N° 081-2014-MIDIS Lima, 07 ABR. 201% visto: El Memorando N* 046-2014-MIDIS/SG/OGDA, emitido por la Oficina de Gestion Documentaria y Atencién al Ciudadano, y el Informe N° 081-2014-MIDIS/SG/OGAJ, ‘emitido por la Oficina General de Asesoria Juridica; CONSIDERANDO: Que, mediante Ley N° 29792, se creé el Ministerio de Desarrollo e Inclusién Social, determinandose su dmbito, competencias, funciones y estructura organica bésica; Que, el articulo 127 de la Ley del Procedimiento Administrative General, Ley N° 27444, regula el Régimen de Fedatarios de las entidades de la Administracién Publica, precisando que cada entidad designa fedatarios institucionales, en nimero proporcional a sus necesidades de atencién, quienes realizan la funcién publica de autenticacién de documentos y de certificacién de firmas; soto ‘Que, en concordancia con lo expuesto, la Cuarta Disposicién Transitoria de la Ley & %e, N° 27444 dispone que, para efectos ds lo dispuesto en el citado articulo 127, cada entidad q Ags \epodra elaborar un reglamento intemo en el cual se estableceran los requisites, atribuciones {AQ S0 y gy demas normas relacionadas con el desemperio de as funciones del fedatario; Que, bajo e! marco normativo sefialado, y en atencién a Ia funcion prevista en el literal a) del articulo 15 del Reglamento de Organizacién y Funciones del Ministerio de Desarrollo e Inclusién Social, aprobado por Decreto Supremo N° 011-2012-MIDIS, mediante Memorando N* 046-2014-MIDIS/SG/OGDA, la Oficina de Gestién Documentaria y Atencién al Ciudadano propone la aprobacién de la directiva "Régimen de Fedatarios de la Unidad Ejecutora 001: Sede Central del Ministerio de Desarrollo @ Inclusién Social”, cuyo objetivo es regular el ejercicio de las funciones de los fedatarios de la Sede Central del Ministerio, asi como sus requisitos, responsabilidades, prohibiciones y obligaciones, relacionadas con el cumplimiento de sus funcione: Que, al respecto, estando a lo recomendado por la Oficina de Gestion Documentaria y Atencién al Ciudadano, se estima pertinente aprobar Ia directiva “Régimen de Fedatarios de la Unidad Ejecutora 001: Sede Central del Ministerio de Desarrollo } Inclusion Social”; De conformidad con lo dispuesto por la Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrative General; la Ley N° 29792, Ley de Creacién, Organizacién y Funciones del Ministerio de Desarrollo e Inclusién Social; y su Reglamento de Organizacién y Funciones, aprobado por Decreto Supremo N° 011-2012-MIDIS;‘SE RESUELVE: Articulo 1.- Aprobar la Directiva N°Q0.1-2014-MIDIS “Régimen de Fedatarios de la Unidad Ejecutora 001: Sede Central del Ministerio de Desarrollo e Inclusion Social”, conforme al anexo que forma parte integrante de la presente resolucion. Articulo 2.- Disponer la publicacién de la presente resolucién y de la directiva que se aprueba en el portal electrénico institucional del Ministerio de Desarrollo e Inclusion Social (www.midis.gob.pe). Articulo 3,- La directiva aprobada por la presente resolucién entrar en vigencia a Parti del dia siguiente de su publicacién en el portal electrénico institucional del Ministerio de Desarrollo e Inclusién Social. Registrese y comuniquese. STADE ESANIOE MCLEE2, pigectiva ne 004.2014-mio1s “REGIMEN DE FEDATARIOS DE LA UNIDAD EJECUTORA 001: SEDE CENTRAL DEL ‘MINISTERIO DE DESARROLLO E INCLUSION SOCIAL” OBJETIVO Regular el ejercicio de las funciones de los fedatarios de la Unidad Ejecutora 001: Central de! Ministerio de Desarrollo e inclusion Social - MIDIS, asi como sus requisitos, responsabilidades, prohibiciones y obligaciones, relacionadas con el cumplimiento de sus funciones. ALCANCE Las disposiciones contenidas en la presente Directiva son de cumplimiento obligatorio para todos los servidores piblicos de la Unidad Ejecutora 001: Sede Central del Ministerio de Desarrollo @ Inclusién Social - MIDIS, cualquiera sea su régimen de contratacién de personal. BASE LEGAL Ley N° 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Ley N° 28175, Ley Marco del Empleo PUblico. Ley N* 29792, Ley de Creacién, Organizacién y Funciones de! Ministerio de Desarrollo e Inclusién Social. Decreto Supremo N° 011-2012-MIDIS, que aprueba el Reglamenio de Organizacién y Funciones del Ministerio de Desarrollo e Inclusién Social. DEFINICIONES Fedatario: Es el servidor publico de 1a Unidad Ejecutora 001: Sede Central del MIDIS que en adicién de sus labores ordinarias, y de manera personal e intransferible, realiza le funcién piblica de autenticacién de documentos, piblicos o privados, y de certificacién de firmas. Es designado mediante Resolucion Ministerial. Autenticacién de documentos: Funcién publica del fedatario consistente en cotejar la fidelidad de la reproduccién (copia) de un documento puiblice o privado que en original ha tenido a la vista, para el inicio o prosecucién de cualquier procedimiento ante el MIDIS. Certificacién de firmas: Funcién piblica del fedatario consistente en presenciar ta ribrica (firma) de una determinada persona, previa verificacién de la identidad del suscriptor y de su ribrica a través de su documento de identidad. Usuario: Empleado publico de la Unidad Ejecutora 001: Sede Central del MIDIS, 0 persona natural que en el marco de cualquier procedimiento seguido ante el Ministerio, solicita los servicios del fedatario, para la autenticacién de documentos o certificacion de firmas. DISPOSICIONES GENERALES Gratuldad del servicio: el fedatario brinda gratuitamente sus servicios a los usuarios. Documentos a autenticar: el fedatario autentica las copias de los documentos publics ‘generados por el MIDIS; asimismo, las copias de los documentos privados, siempre que ‘sean presentadas para el inicio 0 prosecucién de cualquier procedimiento seguido ante el MIDIS. 11853. 6 64. jo de Desarro Car) La copia del documento privado autenticada por el fedatario, tiene validez y eficacia plena exclusivamente en el marco de cualquier procedimiento seguido ante el MIDIS. Las copias deben ser una reproduccién exacta de los documentos originales. Asimismo, deben ser legibles, y estar completas las firmas, sellos, vistos y demas signos constitutives del documento original. No se autenticarén las copias de documentos originales que presenten borrones, tachas yo enmendaduras en su contenido. Adscripcién de los fedatarios a la Oficina de Gestion Documontaria y Atencién al Cludadano: los fedatarios se encuentran adscritos a la Oficina de Gestiin Documentaria y Atencién al Ciudadano de! MIDIS, ia que supervisard el desarrollo de sus funciones, de conformidad con lo establecida en el articulo 127 de la Ley del Procedimiento Administrative General, Ley N° 27444. DISPOSICIONES ESPECIFICAS Del fedatario: a) La funcién publica del fedatario podré recaer en cualquier servidor piblico de la Unidad Ejecutora 001: Sede Central de! MIDIS, bajo cualquier régimen de contratacién de personal. b) Ena realizacién de sus funciones, el fedatario se encuentra libre de toda injerencia, debiendo sujetarse tnicamente a la normativa de la materia vigente y a la presente directiva. ©) La designacién del fedatario deberd realizarse por Resolucién Ministerial. d) La designacién del fedatario concluye, por las siguientes circunstancias: = Extincién del contrato de trabajo del fedatario. * Cumplimiento del periodo de las funciones de! fedatario, en caso que se haya establecido un plazo en la resolucién de designacién. @) El fedatario, para la realizacién de sus funciones, utlizaré los siguientes sellos: "Para la autenticacién de documentos: Sello de copia fiel del original, segin ‘Anexo N° 1 de la presente Directiva, * Para la certificacion de firmas: Sello para certificacién de firma, segiin Anexo N° 2 de la presente Directiva. f) El fedatario lleva un Registro de Autenticaciones y de Firmas Certificadas, que contiene la siguiente informacién: Nimero correlative del registro; fecha de la autenticacién © certificacién; descripcién del documento a autenticar o del documento que contiene Ia firma a certificar; nimero de paginas del documento; nimero de copias; y los nombres, apellidos y documento de identidad del usuario; ‘segin Anexo N* 3 de la presente Directiva. Obligaciones del fedatario: a) Cumplir personaimente y diligentemente con las funciones encomendadas, relacionadas con la funcién piblica de fedatario. b) Ejercer las funciones de fedatario sin dejar de cumplir las responsabilidades inherentes al desempefio de su carga, como servidor piblico det MIDIS.63. 64, Guardar reserva de la informacion a la que tenga acceso en el ejercicio de sus funciones como fedatario. Custodiar y administrar diligentemente el Registro de Autenticaciones y de Firmas Certificadas. Prestar el servicio en forma gratuita, Custodiar sus sellos y el Registro a su cargo. Responsabilidades del fedatario: a) b) ) Los fedatarios son responsables de todos los actos de autenticacién de documentos y de certificacién de firmas que les sean solicitados. El fedatario no se responsabiliza por la veracidad del contenido del documento a autenticar, Los Fedatarios se conduciran en el marco de los principios establecidos en la Ley N* 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General. Del procedimiento para ta autenticacion de documentos: a) b) °) Del procedimiento para [a cartificacién de firm: DB) b) EI usuario debe presentar al fedatario e! documento original y ta copia a autenticar (legibles, sin borrones, recortes o enmendaduras). El fedatario personalmente coteja y verifica la fidelidad de la copia del documento original que tiene a la vista. El fedatario debe evitar consignar el sello correspondiente sobre las partes escritas del documento. El sello se estampa en el anverso y reverso de la copia, en caso que el documento esté escrito por ambos lados. EI fedatario procede a registrar la autenticacién en el Registro de Autenticaciones y de Firmas Certificadas bajo su administracién. Las copias autenticadas y los documentos originales deben ser entregados al solicitante inmediatamente después de realizada la autenticacién, salvo que, por el ctimulo o la naturaleza de los documentos a aulenticar, y si el usuario lo autoriza, el fedatario crea conveniente retener los documentos. A tal efecto, el fedatario expedira una constancia de retencién de los documentos al usuario (segun Anexo N° 4 de la presente Directiva), por el término maximo de dos (2) dias habiles, para autenticar las correspondientes reproducciones (copias). Cumplide dicho piazo, devuelve al usuario los documentos mencionados. El fedatario requiere al usuario de la certificacién su documento de identidad. En ‘caso de no presentario, no se procederd al trémite solicitado. El usuario suscribe (firma) el documento en presencia del fedatario, quien da fe de la idoneidad de Ia ribrica, compardndola con la consignada en el documento de identidad respectivo. En caso que el documento ya se encuentra firmado, el usuario volvera a suscribirlo, esta vez en presencia del fedatario, al lado de la firma ya consignada, a fin de verificar que el acto sea efectuado por fa misma persona, de Su puho y letra, y de la misma forma que consta en el documento de identidad.66, 67. Maine oe ic fecneece) ©) El fedatario, como medida de seguridad, solicitard al usuario de la certificacién, la impresin de su huella digital, 4) Firmado el documento por el usuario, el fedatario procederd a consignar en al documento el sello correspondiente, suscribiéndolo. ) Finalmente, el fedatario procede a registrar la cerlificacién en el Registro de Autenticaciones y de Firmas Certificadas bajo su administracion. Prohibiciones del fedatari a) Autenticar documentos 0 certificar firmas para tramites 0 procedimientos que no se desarrolten en el MIDIS. b) _Exigir o recibir retribuciin del usuario para realizar u omitir actos del servicio. ©) Autenticar copias ilegibles 0 reproducciones de documentos originales que presenten borrones, tachas y/o enmendaduras. 4) Permitir que el Registro a su cargo y/o sellos sean utllizados por otras personas. e) Autenticar copias sin la presentacién de los documentos originales. Disposicién Final Unica: Todo aquelio que no se encuentre previsto en la presente directiva, retacionade con los procedimientos para la autenticacién de documentos y certificacién de fimas, sera resuelto por la Oficina de Gestién Documentaria y Atencién al Ciudadano del MIDIS.ANEXO N° 1 SELLO PARA AUTENTICACION DE DOCUMENTOS ES COPIA FIEL DEL ORIGINAL QUE HE TENIDO A LA VISTA REG. N°... (FIRMA FEDATARIO) (NOMBRE DE FEDATARIO) FEDATARIO 1. -2014-MIDIS Medidas del sello: Ancho 5.5 cm., Alto 3.5 cm. veiiarteich} ANEXO N°2 SELLO PARA CERTIFICACION DE FIRMA CERTIFICO: Que la firma que antecede corresponde . Identificado con DNI N° y es auténtica. REG. NP. (FIRMA FEDATARIO) FEDATARIO RM NP... -2014-MIDIS Medidas del sello: Ancho 6.4 cm., Alto 4 cm.ANEXO N°3. REGISTRO DE AUTENTICACIONES Y DE FIRMAS CERTIFICADAS Ne de Registro Fecha de Autenticacion / Certificacién NP de Paginas Nede ‘Documento a autenticar / Documento con firma certificada ‘Nombres y Apellidos del Usuario Documento de Identidad del Usuario 78‘ANEXO N°4 CONSTANCIA DE RETENCION DE DOCUMENTOS ORIGINALES PARA AUTENTICACION DE COPIAS En el marco de lo dispuesto en el articulo 127 de la Ley del Procedimiento Administrativo General, Ley N° 27444, por el presente documento se deja constancia de la retencién, por el término maximo de dos (2) dias habiles, de los documentos originales que se indican a continuacién, a efectos de la autenticacién solicitada en la fecha por el usuario con documento de identidad N°. 1 2) 3) 4) 5) 6) 7) Firma y Nombre del Fedatario Firma y Nombre del Usuario 3B