An., Nn., By. Ny., dll. Penulisan

dilakukan dengan huruf cetak dan ditulis sesuai EYD. Pencantuman

title diletakkan di belakang nama setelah ditulis lengkap.

5. Assembling

Assembling di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya dilakukan dengan

sistem terpusat dimana formulir disiapkan oleh petugas rekam medis dan

di kirim ke setiap unit. Setelah menerima dokumen rekam medis dari

bangsal dokumen-dokumen di teliti kelengkapannya, dokumen yang sudah

lengkap dibawa ke bagian koding dan indeksing, apabila ada dokumen

yang kurang lengkap di kembalikan keruangan.

6. Sistem Penyimpanan dan Penjajaran.

a. Sistem Penyimpanan

Sistem Penyimpanan di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya adalah

menggunakan sistem sentralisasi, yaitu berkas rekam medis dari rawat

jalan, rawat inap maupun gawat darurat di simpan dalam satu folder

dan dalam satu ruangan.

b. Sistem Penjajaran

Sistem Penjajaran di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya

menggunakan sistem Terminal Digit Filing(TDF),yaitu suatu sistem

penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan urutan

 57

folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis

pada 2 angka kelompok akhir.

D. Kelengkapan Pengisian Lembar Resume Medis di Rumkital Dr.Ramelan

Surabaya

Kelengkapan pengisian lembar resume medisdi Rumkital Dr. Ramelan

Surabaya sangatlah penting karena merupakan lembar yang meringkas seluruh

aspek penting yang didapatkan selama 1 periode pelayanan jika pengisian

lembar resume medis tidak terisi lengkap maka akan menghasilkan informasi

medis yang tidak akurat sehingga perencanaan pengobatan selanjutnya tidak

sesuai.

Surat Keputusan Karumkital Dr. Ramelan No. Kep / 10 / X / 2015 tentang

Pemberlakuan Buku Pedoman Menajemen Administrasi Medis (Buku

Pedoman Penyelenggaraan Rekam Medis) Revisi IV di lingkungan Rumkital

Dr. Ramelan :

1. Resume dokter dibuat rangkap 2 atau 3 diberikan kepada pasien, dokter

yang merawat dan disimpan didalam berkas rekam medis pasien.

2. Resume pasien pulang rawat inap dibuat rangkap 2, untuk disimpan dalam

berkas rekam medis pasien dan untuk pasien yang bersangkutan.

3. Harus ditulis dan ditanda tangani oleh dokter yang merawat segera setelah

pasien keluar rumah sakit (KRS), sekurang-kurangnya berisi tentang :

a. Riwayat penyakit sekarang

b. Hasil pemeriksaan penunjang

c. Diagnose masuk, diagnose utama dan diagnose tambahan (bila ada)

 58

d. Jenis tindakan dan terapi

e. Perkembangan selama dirawat

f. Keadaan pasien waktu pulang

g. Saran dan tindak lanjut setelah pasien KRS.

Diagram Kelengkapan Pengisian Lembar Resume

Medis di Rumkital Dr. Ramelan Surabaya Bulan
Februari 2017

Lengkap
31%
Tidak Lengkap
69%

Gambar III.7Diagram Kelengkapan Pengisian pada Lembar Resume

Medis di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya Bulan Februari
2017

Berdasarkan diagram kelengkapan pengisian lembar resume medis diatas

dapat diketahui bahwa dari 87 dokumen rekam medis pada bulan Februari

2017 ada 69% yang tidak lengkap dan 31% yang lengkap.
 59

Grafik Kelengkapan Pengisian Lembar Resume Medis

Rumkital Dr. Ramelan Surabaya Februari 2017
100% 99% 99% 97% 99% 99% 98% 99% 94% 98% 98%
100% 86%
90% 76%78%
80%
70%
60% 47%
50%
40%
30%
20%
10%
0%

Gambar III.8Grafik Kelengkapan Pengisian Lembar Resume Medis

RumkitalDr.Ramelan Surabaya Februari 2017

Berdasarkan grafik tersebut, tingkat kelengkapan lembar resume medis

yang tertinggi ada di pengisian identitas pasien, sedangkan tingkat

kelengkapan pengisian lembar resume medis yang terendah ada di pengisian

saran/tindak lanjut, hal tersebut dikarenakan pengisian untuk identitas wajib

diisi oleh tenaga medis untuk menghindari tertukarnya informasi mengenai isi

dari resume medis, sedangkan untuk saran atau tindak lanjut berada di

presentase terendah karena pengisian saran tidak harus diisi hanya perlu diisi

apabila ada saran untuk pasien guna pengoptimalan pelayanan kesehatan

untuk pasien.
 60

E. Perencanaan Kebutuhan RakFilingdiRumkital Dr.Ramelan Surabaya

Rak filing merupakan tempat penyimpanan berkas rekam medis yang

melindungi dokumen rekam medis dari bahaya pencurian, kerusakan fisik,

kimiawi, maupun biologi yang mempunyai arti penting sehubungan dengan

riwayat penyakit seseorang di sarana pelayanan kesehatan. Rak penyimpanan

berkas rekam medis di Rumkital Dr. Ramelan Surabaya telah melebihi

kapasitas sehingga dokumen rekam medis pasien baru tidak sesuai letak

urutan penyimpanan. Maka diperlukan perencanaan kebutuhan rak untuk

menunjang dokumen rekam medis dalam mengantisipasi dokumen rekam

medis yang berlebih.

1. Lokasi yang dipergunakan untuk kegiatan penyimpanan berkas rekam

medis terdiri dari 2 ruang:

a. Ruangan pada lantai dasar dimanfaatkan sebagai ruang filing untuk

berkas dengan kelompok nomor kecil yaitu 00-55.

b. Sedangkan ruangan pada lantai atas dimanfaatkan sebagai ruang filing

untuk berkas dengan kelompok nomor besaryaitu 56-99.

2. Perhitungan kebutuhan rak filing dalam 5 tahun :

Diketahui :

a. Hari aktif kerja dalam 1 minggu = 5 hari

(1 tahun = 52 minggu = 52 x 5 = 260).

b. Jumlah hari kerja dalam 1 tahun = 260 hari.

c. Jumlah hari dalam 5 tahun = 5 x 260 = 1300 hari.

d. Jumlah pasien baru tahun 2016 = 66.596 pasien.

 61

e. Rata-rata tebal DRM = 0,3cm.

f. Lebar Sampul DRM = 24cm.

g. Panjang Sampul DRM = 37cm.

h. Panjang 1 subrak = 70cm.

i. Tinggi 1 subrak = 32cm.

j. Lebar 1 subrak = 35cm.

k. Banyak DRM yang dapat diisi dalam 1 rak

= panjang 1 subrak / rata-rata tebal DRM

= 70cm / 0,3cm

= 233,33cm = 233 DRM

= jumlah DRM 1 subrak x total subrak

= 233 x 14 = 3.262 DRM/rak.

l. Panjang rak

= 70cm x 2 = 140cm = 1,4m

m. Tinggi rak

= 32cm x 7 = 224cm = 2,2m

Maka,

n. Rata-rata jumlah pasien/hari dalam 1 tahun.

= Total pasien baru tahun 2016 / Total hari kerja dalm 1 tahun

= 66.596 / 260 = 256 pasien/hari.

o. Jumlah pertumbuhan DRM dalam 5 tahun.

= Jumlah hari dalam 5 tahun x jumlah hari kerja dalam 1 tahun

= 1300 x 256
 62

= 332.800 pasien (DRM)/5tahun.

p. Jumlah DRM yang diretensi dalam 5 tahun

= jumlah DRM 1 tahun x 5 tahun

= 5000 x 5

= 25000

Jadi Jumlah DRM dalam 5 tahun 332.800 – 25000 = 307.800 DRM

q. Kebutuhan rak dalam 5tahun

= Jumlah pertumbuhan DRM dalam 5tahun

Banyak DRM yang diisi dalam 1 rak

= 307.800 = 94subrak yang dibutuhkan

3.262
= 94 : 14 = 6,7 rak ≈ 6 rak

= 6 rak : 2 = 3 rak bolak balik

Dari perhitungan tersebut, diketahui bahwa kebutuhan rak filing di

Rumkital Dr. Ramelan Surabaya membutuhkan 3 rak filing dalam kurun

waktu 5 tahun kedepan. Sehingga di unit rekam medis bagian filing perlu

perencanaan pengadaan dana agar kebutuhan rak dalam kurun waktu 5

tahun kedepan dapat terpenuhi.

 63

Gambar III.9 Rak Filingdi Rumkital Dr. Ramelan Surabaya Bulan Februari 2017

F. Aspek Hukum dalam Pelepasan Informasi Medis, dan Kerahasiaan

Berkas Rekam Medis di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya

1. Pelepasan Informasi di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya

Berdasarkan Buku Pedoman Pengolahan Rekam Medis Nomor

10/X/2015di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya, yang berhak meminjam

berkas rekam medis adalah :

a. Dokter/dokter gigi yang merawat pasien.

b. Petugas kesehatan lain di rumah sakit yang diberi wewenang oleh

pimpinan rumah sakit.

c. Mahasiswa PKL atau yang sedang penelitian, yang telah mendapat ijin

dari pimpinan rumah sakit melalui Departemen Bangdiklat.

 64

d. Pihak asuransi dan pengadilan.

Sedangkan untuk berkas rekam medis yang keluar dari tempat

penyimpanan untuk keperluan :

a. Dikirim ke poliklinik/IGD/bangsal untuk keperluan pelayanan

kesehatan kepada pasien yang bersangkutan.

b. Dipinjam untuk keperluan : pembuatan resume, jawaban konsultasi,

surat keterangan, dan lain-lain.

Keluar masuknya berkas pasien harus tercatat pada buku ekspedisi

keluar/masuk. Prosedur peminjaman berkas rekam medis meliputi :

a. Untuk penelitian

1) Peminjam harus datang langsung ke bagian penyimpanan berkas

rekam medis setelah mendapat ijin Kabag Minmed.

2) Peminjam harus menjelaskan tujuan peminjaman berkas pasien.

3) Petugas rekam medis mengisi bon pinjam (tracer) sebagai

pengganti dokumen rekam medis yang keluar.

4) Bon peminjam (tracer) diisi menurut ketentuan sebagai berikut :

a) Nama peminjam

b) Hari/tanggal

c) Keperluan

d) Nomor rekam medis

e) Nama pasien

f) Tanda tangan petugas rekam medis dan peminjam

 65

5) Rekam medis hanya boleh dibaca di tempat/di ruang penyimpanan

rekam medis, tidak boleh difoto, difotocopy, dan dibawa keluar.

b. Untuk pihak ketiga (asuransi dan lain-lain)

1) Petugas asuransi/pihak ketiga datang ke bagian rekam medis

dengan membawa surat kuasa atau surat keterangan yang

ditandatangani oleh pasien yang menerangkan bahwa pasien

tersebut mengijinkan pihak asuransi meminta informasi medis

tentang dirinya.

2) Petugas asuransi/pihak ketiga membawa surat keterangan/ijin

pelepasan informasi medis pasien dari dokter yang merawat.

3) Informasi yang dikeluarkan oleh rekam medis berupa resume

medis yang ditandatangani oleh dokter yang merawat.

4) Petugas asuransi atau pihak ketiga harus tanda tangan ekspedisi

surat keluar setelah menerima informasi yang dimaksud.

c. Untuk pengadilan

1) Berkas rekam medis pasien pada prinsipnya tidak boleh keluar dari

rumah sakit.

2) Berdasarkan kepentingan persidangan, pihak pengadilan dapat

mengajukan permintaan tertulis kepada Kepala Rumah Sakit untuk

menerima data medik, visum et repertum, atau fotocopy berkas

rekam medis pasien yang terlibat kasus hukum.

3) Bagi pengacara harus dilampiri surat kuasa dari pasien yang

bersangkutan dan bermaterai.

 66

2. Aspek Kerahasiaan Berkas Rekam Medis Pasien di Rumkital Dr.Ramelan

Surabaya

Prosedur Kerahasiaan berkas rekam medis pasien di Rumkital

Dr.Ramelan Surabaya berdasarkan Buku Pedoman Penyelenggaraan

Rekam Medis10/X/2015 tentang Pengamanan dan Kerahasiaan Data

meliputi :

a. File pasien disimpan pada tempat tersendiri (sentralisasi).

b. Ruang penyimpanan rekam medis (file pasien) selalu ditutup dan

selain petugas yang berwenang dilarang masuk.

c. Ruang file diusahakan memenuhi standar ergonomi.

d. Ruang file harus terbebas dari binatang mengerat, serangga, ngengat,

api, air, dan pencurian file.

e. Ruang file harus ada alat pemadam kebakaran (APAR), dilakukan

fogging setiap 6 bulan sekali kecuali keadaan tertentu.

f. Pengambilan/penyimpanan file pasien dari/ke rak file hanya boleh

dilakukan oleh anggota rekam medis.

g. Setiap orang yang mengakses rekam medis harus teridentifikasi dan

dicatat pada buku peminjaman.

h. Pengiriman/pengambilan file keluar dari gedung URJ menggunakan

tempat tertutup.

i. Ruangfile dijaga selama 24 jam.

j. Database identitas pasien hanya dapat diakses oleh Petugas

Administrasi Medis yaitu petugas Pendaftaran pasien Rawat Jalan,

 67

petugas Pendaftaran Pasien Rawat Inap, dan petugas Pendaftaran

Pasien Gawat Darurat.

k. Setiap petugas Administrasi medis memiliki password tersendiri

sehingga tidak semua orang dapat mengakses database.

G. Sistem Pengkodean di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya

1. Pengkodingan di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya

Sesuai dengan Surat Keputusan Karumkital Dr. Ramelan No. Kep / 10 / X /

2015sistem pengkodean yang digunakan di Rumkital Dr.Ramelan

Suarabaya adalah untuk pengkodean diagnosa menggunakan progam

komputer International Statistical Classification of Disease and Related

Health Problems Edition 10 (ICD-10) sedangkan pengkodean tindakan

menggunakan Classification of Prosedures, International Classification of

Disease 9th Revision Clinical Modification( ICD.9.CM ) dari World

Health Organization (WHO). Untuk coding file rawat jalan dilakukan oleh

masing-masing counter klinik dengan cara memasukkan diagnose pada

komputer link. Sedangkan Koder di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya

adalah tenga perawat dan dokter, bukan tenaga lulusan rekam medis

informasi kesehatan.

2. Ketepatan Koding di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya

Ketepatan kode penyakit berguna untuk memberikan asuhan

keperawatan untuk pasien serta untuk informasi Manajemen Rumah Sakit

dalam mengambil keputusan yang tepat. Untuk mengetahui penilaian

ketepatan kodefikasi suatu diagnosis maka dalam pengisian diagnosis

 68

penyakit dan kode ICD-10 di dokumen rekam medis harus terisi lengkap,

sehingga jika suatu dokumen rekam medis tidak tertulis diagnosa dan

kodefikasi penyakit dengan lengkap maka tidak dapat dilakukannya

checklist ketepatan kode diagnosis sesuai dengan ICD-10. Di Rumkital Dr.

Ramelan Surabaya pengkodingan dilakukan oleh perawat poliklinik yang

telah diberi pelatihan, namun petugas koding yang bertanggung jawab

untuk pengecekan kode penyakit yang sesuai dengan ICD-10.

Grafik berikut menjelaskan persentase tingkat ketepatan kodefikasi di

Rumkital Dr. Ramelan Surabaya dalam kurun waktu dua minggu.

Kodefikasi di Rumkital Dr. Ramelan

Surabaya Februari 2017 dengan 30
sampel dalam waktu 2 minggu

33%
Tepat
67% Tidak Tepat

Gambar III.10Kodefikasi di Rumkital Dr.Ramelan Surabaya bulan

Februari 2017

Dari grafik di atas, sebagian besar pengkodingan yang dilakukan di

Rumkital Dr. Ramelan Surabaya sudah tepat yaitu bernilai 67% dari 30

dokumen rekam medis yang terkodefikasi.

 69

H. Perhitungan Indikator Rumah Sakit dan Grafik Barber Johnsondi

Rumkital Dr.Ramelan Surabaya

Statistik rumah sakit adalah menghitung tingkat efisiensi hunian tempat

tidur (TT). Hal ini dilakukan untuk memantau aktifitas penggunaan tempat

tidur (TT) di unit perawatan rawat inap dan untuk merencanakan

pengembangannya. Rumkital Dr. Ramelan menyediakan TT sebanyak 658.

Parameter yang digunakan untuk memantau efisiensi penggunaan tempat

tidur (TT) ini telah dirumuskan dan terdiri dari 4 parameter yaitu :

1. Indikator Rawat Inap Triwulan III (Juli, Agustus, dan September) Tahun

2016

a. Hari Perawatan (HP) : 36227

b. Pasien Masuk : 5828

c. Pasien Keluar Hidup : 5422

d. Pasien Keluar Mati : 360

e. Jumlah TT Tersedia : 658

f. Jumlah hari bulan Juli, Agustus, dan September : 92 hari

2. Indikator Rawat Inap Triwulan IV (Oktober, November, dan Desember )

Tahun 2016

a. Hari Perawatan (HP) : 40112

b. Pasien Masuk : 6351

c. Pasien Keluar Hidup : 5975

d. Pasien Keluar Mati : 430

e. Jumlah TT Tersedia : 658

 70

f. Jumlah hari bulan Oktober, November, dan Desember : 92 hari

Tabel III.1 Perbandingan perhitungan BOR, aLOS, TOI dan BTO

triwulan III dan IV Tahun 2016 di Rumkital Dr. Ramelan Surabaya

Periode BOR aLOS TOI BTO

Triwulan III 59.84% 6.27 4.20 8.79

Triwulan IV 66.26% 6.26 3.19 9.73

*PerhitunganBOR, aLOS, TOI dan BTO triwulan III dan IV Tahun

2016 lihat di lampiran 11

Berdasarkan tabel dapat diketahui bahwa nilai Bed Occupancy

Rate (BOR) pada triwulan III sebesar 59.84%lebih rendah dibandingkan

nilai Bed Occupancy Rate (BOR) pada triwulan IV sebesar 66.26% hal ini

dipengaruhi oleh perhitungan aLOS, TOI, dan BTO.

 71

3. Grafik Barber Johnson

Gambar III.11 GrafikBarber Johnson

Dari gambar diatas dapat disimpulkan BOR, LOS, TOI, dan BTO

Rumkital Dr. Ramelan Surabaya triwulan III tahun 2016 yaitu BOR

sebesar 59.8% yang menunjukkan tingkat penggunaan tempat tidur

rendah, aLOS 6.27 hari menunjukkan rata-rata lama dirawat sudah ideal,

TOI 4.20 yang menunjukkan rata-rata jumlah hari sebuah tempat tidur

yang tidak ditempati pasien dan BTO 8.79≈9 orang yaitu menunjukkan

rerata jumlah setiap pasien yang menggunakan tempat tidur dalam periode

tertentu.
 72

Sedangkan untuk BOR, LOS, TOI, dan BTO Rumkital Dr.

Ramelan Surabaya triwulan IV tahun 2016 yaitu BOR sebesar 66.26%,

aLOS 6.26 hari, TOI 3.19 hari dan BTO 9.73≈10 orang.Dengan melihat

Barber Johnsonyang ada untuk BOR yang ideal sebesar 70%-85%, LOS 7

hari, TOI 1 - 3 hari, dan BTO 3 orang.