BAB II

LANDASAN TEORI

A. Standar waktu penyediaan berkas rekam medis

Menurut Kepmenkes Nomor 129/menkes/SK/II/2018 standar adalah nilai
tertentu yang telah ditetapkan berkaitan dengan sesuatu yang harus dicapai dan
juga standar adalah ukuran pencapaian mutu atau kinerja yang diharapkan bisa
dicapai. Kinerja adalah proses yang dilakukan dan hasil yang dicapai oleh suatu
organisasi dalam penyedian produk dalam bentuk jasa pelayanan atau barang
kepada pelanggan.
Salah satu bentuk pelayanan di rumah sakit yaitu penyediaan berkas
rekam medis pasien rawat jalan. Pelayanan yang cepat dan tepat merupakan
keinginan semua konsumen baik pemberi pelayanan maupun penerima
pelayanan. Kecepatan penyediaan berkas rekam medis ke poliklinik juga
menjadi salah satu indikator dalam mengukur kepuasan. Semakin cepat rekam
medis sampai ke klinik maka semakin cepat pelayanan yang diberikan kepada
pasien. Berdasarkan standar pelayanan minimal (SPM) dalam penyediaan
berkas rekam medis sampai ke poliklinik yaitu maksimal 10 menit
Untuk mendukung pelayanan yang baik maka lama waktu penyediaan
dokumen rekam medis pun harus sesuai dengan standar yang telah ditetapkan
oleh pemerintah. Standar pelayanan penyediaan ini dapat menunjang
pelayanan yang diberikan rumah sakit kepada pasien.
Standar pelayanan minimal (SPM) adalah ketentuan tentang jenis dan
mutu pelayanan dasar yang merupakan urusan wajib daerah yang berhak
diperoleh setiap warga secara minimal. Indikator SPM adalah tolak ukur untuk
presentasi kuantitatif dan kualitatif yang digunakan untuk menggambarkan
besaran sasaran yang hendak dipenuhi dalam pencapaian suatu SPM tertentu
berupa masukan, proses, hasil dan atau manfaat pelayanan. (Peraturan
pemerintah Nomor 65 tahun 2005)
 Tabel 2.1
Standar pelayanan minimal ( SPM )
Jenis pelayanan Indikator Standar

1. Kelengkapan pengisian RM 24 100 %

jam setelah selesi pelayanan

2. Kelengkapan informed concent

Rekam medis setelah mendapatkan informasi 100 %
yang jelas

3. Waktu penyedian dokumen RM ≤ 10 menit

pelayanan rawat jalan

4. Waktu penyedian dokumen RM ≤ 15 menit

rawat inap
Sumber : kepmenkes Nomor 129/menkes/SK/II/2008

B. Mutu pelayanan
1. Pengertian mutu pelayanan kesehatan
Mutu pelayanan kesehatan adalah pelayanan kesehatan yang dapat
memuaskan setiap pemakai jasa pelayanan kesehatan yang sesuai dengan
tingkat kepuasaan rata-rata serata penyelenggaraannya sesuai dengan
standar dan kode etik profesi (Azrul Azwar, 1996).
Memenuhi dan melebihi kebutuhan serta harapan pelanggan melalui
peningkatan yang berkelanjutan atas seluruh proses. Pelanggan meliputi
pasien, keluarga, dan lainnya yang datang untuk pelayanan dokter,
karyawan (Mary R. Zimmerman).
2. Batasan Mutu Pelayanan Kesehatan
Untuk mengatasi masalah dalam perbedaan tingkat kepuasaan setiap
orang dalam menerima pelayanan kesehatan, maka telah disepakati bahwa
pembahasan tentang kepuasan pasien yang dikaitkan dengan mutu
pelayanan kesehatan mengenal paling tidak dua pembatasan, yaitu:
a. Pembatasan pada derajat kepuasan pasien
Pembatasan pertama yang telah disepakati adalah pada derajat
kepuasan pasien. Untuk menghindari adanya subjektivitas individual
yang dapat mempersulit pelaksanan program meenjaga mutu, maka
ditetapkan bahwa ukuran yang dipakai untuk mengukur kepuasan disini
bersifat umum yakni sesuai dengan tingkat kepuasan rata-rata
penduduk
b. Pembatasan pada upaya yang dilakukan
Pembatasan kedua yang telah disepakati pada upaya yang
dilakukan dalam menimbulakan rasa puas pada diri setiap pasien.
Untuk melindungi kepentingan pemakai jasa pelayanan kesehatan,
yang pada umumnya awam terhadap tindakan kedokteran,
ditetapkanlah upaya yang dilakukan tersebut harus sesuai dengan kode
etik serta standar pelayanan profesi, bukanlah pelayanan kesehatan
yang bermutu. Dengan kata lain dalam pengetian mutu pelayanan
kesehatan tercakup pula kesempurnaan tata cara penyelenggaraannya
sesuai dengan kode etik serta standar pelayanan professi yang telah
ditetapkannya.

3. Syarat Pokok Pelayanan Kesehatan

Syarat pokok pelayanan kesehatan yang dimaksud (Azwar, 1996)
adalah :
a. Tersedia dan berkesinambungan
Syarat pokok pertama pelayanan kesehatan yang baik adalah
pelayanan tersebut harus tersedia di masyarakat (available) serta
bersifat berkesinambungan (continuous). Artinya semua jenis pelayanan
 kesehatan yang dibutuhkan oleh masyarakat dan mudah dicapai oleh
masyarakat.
b. Dapat diterima dan wajar
Syarat pokok kedua pelayanan kesehatan yang baik adalah apa yang
dapat diterima (acceptable) oleh masyarakat serta bersifat wajar
(appropriate). Artinya pelayanan kesehatan tersebut tidak bertentangan
dengan adat istiadat, kebudayaan, keyakinan, kepercayaan masyarakat
dan bersifat wajar.
c. Mudah dicapai
Syarat pokok ketiga pelayanan kesehatan yang baik adalah yang
mudah dicapai (accessible) oleh masyarakat. Pengertian ketercapaian
yang dimaksud disini terutama dari sudut lokasi. Dengan demikian
untuk mewujudkan pelayanan kesehatan yang baik, maka pengaturan
sarana kesehatan menjadi sangat penting.
d. Mudah dijangkau
Syarat pokok pelayanan kesehatan yang ke empat adalah mudah
dijangkau (affordable) oleh masyarakat. Pengertian keterjangkauan di
sini terutama dari sudut biaya. Pengertian keterjangkauan di sini
terutama dari sudut jarak dan biaya. Untuk mewujudkan keadaan seperti
ini harus dapat diupayakan pendekatan sarana pelayanan kesehatan dan
biaya kesehatan diharapkan sesuai dengan kemampuan ekonomi
masyarakat.
e. Bermutu
Syarat pokok pelayanan kesehatan yang kelima adalah yang
bermutu (quality). Pengertian mutu yang dimaksud adalah yang
menunjuk pada tingkat kesempurnaan pelayanan kesehatan yang
diselenggarakan, yang disatu pihak dapat memuaskan para pemakai jasa
pelayanan, dan pihak lain tata cara penyelenggaraannya sesuai dengan
kode etik serta standar yang telah ditetapkan.
C. Konsep Rumah Sakit
1. Pengertian rumah sakit
Menurut Undang-undang No.44 Tahun 2009 pengertian rumah sakit
adalah “institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perseorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
Menurut America Hospital Association (Azwar, 2010 : 88) Rumah
Sakit adalah “suatu organisasi yang melalui tenaga medis profesional yang
terorganisir serta sarana kedokteran yang permanen menyelenggarakan
pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan yang berkesinambungan,
diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh pasien”.

2. Tujuan Rumah Sakit

Menurut UU Nomor 44 Tahun 2009 pengaturan penyelenggaraan
Rumah Sakit bertujuan sebagai berikut :
a. Mempermudah akses masyarakat untuk medpatkan pelayanan
kesehatan.
b. Memberikan perlindungan terhadap keselamatan pasien, masyarakat,
lingkungan rumah sakit dan sumber daya manusia di rumah sakit.
c. Meningkatkan mutu dan mempertahankan standar pelayanan rumah
sakit.

3. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit

Menurut UU RI No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit disebutkan
bahwa rumah sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan
perseorangan secara paripurna.
a. Tugas Rumah Sakit
Rumah sakit mempunyai tugas memberikan pelayanan kesehatan
perorangan secara paripurna.
b. Fungsi Rumah Sakit
 Menurut UU RI No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit, rumah
sakit mempunyai fungsi sebagai berikut:
1) Menyelenggarakan pelayanan pengobatan dan pemulihan
kesehatan sesuai dengan setandar pelayanan rumah sakit.
2) Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui
pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga
sesuai kebutuhan medis.
3) Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia
dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian
pelayanan kesehatan.
4) Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan
teknologi bidang kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu
pengetahuan bidang kesehatan.

4. Jenis - Jenis Rumah Sakit

Rumah sakit dapat dibagi berdasarkan jenis pelayanan dan
pengelolaannya. (UU RI No. 44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit).
a. Berdasarkan jenis pelayanan yang diberikan, rumah sakit
dikategorikan menjadi dua yaitu:
1) Rumah Sakit Umum
adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan
pada semua bidang dan jenis kesehatan.
2) Rumah Sakit Khusus
adalah rumah sakit yang memberikan pelayanan utama pada
satu bidang atau jenis penyakit tertentu berdasarkan disiplin ilmu,
golongan umur, organ, jenis penyakit, dan kekhususan lainnya.

5. Klasifikasi Rumah Sakit

Dalam rangka penyelenggaraan pelayanan kesehatan secara berjenjang
dan fungsi rujukan, rumah sakit umum dan khusus diklasifikasikan
 berdasarkan fasilitas dan kemampuan pelayanan rumah sakit. (UU RI No.
44 Tahun 2009 Tentang Rumah Sakit).
a. Klasifikasi rumah sakit umum terdiri atas:
1) Rumah Sakit Umum Kelas A
2) Rumah Sakit Umum Kelas B
3) Rumah Sakit Umum Kelas C
4) Rumah Sakit Umum Kelas D
b. Klasifikasi Rumah Sakit Khusus terdiri atas:
1) Rumah Sakit Umum Kelas A
2) Rumah Sakit Umum Kelas B
3) Rumah Sakit Umum Kelas C

D. Konsep Rekam Medis

1. Pengertian Rekam Medis
Rekam medis merupakan berkas / dokumen penting bagi setiap
instansi rumah sakit. Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan
dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan
dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. (Permenkes RI
nomor 269/MENKES/III/2008).
Rekam medis diartikan sebagai keterangan baik yang tertulis maupun
yang terekam tentang identitas, anamnese, penentuan fisik laboratoirum,
diagnosa segala pelayanan dan tindakan medis yang diberikan kepada
pasien, dan pengobatan baik yang dirawat nginap, rawat jalan maupun
yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Dirjen Yanmed, 2006:11).

2. Tujuan rekam medis

Tujuan rekam medis adalah menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit.
Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan
benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana
diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor
 yang menentukan di dalam upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit
(Dirjen Yanmed, 2006:13).
Dengan majunya teknologi informasi, kegunaan rekam medis
kesehatan dapat dilihat dalam dua kelompok besar. Pertama, yang paling
berhubungan langsung dengan pelayanan pasien (primer) dan kedua, yang
berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan pasien namun tidak
berhubungan langsung secara spesifik (sekunder). (Gemala Hatta,
2017:80-81).
Dengan kemajuannya teknologi informasi, kegunaan rekam medis
kesehatan dapat dilihat dalam dua kelompok besar. Pertama, yang paling
berhubungan langsung dengan pelayanan pasien (primer) dan kedua, yang
berkaitan dengan lingkungan seputar pelayanan pasien namun tidak
berhubungan langsung secara spesifik (sekunder). (Gemala Hatta,
2013:80-81).

3. Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, yakni
(Dirjen Yanmed 2006:13-15) :
a. Aspek Administrasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena
Isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan
tanggungjawab sebagai tenaga medis dan para medis dalam mencapai
tujuan pelayanan kesehatan.
b. Aspek Medis
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis karena catatan
tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan
atau perawatan yang harus diberikan kepada seorang pasien.
c. Aspek Hukum
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya
menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar
 keadilan, dalam rangka usaha untuk menegakkan hukum serta
penyediaan bahan tanda bukti untuk menegakkan keadilan.
d. Aspek Keuangan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya
mengandung data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
keuangan.
e. Aspek Penelitian
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian, karena isinya
menyangkut data / informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek
penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidang kesehatan.
f. Aspek Pendidikan
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya
menyangkut data / informasi tentang perkembangan kronologis dan
kegiatan pelayanan medik yang diberikan kepada pasien. Informasi
tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan atau referensi pengajaran
dibidang profesi si pemakai.
g. Aspek Dokumentasi
Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena
isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan
dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.
4. Nilai Guna Rekam Medis
Menurut Ery Rustiyanto (2010) mengemukakan nilai guna rekam
medis, antara lain:
a. Bagi Pasien
1) Menyediakan bukti asuhan keperawatan atau tindakan medis yang
diterima oleh pasien.
2) Menyediakan data bagi pasien jika pasien datang untuk yang kedua
kalinya dan seterusnya.
3) Menyediakan data yang dapat melindungi kepentingan hukum
pasien dalam kasus-kasus konpensasi pekerja kecelakaan pribadi
atau mal praktek.
 b. Bagi fasilitas layanan kesehatan
1) Memiliki data yang dipakai untuk pekerja profesional kesehatan.
2) Sebagai bukti atas biaya pembayaran pelayanan medis pasien.
3) Mengevaluasi penggunaan sumber daya.
c. Bagi pemberi pelayanan
1) Menyediakan informasi untuk membantu seluruh tenaga
profesional dalam merawat pasien.
2) Membantu dokter dalam menyediakan data perawatan yang
bersifat berkesinambungan pada berbagai tingkatan pelayanan
kesehatan.
3) Menyediakan data-data untuk penelitian dan pendidikan.

5. Kepemilikan Rekam Medis

Rekam medis adalah milik pelayanan kesehatan, sedangkan isinya
adalah milik pasien (PERMENKES No. 269, 2008). Penentuan
kepemilikan rekam medis telah tercantum dalam Undang-Undang RI
Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran pada pasal 46 ayat (1)
menyatakan “Dokumen rekam medis sebagaimana dimaksud dalam pasal
46 merupakan milik dokter, dokter gigi atau sarana pelayanan kesehatan,
sedangkan isi rekam medis merupakan milik pasien”.

6. Dasar Hukum Penyelenggaraan Rekam Medis

a. UU No. 36 tahun 2014 tentang tenaga kesehatan,
b. UU No. 44 tahun 2009 tentang rumah sakit,
c. UU No. 36 tahun 2009 tentang kesehatan,
d. UU No. 8 tahun 2005 tentang penetapan peraturan pemerintah,
e. UU No. 29 tahun 2004 tentang praktik kedokteran,
f. Peraturan Pemerintah No. 38 tahun 2007 tentang pembagian urusan
pemerintahan antara pemerintah, pemerintah daerah provinsi dan
pemerintah daerah kabupaten/kota,
 g. Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1966 tentang wajib simpan
rahasia kedokteran,
h. PERMENKES No.56 tahun 2014 tentang klasifikasi dan perizinan
rumah sakit,
i. PERMENKES No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam
medis,
j. KEPMENKES No.377/MENKES/SK/III/2007 tentang standar
profesi perekam medis dan informatika kesehatan.

E. Konsep Rawat Jalan

1. Pengertian Rawat Jalan
Pelayanan rawat jalan adalah pelayanan pasien untuk observasi,
diagnosa, pengobatan, rehabilitasi medik dan pelayanan kesehatan lainnya
tanpa menginap di rumah sakit. (keputusan menteri kesehatan RI
Nomor.165/MENKES/SK/X/2007 )
Pelayanan rawat jalan (ambulatory) adalah satu bentuk dari pelayanan
kedokteran. Secara sederhana yang dimaksud dengan pelayanan rawat
jalan adalah pelayanan kedokteran yang disediakan untuk pasien tidak
dalam bentuk rawat inap (hospitalization). Pelayanan rawat jalan ini
termasuk tidak hanya yang diselenggarakan oleh sarana pelayanan
kesehatan yang telah lazim dikenal rumah sakit atau klinik, tetapi juga
yang diselenggarakan di rumah pasien (home care) serta di rumah
perawatan (nursing homes). Bentuk pertama dari pelayanan rawat jalan
adalah yang diselenggarakan oleh klinik yang ada kaitannya dengan rumah
sakit (hospital based ambulatory care). Untuk diperhatikan bahwa
sekalipun prinsip pokok program menjaga mutu pada pelayanan rawat
jalan tidak banyak berbeda dengan berbagai pelayanan kesehatan lainnya,
menyebabkan penyelenggaraan program menjaga mutu pada pelayanan
rawat jalan tidaklah semudah yang diperkirakan, ciri-ciri khusus yang
dimaksud adalah:
a. Sarana, prasarana serta jenis pelayanan rawat jalan sangat beraneka
ragam, sehingga sulit merumuskan tolak ukur yang bersifat baku.
b. Tenaga pelaksana bekerja pada sarana pelayanan rawat jalan umumnya
terbatas, sehingga di satu pihak tidak dapat dibentuk suatu perangkat
khusus yang diserahkan tanggung jawab penyelanggaraan program
menjaga mutu, dan pihak lain, apabila beban kerja terlalu besar, tidak
memiliki cukup waktu untuk menyelenggarakan program menjaga
mutu.
c. Hasil pelayanan rawat jalan sering tidak diketahui. Ini disebabkan
karena banyak dari pasien tidak datang lagi ke klinik.
d. Beberapa jenis penyakit yang datang ke sarana pelayanan rawat jalan
adalah penyakit yang dapat sembuh sendiri, sehingga penilaian yang
objektif sulit dilakukan.
e. Beberapa jenis penyakit yang datang ke sarana pelayanan rawat jalan
adalah mungkin penyakit yang telah berat dan bersifat kronis, sehingga
menyulitkan pekerjaan penilaian.
f. Beberapa jenis penyakit yang datang berobat datang ke sarana
pelayanan rawat jalan mungkin jenis penyakit yang penanggulannya
sebenarnya berada di luar kemampuan yang dimiliki. Keadaan yang
seprti ini juga akan menyulitkan pekerjaan penilaian.
g. Rekam medis yang dipergunakan pada pelayanan rawat jalan tidak
selengkap rawat inap, sehingga data yang diperlukan untuk penilaian
tidak lengkap.
h. Perilaku pasien yang datang ke sarana pelayanan rawat jalan sulit
dikontrol dan karenannya sembuh atau tidaknya suatu penyakit yang
dialami tidak sepenuhnya tergantung dari mutu pelayanan yang
diselenggarakan
2. Prosedur Penerimaan Pasien Rawat Jalan
a. Pasien Baru
Setiap pasien baru diterima di tempat penerimaan pasien dan akan
diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan informasi mengenai
data identitas sosial pasien yang harus diisikan pada formulir ringkasan
riwayat klinik.
Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang digunakan
sebagai kartu pengenal (KIB), yang harus dibawa pada setiap
kunjungan berikutnya ke rumah sakit yang sama, baik sebagai pasien
berobat rawat jalan maupun sebagai pasien rawat inap.
Pada rumah sakit yang telah menggunakan sistem komputerisasi
identitas sosial pasien yang di sertai dengan nomor rekam medis pasien
baru harus disimpan untuk dijadikan database pasien, sehingga
sewaktu-waktu pasien berobat kembali ke rumah sakit maka data pasien
tersebut akan mudah ditemukan dengan cepat.
Data pada ringkasan riwayat klinik diantaranya berisi :
1) Dokter pennanggung jawab poliklinik
2) Nomor pasien Alamat lengkap
3) Tempat/tanggal lahir
4) Umur
5) Jenis kelamin
6) Status keluarga
7) Agama
8) Pekerjaan
Ringkasan riwayat klinik ini juga dipakai sebagai dasar pembuatan
kartu indeks utama pasien dan data diatas pula yang disimpan sebagai
database bagi rumah sakit yang telah menggunakan sistem
komputerisasi.
Setelah selesai dalam proses pendaftaran, pasien baru
dipersilahkan menunggu di poliklinik yang dituju dan petugas rekam
 medis mempersiapkan rekam medisnya lalu dikirim ke poliklinik tujuan
pasien.

b. Pasien lama
Untuk pasien lama atau pasien yang pernah datang atau berobat
sebelumnya ke rumah sakit, maka pasien mendatangi tempat
pendaftaran pasien lama atau ke tempat penerimaan pasien yang telah
ditentukan.
1) Pasien yang datang dengan perjanjian
2) Pasien yang datang tidak dengan perjanjian (atas kemauan
sendiri).
Baik pasien dengan perjanjian maupun pasien yang datang atas
kemauan sendiri, setelah mendapatkan karcis, baru akan mendapatkan
pelayan di tempat pendaftaran pasien. Pasien perjanjian akan langsung
menuju poloklinik yang dituju karena rekam medisnya telah disiapkan
oleh petugas. Sedangkan untuk pasien yang datang atas kemauan
sendiri atau bukan perjanjian, harus menunggu sementara rekam
medisnya dimintakan oleh petugas TPP ke instalasi rekam medis.
Setelah berkas rekam medis tersebut dikirim ke poliklinik oleh petugas,
selanjutnya pasien akan mendapatkan pelayanan kesehatan di poliklinik
yang dimaksud (Dirjen Yanmed 2006:33).

3. Alur Rekam Medis Rawat Jalan

a. Pasien mendaftar ke tempat pendaftaran rawat jalan.
b. Apabila pasien baru : pasien mengisi formulir prndaftaran pasien baru
yang telah disediakan.
c. Apabila pasien lama (pasien yang pernah berobat sebelumnya) :
pasien menyerahkan kartu pasien (kartu berobat) kepada petugas di
Tempat pelayanan pendaftaran rawat jalan.
d. Di tempat pelayanan pendaftaran :
 1) Untuk pasien baru, petugas Tempat Pelayanan Pendftaran Rawat
Jalan menginput identitas sosial dan untuk pasien lama petugas
menginput antara lain :
a) Nama pasien
b) Nomor rekam medis
c) Nomor registrasi
d) Poliklinik yang dituju
e) Keluhan yang dialami
2) Petugas TPP membuat kartu berobat (kartu pasien) untuk diberikan
kepada pasien baru yang harus dibawa apabila pasien tersebut
berobat ulang.
3) Untuk pasien baru, petugas TPPRJ akan menyiapkan berkas rekam
medis pasien baru.
4) Bagi pasien kunjungan ulang atau pasien lama, harus
memperlihatkan kartu berobat kepada petugas penerimaan pasien.
Selanjutnya petugas akan menyiapkan berkas rekam medis pasien
lama tersebut.
5) Apabila pasien lupa membawa kartu berobat maka rekam medis
pasien lama dapat ditemukan dengan mengetahui nomor rekam
medis pasien melalui pencarian KIUP atau pada RS yang telah
menggunakan sistem komputerisasi dengan mudah nomor pasien
dapat dicari melalui pencarian pada data base.
e. Rekam medis pasien dikirim ke poliklinik oleh petugas rekam medis
yang telah diberi kewenangan untuk membawa rekam medis.
f. Petugas poliklinik mencatat pada buku register pasien rawat jalan
poliklinik antara lain : tanggal kunjungan, nama pasien, nomor rekam
medis, jenis kunjungan, tindakan atau pelayanan yang di berikan dsb.
g. Dokter pemeriksa mencatat riwayat penyakit, hasil pemeriksaan,
diagnosis, terapi yang ada relevansinya dengan penyakit pada kartu
atau lembaran rekam medis (catatan dokter poliklinik).
 h. Petugas poliklinik (perawat/bidan) membuat laporan atau rekapitulasi
harian pasien rawat jalan.
i. Setelah pemberian pelayanan kesehatan di poliklinik selesai
dilaksanakan petugas poliklinik mengirimkan seluruh berkas rekam
medis rawat jalan, ke intaslasi rekam medis paling lambat 1 jam
sebelum berakhir jam kerja.
j. Petugas rekam medis memeriksa kelengkapan pengisian rekam medis
dan untuk yang belum lengkap segera di upayakan kelengkapannya.
k. Petugas instalasi rekam medis mengolah rekam medis yang sudah
lengkap. Dimasukan ke dalam kartu indeks penyakit, kartu indeks
operasi, dsb, sesuai dengan penyakitnya.
l. Petugas instaasi rekam medis membuat rekapitulasi setiap akhir bulan,
untuk membuat laporan dan statistik rumah sakit.
m. Rekam medis pasien disimpan berdasarkan nomor rekam medisnya
(apabila mengant sistem desentraisasi) rekam medis pasien rawat
jalan disimpan secara terpisah pada tempat penerimaan pasien rawat
jalan (dirjen Yanmed 2006:37).

4. Sistem dan Metode Penyimpanan

Dalam pengelolaan rekam medis, cara penyimpanan rekam medis
terdiri dari:
a. Metode Penyimpanan
1) Sentralisasi
Dalam pengelolaan rekam medis pasien disimpan dalam satu
berkas dan satu tempat,baik untuk rawat jalan maupun rawat inap.
Kelebihan :
a) Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan
penyimpanan.
b) Mengurangi jumlah pembiayaan, untuk peralatan dan
pembuatan ruangan
 c) Peningkatan efisiensi petugas dalam penyimpanan atau
penemuan kembali Dokumen rekam medis.
d) Lebih efektif didalam pelaksanaan koordinasi dan control
didalam penyimpanan.
e) Pengguna alat dan prosedur lebih mudah diseragamkan.
f) Dokumen rekam medis lebih terjamin keselamatannya baik
fisik maupun informasinya.
g) Memudahkan didalam pelaksanaan penyusunan Dokumen
rekam medis.
h) Lebih mudah dalam menjaga hubungan data, baik data
rawat jalan,inap maupun UGD.
Kekurangannya :
a) Petugas lebih sibuk, karena menangani rawat jalan dan
rawat inap.
b) Sistem penerimaan pasien harus 24 jam
c) Jika tempat / unit kerja berjauhan, maka akan menimbulkan
permasalahan bagi penggunaan atau pemakaian Dokumen
rekam medis, sehingga nilai akan accesibility kurang
terpenuhi.
2) Desentralisasi
Sistem penyimpanan berkas yang dibuat terpisah antara data
yang satu dengan yang lain. Didalam sistem desentralisasi
penyimpanan Dokumen rekam medis ada beberapa rumah sakit di
Indonesia untuk pelayanan dibagian poliklinik di simpan di bagian
pendaftaran atau unit kerja rekam medis rawat jalan dan Dokumen
rekam medis atau unit rekam medis rawat inap.
Kelebihan :
a) Efisien waktu, sehingga pasien labih cepat mendapatkan
pelayanan
b) Beban kerja petugas lebiih ringan
 Kekurangan :
a) Banyak terjadi duplikasi data rekam medis
b) Biaya untuk pembuatan rak dan ruangan lebih banyak
c) Membutuhkan rak dan ruangan yang banyak
d) Membutuhkan banyak tenaga pelaksana.
Mungkin masih ada beberapa rumah sakit yang masih
melakukan penyimpanan di bagian poliklinik masing-masing,
tetapi sistem tersebut sudah tidak efektif karena hal ini akan sangat
mempengaruhi kinerja para tenaga rekam medis maupun tenaga
medis, selain itu cara penyimpanan seperti ini juga sangat
merugikan pasien, kenapa? Karena cara penyimpanan yang
dilakukan di tiap atau masing-masing poliklinik yang di kunjungi,
informasi yang ada di dalam dokumen rekam medis tersebut tidak
akan sampai ke dokter atau ke tenaga medis lain, sehingga jika ada
informasi penting berkaitan dengan riwayat penyakitnyayang dulu
atau riwayat penyakit yang lain tidak dapatdiketahui. Sebaiknya
penggunaan cara penyimpanan seperti ini tidak usah di gunakan
didalam sistem pelayanan rekam medis.

F. Pengertian distribusi
Distribusi di dalam kamus bahasa indonesia adalah pembagia atau
pendistribusian barang – barang kepada orang banyak atau ke beberapa tempat.
(Kamus lengkap bahasa indonesia modern : 84)
1. Distribusi rekam medis
Menurut Dirjen Yanmed (2006 : 96) Rekam Medis memiliki sifat
yang sangat rahasia sehingga tidak semua orang bisa membawanya, maka
peranan distribusi sangat penting di dalam penyelenggaraan rekam medis.
Ada beberapa cara untuk mengirim berkas rekam medis, pada sebagian
rumah sakit, pengiriman dilakukan dengan cara tangan dari tempat satu ke
tempat lainnya. Oleh karena itu, bagian rekam medis harus membuat suatu
jadwal pengiriman dan pengambilan untuk berbagai bagian yang ada di
 rumah sakit. Frekuensi pengiriman dan pengambilan ini ditentukan jumlah
pemakaian rekam medis.
2. Standar prosedur pendsitribusian rekam medis
Menurut (pedoman penyelengaraan dan proses rekam medis rumah sakit
menurut dirjen yanmed 2006 )
a. Persyaratan
1) Pasien rawat jalan
Berkas rekam medis
b. Sarana
1) Nomor urut poliklinik
2) Kotak sortir
3) Telpon
4) Komputer PC client
5) Lan system
6) Printer
c. Prasarana
1) Peraturan mentri kesehatan republik indonesia
2) Petunjuk teknis pengelolaan rekam medis