MANUAL LATIHAN

MODUL HCM-PAYROLL

HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

Versi 1.1

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

Manual Latihan ini adalah dokumen rujukan untuk latihan 1GFMAS. Tiada bahagian daripada dokumen ini boleh
diterbitkan semula, dicetak semula, disimpan di dalam bentuk yang boleh diguna semula dalam sebarang bentuk
atau dengan apa-apa cara tanpa kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM).
 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

PINDAAN DOKUMEN

Dokumen ini telah dipinda dengan keterangan berikut:-

NO VERSI TARIKH DIKEMASKINI OLEH CATATAN

Pertama kali
1 1.0 22 Ogos 2014 Aisyah binti Borhan
diterbitkan.
Perubahan/
Penambahan pada
2 1.1 30 Nov 2015 Aisyah binti Borhan
seksyen Create Bank
Details.

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 2/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

ISI KANDUNGAN

1.0 PENGENALAN ............................................................................................................ 4

1.1 Proses Kemasukan Baru Pegawai........................................................................... 4
1.2 Objektif .................................................................................................................... 5
2.0 LANGKAH-LANGKAH ................................................................................................ 6

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 3/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

1.0 PENGENALAN

1.1 Proses Kemasukan Baru Pegawai

Proses Kemasukan Baru adalah proses untuk mendaftarkan pegawai baru yang
belum ada nombor gaji di sistem 1GFMAS. Pegawai Baru adalah pegawai yang
memasuki Perkhidmatan Awam yang dibayar gaji melalui sistem 1GFMAS buat
pertama kali atau pegawai yang berpindah dari Agensi Kerajaan lain yang belum
pernah ada nombor gaji di sistem 1GFMAS.

Setelah dilaksanakan, Employment Status pegawai di IT0000 adalah di status ‘3’

(Active).

Proses Kemasukan Baru Pegawai memerlukan perlaksanaan langkah-langkah

berikut:

1. Personnel Action - Kemasukan Baru melalui transaksi PA40

2. Kemaskini maklumat Potongan/Elaun/Perkeso/Alamat Rumah Kerajaan dan
sebagainya jika perlu melalui transaksi PA30

Manual ini hanya merangkumi langkah 1 di atas. Rujuk di bahagian Nota di bawah
untuk langkah-langkah lain.

Capaian ke transaksi boleh dilakukan dengan menaip kod transaksi pada kotak
arahan atau melalui menu berikut:

Transaksi Menu
PA40 JANM > 1GFMAS Payroll > Human Resources > Personal
Management > Administration > HR Master Data > Personnel
Actions

Sila rujuk carta aliran TRG-HCM-0101 Proses Kemasukan Baru Pegawai.

Nota:

 Proses ini tidak boleh dilaksanakan bagi pegawai yang telah ada nombor gaji
di sistem 1GFMAS. Pegawai di kategori ini pernah didaftarkan di sistem
1GFMAS dan telah ditamatkan perkhidmatan tetapi sekarang perlu diaktifkan
semula melalui Proses Kemasukan
 Semula Pegawai, rujuk kepada manual HCM-1113 Proses Kemasukan
Semula Pegawai.
Untuk menyemak kewujudan data atau status pegawai berdasarkan nombor
gaji atau nombor kad pengenalan, rujuk kepada manual HCM-1111
Pengesahan Data Induk.
 Untuk langkah 2 di atas, rujuk kepada manual HCM-1001 Pengenalan
Kepada Penyelenggaraan Data Induk Pegawai dan HCM-1002
Pengenalan Kepada Skrin Data Induk Pegawai.

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 4/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

1.2 Objektif
Pengguna akan mengetahui bagaimana untuk mendaftarkan pegawai baru di sistem
dan nombor gaji pegawai dapat diwujudkan.

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 5/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

2.0 LANGKAH-LANGKAH

1. Skrin SAP Easy Access JANM dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam Medan Arahan,
1 Medan Arahan
masukkan"PA40".
2 Enter Klik Enter.

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 6/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

2. Skrin Personnel Actions dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam petak From,
masukkan tarikh mula
1 From M seperti di Borang Input
Data, sebagai contoh
"01.11.2014".
Klik pilihan Kemasukan
2 Personnel Actions M
Baru.
Dalam petak Personnel
area, masukkan Kod
3 Personnel area M Pegawai Pengawal seperti
di Borang Input Data,
sebagai contoh "D4".

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 7/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

Dalam petak EE group,

masukkan kumpulan
4 EE group M pekerja seperti di Borang
Input Data, sebagai contoh
"A".
Dalam petak EE
subgroup, masukkan sub
5 EE subgroup M kumpulan pekerja seperti
di Borang Input Data,
sebagai contoh "01".
6 Execute (F8) M Klik Execute (F8).

3. Skrin Create Actions dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam petak Reason for
Action, masukkan Kod
1 Reason for Action M Sebab Tindakan seperti di
Borang Input Data,
sebagai contoh "01".

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 8/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

No. gaji pegawai

2 Enter M Klik Enter. akan dijana
secara automatik.
3 Save M Klik Save.

4. Skrin Create Personal Data dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Di ruangan
Additional Data,
Dalam petak Gender, jantina pegawai
masukkan jantina seperti di akan berubah
1 Gender M
Borang Input Data, berdasarkan
sebagai contoh "L". jantina yang diisi
di medan
Gender.
Dalam petak Full name,
masukkan nama pegawai
seperti di Borang Input
2 Full name M
Data, sebagai contoh
"ZAHID HAMIDI BIN
ZAINAL ABIDIN".
Dalam petak Birth date,
masukkan tarikh lahir
3 Birth date M seperti di Borang
Input Data, sebagai contoh
"01.02.1972".

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 9/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

Dalam petak Mar.Status,

masukkan status
perkahwinan seperti di
4 Mar.Status M
Borang Input Data,
sebagai contoh
"BUJANG".
Dalam petak Religion,
masukkan kod agama
5 Religion M
seperti di Borang Input
Data, sebagai contoh "01".
6 Enter M Klik Enter.
7 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

5. Skrin Subtype for Personal IDs dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Pilih/masukkan
jenis pengenalan
pegawai seperti
di Borang Input
Data.
Klik kod jenis pengenalan
Kod yang
1 IC Description M pegawai, sebagai contoh
digunakan di
"01-IC".
1GFMAS adalah:
01-IC
02-Passport
03-Alternative IC
90-Tentera/Polis
2 Copy (Enter) M Klik Copy (Enter).

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 10/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

6. Skrin Create Personal IDs dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam petak Identity
1 Identity Number M Number, masukkan data,
sebagai contoh "720201".
Dalam petak Identity
2 Identity Number Number, masukkan data,
sebagai contoh "10".
Dalam petak Identity
Number, masukkan no.
3 Identity Number M
kad pengenalan, sebagai
contoh "2213".
4 Enter M Klik Enter.
5 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 11/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

7. Skrin Create Organizational Assignment dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam petak Subarea,
1 Subarea M masukkan Kod Jabatan,
sebagai contoh "42".
Dalam petak Cost Ctr,
masukkan Kod
2 Cost Ctr M Jabatan/PTJ
dipertanggung, sebagai
contoh "42060101".
Dalam petak Fund,
3 Fund M masukkan vot, sebagai
contoh "P4242".

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 12/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

Dalam petak WBS

Element, masukkan Kod
4 WBS Element M Aktiviti/Amanah atau
Projek Setia, sebagai
contoh "B42030299".
Dalam petak Pay Center,
masukkan Pusat
5 Pay Center M
Pembayar, sebagai contoh
"0060".
6 Enter M Klik Enter.
7 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

8. Skrin Create Additional Personal Data dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam senarai Ethnic
Origin, pilih bangsa
1 Ethnic Origin M
pegawai, sebagai
contoh 01 Melayu.
Dalam petak Pension/EPF
Pension/EPF
2 M Eligible, masukkan data,
Eligible
sebagai contoh "3".

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 13/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

Dalam petak Citizen,

masukkan kod
3 Citizen M
warganegara, sebagai
contoh "001".
4 Enter M Klik Enter.
5 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

9. Skrin Create Addresses dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam petak Address1,
masukkan alamat pegawai,
1 Address1 M sebagai contoh
"JABATAN KESIHATAN
NEGERI SELANGOR".
Dalam petak Address2,
masukkan alamat pegawai,
2 Address2 M
sebagai contoh "TINGKAT
9,WISMA SUNWAY".
Dalam petak Address3,
masukkan alamat pegawai,
3 Address3 M sebagai contoh
"SEKSYEN 9 SHAH
ALAM".

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 14/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

Dalam petak Postal

Code/City, masukkan
4 Postal Code/City M
poskod, sebagai contoh
"40100".
Dalam petak Postal
Code/City, masukkan
5 Postal Code/City M
bandar, sebagai contoh
"SELANGOR".
6 Enter M Klik Enter.
7 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

10. Skrin Create Planned Working Time dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
1 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 15/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

11. Skrin Create Basic Pay dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam petak Reason,
masukkan kod sebab
1 Reason M
perubahan data gaji,
sebagai contoh "01".
Dalam petak PS Area,
2 PS Area M masukkan Kumpulan Skala
Gaji, sebagai contoh "F".
Dalam petak PS group,
3 PS group M masukkan Tangga Gaji,
sebagai contoh "F44".

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 16/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

Dalam petak Increment

Month, masukkan bulan
4 Increment Month M
kenaikan gaji, sebagai
contoh "01".
5 Enter M Klik Enter.
6 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

12. Skrin Create Bank Details dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam petak Bank Key,
masukkan Kod Bank,
1 Bank Key M
sebagai contoh
"RHBBMYKL".
Dalam petak Bank
Account, masukkan No.
2 Bank Account M
Akaun Bank, sebagai
contoh "132099876544".
3 Enter M Klik Enter.
4 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 17/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

13. Skrin Create Employees Provident Fund dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam petak EPF
Number, masukkan no.
1 EPF Number M
EPF, sebagai contoh
"45433256".
Tandakan petak Rujuk manual
Contributing to EPF HCM-1002 untuk
2 Contributing to EPF M
berdasarkan taraf pencen senarai taraf
di IT0077. pencen.
3 Enter M Klik Enter.
4 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 18/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

14. Skrin Create Schedular Deduction Tax dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam petak Income tax
1 Income tax number number, masukkan data,
sebagai contoh "SG".
Dalam petak Income tax
number, masukkan data,
2 Income tax number
sebagai contoh
"44523321".
Dalam petak Income tax
3 Income tax number number, masukkan data,
sebagai contoh "67".
Dalam petak Income tax
number, masukkan no.
4 Income tax number M
cukai pendapatan, sebagai
contoh "2".
5 Enter M Klik Enter.
6 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 19/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

15. Skrin Create Date Specifications dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam petak Lantikan
pertama, masukkan tarikh
1 Lantikan pertama M
lantikan pertama, sebagai
contoh "01.11.2014".
Dalam petak Lantikan
Sekarang, masukkan
2 Lantikan Sekarang M tarikh lantikan sekarang,
sebagai contoh
"01.11.2014".
Dalam petak
Pencen/Bersara Awal,
Pencen/Bersara masukkan tarikh
3 M
Awal pencen/bersara awal,
sebagai contoh
"12.07.2045".
4 Enter M Klik Enter.
5 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 20/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

16. Skrin Create Communication dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam petak Email, masukkan
alamat email pegawai,
1 Email M
sebagai contoh
"ZAHID.MIDI@YAHOO.COM".
2 Enter M Klik Enter.
3 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

17. Skrin Create Communication dipaparkan

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 21/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Dalam petak Mobile No. ,
masukkan nombor telefon
1 Mobile No. M
pegawai, sebagai contoh
"0127768778".
2 Enter M Klik Enter.
3 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

18. Skrin Create Employee Miscellaneous Info dipaparkan

Nama Medan/ Mandatori

No. Tindakan Catatan
Butang (M)
Masukkan maklumat
pecahan bagi Sub Bagi Kumpulan
1 Emp Sub Category
Kumpulan Pekerja, D. Jika perlu.
sebagai contoh Imam.
Dalam petak Position,
masukkan jawatan
2 Position M pegawai, sebagai contoh
"PEGAWAI TEKNOLOGI
MAKLUMAT".

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 22/23

 HCM-1112 Proses Kemasukan Baru Pegawai

Dalam petak Work Area,

masukkan data, sebagai
3 Work Area M contoh "JABATAN
KESIHATAN NEGERI
SELANGOR".
Dalam petak State Code,
4 State Code M masukkan kod negeri,
sebagai contoh "10".
Dalam petak District
Code, masukkan kod
5 District Code M
daerah, sebagai contoh
"06".
Dalam petak Service
Scheme (JPA), masukkan
Service Scheme
6 M kod skim perkhidmatan
(JPA)
pegawai, sebagai contoh
"F-PP-001".
7 Enter M Klik Enter.
8 Save (Ctrl+S) M Klik Save (Ctrl+S).

Manual Latihan 1GFMAS Muka Surat 23/23