KEPOLISIAN NEGARA KALIMANTAN TIMUR KEPUTUSAN KARUMKIT BHAY.

BPN
BIDANG KEDOKTERAN DAN KESEHATAN NOMOR : KEP / / I / 2018
RUMKIT BHAYANGKARA TK III BALIKPAPAN TANGGAL : JANUARI 2018

PEDOMAN
TENTANG PERUBAHAN ANALISIS DATA MENJADI
INFORMASI MENDUKUNG MANAJEMEN RUMAH SAKIT

BAB I
PENDAHULUAN
Rumah Sakit sebagai salah satu sarana kesehatan yang memberikan
pelayanan kesehatan kepada masyarakat memiliki peranan yang sangat strategis
dalam mempercepat peningkatan derajat kesehatan masyarakat. Oleh karena itu
rumah sakit dituntut untuk memberikan pelayanan yang bermutu sesuai dengan
standar yang ditetapkan dan dapat menjangkau seluruh lapisan masyarakat. Upaya
peningkatan mutu pelayanan dilakukan di semua unit baik pada unit pelayanan
medik, pelayanan penunjang medik, maupaun pada unit pelayanan administrasi dan
manajemen melalui program jaminan mutu yang dilakukan analisis data, pencatatan,
evaluasi dan pelaporan dengan sistem yang telah ditetapkan Rs Bhayangkara
Balikpapan.

Program pelayanan rumah sakit yang bermutu adalah suatu program

pelayanan yang berkelanjutan yang disusun secara obyektif dan sistematik untuk
memantau dan menilai indikator mutu serta kewajaran pelayanan yang diberikan
kepada pasien, menggunakan kesempatan untuk meningkatkan pelayanan serta
untuk memecahkan masalah-masalah yang muncul. Dimensi mutu pelayanan rumah
sakit merupakan suatu rangkaian siklus yang tak terpisahkan satu dengan yang
lainnya yang meliputi 3 (tiga)komponen yaitu :
1. Struktur : Sarana fisik, perlengkapan dan peralatan organisasi serta
manajemen keuangan, SDM, dan sumber daya lainnya.
2. Proses : Sarana kegiatan dan aktivitas pelayanan oleh dokter,
perawat, professional lainnya serta kegiatan administrasi
pasien
3. Outcome : Hasil yang diharapakan dari pelayanan jangka pendek
maupun jangka panjang seperti sembuh, cacat, meningga
atau kemungkinan kambuh kembali.
 Sistem pencatatan dan pelaporan indikator asuhan pasien didefinisikan
sebagai aktivitas-aktivitas dalam memeriksa, memantau, mensurvey, menganalisis,
melakukan dokumen dan melaporkan hasil dari segala aspek yang berhubungan
dengan pasien melalui pencapaian indikator rumah sakit. Aktivitas-aktivitas ini
disusun secara komprehensif dan terintegrasi yang meliputi struktur, proses, dan
output/outcome pelayanan dengan tujuan mendapatkan data capaian indikator yang
tepat dan valid. Dalam melakukan pemantauan terhadap asuhan pasien di rumah
sakit diperlukan indikator yang merupakan variabel untuk mengukur perubahan atau
suatu cara untuk menilai penampilan dari suatu kegiatan dengan menggunakan
instrumen.
Indikator manajemen rumah sakit bermanfaat untuk mengukur kinerja
pelayanan rumah sakit dan sebagai manajemen kontrol untuk mendukung
pengambilan keputusan. Berdasarakan pertimbangn diatas maka Unit Penjamin
Mutu (UPM) menetapkan total sebanyak 25 indikator rumah sakit. Indikator ini
ditetapkan sebagai dasar dalam mengumpulkan data, melakukan survey, serta
analisis terhadap pencapaian indikator mutu pelayanan Rs Bhayangkara
Balikpapan.

Indikator mutu yang telah ditetapkan tersebut telah dipantau dengan

instrumen yang disusun berdasarkan kebutuhan data yang diperlukan. Setelah
dilakukan pengumpulan data oleh masing-masing unit dalam rumah sakit
menggunakan proses internal untuk melakukan validitas data sebelum dilaksanakn
pelaporan dan publikasi data. Penyahihan/ validitas data merupakan alat penting
untuk memahami mutu dari data mutu dan untuk mencapai tingkat di mana data
tersebut cukup meyakinkan bagi para pembuat keputusan.

Buku pedoman perubahan analisis data diubah menjadi informasi ini dibuat
untuk dijadikan pedoman dalam melakukan proses pengolahan indikator mutu yang
akan dilaksanakan oleh masing-masing penanggung jawab (PJ) yang telah
ditetapkan.
 BAB II
ANALISIS DATA

A. Analisis Data
Data adalah informasi tentang sesuatu. Data yang dikumpulkan berapapun

banyaknya, bukanlah merupakan tujuan dari pemantauan mutu pelayanan.

Akan tetapi data dapat merupakan sarana untuk memudahkan penafsiran dan

memahami maknanya. Jadi pengambilan (pengumpulan) data merupakan

langkah yang penting dalam pemantauan mutu pelayanan. Agar memudahkan

untuk penafsiran, data yang sudah terkumpul harus ditabulasikan. Cara-cara

tabulasi data dapat dipelajari saat kita mempelajari Statistik.

Data yang sudah ditabulasi, jika diperhatikan dengan cermat dan sungguh-

sungguh menimbulkan sejumlah pertanyaan, atau dapat mengungkapkan hal-

hal tertentu. Kemungkinan, kita akan melihat sejumlah keganjilan atau

penyimpangan sehingga menimbulkan pertanyaan mengapa bisa terjadi

demikian. Meskipun tanpa atau belum menggunakan perhitungan-perhitungan

statistik, hanya menggunakan pikiran, imajinasi dan kecermatan pengamatan

kita dapat mendekati makna data yang kita hadapi. Dengan selalu

menggunakan pertanyaan-pertanyaan kita mencoba berusaha memperoleh

jawaban dari data itu.

Dengan menggunakan statistik, data dapat diolah dengan lebih eksak.

Dengan statistik mungkin pula dapat mengungkapkan aspek-aspek baru,

sehingga dapat memancing pemahaman baru yang dapat membantu kita dalam

menelaah data yang kita hadapi.

METODE METODE ANALISIS

PENGUMPULAN DATA DATA
STATISTIKA
 SUMBER DATA INFORMASI
DATA EMPIRIK EMPIRIK

AKURAT

Gambar 1 : Peranan Statistik dalam analisis

data mutu
1. Skala pengukuran data
Kesesuaian antara macam data dengan metode analisis statistiknya
didasarkan pada skala pengukuran datanya. Berdasarkan skala
pengukurannya, data dibedakan menjadi 4 macam, yaitu :
a. Skala Nominal
Data yang diukur menggunakan skala nominal menghasilkan data
yang sifatnya hanya penamaan atau membedakan saja. Data nominal
merupakan data yang tingkatnya paling rendah. Data nominal hanya
berupa kategori saja. Misalnya : Jenis kelamin, agama, dan sebagainya.
Sering juga data nominal diberi simbol bilangan saja. Misalnya : laki-laki
diberi nilai 1, perempuan diberi nilai 2.
b. Skala ordinal
Data yang diukur menggunakan skala ordinal selain mempunyai ciri
normal, juga mempunyai ciri berbentuk peringkat atau jenjang. Istilah
ordinal berasal dari kata ordo yang berarti tatanan atau deret. Misalnya
tingkat pendidikan, nilai ujian (dalam huruf), dan sebagainya.
c. Skala interval
Data yang diukur menggunakan skala interval selain mempunyai ciri
nominal dan ordinal, juga mempunyai ciri interval yang sama. Misalnya
nilai ujian (dalam angka), suhu (temperatur), dan sebagainya
d. Skala rasio
Data yang diukur menggunakan skala rasio merupakan skala
pengukuran data yang tingkatnya paling tinggi. Skala rasio ini selain
mempunyai ketiga ciri dari skala pengukuran diatas, juga mempunyai nila
nol yang bersifat mutlat (absolut). Artinya jika suatu data skala rasio
mempunyai nilai nol maka data tersebut tidak mempunyai ukuran sama
sekali. Misalnya: Umur, berat sesuatu, pendapatan, dan sebagainya.
 Skala rasio dapat ditransformasikan dengan cara mengalikan dengan
suatu konstanta. Misalnya : umur Amir dua kali umur Tono.
2. Metode Analisa Data
Analisis data adalah proses penguraian suatu hasil data atas berbagai
bagainya dan penelaahan bagian itu sendiri serta hubungan antarbagian
untuk memperoleh Pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan
data.
Analisis data dilakukan dengan tujuan tersedianya data dan informasi
mutu yang valid sebagai dasar manajemen rumah sakit untuk mengambil
keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan, pemantauan, evaluasi program
dan peningkatan kewaspadaan serta respon terhadap kejadian luar biasa
yang cepat dan tepat. Berikut ini diuraikan langka-langkah dalam analisis
data.
a. Pemeriksaan Data (Editing)
1) Dilakukan dengan cara meneliti semua data yang terkumpul dari
penyebaran alat ukur/format pemantauan.
2) Dilakukan untuk mengetahui apakah data yang terkumpul sudah cukup
baik dari segi kelengkapan pengisian format,kejelasan tulisan, kejelasan
makna jawaban, serta kesesuaian antara jawaban.
b. Mewujudkan Kode (Coding)
Coding dilakukan sebagai usaha meringkas data yaitu dengan
memberi simbol angka pada masing-masing kategori/variabel jawaban dari
seluruh.
c. Penyajian Data
Tujuan penyajian data adalah :
1) Memberikangambaran yang sistematis tentang peristiwa-peristiwa yang
merupakan hasil penelitian atau observasi.
2) Data lebih cepat ditangkap dan dimengerti
3) Memudahakan dalam membuat analisi data
4) Membuat proses pengambilan keputusan dan kesimpulan lebih tepat,
cepat, dan akurat.
3. Penyajian Data
Cara penyajian data ada dua macam, yaitu :
a. Tabel
1) Tabel yaitu kumpulan angka-angka yang disusunmenurut kategori-
kategori. Misalnya berat badan menurut jenis kelamin, jumlah pegawai
menurut pendidikan dan sebagainya.
2) Penyajian data dalam tabel yang dapat dipakai dan sebagai penyajian
data yang lebih baik dari pada penyusunan data secara naskah/narasi.
 3) Tabel merupakan bentuk langkah awal untuk menyajikan data dalam
diagram/grafik yang lain.
b. Grafik
1) Grafik yaitu gambar-gambar yang menunjukkan secara visual data
berupa angka atau simbol-simbol yang dibuat berdasarkan data dari
tabel yang telah dibuat.
2) Grafik merupakan gambar-gambar yang menunjukkan secara visual
data berupa angka yang biasanya juga berasal dari tabel-tabel yang
telah dibuat.
3) Jenis-jenis Grafik
a) Line charts (Grafik Garis)
Grafik garis dapat menunjukkan data secara terus menerus atau
berkelanjutan selama periode waktu tertentu. Grafik ini sangat
ideal untuk menampilkan tren data pada interval/rentang waktu
yang sama.
b) Pie charts (Grafik lingkaran )
Grafik lingkaran menunjukkan ukuran dari suatu item dalam
suatu rangkian data, secara propesional terhadap jumlah dari
keseluruhan item. Poin atau nilai dari item-item tersebut
ditunjukkan dalam bentuk presentase dari keseluruhan data
(dalam bentuk satu lingkaran)
c) Bar charts (Grafik lingkaran)
Grafik batang menggambarkan perbandingan antar beberapa
item.
4. Interpretasi Data
Interpretasi data merupakan suatu kegiatan yang menggabungkan
hasil analisis dengan pernyataan, kriteria, atau standar tertentu untuk
menemukan makna dari data yang dikumpulkan untuk menjawab
permasalahan pembelajaran yang sedang diperbaiki.
5. Periode Analisis Data
Adalah rentang waktu pelaksanaan kajian terhadap indikator mutu
yang dikumpulkan. Berdasarkan kesepakatan Rumah Sakit maka periode
analisia dilakukan setiap 3 bulan.
 BAB V
KEGIATAN PEMANTAUAN INDIKATOR MENDUKUNG MANAJEMEN RUMAH
SAKIT

A. Analisis data mendukung manajemen rumah sakit

N Indikator Judul Indikator PJ

o

1 Pengadaan rutin alat Kekosongan stok obat esensial Ka Instalasi

kesehatan dan obat-
obatan penting bagi Farmasi
pasien yang dibutuhkan

2 Pelaporan kegiatan Ketepatan Waktu Pengiriman

sesuai Undang - Laporan Bulanan HIV/ AIDS ke KetuaTim
Undang dan Peraturan Kemenkes RI HIV/AIDS

3 Manajemen Risiko Insiden Tertusuk Jarum

Ketua Komite
PPI
4 Manajemen Pemanfaatan alat CT Scan Kepala
Penggunaan Sumber dalam proses penegakan diagnosa Ka Instalasi
Daya pasien yang dilaksanakan di Instalasi Radiologi
Radiologi
5 Harapan dan Kepuasan Tingkat Kepuasan Pasien Rawat Inap
pasien dan keluarga Bagian Humas
pasien
6 Harapan dan Kepuasan Tingkat kepuasan pegawai Sub Bagian
Staf Kepegawaian
 7 Pencegahan dan Peralatan ukur medis yang terkalibrasi Ka Instalasi
pengendalian peristiwa IPSRS
yang membahayakan tepat waktu sesuai dengan
keselamatan pasien, ketentuan kalibrasi BPFK
keluarga pasien dan
staf

8 Demografi dan diagnosis Trend 10 besar diagnosa dan data Ka Intsalasi

klinis pasien demografi yang bersangkutan Rekam Medik
9 Manajemen keuangan Cash Ratio Kabag Keuangan

B. Cara Melakukan Kegiatan

1. Melakukan pemantauan indikator manajerial secara berkesinambungan.
2. Melakukan validasi data pemantauan indikator manajerial.
3. Melakukan tabulasi terhadap data hasil pemantauan indikator manajerial
4. Melakukan penyampaian hasil pemantauan indikator manajerial oleh
masing – masing bagian / unit.
5. Menyusun laporan hasil pemantauan indikator mmanajerial.
 BAB V
HASIL KEGIATAN
A. Indikator manajemen rumah sakit

PENCAPAIAN BULAN
NO STANDAR INDIKATOR RATA- RATA TARGET RTL
Januari Februari Maret

1 PMKP Manajemen 1 Kekosongan obat esensial 0%

2 PMKP Manajemen 2 Pelaporan kegiatan sesuai Undang - 100 %

Undang dan Peraturan
3 PMKP Manajemen 3 Manajemen Risiko 0%

4 PMKP Manajemen 4 Manajemen Penggunaan Sumber Daya 100 %

5 PMKP Manajemen 5 Harapan dan Kepuasan pasien dan keluarga >90 %

pasien

6 PMKP Manajemen 6 Harapan dan Kepuasan Staf Perthn Perthn PerThn 71,18 % > 90 %

7 PMKP Manajemen 7 Peralatan ukur medis yang terkalibrasi Sudah >80 %

dikalibrasi
hasil belum
keluar
8 PMKP Manajemen 8 Demografi dan diagnosis klinis pasien
9 PMKP Manajemen 9 Manajemen keuangan 2015 : 52,9 % 35 %
2016 : 89,9 %
 BAB VI
PELAPORAN DAN EVALUASI

A. Pelaporan Data
Pelaporan adalah proses penyusunan dan distribusi laporan ke unit
yang lebih tinggi sebagai bahan pertanggung jawaban data dan bahan
informasi ke unit yang membutuhkan.
Proses pelaporan meliputi kegiatan sebagai berikut :
1. Sajikan data yang telah dilakukan analisis kedalam format capaian
indikator mutu (terlampir).
2. Sampaikan hasil laporan capaian indikator mutu kepada Direksi dan Unit
terkait serta lembaga tata kelola/Dewan Pengawas.
3. Mohon rekomendasi dari direksi dan unit terkait serta lembaga tata
kelola/Dewan Pengawas setelah pencapaian hasil.
4. Laksanakan pelaporan resmi setiap bulan.
5. Distribusi laporan kepada Direksi dan unit lain serta lembaga tata
kelola/Dewan Pengawas.
6. Meminta feedback dan tindak lanjut yang telah didistribusikan sesuai
ketentuan administrasi rumah sakit.
B. Evaluasi
1. Hasil analisis data dari masing-masing penanggung jawab (PJ) indikator
mutu dituangkan dalam bentuk laporan yang kemudian akan dilaporkan
kepada Direksi setiap 3 (tiga) bulan sekali dalam rapat evaluasi triwulan.
2. Evaluasi juga diselenggarakan secara tahunan guna merangkum hasil
pencapaian semua instansi dan unit kerja selama setahun. Evaluasi
tahunan menghasilkan laporan tahunan yang disampaikan/dilaporkan
kepada direksi dalam Rapat Direksi.
3. Rapat Evaluasi Triwulan dan tahunan menghasilkan rekomendasi-
rekomendasi yang harus dilakukan oleh instansi dan unit kerja.
Rekomendasi yang dihasilkan merupakan cara atau sarana untuk
melakukan perbaikan dan pengembangan kualitas pelayanan selanjutnya
UPM akan memantau pelaksanaan rekomendasi tersebut dan akan
mempublikasikan di media komunikasi rumah sakit.

BAB IV
PENUTUP

Dalam pembuatan buku pedoman ini, disadari bahwa pedoman ini jauh dari
sempurna, masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu masukan dan saran
untuk perbaikan dan peningkatan buku pedoman ini merupakan sesuatu yang
sangat berharga.
Semoga buku pedoman dapat menjadi pegangan bagi semua pihak yang
terkait.

Ditetapkan di : Balikpapan
Pada tanggal : Januari 2018
KARUMKIT BHAYANGKARA TK III BALIKPAPAN

dr. H. YUDI PRASETYO. Sp.P. M.Kes

AKBP NRP 73120879