Project Charter

A. General Information

Project Title: PROYEK PEMBANGUNAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN

PT. SEMEN BATU RAJA
Sistem informasi yang akan dibangun diberi nama Sistem Informasi
Kepegawaian PT SEMEN BATU RAJA (SIMPEG-SEBARA). SIMPEG-
SEBARA akan mampu mengolah data kepegawaian yang meliputi :
Brief Project a) Data pegawai
Description: b) Data kenaikan pangkat
c) Data kenaikan gaji berkala,
d) Data mutasi pegawai
e) Data pensiun.
JAKA FITRA, JHONNRY F. BIRE LOGO, IRVAN VIRGIANTARA
Prepared By:
PUTRA, FITRA LUTHFIE A.
Date: 28 April 2018 Version: 1

B. Project Objective:
Explain the specific objectives of the project. For example: What value does this project add to the organization?
How does this project align with the strategic priorities of the organization? What results are expected? What are
the deliverables? What benefits will be realized? What problems will be resolved?

A. Tujuan dibangunnya SIMPEG-SEBARA adalah :

a) Mewujudkan data kepegawaian yang mutakhir dan terintegrasi.
b) Menyediakan Informasi yang akurat untuk keperluan perencanaan, pengembangan,
kesejahteraan dan pengendalian.
c) Membantu Kelancaran pekerjaan di bidang kepegawaian, terutama dalam
pembuatan laporan

B. Berikut ini adalah beberapa faktor penentu keberhasilan proyek SIMPEG-

SEBARA:
a) Komitmen dan dukungan dari pihak manajemen
b) Komitmen dan dukungan dari tim proyek
c) Ketersediaan sumber daya manusia yang sesuai dengan kompetensi yang
dibutuhkan
d) Kerja sama yang baik dari semua pihak sesuai dengan kompetensi masing-masing
pekerjaan
e) Kontinuitas pelaksanaan proyek (tanpa ada interupsi)
f) Disiplin pelaksanaan sesuai dengan rencana kerja proyek
g) Dokumentasi proyek yang baik dan lengkap
h) Tersedianya semua fasilitas pendukung proyek yang sesuai dan memadai

Project_Charter.doc rev. 1/4/2018 Page 1 of 8

 Project Charter

Ada beberapa manfaat yang diharapkan dari dibangunnya SIMPEG-SEBARA,

diantaranya adalah :
a) Pelacakan informasi data seorang pegawai akan mudah dan cepat.
b) Pembuatan Laporan dapat mudah dikerjakan.
c) Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat dan yang akan mendapat kenaikan gaji
berkala
d) Memudahkan suatu pekerjaan yang berhubungan dengan kepegawaian
e) Mendapatkan informasi tentang keadaan pegawai (Profil Kepegawaian) yang cepat
dan akurat
f) Dapat merencanakan penyebaran (mutasi) pegawai sesuai pendidikan dan
kompetensinya
g) Merencanakan Kebutuhan Pegawai

C. Assumptions
List and describe the assumptions made in the decision to charter this project. Please note that all assumptions must
be validated to ensure that the project stays on schedule and on budget.

PT. Semen Batu Raja menganggarkan dana sebesar Rp. 68.500.000 ,- untuk melaksanakan
proyek ini. Biaya teralokasi untuk pekerjaan manajer proyek sekitar 12 jam per minggu selama
kurang lebih 3 (Tiga) bulan, staf internal lainnya 8-14 jam perminggu selama tiga bulan, dan
untuk instalasi software di PT. Semen BatuRaja yang memberi proyek. Estimasi biaya proyek
sebesar Rp. 68.500.000 ,-. Kisaran tersebut didasarkan pada waktu yang diluangkan anggota tim
(termasuk project manager) untuk mengerjakan proyek selama 3 bulan.

Setelah proyek selesai, diperlukan adanya biaya untuk koneksi jaringan dan maintenance tiap
tahun sebesar Rp 3.000.000,-. Selain itu karena adanya fitur tambahan pada aplikasi ini seperti
barcode scanner, maupun finger scanner (sidik jari) , maka diperlukan adanya biaya
maintenance sebesar Rp 5.000.000,- tiap tahunan. Total biaya tahunannya sebesar Rp
8.000.000,-

Project_Charter.doc rev. 1/4/2018 Page 2 of 8

 Project Charter

D. Project Scope
Describe the scope of the project. The project scope establishes the boundaries of the project. It identifies the limits
of the project and defines the deliverables.

Proyek Pembangunan Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG) adalah proyek

untuk membangun sistem informasi kepegawaian di PT. SEMEN BATU RAJA
Lampung. Sistem informasi yang akan dibangun diberi nama Sistem Informasi
Kepegawaian PT. SEMEN BATU RAJA Lampung (SIMPEG-SEBARA). SIMPEG-
SEBARA akan mampu mengolah data kepegawaian yang meliputi :
f) data pegawai
g) data kenaikan pangkat
h) data kenaikan gaji berkala,
i) data mutasi pegawai
j) data pensiun.

Adapun output yang akan dihasilkan dari SIMPEG-SEBARA adalah :

a) Informasi rekam jejak pegawai,
b) SK Kenaikan Pengkat,
c) SK Kenaikan Gaji Berkala,
d) SK Mutasi
e) Surat Usulan Pensiun
f) Laporan Rekapitulasi pegawai
g) Laporan Kenaikan Pengkat
h) Laporan Kenaikan Gaji Berkala
i) Laporan Pensiun
j) Laporan Mutasi Pegawai

List any requirements that are specifically excluded from the scope.

Berikut ini adalah batasan yang ada pada proyek pembangunan SIMPEG-SEBARA.
1) Data Kepegawaian diperoleh dan diolah dari data master pegawai, data master
kenaikan pangkat, data master kenaikan gaji berkala, data master pensiun dan
data mutasi pegawai
2) SIMPEG-SEBARA dibangun berbasis desktop dan diaplikasikan dalam arsitektur
jaringan Local Area Network (LAN)
3) Setiap pengguna yang berinteraksi dengan sistem/aplikasi SIMPEG-SEBARA
harus melalui proses registrasi/login
4) Terdapat seorang operator yang bertanggung jawab terhadap jalannya aplikasi
SIMPEG-SEBARA
5) Layanan aplikasi SIMPEG-SEBARA hanya tersedia pada hari dan jam kerja yaitu
hari senin-jumat pukul 09.00-16.00 WIB
6) Proyek pembangunan SIMPEG-SEBARA akan selesai setelah tahap training user
dan penyerahan dokumen manajemen proyek
7) Tidak memasukkan maintenance/perawatan didalam proyek.

E. Project Milestones
List the major milestones and deliverables of the project.
Project_Charter.doc rev. 1/4/2018 Page 3 of 8
 Project Charter

.
Milestones Deliverables Date
Analisis dan Disain
Menganalasis Sistem Kepegawaian dengan 2 10-04-18
melakukan wawancara kepada pihak yang terkait
Membuat Event List dan Contex Diagram 2 12-04-18
Membuat ERD 2 12-04-18
Membuat DFD Leveled 3 16-04-18
Membuat Kamus Data 1 16-04-18
Membuat Spesifikasi Proses 2 12-04-18
Disain Aplikasi
Membuat disain menu aplikasi 2 19-04-18
Membuat disain report 2 19-04-18
Membuat disain form entry 2 21-04-18
Membuat disain form report 2 21-04-18
Programming
Membuat program (Coding) 45 23-04-18
Testing program
Melakukan testing program 2 19-06-18
Membuat catatan cerbaikan 1 21-06-18
Instalasi Program
Setting infrastruktur 1 19-06-18
Install software pendukung 1 20-06-18
Install Program 2 22-06-18
Training User
Melakukan pelatihan user 2 24-06-18
Dokumentasi
Membuat SOP 10 12-04-18
Membuat spesifikasi sistem 15 26-04-18
Membuat Manual Prosedur Program 25 13-05-18
Membuat dokumen manajemen proyek 10 27-06-18

F. Impact Statement
List the impact this project may have on existing systems or units.
.
Potential Impact Systems / Units Impacted
Mengurangi jumlah berkas fisik (kertas dan Pelacakan informasi data pegawai akan mudah
lainnya) dan cepat.
Efisiensi waktu kerja karyawan kepegawaian Pembuatan laporan yang mudah dan cepat.
Perampingan jumlah karyawan di bagian Dapat merencanakan penyebaran (mutasi)
kepegawaian pegawai sesuai pendidikan dan kompetensinya
Mengetahui Pegawai yang akan naik pangkat
dan yang akan mendapat kenaikan gaji berkala

Project_Charter.doc rev. 1/4/2018 Page 4 of 8

 Project Charter

G. Roles and Responsibilities

Describe the roles and responsibilities of project team members followed by the names and contact information for
those filling the roles. The table below gives some generic descriptions. Modify, overwrite, and add to these
examples to accurately describe the roles and responsibilities for this project.

Sponsor: Provides overall direction on the project. Responsibilities include: approve the project charter and
plan; secure resources for the project; confirm the project’s goals and objectives; keep abreast of major project
activities; make decisions on escalated issues; and assist in the resolution of roadblocks.
Name Email / Phone
PT SEMEN BATURAJA LAMPUNG Lampung@semen_baturaja.co.id
Project Manager: Leads in the planning and development of the project; manages the project to scope.
Responsibilities include: develop the project plan; identify project deliverables; identify risks and develop risk
management plan; direct the project resources (team members); scope control and change management; oversee
quality assurance of the project management process; maintain all documentation including the project plan;
report and forecast project status; resolve conflicts within the project or between cross-functional teams; ensure
that the project’s product meets the business objectives; and communicate project status to stakeholders.
Name Email / Phone
Jaka Fitra Jakafitra.dcc@gmail.com
Team Member: Works toward the deliverables of the project. Responsibilities include: understand the work to
be completed; complete research, data gathering, analysis, and documentation as outlined in the project plan;
inform the project manager of issues, scope changes, and risk and quality concerns; proactively communicate
status; and manage expectations.
Name Email / Phone
Fitra Luthfie Averroes fitraverroes@gmail.com
Irvan Virgiantara Putra Irvanvir@gmail.com
Jhonnry F. Bire Logo jhonnryfrengkylogo@gmail.com
Customer: The person or department requesting the deliverable. Responsibilities include: partner
with the sponsor or project manager to create the Project Charter; partner with the project manager to
manage the project including the timeline, work plan, testing, resources, training, and documentation of
procedures; work with the project team to identify the technical approach to be used and the
deliverables to be furnished at the completion of the project; provide a clear definition of the business
objective; sign-off on project deliverables; take ownership of the developed process and software.
Name Email / Phone
Handoko ndoko@gmail.com
Rossy rosy@gmail.com
Subject Matter Expert: Provides expertise on a specific subject. Responsibilities include: maintain up-to-date
experience and knowledge on the subject matter; and provide advice on what is critical to the
performance of a project task and what is nice-to-know.
Name Email / Phone
Riko Herwanto Riko@gmail.com
Galih galih@gamil.com

Project_Charter.doc rev. 1/4/2018 Page 5 of 8

 Project Charter

H. Resources
Identify the initial funding, personnel, and other resources committed to this project by the project sponsor.

Resource Constraints
Analisis dan Disain
Menganalasis Sistem Kepegawaian dengan 1,5 jt
melakukan wawancara kepada pihak yang terkait
Membuat Event List dan Contex Diagram 1,5 jt
Membuat ERD 1,5 jt
Membuat DFD Leveled 1,5 jt
Membuat Kamus Data 900 rb
Membuat Spesifikasi Proses 1 jt
Disain Aplikasi
Membuat disain menu aplikasi 5,5 rb
Membuat disain report 3,5 rb
Membuat disain form entry 2,5 rb
Membuat disain form report 2,5 rb
Programming
Membuat program (Coding) 15 jt
Testing program
Melakukan testing program 5,7 jt
Membuat catatan cerbaikan 500 rb
Instalasi Program
Setting infrastruktur 1,3 jt
Install software pendukung 700 rb
Install Program 700 rb
Training User
Melakukan pelatihan user 7,5 jt
Dokumentasi
Membuat SOP 1 jt
Membuat spesifikasi sistem 1,5 jt
Membuat Manual Prosedur Program 2,5 jt
Membuat dokumen manajemen proyek 1,2 jt
Total 68,5 Jt

I. Project Risks
Identify the high-level project risks and the strategies to mitigate them.

Risk Mitigation Strategy

Duplikasi data Normalisasi Data nya tidak lengkap
Kehilangan Data Kesalahan proses
Salah Input Data SOP penginputan SIMPEG
Data Korup Kesalahan Pada saat penyimpanan
Terjadinya kebocoran data Keamanan database kurang baik
Terjadinya kepalsuan data akibat kesalahan user pada saat entry data
Terjadinya bug pada saat proses digunakannya aplikasi tidak sesuai
dengan prosedurnya

Project_Charter.doc rev. 1/4/2018 Page 6 of 8

 Project Charter

J. Success Measurements
Identify metric and target you are trying to achieve as a result of this project. For example, overall cost savings of
$50K or reduce processing time by 25 percent.

Mengurangi biaya belanja kertas, map dan lemari untuk penyimpanan arsip berkas pegawai
sebanyak 50%.

Mengurangi jumlah karyawan yang harus direkrut dan ditempatkan pada bagian Kepegawaian.

Efisiensi waktu para karyawan pada bagian Kepegawaian.

Project_Charter.doc rev. 1/4/2018 Page 7 of 8

 Project Charter

K. Signatures
The signatures of the people below document approval of the formal Project Charter. The project manager is
empowered by this charter to proceed with the project as outlined in the charter.

Customer:

Name Signature Date

Handoko
Rossy
Project Sponsors:
Name Signature Date
PT SEMEN BATURAJA
LAMPUNG

Project Manager:
Name Signature Date
Jaka Fitra

Project_Charter.doc rev. 1/4/2018 Page 8 of 8