PEDOMAN KESEKRETARIATAN

LASKAR MELAYU RIAU

Bab I

SEKRETARIAT

Agar seluruh administrasi organisasi dalam segala tingkatan dapat berjalan secara
efektif dan efisien diperlukan sekretariat organisasi atau kantor organisasi. Sekretariat
organisasi berfungsi sebagai:
a. Pusat kendali aktifitas organisasi;
b. Pusat komunikasi organisasi;
c. Pusat kegiatan administrasi;
d. Wahana interaksi dengan masyarakat sekitar.
Dengan mengingat begitu urgennya sekretariat bagi organisasi, maka pengadaan
sekretariat Laskar Melayu Riau (LMR) hendaknya memperhatikan lokasi sekretariat,
kebutuhan ruang bagi terselenggaranya kegiatan organisasi dan tata ruang sekretariat. Lokasi
sekretariat hendaknya terletak pada tempat yang strategis dipandang dari segala segi sehingga
memperlancar komunikasi dengan anggota, dan interaksi organisasi dengan masyarakat
sekitar yang mampu menjamin ketenangan dan kesehatan sehingga memungkinkan bagi
fungsionaris (pengurus) organisasi dapat bekerja dan menunaikan tugasnya di sekretariat.
Kebutuhan ruang bagi sekretariat Laskar Melayu Riau pada prinsipnya disesuaikan dengan
kebutuhan setiap unit organisasi baik itu Pengurus Pusat, Pengurus Daerah, Pengurus
Cabang, Maupun Pengurus Anak Cabang. Paling tidak setiap sekretariat memiliki :
1. Ruang administrasi;
2. Ruang Sholat;
3. Ruang tamu;
4. Ruang dapur.
Sekretariat organisasi diharuskan memiliki papan pengenal organisasi atau papan
nama Laskar Melayu Riau (LMR). Papan nama Laskar Melayu Riau (LMR) ini berfungsi
sebagai pengenal organisasi dan sebagai penunjuk atas keberadaan fungsionaris Laskar
Melayu Riau (LMR) dalam melakukan aktifitas organisasi.
Berikut bentuk Papan Nama Laskar Melayu Riau (LMR)
Ukuran : panjang : lebar = 2 : 1
Warna Dasar : Putih
Warna Tulisan : Hijau dan Hitam
 Bab II

ADMINISTRASI LASKAR MELAYU RIAU

Administrasi surat-menyurat adalah suatu proses dan rencana teratur dari pengolahan
surat-menyurat. Mulai dari ide sampai pada penyelesaian dan penyimpanan sebagaimana
mestinya. Administrasi surat-menyurat bagi suatu organisasi merupakan sesuatu yang penting
dan merupakan bagian tugas lapangan pekerjaan administrasi kesekretariatan. Administrasi
surat-menyurat (ketatausahaan) mempunyai ciri-ciri utama sebagai berikut :

a. Bersifat pelayanan;
b. Bersifat menetes ke seluruh bagian atau aparat organisasi, dan;
c. Dilaksanakan semua pihak dalam organisasi.

Ciri yang pertama berarti bahwa ketatausahaan service work (pekerjaan pelayanan)
berfungsi memudahkan (facilitating function), dilakukan untuk membantu pekerjaan-
pekerjaan lain agar dapat berjalan lebih efektif. Sebagai service work, ketatausahaan
memberikan pelayanan ke pelbagai bagian atau aparat organisasi. Konsekuensinya, ia tidak
berdiri sendiri, tetapi senantiasa terkait dengan pekerjaan operatif atau fungsi substantif
lainnya.

Administrasi berupa surat menyurat merupakan bentuk ketatausahaan yang diperlukan

di mana-mana, dan dilaksanakan dalam seluruh organisasi. Ketatausahaan dapat dijumpai
pada pucuk pimpinan tertinggi (aparat tertinggi organisasi) sampai pada satuan organisasi
terendah bentuk ini merupakan ciri khas dari administrasi surat menyurat yang kedua. Surat
pada hakikatnya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan
yang kemudian menjadi bukti sejarah. Artinya surat merupakan jembatan pengertian dan alat
komunikasi bagi seorang dengan orang lain. Surat Juga merupakan potret sejarah yang akan
dibaca dari satu generasi kegenerasi berikunya. Dari satu masa ke masa lainnya. Karena sifat
yang demikian maka surat-surat disusun secara singkat dan padat, tetapi jelas dan tegas.
Bahasa yang dipakai harus mudah dimengerti sederhana dan teratur. Kertas yang digunakan
dalam melakukan surat menyurat resmi adalah kertas HVS warna putih ukuran F4/A4 dengan
berat 70 gr. Bagi organisasi, surat berfungsi sebagai:

a. Alat Komunikasi
b. Dokumen Organisasi
c. Tanda Bukti (alat pembuktian).

1. Kepala Surat

Contoh Kepala Surat DPP Laskar Melayu Riau

 Untuk DPD ataupun DPC dan DPAC mengikuti contoh Kop/Kepala Surat DPP.
2. Surat Resmi Laskar Melayu Riau Terdiri dari :
a. Surat Biasa (Lampiran Jika Ada)
b. Surat Mandat/Tugas (Lampiran Jika Ada)
c. Surat Keterangan/Edaran/Maklumat (Lampiran Jika Ada)
d. Surat Keputusan (Lampiran Jika Ada)

Ditetapkan di : Pekanbaru
Pada tanggal :

DEWAN PIMPINAN PUSAT

LASKAR MELAYU RIAU
STEMPEL

Dt. DRS.RAJIMAN
Dt. Efpendi Sekretaris Utama
Ketua Utama

Ditetapkan di : Pekanbaru
Pada tanggal :

DEWAN PIMPINAN PUSAT

LASKAR MELAYU RIAU

STEMPEL

Dt. Efpendi Dt. DRS.RAJIMAN

Ketua Utama Sekretaris Utama

Diketahui,

DRS.H.UMAR SAID
Panglima

Untuk DPD maupun DPC dan DPAC dapat mengikuti susunan diatas.

3. Stempel Lembaga
Pihak-pihak yang berhak mengeluarkan Stempel Surat adalah Struktur Pimpinan,
Lembaga Khusus/Otonom, dan panitia pelaksana. Untuk stempel Panita Pelaksana dibuat
sesuai dengan kebutuhan dan disetujui oleh pimpinan lembaga. Stempel diletakkan/
dibubuhkan di tengah-tengah antara Ketua dan Sekretaris dan berbaris sejajar dengan nama
ketua dan nama sekretaris. Stempel diusahakan agar menyentuh Tanda tangan ketua dan
sekretaris atau mengenai tanda tangan sekretaris saja. Jika stempel menggunakan tinta satu
warna maka warnanya sesuai dengan contoh yang ada. Stempel dianggap sah apabila
dibubuhkan dengan menggunakan stempel basah. Ukuran besar stempel sesuai dengan
kebijakan cabang masing-masing sebagaimana dibawah ini:

Contoh Stempel Lembaga

4. Amplop Surat
 Bab III

ATRIBUT LASKAR MELAYU RIAU

1. Bendara Lambang Laskar Melayu Riau

Makna Filosofis Lambang Laskar Melayu Riau :

a. Warna Merah : Lambang Persaudaraan Dan Keberanian

b. Warna Kuning : Lambang Kebesaran Melayu
c. Warna Hijau : Lambang Kesuburan dan Kemakmuran
d. Selembayung : Lambang Kasih Sayang dan Keselamatan
e. Kitab : Lambang Alqur’an (islam) sebagi azaz
f. Keris Kembar : Lambang Ketegasan dan Komitmen Laskar Membela Kebenaran
g. Riak Air dan Ikan : Lambang kekakyaan Alam Melayu Riau
h. Rantai : Lambang dari Kekuatan dan Kekompakkan
i. Padi dan Kapas : Lambang Cita-cita mewujudkan masyarakat melayu yang adil
dan makmur secara merata.

2. Topi Laskar Melayu Riau

3. Rompi LMR
4. Baju PDH LMR
Untuk Merek Bahan “Superfeel Nomor 819”

5. Baju Melayu LMR

a. Untuk Panglima Besar, Panglima, Sekretaris, dan Bendahara Baju Melayu
berwarna hitam dengan model sesuai dengan standar baju melayu riau.
b. Untuk Timbalan dan Anggota Kebawah Baju Melayu Berwana Hijau Pekat
dengan model standar baju melayu riau.

6. Tanjak
Untuk Tanjak Menyesuaikan dengan warna baju yang ada.
 BAB III

PENUTUP

Pasal 34 : Hal-hal lain yang belum diatur dalam Pedoman Kesekretariatan ini akan

diatur lebih lanjut dalam peraturan organisasi sesuai dengan kebutuhan

organisasi.

Ditetapkan di : Pekanbaru
Pada tanggal :

DEWAN PIMPINAN PUSAT

LASKAR MELAYU RIAU

Dt. Efpendi Dt. DRS.RAJIMAN

Ketua Utama Sekretaris Utama

DRS.H.UMAR SAID
Panglima