BASIS DATA

A. Pengertian Basis Data (Data Base)

Basis data atau database, berasal dari kata basis dan data. Basis dapat diartikan markas atau
gudang tempat berkumpul. Data merupakan representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu
objek seperti manusia (pegawai, siswa, pembeli, pelanggan), barang, hewan, peristiwa, konsep,
kedaan, dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, simbol, teks, gambar, bunyi
atau kombinasinya dan mempunyai arti secara implisit. Data dapat dinyatakan dalam bentuk
angka, karakter atau simbol, sehingga bila data dikumpulkan dan saling berhubungan maka
dikenal dengan istilah basis data (database) [Ramez, 2000].
Menurut Encyclopedia of Computer Science and Engineer, para ilmuwan di bidang
informasi menerima definisi standar informasi, yaitu data yang digunakan dalam pengambilan
keputusan. Jadi basis data merupakan kumpulan file/table yang saling berelasi (berhubungan)
yang disimpan dalam media penyimpanan elektronik. Atau, basis data adalah koleksi terpadu dari
data yang saling berkaitan yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi suatu enterprise
(dunia usaha).

Tabel 5.1 Definisi Basis Data Menurut Para Ahli

PakarInformatika
George Tsu-der Chou
Fabbridan Schwab
Definisi Basis Data
Basis data merupakan kumpulan informasi bermanfaat
yang diorganisasikan kedalam aturan yang khusus.
Informasi ini adalah data yang telah diorganisasikan
kedalam bentuk yang sesuai dengan kebutuhan
seseorang [Abdul, 1999].
basis data adalah system berkas terpadu yang
dirancang terutama untuk meminimalkan duplikasi
data.
 Basis data lebih dibatasi pada arti implisit yang
Ramez Elmasri khusus, yaitu sebagai berikut.
a. Basis data merupakan penyajian suatu aspek dari
dunia nyata (real world).
b. basis data merupakan kumpulan data dari berbagai
sumber yang secara logika mempunyai arti implisit.
Data yang terkumpul secara acak tanpa memiliki arti,
tidak dapat disebut basis data.
c. Basis data perlu di rancang, dibangun dan data
dikumpulkan untuk suatu tujuan. Basis data dapat
digunakan oleh beberapa user dan beberapa aplikasi
yang sesuai dengan kepentingan user.

Dari beberapa definisi di atas, basis data memiliki berbagai sumber data dalam
pengumpulan data, bervariasi derajat interaksi kejadian dari dunia nyata, dirancang dan dibangun
agar dapat digunakan oleh beberapa user untuk berbagai kepentingan [Waliyanto, 2000] dan pada
masing-masing table/file di dalam database berfungsi untuk menampung/menyimpan data-data,
dan masing-masing data yang ada pada table/file tersebut saling berhubungan dengan satu sama
lainnya. Tujuan dari dibentuknya basis data pada suatu perusahaan pada dasarnya adalah
kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan kembali data.
Dalam basis data seluruh data disimpan dalam file basis data pada masing-masing table/file
sesuai dengan fungsinya, sehingga penelusuran data dapat dilakukan dengan mudah dan cepat
tersaji. Basis data merupakan aspek yang sangat penting dalam system informasi karena
merupakan gudang penyimpanan data yang dapat menghindari duplikasi data, hubungan antar
data yang tidak jelas, organisasi data, serta update yang rumit.

B. Hierarki Basis Data

Data diorganisasikan ke dalam bentuk elemen data (field), rekaman (record), dan berkas
(file). Elemen data adalah satuan data terkecil yang tidak dapat dipecah lagi menjadi unit lain
yang bermakna. Misalnya data siswa terdiri dari NIS, nama, alamat, telepon atau jenis kelamin.
 Rekaman merupakan gabungan sejumlah elemen data yang saling terkait. Istilah lain dari
rekaman adalah baris atau tupel. Berkas adalah himpunan seluruh rekaman yang bertipe sama.
C. J. Date menyatakan bahwa sistem basis data dapat dianggap sebagai tempat untuk
sekumpulan berkas data yang terkomputerisasi dengan tujuan untuk memelihara dan membuat
informasi tersebut tersedia saat dibutuhkan.

C. Macam-Macam Basis Data

Dilihat dari jenisnya, basis data dibagimen jadi menjadi dua yaitu sebagai berikut.
1. Basis Data Flat-File
Basis data flat-file baik digunakan untuk menyimpan daftar atau data sederhana dan
berukuran kecil sehingga dapat diubah dengan mudah. Pada dasarnya, mereka tersusun dari
sekumpulan string dalam satu atau lebih file yang dapat diurai untuk mendapatkan informasi yang
disimpan. Basis data flat-file akan menjadi sangat rumit bila digunakan untuk menyimpan data
berstruktur kompleks meskipun masih dimungkinkan menyimpan data semacam itu. Salah satu
masalah penggunaan basis data jenis ini yaitu rentan pada korupsi data karena tidak ada
penguncian yang melekat saat data digunakan atau dimodifikasi.
2. Basis Data Relasional
Basis data ini mempunyai struktur yang lebih logis terkait cara penyimpanan. Kata
“Relasional” berasal dari kenyataan bahwa tabel-tabel yang berada di basis data dapat
dihubungkan satu dengan lainnya. Basis data relasional menggunakan sekumpulan table dua
dimensi yang masing –masing table tersusun atas baris (tupel) dan kolom (atribut).Untuk
membuat hubungan antara dua atau lebih tabel, digunakan key (atribut kunci) yaitu primary key di
salah satu table dan foreign key di tabel yang lain.
Saat ini, basis data relasional menjadi pilihan karena keunggulannya. Beberapa kelemahannya
antara lain implementasi yang lebih sulit untuk data, dalam jumlah besar dengan tingkat
kompleksitasnya yang tinggi dan proses pencarian informasi yang lebih lambat karena perlu
menghubungkan tabel-tabel terlebih dahulu apabila datanya tersebar di beberapa tabel.

D. Data Base Management System (DBMS)

Data Base Management System dapat diartikan sebagai Sistem Manajemen Basis Data
(SMB), yaitu program komputer yang digunanakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus,
 memodifikasi dan memperoleh data/informasi secara praktis dan efisien. Manfaat dari DBMS
antara lain sebagai berikut.
1. Praktis. DBMS menyediakan media penyimpanan permanen berukuran kecil namun banyak
menyimpan data jika dibandingkan dengan menggunakan kertas.
2. Komputer dapat mencari dan menampilkan informasi yang dibutuhkan dengan cepat.
3. Mengurangi kejemuan saat melakukan pekerjaan berulang-ulang karena mesin tidak
merasakannya.
4. Update to date. Informasi yang tersedia selalu berubah dan akurat setiap saat.
Tabel 5.2 KeuntungandanKelemahanPenggunaan DBMS
Keuntungan-keuntungan Kelemahan-kelemahan
a. Pemusatan kontrol DBMS dibawah satu
a Biaya tinggi. Kebutuhan untuk
orang/ kelompok menjadi terpeliharanya mendapatkan perangkat lunak dan
standar kualitas data, keamanan batas perangkat keras yang tepat cukup mahal,
penggunaannya serta menetralkan konflik termasuk biaya pemeliharaan dan sumber
dalam persyaratan data dan integritas data daya manusia yang mengelola basis data
dapat terjaga. tersebut.
b. Informasi basis data lebih efektif dalam
b Sistem basis data lebih kompleks
pemakaian bersama (shared data) oleh dibandingkan dengan proses berkas,
beberapa user, dengan kontrol data yang sehingga mudah terjadi kesalahan dan
terjaga. semakin sulit dalam pemeliharaan data.
c. Mudah dalam membuat program
c Data yang terpusat dalam satu lokasi
aplikasi baru dengan data bebas dan dapat beresiko kehilangan data selama
terpisah dari data yang disimpan dalam proses aplikasi.
komputer.
d. Menyediakan interface secara mudah
bagi user dalam mengelola data secara
langsung.
e. Data yang masuk dapat berlebih/
rangkap. DBMS dapat menurunkan atau
mengontrol tingkat kerangkapan dan
mengelola proses pembaruan data.
 f. Kemungkinan database yang di akses
sama. DBMS mampu mengatur interface
berbeda, disesuaikan dengan pemahaman
tiap user terhadap kebutuhan basis data.

1. Model Data
Model data dapat dikelompokkan berdasarkan konsep pembuatan deskripsi strktur basis
data, yaitu sebagai berikut.
a. Model data konseptual (high level) menyajikan konsep tentang bagaimana user memandang atau
memperlakukan data. Dalam model ini dikenal tiga konsep penyajian data.
1) Entity (entitas) merupakan penyajian objek, kejadian atau konsep dunia nyata yang
keberadaannya secara eksplisit didefinisikan dan disimpan dalam basis data. Contohnya
siswa, mata pelajaran, guru, nilai, dan sebagainya.
2) Atribute (atribut) adalah keterangan yang menjelaskan karakteristik dari suatu entitas seperti
NIS, nama, kelas, jurusan untuk entitas siswa.
3) Relationship (hubungan) marupakan interaksi antara satu entitas dengan yang lainnya.
Contoh nya entitas pelanggan berhubungan dengan entitas barang yang dibelinya.
b. Model data fiskal (low level) merupakan konsep deskripsi detail antara disimpan kedalam
komputer dengan menyajikan informasi tentang format rekaman, urutan rekaman, dan jalur
pengaksesan data yang dapat membuat pencarian rekaman data lebih efisien.
c. Model data implementasi (representational) merupakan konsep deskripsi data disimpan dalam
komputer dengan menyembunyikan sebagian detail deskripsi data sehingga para user mendapat
gambaran global bagaimana data disimpan dalam komputer. Model ini merupakan konsep model
data yang digunakan oleh model hierarki, jaringan dan relasional.
2. Skema dan Instan Basis Data
Skema basis data merupakan deskripsi dari basis data yang spesifikasinya ditentukan dalam
tahap perancangan namun tidak terlalu diharapkan diubah setiap saat. Penggambaran skema
umumnya hanya berisi sebagian dari detail deskripsi basis data.
 Siswa
NIS Nama Kelas Jurusan

Mata Pelajaran
KD_MP Mata Pelajaran

Guru
KD_Guru Nama Alamat Telepon

Sekolah
KD_Sekolah NIS KD_MP KD_Guru Semester Tahun Nilai
MP

Sekelompok data yang tersusun dalam satu baris rekaman (record / tuple) dan tersimpan dalam
basis data disebut dengan instansi (instance) atau kejadian (occurences).

3. Arsitektur DBMS
Arsitektur ini dikenal dengan nama arsitektur tiga skema (three-schema architecture)
dimana fungsi ini untuk memisahkan antara basis data fisik dengan program aplikasi user.
Skema-skema tersebut adalah sebagai berikut.
a. Level internal merupakan skema internal yang memuat deskripsi struktur penyimpanan basis
data dan menggunakan model data fisikal serta mendefinisikan secara rinci penyimpanan data
dalam basis data dan jalur pengaksesan data.
b. Level konseptual adalah skema yang memuat deskripsi struktur basis data secara keseluruhan
untuk semua pemakai. Skema ini hanya memuat deskripsi tentang enitas, atribut, hubungan dan
batasan, tanpa memuat deskripsi data secara rinci.
c. Level eksternal merupakan skema eksternal (user view) yang mendefinisikan pandangan data
terhadap sekelompok user (local view) dengan menyembunyikan data lain yang tidak diperlukan
oleh kelompok user tersebut.
 Keuntungan dari arsitektur ini antara lain sebagai berikut.
a. Perubahan skema konseptual, yaitu adanya perubahan suatu item data tidak akan berpengaruh
pada program aplikasi. Namun jika skema eksternal tidak sesuai lagi dengan skema konseptual
yang baru maka program aplikasi harus di sesuaikan juga.
b. Perubahan skema internal, yaitu pemisahan antara skema eksternal dengan skema internal yang
berfungsi untuk menjaga bila terjadi perubahan skema internal. Misalnya, ada penambahan
“pointer” pada rekaman tidak memerlukan perubahan pada aplikasi.
c. Perubahan skema eksternal, yaitu adanya penambahan atau pembuatan skema eksternal baru
namun tidak memengaruhi aplikasi yang ada selama aplikasi tersebut tidak mengakses data
berdasarkan skema yang baru.
Berikut komponen-komponen DBMS (Howe, 1991).
a. Interface, yang didalamnya terdapat bahasa manipulasi data (data manipulation language).
b. Bahasa definisi data (data definition language) untuk skema eksternal, skema konseptual, dan
skema internal.
c. Sistem kontrol basis data (database control system) yang mengakses basis data karena adanya
perintah dari bahasa manipulasi data.
Contoh bahasa menggunakan komponen-komponen tersebut adalah SQL (Structured
Query Language). SQL merupakan bahasa standar yang digunakan oleh kebanyakan aplikasi-
aplikasi DBMS.
 MENGELOLA DATA DAN INFORMASI

A. Menghimpun Data
Data merupakan kumpulan fakta atau angka atau segala sesuatu yang dapat dipercaya
kebenarannya sehingga dapat digunakan sebagai dasar menarik suatu kesimpulan. Alat
pengumpulan data dibedakan menjadi dua :
1. Pengumpulan Data dengan Metode Tes, merupakan suatu metode penelitian psikologis untuk
memperoleh informasi tentang berbagai aspek dalam tingkah laku dan kehidupan batin seseorang,
dengan menggunakan pengukuran (measurement) yang menghasilkan suatu deskripsi kuantitatif
tentang aspek yang diteliti. Keunggulan metode ini adalah lebih akurat karena tes berulang-ulang
direvisi dan instrument penelitian yang objektif. Sedangkan kelemahan metode ini adalah hanya
mengukur satu aspek data, memerlukan jangka waktu yang panjang karena harus dilakukan secara
berulang-ulang, dan hanya mengukur keadaan siswa pada saat tes itu dilakukan.
2. Pengumpulan Data dengan Metode Non Tes.
a. Observasi, adalah pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap gejala yang tampak
pada objek penelitian. Berikut ini adalah alat dan cara melaksanakan observasi, yaitu:
1. Catatan Anekdot (Anecdotal Record )
2. Catatan Berkala (Incidental Record)
3. Daftar Chek (Check List )
4. Skala Penilaian (Rating Scale)
5. Peralatan Mekanis (Mechanical Device)
b. Angket atau kuesioner (questionnaire). Angket atau kuesioner merupakan suatu teknik
pengumpulan data secara tidak langsung (peneliti tidak langsung bertanya jawab dengan
responden) atau daftar pertanyaan tertulis yang ditujukan kepada responden. Instrumen atau
alat pengumpulan datanya juga disebut angket berisi sejumlah pertnyaan-pertanyaan yang
harus dijawab atau direspon oleh responden. Responden mempunyai kebiasaan untuk
memberikan jawaban atau respon sesuai dengan presepsinya. Kuesioner dapat dibagi menjadi
empat, yaitu:
 Kuesioner tertutup : Setiap pertanyaan telah disertai sejumlah pilihan jawaban. Responden
hanya memilih jawaban yang paling sesuai.
  Kuesioner terbuka : Dimana tidak terdapat pilihan jawaban sehingga responden haru
memformulasikan jawabannya sendiri.
 Kuesioner kombinasi terbuka dan tertutup : Dimana pertanyaan tertutup kemudian disusul
dengan pertanyaan terbuka.
 Kuesioner semi terbuka : Pertanyaan yang jawabannya telah tersusun rapi, tetapi masih
ada kemungkinan tambahan jawaban.
c. Wawancara. Suatu metode pengumpulan data untuk memperoleh data dan informasi dari
narasumber secara lisan. Proses wawancara dilakukan dengan cara tatap muka secara langsung
dengan narasumber. Ada dua macam wawancara, yaitu:
1. Wawancara tidak terstruktur, yaitu wawancara yang hanya memuat garis besar yang akan
ditanyakan bersifat pertanyaan spontan. Tentu saja kreativitas pewawancara sangat
diperlukan, bahkan hasil wawancara dengan jenis pedoman ini lebih banyak tergantung
dari pewawancara. Pewawancaralah sebagai pengemudi jawaban responden. Banyak
peluang untuk melakukan wawancara mendalam (in dhepth interviewing).
2. Wawancara terstruktur, yaitu wawancara yang disusun secara terperinci sehingga
menyerupai check-list, jawaban singkat, padat, tidak dirancang untuk wawancara
mendalam.
d. Study Dokumenter
Merupakan suatu teknik pengumpulan data dengan menghimpun dan menganalisis dokumen
dokumen, baik dokumen tertulis, gambar , maupun elektronik.
e. Auto Biografi
Auto Biografi digunakan untuk merekam riwayat hidup seseorang.
f. Sosiometri
Merupakan suatu metode untuk memperoleh data tentang jaringan sosial salam suatu kelompok
, yang berukuran kecil antara 10-50 orang , data diambil berdasarkan prefensi pribadi antara
anggota kelompok. Selain itu, penggunaan multi metode juga perlu memerhatikan waktu yang
tepat dalam penggunaan metode tersebut.
B. Pencatatan Data
Berikut beberapa cara pencatatan data observasi
1. Pencatatan Naratif
 Merupakan teknik pengumpulan (pencatatan) data oleh observasi dengan kejadian dan
urutan kejadiannya sebagaimana yang terjadi pada situasi nyata.
2. Pencatatan Metode Interval Recording
Merupakan salah satu teknik observasi yang berfokus pada perilaku spesifik dalam waktu
yang spesifik pula.
3 Pencatatan Metode Event Recording
Dilakukan dengan cara merekam setiap hal dari perilaku spesifik / kejadian-kejadian yang
ingin diukur selama periode observasi.
4. Pencatatan Metode Rating
Merupakan metode observasi ceklis yang didasarkan pada intensitas perilaku yang
diamati.

C. Pengolahan Data
1. Pengertian Pengolahan Data
Pengolahan Data merupakan serangkaian pekerjaan yang direncanakan atas informasi
guna mencapai tujuan / hasi yang diinginkan.
2. Tahap Pengolahan Data
a. Pencatatan (Recording)
b. Klasifikasi
c. penyusunan
d. perhitungan
e. penyusunan laporan
f. penyimpanan
g. pencarian
h. komunikasi
i. pengandaan
3. Unsur unsur pokok pengolahan data
a. membaca
b. menulis, mengetik, membuat lubang dengan mesin pada kartu
c. mencatat / mencetak
d. menyortir
 e. memindahkan
f. menghitung
g. membandigkan
h. menyimpan
4. Fungsi Pengolahan Data
1. Mengambil program dan data (masukan / input)
2. Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan
3. Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan
4. Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.
5. Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.
D. Penggandaan Data Menjadi Informasi
Merupakan usaha memperbanyak atau melipatkan beberapa kali data dengan
menggunakaan alat penggandaan data.
a. Jenis dokumen
1. Dari segi pemakaiannya :
a) Dokumen Pribadi
b) Dokumen Niaga
c) Dokumen Pemerintah
d) Dokumen Sejarah
2. Dari segi kegunaannya
a) Nilai penerangannya
b) Nilai yuridis
c) Nilai perdagangan
d) Nilai historis
3. Dari sumbernya
a) Dokuumen yang bersumber dari pemerintah
b) Dokuumen yang bersumber dari swasta
c) Dokuumen yang bersumber dari kantor dagang
d) Dokuumen yang bersumber dari aktivitas lembaga persurat kabaran
e) Dokuumen yang bersumber dari perseorangan
 4. Dari segi fungsinya
a) Dokumen dinamis
b) Dokumen aktif
c) Dokumen semi aktif
d) Dokumen inaktif
e) Dokumen statis
b. Macam macam alat penggandaan dokumen
a) fotokopi
b) stencil machine
c) risograph
d) offset
e) duplikator typeset
f) duplikator hetrografik dengan alcohol
g) printer
h) scanner
i) i mesin ketik
j) thermocopier
c. Fungsi alat penggandaan dokumen
a) Memberikan pelayanan memperbanyak dokumen, untuk bagian-bagian lainnya;
b) Memberikan pelayanan memperbesar atau memperkecil tulisan atau gambar, dari
dokumen, sesuai keinginan pimpinan;
c) Bertanggung jawab atas pekerjaan yang telah dipercayakan pimpinan kepadanya;
d) Memberikan pelayanan sesegera mungkin secara optimal.

E. Pendistribusian data dan informasi

1. Pengertian pendistribusian data
Merupakan penyampaian data atau informasi yang telah di olah keada pihak yang
membutuhkan informasi agar dapat digunakan untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
2. Manfaat Pendistribusian Data Dan Informasi
a) Mempercepat suatu data dan informasi diketahui oleh pihak-pihak yang membutuhkan
 b) Mempercepat dalam pengambilan keputusan
c) Meniminalkan terjadinya salah persepsi karna informasi tidak tersampaikan
d) Mempercepat penyelesaian tugas
3. Media pendisteribusian data dan informasi
a. Distribusi data dan informasi yang tertulis
1) Memo
2) Majalah
3) Laporan tahunan
4) Uraian tugas
5) Buku pedoman
6) Surat
7) Brosur

b. Distribusi data dan informasi secara lisan

1) Telepon
2) Rapat
3) Radio dan tv

F. Penyimpanan data dan informasi

1. Pengertian
Merupakan proses menaruh data dan informasi di tempat yang aman supaya tidak
rusak dan sebagainya baik dengan menggunakan cara secara manual maupun mekanik.
2. Kegunaan penyimpanan data dan informasi
a. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu
b. Melindungi kepentingan informasi perusahaan
c. Bukti autentik jika suatu saat dibutuhkan
d. Sumber refernsi untuk data atau informasi yang lain
e. Melancarkan kehidupan dan perkembangan perusahaan
f. bahan evaluasi
3. Sistem penyimpanan data dan informasi
a. Sistem pengarsipan manual
 Aktivitas yang terjadi dalam suatu perusahaan akan menghasilkan data dan
informasi. selama perusahaan tersebut masih beroperasi tentu setiap hari maka akan ada
data dan informasi.
b. Sistem komputerisasi
Dalam sistem informasi manajemen,komputer di gunakan untuk mengelolah data
sampai menyimpan data.komputer mempunyai dua bentuk dasar penyimpanan yaitu
primer dan sekunder.