Geconcretiseerde functiebeschrijving: Coördinator-expert (m/v/x) – Dienst HR Partners en Organisatie

Graad

Coördinator – expert (m/v/x)

Functie

Coördinator – expert (m/v/x) – Dienst HR Partners en Organisatie

Doelstelling van de functie

Als coördinator – expert (m/v/x) binnen de dienst HR Partners en Organisatie staat u er, samen met het
team van HR partners, voor in om een brug te slaan tussen de departementen en de HR experten. U
professionaliseert en faciliteert hierbij het HR Partnernetwerk. Daarnaast bent u ook verantwoordelijk
voor het uitwerken en coördineren van organisatiebrede HR-projecten.

Plaats in het organogram

De organisatiestructuur van de Stad Gent en het OCMW Gent omvat drie pijlers: persoonsgebonden
materie (dienstverlening voor de burger als individu), grondgebonden materie (dienstverlening voor de
werk- of woonomgeving van de burger) en ondersteuning (alle ondersteunende diensten om de
dienstverlening waar te maken). Elke dienst binnen de Stad Gent of het OCMW Gent focust zich op
één van deze pijlers.

De dienst HR partners en organisatie is toegewijd aan het (aan)leveren van strategische en adviserende
diensten aan het departementshoofd, de directie en de diensthoofden binnen de Stads- en OCMW-
departementen. Daarnaast wordt ondersteuning en begeleiding op vlak van veranderingstrajecten,
(wijzigingen in de) organisatiestructuur, faciliteren in strategische personeelsplanning en -behoefte,
functieweging en -classificatie,… aangeboden in samenwerking met diverse HR-expertdiensten en met
de dienst Organisatieontwikkeling (Bedrijfsvoering).

U rapporteert aan uw rechtstreeks leidinggevende.

U geeft geen leiding, maar hebt een coördinerende rol.

Functie-inhoud

Als coördinator – expert (m/v/x) binnen de Dienst HR Partners en Organisatie vervult u hiervoor
volgende opdrachten:

 U bent medeverantwoordelijk voor het coördineren van een team van HR Partners. De HR
Partners slaan een brug tussen een toegewezen departement en de experten van HR. Zij werken
nauw samen met de andere HR partners binnen het netwerkmodel. U bevordert de synergie tussen
de HR partners. Dit houdt in dat u:
 De HR partners en het HR netwerk ondersteunt, coacht en escaleert waar nodig naar de
rechtstreeks leidinggevende
  Daartoe (netwerk)overleg organiseert, faciliteert en stimuleert door middel van intervisie, en
waakt over de interne communicatie binnen het netwerk
 Voorstellen doet ter optimalisatie van de werking en dienstverlening, en ervoor zorgt dat er
kwaliteitscontroles, procedures, rapporteringsdocumenten, enz. beschikbaar zijn en gehanteerd
worden
 De begeleidingen van het HR luik van veranderingsprocessen mee coördineert en bewaakt
 Het proces van strategische personeelsplanning en personeelsbehoefte faciliteert samen met de
dienst HR planning en data
 Vanuit HR, in samenwerking met de dienst Talent en Ontwikkeling, meewerkt aan diverse
reorganisatietrajecten binnen Stad en OCMW Gent
 Opleidingstrajecten op maat installeert voor HR partnernoden

 U bewaakt enerzijds dat de noden en verwachtingen vanuit de departementen voldoende vertaald

worden ten opzichte van HR en anderzijds bent u verantwoordelijk voor het bewaken dat de
strategie en projecten vanuit HR voldoende vertaald worden naar de departementen. Dit houdt in
dat u:
 Een methodologisch kader ontwikkelt waarbij de noden en verwachtingen geïnventariseerd,
opgevolgd en geprioriteerd worden
 Meewerkt aan een duidelijk aanbod van relevante HR ken- en stuurgetallen
 HR projecten organisatiebreed coördineert en begeleidt bv. beleid rond functieclassificatie en –
waardering, verlonings- en beloningsbeleid, bedrijfsvervoersplan woon-werk verkeer,
welzijnsonderzoeken, …

 U geeft adviezen aangaande de materies die tot uw bevoegdheid behoren. U doet dit op structurele
en op ad hoc basis. Dit houdt onder meer in dat u:
 HR partners bijstaat indien er zich problemen voordoen bij de afhandeling van de dossiers
 Op vraag van en in overleg met de leidinggevende zelf de complexe dossiers/projecten
opvolgt en/of behandelt
 Hiervoor telkens de vraag onderzoekt, waar nodig zorgt voor een voorstel (met inbegrip van
de praktische implicaties), eventueel overlegvergaderingen organiseert met HR diensten en
diverse belanghebbenden en betrokkenen
 Ervoor zorgt dat u de evoluties binnen uw expertisegebied volgt
(technisch/reglementair/inhoudelijk). U zorgt ervoor dat de eventuele veranderingen in
werkwijzen/procedures/reglementeringen/beleidsbeslissingen enz. in praktische implicaties
omgezet worden voor uw afdeling, en communiceert hierover
 Uw expertise ten dienste stelt van en verder ontwikkelt bij wie er behoefte, nut en belang aan
heeft. U onderhoudt contacten met diverse diensten van de Stad Gent, het OCMW Gent en
(externe) organisaties met het oog op het uitbouwen van deze expertise en van een netwerk

 U creëert een netwerk waar de partners met vragen en suggesties terecht kunnen. U speelt een
belangrijke rol in het doorgeven en coördineren van informatie omtrent lopende projecten en
werkzaamheden binnen het netwerk.

 U staat in voor het leiden van HR projecten met een vooraf bepaald doel, een duidelijk begin- en
eindpunt en met de afspraak om een plan van aanpak te ontwikkelen. Dit houdt onder meer in dat
u:
 voorbereidende analyses uitvoert en de haalbaarheid van het project toetst
 een projectstructuur opzet en opvolgt
  instaat voor het bepalen en bewaken van de doelstellingen van de projectgroep
 het project op administratief en financieel vlak opvolgt
 instaat voor de projectorganisatie en voor de kwaliteitsvolle uitvoering van de opdrachten van
de projectgroep
 de projectleden begeleidt en aanstuurt
 instaat voor de rapportering en afstemming naar de rechtstreeks leidinggevende omtrent het
projectverloop
 instaat voor het overleg met de betrokkenen van het project
 de interne en externe communicatie van het project verzorgt
 u bouwt een professionele werkrelatie uit met uw collega’s, uw directeur, uw
departementshoofd, de voorzitter, de secretaris, het directieteam, medewerkers van andere
diensten, externe partners, enz.

Contactpersoon

Siegfried Debruyne, directeur HR Partners en Organisatie.