Download as pdf or txt
Download as pdf or txt
You are on page 1of 27

13/03/2018 External List Management Handbook

(http://w
ww.sap.c
Products
om/) Industries
 (https://www.sap.com/products.html) Industries  (https://www.sap.com/industries.html)

Support  (https://www.sap.com/support.html)

Training  (https://www.sap.com/training­certification.html)

Community  (https://www.sap.com/community.html)

Developer Partner
 (https://www.sap.com/developer.html) Partner  (https://www.sap.com/partner.html)

About  (https://www.sap.com/corporate/en.html)

 
Home (https://www.sap.com)  /  Community (https://www.sap.com/community.html)  /  Archives (/)  /  Documents + Actions
Archive (/documents)  /  SAP CRM: Marketing (/documents/space/crm/marketing)

External List Management Handbook
EXTERNAL LIST MANAGEMENT 

For business scenarios there is a deal with large amounts of data, customers require solutions that are
scalable  and  robust. This  is  vital  especially  in  the  case  of  marketing  where  newsletters  and  special
campaigns  are  addressed  to  millions  of  customers  through  communication  channels  like  e­mail  or
SMS. ELM serves for this purpose.

External List Management is used to pull data from external sources such as Flat files (text, csv) and
upload  the  same  in  System  for  Creation  of  Business  Partners  or  Marketing  Prospects,  Activities,
Leads, and Target Groups.

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 1/27
13/03/2018 External List Management Handbook

The Steps involved in ELM are:

1. Get the data from the data source.
2. Map the data as per the requirement
3. Create Business Partner or Business Transactions

The data comes from the different source with different formats. It is categorized and mapped with
the  corresponding  fields.  Therefore,  before  uploading  we  need  to  know  the  headers  to  which  it  is
mapped. Hence mapping format comes into picture.

MAPPING FORMAT:

The use of mapping format is to create a header for the data that is uploaded in the ELM.

First, let us see the WebUI part and then move on to the functionality and the code involved.

Go to Transaction code “CRM_UI” in SAP­GUI 
Choose “Marketing PROF” in the business role. 
Select “Marketing” from the left panel 
Choose “Create Mapping Format”.

The above image is the page from creating the Mapping Format.

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 2/27
13/03/2018 External List Management Handbook

The field “ID” is mandatory, in some systems it has to start with ‘0’ (optional).

The next field “Mapping Format” gives the description of it.

The field “Filter Criterion” tells how the field names are categorized.

The field “Category” helps users to find products or fields, which is most, related to their interests.

The different types of category available are:

Addresses:

An address is a contact address. It consists of address­relevant data about the person (for example, the
first and last name) or the organization (for example, the company name), and the postal address (for
example, the postal code and city).

Activity:

The time during the CRM lifecycle. The business activities keep a record of any interaction that has
taken place between your company and its customers. 
For  more:    http://help.sap.com/saphelp_crm50/helpdata/en/57/e90d3888a11c10e10000009b38f8cf/frameset.htm
(http://help.sap.com/saphelp_crm50/helpdata/en/57/e90d3888a11c10e10000009b38f8cf/frameset.htm)

Leads:

A lead is a business transaction which describes, stores, updates, and manages the potential interest of
(and interaction with) a business partner over a certain timeframe. In other words, a lead represents a
potential chance to make business.  
For  more:  http://help.sap.com/saphelp_crm50/helpdata/en/42/b66d0ad5951d65e10000000a1553f6/frameset.htm
(http://help.sap.com/saphelp_crm50/helpdata/en/42/b66d0ad5951d65e10000000a1553f6/frameset.htm)

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 3/27
13/03/2018 External List Management Handbook

Marketing prospects:

If marketing attributes are need in the ELM, then MP comes into picture. A marketing prospect is a
potential  customer.  Marketing  prospect  is  a  new  category  of  mapping  format  added  to  support  the
upload of large amounts (high­volume) of address data in an efficient manner. 
For  more:  http://scn.sap.com/community/crm/marketing/blog/2014/01/03/use­marketing­prospect­or­
business­partner­for­storing­prospect­data­in­sap­crm
(http://scn.sap.com/community/crm/marketing/blog/2014/01/03/use-marketing-prospect-or-business-
partner-for-storing-prospect-data-in-sap-crm)

Note: The combination of above categories display all their fields under Available Target Fields.

In this mapping format, we can also create some fixed values or constants for certain fields.

For example, if the person who involves in this activity is ‘Male’, then each time in the file we do not
need  to  specify  that  it  is  male.  We  can  assign  it  as  a  constant  value.  You  use  the  mapping  rule
"Constant" to assign a constant value to a field.

All mapped records will then get the value you enter in the Constant field, irrespective of the field's
original value in the external list.

Select the row for which you need the constant. 
Click on the “Add Mapping Rule”.  
Select “Constant” under the Mapping Rule. 
Assign the constant value and click on back button, which is on the left.

You use the mapping rule "Values" to assign certain values to a mapped field.

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 4/27
13/03/2018 External List Management Handbook

You use the mapping rule "Code" to maintain ABAP code for mapping fields that need data or value
conversion before mapping.

Finally  once  the  constants  or  values  or  code  is  applied  the  Mapping  Format  page  looks  like  this
(below).

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 5/27
13/03/2018 External List Management Handbook

Functionalities involved in Mapping Format:

Once  the  mapping  format  is  created,  each  and  every  unit(like  fields,  constants,  codes,  etc…)  have
GUID which is seen in the package “CRM_MKTLIST_MAPPING_DESIGN”.

Once the mapping format is created, the following table are affected:

CRMD_MKTLIST_MA [Marketing attributes] >>> Affected when there is “Marketing
Attributes” in the ‘Filter Criterion’.
CRMD_MKTLIST_MF [Mapping format] >>> Contains the fields name and the position of
the field name.
CRMD_MKTLIST_MH [Mapping Header] >>> Holds description, tells about the type of
format
CRMD_MKTLIST_MS [Mapping survey] >>> If there is any Questionaire purpose
CRMD_MKTLIST_MT [Mapping Header Description] >>> Same as MH, but describes about
the language.
CRMD_MKTLIST_MV [Mapping Value] >>>  for values assigning.

Let us consider the following example:

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 6/27
13/03/2018 External List Management Handbook

A  mapping  format  (ID:  0ARA0)  [in  AG3  system]  is  created.  Now  let  us  see  what  are  the  tables
affected on creation of this format.

Once the Mapping format is created, its details (like Mapping format ID, Description, format type)
are  stored  in  the  CRMD_MKTLIST_MH  table  and  a  GUID  is  created  for  this.  This  is  the  starting
point for us to trace the entire case.

With the help of Format GUID, it is easy to find what the fields associated with it.

The fields are found in the table CRMD_MKTLIST_MF. The “Position_Source” in this table tells at
which position the field is located.
https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 7/27
13/03/2018 External List Management Handbook

In the mapping format, which we took as example, contains Marketing Attributes (MA), so the table
CRMD_MKTLIST_MA is also registering this activity.

Similarly,  if  the  mapping  formats  contains  any  Questionnaire  or  survey  question,
CRMD_MKTLIST_MS will be reflected.

The table CRMD_MKTLIST_MT is same as the CRMD_MKTLIST_MH but the extra thing it has is
the language.

Let us assign some values to the mapping format for the field “TITLE”.

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 8/27
13/03/2018 External List Management Handbook

The table CRMD_MKTLIST_MV stores these values.

External List Management

In  short,  External  List  Management  involves  procuring  external  data,  defining  mapping  formats,
checking  and  preparing  the  data,  updating  existing  data,  creating  business  partners,  creating
marketing prospects, using these business partners and marketing prospects in marketing campaigns,
and analyzing (reporting) the methods used.

The data from external providers could include information on:

Business partner and marketing prospect addresses
Marketing attributes of business partners and marketing prospects
Business transactions­related information, such as activities and leads
Survey details

Implement Workflow Customizing

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 9/27
13/03/2018 External List Management Handbook

Before you go to ELM step you need to go to SWU3 (T­code) for automatic Workflow customizing
and make proper settings.

You  need  to  go  to  PFTC  and  open WS14000029  then  go  to Workflow  builder  then  go  to  its  Basic
Data and in Agent assignment Task you need to check “General Task”. 

Understanding WebUI

The field “ID” is mandatory.

The field “External List Origin” tells from whom the data is taken or collected.

The  field  “External  List  Type”  tells  how  the  data  is  collected  the  data  either  created  or  rented  or
bought.

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 10/27
13/03/2018 External List Management Handbook

You  can  also  use  the  External  List  for  certain  number  of  days  by  specifying  the  date  in  field
“Permitted End­of­Use”.

The field “Permitted No. of Uses” tells how many times the External List can be used.

The next field is “Mapping Format”, which describes which type of mapping format you are going to
use. (Either for creating Business Partners or Business Transactions).

The “Delimiter” is a character used to specify the boundary between separate, independent regions in
plain text or other data streams. The commonly used delimiters are: comma, semicolon, tabulator. But
the user can also use any delimiter by choosing the option “other characters”.

Then, if the Mapping Format is of type “Address”, the process steps shown are:

If it is of type “Marketing Prospects”,

If it is of type “Activity” or “Lead”,

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 11/27
13/03/2018 External List Management Handbook

If it is of type “Addresses and Activity” or “Addresses and Lead”, the responsible steps are combined.

Read File: This will read the data from the file and store the data in the CRM system

Map Data: This  will  start  mapping  the  data  from  the  file  using  the  map  that  you  created  in  the  the
system to the BP information

Maintain Business Partner: This will Create BP if the mapping format is meant for creating a new ID
to the person or Maintain the BP information if BP already existing.

Create  Marketing  Prospects:  Similar  to  BP  Creation,  involved  when  Mapping  format  is  concerned
with marketing prospects.

Create Business Transactions: This will create leads or activities when creating or uploading the BP
information.

Check for Duplicates: The previously mapped data is read from the tables holding data and checked.

Check  for  Postal  Correctness: You  check  the  address  data  for  postal  correctness. The  system  scans
through  the  address  data  and  if  the  postal  data  is  found  to  be  incorrect  or  incomplete,  the  data  is
marked as erroneous and not used to create business partners.

Once the file is uploaded, the Scheduling must be set to either “Immediately” (if the process wants to
run at once) or “Date & Time” (if the process wants to run on particular date and time).

Once all the process are done, the resulting page is shown below:

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 12/27
13/03/2018 External List Management Handbook

Delete list in CRM:
The user marks the step for the deletion of the list, gives a start date / time and saves the
list. A workflow is started that processes the data.

Understanding the Tables

As already stated, for each unit a GUID is created. The below table diagram shows where the various
GUID’s are stored.

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 13/27
13/03/2018 External List Management Handbook

   

The above example is taken for the demonstration.

The  table  CRMD_MKTLIST_H  contains  the  GUID  for  the  External  List,  which  is  said  as
LIST_GUID, which represents the whole date that is uploaded in ELM.

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 14/27
13/03/2018 External List Management Handbook

The table CRMD_MKTLIST_PH contains the GUID for Package. (Here, the package is collection of
Mapping format ID, ELM ID, Target Group, Separator and the file that is uploaded)

The  table  CRMD_MKTLIST_S  contains  the  steps  that  are  done  during  ELM  process  step  and  the
status of each step.

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 15/27
13/03/2018 External List Management Handbook

The  table  CRMD_MKTLIST_I  contains  the  Item  GUID  for  the  Business  Partner  for  Person,
Organization. Moreover, flag for Postal Check and the Duplicate Check is set in this table.

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 16/27
13/03/2018 External List Management Handbook

The table CRMD_MKTLIST_T contains the text language of ELM.

The table CRMD_MKTLIST_L maps the LIST_GUID and PACKAGE_GUID.

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 17/27
13/03/2018 External List Management Handbook

The table CRMD_MKTLIST_C contains the actual data record.

The  table  CRMD_MKTLIST_PER,  CRMD_MKTLIST_ORG,  CRMD_MKTLIST_ADR  contains


the person details, organization details and address details respectively, which is uploaded via ELM.

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 18/27
13/03/2018 External List Management Handbook

Check  for  Duplicates:  The  previously  mapped  data  is  read  from  the  tables  like
CRMD_MKTLIST_ORG,  CRMD_MKTLIST_PER,  CRMD_MKTLIST_ADR  and  checked  if
records of the lists exist already as business partner in the system.

Delete list in CRM:

The data in the tables

CRMD_MKTLIST_E
CRMD_MKTLIST_C
CRMD_MKTLIST_ORG
CRMD_MKTLIST_PER
CRMD_MKTLIST_ADR
CRMD_MKTLIST_S
CRMD_MKTLIST_L
CRMD_MKTLIST_PH
CRMD_MKTLIST_I

are deleted.

In the table CRMD_MKTLIST_H, the delete flag is set.
This step is optional for the processing of the data. It is necessary for rented data.

If errors occur, the step can be repeated for the erroneous records.

Where Data’s are exactly stored?
https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 19/27
13/03/2018 External List Management Handbook

The data of the organization and person must be in a single record in the file.
The table below lists details of organization­related and person­related mapping fields.
The column BP Table contains a list of table names where mapped entries are stored
during business partner processing.

Mapping Field Description BP Table


ORGANISATION

ORG_TITLE_KEY Title of the business partner BUT000

ORG_NAME1 Name 1 of the business partner BUT000

ORG_NAME2 Name 2 of the business partner BUT000

ORG_NAME3 Name 3 of the business partner BUT000

ORG_LEGALFORM BP: Legal form of the business partner BUT000

ORG_FOUND_DATE Founded on date of the organization BUT000

ORG_TELEPHONE Telephone: Dialing code number of the business ADRC


partner

ORG_TEL_EXT Telephone: Extension of the business partner ADRC

ORG_FAX Fax number: Dialing code number of the ADRC


business partner

ORG_FAX_EXT Fax number: Extension of the business partner ADRC

ORG_URI URI, for example, homepage or ftp address of the ADR12


business partner

ORG_LANGUAGE Business partner language BUT000

ORG_URI_TYPE Indicator for URI type ADR12


ORGANISATION
ADDRESS

ORG_CITY City of the business partner ADRC

ORG_POSTL_COD1 City postal code of the business partner ADRC

ORG_POSTL_COD2 PO box postal code of the business partner ADRC

ORG_PO_BOX PO box of the business partner ADRC

ORG_PO_BOX_CIT PO box city of the business partner ADRC

ORG_STREET Street of the business partner ADRC

ORG_HOUSE_NO House number of the business partner ADRC

ORG_COUNTRYISO Country ISO code of the business partner ADRC

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 20/27
13/03/2018 External List Management Handbook

ORG_REGION Region (state, province, county) of the business ADRC


partner

ORG_ID_NUMBER Identification number of the business partner BUT0ID

ORG_NATION ID of the international address version of the ADRC


business partner

Person Title of the business partner BUT000


PERS_TITLE_KEY

PERS_FIRSTNAME First name of business partner BUT000

PERS_LASTNAME Last name of business partner BUT000

PERS_INITIAL Second forename of the person BUT000

PERS_TITLE_ACA1 Academic title: Key of the business partner BUT000


(organization)

PERS_BIRTHDATE Date of birth of business partner BUT000

PERS_SEX Gender of business partner BUT000

PERS_MARITALSTAT Marital status of business partner BUT000

PERS_TELEPHON Telephone no.: Dialing code number of the BUT051 (B2B) ADRC


business partner (B2C)

PERS_TEL_EXT Telephone no.: Extension of the business partner BUT051 (B2B) ADRC


(B2C)

PERS_FAX Fax number: Dialing code number of the BUT051 (B2B) ADRC


business partner (B2C)

PERS_FAX_EXT Fax number: Extension of the business partner BUT051 (B2B) ADRC


(B2C)

PERS_E_MAIL E­mail address of the business partner BUT051 (B2B) ADR6


(B2C)

PERS_PAGER Pager information stored as telephone number ADR13


with an SMS indicator

PERS_LANGUAGE Business partner language BUT000

PERS_LANGU_CORR Correspondence language of the business partner BUT000

Person address City of the business partner ADRC


PERS_CITY

PERS_POSTL_COD1 City postal code of the business partner ADRC

PERS_POSTL_COD2 PO box postal code of the business partner ADRC


https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 21/27
13/03/2018 External List Management Handbook

PERS_PO_BOX PO box of the business partner ADRC

PERS_PO_BOX_CIT PO box city of the business partner ADRC

PERS_STREET Street of the business partner ADRC

PERS_HOUSE_NO House number of the business partner ADRC

PERS_COUNTRYISO Country ISO code of the business partner ADRC

PERS_REGION Region (state, province, county) of the business ADRC


partner

PERS_ID_NUMBER Identification number of the business partner BUT0ID (B2C)

PERS_NATION ID of the international address version of the ADRC


business partner

Description of CP_FUNCTIONNAME Function name of the


function business partner

CP_FUNCTIONKEY Function key BUT051

The table below lists details of activity­related mapping fields. The column Activity Table
contains a list of table names where mapped entries are stored during business transaction
creation.

Mapping Field Description Activity Table

Activity ID of activity template CRMD_ORDERADM_H


TEMPLATE_ID

PROCESS_TYPE Business transaction type CRMD_ORDERADM_H

DESCRIPTION Transaction description CRMD_ORDERADM_H

ACTUAL_DATE_FROM Actual date from SCAPPT

ACTUAL_TIME_FROM Actual time from SCAPPT

ACTUAL_DATE_TO Actual date to SCAPPT

ACTUAL_TIME_TO Actual time to SCAPPT

USER_STATUS Object status CRM_JEST

PRIORITY Priority of the activity CRMD_ACTIVITY_H

CATEGORY Category of the activity CRMD_ACTIVITY_H

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 22/27
13/03/2018 External List Management Handbook

The table below lists details of lead­related mapping fields. The column Lead Table contains a
list of table names where mapped entries are stored during business transaction creation.

Mapping Field Description Lead Table

Lead ID of lead template CRMD_ORDERADM_H


TEMPLATE_ID 

PROCESS_TYPE Business transaction type CRMD_ORDERADM_H

DESCRIPTION Transaction description CRMD_ORDERADM_H

START_DATE Lead: Start date SCAPPT

EXP_END_DATE Lead: Expected end date SCAPPT

USER_STATUS Object status CRM_JEST

LEAD_PRIORITY Opportunity/lead priority CRMD_LEAD_H

LEAD_GROUP Lead group CRMD_LEAD_H

MANUAL_QUAL_LEV Lead qualification level (manual) CRMD_LEAD_H

ORIGIN Origin of opportunity/lead CRMD_LEAD_H

The table below lists details of response­related mapping fields. The column Table contains a
list of table names where mapped entries are checked against the tables under Table and the
fields under Field during data mapping.

Mapping Field Description Table

Response CRM Marketing: ICRH ­ personalized response code ­ CRMD_IM_ML


PERS_RESP_CODE character

COUPON_CODE Coupon code CRMD_MKTPL

CAMPAIGN_ELEMENT Campaign element CGPL_TASK

ORG_NUMBER Business partner number of organization BUT000

PER_NUMBER Business partner number of person BUT000

Classes, Function Modules and Reports for ELM

Process Steps:

The  steps  involved  in  this  process  belongs  to  Function  Module
CRM_MKTLIST_STAGING_PROCESS

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 23/27
13/03/2018 External List Management Handbook

1. Upload

Calls the method UPLOAD

In this function module the data (given by form routine UPLOAD) is saved into the database table
CRMD_MKTLIST_C.

2. Map Data

Calls form routine CONVERT

This function creates the items for the table CRMD_MKTLIST_I.

The form routine CONVERT_DATA_CACHE distinguishes two cases:

If the mapping format contains fields or advanced mapping rules (values mapping etc.) the
function module CRM_MKTLIST_MAP_CONVERT is called.
If the mapping format contains no fields and no advanced mapping rules the BAdI method
MAP_AND_CONVERT_DATA is called.

3. Postal Check

Calls form routine POSTAL_CHECK

In the form routine ranges are built. The range describes the first record number and the last record
number of entries in table CRMD_MKTLIST_C.

4. Duplicate check

Calls form routine DUPLICATE_CHECK

In the form routine ranges are built. The range describes the first record number and the last record
number of entries in table CRMD_MKTLIST_C. This range is used in the following function module.

BADI_CALL_DUP_CHECK

In this form routine the BAdI method DUPLICATE_CHECK is called. In the default implementation
of this BAdI method the function module CRM_MKTLIST_DUP_CHECK_INT is called.

5.     Maintain Business Partner

Calls form routine CREATEBP

In the form routine ranges are built. The range describes the first record number and the last record
number of entries in table CRMD_MKTLIST_C. This range is used in the following function module.

Calls function module CRM_MKTLIST_STAGING_CREATE_BP

In this function module the records (described in the range table) are read from the different tables of
the staging area, dependent on B2B or B2C data records.

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 24/27
13/03/2018 External List Management Handbook

6. Create Business Transaction

Calls form routine BADI_CALL_CREATEBTX

In this form routine the BAdI method CREATE_BUSINESS_TRANSACTIONS is called. In the
default implementation of this BAdI method some private methods are called in order to create
activities or leads.

7. Maintain Target Group

Calls form routine MAINTAINTG

In the form routine a new profile set is built (if needed)

Calls function module CRM_MKTLIST_STAG_MAINTAIN_TG

In this function module a new target group is created (if needed).

Calls BAdI method AFTER_TG_CREATION

In the default implementation this BAdI method is empty.

8.     Delete List

Calls form routine DELETE
Calls function module CRM_MKTLIST_STAGING_DELETE

In this function module the content of the staging area is read. The created business partners are
checked (because only rented business partners can be deleted).

BAdI Methods:

The first place where the breakpoint hits is CL_DEF_IM_CRM_MKTLIST_BADI

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 25/27
13/03/2018 External List Management Handbook

Thanks for your patience to read the above document.

>>> Aravindanne.

 Tags:  elm, crm_mkt_eal, crm, external_list_management, external_list, eal, mapping_format

(https://people.sap.com/aravindanne)

 Aravindanne S (https://people.sap.com/aravindanne)
December 15, 2015 at 12:39 PM
 2 Likes

1 replies

(https://people.sap.com/kevin.wang9)

Kevin Wang (https://people.sap.com/kevin.wang9)replied April 01, 2016 at 03:13 AM

Hello, Aravindanne

Very helpful document, thank you.

Regards,

Kevin

Sh & F ll
https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 26/27
13/03/2018 External List Management Handbook
Share & Follow
 (https://www.facebook.com/sapcommunity)    (https://twitter.com/SAPCommunity)
 (https://www.youtube.com/c/SAPCommunities)    (https://www.linkedin.com/company/sap)
 (https://plus.google.com/+SAPCommunities)    (https://instagram.com/sap/)    (http://www.slideshare.net/SAP)

Privacy (http://go.sap.com/about/legal/privacy.html)  Terms of Use (http://go.sap.com/corporate/en/legal/terms­of­use.html)
Legal Disclosure (http://go.sap.com/about/legal/impressum.html)  Copyright (http://go.sap.com/about/legal/copyright.html)
Trademark (http://go.sap.com/about/legal/trademark.html)  Sitemap (http://www.sap.com/sitemap/index.html)  Newsletter
(https://go.sap.com/registration/newsletter.html)

https://archive.sap.com/documents/docs/DOC-69361 27/27

You might also like