Lampiran: Keputusan Direktur RSIA Pemerintah Aceh

Nomor : 4852/PR-Kep.Dir/II/2014

PANDUAN
ANALISA AKAR
MASALAH
ROOT CAUSE ANALYSIS (RCA)
 DAFTAR ISI
BAB I. PENDAHULUAN ...................................................................................................................... 2
A. LATAR BELAKANG ................................................................................................................ 2
B. DEFINISI .................................................................................................................................... 3
C. TUJUAN ..................................................................................................................................... 3
BAB II. RUANG LINGKUP .................................................................................................................. 4
BAB III. TATA LAKSANA................................................................................................................... 5
A. KAPAN RCA DILAKUKAN ..................................................................................................... 5
B. PERBEDAAN /KESAMAAN RCA DAN FMEA ..................................................................... 5
C. LANGKAH – LANGKAH RCA ................................................................................................ 5
1. MEMBENTUK TIM .............................................................................................................. 5
2. DEFINISIKAN MASALAHNYA .......................................................................................... 6
3. KUMPULKAN FAKTA MENGGUNAKAN KRONOLOGI DAN WAWANCARA ......... 6
4. MEMAHAMI APA YANG TERJADI ................................................................................... 7
5. IDENTIFIKASI AKAR PENYEBAB .................................................................................... 7
6. BUAT RENCANA PENGURANGAN RESIKO ................................................................. 14
7. EVALUASI EFEKTIFITAS TINDAKAN ........................................................................... 15
BAB IV. DOKUMENTASI .................................................................................................................. 16
BAB V. PENUTUP .............................................................................................................................. 22
 BAB I. PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
Keselamatan pasien atau patient safety merupakan hal yang marak dibicarakan dalam
dunia medis belakangan ini. Pertemuan tahunanJoint Comission International tahun 2005
telah menekankan mengenai pentingnya pelayanan kesehatan yang aman. Kesalahan yang
terjadi pada upaya pelayanan kesehatan adalah kesalahan dalam mendiagnosis, kesalahan
dalam menggunakan alat bantu penegakan diagnosis, kesalahan dalam melakukan follow
up, pengobatan yang salah atau kejadian yang tidak diharapkan setelah pemberian
pengobatan. Permasalahan-permasalahan diatas dapat terjadi karena penggunaan teknologi
yang tidak diimbangi kompetensi penggunanya, bertambahnya pemberi pelayanan
kesehatan tanpa mengindahkan komunikasi antar individu serta tingginya angka kesakitan
serta kecelakaan, perlunya pengambilan keputusan yang cepat dan tepat yang
menyebabkan stressor tersendiri serta kelelahan yang dialami oleh para staff medis karena
keterbatasan jumlah staff yang tersedia. Salah satu budaya patient safety adalah
mengkomunikasikan kesalahan, melaporkan kesalahan dengan tetap berpegang pada
keselamatan pasien dan belajar dari kesalahan dan mendesain ulang sistem keselamatan
pasien yang lebih baik. Untuk menyelesaikan permasalahan yang terjadi, dicetuskan suatu
ide sistem analisis yang proaktif sebagai strategi pencegahan error.
Root cause merupakan alasan yang paling mendasar terjadinya kejadian yang tidak
diharapkan. Apabila permasalahan utama tidak dapat diidentifikasi, maka kendala-kendala
kecil akan makin bermunculan dan masalah tidak akan berakhir. Oleh karena itu,
mengidentifikasi dan mengeliminasi akar suatu permasalahan merupakan hal yang sangat
penting. Root cause analysis merupakan suatu proses mengidentifikasi penyebab-
penyebab utama suatu permasalahan dengan menggunakan pendekatan yang terstruktur
dengan teknik yang telah didesain untuk berfokus pada identifikasi dan penyelesaian
masalah.
Di Amerika telah dilakukan 2840 root cause analysis pada berbagai bidang, seperti
kasus bunuh diri pada pasien rawat jalan, komplikasi post operatif, kesalahan pemberian
obat, kematian pasien karena keterlambatan penanganan, kematian perinatal, kasus infeksi,
kasus anestesi dan lainnya. Penelitian tersebut dilakukan di RS umum, RS jiwa, unit gawat
darurat, unit psikiatri, long term care facility, home care facility dan laboratorium
klinis. Root cause analysis dipercaya mampu menurunkan terjadinya kejadian yang tidak
diharapkan.
B. DEFINISI
Akar penyebab (Root Cause) adalah faktor penyebab yang paling mendasar, atau
faktor, yang jika dikoreksi atau dihapus akan mencegah terulangnya situasi, seperti
kesalahan dalam melakukan prosedur.
RCA adalah proses untuk mengidentifikasi faktor-faktor dasar atau penyebab yang
mendasari insiden keselamtan pasien, termasuk kejadian atau kemungkinan terjadinya
peristiwa sentinel.
Root Cause Analysis (RCA) adalah salah satu tool continuous improvement dan
metode problem solving yang bertujuan untuk mengidentifikasi akar dari masalah
tertentu yang muncul pada sistem atau proses.
Root Cause Analysis (RCA) adalah sebuah pendekatan terstruktur untuk
mengidentifikasi berbagai faktor diantaranya alam, situasi dan kondisi, magnitude,
lokasi, manusia, waktu terjadinya masalah dari kejadian-kejadian di masa lalu untuk
mengidentifikasi penyebab masalah yang bisa diperbaiki untuk mencegah masalah yang
sama terjadi kembali.

C. TUJUAN
1. Untuk mengidentifikasi sumber masalah atau suatu insiden sampai akar(menyangkut
manajemennya).
2. Mampu menerapkan konsep Root Cause Analysis pada suatu kasus dan dianalisa
 BAB II. RUANG LINGKUP

a. Kapan dilakukan RCA

b. Perbedaan /kesamaan RCA dan FMEA
c. Langkah – langkah RCA :
 BAB III. TATA LAKSANA

A. KAPAN RCA DILAKUKAN

a. Setelah ditemukan kegagalan, masalah atau hasil buruk (KTD)
b. Setelah terjadinya near miss (nyaris cedera yang sering)
c. Setelah manajemen / staff menyadari bahwa insiden yang terjadi tidak boleh menimpa
pasien lain di kesempatan yang lain pula
d. Setelah diterimanya komplain pelanggan (internal/ekternal) yang valid

B. PERBEDAAN /KESAMAAN RCA DAN FMEA

a. Persamaan
a) Aktivitas kelompok/tim
b) Membuat diagram alir
c) Fokus pada sistem
d) Menitik beratkan pada tindak lnjut dan hasil
e) Metode analisis non statistik
f) Analisi sebab akibat dan brainstorming
b. Perbedaan
FMEA RCA
 Preventif  Reaktif
 Proses analisis  Kronologi kejadian
 Memilih topik  Sudah ada kasusnya
 Berpikir : bagaimana jika  Berpikir” apa yang sudah terjadi”
 Aspek kemampuan deteksi &  Prioritas masalah
kritisnya suatu dampak

C. LANGKAH – LANGKAH RCA

1. MEMBENTUK TIM
a) Jumlah kurang 10 orang
b) Multidisiplin
c) Melibatkan seluruh staff yang terlibat langsung dalam kejadian
d) Melibatkan proses owner/pemilik proses
e) Melibatkan dokter yang terkait
 f) Melibatkan dukungan administratif
g) Setiap orang dalam tim mempunyai kedudukan yang sama

2. DEFINISIKAN MASALAHNYA
What : Sesuatu yang dianggap menjadi masalah
Where : Dimana masalah terjadi
Who : Siapa yang terpengaruh masalah tersebut
When : Kapan masalah terjadi
Why : Mengapa ini menjadi masalah
How much/how many : Berapa besar kerugian yang ditanggung oleh
subyek(tngible/intagible)

3. KUMPULKAN FAKTA MENGGUNAKAN KRONOLOGI DAN WAWANCARA

a. Kumpulkan fakta
a) Tinjau kembali dokumenyang terkait dengan kejadian
 Medical record
 Laporan kejadian
b) Wawancara pihak-pihak terkait
c) Pelajari dan amati proses yang dinyatakan “sudah biasa” dilakukan
d) Pelajari kronologi dan lakukan rekonstruksi

b. Catatan kronologi
Contoh:
Tgl Jam Kegiatan/kejadian PIC
21/07 07.10 OS 142755 masuk RI D 302 dari poli dengan SS
diagnosis CHF
07.20 Selesai hand over dengan pengantar OS SS
07.25 RM 14 27 55 diterima dari poli dianter oleh OB TR
07.30 Order obat sesuai instruksi SS
07.33 Orientasi pasien masuk disaksikan oihak keluarga TR
07.53 Kajian keperawatan bagian 1 selesai dilakukan SS
dengan hasil rtesiko jatuh. OS> 62 th ,dx CHF,
medikasi obat jantung. Pasien sudah sarapan
08.10 Obat datang dari farmasi bersama dengan obat pasien SS
 lain nya
08.15 OS 142755 diberikan obat sesuai DO. Pasang infus TR
08.15 RL 1kolf / 24 jam
08.20 Pasien tidur SS
08.45 Pasien jatuh

4. MEMAHAMI APA YANG TERJADI

a. Rekonstruksi
a) Lakukan simulasi kejadian seperti yang sudah dicatat pada kronologi/RM
b) Libatkan RM pasien , orang yang terlibat saat kejadian ,gunakan metode yang
sama dengan saat kejadian .
c) Amati lingkungan sekitar saat rekonstruksi, amati antar personel, amati
pekerjaan yang dilakukan, amati interupsi yang mungkin timbul, amati
peraltan yang digunakan
d) Catat setiap hal yang menurut anda berpotensi memberikan konstribusi pada
kejadian

5. IDENTIFIKASI AKAR PENYEBAB

Tool :
a. Brainstorming
a) Apa
Metode terstruktur untuk menghasilkan ide/solusi yang tidak terbatas dan
mendapatkan hubungnan /keterlibatan semua pihak dalam proses
perbaikan.
b) Mengapa
 Brainstorming menghasilkan banyak ide /solusi dalam waktu
singkat
 Memfasilitasi proses berfikir kreatif
 Memisahkan “ menghasilkan ide” dari mengorganisasi /menilai ide
c) Bagaimana
 Tinjau definisi masalah
 Klarifikasi tujuan /pertanyaan dan sediakan informasi yang relevan
 Dorong kreatifitas
  Berikan waktu sesaat bagi tiap orang untuk diam dan berfikir
tentang sesuatu pertanyaan dan secara individu menuliskan
beberapa ide tsb.(catatan : untuk memudahkan konsolidasi , sangat
bermanfaat jika menggunakan post- lt, catat hanya satu ide di tiap
post-lt.)
 Kumpulkan ide, bertanya keliling, stui setiap waktu , dan
kumpulkan dalam post –lt, tuliskan juga ide pada flip chart dan
tempel kertas yang sudah terisi di dinding, supaya dapat dilihat
semua orang ( dan gunakan sebagai dasar untuk ide tambahan)
(Penting:Tidak ada diskusi sampai sesi selesai)
b. Affinity diagram
a) Apa
Alat yang digunaka untuk mengorganisasikan fakta, opini dan isu,
kedalam kelompok alaminya untuk membantu mendiagnosa masalah yang
rumit. Input ditulis dikartu –kartu, dan kemudian diatur ulang sampai
teridentifikasi kelompok yang bermanfaat

b) Mengapa
 Membantu mengorganisasi ide-ide di brainstorming
 Membantu membangun tema pokok
 Ketika informasi tentang masalah tidak diatur dengan baik
 Ketika di perlukan trobosan di luar pemikiran tradisional
c) Bagaimana
 Bentuk tim yang tepat
 Perjelas pernyataan masalah yang ditangani
  Brainstorming ide dan tempatkan pada post-lt
 Tampilkan dengan jelas kartu-kartu pada dinding dan ide-ide yang
sudah dihasilkan
 Tanpa bicara, tim menggurutkan semua post-lt kedalam kelompok
terkait
 Ciptakan judul post-lt
 Gambarkan diagram yang telah selesai
c. Pareto chart
a) Definisi
Adalah grafik batang yang menunjukkan masalah berdasarkan urutan
banyaknya kejadian . diagram pareto menyajikan fakta-fakta yang berguna
untuk penentuan prioritas.
Penetuan prioritas didasarkan pada prinsip pareto yaitu 80% variasi yang
diamati setiap saat di sebabkan oleh 20% dari penyebab

b) Kegunaan
 Menentukan frekuensi relatif dan urutan pentingnya masalah
 Memfokuskan perhatian pada isu-isu kritis dan penting melalui
pembuatan rangking terhadap masalah- masalah atuau penyebab-
penyebab
Diagram pareto digunakan untuk data yang bersifat KATEGORIK.
d. Fish bone diagram
a) Definisi
Adalah diagram yang menunjukan hubungan antara sebab dan akibat,
dipergunakan untuk menunjukkan faktor-faktor penyebab (sebab0 dan
karakteristik kualitas (akibat)yang disebabkan oleh faktor-faktor penyebab
itu.
Merupakan hasil dari brainstorming/pengumpulan hipotesis.

b) Kegunaan
 Mengidentifikasi akar penyebab dari suatu masalah
 Membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah
 Membantu analisis suatu permasalahan , dapat digunakan juga
untuk menganalisa penyebab setelah penentuan prioritas masalah
dalam diagram pareto
FISH BONE
Material Man

- -
- -

- -
- -
DAMPAK

-
-
- -
- -
-
-

- - -
- - -

Environment Methods Machines

e. Multivoting
a) Apa
 Sebuah metode untuk memilih atau menyempitkan beberapa
alternatif.
Dapat digunakan untuk memprioritaskan suatu daftar

Issu/ Ide A IIII

Issu/ Ide B III
Issu/ Ide C IIII
Issu/ Ide D II
 b) Mengapa
Meningkatkan kemampuan tim atau memberi kesempatan kepada setiap
anggota untuk menyatakan pendapatnya melalui voting tanpa resiko
penilaian oleh grup.
Untuk mempersempit daftar alternatif yang ada (menjadi satu atau dua
alternatif yang paling penting)
c) Bagaimana
 Buat daftar dari semua alternatif dan hitunglah (mi: N # alternatif)
 Berikan setiap anggota N/3 suara (atau berapapun angkanya yang
kelihatannya masuk akal dari sejumlah alternatif)
 Minta setiap anggota untuk memberikan suara melalui cara berikut:
o Anggota boleh menyampaikan semua,sebagian atau tidak
sama sekali dari suaranya untuk alternatif apapun.
o Ketika semua suara (total) telah disampaikan , berarti sudah
selesai.
 Urutkan alternatif –alternatif berdasarkan jumlah dari suara yang
diterima.
 Ulangi proses ini hingga hasil yang memuaskan didapatkan.
f. Fault Tre Analysis(FTA)
Adalah sebuah metode penyelesaian masalah pada situasi dimana pencarian
penyebab utama sangat sulit tapi penting
Digunakan bersamaan dengan brainstorming dan 5 “why”. FTA merupakan salah
satu teknik ntuk mengorganisasi ide dan pemikiran.
Ada dua keunggulan unik dari FTA
 Penggunaan probabilitas kejadian yang dapat membantu dalam
menentukan prioritas untuk investigasi/penyelidikan.
 Hubungan DAN /ATAU antara kejadian utama dan kejadian sebelumnya
o AND Gate : indikasi bahwa terjadinya output jika dan hanya jika
semua input kejadian terjadi
o OR Gate : indikasi bahwa terjadinya output jika minimal satu dari
input kejadian terjadi
 Pemecahan masalah lebih mudah untuk kasus hubungan DAN , karena
hanya satu “kaki” dalam rantai sebab (input) yang perlu untuk diperbaiki
 dalam rangka mencegah munculnya kejadian dengan di level yang lebih
tinggi.

Kalimat masalah

%kejadian

atau

Sebab A Sebab B
%kejadian %kejadian

dan
atau

Sebab 1 Sebab 2 Sebab 1 Sebab 2

%kejadian %kejadian %kejadian %kejadian

g. Histogram
a) Definisi
Alat untuk menemukan variasi. Histogram merupakan suatu potret dari
suatu proses yang menunjukkan distribusi dan frekuensi dari setiap
pengukuran
Ada tiga aspek dalam histogram:
 Center / average
 Shape / bentuk kurva
 Width / lebar kurva
b) Kegunaan
 Mengkomunikasikan informasi tentang variasi dalam proses.
 Membantu manajemen dalam membuat keputusan – keputusan
yang berfokus pada usaha perbaikan terus menerus (continuous
improvement efforts)
Histogram digunakan untuk data yang bersifat NUMERIK dan pada proses
pembuatannya data-data tersebut dibagi kedalam kelas-kelas.
 Histogram of wt
9

Frequency
5

0
18 24 30 36
wt

h. Scatter diagram
a) Definisi
Alat intepretasi data untuk menguji bagaimana kuatnya hubungan antara
dua variabel dan menentukan jenis hubungan dari dua variabel itu. Apakah
positif/negatif/tidak ada hubungan.
b) Ditunjukkan berupa
 Karakteristik kualitas dan faktor yang mempengaruhinya.
 Dua karakteristik kualitas yang saling berhubungan.
 Dua faktor yang saling berhubungan yang mempengaruhi
karakteristik kualitas.
c) Kapan digunakan?
 Jika kita mencurigai adanya hubungan antara dua variabel.
 Bila datanya continuous, misalnya temperatur , waktu atau nomor.
 Jika kita membutuhkan cara yang cepat dan mudah untuk menguji
hubungan antara dua variabel.
Scatterplot of jml tind vs ilo
360

340

320

300
jml tind

280

260

240

220
25.0 27.5 30.0 32.5 35.0 37.5 40.0
ilo
 i. Flow chart
a) Definisi
Suatu grafik yang mengambarkan bagaimana sebuah proses bekerja, dan
menunjukkan langkah-langkah minimum yang ada dalam proses tersebut.
b) Kegunaan
 Untuk pemehaman proses
 Untuk mensimplikasi proses
 Untuk mengenali adanya langkak-langkah yang tidak penting
 Untuk menentukan area pengamatan dan pengumpulan data
 Untuk mengidentifikasi siapa yang terlibat atau terpengaruh oleh
proses perbaikan untuk memformulasikan pertanyaan guna
penyelidikan lebih lanjut
Flowchart mengklarifikasi bagaimana sebuah proses bekerja dan
bagaimana proses tersebut dapat diperbaiki.
Flowchart juga membantu menemukan element kunci (key element) dalam
sebuah proses.
Flowchart digunakan untuk menganalisa proses-proses seperti proses
penanganan pasien, aliran informasi, material handling, dan kombinasi
antar proses

6. BUAT RENCANA PENGURANGAN RESIKO

 Untuk tiap akar penyebab yang berkontribusi, buat langkah-langkah
korektifnya.
 Tetapkan tenggat waktu.
 Pilih orang yang tepat untuk melakukan tiap langkah .
 Lakukan perbaikan yang disepakati
Bila perlu......
 Kembangkan rencana untuk melakukan uji coba.
 Tetapkan cara pengukurannya.
 Lakukan pengukuran dan perbaikan.
 Gunakan prinsip PDCA
7. EVALUASI EFEKTIFITAS TINDAKAN

 Tetapkan waktu untuk mengevaluasi dan mengukur hasil

o Evaluasi apakah langkah yang dilakukan telah mencegah masalah tidak
terjadi kembali
o Revisi action plan bila diperlukan
o Evaluasi langkah penerapan RCA oleh tim.
o Laporkan hasil dan datanya kepada manajemen
o Bagikan pengalaman menarik anda pada saat staf lain
 BAB IV. DOKUMENTASI

Dokumentasi dalam buku panduan ini adalah :

Menuliskan semua langkah dalam bentuk form yang tersedia sebagai berikut :
Catatan kronologi
 Tgl Jam Kegiatan/kejadian PIC

LANGKAH 4
Bila perlu lakukan rekonstruksi
Form Analisis Perubahan
Prosedur yang normal Prosedur yang dilakukan Apakah ada bukti
(SPO) saat insiden perubahan dalam proses

LANGKAH 5

Form Masalah/Care Management Problem(CMP)

No Masalah Tool/Instrument
Form 5 Why (Mengapa)
Masalah
1,2,...dst

Mengapa

Mengapa

Mengapa

Mengapa

Mengapa

Fish Bone / Analisis Tulang Ikan

 FISH BONE
Material Man

- -
- -

- -
- -
DAMPAK

-
-
- -
- -
-
-

- - -
- - -

Environment Methods Machines

LANGKAH 6
Rencana Pengurangan Resiko/ Rencana Tindak Lanjut
NO Akar masalah Tindak lanjut Time Pic
line

1) Pengorganisasian tim kerja.

2) Mekanisme kerja yaitu langkah-langkah dalam proses RCA.
3) Prosedur yang dilaksanakan, mengunakan :
 SPO Pelayanan / Peralatan Medis yang diperlukan.
 SPO RCA
 Surat Keputusan penetapan orang-orang yang terlibat.
  Surat tugas petugas yang terlibat tim.
4) Laporan RCA yang telah dibuat.
5) Salinan Kebijakan Direktur terkait tindak lanjut yang diusulkan oleh tim.
 BAB V. PENUTUP

Demikianlah panduan ini disusun sebagai pedoman dalam menjalankan layanan pasien yang aman,
Panduan ini masih jauh dari sempurna, oleh sebab itu panduan akan ditinjau kembali setiap 2 sampai
3 tahun sesuai dengan tuntutan layanan dan standar akreditasi - baik Akreditasi Nasional 2012
maupun standar Internasional.