Pengertian Arsip dan Kearsipan

Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk
menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat
penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai
warkat itu sendiri.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie Arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan
dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah himpunan lembaranlembaran tulisan.
Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga) syarat yaitu disimpan secara berencana dan
teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara tepat.
Jenis-Jenis Arsip
1. ditinjau dari kepentingannya
 arsip tidak penting adalah arsip yang kegunaannya habis setelah dibaca. contohnya seperti : surat
undangan, memo
 arsip biasa adalah arsip yang menmpunyai nilai kegunaan biasa untuk jangka waktu biasa.
contohnya : surat-surat niaga.
 arsip penting adalah arsip yang mempunyai nilai kegunaan besar untuk suatu organisasi dalam
jangka waktu yang cukup lama. contohnya : surat penjanjian kerjasama
 arsip sangat penting adalah arsip yang mempunyai nilai guna sangat penting bagi suatu organisasi
oleh karena itu arsip ini harus disimpan secara terus menerus atau abadi oleh organisasi tersebut.
contohnya : surat tanah, surat kepemilikan bangunan dll
 arsip rahasia adalah arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang yang berkepntingan dengan
surat tersebut. contohnya : laporan keuangan, strategi pemasaran
2. ditinjau dari fisiknya atau bentuk wujudnya
 arsip berbentuk lembaran adalah wujud arsip yang berupan tulisan/tertulis. contohnya : surat,
memo, akta dll
 arsip visual adalah wujud arsip yang dilihat dapat berupa gambar, lukisan, ukiran, peta dll
3. ditinjau dari masalahnya atau isinya
 financial record adalah arsip yang berisi catatan yang berhubungan kegiatan/ masalah keuangan.
contoh : kwitansi, cek, giro, faktur dll
 personal record adalah arsip yang berisi tentang data-data kepeawaian. contohnya : riwyata hidup,
surat lamaran pekerjaa, absen pegawai dll
 inventory record adalah arsip yang berisi tentang data-data keadaan barang dagangan. contoh :
surat yang memuat tentang jumlah barang, kondisi barang, lokasi/tempat barang trsbt.
 production record adalah arsip yang berisi catatan mengenai keadaan produksi. contohnya laporan
produksi
  sales record adalah arsip yang berisi catatan-catatn informasi mengenai penjualan . contoh : surat
pesanan, list harga dll
4. ditinjau dari pemiliknya
 berasal dari Lembaga pemerintahan
 berasal dari instansi pemerintah/swasta
5. ditinjau dari fungsinya
 arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
pada umumnya. arsip dinamis dibagi menjadi tiga yaitu : arsip aktif, semi inaktif dan inaktif.
 arsip statis adalah arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus-menerus oleh organisasi namun
dipergunakan untuk kepentingan masayarakat umum/negara karena bernilai kebangsaan dan
hanya dipergunkan sebagai refrensi saja
Pengertian Kearsipan
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
1. Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat
penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga
pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat
(finding).
2. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu
pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu
dapat ditemukan kembali secara tepat.
Menurut Ensiklopedi Administrasi
1. Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan
warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan
kembali secara cepat.
2. Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut
sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu
dapat ditemukan kembali secara cepat.
Jadi Kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari penerimaan, pencatatan,
penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan cepat dan tepat,
penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
Arsip
Dari Wikipedia bahasa Indonesia, ensiklopedia bebas
Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian
mengenai arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Arsip sangat berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri
khusus yang berbeda dengan bahan pustaka diantaranya adalah arsip harus autentik dan terpercaya
sebagai alat bukti yang sah, informasinya utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of provenance)
dan aturan asli (principle oforiginal order).
Arsip terdiri dari 2 jenis, antara lain:
a. Arsip Konvensional; contoh: arsip kertas
b. Arsip Media Baru; contoh: arsip micro film, kaset dll.
Etimologi[sunting | sunting sumber]
Kata "arsip" merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang pada gilirannya diserap dari
bahasa Perancis archives dan diucapkan sebagai /ʔɑr'ʃiv/. Pengucapan dan cara penulisan dalam bahasa
Indonesia ini tampaknya berasal dari pelafalan bahasa Perancis ini. Pada awalnya kata ini berasal dari
bahasa Yunani αρχεία arkheia, bentuk jamak dari αρχείον arkheion, "balai kota".

APA ITU ARSIP??

Apa sih arsip itu? mungkin banyak dari kalian yang menganggap arsip itu ya kertas kertas data atau arsip
itu ya dokumen banyak anggapan yang kurang tepat mengenai arsip..
kali ini saya akan mencoba sedikit menguraikan apa sih sebenarnya arsip itu? pengertian dari arsip itu
sendiri? ?

A. Menurut Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan yang dimaksud

dengan Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan
perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

B. Pengertian Arsip Menurut beberapa ahli :

1. Wursanto bahwa Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk
Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan.
 2. The Liang Gie mengungkapkan bahwa Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali.
3. Sularso Mulyono mengungkapkan bahwa Arsip adalah Penempatan kertas-kertas dalam tempat
penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa
sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
C. Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta dan sebagainya), lisan
(pidato, ceramah dan lain-lain) dari waktu lampau yang disimpan dalam media tulis (kertas), elektronik
(kaset, video, disket dan sebagainya). Arsip tersebut biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan
dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
D. Kamus Administrasi Perkantoran, Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur
berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Dari beberapa pengertian arsip di atas secara pribadi saya bisa menyimpulkan bahwa Arsip itu adalah
rekaman kegiatan dalam berbagai bentuk media yang diolah dan disimpan dengan baik di suatu tempat
sehingga cepat dan mudah dalam penemuan kembalinya.

Pengertian Arsip dan Kearsipan

Pengertian arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam bentuk
yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti sahih
untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk
audio, video dan digital.

Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan
maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem
kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.

Pengertian kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang
memiliki nilai kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun diterima, agar
mudah ditemukan kembali jika diperlukan. Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan
memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga, organisasi, badan maupun perseorangan.
Arsip dan Kearsipan
Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal
dari bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu. Pengertian arsip awalnya
menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian arsip lebih cenderung
sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan dengan sistem
kearsipan.

Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu
benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan
mudah dicari jika diperlukan.

Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam
perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang
mempunyai arti dan kegunaan. Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang
diperhitungkan melalui Kliring.

Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN), Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film,
mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk dan
sifatnya atau salinan serta dengan segala cara penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu
badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan,
prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya
informasi yang terkandung di dalamnya.
 Fungsi Arsip

Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil
keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki
fungsi primer dan sekunder.

1. Fungsi primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut
sebagai penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh
lembaga/instansi pemerintah, swasta, maupun perorangan. Nilai guna pada arsip primer meliputi
administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.

2. Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip
melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan
umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban. Nilai guna skunder meliputi nilai guna
pembuktian dan penginformasian.

Sifat dan Karakter Arsip

Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain :

 Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan
tempat arsip dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi
penciptanya.
 Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan
bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
 Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip diduplikasi (dibuat
tembusan) akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
 Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung
pelaksanaan kegiatan
 Kearsipan
Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari
penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan. Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam
penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk
pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.

Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi:

 penciptaan. penerimaan, pengumpulan arsip

 pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip
 penyimpanan dan pemusnahan arsip
Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis,
cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, cd, dvd, hard disk
dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya. Apalagi telah hadir cloud computing yang
memanfaatkan teknologi internet untuk penyimpanan file atau dokumen.
Pengertian Arsip - Istilah arsipdalam bahasa Belanda disebut “Archief”. Kata ini juga berasal dari
bahasa Yunani yaitu “Arche” yang berarti permulaan. Kemudian dari kata “Arche” ini berkembang
menjadi kata “Archia” yang berarti catatan. Selanjutnya dari kata “Archia” berubah lagi menjadi
kata “Ar-chieon” yang berarti Gedung Pemerintahan. Sedangkan dalam bahasa Latin disebut
“Archium”. Pada akhirnya dalam bahasa Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai sekarang ini
(Sedarmayanti, 2001, 7).

Menurut Sutarto (1997; 200) Arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.

Sedangkan Lembaga Administrasi Negara memberikan rumusan secara lengkap bahwa “Arsip” adalah
segala kertas, buku naskah, gambaran peta, bagan atau dokumen lainnya. Dimana diartikan sebagai segala
macam bentuk dan sifat aslinya atau salinan serta dengan segala cara penciptaannya oleh suatu badan
sebagai bukti dari pada tujuan organisasi, fungsi-fungsi kebijaksanaan, keputusan-keputusan, prosedur-
prosedur, kegiatan lainnya dari pada pemerintahan karena informasi yang penting terkandung
didalamnya.

Baca: Pengertian Arsip Tujuan Fungsi Nilai Guna Kearsipan

Pengertian Arsip di Indonesia, diatur dalam Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok
Kearsipan” pada Bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut :
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
 2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kebangsaan.

Dari definisi diatas jelas bahwa Arsip yaitu pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana
surat/warkat yang diproses berdasarkan pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan
dipelihara sedemikian rupa selama masih diperlukan.

Peranan Arsip
Arsip mempunyai peranan sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi. Sebagai sumber
informasi, arsip dapat membantu mengingatkan petugas yang lupa mengenai suatu masalah. Sebagai
sumber dokumentasi, arsip dapat dipergunakan oleh pemimpin organisasi untuk membuat ataupun
mengambil keputusan secara tepat mengenai masalah yang sedang dihadapi. Oleh sebab itu dapat
disimpulkan bahwa peranan arsip adalah sebagai berikut :
1. Alat utama ingatan organisasi.
2. Bahan atau alat pembukt ian.
3. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
4. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Baca: Pengertian Surat Fungsi Jenis Menurut Definisi Para Ahli
3. Maksud dan Tujuan Kearsipan
Pekerjaan menyimpan surat atau dokumen-dokumen sering pula disebut administrasi kearsipan. Adapun
pendapat yang mengatakan, bahwa kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan
arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi. Kearsipan merupakan kegiatan-kegiatan yang
berkenaan dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat
menyurat atau berbagai macam warkat lainnya.
Maksud Kearsipan
Maksud Kearsipan adalah agar tercipta suatu pengertian atau pemahaman tata cara yang seragam dalam
penyelenggaraan arsip di lingkungan perusahaan.
Tujuan Kearsipan
 Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang pelaksanan dan pengelolaan perusahaan
perlu untuk mempersiapkan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi perusahaan.
 Agar unit-unit kerja tidak dibebani dengan penyimpanan arsip yang tidak perlu lagi.
 4. Fungsi dan Nilai Guna Arsip
Setelah kita mengetahui bahwa pengertian arsip ini adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
sistematis sedangkan peranan arsip itu sendiri adalah sebagai sumber informasi dan sumber dokumentasi.
Maka untuk lebih jelasnya peranan arsip ini erat hubungannya dengan fungsi dan nilai guna arsip
(Maulana, 1991 ;10).
Fungsi Arsip
Fungsi arsip menurut Pasal 2 Undang-undang No. 7 tahun 1971 dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu :
a. Arsip Dinamis
Arsip Dinamis adalah arsip yang diperlukan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan adinistrasi Negara. Singkatnya dapat dikatakan bahwa arsip yang masih digunakan
secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan
kegunaannya dibedakan menjadi :
 Arsip Aktif adalah arsip-arsip yang masih dipergunakan bagi kelangsungan kerja. Jadi, arsip ini
masih ada di tempat-tempat unit pengelola dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
 Arsip Semi Aktif adalah arsip-arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun dalam
masa transisi antara arsip aktif dan arsip in-aktif.
 Arsip in-aktif atau arsip semi statis adalah arsip-arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam
proses pekerjaan sehari-hari.
Baca: Prosedur Kearsipan Sistem, Penyimpanan Arsip, Pemeliharaan, Pengamanan, Penyusutan, dan
Pemusnahan
b. Arsip Statis
Arsip Statis yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan
kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Singkatnya
dapat dikatakan bahwa arsip statis adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari-hari.
Arsip merupakan sesuatu yang bertumbuh terus dan selalu berubah seirama dengan tata kehidupan
masyarakat maupun tata pemerintahan.
Dua jenis sifat dan arti tersebut menegaskan adanya 2 (dua) jenis sifat dan arti arsip secara fungsionalnya
yakni :
 Arsip Dinamis, sebagai arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut fungsinya.
 Arsip Statis, sebagai arsip yang sudah mencapai taraf nilai abadi khusus sebagai bahan
pertanggung jawaban nasional/pemerintahan.
Nilai Guna Arsip
Nilai guna Arsip adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaanya bagi kepentingan penggunaan
arsip.
a. Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi penciptaan arsip itu sendiri,
meliputi:
1. Nilai guna Administrasi
Nilai administrasi dapat diartikan sebagai kebijaksanaan dan prosedur yang mensyaratkan untuk
menyelenggarakan kegiatan-kegiatan yang berlaku pada suatu organisasi pencipta arsip-arsip yang
mempunyai nilai kegunaan administrasi antara lain meliputi :
o Arsip yang berkenaan dengan asal-usul suatu organisasi yang mencakup pula
pelaksanaan.
o Arsip-arsip yang berkenaan dengan organisasi, struktur, instruksi, struktur personalia,
daftar pegawai, dan pedoman kerja lainnya.
o Arsip yang berkaitan dengan fungsi dan pencapaiannya termasuk arsip-arsip tentang
keputusan suatu kebijaksanaan, perubahan kebijaksanaan, pelaksanaan kebijaksanaan,
program kerja dan lainnya.
2. Nilai guna Keuangan
Arsip bernilai guna keuangan apabila arsip tersebut berisikan segala sesuatu transaksi dan pertanggung
jawaban keuangan.
3. Nilai guna Hukum
Nilai kegunaan hukum mengandung pengertian bahwa arsip tersebut memberikan informasi-informasi
yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian dibidang hukum atau arsip yang mengandung hak-
hak dan kewajiban baik jangka pendek maupun jangka panjang bagi pegawai instansi pemerintahan
maupun swasta yang menyangkut kontrak, sewa-menyewa dan masih banyak lainnya.
4. Nilai guna Ilmiah dan Teknologi
Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian terapan.
b. Nilai guna Sekunder adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan perusahaan
atau kepentingan umum diluar perusahaan pencipta arsip dan berguna sebagai bahan bukti dan
pertanggung jawaban, meliputi :
1. Nilai guna kebuktian
Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang
bagaimana suatu instansi diciptakan, dikembangkan, diatasi, fungsi dan tugasnya serta hasil atau akibat
dari tugas kegiatannya.
2. Nilai guna Informat ional
Arsip yang bernilai guna informational ialah arsip yang mengandung berbagai kepentingan bagi
penelitian dan sejarah.
Baca: Tugas Sekretaris Perusahaan dan Persyaratan Sekretaris Pribadi
Daftar Pustaka Makalah Arsip
Sedarmayanti, DR.M.Pd, Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern, Penerbit CV.
Mandar Maju, Bandung, 2003.

Sutarto, Sekretaris Dan Tata Warkat, Cetakan III, Penerbit Gajah Mada Univercity Press, Yogyakarta,
1999.

Maulana, Manajemen Kearsipan, Gramedia Pustaka Utama, Jakarta :1999.

Arsip Perusahaan, Mengapa Menjadi Sangat Penting Untuk Dikelola?

Arsip merupakan hal yang penting dalam dunia kerja. Semua informasi baik keuangan maupun
nonkeuangan ada pada arsip perusahaan. Mengapa arsip itu penting bagi seorang akuntan?
Arsip merupakan bentuk dokumentasi atas hal ikhwal yang berkaitan dengan transaksi keuangan
perusahaan
Dengan adanya arsip, kita bisa mengetahui detil laporan keuangan perusahaan. Misalnya: Pada akhir
tahun, laporan neraca menunjukkan bahwa Aset Tetap perusahaan turun sebesar 10% dari saldo pada
awal tahun. Ternyata setelah ditelusuri, terdapat aset tetap berupa “gedung” yang dijual perusahaan
dikarenakan penggunaannya kurang optimal. Dengan adanya arsip transaksi penjualan gedung tersebut,
maka dipastikan perusahaan bisa mengetahui kenapa aset tetap perusahaan turun begitu drastis yakni
10%.
 Beberapa Alasan Mengapa Arsip Penting Bagi Akuntansi Perusahaan
Pentingnya pengarsipan bagi akuntansi perusahaan (Source : Pixabay)
 Arsip menjadikan perusahaan tahu akan berapa hak dan kewajiban perusahaan berkaitan
dengan pihak lain
Adakalanya perusahaan sudah menjual barang dagangan yang sangat banyak, akan tetapi kas perusahaan
tidak seimbang dengan nominal penjualan yang ada. Misalkan: Pada akhir tahun total penjualan bernilai
Rp1,3 triliun, akan tetapi nilai kas perusahaan dari hasil penjualan hanya tersaji mencapai Rp900 miliar.
Hal ini menunjukkan masih terdapat Rp400 miliar uang perusahaan yang seharusnya sudah masuk kas.
Ini menunjukkan bahwa masih terdapat piutang perusahaan yang belum terbayar. Nah, jika perusahaan
mau segera menagih piutang tersebut (karena nominalnya sangat banyak), maka perusahaan harus segera
mencari arsip tentang daftar debitur perusahaan yang belum melakukan pembayaran dan segera dapat
melayangkan surat penagihan piutang kepada para debitur tersebut. Tujuannya ialah supaya para debitur
tersebut segera membayar.
Berkaitan dengan kewajiban perusahaan, simaklah contoh berikut. Perusahaan ABC mendapatkan tagihan
dari supplier sebesar Rp350 juta atas pembelian yang dilakukannya pada bulan ini. Akuntan perusahaan
merasa kaget karna jumlah yang ia beli kepada supplier tersebut. Untuk mengcrosscheck transaksi, maka
akuntan menelusuri bukti pembelian barang dagangan secara kredit yang dilakukan perusahaannya (faktur
pembelian), dan benar ternyata jumlah utang yang seharusnya kepada supplier hanyalah Rp210 juta.
Setelah itu, akuntan PT ABC melakukan komplain atas nilai tagihan kepada supplier tersebut. Dan
ternyata setelah supplier tersebut cek kembali, tagihan senilai Rp350 juta ialah tagihan milik PT BCA,
bukan PT ABC. Karena nama perusahaan mirip, jadi supplier salah memberikan tagihan.
Hal ini menunjukkan bahwa dengan arsip perusahaan hak dan kewajiban perusahaan bisa diperjuangkan.
 Tidak Ada Bukti Transaksi, Tidak Ada pencatatan dan Tidak Ada Dana yang Keluar
Jika suatu saat terdapat perjalanan dinas menggunakan kendaraan perusahaan dan bensin habis, maka mau
tidak mau karyawan harus membelikan bensin menggunakan uangnya sendiri untuk nantinya di ganti
dengan uang kantor. Nah apa yang terjadi? Jika pembelian bensin di SPBU yang mengeluarkan uang
senilai Rp200.000 (misalnya) tidak dimintakan struk pembelian pada SPBU yang bersangkutan, maka
uang Rp200.000 yang dikeluarkan oleh si karyawan tidak dapat diganti karena tidak ada bukti transaksi
pembelian bahan bakar. Perlu diingat, jika tidak ada bukti transaksi maka tidak ada pencatatan dan
tidak ada uang yang keluar.
Baca juga : Berkarir Sebagai Akuntan Publik? Inilah Hal yang Wajib Anda Ketahui
 Wajib dalam rangka pembayaran pajak kepada negara
Setiap perusahaan selaku wajib pajak harus melakukan pembayaran pajak kepada negara. Nominal pajak
tersebut didasarkan pada jumlah laba bersih yang dimiliki oleh perusahaan. Ingat… pihak kantor pajak
tidak akan dengan begitu saja memberikan hitungan tentang nominal pajak yang harus dibayarkan oleh
perusahaan berdasarkan laba bersih dalam laporan keuangan yang disajikan perusahaan. Akan tetapi
nantinya akan ditelusuri performa dari laba bersih tersebut. Jangan-jangan laporan keuangan tersebut
dimanipulasi sehingga laba bersih terlihat sedikit, sehingga pajak yang harus dibayarkan kepada negara
menjadi lebih sedikit. Nah, untuk melihat tentang validitas laporan keuangan perusahaan, maka akan
ditelusuri arsip bukti transaksi perusahaan selama periode yang bersangkutan.
Alasan mengapa akuntan perlu untuk memperhatikan pengarsipan perusahaan
Nah, supaya arsip perusahaan rapi maka harus dilakukan manajemen kearsipan yang baik pula. Hal yang
bisa dilakukan agar arsip tersimpan rapi ialah dengan beberapa cara antara lain sebagai berikut.
 Arsip Komputer
Saat ini kegiatan transaksi perusahaan tidak hanya dilakukan via transaksi manual, akan tetapi via digital.
Jika arsip manual seperti faktur penjualan, struk pembelian bahan bakar bisa diarsip secara manual, maka
transaksi elektronik/digital pun bisa dilakukan pengarsipan. Misal jika dilakukan transaksi e-banking
untuk pembayaran, maka bukti transaksi tersebut bisa disimpan dalam bentuk J-Peg, PDF maupun bentuk
yang lain yang nantinya dapat diarsipkan dalam folder transaksi perusahaan.
Baca juga : Beberapa Macam Istilah Akuntansi Pemerintahan yang Perlu Anda Ketahui
 Arsip Fisik
Artinya ialah arsip dalam bentuk dokumen kertas. Ingat semua dokumen yang diterima ataupun
dikeluarkan perusahaan harus disimpan dengan rapi. Misalkan perusahaan mengeluarkan faktur penjualan
secara kredit kepada pelanggan, jangan sampai faktur tersebut hanya diberikan kepada customer saja,
akan tetapi copy faktur tersebut juga harus disimpan oleh perusahaan (biasanya bagian akuntansi atau
bagian penjualan kredit) sebagai dasar untuk melakukan penagihan atau bahkan jika customer komplain
dengan nilai nominal tagihan yang diberikan kepadanya.
  Apa sih arsip itu?

Apa itu arsip?

Seringkali orang bertanya-tanya tentang apa itu arsip. Tidak jarang banyak orang menganggap arsip
sebagai tumpukan kertas usang yang sudah tidak terpakai lagi.

Kearsipan merupakan pekerjaan kantor atau tatausaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha
pemerintah maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan
warkat atau surat dan dokumen kantor lain.

Sebenarnya apa itu arsip??

Berikut ini beberapa pengertian arsip:

 · Menurut kamus/ensiklopedia Kamus Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan
surat-surat penting.
 · Menurut lembaga administrasi negara ,arsip adalah segala kertas naskah, buku, foto, film,
microfilm,rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen-dokumen lain serta dengan segala
macam bentuk dan sifat ,asli maupun salinan, serta segala cara penciptaan, yng dihasilkan atau
diterima oleh suatu badan sebagai bukti atas
tujuan,organisasi,fungsi,kebijaksanaan,keputusan,prosedur,pekerjan,atau kegiatan pemerintah
lain, atau karena pentingnya informasi yang terkandung didalamnya.
 · Menurut para penulis
Ø Idris dkk
Arsip adalah kumpulan dari surat menyurat yang terjadi Karena suatu pekerjaan aksi,transaksi yang
disimpan, dan bila dibutuhkan dapatr dipersiapkan untuk pelaksanaan tugas selanjutnya.
Ø Maulana
Arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian dan pelaksanaan organisasi
yang kemungkinan berwujud surat-menyurat, data,berupa barang cetakan, kartu, sheets, dan buku catatan
berisi koresponden , Peraturan Pemerintah dan lain sebagainya yang diterrima dan dibuat sendiri oleh tiap
lembaga, baik pemerintah maupun swasta, kecil besar.
 · Menurut Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan “rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (pasal 1 ayat 2)”
Apa saja jenis arsip itu?
Sesuai perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, arsip terbagi atas berbagai bentuk:
Arsip menurut bentuk :
§ Tekstual (media kertas)
Missal: surat, laporan, nota
§ Kartografi dan gambar teknik
Missal peta, chart, desain bangunan
§ Audio visual
Audio ( rekaman suara), misal CD,kaset
Visual, missal gambar static berupa foto, citra bergerak berupa film tanpa suara
Audiovisual missal VCD, film
§ Machine readable (produk Ti)
Missal disket, flashdisk, e-mail
Arsip menurut fungsinya :
§ Arsip dinamis
Adalah arsip yang masih memiliki nilai guna
o Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih sering dipergunakan
o Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya sudah menurun atau jarang
digunakan
§ Arsip statis
Adalah arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung
v Arsip menurut subjek:
§ Arsip keuangan
§ Arsip kepegawaian
§ Arsip pemasaran
§ Arsip pendidikan
v Arsip menurut nilai dan kegunaannya :
§ Nilai guna administrasi
§ Nilai guna hokum
§ Nilai guna keuangan
§ Nilai guna penelitian
§ Nilai guna pendidikan
§ Nilai guna dokumentasi
v Arsip menurut sifat kepentingannya :
§ Arsip nonesensial
§ Arsip yang diperlukan
§ Arsip penting
§ Arsip vital
v Arsip menurut keseringan pengunaan :
§ Arsip aktif
§ Arsip pasif
§ Arsip abadi
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi yaitu sebagai sumber
informasi, dan sumber ingatan bagi organisasi. Digunakan sebagai system informasi manajemen untuk
mengambil suatu kebijaksanaan atau keputusan. Kebijaksanaan itu berfungsi sebagai perencanaan
program, pelaksanaan program serta sebagai pengawasaan program dalam sebuah organisasi.

Arsip ialah suatu kumpulan catatan yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat secara mudah dan cepat ditemukan.
Istilah lain dari arsip ialah segala sesuatu yang berkenaan dengan penyimpanan segala surat yang meliputi
korespondensi, surat-surat instruksi, surat edaran, akte. Atau singkatnya arsip adalah pembendaharaan
surat-surat termasuk di dalamnya surat-surat yang telah dijadikan buku atau kitab, baik mendani benda-
benda surat maupun mengenai tempat penyimpanan surat-surat.
Kata arsip berasal dari bahasa Belanda “Archief” yang artinya simpanan dan dalam bahasa Inggris “File”.
Dalam bahasa latin “Archievum” yang berarti penyimpanan (gedung penyimpanan) surat-surat, peraturan-
peraturan, undang-undang, dll.
Terdapat dua macam arsip,
1. Arsip surat keluar

2. Arsip surat masuk

Adapun tempat untuk menyimpan arsip disebut “MAP” dengan berbagai macamnya, antara lain:
1. Stopmap Folio untuk menyimpan surat yang akan ditandatangani oleh kepala.
2. Snelhecter Map untuk menyimpan surat-surat berharga seperti kwitansi, nota pembelian dan
sebagainya.
3. Order Map. Ini dua macam:
a. Yang besar berukuran 28.5 x 34.5 cm untuk menyimpan laporan daftar gaji, dll.
b. Yang kecil berukuran 28.5 x 17.5 cm untuk menyimpan surat-surat berharga seperti kwitansi, nota
pembelian dan sebagainya.

A. Sistem Kearsipan
Ada dua macam sistem kearsipan
1. Berdasarkan “nomor surat” ialah dimana surat disimpan berdasarkan urusannya masing-masing
seperti: surat-surat yang berhubungan dengan keuangan diarsipkan sesuai dengan arsip keuangan.
2. Berdasarkan perihal ialah kearsipan dimana penyimpanan surat-surat itu berdasarkan perihal surat.

B. Bagian-Bagian Arsip
1. Arsip Permanent ialah arsip surat-surat penting yang ada hubungnnya dengan kantor atau perusahaan
yang bersangkutan.
2. Arsip Active ialah surat-surat yang setiap waktu masih dibutuhkan.
3. Arsip inactive ialah arsip dari surat yang sudh jarang dipakai, umumnya surat-surat yang lebih dari
satu tahun.
4. Arsip mati ialah arsip dari surat yang sudah tidak pernah dipakai lagi (umumnya surat-ssurat yang
lebih dari 5 tahun).
Masalah kearsipan sangat penting sebab pada kantor besar umumnya diadakan suatu tempat khusus yang
merupakan pusat penyimpanan arsip dengan staff khusus, dimana surat seluruh bagian kantor ditetapkan
menjadi satu.
Keuntungan pemusatan arsip sebagai berikut:
1. Pertanggungjawaban seluruh arsip dipikulkan kepada seorang pegawai atau staf
2. Arsip dapat dipakai oleh semua bagian pada tempat yang tertentu.
3. Surat-surat itu tidak tersebar pada masing-masing bagian yang kadang-kadang bisa hilang terlupakan
dan lain sebagainya.
4. Segala rahasia kantor, perusahaan atau suatu organisasi dapat terjamin.

C. Cara Menyimpan Arsip

1. Bagian arsip menerima arsip surat masuk dan keluar dari semua bagian kantor.
2. Sebelum surat-surat itu masuk bendel arsip, harus dipisahkan antara surat masuk dan surat keluar.
3. Setelah dipisahkan menurut surat masuk dan keluar kemudian dipisahkan menurut bagian-bagian
(bagian keuangan, kepegawaian, dsb). Jadi arsip bagian yang mempunyai bundel tersendiri.
4. Setelah penggolongan menurut bagian-bagian kantor, baur sudat disusun. Biasanya tiap bendel
dimana induk (nomor polite) yang bersifat code, yakni yang memudahkan pemeriksaan.
5. Selesai dengan penggolongan kemudian arsip disusun menurut tanggal masuk keluarnya surat. Lalu
dimasukkan dalam bendel arsip setelah dilobangi dengan alat yang dinamakan “Ferforator”.
6. Jika surat-surat sudah masuk dalam bendel itu lalu disusun lagi dalam rak yang disebut rak arsip.

D. Perumusan Arsip
Surat yang tidak dipakai karena sudah lebih kwatunya tidak boleh dibuang tetapi harus disimpan sebagai
benda-benda arsip. Tempat penyimpanan itu harus terjammin keselamtannya dan keamanannya. Bila
benda-benda itu sudah waktunya dimusnahkan harus memenuhi peraturan yang telah ditetapkan oleh
peraturan negara, organisasi, perusahaan, dll.

E. Surat Yang Segera Disimpan

1. Surat yang tidak memerlukan jawaban
2. Surat yang tidak penting untuk dipelajari karena isi surat itu tidak mempunyai hubungan sama sekali
dengan urusan pekerjaan atau kantor atau perusahaan.
3. Surat yang sudah merupakan suatu yang basi atau tidak penting.

F. Surat Yang Tidak Segera Disimpan

1. Surat yang memerlukan jawaban atau balasan
2. Surat yang mengandung permintaan yang bersangkutan dengan urusan pekerjaan dari jawatan, kantor
atau perusahaan.
3. Surat edaran yang bertalian dengan urusan pekerjaan.
4. Surat apa saja yang harus dipelajari dahulu sebelum disimpan.
5. Surat instruksi yang berhubungan dengan urusan pekerjaan.
6. Surat yang memuat peraturan perundang-undangan.
Setelah surat-surat tersebut sudah tidak terpakai lagi disediakan suatu tempat yang khusus terpisah satu
dengan lainnya.
 Pengertian Arsip Menurut Para Ahli (Drs. The Liang Gie, KBBI, UU, LAN)
Pengertian Arsip Menurut Para Ahli – Kali ini akan dibahas mengenai apa definisi arsip yang benar.
Kata arsip mungkin sudah seing kita dengar, bahkan di perkantoran bisa dengan mudah kita temui bentuk
bentuk arsip. Lalu apa sebenarnya arti kata arsip secara umum, secara etimologi dan menurut beberapa
pakar?
Arsip secara etimologi merupakan kata serapan dari bahasa Belanda archief yang pada gilirannya diserap
dari bahasa Perancis archives dan diucapkan sebagai /ʔɑr’ʃiv/. Pengucapan dan cara penulisan dalam
bahasa Indonesia ini tampaknya berasal dari pelafalan bahasa Perancis ini. Pada awalnya kata ini berasal
dari bahasa Yunani αρχεία arkheia, bentuk jamak dari αρχείον arkheion, “balai kota”.
Dalam bahasa inggris, arsip dinyatakan dengan istilah file, yang bersal dari bahasa latin filum yang berarti
tali atau benang. Pada awalnya orang-orang inggris menyatukan warkat dengan cara mengikatnya dengan
tali atau benang.
Arsip secara umum adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan berbagai macam
bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka pelaksanaan kegiatan.
Yaitu pusat ingatan bagi seluruh kegiatan pekerjaan dimana surat/warkat yang diproses berdasarkan
pengklasifikasian atau penggolongan yang disusun, disimpan dan dipelihara sedemikian rupa selama
masih diperlukan.
Sedangkan menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan,
pengertian arsip atau kintaka adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga
negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan
bernegara.
Jadi, arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film,
rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau
diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan dan disusun menurut
sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
Arsip sendiri dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya, yang dapat dijadikan bukti
sahih untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat
berbentuk audio, video dan digital.
Arsip sangat berbeda dengan bahan pustaka yang terdapat dalam perpustakaan. Arsip mempunyai ciri
khusus diantaranya adalah arsip harus autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, informasinya
utuh, dan berdasarkan asas asal usul (principle of provenance) dan aturan asli (principle oforiginal order).
Arsip terdiri dari 2 jenis, antara lain :
 Arsip Konvensional; contoh : arsip kertas
 Arsip Media Baru; contoh : arsip micro film, kaset dll.
Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan
maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem
kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.
Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil keputusan,
bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki fungsi primer
dan sekunder. Arsip juga terdiri dari berbagai jenis berikut ini.
Jenis Jenis Arsip
1). Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya.
2). Arsip Aktif
Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam
penyelenggaraan administrasi.
3). Arsip Inaktif
Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
4). Arsip Statis
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan,
kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
5). Arsip Duplikasi
Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
 Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
Dan untuk lebih jelasnya mengenai pengertian arsip, simak pendapat dan penjelasan para ahli dan pakar
tentang apa arti arsip :
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
Menurut Sutarto (1997; 200)
Arsip adalah suatu warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap
kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
Menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia)
Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta, dan sebagainya), lisan (pidato, ceramah, dan sebagainya), atau
bergambar (foto, film, dan sebagainya) dari waktu yang lampau, disimpan dalam media tulis (kertas),
elektronik (pita kaset, pita video, disket komputer, dan sebagainya), biasanya dikeluarkan oleh instansi
resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.
Menurut Ensiklopedi Administrasi
 Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam
penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk
disimpan secara permanen bagi suatu keperluan.
  Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini
lebih tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN)
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau
dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara
penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan organisasi,
fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau
kegiatan-kegiatan lain pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
Menurut Prof. Mr. Prajudi Atmosodirejo
 Tempat menyimpan secara teratur bahan-bahan tertulis (geschereven strukken). Piagam-piagam
(vorkanden), surat-surat (briven), akte-akte (akten), kepustakaan-kepustakaan (besdhiden), daftar-
daftar (register), dokumen-dokumen (dokumentation) atau peta-peta (kearten).
 Kumpulan teratur dari bahan-bahan kearsipan
 Bahan-bahan yang harus diarsipkan
Menurut Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 Th 1979
 Arsip merupakan kumpulan naskah atau dokumen yang disiapkan
 Arsip merupakan gedung (ruang) penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen
 Arsip merupakan organisasi atau lembaga yang mengolah dan menyimpan kumpulan naskah atau
dokumen.
Menurut Undang-Undang No.7 tahun 1971 tentang “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I
pasal 1
1. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka
pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
2. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam
bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan kebangsaan.
Demikianlah artikel mengenai pengertian arsip menurut para ahli, secara umum dan secara etimologi.
Semoga bermanfaat dan bisa menjadi referensi ilmu pengetahuan dalam memahami definisi arsip yang
benar.

Pengertian Arsip Menurut Para Ahli

 1.Sularso Mulyono
Pengertian arsip menurut Sularso Mulyono adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan
yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebi dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas
apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
 2.The Liang Gie
Pengertian arsip menurut The Liang Gie adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis
karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
 3.Kamus Adminstrasi Perkantoran

Pengertian arsip menurut Kamus Administrasi Perkantoran adalah kumpulan warkat yang disimppan
secara teratur berencana karena mmepunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali
 4.Wursanto
Pengertian arsip menurut Wursanto adalah salah satu produk pekerjaan kantor (Office Work).
5.Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1 angka 2.
Pengertian arsip menurut Undang-Undang No.43 Tahun 2009 adalah rekaman kegitan atau peristiwa
dalam bentuk berbagai dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.
 6.Dr.Basir Barthos dalam buku Manajemen Kearsipan
Pengertian arsip menurut Dr. Basir Barhos adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar
ataupun bagan yang memuat keterangan keterangan mengenai sesuatu obyek (pokok, persoalan) ataupun
peristiwa.
 7.Agus Sugiarto (2005:5)
Pengertian arsip menurut Agus Sugiarto adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur
berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
 8.Hadi Abubakar (1996:8-9)
Pengertian arsip menurut Hadi Abubakar adalah Arsip dalam bahasa Indonesia berasal dari bahasa
Yunani yakni “arche” yang memiliki arti permulaan. Dalam beberapa waktu, arche berkembang menjadi
“ta archia” Dalam hal ini ta archia memilii arti sebagai catatan. Selanjutnya ta arcia berubah lagi menjadi
“archeon” yang berarti gedung pemerintahan.
 9.Maulana (1974:18)
Pengertian kearsipan menurut Maulana adalah suatu metode atau cara yang direncanakan dan
dipergunakan untuk menyimpan, pemeliharaan arsip bagi individu maupun umum dengan memakai
indeks yang sudah ditentukan, biasanya untuk keperluan filling ini dipergunakan lemari, laci cabinet dari
bahan baja tahan karat atau dari kayu yang terkunci, jauh dari bahaya yang tidak diinginkan.
 10.Drs. Ig. Wursanto (1989:2)
Pengertian kearsipan menurut Drs Ig. Wursanto adalah kegiatan pengurusan atau pengaturan arsip dengan
mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan
cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan.
 11.Ensiklopedia Administrasi
Pengertian kearsipan menurut Ensiklopedia Administrasi adalah:
 Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan
warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan
kembali secara cepat.
 Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut
sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu
dapat ditemukan kembali secara cepat.
 12.Suraja (2006:33)
Pengertian arsip menurut Suraja adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi
pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam
corak apapu, baik tunggal maupun berkelompok, yang memilki fungsi tertentu, dan disimpan secara
sistematis, sehingga jika diperlukan dapa disediakan dengan mudah dan cepat. Arsip adalah suatu
kumpulan warkat yang berguna dan disimpan dengan sistemasis sehingga saat diperllukan informasinya
dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
 13.Maulana dalam Wursanto (1991:18)
Pengertian arsip menurut Maulana adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-
kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang kemudian dapat berwujud berupa surat-menyurat, data-data
(bahan-bahan yang dapat memberi keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheets dan buku
catatan yang berisi koresponden, Peraturan Pemerintah dan lain sebagainya yang diterima dan dibuat
sendiri oleh setiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta, kecil atau besar.
Demikianlah telah dijelaskan tentang 13 Pengertian Arsip Menurut Para Ahli Terlengkap semoga dapat
menambah wawasan dan pengetahuan kalian. Terimakasih telah berkunjung dan jangan lupa untuk
membaca artikel lainnya.

Setiap Lembaga atau Instansi dalam pelaksanaan kegiatan administrasi sehari–hari tidak dapat lepas dari
proses penciptaan arsip, karena pada dasarnya arsip merupakan catatan atau rekaman dari setiap kegiatan
yang dilakukan. Catatan ini secara umum disebut naskah atau dokumen atau informasi terekam, yang
dalam realisasinya dapat berupa tulisan, gambar ataupun suara.
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting dalam perjalanan hidup suatu organisasi, oleh karena itu
untuk menjaga keawetan daur hidup sebuah arsip dari tahap penciptaannya, penggunaan, pemeliharaan
dan pemindahan serta pemusnahannya, sangat diperlukan sebuah sistem yang baik dan benar untuk
menangani arsip.
Dari ulasan di atas dalam artikel kali ini pokok pembahasannya ialah mengenai arsip. Dan diharapkan
pada artikel ini bermanfaat sebagai bahan acuan untuk refrensi anda.
Arsip dalam bahasa Belanda disebut “Archief”, sedang dalam bahasa Inggris disebut “Archieve”, kata
inipun berasal dari bahasa Yunani yaitu dari kata “arche” yang berarti “permulaan”.
Kemudian kata “arche” ini berkembang menjadi kata “Archia” yang berarti “catatan”. Selanjutnya, dari
kata “Archia” berubah lagi menjadi kata “Ar-cheion” yang berarti ‘Gedung Pemerintahan”.
Sedangkan dalam bahasa Latin, disebut “Archivum”, dan akhirnya menurut Serdamayanti dalam bahasa
Indonesia dipakai istilah “Arsip” sampai saat ini.
1. Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
Dari pengertian di atas turut mengundang para ahli untuk menyampaikan pendapatnya mengena
pengertian dari arsip.
Adapun pengertian dari arsip menurut para ahli meliputi:
1. Menurut Wursanto bahwa Arsip merupakan salah satu produk pekerjaan kantor (office work).
Produk Pekerjaan kantor lainnya, ialah : formulir, surat, dan laporan.
2. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
teratur berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat
ditemukan kembali.
3. The Liang Gie mengungkapkan bahwa Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan
secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali.
4. Sularso Mulyono mengungkapkan bahwa Arsip adalah Penempatan kertas-kertas dalam tempat
penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa
sehingga setiap kertas apabila diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat
Berdasarkan pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan
menurut aturan-aturan yang berlaku (yang telah ditentukan) dan apabila diperlukan sewaktu-waktu dapat
ditemukan kembali dengan cepat.
2. Unsur-Unsur dari Arsip
Arsip sendiri memiliki unsur-unsur, adapun unsur-unsur dari arsip meliputi:
1. adalah sebuah bentuk informasi yang terekam
2. memiliki bentuk media yang nyata, dalam arti dapat dilihat dan dibaca, diraba dan didengar
3. memiliki fungsi dan kegunaan. Kegunaan ini dapat merupakan bukti (evidence) dengan legalitas
tertentu, yang dapat digunakan dalam rangka menunjang proses pelaksanaan kegiatan
administrasi dan fungsi-fungsi manajemen birokrasi, pemerintahan dan bisnis.
Menurut Undang – Undang No. 7 tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan, sesuai
dengan sifat arsip di bedakan menjadi dua :
3. Arsip Dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini senantiasa masih berubah, baik
nilai dan artinya sesuai dengan fungsinya. Contoh : Undang – undang, peraturan – peraturan dan
sebagainya.
4. Arsip Statis yaitu arsip yang tidak perlu dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya. Arsip ini justru mempunyai sifat tarif
nilai yang abadi, contoh : Teks Proklamasi.
Demikian artikel yang berisi tentang pengertian arsip, unsur-unsur arsip, jenis arsip. Semoga artikel ini
dapat bermanfaat bagi anda.

Ditulis Kembali Oleh : Andrico

Pengertian Arsip
Pengertian arsip secara etimologis berasal dari bahasa Belanda yaitu “archief atau archives”, dari bahasa
Yunani “arche” yang berarti permulaan. Dari kata “arche” inilah kemudian berkembang menjadi kata “ta
archia” yang berarti catatan. Kemudian untuk selanjutnya dari kata “ta archia” tersebut berkembang lagi
menjadi kata “archeon” yang berarti gedung pemerintahan. Istilah lain dari arsip yaitu file (bahasa
inggris) dan record atau warkat.

File merupakan jenis arsip aktif (early archive). Arsip aktif mengandung pengertian arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam proses administrasi sehingga arsip ini masih terdapat di unit kerja
setiap organisasi (Moekijat, 2002:75). Record merupakan lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,
rekaman dan sebagainya), dalam bentuk atau dalam wujud apapun yang berisi informasi atau keterangan
untuk disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian.
Record jenis arsip inaktif (permanent file).

Arsip inaktif merupakan arsip yang sudah menurun nilai kegunaannya dalam proses administrasi sehari-
hari, arsip ini terdapat di unit kearsipan organisasi yang bersangkutan. The International Standart
Organization mendefinisikan record sebagai informasi yang diciptakan, diterima, dikelola sebagai bukti
maupun yang dipergunakan baik oleh organisasi maupun perorangan untuk memenuhi kewajiban hukum
atau transaksi bisnis (Sukoco, 2007:82). Warkat berasal dari bahasa Arab yang memiliki pengertian
secara singkat surat. Dalam pengertian secara luas warkat merupakan lembaran yang berisiketerangan
yang mempunyai arti dan kegunaan tertentu yang disimpan secara sistematis (Moekijat, 2002:75).

Menurut UU Nomor 43 Tahun 2009 mengartikan arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik,
organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa
dan bernegara. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, Arsip adalah dokumen tertulis (surat, akta dan
sebagainya), lisan (pidato, ceramah dan lain-lain) dari waktu lampau yang disimpan dalam media tulis
(kertas), elektronik (kaset, video, disket dan sebagainya). Arsip tersebut biasanya dikeluarkan oleh
instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi.

Disamping itu, Dr. Basir Barthos dalam bukunya Manajemen Kearsipan menyebutkan bahwa Arsip
adalah setiap catatan tertulis baik dalam bentuk gambar ataupun bagan yang memuat
keteranganketerangan mengenai sesuatu obyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa (Barthos, 2005:1).
Arsip tersebut dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang itu pula. The Liang Gie menyatakan
bahwa arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali (The Liang Gie, 1992:118).
Dari beberapa pengertian di atas maka dapat disimpulkan bahwa arsip merupakan data atau dokumen
dalam bentuk apapun yang memiliki nilai historis,nilai hukumdan juga nilai kegunaan yang disimpan
secara teratur dan sistematis agar dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat apabila diperlukan
oleh suatu lembaga atau organisasi.

Jenis Arsip
a. Berdasarkan Fungsinya
Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi dua kategori yaitu:
1. Arsip Dinamis
Arsip dinamis berasal dari bahasa Belanda dynamisch archief. Arsip dinamis (dokumen atau record)
merupakan informasi terekam termasuk data dalam sistem komputer yang dibuat atau diterima oleh badan
korporasi atau perorangan dalam transaksi kegiatan atau melakukan tindakan sebagai bukti aktivitas
tersebut (Sulistyo-Basuki, 2003:13).

Arsip dinamis harus memenuhi syarat yang ditentukan yaitu lengkap, cukup, bermakna, komprehensif,
tepat dan tidak melanggar hukum. Singkatnya arsip dinamis merupakan arsip yang diperlukan dalam
perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan
administrasi negara pada khususnya. Arsip dinamis selalu dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari.Arsip dinamis harus dikelola agar bermanfaat bagi pencipta, penerima dan
pemakainya (Sulistyo-Basuki, 2003:14).
Untuk dapat sampai kepada pemakai maka arsip dinamis harus dikelola artinya diurus dengan sebaik
mungkin dan harus tersedia apabila diperlukan. Arsip dinamis atau dokumen dapat dibagi menjadi
beberapa kategori yaitu Arsip dinamis administratif, Arsip dinamis akuntansi, Arsip dinamis proyek dan
Berkas Kasus (Sulistyo-Basuki, 2003:13). Sedangkan menurut penggunaannya Berdasarkan UU Nomor 1
Tahun 1971, maka Arsip Dinamis tersebut dibedakan menjadi 2 yaitu Dokumen Aktif dan Dokumen
Inaktif. Menurut Sulistyo-Basuki (2003:18) arsip dinamis terdiri dari Arsip Dinamis Kontemporer
(Contemporary Records), Arsip Dinamis Vital (Vital Records), Arsip Dinamis Nonkopi (Nonrecord
Copy).

2. Arsip Statis
Arsip statis adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan administrasi negara sehari-hari.
Pada umumnya bentuk arsip statis adalah kertas, foto, transkrip (Sulistyo-Basuki, 2003:332-333). Arsip
statis ini biasanya memiliki nilai guna kesejarahan. Arsip statis tersebut berada di Arsip Nasional
Republik Indonesia atau di Arsip Nasional Daerah.

b. Berdasarkan Keabsahan
1. Arsip Otentik
Arsip Otentik adalah arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan sah dengan tinta sebagai tanda keabsahan
dari isi arsip yang bersangkutan.

2. Arsip Tidak Otentik

Arsip Tidak Otentik adalah arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan dengan tinta (Sukoco,
2007:84).

c. Berdasarkan tempat atau tingkat pengelolaan

Berdasarkan tempat atau tingkat pengelolaannya menurut Quible (dalam Sukoco, 2007:96) maka arsip
dapat dibedakan menjadi Arsip terpusat (Sentralisasi), Arsip Unit (Desentralisasi), Arsip Kombinasi
(Sentralisasi-Desentralisasi).

d. Berdasarkan Isi
Berdasarkan isi yang terkandung dalam arsip maka arsip dapat dibedakan menjadi Arsip Keuangan, Arsip
Kepegawaian, dan Arsip Pendidikan.

3. Komponen Arsip
Menurut Kennedy dan Schauder 1998 (dalam Sukoco, 2007:82) menjelaskan bahwa setiap dokumen dan
arsip terdiri dari:
 Isi yaitu informasi yang terdapat pada arsip berupa ide atau konsep, fakta tentang suatu
kejadian, orang, organisasi maupun aktivitas lain yang direkam dalam arsip tersebut.
 Struktur merupakan atribut fisik yang terdiri dari ukuran dan gaya huruf, spasi, margin
serta lambang organisasi dan logis yaitu logika dibalik pembuatan dokumen dari suatu
arsip tersebut.
 Konteks menjelaskan “mengapa” dari suatu arsip.
4. Peran dan Fungsi Arsip
a. Peran Arsip
Menurut Wursanto (1991:5) arsip memiliki peranan yang potensial dalam administrasi yaitu Sebagai
pusat daya ingat, Sebagai sumber informasi, Sebagai ala pengawasan, Sebagai pembuatan keputusan.
Arsip mempunyai peranan yang penting dalam proses penyajian informasi kepada pimpinan yang
digunakan dalam proses pembuatan keputusan dan juga perumusan kebijakan. Oleh sebab itulah didalam
menyajikan informasi yang cepat dan akurat harus ada sistem dan prosedur kerja yang baik di bidang
kearsipan.

b. Fungsi Arsip
Fungsi arsip bagi setiap organisasi menurut Wursanto (1991:33) yaitu aktifitas yang dimilliki oleh kantor
atau organisasi akan berjalan dengan lancar, dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis,
dapat dijadikan sebagai bukti-bukti tertulis apabila terkena masalah, dapat dijadikan sebagai bahan
pertanggungjawaban serta dapat menghemat waktu, biaya dan tenaga.

5. Proses Penyimpanan Arsip

a. Segregating Arsip
Segregating arsip merupakan tahap penyimpanan arsip dengan cara memisah-misahkan arsip. Arsip
dikelompokkan berdasarkan subyeksubyek yang tercantum dalam kartu kendali atau menurut daftar
indeks yang telah ditentukan.

b. Examining Arsip
Examining arsip adalah proses penelitian terhadap arsip yang akan disimpan. Hal tersebut perlu dilakukan
untuk mengetahui apakah arsip-arsip yang disimpan itu sudah ada tanda-tanda persetujuan dari pejabat
yang berwenang yang membenarkan bahwa arsip tersebut disimpan atau tidak.

c. Assembling Arsip
Assembling arsip adalah cara memadukan arsiparsip yang merupakan bagian-bagian langsung atas
persoalan yang sama. Arsip tersebut kemudian dijadikan satu dan disusun menurut susunan kronologis
tanggal surat, dokumen, arsip.

d. Classification Arsip
Classification arsip merupakan proses pengklasifikasian arsipyaitu menggolongkan arsip-arsip
berdasarkan atas perbedaan-perbedaan yang ada, serta pengelompokan arsip atas dasar
persamaanpersamaan yang ada untuk menentukan sub-sub subyek beserta kodenya secara cermat.

e. Indexing Arsip
Mengindeks adalah menentukan urutan unitunit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan
disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan
penemuan kembali arsip (Sukoco, 2007:88). Bentuk indeks ini dapat berupa nama orang, nama tempat,
nama badan atau organisasi. Kegiatan Indexing arsip meliputi membaca secara cermat untuk menentukan
inti, menentukan judul atau caption arsip secara tepat, memberikan tanda-tanda lain yang dapat menjadi
petunjuk arsip, membutuhkan caption utama berikut kode masalah terhadap arsip yang bersangkutan.

f. Cross Reference Arsip

Cross Reference arsip adalah tunjuk silang. Tunjuk silang tersebut digunakan apabila terdapat dua judul
yang sama. g.Menyusun Arsip Arsip-arsip yang sudah diberi judul disusun sesuai dengan susunan yang
disepakati oleh setiap instansi. h. Memfile Arsip Memfile arsip berarti mengatur pembentukan arsip-arsip
sesuai dengan pola klasifikasi dan mengaturnya di dalam file-file atau folder-folder sesuai dengan
tempatnya (Wursanto 1991:16-18).

6. Sistem Penyimpanan Arsip

Menurut Gie (dalam Sukoco, 2007:88-90) sistem penyimpanan arsip meliputi Sistem Alfabetis
(alphabetical Filling System), Sistem Nomor (Numeric Filling System), Sistem Subyek, Sistem geografi,
dan Sistem kronologis.

7. Nilai Guna Arsip

a. Nilai Guna Primer
Nilai guna primer adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan suatu lembaga atau
instansi pencipta arsip. Nilai guna primer terdiri dari nilai guna administratif, nilai guna fiskal, nilai guna
hukum dan nilai guna historis (Sukoco, 2007:86).

b. Nilai Guna Sekunder

Nilai guna sekunder menurut Sukoco adalah nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi kepentingan
penerima atau pengguna arsip. Nilai guna sekunder terdiri dari Nilai guna kebuktian dan Nilai guna
informasional (Sukoco, 2007: 86-87).

c. Nilai-Nilai Khusus
Menurut Santa, 1995 (dalamSukoco, 2007: 87) Arsip memiliki nilai-nilai khusus yang meliputi
Administrative Value, Legal Value, Fiscal Value, Research Value, Educational Value dan Documentary
Value.

Manajemen Kearsipan
1. Pengertian Manajemen Kearsipan
Menurut George R. Terry, Ph.D dalam bukunya “Office Management and Control”,“Filling is the placing
of papers in acceptable containers according to some predetermined arrangement so that any paper, when
required, can be located quickly and conveniently” (dalam Moekijat,2002:75). Bila diterjemahkan
kedalam bahasa Indonesia pernyataan George R. Terry tersebut memiliki pengertian bahwa kearsipan
adalah penempatan kertas-kertas dalam tempattempat penyimpanan yang baik menurut aturan yang telah
ditentukan terlebih dahulu sehingga apabila diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah dan
cepat (Moekijat, 2002:75). Dengan dilaksanakannya manajemen kearsipan maka proses pelayanan publik
yang dilaksanakan oleh suatu instansi diharapkan akan berjalan dengan lebih baik.

Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan memberi penjelasan
sebagai berikut:
 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan
pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok,
dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
 Naskah-naskah yang dibuat atau diterima oleh badan-badan swasta atau
perorangan,dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
Berdasarkan UU Nomor 7 Tahun 1971 menjelaskan bahwa yang dimaksud dengan naskah-naskah dalam
corak bagaimanapun dari suatu arsip adalah meliputi baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis.
Sedangkan yang dimaksud dengan berkelompok adalah naskahnaskah yang berisikan hal-hal yang
berhubungan satu dengan yang lain yang dihimpun dalam berkas tersendiri mengenai masalah yang sama.
Odgers (dalam Sukoco, 2007:82) mendefinisikan manajemen arsip sebagai proses pengawasan,
penyimpanan dan pengamanan dokumen serta arsip, baik dalam bentuk kertas maupun media elektronik.
Sedangkan Charman mengartikan manajemen kearsipan sebagai proses yang menitikberatkan kepada
efisiensi administrasi perkantoran, pengelolaan dan pemusnahan dokumen apabila tidak lagi diperlukan
(dalam Sukoco, 2007:82). Dengan diterapkannya manajemen kearsipan pada suatu instansi maka akan
mempermudah unit kearsipan dalam menata dan menemukan kembali arsip sehingga proses pelayanan
publik dapat berjalan dengan lancar, efektif dan efisien.
2. Tujuan Kearsipan
Sesuai dengan UU Nomor 7 Tahun 1971 dalam Pasal 3,tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan
kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban bagi kegiatan pemerintah.
Bank Dunia (2005) menjelaskan bahwa tujuan pengelolaan dokumen yang terintegrasi adalah Untuk
menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai gunanya kemudian
Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh
orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat.

3. Metode Kearsipan
Dalam manajemen kearsipan terdapat 2 macam metode kearsipan yang dianjurkan untuk dipergunakan
oleh setiap organisasi, badan atau instansi antara lain:
 Metode Kearsipan Mendatar, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu, dimana
dokumen-dokumen ditaruh yang satu diatas yang lain dalam laci-laci dan sebagainya.
 Metode Kearsipan Vertikal, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu dibelakang yang
lain menurut urutan penggolongan yang dipandang baik (Moekijat, 2002:82).
4. Model Dalam Mengelola Arsip
Ada dua model dalam mengelola arsip yaitu Life Cycle Model (Model Siklus Hidup) dan Records
Continuum Model (Model Arsip Berkelanjutan).

 Pengertian Arsip, Tujuan, Peranan dan Fungsi serta Jenis-Jenis Arsip Menurut Para Ahli
Terlengkap
By Si ManisPosted on November 27, 2017
Pengertian Arsip, Tujuan, Peranan dan Fungsi Serta Jenis-Jenis Arsip Menurut Para Ahli
Terlengkap– Arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketika dalam bentuk huruf, angka
maupun gambar yang memiliki arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi seperti
kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), komputer (pita tape, piringan, rekaman,
disket), kertas photocopy dan lain sebagainya.
Contents [show]
 Pengertian Arsip Menurut Para Ahli
 Sularso Mulyono
Menurut Sularso Mulyono, Arsip adalah penempatan kertas-kertas dalam tempat penyimpanan yang baik
menurut aturan yang telah ditentukan terlebih dahulu sedemikian rupa sehingga setiap kertas apabila
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat.
 The Liang Gie
Menurut The Liang Gie, Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena
mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali.
 Kamus Administrasi Perkantoran
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur
berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.
 Wursanto
Menurut Wursanto, Arsip adalah salah satu produk pekerjaan kantor (office work). Produk Pekerjaan
kantor lainnya, diantaranya formulir, surat, dan laporan.
 Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan
Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Arsip atau kintaka
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
 Undang-Undang No.7 Tahun 1971
Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971, Arsip adalah:
 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembagalembaga negara dan badan-badan
pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan.
 Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dlaam bentuk corak
apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan.
 Tujuan Kearsipan
Adapun tujuan kearsipan yaitu:
 Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur dan aman
 Jika dibutuhkan bisa ditemukan dengan cepat dan tepat
 Menghemat waktu dan tenaga
 Menghemat tempat penyimpanan
 Menjaga rahasia arsip
 Menjaga kelestarian arsip
 Menyelamatkan pertannggung jawaban perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan
kemasyarakatan.
 Peranan dan Fungsi Arsip
Peranan Arsip
Peranan arsip yaitu:
  Sebagai pusat informasi, setiap arsip bisa membantu ingatan seseorang mengenai sebuah naskah
tertentu.
 Sebagai sumber dokumentasi, arsip dapat digunakan ppemimpin organisasi dalam mengambil
keputusan dengan tepat mengenai masalah yang dihadapi.
 Sebagai bukti resmi pertanggung jawaban penyelenggaraan administrasi
Fungsi Arsip
Adapun fungsi arsip yaitu:
 Sebagai sumber ingatan bagi organisasi atau perorangan jika lupa dengan isi dokumen atau
permasalahan yang butuh diperhatikan isinya serta memiliki keterkaitan dengan permasalahan
baru.
 Sebagai sumber informasi bagi pemimpin yang membutuhkannya dalam menghadapi
permasalahannya.
 Sebagai bahan penelitian, arsip merupakan data dan fakta yang otentik untuk dijadikan dasar
pemikiran penelitian.
 Sebagai alat bukti tertulis suatu hal
 Sebagai gambaran peristiwa masa lampau atau sebagai bukti sejarah.
Menurut Undang-Undang No.7 Tahun 1971 pasal 2, fungsi arsip yaitu:
 Arsip Dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam penyusunan,
pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau digunakan dalam
penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam ruang lingkup administrasi negara.
 Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunaka lagi secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kegiatan tugas pokok ataupiun dalam penyelenggaraan kegiatan tatausahaan dan
kehidupan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
 Jenis-Jenis Arsip
Terdapat pembagian jenis arsip diantaranya seperti:
 Arsip Menurut Subjek atau Isinya
 Arsip kepegawaian, contohnya seperti daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat
pengangkatan pegawai dan rekaman prestasi
 Arsip Keuangan, contohnya sepertilaporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti
pembelian dan surat perintah bayar
 Arsip Pemasaran, contohnya seperti surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan,
daftar pelanggan dan daftar harga.
 Daftar pendidikan, contohnya seperti kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan
transkip mahasiswa.
 Arsip Menurut Bentuk dan Wujud Fisiknya
 Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen
rapat, berita acara, laporan dan tabel.
 Pita rekaman
 Mikrofilm
 Disket
 Compact disk
 Flash disk
 Arsip Menurut Nilai Gunanya
 Arsip bernilai informasi, contohnya seperti pengumuman, pemberitahuan dan undangan
 Arsip bernilai administrasi, contohnya seperti ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur
kerja dan uraian tugas pegawai.
 Arsip bernilai hukum, contohnya seperti akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta
perkawinan, surat perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
 Arsip bernilai sejarah, contohnya seperti laporan tahunan, notulen rapat dan gambar foto dan
peristiwa
 Arsip bernilai ilmiah, contohnya seperti hasil penelitian
 Arsip bernilai keuangan, contohnya seperti kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
 Arsip bernilai pendidikan, contohnya seperti karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran
dan program pelajaran.
 Arsip Menurut Sifat Kepentingannya
 Arsip tak berguna, contohnya seperti surat undangan dan memo
 Arsip berguna, contohnya seperti presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan
barang
 Arsip penting, contohnya seperti surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan
keuangan, buku kas dan daftar gaji
 Arsip vital, contohnya seperti akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat
tanah/bangunan dan ijasah
 Arsip Menurut Fungsinya
 Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari
 Arsip Statis, yaitu arsip yang tidak digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-
hari.
 Arsip Menurut Tempat atau Tingkat Pengolahannya
 Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi.
  Arsip Unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit organisasi.
 Arsip Berdasarkan Tingkat Keasliannya
 Arsip Asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin ketik, cetakan printer, tanda
tangan dan legalisasi asli atau dokumen utama.
 Arsip Tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dimana proses pembuatannya
bersama dokumen asli namun ditunjukan pada pihak selain penerima dokumen asli.
 Arsip Salinan, yaitu dokumen yang yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen
asli namun memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
 Arsip Menurut Kekuatan Hukum atau Legalitas dalam Hukum
 Arsip Autentik, yaitu arsip yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai tanda
keabsahan dari sisi arsip bersangkutan.
 Arsip Tidak Autentik, yaitu arsip yang diatasnya tidak ada tanda tangan asli dengan tinta.

 PENGERTIAN ARSIP DAN 5 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP BESERTA

CONTOHNYA
by kurniawan | Sep 29, 2017 | Artikel
Sistem Penyimpanan Arsip – Arsip adalah catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi dengan
berbagai macam bentuk yang dibuat oleh lembaga, organisasi maupun perseorangan dalam rangka
pelaksanaan kegiatan.
Arsip dapat berupa surat, warkat, akta, piagam, buku, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti shahih
untuk suatu tindakan dan keputusan. Dengan adanya perkembangan teknologi, arsip dapat berbentuk
audio, video dan digital.
Mengingat jumlah arsip yang semakin banyak dibuat dan diterima oleh lembaga, organisasi, badan
maupun perseorangan maka diperlukan manajemen pengelolaan arsip yang lebih dikenal dengan sistem
kearsipan melalui beberapa pekerjaan atau kegiatan untuk mengelola arsip yang ada.
Kearsipan adalah pengelolaan catatan rekaman kegiatan atau sumber informasi yang memiliki nilai
kegunaan dengan teratur dan terencana baik itu arsip yang dibuat maupun yang diterima, agar mudah
ditemukan kembali jika diperlukan.
Baca Juga Berbagai Cara Menyimpan Dokumen Penting Yang Terbukti Aman
Sistem kearsipan yang diselenggarakan secara optimal akan memperlancar kegiatan dan tujuan lembaga,
organisasi, badan maupun perseorangan.
 ARSIP
Kata arsip dalam bahasa Indonesia diserap dari bahasa Belanda archief yang secara etimologi berasal dari
bahasa Yunani archium yang artinya peti tempat untuk menyimpan sesuatu.
Pengertian arsip awalnya menunjukkan tempat atau ruang penyimpanan arsip, namun saat ini pengertian
arsip lebih cenderung sebagai catatan atau surat yang memiliki nilai kegunaan yang perlu untuk disimpan
dengan sistem kearsipan.
Sedangkan dalam bahasa Latin, kata arsip disebut felum (bundle) yang berarti benang atau tali. Kala itu
benang atau tali digunakan untuk mengikat kumpulan lembaran tulisan atau catatan agar ringkas dan
mudah dicari jika diperlukan.
Dahulu arsip identik dengan warkat yang berasal dari bahasa Arab yang berarti surat, namun dalam
perkembangan lebih lanjut pengertian warkat adalah lembaran yang berisi keterangan atau informasi yang
mempunyai arti dan kegunaan.
Warkat juga dapat diartikan sebagai alat pembayaran non tunai yang diperhitungkan melalui Kliring.
Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film,
mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau dokumen lain dalam segala macam bentuk yang
sifatnya salinan.
Arsip juga dihasilkan atau diterima oleh suatu badan sebagai bukti dari tujuan organisasi, fungsi-fungsi
kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-pekerjaan atau kegiatan-kegiatan lain
pemerintah atau karena pentingnya informasi yang terkandung di dalamnya.
 JENIS-JENIS ARSIP
Jenis-jenis arsip diantaranya adalah sebagai berikut :
1). Arsip Dinamis
Arsip yang dipergunakan secara langsung, dalam perencanaan pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya.
2). Arsip Aktif
Arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan, dalam
penyelenggaraan administrasi.
3). Arsip Inaktif
Arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya, untuk penyelenggaraan administrasi sudah menurun.
4). Arsip Statis
Arsip yang tidak dipergunakan secara langsung, untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan,
kebangsaan pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.
5). Arsip Duplikasi
Arsip yang bentuk maupun isinya sama dengan arsip aslinya.
 FUNGSI ARSIP
Secara umum arsip memiliki fungsi untuk penunjang aktivitas administrasi, alat pengambil
keputusan, bukti pertanggungjawaban, sumber informasi, dan wahana komunikasi. Selain itu memiliki
fungsi primer dan sekunder.
 1. FUNGSI PRIMER ARSIP
Fungsi Primer adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kepentingan pencipta arsip tersebut sebagai
penunjang saat tugas sedang berlangsung maupun setelah kegiatan selesai, baik itu oleh lembaga/instansi
pemerintah, swasta, maupun perorangan.
Nilai guna pada arsip primer meliputi administrasi, hukum, keuangan, ilmiah maupun teknologi.
 2. FUNGSI SEKUNDER ARSIP
Fungsi sekunder adalah nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bukan untuk pencipta arsip
melainkan bagi kepentingan lembaga/instansi pemerintah, swasta, perorangan dan juga kepentingan
umum lain sebagai bahan bukti dan bahan pertanggungjawaban.
Nilai guna sekunder meliputi nilai guna pembuktian dan penginformasian.
 SIFAT DAN KARAKTER ARSIP
Arsip memiliki sifat dan karakter untuk membedakan kualitas arsip, antara lain sebagai berikut:
 1). AUTENTIK
Autentik yaitu informasi melekat pada wujud aslinya seperti informasi mengenai waktu dan tempat arsip
dibuat/diterima, memiliki tujuan dan kegiatan, bukti kebijaksanaan dan organisasi penciptanya.
 2). LEGAL
Legal yaitu dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi
bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.
 3). UNIK
Unik karena tidak dibuat massal dan memiliki kronologi produk. Jika arsip di duplikasi (dibuat tembusan)
akan memiliki arti yang berbeda untuk pelaksanaan kegiatan.
 4). TERPERCAYA
Terpercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bukti sahih sebagai bahan pendukung pelaksanaan
kegiatan.

 KEARSIPAN
Kearsipan (bahasa Inggris Filling) adalah suatu proses kegiatan pengaturan arsip (file) mulai dari
penciptaan, penerimaan, pencatatan, penyimpanan.
Proses kearsipan menggunakan sistem tertentu dalam penyusunan, pemeliharaan arsip agar dapat
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat serta untuk pemusnahan arsip berdasarkan kriteria tertentu.
Ruang lingkup kegiatan kearsipan meliputi
1. Penciptaan, penerimaan, pengumpulan arsip.
2. Pengendalian, pemeliharaan dan perawatan arsip.
3. Penyimpanan dan pemusnahan arsip.
Perkembangan teknologi dan informasi saat ini dapat mengubah proses kearsipan dengan lebih praktis,
cepat dan mudah. Arsip-arsip dapat disimpan dalam bentuk digital berupa mikro film, CD, DVD,
harddisk dan sebagainya yang dapat menghemat ruang dan biaya.
Apalagi telah hadir Cloud Computing yang memanfaatkan teknologi internet untuk penyimpanan file atau
dokumen.
 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP
Menurut Wursanto (2001: 22) menyatakan bahwa:
“Sistem penyimpanan adalah rangkaian tata cara dan langkah-langkah yang harus dilaksanakan dalam
menyimpan warkat-warkat, sehingga bilamana diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan
kembali secara cepat”.
Tujuan penataan sistem penyimpanan arsip
 Agar arsip dapat disimpan dan ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
 Menunjang terlaksananya penyusutan arsip dengan efektif dan efisien.
 Untuk menjadikan setiap record tersebut lebih mudah dicari apabila dibutuhkan untuk referensi.
 Menjaga bahan-bahan arsip itu, agar setiap historis dari perusahaan maupun individu dapat
ditempatkan di suatu tempat tertentu, baik dalam kelompok, subyek, daerah, maupun bersamaan.
 Memudahkan pencarian arsip, jika sewaktu-waktu diperlukan.
 Untuk lebih mengembangkan atau lebih menguntungkan apabila bahan arsip itu ditempatkan
secara permanen demi untuk kelancaran tugas perusahaan atau kantor selama waktu arsip tersebut
digunakan.
Baca juga 11 Tips Dan Cara Menabung Dengan Cepat Yang Wajib Kamu Ketahui
 5 SISTEM PENYIMPANAN ARSIP SESUAI STANDAR
 1. SISTEM ABJAD/ALPHABETICAL FILLING SYSTEM
Pada sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas yang menggunakan
metode penyusunan berdasarkan abjad secara berurutan dari A sampai dengan Z dengan berpedoman
pada peraturan mengindeks.
PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD
Guide
Berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip diantara arsip-arsip
yang lain. Macam-macam guide antara lain : Guide utama/guide primer, guide pembantu, guide
keluar/lembar keluar.
Folder
Ada 3 jenis folder yang digunakan dalam sistem abjad: Folder campuran, Folder individu, dan Folder
khusus.
Persiapan penataan arsip berdasarkan abjad
a. Paham peraturan mengindeks.
b. Menyiapkan lembar tunjuk silang (bila perlu).
c. Menyiapkan peralatan arsip.
KEUNTUNGAN SISTEM FILLING ABJAD
 Dapat langsung menempatkan berkas pada tempat penyimpanannya.
 Petunjuk penataan berkas sederhana dan mudah dipahami.
 Tunjuk silang sangat mudah diterapkan.
 Kesalahan berkas mudah dicek ditempat berkas dengan abjad yang sama.
 Biaya pelaksanaannya lebih murah.
KERUGIAN SISTEM FILLING ABJAD
 Ada kemungkinan salah penempatan berkas jika tidak mengikuti aturan secara konsisten.
 Mudah mengubah beberapa alfabet dalam surat.
 Tunjuk silang yang berlebihan akan membuat penyimpanan cepat penuh/sesak.
 Pemberian label pada folder memakan banyak tenaga.
LANGKAH LANGKAH PENYIMPANAN ARSIP
1. Penampungan
2. Penelitian
3. Pengindeksan
4. Pengkodean
5. Penyortiran
6. Penyimpanan
PROSEDUR PENEMUAN KEMBALI ARSIP YANG DI SIMPAN
1. Teliti arsip yang diminta
2. Isi bon peminjaman
3. Bergeraklah menuju tempat penyimpanan
4. Cari arsip ke filling cabinet sesuai kode arsip
5. Ambil arsip yang diminta
6. Tempatkan out guide atau out sheet ditempat arsip yang diambil
7. Serahkan arsip kepada yang memerlukan
 2. SISTEM NOMOR/NUMERICAL FILLING SYSTEM
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor
sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga inderect filing system (karena
penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokan masalahnya terlebih dahulu).
Persiapan penataan arsip berdasarkan nomor
a. Menyusun pola klasifikasi arsip.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
KELEBIHAN SISTEM FILLING NOMOR
 Penyimpanan dapat lebih teliti, cermat, dan teratur.
 Penyimpanan dapat lebih cepat dan tepat.
 Sederhana dan mudah dilaksanaka.
 Dapat dipakai untuk segala macam surat/warkat/dokumen.
 Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai referensi dalam korespondensi.
 Nomor map atau dokumen dapat diperluas tanpa batas.
KELEMAHAN SISTEM FILLING NOMOR
 Lebih banyak waktu dipergunakan untuk mengindeks.
 Banyaknya map untuk surat-surat beraneka ragam, dapat menimbulkan kesulitan.
 Perlu ruangan yang luas dan memadai untuk menyimpan arsip yang banyak.
Ada dua macam filing system nomor, yaitu filing system nomor Dewey dan filing system nomor Terminal
Digit.
Filing System Nomor Dewey
Filing system nomor dewey disebut juga system decimal. Dalam sistem ini yang harus dilakukan meliputi
hal-hal berikut.
1) Merancang daftar klasifikasi nomor
Daftar klasifikasi adalah daftar yang memuat segala persoalan kegiatan yang terdapat dalam
kantor/perusahaan. Persoalan kegiatan ini dikelompokkan lalu diberi nomor kode.
2) Menyiapkan dan menyusun perlengkapan
3) Penyimpanan Surat
Filing System Nomor Terminal
Filing system nomor terminal digit adalah sistem kearsipan yang memakai nomor urut dalam buku arsip.
Dalam filing system ini yang perlu diperhatikan ialah sebagai berikut.
1) Menyiapkan perlengkapan
2) Penyimpanan surat
 3. SISTEM TANGGAL/CHRONOLOGICAL FILLING SYSTEM
Sistem penyimpanan arsip ini merupakan salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal,
bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari
datangnya surat.
Kemudian arsip atau file disusun berdasarkan waktu dengan frekuensi tertentu, misalnya harian,
mingguan, atau bulanan bahkan per tahun berdasarkan keperluan.
Persiapan penataan arsip berdasarkan tanggal
a. Menentukan pembagian tanggal, bulan dan tahun.
b. Menyiapkan peralatan arsip.
KELEBIHAN SISTEM TANGGAL
 Cocok untuk pengolah yang kegiatannya berkaitan dengan tanggal jatuh tempo.
 Sederhana dan mudah diterapkan karena tanpa klasifikasi.
KEKURANGAN SISTEM KRONOLOGIS ATAU TANGGAL
 Akan terjadi kesulitan dalam penemuan kembali arsip apabila peminjam menyebutkan perihal
arsip.
 Orang sering lupa dengan tanggal surat terutama tanggal penyimpanan.
 Tidak semua unit pengolahan dalam organisasi itu cocok menetapkan sistem ini.
 Agar mudah mengatur letak arsip dalam folder maka pembuatan kode tidak dapat murni 100%
tetapi harus ditambahkan dengan kode abjad.
JENIS-JENIS PERALATAN DAN PERLENGKAPAN DALAM SISTEM TANGGAL
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk penyimpanan arsip sistem tanggal antara lain sebagai
berikut;
a) Filing Cabinet
Filing cabinet disesuaikan dengan daftar klasifikasi yang sudah dibuat. Pada umumnya satu laci filing
cabinet dapat menyimpan arsip untuk satu tahun. Tetapi bisa saja 1 laci untuk menyimpan arsip 2-3 bulan,
jika arsip yang disimpan dalam jumlah yang banyak.
b) Guide
Jika satu laci memuat arsip satu tahun, maka satu laci memerlukan guide sebanyak 12 (dalam satu tahun
ada 12 bulan). Tetapi jika satu laci memuat 2-3 bulan maka diperlukan guide sebanyak bulan tersebut.
c) Hanging Folder
Jumlah hanging folder yang dibutuhkan adalah sebanyak jumlah hari dalam satu tahun. Tetapi jika laci
hanya untuk 2-3 bulan, maka diperlukan hanging folder sebanyak jumlah hari dari 2-3 bulan tersebut.
d) Kartu Indeks
Kartu indeks diperlukan sebanyak jumlah dari jenis arsip yang disimpan. untuk lebih jelas peralatan yang
dibutuhkan pada penyimpanan sistem tanggal
 4. SISTEM WILAYAH/GEOGRAPHICAL FILLING SYSTEM
Sistem penyimpanan arsip wilayah atau geografis adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan
pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan ditemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan
geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal. Sama
halnya dengan subjek atau nomor, susunan guide dan foldernya diatur menurut tingkatan tempat.
Sebagai contoh adalah :
Indonesia (Negara)
Sumatera (Provinsi)
Liot (Kabupaten)
Muaraenim (Ibukota Kabupaten)
KELEBIHAN SISTEM WILAYAH
 Mudah mencari keterangan bila letak wilayah telah di ketahui.
 Apabila terjadi penyimpanan-penyimpanan arsip, dapat segera di ketahui.
KELEMAHAN SISTEM WILAYAH
 Kemungkinan besar terjadi salah penyimpanan, apabila petugas tidak memiliki
wawasan/pengetahuan tentang geografi.
 Harus mengetahui letak geografi/wilayah meskipun dalam surat tidak dicantumkan secara
lengkap.
 Perlu adanya guidance/ semacam buku petunjuk yang menggambarkan batas-batas wilayah yang
menjadi wewenang dan tanggung jawab masing-masing cabang.
 5. SISTEM SUBJEK/SUBJECTICAL FILLING SYSTEM
Sistem subjek merupakan suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan masalah dimana surat-
surat dikelompokkan kedalam daftar indeks untuk ditentukan masalah-masalah yang pada umumnya
terjadi.
Ada 2 macam sistem subjek, yaitu sistem subjek murni (berdasarkan urutan abjad) dan sistem subjek
bernotasi (berdasarkan notasi atau kode tertentu).
PROSEDUR PENYIMPANAN SISTEM SUBYEK
1) Memeriksa
2) Mengindeks
3) Mengkode
4) Menyortir
LANGKAH LANGKAH PEMBUATAN KLASIFIKASI MASALAH
  Pahami tugas pokok dan fungsi utama yang ada dalam organisasi yang bersangkutan.
 Identifikasilah masala pokok yang sesuai dengn tugas dan fungsi lembaga
 Bagilah setiap pokok masalah menjadi sub pokok masalah utama.
 Berikan kode pada pokok masalah utama, sub dari pokok masalah utama dan sub dari sub pokok
masalah utama.
KELEBIHAN SISTEM SUBYEK
 Mudah mencari keterangan bila perihalnya saja yang ingin diketahui.
 Dapat dikembangkan dengan tidak terbatasnya judul dan susunannya.
KEKURANGAN SISTEM SUBYEK
 Sulit mengklasifikasi apabila terdapat aneka ragam perihal yang hampir sama padahal berbeda
satu sama lain.
 Kurang cocok untuk bermacam jenis surat.
Baca Juga 8 Tips dan Cara Menyimpan Uang dengan Baik dan Terbukti Aman
 PENYUSUTAN, PEMINDAHAN, DAN PENGHAPUSAN SISTEM PENYIMPANAN
ARSIP
Dikarenakan tidak semua arsip mempunyai nilai guna yang abadi, maka tidak semua berkas harus
disimpan secara terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, atau bahkan
dimusnahkan.
Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, yaitu dengan cara-cara sebagai berikut :
1. Pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan.
2. Memusnahkan arsip statis dengan ketentuan yang berlaku.
3. Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional RI.
Adapun tujuan penyusutan arsip adalah untuk :
1. Mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
2. Menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan.
3. Mempercepat penemuan kembali arsip.
4. Menyelematkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah.
PEDOMAN PENYUSUTAN
Pedoman untuk menyusutkan arsip disebut Jadwal Retensi atau Daftar Retensi arsip, yaitu suatu daftar
yang berisi tentang jangka simpan (retensi) arsip beserta penetapan musnah, atau arsip tersebut disimpan
permanen.
Guna jadwal (Daftar Retensi) adalah sebagai berikut :
1. Kegunaan Administratif
 Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip inaktif
 Memudahkan pencarian arsip aktif
 Menghemat ruangan, perlengkaan, dan biaya
 Menjamin pemeliharaan arsip inaktif yang bersifat permanen
 Memudahkan pemindahan arsip ke arsip nasional
2. Kegunaan Ilmiah
Arsip inaktif biasanya berguna untuk penelitian ilmiah
PELAKSANAAN PENYUSUTAN
1. Langkah Umum
a. Weeding (menyiangi), yaitu mengambil arsip yang tidak berguna. Ada ketentuan bahwa, apabila :
Jumlah penggunaan x 100% = 5% (lebih kecil dari 5%)
Jumlah arsip dalam file
Maka : arsip tersebut baru boleh disusutkan
b. Menyiapkan tempat untuk menampung arsip yang akan disusutkan.
c. Membuat catatan berupa daftar arsip yang akan disusutkan.

A. Pengetahuan Dasar Kearsipan

Sering kita melihat antrian di loket kantor pajak, kantor walikota, kantor pos dan tempat-tempat lain.
Kegiatan pelayanan kepada masyarakat memerlukan dukungan data dan informasi arsip. Pelayanan
tersebut dapat kita kategorikan sebagai jenis pelayanan ekstern. Jenis pelayanan lain yang memerlukan
dukungan data dan informasi dari arsip adalah pelayanan intern, yaitu penggunaan data dan informasi
untuk keperluan pekerjaan intern kantor. Baik masyarakat maupun para pekerja menginginkan
mendapatkan dan memberikan pelayanan dengan cepat dan tepat, maka diperlukan penataan dan
penyimpanan data dan informasi pada arsip kartu, formulir dan sebagainya dapat dilakukan secara manual
atau dengan peralataan yang lebih canggih seperti komputer misalnya. Yang penting adalah memperoleh
data dan informasi yang diperlukan ditemukan dengan cepat dan tepat.
B. Pengertian Arsip dan Kearsipan
1. Pengertian Arsip
Secara etimologi kata arsip berasal dari bahasa Yunani (Greek), yaitu archium yang artinya peti untuk
menyimpan sesuatu. Semula pengertian arsip itu memang menunjukkan tempat atau gedung tempat
penyimpanan arsipnya, tetapi perkembangan terakhir orang lebih cenderung menyebut arsip sebagai
warkat itu sendiri. Schollenberg menggunakan istilah archives sebagai kumpulan warkat itu sendiri, dan
archives instution sebagai gedung arsip atau lembaga kearsipan.
Kata arsip dalam bahasa Latin disebut felum (bundle) yang artinya tali atau benang. Dan memang pada
zaman dahulu tali atau benang inilah yang digunakan untuk mengikat kumpulan warkat/surat. Sehingga
arsip-arsip itu mudah digunakan.
Setelah kita mengetahui kata arsip menurut etimologi, maka sebagai perbandingan dapat dipelajari
pengertian arsip dari beberapa sumber.
1.1. Menurut Ensiklopedi Administrasi, arsip adalah:
a) Segenap warkat dari suatu organisasi kenegaraan atau badan swasta yang diadakan dalam
penyelenggaraan kegiatan. Kegiatan organisasi tersebut dan yang dipandang berharga untuk disimpan
secara permanen bagi suatu keperluan.
b) Tempat dimana warkat-warkat organisasi disimpan secara tertib. Untuk pengertian yang kedua ini lebih
tepat dinyatakan dengan istilah archival intsituation (kantor arsip).
1.2. Menurut Undang-Undang No. 7 tahun 1971, arsip adalah:
a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah
dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan
kegiatan pemerintahan.
b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan swasta/perorangan dalam bentuk corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
1.3. Menurut Lembaga Administrasi Negara (LAN) menyatakan bahwa:
Arsip adalah segala kertas, berkas, naskah, foto, film, mikro film, rekaman suara, gambar peta, bagan atau
dokumen lain dalam segala macam bentuk dan sifatnya atau salinan serta dengan segala cara
penciptaanya, dan yang dihasilkan atau diterima oleh suatu badan, sebagai bukti dari tujuan
organisasi, fungsi-fungsi kebijakan. Kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, pekerjaan-
pekerjaan atu kegiatan-kegiatan lain pemerintah atu karena pentingnya informasi yang terkandung di
dalamnya.
1.4. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran, oleh Drs. The Liang Gie
Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah
himpunan lembaranlembaran tulisan. Catatan tertulis yang disebut warkat harus mempunyai 3 (tiga)
syarat yaitu disimpan secara berencana dan teratur, mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan
kembali secara tepat.
Setelah mempelajari arsip menurut kata, asal usul dari beberapa sumber diatas, maka dapat disimpulkan
bahwa arsip adalah kumpulan data/warkat/surat/naskah berupa kertas, berkas, foto, film, mikro film,
rekaman suara, gambar peta,bagan atau dokumen lain dalam segala bentuk dan sifatnya yang dibuat atau
diterima oleh lembaga pemerintah/swasta/perorangan yang mempunyai kegunaan yang disusun menurut
sistem tertentu untuk mempermudah dalam penyimpanan dan penemuan kembali dengan cepat dan tepat.
2. Pengertian Kearsipan
Kearsipan berasal dari kata arsip dalam bahasa Inggrisnya file sedangkan kearsipan disebut filing. File
adalah bendanya sedangkan filing adalah kegiatannya.
2.1. Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie
a) Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat dalam suatu tempat
penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga
pertumbuhan warkat-warkat itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara
cepat ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah pengambilan warkat (finding).
b) Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara yang teratur menurut suatu
pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara tepat.
2.2. Menurut Ensiklopedi Administrasi
a) Penyimpanan warkat (filing) adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan
warkat-warkat secara sistematis sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali
secara cepat.
b) Sistem penyimpanan warkat (filing sistem) adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur menurut
sesuatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat sehingga bila diperlukan lagi warkat-warkat itu dapat
ditemukan kembali secara cepat.
Jadi dapat disimpulkan kearsipan adalah suatu proses kegiatan atau proses pengaturan mulai dari
penerimaan, pencatatan, penyimpanan dengan menggunakan sistem tertentu, menemukan kembali dengan
cepat dan tepat, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan dan pemusnahan arsip.
C. Jenis-Jenis Arsip
Jenis-jenis arsip dapat dibedakan sebagai berikut:
3.1. Arsip menurut subyek atau isinya dapat dibedakan menjadi 4 yaitu:
a. Arsip kepegawaian, contoh: Daftar riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai
dan rekaman prestasi.
b. Arsip keuangan, contohnya: laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, dan dan
surat perintah bayar
c. Arsip pemasaran, contoh: Surat penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan
dan daftar harga.
d. Daftar pendidikan, contohnya: kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, raport dan transkip
mahasiswa.
3.2. Arsip menurut bentuk dan wujud fisiknya. Penggolongan arsip menurut bentuk dan wujudnya,
khususnya lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang digunakan dalam merekam informasi.
Menurut bentuk dan wujud fisiknya, arsip dapat dibedakan menjadi:
a. Surat, contohnya: naskah perjanjian/kontrak, akta pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat,
berita acara, laporan dan tabel.
b. Pita rekaman
c. Mikrofilm
d. Disket
e. Compact disk
f. Flast disk
3.3. Arsip menurut nilai gunanya. Penggolongan arsip berdasarkan nilai dan kegunaannya ada 7 macam,
yaitu:
a. Arsip bernilai informasi, contoh: pengumuman, pemberitahuan dan undangan
b. Arsip bernilai administrasi, contohnya: ketentuan–ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur
kerja, dan uraian tugas pegawai.
c. Arsip bernilai hukum, contoh: akta pendirian perusahaan, akta kelahiran, akta perkawinan, surat
perjanjian, surat kuasa dan keputusan pengadilan.
d. Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
e. Arsip bernilai ilmiah, contoh: hasil penelitian
f. Arsip bernilai keuangan, contoh: kuitansi, bon penjualan, dan laporan keuangan
g. Arsip bernilai pendidikan, contoh: karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran dan program
pelajaran
3.4. Arsip Menurut Sifat Kepentingannya. Penggolongan arsip menurut kepentingannya atau urgensinya
ada beberapa macam, yaitu:
a. Arsip tak berguna, contohnya surat undangan dan memo
b. Arsip berguna, contohnya: presentasi pegawai, surat permohonan cuti dan surat pesanan barang
c. Arsip penting, contohnya: surat keputusan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas
dan daftar gaji
d. Arsip vital, contohnya: akta pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan dan
ijazah
3.5. Arsip Menurut Fungsinya. Penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan
organisasi ini ada dua, yaitu:
a. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan kantor sehari-hari
b. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.
3.6. Arsip Menurut Tempat/Tingkat Pengolahannya. Penggolongan arsip berdasarkan
tempat atau tingkat pengolahannya dan sekaligus siapa bertanggung jawab, dapat dibedakan menjadi:
a. Arsip pusat, yaitu arsip yang disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi yang berkaitan
dengan lembaga pemerintah dan arsip nasional pusat di Jakarta.
b. Arsip unit, yaitu arsip yang berada di unit-unit dalam organisasi yang berkaitan dengan lembaga
pemerintah dan arsip nasional di daerah ibu kota propinsi.
3.7. Arsip Menurut Keasliannya. Penggolongan arsip berdasarkan pada tingkat keaslian dapat dibedakan
menjadi:
a. Arsip asli, yaitu dokumen yang langsung terkena hentakan mesin tik, cetakan printer, tanda tangan,
serta legalisasi asli yang merupakan dokumen utama.
b. Arsip tembusan, yaitu dokumen kedua, ketiga dan seterusnya yang dalam proses pembuatannya
bersama dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak selain penerimaan dokumen asli.
c. Arsip salinan, yaitu dokumen yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi
memiliki kesesuaian dengan dokumen asli.
3.8. Arsip Menurut Kekuatan Hukum. Penggolongan arsip berdasarkan kekuatan hukum atau legalitas
dari sisi hukum dapat dibedakan menjadi 2 macam:
a. Arsip autentik, yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan fotokopi atau
film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip-arsip autentik dapat digunakan sebagai
bukti hukum yang sah.
b. Arsip tidak autentik, yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta, arsip ini
dapat berupa fotokopi, film, mikrofilm dan hasil print komputer.
D. Ruang Lingkup Arsip
Ruang lingkup kegiatan kegiatan kearsipan adalah:
1. penciptaan dan penerimaan warkat
2. Pengumpulan dan penerimaan warkat
3. pengendalian warkat
4. pemeliharaan dan perawatan warkat/arsip
5. penyimpanan warkat/arsip
6. Pemusnahan arsip
E. Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip menurut para ahli:
5.1. Menurut The Liang Gie, nilai guna arsip adalah:
a. Nilai Kegunaan Administrasi
Seorang pimpinan hendaknya dapat mengurus atau menyelesaikan setiap persoalan yang dihadapi dengan
sebaik-baiknya serta membuat keputusan dengan tepat. Untuk dapat membuat keputusan dengan tepat
perlu adanya catatan-catatan atas peristiwa yang telah terjadi. Dengan tersedianya warkat yang diperlukan
untuk menyelesaikan sesuatu persoalan, berarti warkat tersebut dapat mempunyai nilai kegunaan
administrasi.
b. Nilai Kegunaan Hukum
Apabila timbul persoalan dan perlu diselesaikan menurut hukum maka sesuatu warkat dapat pula
digunakan sebagai bahan pembuktian hukum.
c. Nilai Kegunaan Keuangan
Warkat mempunyai nilai kegunaan keuangan apabila sesuatu warkat itu dapat menimbulkan akibat atau
menyangkut keuangan.
d. Nilai Kegunaan Haluan Organisasi
Sesuatu warkat dapat berguna sebagai landasan untuk mengambil kebijakan atau haluan sesuatu
organisasi dalam mencapai tujuannya.
e. Nilai Kegunaan Organisasi
Sesuatu warkat dapat pula digunakan untuk dasar pelaksanaan suatu pekerjaan.
f. Nilai Kegunaan Sejarah
Warkat dapat pula berguna sebagai bahan sejarah karena warkat dapat menerangkan peristiwa yang
terjadi pada masa lampau.
g. Nilai Kegunaan Penelitian
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk pengembangan ilmu pengetahuan lebih lanjut atau bahan
penelitian.
h. Nilai Kegunaan Penerangan
Warkat dapat berguna sebagai bahan untuk memberikan penerangan kepada khalayak ramai.
5.2. Menurut Ensiklopedia Administrasi
Pada pokoknya sesuatu warkat mempunyai empat macam kegunaan:
a. Guna informatif, yakni memberikan sesuatu keterangan tentang sesuatu hal atau peristiwa
b. Guna yuridis, yakni menjadi bahan pembuktian dalam sesuatu proses
c. Guna historis, yakni menggambarkan keadaan atau peristiwa pada masa yang lampau agar tidak
terlupakan sepanjang masa sebagai peristiwa sejarah
d. Guna ilmiah, yakni sebagai catatan hasil-hasil pemikiran seseorang sarjana atau penemuan-penemuan
sesuatu eksperimen ilmiah.
5.3. Menurut Arsip Nasional Republik Indonesia
Ditinjau dari kepentingan penggunaan arsip maka nilai guna arsip didasarkan pada kegunaan nilai guna
primer dan nilai guna sekunder.
a. Nilai Guna Primer
Nilai guna primer, yaitu arsip yang didasarkan pada kegunaan pelaksanaan tugas dan fungsi
lembaga/instansi pencipta arsip. Nilai guna primer meliputi:
1) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas
dan fungsi lembaga atau instansi pencipta arsip
2) Nilai guna hukum, yaitu mempunyai nilai guna hukum apabila berisikan bukti-bukti yang mempunyai
kekuasaan hukum atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah
3) Nilai guna keuangan, yaitu yang mempunyai nilai guna keuangan, berisi segala hal ihwal yang
menyangkut keuangan
4) Nilai guna ilmiah dan teknologi, yaitu bernilai guna ilmiah dan teknologi mengandung data ilmiah dan
teknologi sebagai akibat hasil penelitian murni atau terapan.
b. Nilai Guna Sekunder
Nilai guna sekunder, yaitu arsip yang mempunyai pengertian atau sebagai tolak ukur apakah berkas, data
atau dokumen itu bernilai bagi kepentingan negara dan ilmu pengetahuan di kemudian hari. Nilai guna
sekunder meliputi:
1) Nilai guna pembuktian, yaitu apabila mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan untk
menjelaskan tentang bagaimana instansi itu diciptakan, dikembangkan, diatur fungsi dan kegiatannya.
2) Nilai guna informasional, yaitu arsip yang mempunyai nilai guna informasional ditentukan oleh isi atau
informasi yang terkandung dalam arsip itu bagi kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan
kesejarahan tanpa dikaitkan dengan lembaga atau instansi penciptanya, seperti mengenai orang, tempat,
benda, fenomena, masalah dan sejenisnya.

MANAJEMEN PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI

Oleh: Drs. Akral. MM
(Kabag Telematika Biro Humas SetdaProv. Sumbar)

Semenjak diberlakukan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang

Keterbukaan Informasi Publik (KIP), masyarakat semakin menginginkan mendapatkan informasi
tersebut. Penerapan UU KIP ini memiliki konsekwensi bahwa setiap Badan Publik harus memberikan
informasi kepada publik (masyarakat. UU KIP mengatur informasi yang wajib disediakan dan
diumumkan kepada publik/masyarakat, mencakup informasi yang wajib disediakan dan diumumkan
secara serta merta, dan informasi yang tersedia setiap saat.Disamping itu tentu adapula informasi yang
dikecualikan sebagaimana yang tercantum pada Pasal 17 UU KIP ini.
Sehubungan dengan hal diatas sudah barang tentu informasi itu harus dikelola dengan baik, terpola dan
terstruktur, sehingga terbentuklah dokumentasi informasi yang teratur yang memudahkan pengelola
dalam melayani publik yang membutuhkan informasi ini. Informasi yang terdokumentasikan ini perlu
dikelola dengan baik. Pengelolaan informasi dan dokumentasi ini biasanya dilaksanakan oleh Pejabat
Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi (PPID).
Dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi ada empat kegiatan utama yang harus diperhatikan yaitu:
pengumpulan, pengolahan, penyimpanan/dokumentasi dan pelayanan informasi untuk lebih jelasnya
penulis akan menguraikan sebagai berikut:
I. A.Pengumpulan Informasi
Pengumpulan informasi merupakan masalah yang sangat penting dalam pengelolaan informasi dan
dokumentasi, dimana informasi ini harus tersedia dalam bentuk fisiknya, (salinan tertulis dan salinan
elektronik) dari setiap satuan kerja. Ini sesuai dengan Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2010
tentang Pelayanan Informasi Publik Pasal 7 ayat (2), PPID bertugas mengkoordinasikan pengumpulan
seluruh Informasi Publik secara fisik (dalam bentuksalinan elektronik dan salinan tertulis) dari setiap
unit/satuan kerja yang meliputi:
I. 1.Informasi yang wajib disaediakan dan diumumkan secara berkala
II. 2.Informasi yang wajib diumumkan secara sertamerta
III. 3.Informasi yang wajib tersedia setiap saat.
Badan Publik juga harus mengetahui hal-hal pokok dalam mengumpulkan informasi dan dokumentasi ini,
seperti mengumpulkan informasi yang telah dan sedang dilaksanakan, informasi yang relevan dengan
pengambilan kebijakan, Informasi yang bersumber dari pejabat yang memiliki otoritas dan sebagainya.
Disamping itu juga harus menjalin hubungan yang baik dan harmonis dengan unit kerja yang memiliki
informasi, seperti dikatakan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi pada Badan Publik yang diterbitkan oleh Kementerian Komunikasi
dan Informasi RI “yang harus diperhatikan dan diketahui Badan Publik dalam mengumpulkan informasi
adalah sebagai berikut: 1. Pengumpulan informasi merupakan kegiatan yang telah dilaksanakan(dapat
dikaitkan dengan rencana strategis); 2. Informasi harus berkualitas dan relevan dalam pengambilan
kebijakan dalam hal ini untuk kebutuhan pengelolaan dan layanan informasi; 3. Informasi yang
dikumpulkan bersumber dari pejabat yang memiliki otoritas, dan dari arsip resmi yang tersedia pada
badan publik; 4. Arsip resmi yang tersedia terdiri dari arsip statis dan dinamis yang merupakan arsip yang
terkait dengan pelaksanaan tugas dan fungsi satuan kerja bersangkutan; 5. Tahapan pengumpulan
informasi sebagai berikut: (a). Mengenali tugas dan fungsi satuan kerja, dan menjalin kontak dengan unit
kerja yang memiliki informasi, (b). Menanyakan kegiatan yang dilaksanakan oleh tiap satuan kerja, (c).
Mengumpulkan informasi dan dokumentasi yang dihasilkan, (d). Membuat daftar jenis-jenis informasi
dan dokumentasi yang telah dikumpulkan”
I. B.Pengelolaan informasi
Setelah informasi terkumpul, pekerjaan selanjutnya dalah pengelolaan informasi, dimana informasi
harus didata dan diinventarisir dan digolongkan sesuai dengan jenisnya, informasi juga harus dipilah dari
sumber mana informasi itu diperoleh, dan perlu juga dilakukan pendataan kembali jenis informasi
tersebut sebagaimana Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola
Informasi dan Dokumentasi Pada Badan Publik bahwa “stelah informasi terkumpul, tahap selanjutnya
adalah melakukan pengolahan. Proses pengolahan informasi melalui tiga tahap yaitu: 1. Pendataan
Informasi adalah proses menginventarisir informasi yang sudah diperoleh sebelum dilakukan
pengkategorian atau seleksi informasi, 2. Seleksi informasi adalah memilih/menentukan informasi yang
telah dikumpulkan dari setiap unit kerja setiap Badan Publik. Proses penyeleksian informasi dapat
dilakukan berdasarkan kategori sumber informasi, jenis atau bentuk kemasan informasi yang dimiliki atau
telah dikumpulkan dari satuan kerja. 3. Verifikasi dilakukan dengan cara memeriksa kembali jenis-jenis
informasi dan dokumen yang sudah dikumpulkan dan didata yang diperoleh dari satuan kerja pada badan
publik.”
Pada tahapan pengolahan informasi juga dilakukan penggolongan atau mengkategorikan informasi publik
sebagaimana Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi
dan Dokumentasi Pada Badan Publik “Dalam tahapan pengolahan informasi dilakukan juga
pengkategorian informasi publik berdasarkan subyek informasi sesuai dengan tugas, fungsi dan kegiatan
setiap satuan kerja. Kategori informasi yang berifat publik meliputi”
I. 1.Informasi Publik yang wajib disaediakan dan diumumkan secara berkala, meliputi:
I. a.Informasi yang berkaitan dengan badan publik, yaitru informasi yang menyangkut
keberadaan, kepengurusan, maksud dan tujuan, ruang lingkup kegiatan, dan informasi
lainnya yang merupakan informasi publik yang sesuai dengan perundang-undangan.
II. b.Informasi mengenai kegiatan dan kinerja badan publik terkait, meliputi kondisi badan
publik yang bersangkutan yang meliputi hasil dan prestasi yang dicapai serta kemampuan
kerjanya:
III. c.Informasi mengenai laporan keuangan, dan atau
IV. d.Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan.
V. e.Informasi yang lebih detail atas permintaan pemohon.
VI. 2.Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi yang dapat
mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, meliputi anatara lain:
I. a.Informasi tentang bencana alam seperti kekeringan, kebakaran hutan, karena
faktor alam, hama penyakit tanaman, epedemik, wabah, kejadian luar biasa,
kejadian antariksa atau benda-benda angkasa.
II. b.Informasi tentang keadaan bencana non alam seperti kegagalan industri atau
teknologi, dampak industri,, ledakan nuklir, pencemaran lingkungan dan kegiatan
keantariksaan.
III. c.Bencana sosial seperti kerusuhan sosial, konflik sosial antar kelompok atau
antar komunitas masyarakat dan teror, yang bisa menyebabkan kekacauan.
IV. d.Informasi tentang jenis, persebaran dan daerah yang menjadi sumber penyakit
yang berpotensi menular.
V. e.Informasi tentang racun pada bahan makanan yang dikonsumsi oleh
masyarakat, dan/atau
VI. f.Informasi tentang rencana gangguan terhadap utilitas publik.

I. 3.Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat pada badan publik sekurang-kurangnya terdiri
atas:
I. a.Daftar Informasi Publik;
II. b.Informasi tentang peraturan, keputusan dan/atau kebijakan Badan Publik;
III. c.Saluran informasi lengkap yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala;
IV. d.Informasi tentang organisasi, administrasi, kepegawaian dan keuangan;
V. e.Surat-surat perjanjian dengan pihak ketiga berikut dokumen pendukungnya;
 VI. f.Surat menyurat pimpinan atau pejabat Badan Publik dalam rangka pelaksanaan tugas
dan fungsinya
VII. g.Syarat-syarat perizinan, izin yang diterbitkan dan/atau dikeluarkan berikut dokumen
pendukungnya, dan laporan penataan izin yang diberikan; Data perbendaharaan atau
inventaris; rencana strategis dan rencana kerja Badan Publik, agenda kerja pimpinan dan
satuan kerja,
VIII. h.Informasi mengenai kegiatan pelayanan Informasi Publik yang dilaksanakan, sarana
dan prasarana layanan Informasi Publik yang dimiliki beserta kondisinya, sumber daya
manusia yang menangani layanan Informasi Publik beserta kualifikasinya, anggaran
layanan Informasi Publik beserta kualifikasinya serta laporan penggunaannya.
IX. i.Jumlah jenis dan gambaran umum pelanggaran yang ditemukan dalam pengawasan
internal dan laporan dari masyarakat serta laporan penindakannya.
X. j.Daftar hasil penelitian yang dilakukan dan Informasi Publik lain yang telah dinyatakan
terbuka bagi masyarakat berdasarkan mekanisme keberatan dan/atau penyelesaian
sengketa.
XI. k.Informasi tentang standar pengumuman informasi bagi Badan Publik yang memberikan
izin dan/atau melakukan perjanjian kerja dengan pihak lain yang kegiatannya berpotensi
mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum.
XII. l.Informasi dan kebijakan yang disampaikan pejabat publik dalam pertemuan yang
terbuka untuk umum.
II. C.Penyimpanan/Pendokumentasian Informasi
Penyimpanan atau pendokumentasian informasi merupakan kegiatan yang sangat tidak dapat dipisahkan
dalam pengelolaan Informasi, dimana pada tahap ini merupakan kegiatan pencatatan dan penyimpanan
daripada semua data dan informasi yang diperoleh dari satuan kerja, dengan demikan informasi akan
teratur dan memudahkan pula untuk pengelolaannya, sebagaimana dikatakan dalam Buku Pedoman
Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan
Publik bahwa penyimpanan atau pendokumentasian informasi merupakan kegiatan penyimpanan data
informasi, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima oleh satuan kerja dilingkungan
Badan Publik. Pendokumentasian informasi dimaksudkan untuk mengatur dan mengelola informasi
publik guna memudahkan PPID dalam melayani permintaan informasi. Tahapan dalam
penyimpanan/pendokumentasian informasi meliputi:
I. a.Dekripsi ringkasan informasi, Setiap Badan Publik membuat ringkasan untuk masing-masing
jenis informasi sesuai dengan Daftar Informasi Publik yang telah ditetapkan.
II. b.Otensikasi Informasi, Dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi informasi
oleh setiap Badan Publik.
III. c.Pemberian kode informasi, dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi yang
dibutuhkan melalui metode pengkodean yang ditentukan oleh masing-masing Badan Publik.
Pengkodean informasi meliputi: 91). Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan
menggunakan kombinasi huruf dan angka. (2). Kode huruf digunakan untuk memberi tanda
pengenal kelompok tersier atau kegiatan.
IV. d.Penataan dan penyimpanan informasi, dilakukan agar dokumentasi dan informasi lebih
sistematis dan mudah dalam pencarian, sebaiknya dibuat dalam softcopy dan hardcopy.
V. e.Pengemasan ulang, pengemasan ulang bentuk data informasi publik menjadi data digital. Hal
ini dilakukan dengan cara merubah informasi publik menjadi data digital untukmengefisiensikan
daya tampung penyimpanan.

I. D.Penyimpanan Informasi
I. 1.Prinsip Layanan Informasi
Untuk memberikan pelayanan yang baik kepada Publik/masyarakat dalam rangka pelayanan informasi
harus diperhatikan prinsi-prinsip pelayan Informasi, seperti informasi yang diberikan harus dibawah
kewenangannya, informasi harus akurat dan tidak direkayasa serta adanya pertimbangan-
pertimbangansebagaimana ditegaskan dalam Buku Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi
Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi pada Badan Publik bahwa ”dalam memberikan
pelayanan informasi publik, badan publik wajib memenuhi prinsip-prinsippelayanan informasi publik,
antara lain:
I. a.Menyediakan dan memberikan informasi publik yang berada dibawah kewenangannya kepada
pemohon informasi publik, selain informasi yang dikecualikan.
II. b.Menyediakan informasi publik yang akurat, benar dan tidak direkayasa.
III. c.Membangun dan mengembangkan sistem informasi dan dokumentasi secara efisien dan efektif
sehingga informasi publik dapat diakses dengan mudah, baik secara pasif (dapat langsung diakses
melalui website) maupun aktif (meminta informasi langsung ke badan publik).
IV. d.Membuat pertimbangan secara tertulis dalam setiap kebijakan yang diambil dalam memenuhi
hak setiap orang atas informasi publik.
V. e.Pertimbangan tertulis juga dilakukan pada saat mendokumentasikan, mengklasifikasi informasi,
memberi informasi yang diminta publik, dan menolak permintaan informasi.
VI. f.Pertimbangan tertulis setiap kebijakan yang diambil berdasarkan pada aspek politik, ekonomi,
sosial, budaya, pertahanan dan/atau keamanan negara.

2. Kelembagaan dan Sumber Daya Pelayanan

Pada Badan Publik, lembaga yang memberikan pelayan informasi publik biasanya menyatu dengan
lembaga yang sudah ditugasi secara tugas pokok dan fungsinya, seperti di Sekretariat Daerah Provinsi
Sumatera Barat adalah pada Biro Humas Setda Prov. Sumbar, sesuai dikatakan dalam Buku Pedoman
Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Bagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan
Publik bahwa “ kelembagaan pelayanan informasi dapat diletakan pada fungsi komunikasi dan informasi
Badan Publik yang sebelumnya sudah melakukan pelayanan informasi. Pada SKPD lain tergantung
dimana ditugaskan untuk memberikan informasi publik ini. Sumber Daya untuk pelayanan ini amat
penting sekali, sebab Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan harus mempunyai kompetensi yang handal
dalam bidangnya dan menguasai tentang Informasi Publik yang dibutuhkan, sebagaimana Buku Pedoman
Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi Pagi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pada Badan
Publik“untuk melakukan pelayanan Informasi Publik, Sumber Daya Manusia yang diperlukan mencakup
petugas informasi yang memiliki kompetensi untuk, mengumumkan secara aktif Informasi Publik secara
berkala dan serta merta. Melayani pemohon informasi jika pemohon memerlukan informasi, memiliki
pengetahuan bidang hukum dan mempunyai kemampuan dalam mengarsipkan serta menguasai teknologi
informasi dan komunikasi”.
Dalam memberikan pelayan informasi juga dibutuhkan perlengkapan yang memadai, seperti ruangan
yang cukup representatif, katalok daftar informasi yang baik, meja informasi untuk melayani pemohon
informasi, peralatan pengadministrasian pemohon (formulir, buku agenda dan lain sebagainya), komputer
(layanan internet), telephone/Fax, ATK dan lai-lainnya.
1. Mekanisme Pelayanan Informasi
Pengelolaan Informasi Publik harus aktif menyediakan informasi, Badan Publik juga harus menyiapkan
layanan permohonan informasi dan petugas meja informasi untuk melayani pemohon informasi, Adapun
mekanisme pelayanan atas permintaan Informasi Publik tersebut antara lain adalah:
I. a.Secara tertulis, pemohon mengajukan secara tertulis tentang informasi yang dibutuhkan dan
pelayan menerima dan mengagendakan permohonan, mengisi formulir dengan mencantumkan
identitas, kegunaan informasi yang diminta.
II. b.Secara tidak tertulis, cukup meminta secara lisan saja tentang informasi yang dibutuhkan,
dengan mengisi formulir sebagai tanda kunjungan.
III. c.Menjawab dengan tertulis, informasi yang diperlukan pemohon boleh dijawab dengan tertulis
oleh pemberi informasi selam 10 hari kerja, dan dapat diperpanjang 7 hari kerja apabila belum
ditemukan informasinya, dan apabila informasi sudah ditemukan dapat diberikan dalam bentuk
copian dan softcopy.
IV. d.Apabila informasi yang dibutuhkan ditolak oleh pengelola, pemohon informasi dapat
mengajukan keberatan kepada pengelola informasi selama 30 hari kerja, apabila batas waktu yang
ditentukan masih belum diperoleh informasinya, dan pemohon tidak puas maka dapat dilanjutkan
ke Komisi Informasi Pusat.
V. e.Pendokumentasian permintaan informasi publik dan pelaporan pelayanan permintaan Informasi
Publik baik melalui media elektronik maupun non elektronik, tertulis maupun tidak tertulis wajib
didokumentasikan.

I. E.Penutup
Pengelolaan informasi publik sekarang ini harus mendapatkan perhatian yang sangat serius dari kalangan
birokrasi pemerintah dan lembaga publik lainnya. Karena hal ini seiring dengan implementasi
UndangUndang Nomor 14 Tahun 2008 Tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP), sebagai
konsekwensi logis dari perkembangan informasi dan teknologi serta proses yang sedang dijalani
Indonesia sebagai negara demokrasi.
Semua badan publik harus memiliki tanggung jawab demi terciptanya transparan dan membuka informasi
seluas-luasnya kepada masyarakat dengan pengecualian hal-hal yang menyangkut keamanan negara, hak
pribadi dan yang diatur oleh undang-undang. Informasi yang diberikan merupakan informasi yang dapat
berkontribusi sebesar-besarnya bagi kepentingan publik atau masyarakat.
Kepada badan publik diharapkan mampu menunjuk pejabat pengelola informasi dan dokumentasi yang
mampu menyediakan layanan informasi kepada publik yang terpercaya, cepat dan mudah serta sesuai
dengan kebutuhan publik. Hal ini dalam rangka mengemban misi good governance. Dimana pemerintah
perlu melibatkan masyarakat dalam setiap proses pengambilan keputusan untuk menghasilkan kebijakan
publik. Keterlibatan masyarakat perlu diakomodasikan dengan cara mempermudah jaminan akses
informasi publik dengan cara membuat dan mengembangkan sistem penyediaan layanan informasi secara
cepat, mudah dan wajar. Namun demikian, penyediaan informasi publik diharapkan tidak sampai
mengganggu prinsip kehati-hatian dalam menjaga kelangsungan kehidupan berbangsa dan bernegara
untuk kepentingan masyarakat yang lebih luas.
Untuk memenuhi amanat UU KIP tersebut, para pengambil kebijakan publik perlu memperhatikan faktor
kemampuan sumber daya manusia pengelola dan dukungan atau ketersediaan infrastruktur komunikasi
dalam pengembangan layanan informasi publik. Hal tersebut merupakan kebutuhan dasar yang harus
dipenuhi untuk melaksanakan pelayanan informasi publik dengan optimal. Sementara itu, berkaitan
dengan manajemen, hal terpenting yang perlu diperhatikan adalah perumusan rencana pembangunan
layanan secara komprehensif, realistis dan terukur. (Create by: Edwin)
___________________________________________________________________________________
1 Manfaat Digitalisasi Arsip
Manfaat Digitalisasi Arsip

Terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik.

Terjamin terekamnya informasi yang terkandung dalam lembaran arsip.
Kemudahan akses terhadap arsip elektronik
Kecepatan penyajian informasi yang terekam dalam arsip elektronik.
Keamanan akses arsip elektronik dari pihak yang tidak berkepentingan.
Sebagai fasilitas backup arsip-arsip vital
Menjalan undang-undang kearsipan dan Pepres

PENGELOLAAN ARSIP BERBASIS ELEKTRONIK

December 22, 2011 daryono
0 Comment

Makalah

I. Pendahuluan
Perkembangan teknologi yang begitu pesat belakangan ini di satu sisi mempunyai dampak positif
terhadap kelancaran dan kemudahan bagi manusia dalam melaksanakan berbagai kegiatannya, tetapi di
pihak lain perkembangan ini juga menimbulkan dampak khususnya di bidang kearsipan yang perlu segera
diantisipasi. Perkembangan di bidang kearsipan dirasakan sangat lambat jika dikaitkan dengan
perkembangan teknologi yang secara langsung ataupun tidak langsung menghasilkan arsip yang
cenderung selalu berubah. Untuk itu para pengelola kearsipan hendaknya selalu tanggap dan mengikuti
perkembangan tersebut dan sedapat mungkin agar dapat dimanfaatkan untuk kegiatan kearsipan.
Proses perkembangan teknologi akan berjalan terus melaju seakan tak mungkin terkejar, teknologi
akan terus bergerak maju dengan produk-produk yang selalu up to date dengan perubahan generasi dari
waktu ke waktu. Maka dampak perubahan itu sedemikan besar, sehingga produk-produk out of date tak
sinkron produk terbaru, karena setiap produk baru dipastikan memiliki spesifikasi yang lain.
Seiring dengan kemajuan teknologi, dunia kearsipan yang selama ini hanya berkutat pada kertas-kertas
lusuh dan berbau menyengat. Kini juga tak ketinggalan telah memanfaatka teknologi sebagai alat untuk
mengolah, mengakses dan penyebaran serta pelestarian arsip. Arsip-arsip kuno yang memiliki nilai guna
informasi sejarah dan mengandung keunikan yang sangat menarik sekarang telah disajikan dan diakses
melalui media elektronik. Dengan memungkinkan pengaksesan yang lebih luas, diharapkan arsip
merupakan barang bukti yang sekaligus mampu berbicara tentang fakta dan peristiwa sejarah dan mampu
memberikan arti dan manfaat dalam kehidupan manusia. Sehingga arsip-arsip yang dulunya hanya dapat
dilihat dan dibaca pada pusat-pusat arsip, kini dapat diakses secara online, dan bahkan layanannya telah
mengarah pada sistem layanan otomasi.
II. Proses Penciptaan Arsip Elektronik
Proses penciptaan arsip dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu :
1). Penciptaan secara elektronik atau otomasi.
Penciptaan secara elektronik atau otomasi adalah menciptakan arsip elektronik dengan menggunakan alat
yang bersifat elektronik, seperti camera digital, perekam suara, perekam video dan khususnya komputer.
2). Penciptaan arsip dengan cara transformasi digital.
Proses penciptaan arsip dengan transformasi digital sering disebut proses digitalisasi, dimana digitalisasi
mempunyai arti secara umum adalah proses penciptaan arsip elektronik dari arsip konvensional dengan
tujuan untuk melindungi arsip konvensional dari kerusakan secara fisik[1].
Proses ini memerlukan beberapa tahapan, yang masing-masing tahap akan memiliki aturan-aturan yang
harus dipatuhi, untuk menjaga keotentikan arsip elektronik yang dihasilkan. Selain melalui beberapa
tahapan, proses penciptaan arsip elektronik memerlukan peralatan yang handal dan ruang simpan yang
besar.
Proses penciptaan arsip konvensional ke arsip elektronik melalui beberapa tahapan berikut[2] :
1). Tahap Pemilihan
Dalam tahap pemilihan ini perlu diperhatikan beberapa hal antara lain : Waktu,. Kegunaan, Informasi dan
penyelamatan. Pemilihan berdasarkan waktu berarti arsip dipilih berdasarkan pada waktu pengeloaan
arsip. Pemilihan berdasarkan kegunaan, berarti arsip dipilih berdasarkan seberapa tingkat penggunaan
arsip, sering digunakan apa tidak. Pemilihan berdasarkan informasi berarti pemilihan arsip dengan
mempertimbangkan isi kandungan informasi arsip. Dan pemilihan berdasar penyelamatan
berarti pemilihan dengan memperhatikan kondisi fisik arsip, semakain buruk kondisi fisik arsip, semakin
cepat untuk diselamatkan.
2). Tahap Pemindaian
Arsip setelah dipilih kemudian tahap berikutnya dilakukan pemindaian arsip, pada prinsipnya pemindaian
arsip hanya dapat dilakukan satu kali saja, sehingga proses pemindaian dilakukan dengat cermat, tepat
dan dilakukan dengan tujuan untuk mendapatkan master arsip elektronik.
3). Tahap Penyesuaian
Nama file dari hasil proses pemindaian biasanya berupa nama default pemberian mesin yaitu tergantung
mesin pemindai yang digunakan. Salah satu nama yang umum adalah “scanxxxxx” dengan “xxxxx”
adalah nomor urut pemindaian. Nama file tersebut tidak mencerminkan isi dari arsip. Sehingga perlu
dilakukan penyesuaian nama file dengan mengikuti jenis arsip, fond arsip, nomor urut daftar, nomor urut
arsip dan nomor urut lembar arsip.
4). Tahap pendaftaran
Setelah arsip hasil pemindaian disesuikan dengan arsip aslinya, maka baru dilakukan pendaftaran atau
pembuatan daftar. Dalam daftar yang dibuat dicantumkan informasi tentang nomor urut arsip dan
disesuaikan dengan daftar pertelaan arsip (DPA). Informasi tersebut diperlukan untuk menjamin keaslian
dari arsip elektronik yang dihasilkan dan menjaga dari kemungkinan pemalsuan, karena salah satu ciri
arsip yang baik adalah asli dan autentik tercapai.
5) Tahap pembuatan berita acara
Dalam tahap ini adalah pembuatan berita acara proses digitalisasi dari arsip konvensional kedalam arsip
elektronik. Dalam tahap ini mencantumkan penanggungjawab pelaksanaan dan legalisasi dari pejabat
yang berwenang, jenis perangkat keras yang digunakan detail dan jenis komputer yang digunakan.

III. Sistem Penyimpanan dan Temu Balik Arsip Elektronik

Dalam perkembangan pengelolaan arsip, para praktisi kearsipan tentu saja sangat memahami akan
pentingnya sebuah arsip. Bukan hanya dilihat dari bentuk fisiknya saja, melainkan dari sisi informasi
yang terkandung dalam arsip tersebut. Hal ini yang memacu para praktisi kearsipan untuk selalu mencari
pola pengeloaan yang tepat dan efisien untuk dapat mengelola arsip-arsip tersebut. Pengelolaan arsip
bukan hanya terbatas pada keamanan penyimpanan, namun juga mengarah pada manajemen penempatan,
sehingga akan mempermudah proses temu kembali arsip apabila suatu saat arsip dibutuhkan oleh
pengguna.
Saat ini para praktisi kearsipan telah banyak beralih dari media penyimpanan yang bersifat konvensional
berupa fisik (hard copy) kedalam media elektronik (soft copy), hal ini dilakukan karena pertimbangan
efisiensi.
Menurut National Archives and Record Administration (NASA) USA, Arsip elektronik merupakan arsip-
arsip yang disimpan dan diolah di dalam suatu format dimana hanya computer yang dapat memprosesnya,
oleh karena itu arsip elektronik seringkali dikatakan sebagai Machine Readable Record[3].
Proses penyimpanan data secara sederhana adalah data disimpan dengan didasarkan pada aplikasi dan
jenis informasi. Suatu file data bisa terdiri dari satu record atau lebih. Penyimpana file diatur dalam
direktori yang diciptakan dan diolah oleh sistem operasi. Direktori dapat mempunyai funsi sebagai daftar
isi untuk media yang bersangkutan.
Sistem penyimpanan arsip elektronik dapat dilakukan dalam berbagai bentuk media penyimpanan, antara
lain [4]:
a). Media Magnetik (magnetic Media)
b). Disk Magnetik (magnetic disk)
c). Pita magnetik (magnetic tape)
d). Kaset (cassette)
e). Media optik ( Optical Media)

Media penyimpanan yang berkapasitas besar seperti hard disk atau disk optic yang memiliki lebih dari
satu gigabyte dapat dibagi dalam sektor-sektor, sehingga dapat dipergunakan untuk aplikasi yang berbeda.
Berarti dalam satu media penyimpanan berbagai mecam informasi dapat diproses sesuai dengan sistem
aplikasinya. Pemberian label nama file dalam arsip cukup penting didalam penyimpanan arsip elektronik.
Format label nama pada direktori atau nama file dan media penyimpanan sebaiknya diberikan secara
standar, jelas dan lengkap, hal ini penting sebagai tanda identitas dari media penyimpanan seperti floppy
disk, hard disk dan sebagainya.
Pemberian nama label yang bersifat eksternal maupun internal secara standar, terpadu dan konsisten akan
memudahkan penemuan kembali informasi. Guide indeks yang sesuai memungkinkan pengguna untuk
mengatur sistem pengindekan

IV. Keuntungan Arsip Elektronik

Dalam penyimpanan arsip secara elektronik akan diperoleh beberapa keuntungan serta efisiensi, bila
dibandingkan dengan sistem penyimpanan arsip secara konvensional. Adapun keuntungan dari
penyimpanan arsip elektronik adalah[5] :
1. Penghematan investasi berupa ruang kearsipan
Sebagaimana kita ketahui bersama, semakin berkembangnya sebuah arsip, maka akan memerlukan
rauang penyimpanan yang semakin besar juga. Hal ini dapat diatasi atau diefisienkan dengan cara sistem
penyimpanan arsip dengan pengalihan media arsip konvensional kedalam media arsip elektronik.
2. Penghematan investasi berupa kertas, tinta cetak (printer & fotocopy)
Keunggulan utama dari sistem berbasis elektronik adalah penyebarannya yang bersifat elektronik, tidak
lagi memerlukan kertas dan tinta, dan cukup dengan mengkopi pada disk atau media lainnya, walaupun
pada saat tertentu kertas tetap masih dibutuhkan.
3. Efisiensi waktu akses
Seperti telah kita ketahui bersama, metode pengarsipan konvesional akan sangat sulit menemukan sebuah
arsip yang terdapat dalam ruang kearsipan, hal ini diperngaruhi oleh sistem penempatan yang berpindah-
pindah, arsip sering dipinjam, dan biasanya tidak dikembalikan pada tempatnya, serta penyimpanan yang
tidak terstruktur, berbeda dengan arsip elektronik, sistem penyimpanan yang terstruktur memudahkan
temu kembali arsip semudah menginput kode arsip, sama halnya apabila kita melakukan pencarian sebuah
dokumen di komputer.
4. Pengematan SDM
Dalam sistem arsip konvensional tentunya banyak melibatkan petugas kearsipan untuk mengelola dan
melayani kebutuhan arsip, dan hal ini belum menjamin kecepatan dan ketepatan dalam sistem pencarian
arsip. Berbeda dengan arsip elektronik, tentu saja dapat dilakukan penekanan kebutuhan SDM, selain itu
sistem temu kembali informasi tidak harus melibatkan SDM yang banyak, namun akses informasi dapat
dilakukan dengan cepat.
5. Memperkecil kemungkinan kehancuran data
Dengan arsip elektronik kita akan mudah melakukan Back-up data, sehingga kita akan mempunyai
cadangan terhadap arsip-arsip penting yang dimiliki. Hal ini untuk mencegah kehancuran arsip yang
disebabkan oleh bencana seperti banjir dan kebakaran.

V. Penutup

Informasi yang terdapat dalam arsip elektronik dapat dengan mudah untuk diubah, dihapus dan
dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Selain itu usia atau daya tahan fisik arsip eletronik sangat terbatas,
apabila semakin sering digunakan arsip elektronik akan semakin cepat mengalami kerusakan. Dan untuk
pemeliharaan fisik arsip elektronik juga memerlukan cara penyimpanan yang baik.
Disamping ada beberapa kesulitan dalam pengelolaan arsip elektronik, juga terdapat beberapa keunggulan
yang dapat diperoleh dari pengelolaan arsip secara elektronik yang antara lain : menghemat space,
kapasitas simpan besar, akses informasi lebih cepat, menghemat SDM dan memperkecil kehancuran data.

VI. Bahan Bacaan

Sulistyo Basuki (2008). Manajemen Arsip dinamis : Pengantar memahami dan mengelola informasi dan
dokumen. Jakarta : Gramedia
Muhammad Rosyid Budiman (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta : Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah.
Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik. www.bacaanonline.com/manajemen-arsip–
elektronik–monika-nur-lastiyani, diunduh pada tanggal 27 April 2011
Surya Pradana (2009) Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik. http://surya-
pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html diunduh pada tanggal :28 April
2011
Syihabuddin Qalyubi dkk (2003) Dasar-dasar ilmu perpustakaan dan informasi. Yogyakarta : IAIN
Sunan Kalijaga
[1] Muhammad Rosyid Budiman (2009). Dasar Pengelolaan Arsip Elektronik. Yogyakarta : Badan
Perpustakaan dan Arsip Daerah. Hal. 5
[2] ibid Hal. 6

[3] ibid. Hal. 3

[4] Monika Nur Lastiyani (2008) Manajemen Arsip Elektronik. www.bacaanonline.com/manajemen-
arsip–elektronik–monika-nur-lastiyani, diunduh pada tanggal 27 April 2011
[5] Surya Pradana (2009) Keunggulan Pengelolaan Arsip Elektronik. http://surya-
pradhana.blogspot.com/2009/06/keunggulan-kearsipan-elektronik.html diunduh pada tanggal :28 April
2011

2 PENGELOLAAN INFORMASI DIGITAL

08.16 No comments
Pengertian Informasi

Pengertian Informasi Menurut Raymond Mc.leod

Informasi adalah data yang telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si penerima dan
bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang.“
Pengertian Informasi Menurut Jogiyanto HM., (1999: 692),
“Informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna
dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian – kejadian (event) yang nyata
(fact) yang digunakan untuk pengambilan keputusan."
Abdul Kadir (2002: 31); McFadden dkk (1999)
mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan
pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut.“
Pengertian Informasi Menurut Gordon B. Davis (1991: 28),
“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”

Kesimpulan Informasi
Secara umum informasi dapat didefinisikan sebagai hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang
lebih berguna dan lebih berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian yang
nyata yang digunakan untuk pengambilan keputusan

Kualitas informasi ditentukan oleh beberapa faktor :

Keakuratan dan teruji kebenarannya.
Informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak menyesatkan.
Kesempurnaan informasi
Informasi disajikan dengan lengkap tanpa pengurangan, penambahan, dan pengubahan.
Tepat waktu
Infomasi harus disajikan secara tepat waktu, karena menjadi dasar dalam pengambilan keputusan.
Relevansi
Informasi akan memiliki nilai manfaat yang tinggi, jika Informasi tersebut dapat diterima oleh mereka
yang membutuhkan.
Mudah dan murah
Apabila cara dan biaya untuk memperoleh informasi sulit dan mahal, maka orang menjadi tidak berminat
untuk memperolehnya, atau akan mencari alternatif substitusinya (Budi Sutedjo Dharma Oetomo, 2002 :
16 -17)

 DIGITALISASI DAN KOMPUTERISASI PENGELOLAAN ARSIP (WARKAH)

PENGELOLAAN ARSIP (WARKAH DI.208)

DENGAN MEMANFAATKAN TEKNOLOGI INFORMASI (KOMPUTERISASI)

I. LATAR BELAKANG
Warkah Kantor Pertanahan merupakan arsip hidup, maka harus dikelola secara baik dan profesional.
Pengelolaan arsip secara profesional dengan sistem komputerisasi dilatar belakangi antara lain karena
pengelolaan secara manual sering menimbulkan beberapa permasalahan, misalnya :
 Pencarian dan pengembalian arsip sulit dilakukan;
 Sulit mendapatkan rekapitulasi data arsip, misalnya data jumlah bendel tiap tahun pembuatan,
jumlah arsip tiap jenis, dsb;
 Mudah diambil oleh oknum yang berniat jahat (mudah dicuri);
 Memerlukan ruangan yang luas;
 Riwayat pemakaian dan pengembalian arsip tidak terdokumentasi dengan baik;
 Tidak memiliki database data arsip baik tekstual maupun spasial (image).
II. TUJUAN
Pengelolaan arsip dengan sistem komputerisasi bertujuan :
  Melaksanakan penataan dan pengelolaan arsip agar cepat dan mudah diketemukan saat
diperlukan;
 Untuk mendapatkan rekapitulasi data arsip sesuai jenisnya;
 Agar pengelolaan (penempatan, pencarian, pemakaian dan pengembalian) dapat dilakukan secara
mudah dan profesional dengan sistem komputerisasi;
 Agar mendapatkan database dari arsip yang kita simpan.
III. PEKERJAAN YANG DILAKSANAKAN :
1. Persiapan, meliputi :
· Orientasi ruang penyimpanan warkah ( bentuk dan luasnya);
· Identifikasi jumlah dan susunan almari/rak;
· Identifikasi jumlah buku/bendelwarkah;
· Pembuatan peta denah susunan dan letak almari.
2. Penyusunan warkah/buku :
· Buku/bendel warkah disusun didalam almari dan dikelompokkan sesuai dengan jenisnya dan
dipetakan dalam Program Aplikasi.
3. Pemberian nomor urut almari, nomor urut buku/bendel sesusai susunan almari dan bendel/buku
warkahnya.
4. Pendataan; setiap bendel/buku warkah diambil datanya, mengenai :
· Nomor urut bendel/buku warkah;
· Nomor jalur posisi letak warkah;
· Nomor urut almari ;
· Nomor/isi buku/ bendel warkah;
· Tahun pembuatan warkah;
· Kode yang ada di warkah.
5. Instalasi Aplikasi/Softwere Sistem Informasi Arsip Pertanahan.
6. Entry seluruh data hasil pendataan buku/bendel warkah pada aplikasi yang telah terinstall.
7. Pelatihan pengoperasian Aplikasi/Program Pengelolaan Arsip/Warkah :
· Memberikan buku petunjuk pemakaian program;
· Melaksanakan pelatihan kepada petugas yang telah ditunjuk oleh Kantah yang bersangkutan.
III. HASIL
· Arsip/warkah tersusun dengan rapi;
· Data base warkah tersimpan dalam aplikasi Kantor Pertanahan;
· Aplikasi/Softwere untuk pengelolaan database warkah;
· Buku panduan cara pemakai Aplikasi/program;

IV. MANFAAT
Dapat dengan cepat dan tepat mengetahui :
· Letak/posisi (No.Buku, No.Almari, No.jalur) bendel/buku warkah yang diperlukan;
· Jumlah warkah sesuai jenisnya;
· Jumlah bendel/buku sesuai tahun pembuatannya;
· Pemakaian/peminjaman warkah terekam dalam Aplikasi/Program;
· Pengambilan warkah oleh yang tidak berwenang (berniat jahat) sulit dilakukan.

V. PEMBIAYAAN
Untuk pekerjaan seluruhnya termasuk penyediaan peralatan penunjang, penediaan
aplikasi/Program, kami mengajukan penawaran harga borongan Rp.10.000,- (sepuluh ribu rupiah) setiap
record bendel arsip/warkahnya.

VI. PENUTUP
Arsip hidup harus tersimpan dengan baik dan terjaga untuk selamanya, karena suatu saat akan
dipergunakan oleh generasi setelah kita. Sebuah kreatifitas pasti ada manfaatnya, walaupun tak ada
gading yang tak retak. Apapun kritik dan saran yang bersifat membangun darimanapun datangnya , pasti
akan berguna bagi kami.
Untuk mempermudah pemahaman tentang penjelasan kami, berikut ini akan dilampirkan
beberapa contoh form/tampilan yang ada pada aplikasi. Terima kasih atas segalanya.

CONTOH-CONTOH FORM DALAM APLIKASI

Form INFORMASI WARKAH dalam Aplikasi :
Keterangan :
v Berkas/Warkah yang dicari Nomor D.i.208 :14347 tahun 2009
v Ditemukan ada (dua) buku :
o Nomor buku 1118 dengan Tanpa Kode
o Nomor buku 1226 dengan Kode HT
v Nomor buku 1118 tersimpan di Ruang 1 no.almari 10 Rak A1.
v File foto/image surat tanah terlihat di tabel FOTO SURAT TANAH ( KHUSUS UNTUK
PENATAAN YANG DIBARENGI DENGAN PEMBUATAN FILE IMAGE/PEMOTRETAN
ARSIP).

Keterangan :
v Setelah file image di click ->Foto surat tanah terlihat (akta jual beli).
Keterangan :
v Setelah di click printview->Foto surat tanah terlihat (akta jual beli) dan dapat diperbesar serta dapat
dicetak.

Keterangan :
v Posisi letak buku arsip yang dicari terlihat dalam denah almari (almari 10).
v Isi almari dan isi buku/bendel dapat dilihat dalam tabel.
Contoh Form REKAPITULASI DATA WARKAH dalam Aplikasi :
Keterangan :
v Tabel sebelah kiri atas adalah rekap jumlah buku dan jumlah warkah tiap tahun.
v Tabel sebelah kiri bawah adalah rekap jumlah buku dan jumlah warkah tiap almari.
v Tabel sebelah kanan atas adalah rekap jumlah buku dan jumlah warkah tiap kode warkah.
v Tabel sebelah kanan bawah adalah rekap jumlah buku dan jumlah warkah tiap jalur.

MA Luncurkan Aplikasi SIPP Terbaru

ASH
Mahkamah Agung (MA) memperbaharui sistem penelusuran berkas perkara (case tracking system) di
pengadilan. Setelah menerapkan aplikasi Sistem Informasi Penelusuran Perkara (SIPP) versi V.2, kini
MA resmi meluncurkanaplikasi SIPP versi terbaru yakni SIPP versi 3.1.2. Seperti
dikutip laman MA, acara peluncuran ini digelar di Hotel Sheraton Denpasar, Bali, Senin (09/5).

Saat meluncurkan aplikasi SIPP terbaru ini, Ketua MA H.M. Hatta Ali mengatakan peluncuran SIPP versi
terbaru 3.1.2 ini sangat istimewa karena dibangun dan dikembangkan sendiri oleh warga MA dan badan
peradilan di bawahnya. “Ini karya putra putri terpilih dari empat lingkungan peradilan,” ujar Hatta Ali.

Hatta menerangkan SIPP ini satu-satunya aplikasi yang telah terintegrasi dengan sistem informasi
lembaga hukum lain seperti Kepolisian, Kejaksaan Agung, dan Kementerian Hukum dan HAM. “Tentu
saja ini perkembangan sangat membanggakan. Pimpinan MA berbangga dan menyampaikan apresiasi
yang setinggi-tingginya kepada Tim yang telah bekerja keras membangun aplikasi yang sangat
bermanfaat ini,” katanya.

SIPP merupakan aplikasi teknologi berbasis web untuk memberikan semua informasi perkara terkait
proses penanganan perkara. Misalnya, pendaftaran perkara, biaya perkara, informasi susunan majelis
hakim, nomor perkara, jadwal persidangan, tanggal putusan yang bisa diakses masyarakat kapanpun dan
dimanapun dengan mudah, cepat dan murah.

Selain itu, aplikasi SIPP ini difungsikan pimpinan pengadilan memonitor kinerja hakim dan aparatur
pengadilan, tertib administrasi sebagai media kerja yang efektif bagi internal pengadilan termasuk
pengawasan media.

Hatta Ali juga meluncurkan kebijakan penting MA yakni Peraturan MA No. 2 Tahun 2015 tentang Tata
Cara Penyelesaian Gugatan Sederhana. Terbaru, MA menerbitkan Surat Edaran MA tentang Peningkatan
Efisiensi dan Transparansi Penanganan Perkara Kepailitan dan Kewajiban Pembayaran Utang di
Pengadilan.
Prospek SIPP di Peradilan Agama (1)
Ribuan hakim dan pegawai di lingkungan peradilan agama yang jadi pengguna Sistem Informasi
Penelusuran Perkara (SIPP) saat ini dihadapkan pada dilema yang sama. Di satu sisi, mereka diharuskan
menggunakan SIPP sebagai alat bantu pengadministrasian perkara. Di lain sisi, alat bantu tersebut belum
sepenuhnya bisa diandalkan, karena fungsi-fungsi dan kegunaannya masih terbatas.
“Kalau kami menggunakan SIPP, kinerja kami agak terhambat. Sebaliknya kalau kami tidak
menggunakan SIPP, kami disalahkan,” kata seorang pegawai pengadilan agama.
SIPP, yang kini telah berversi 3.1.3, adalah satu paket aplikasi untuk empat lingkungan peradilan di
bawah Mahkamah Agung. Mula-mula yang menggunakanannya adalah lingkungan peradilan umum,
kemudian disusul lingkungan peradilan tata usaha negara, peradilan militer dan peradilan agama.
Pada dasarnya SIPP terbagi menjadi tiga. Pertama, SIPP untuk proses pengadministrasian perkara di
pengadilan atau disebut SIPP lokal. Kedua, SIPP untuk penelusuran perkara oleh publik atau disebut SIPP
web. Dan ketiga, SIPP untuk pemantauan dan evaluasi kinerja pengadilan-pengadilan oleh MA atau
disebut SIPP MA. Masing-masing dari ketiga jenis SIPP itu punya menu-menu dan pelbagai submenu
yang berbeda-beda.
Awalnya, aplikasi yang bernama lain CTS (Case Tracking System) ini dibuat untuk lebih memudahkan
publik mengakses riwayat perkara, seiring dengan komitmen MA untuk mentransparansikan lembaga
peradilan. Kemudian, dilandasi oleh keinginan untuk memudahkan pemantauan dan evaluasi kinerja
pengadilan-pengadilan, dibuatlah SIPP untuk MA.
Pada perkembangannya yang mutakhir, fungsi SIPP diperlebar cakupannya sehingga menjadi alat bantu
proses pengadministrasian perkara pada empat lingkungan peradilan di bawah MA.
Bagi pengadilan-pengadilan di lingkungan peradilan agama, yang dalam satu tahun menangani tidak
kurang dari setengah juta perkara, sesungguhnya yang lebih dibutuhkan ialah aplikasi yang dapat
mempermudah dan mempercepat proses pengadministrasian perkara.
Sekitar satu dasawarsa terakhir, lingkungan peradilan agama memanfaatkan SIADPA (Sistem Informasi
Administrasi Perkara Peradilan Agama) sebagai alat tatalaksana (business process), mulai dari
pendaftaran perkara, persidangan, hingga pembuatan putusan. Berbagai laporan yang berkaitan dengan
administrasi kepaniteraan pun, termasuk laporan keuangan perkara, diproduksi dengan aplikasi tersebut.
Setelah beralih ke SIPP, pasca keluarnya regulasi dari Ditjen Badilag pada Februari 2016, aparatur
peradilan agama belum menemukan lagi sebuah aplikasi yang fungsi-fungsinya dapat mempermudah dan
mempercepat proses pengadministrasian perkara sebagaimana SIADPA.
“Kita tidak bisa membuat SKUM (Surat Kuasa Untuk Membayar), berita acara sidang, putusan dan
dokumen-dokumen lainnya dengan menggunakan SIPP versi sekarang,” kata pegawai pengadilan agama
tadi.
Menyadari keadaan yang belum ideal itu, Ditjen Badilag—selaku unit kerja di MA yang mengatur dan
membina lingkungan peradilan agama—membuka kesempatan seluas-luasnya kepada aparatur peradilan
agama, melalui satker masing-masing, untuk mengusulkan penambahan dan penyempurnaan menu-menu
SIPP, khususnya SIPP satker untuk proses pengadministrasian perkara.
Ditjan Badilag berhasil menjaring ratusan usul. Kemudian, setelah dilakukan kajian dan pemilahan,
didapatkan 80-an usul yang lantas diteruskan Ditjen Badilag kepada Tim Pengembang SIPP melalui
Sekretaris MA c.q. Kepala Biro Hukum dan Humas MA, pada Mei lalu.
Mekanismenya memang begitu. Ini karena pengembangan SIPP punya dua karakteristik: terpusat
(sentralized) dan harus ada payung hukumnya. Ditjen Badilag tidak punya kewenangan untuk
mengembangkannya sendiri. Posisi dan peran Ditjen Badilag adalah intermediasi, yang menjembatani
Tim Pengembang SIPP dan pengadilan-pengadilan di lingkungan peradilan agama selaku pengguna
(user).
Agustus kemarin, Tim Pengembang SIPP memaparkan tindak lanjut usulan itu. Hasilnya: Sebagian besar
usul segera dieksekusi, sebagian masih ditunda karena butuh kejelasan, dan sebagian lainnya tidak dapat
ditindaklanjuti karena beberapa sebab.
Hasil dari usulan-usulan itu akan mewujud pada SIPP versi 3.1.4. Sebagai gambaran, ketika tahap awal
proses instalasi dan pengimplementasian SIPP di lingkungan peradilan agama, SIPP masih berversi 3.1.1
dan versi yang ada sekarang ialah 3.1.3.
Lantas, kapan SIPP versi 3.1.4 itu hadir? Apa saja yang berubah secara signifikan?