Marketingul Evenimentelor

Grupa 1746
Necula Alexandra
Nedelcu Georgiana
Neghină Costin
Nica Paul
Nichitaru Andrei
 1. Introducere

Pentru acest proiect am ales să vorbim despre petrecerea aniversară a celor 5 ani de
existență pe piaţa evenimentelor de lux a complexului Ambasad'Or Events .
O petrecere de excepţie ce îmbină în cel mai graţios mod eleganţa şi rafinamentul.
Ambasad'Or Events a aniversat 5 ani de când este gazda celor mai fastuoase evenimente din
România şi te face să fii invitatul propriului tău eveniment.
Am ales acestă temă deoarece este vorba de un eveniment de proporţii mari, cu nume
sonore din media şi bussines, care a avut aşteptări la fel de mari şi din care putem să învăţăm
ce înseamnă un eveniment şi cum se organizează până la cel mai mic detaliu. Fiind atât de
interesant şi având informaţiile necesare din interiorul lui am decis să îl prezentăm.
Aducerea de noi colaborări pe termen lung, a unui număr cât mai mare de clienţi şi
publicitate sporită sunt câteva din obiectivele evenimentului.
Scopul evenimentului a fost lanarea noului concept al locației, inspirat din Emiratele
Arabe Unite - Dubai. După existența de 5 ani , Ambasad’or-ul s-a reinventat aducând lucrui
inedite pe piaţa evenimentelor de lux.

2. Prezentarea evenimentului

Ambasad'Or Events a aniversat 5 ani de când este gazda celor mai fastuoase
evenimente din România şi te face să fii invitatul propriului tău eveniment.
Odată cu petrecerea aniversară, AMBASAD’OR EVENTS, a lansat NOUL
CONCEPT inspirat din Emiratele Arabe Unite- Dubai.
Evenimentul s-a desfășurat în data de 16 iunie, începând cu ora 19:00 , a avun un
dress code ,, Cocktail Chic ,, şi a reușit să reunească cele mai sonore personalităţi din
domeniul media şi business development.
Atmosfera întregului eveniment a fost întreţinută pe tot timpul serii de nume celebre
precum : Connect-R, Ştefan Stan, Irina Rimes, Mattyas și DJ Vagabond, de asemenea special
guest-ul evenimentului a fost Andreea Marin.
Invitaţii au fost răsfăţaţi cu o gastronomie diversificată alcătuită din preparate culinare
specifice bucătăriei italieneşti, franţuzeşti, greceşti şi totodată bucătăriei thailandeze.
Mai mult decât atât, invitaţii au avut parte de un live cooking incediar oferit de
bucătari profesionişti şi cu renume din infinitul domeniu gastronomic. Totodată, aceştia s-au
delectat cu un Candy Bar şi un Chocolate Bar colosal format dintr-o multitudine
de delicatese concepute atent manual. Vedeta serii a fost nimeni alta decât îngheţata
alcoolizată cu diferite arome de precum vin rose, whisky, gin, şampanie.
În acelaşi timp, invitaţii au fost conduşi spre culmiile fericirii cu ajutorul somelierilor
care au asigurat show-ul degustărilor de vinuri fine.
Totodată, am amenajat colţul feeric de Narghilea unde invitaţii au fost conduşi de
cele 8 hosstese îmbrăcate în rochii albe inspirate din Grecia Antică.
Numele sonore ce au fost prezente la cea de-a 5-a Aniversare Ambasad’Or Events
sunt : Pepe, Liviu Vârciu, Ana Maria Prodan, Denisa Nechifor, Florentina Opriș, Adela
Diaconu, Raluca Andrei, Dinu și Deea Maxer, Irinel Columbeanu, Marcel Toader, Jean de la
Craiova, Mircea Zara și alții.
Conform statisticilor putem confirma prezenţa a 800 de personae la grandiosul
eveniment, enumerând numeroase personalităţi din domeniul politic, media şi bussines.
Evenimentul a fost conceput conform noului trend pe care Amasad’Or Events speră
să-l lanseze, acela al unei petreceri “glamour”, în stilul inconfundabil al Emiratelor Arabe
Unite (Dubai).
Evenimentul s-a desfăşurat în complexul Ambasad’or situate în Otopeni, drumul
Odăii nr 34-36. Ambasad’Or Events poate găzdui până la 1000 de invitați în cele 4 saloane
din care este alcătuit, dar și în Ambasad’Or Grand Ballroom.
Centrul de interes l-a reprezentat piscina, acolo unde a fost amenajată și scena, pe care
au cântat Connect-R, Ștefan Stan, Mattyas și DJ Vagabond, însă partcipantii au putut explora
întregul complex pentru a vedea toate detaliile şi modificările aduse în stilul noului
concept.Haideţi să aruncăm o privire asupra complexului.
Blueberry Pool by AMBASAD’OR reunește distracția, muzica, razele soarelui și
bună dispoziție cu luxul. Prin urmare au fost aduse șezlonguri din ratan, două jacuzzi și patru
baldachine cu draperii din damasc. Canapelele din piele, candelabrele pentru zona VIP, dar și
barul cu băuturi fine desăvârșesc, cu certitudine, luxul.

Salon Beverly Hills

Salonul Beverly Hills are o suprafață de 500 mp și poate găzdui între 180 și 250
invitați. Acesta transmite un aer extravagant prin luminile murale arhitecturale și drapajele de
plafon alcătuite din cea mai fină hârtie de orez. De asemenea, un perete colosal îmbrăcat cu
foiță de cupru redă o notă călduroasă atmosferei. Vasele mari cu flori, candelabrele cu
numeroase braţe şi multe cristale, veiozele şi ramele foto sunt alte accesorii ce completează
un interior amenajat perfect, în stil glamour. Piesele de rezistență ale saloanelor vizează
candelabrele realizate din cupru, îmbrăcate cu cristale de Boemia; acestea sunt înconjurate de
trei inele aurii opulente, cel mai mare dintre ele fiind unul cu diametrul de trei metri.
 Manhattan
Salonul Manhattan are o suprafață de 400 mp și poate găzdui între 140 și 200 invitați.
Acesta transmite un aer extravagant prin luminile murale arhitecturale și drapajele de plafon
alcătuite din cea mai fină hârtie de orez. De asemenea, un perete colosal îmbrăcat cu foiță de
cupru redă o notă călduroasă atmosferei. Vasele mari cu flori, candelabrele cu numeroase
braţe şi multe cristale, veiozele şi ramele foto sunt alte accesorii ce completează un
interioramenajat perfect, în stil glamour.
 Route Sixty Six

Prin îndepărtarea peretelui modular antifonat dintre saloanele Beverly Hills și

Manhattan ia naștere Route Sixty Six. Cu această ocazie, aveți la dispoziție 1000 mp, 2
lobby-uri, 4 săli de baie, 4 baruri de interior și chiar o zonă tradițională pentru proțap.
Salonul poate găzdui între 350 și 600 invitați. Vedetele salonului „Route Sixty Six”
sunt cei doi pereți colosali îmbrăcați cu foiță de cupru. Liniile geometrice din foiță de cupru
executate până la cel mai mic detaliu dinamizează spațiul și creează un contrast perfect.
Broadway
Designeri renumiți din întreaga lume s-au întrecut pe ei inșiși în conceperea acestui
salon, și anume Broadway. Pereții lambrisați cu lemn masiv și capitonați cu piele, oferă un
aer clasic și elegant evenimentului vostru. Pe lângă construcția arhitecturală aparte, în cadrul
acestui salon veți întâlni cel mai mare și mai spectaculos bar din întreg Complexul
Ambasad’Or Events.
Salonul Broadway îți poate găzdui până la 120 de invitați. Mesele din interiorul
salonului sunt separate prin drapaje din fir de mătase, iar pereții sunt decorați cu oglinzi
grandioase în stil Baroque, înrămate cu foiță de argint. Terasa de care dispune salonul, vă
oferă o priveliște memorabilă către piscină, ceea ce creează o atmosferă unică, clasică, dar și
modernă în același timp, evenimentului dumneavoastră.
Pavilion Ambasad’Or Dubai

Pavilionul Ambasad’Or Dubai este locul ideal pentru organizarea unui eveniment
memorabil. Acesta poate găzdui până la 600 persoane. Oaspeții pot fi întâmpinați pe
marginea piscinei BlueBerry cu un pahar de șampanie, putând apoi să se relaxeze și să
socializeze în zona baldachinelor special amenajate.
Nunta în aer liber poate oferi întregului eveniment exclusivitate, eleganță și
rafinament, iar Ambasad’Or Events cunoaște importanța micilor detalii, acele detalii care fac
diferența. Cele 3 candelabre cu cristale de Bohemia au o anvergură de 6 metri ce vă creează o
imagine memorabilă în ceea ce privește evenimentul dumneavoastră. Foarte importante sunt
accesoriile, iar oglinzile sunt de nelipsit. Realizate în stilul baroc, amplasate stânga-dreapta
salonului, oglinzile mențin un aer eclectic al stilului contemporan predominant și, totodată,
redau un aer delicat si feminin întregului spațiu. Ramele acestora sunt strălucioare, cu
elemente decorative, pentru a reflecta lumina din încăpere şi a pune şi mai bine în evidenţă
spaţiul.
 3. Planificarea evenimentului (diagram Gantt)

Denumire Timp Responsabil Resurse alocate Justificare

activitate activitate
şedinţă 6.06.2016-19:00 Directorul temporale Şedinţa cu
complexului angajaţii ce se vor
ocupa de
eveniment pentru
împărţirea
sarcinilor
Stabilirea 7.06.2016 Mangerul F&B temporale Stabilirea
conceptului necesarului şi a
petrecerii şi a etapelor de
momentelor organizare
Contactarea 7.06.2016 Departament Temporale, Obţinerea de
furnizorilor Aprovizionare materiale sponsorizări s de
pentru costuri cât mai
sponsorizări reduse
Contactarea 7-14.06.2016 Departament Temporale, Prezenţa a cât mai
clienţilor existenţi vânzări financiare, multe persoane
material
Contactarea a 7-14.06.2016 Departament Temporale, Prezenţa a cât mai
celor mai mari resurse umane financiare, multe firme cu
firme din care putem obţine
material
Bucureşti o colaborare
Contactarea 7-14.06.2016 Departament Temporale, Prezenţa
echipelor mass- Marketing financiare, vedetelor aduce
media şi a publicitate şi
material
vedetelor totodată aduce şi
echipele media
Promovarea 7-16.06.2016 Departament Temporale, Aducerea a cât
intensă a Marketing financiare, mai mulţi
evenimentului potenţiali clienţi
Comanda de 14.06.2016 Departament Temporale, Asigurarea
alimente şi aprovizionare şi financiare, necesarului pentru
băuturi necesare bucataru şef eveniment
material
Stabilirea 14.06.2016 Manager F&B Temporale, Asigurarea
numărului de materiale ajutorului necesar
colaboratori şi pt desfăşurarea
confirmarea lor evenimentului
pentru
următoarele 2 zile
Stabilirea 14.06.2016 Manager F&B şi temporale Bună desfăşurare
programului director complex a evenimentului
Amenajarea 15.06.2016 Manager F&B Temporale, Pregătirea locaţiei
interiorului materiale, cât mai bine
financiare pentru viitorii
clienţi
Confirmarea cu 15.06.2016 Marketing Temporale, Bună desfăşurare
artiştii şi financiare a evenimentului
prezentatorul
Amenajarea 16.06.2016 Manager F&B Temporale, Pregătirea locaţiei
exteriorului materiale, cât mai bine
financiare pentru potenţialii
clienţi
Pregătirea 16.06.2016 Manager F&B Temporale, Bună desfăşurare
ultimelor detalii materiale, a evenimentului
financiare
Desfăşurarea 16.06.2016 Întreaga echipă Temporale, Bună desfăşurare
evenimentului în materiale, a evenimentului
cele mai bune
condiţii financiare
Realizarea de 16.06.2016 Marketing Temporale, Obţinerea feed-
interviuri materiale, back-ului din
partea
participanţilor
Dezamenajarea 17.06.2016 Manager F&B Temporale, Eliberarea locaţiei
locaţiei materiale,
Primirea feed- 17.06.2016 Marketing Temporale Urmărirea
back-ului apariţiilor în
media pentru
obţinerea unu
feed-back cât mai
pozitiv
Plata 17.06.2016 Financiar Temporale, Închiderea
colaboratorilor şi financiare facturilor
a partenerilor

4. Logistica

Număr curent Denumire Unitate de măsură Preţ u.m. Valoare totală

produs/serviciu
1 Închiriere pod de 1 500 E 500 E
sticlă
2 Artificii 3 rotative+15 min 200 E 200 E
cer
3 Bar de gheaţă 1 1000 E 1000 E
personalizat
4 Îngheţată 15 l 10 E 150 E
alcolizata
5 Aranjamente 8 50 E 400 E
florale natural
piscină
6 Led exterior 1 200 E 200 E
7 Şampanie 30 l Sponsorizare parteneri permanenţi
8 Vin cramele 300 l
Ceptura
9 Apă plată 400 l
 10 Apă minerală 400 l
11 Pepsi 200 l
12 Fantă 200 l
13 Sprite 200 l
14 Santal 200 l
15 Cafea 200 pastile
16 Absolut 20 l
17 Smirnof 15 l
18 Jagermaister 10 l
19 Aperol 40 l
20 Chivas Regal 35 l
21 Jack Daniel’s 20 l
22 Fructe piramidă 30 kg 4 lei 1200 ron
23 Dulcuri Candy 40 kg Sponsorizare cofetăria Delice
bar
24 Alimente Majoritatea alimentelor deja existente în bucătărie , ca şi
bucătărie buget 2000 ron , mai multe informaţii nu deţinem
25 Tortul aniversar Macheta rămasă de la nunta din data de 12.06.2016
26 Bucătarul 2000 ron
internaţional
27 Saxofonistul 1 400 ron 400 ron
28 Pompierii 2 250 ron 500 ron
29 Colaboratorii 43 100 ron 4300 ron
TOTAL 20.935 ron

5. Buget : bugetul evenimetului a fost de 25.000, iar costurile lui au ajuns la 20.935.

6. Promovare

Ca şi metode de promovare am folosit postări zilnice pe reţelele de socializare şi pe

site-ul ambasadorevent.ro şi contactarea prin apel telefonic a clienţilor, a echipelor media şi
a vedetelor .
 În data de 15.06.2016 a fost lansat un concur pe pagina de facebook prin care se
câştigau 2 invitaţii la petrecere şi u weekend la piscine BlueBerry , completând fraza “ I love
Ambasad’Or…” astfel încât să rimeze.

7. Agenda evenimentului

7:00 Amenajarea exteriorului( mese de cocktail, caleaşca cu îngheţată,podul de sticlă

de pe piscină,leagănul miresei, schela de lumini, scena, led, vaze de flori, nuferi plutitori,
covor roşu, stâlpi luminaţi, felinarie şi lumânări, canapele şi mese puse pe poziţie, pregătirea
barului, pregătirea paharelor, farfuriilor, ceştilor, tacâmuri,scrumiere, montarea spider-elor şi
roll-up-urilor, montarea panoului floral, montarea standului de vin, pregătirea piramidei,
pregătire candy-bar, pregătire zonă de narghilea şi cigar corner)
7:00 Prepararea şi pregătirea meniurilor
12:00 Pregătirea ultimelor detalii de design
12-12:15 Live ANTENA STARS
18:00 Pregătirea ospătarilor şi a echipei
19:00 Întâmpinarea invitaţiilor cu şampanie
19:00-20:00 Saxofon live
19:30 Live cooking
20:00 Discurs Andreea Marin şi Nicusor Stan
20:15-20:30 Live Antena Stars
20:30 Irina Rimes
21:00 Ştefan Stan
21:30 Connect-R
21:30-21:45 Live Antena Stars
21:45 Laser Show
22:00 Prezentarea Tortului
22:00-22:30 Live Antena Stars
22:15 Show de artificii
22:30 Dj Vagabond

8. Descrierea rolului/poziției deținute în cadrul evenimentului

Poziţia noastră în cadrul evenimentului a fost asistent Manager F&B. Ca şi sarcini am

avut de :amenajat interior/exterior, de coordonat echipele de colaboratori, de colaborat cu
celelalte departmente şi de supravegheat bună desfăşurare a evenimentului.

9. Documente demonstrative participare eveniment (poze, filmuleţe)

 10. Harta poziționării

Atribut Procent
Preţ 45%
Servicii oferite 15%
Concept 18%
Locaţie 17%
Dată 5%
Total 100%

11. Concluzii și recomandări

Ambasad’Or Events a organizat cu succes evenimentul, revendicând statutul de cea

mai exclusivistă locaţie, atât pentru petrecerile private sau cele corporate, cât și în ceea ce
privește galele de premiere, cocktail party-uri sau festivaluri.
Păstrează, așadar, caracteristicile principale și în rândul evenimentelor
mondene: exclusivism și standarde de 5 stele.
Evenimentul a fost un real success, toate obiectivele au fost atinse , numarul clientilor
crescand considerabil in perioada urmatoare.
Este greu sa organizezi un eveniment de proportii atat de mari , dar ai foarte multe de
invatat.
Ca si recomandare sugeram neimplicarea patronului in evenimente.