LỜI CẢM ƠN

Sau gần hơn hai tháng thực tập ở Uỷ ban nhân dân phường, mặc dù thời gian
không lâu lắm,nhưng nhờ sự giúp đỡ tận tình chỉ dẫn của các anh chị trong cơ quan,
tôi đã học hỏi và biết thêm được những kiến thức cơ bản về quản lý Nhà nước trong
vấn đề công tác văn thư- lưu trữ. Một trong những lĩnh vực quan trọng trong công tác
văn phòng mà sau này tôi muốn ra trường sẽ được làm việc theo đúng chức vụ đó.
Vì vậy, tôi muốn gửi lời tri ân đến những người đã hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong
thời gian qua tới những cô chú lãnh đạo ở Phường Hòa Khê. Đặc biệt là chị Nguyễn
Thị Tô Hiền và anh Nguyễn Lương Hoàng đã truyền đạt lại cho tôi nhiều điều bổ ích,
những kỷ năng, kinh nghiệm cần thiết của nghiệp vụ văn thư.
Cùng với đó, tôi xin cảm ơn sâu sắc đến thầy Trần Văn Sáng đã góp ý, hướng
dẫn tận tình để tôi hoàn thành tốt đề tài báo cáo của mình.
Trong thời gian thực tập, do trình độ của tôi còn kém và thời gian hạn hẹp nên
bản báo cáo này còn nhiều thiếu sót, rất mong sự góp ý của thầy cô và các bạn.
 LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, thực
trạng là do quá trình thực tập mà thu thập được. Nếu có sai sót, tôi xin chịu hoàn toàn
trách nhiệm.
Đà Nẵng, ngày 24 tháng 03 năm 2017
Người viết báo cáo

Phạm Thị Thủy

 MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU ................................................ Error! Bookmark not defined.

1.Tính cấp thiết của vấn đề: ................................ Error! Bookmark not defined.
2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:................... Error! Bookmark not defined.
3.Mục đích nghiên cứu: ....................................... Error! Bookmark not defined.
4.Phương pháp nghiên cứu:................................. Error! Bookmark not defined.
5.Cấu trúc bài khóa luận:..................................... Error! Bookmark not defined.
CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
............................................................................. Error! Bookmark not defined.
1.1 Công tác văn thư ........................................... Error! Bookmark not defined.
1.1.1 Khái niệm công tác văn thư: ...................... Error! Bookmark not defined.
1.1.2 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư ............. Error! Bookmark not
defined.
1.1.3 Tổ chức công tác văn thư: .......................... Error! Bookmark not defined.
1.1.4 Yêu cầu và ý nghĩa của công tác văn thư: . Error! Bookmark not defined.
1.2 Công tác lưu trữ:............................................ Error! Bookmark not defined.
1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ: ....................... Error! Bookmark not defined.
1.2.2 Nội dung và nhiệm vụ công tác lưu trữ: .... Error! Bookmark not defined.
1.3 Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ: ............ Error!
Bookmark not defined.
1.3.1 Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ . Error! Bookmark not
defined.
1.3.2 Mối quan hệ của công tác văn thư- lưu trữ: ............. Error! Bookmark not
defined.
1.3.3 Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ: ...... Error! Bookmark not
defined.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ Ở
PHƯỜNG HÒA KHÊ ....................................... Error! Bookmark not defined.
2.1. Khái quát chung về phường Hòa Khê: ......... Error! Bookmark not defined.
2.2. Khái quát chung về Ủy ban nhân dân phường Hòa Khê .. Error! Bookmark
not defined.
2.2.1. Vị trí, chức năng của Ủy ban nhân dân phường ...... Error! Bookmark not
defined.
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường ..... Error! Bookmark
not defined.
2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Hòa Khê Error! Bookmark
not defined.
2.3. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Hòa
Khê: ..................................................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.1. Văn băn đến ............................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.2. Văn bản đi ................................................. Error! Bookmark not defined.
2.3.3. Lập hồ sơ ................................................... Error! Bookmark not defined.
2.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu ....... Error! Bookmark not defined.
2.4. Ưu điểm và hạn chế trong công tác văn thư- lưu trữ ở UBND phường Hòa
Khê ...................................................................... Error! Bookmark not defined.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT
LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ. ............. Error! Bookmark not
defined.
3.1. Một số kiến nghị:.......................................... Error! Bookmark not defined.
3.2. Một số giải pháp: .......................................... Error! Bookmark not defined.
PHẦN KẾT LUẬN ............................................ Error! Bookmark not defined.
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................ Error! Bookmark not defined.
 CÁC TỪ VIẾT TẮT

UBND: Uỷ ban nhân dân

CBCC: Cán bộ công chức
HĐND: Hội đồng nhân dân
CV: Công văn
VB: Văn bản
HCNN: Hành chính nhà nước
 1

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của vấn đề:
Trongxu thế hội nhập kinh tế quốc tế, đời sống kinh tế xã hội của đất nước có
nhiều bước phát triển đặc biệt. Cùng với sự phát triển đó các giao dịch kinh tế, thương
mại, dân sự ngày càng phổ biến và mang tính tất yếu. Nó diễn ra hàng ngày và không
ngừng phát triển bởi nhu cầu sống bất tận của con người. Sự phát triển như vũ bão của
khoa học, kĩ thuật làm nên những bước tiến mới trong xã hội loài người, cùng với đó
đòi hỏi cần có những cơ quan, tổ chức để lãnh đạo, quản lý một cách hợp lý. Và trong
mỗi cơ quan, tổ chức ấy văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan trọng để liên kết giữa các
bộ máy chính quyền, những doanh nghiệp, giữa nhà nước với nhân dân...Vì vậy, công
tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý, giải quyết công
việc ở các tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp...nhờ đó mà giúp đảm bảo cung cấp đầy đủ
thông tin chuẩn xác, giúp giải quyết công việc nhanh chóng, đúng quyền lợi.
Chính tầm quan trọng của công tác văn thư- lưu trữ đã thúc đẩy tôi chọn đề
tài “ Công tác văn thư-lưu trữ ở Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa Khê, thực trạng và
giải pháp”.
2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Trong đề tài này, tôi muốn đề cập đến lĩnh vực công tác văn thư- lưu trữ ở văn
phòng Uỷ Ban Nhân Dân Phường Hòa Khê, Quận Thanh Khê, Thành Phố Đà Nẵng.
Với việc đưa ra những cơ sở lý luận về văn thư- lưu trữ, cùng với việc tìm
hiểu về cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ, chức năng ở nơi thực tập, tham gia công tác để nắm
được những thực trạng trong quản lý văn thư- lưu trữ, sau đó đánh giá hiệu quả với
những ưu, khuyết điểm và nêu ra giải pháp khắc phục.
3. Mục đích nghiên cứu:
- Tìm hiểu thêm về công tác văn thư- lưu trữ.
- Nắm được những kỷ năng, thao tác thực tế về công tác văn thư- lưu trữ.
- Thấy được thực trạng và đưa ra giải pháp thiết thực nhằm hoàn thiện hơn về
công tác văn thư- lưu trữ.
4. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp quan sát.
- Phương pháp điều tra, khảo sát.
- Phương pháp thống kê.
 2

- Phương pháp so sánh.

- Phương pháp hệ thống.
5. Cấu trúc bài khóa luận:
Bài khóa luận nghiên cứu về đề tài “Công tác văn thư- lưu trữ ở Uỷ Ban Nhân
Dân Phường Hòa Khê- Thực trạng và giải pháp” ngoài phần mở đầu và kết luận
thìgồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư- lưu trữ.
Chương 2: Thực trạng về công tác văn thư- lưu trữ ở Uỷ Ban Nhân Dân Phường
Hòa Khê.
Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn
thư- lưu trữ.

CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

 3

1.1. Công tác văn thư

1.1.1. Khái niệm công tác văn thư:
Công tác văn thư là tất cả các công việc liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu
từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến
khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan.
Đây là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý
của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế, xã hội, các đợn vị vũ trang.Là
toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và
giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản hình thành
của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
1.1.2. Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư
1.1.2.1. Vị trí của công tác văn thư:
Nói đến công tác văn thu là nói đến những công việc liên quan đến văn bản giấy
tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản; tổ chức quản lý, giải quyết văn bản; lập
hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói là
hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơ
quan.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói
chung là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong văn phòng, công tác văn thư
không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một
mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy công tác văn thư gắn
liền với hoạt động của cơ quan được xem như là một bộ phận quản lý Nhà nước.
1.1.2.2. Nội dung của công tác văn thư:
Công tác văn thư gồm 03 nội dung sau:
- Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, đánh
máy văn bản, ký và ban hành văn bản.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chức giải quyết văn
bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, văn bản nội bộ, quản
lý hồ sơ.
- Quản lý và sử dụng con dấu.
 4

Trong các cơ quan, tổ chức nhà nước, văn bản sử dụng như một phương tiện để
ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lí hoặc thông tin cần thiết hình thành trong cơ
quan, tổ chức, đảm bảo sự điều hành, nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động,
quản lí của cơ quan, tổ chức đó.
Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thư đã phải
thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến.
+ Sơ bộ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi việc
giải quyết văn bản đến.
+ Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu.
+ Quản lí giấy mời họp, giấy giới thiệu.
+ Sử dụng và quản lí con dấu.
1.1.2.2.1. Xây dựng và ban hành văn bản:
Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay
kí hiệu nhất định.
Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt động quản lí của cơ quan, tổ chức
phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lí của cơ quan.
Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân viên văn
thư phải đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sử dụng đúng
ngôn ngữ, câu tư của văn bản , nắm vững chức năng , nhiệm vụ và quyền hạn của cơ
quan ban hành văn bản.
Tùy từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn bản
theo các phương pháp soạn đề cương hoặc soạn trực tiếp trên máy vi tính.
Trong các cơ quan thường ngày, tiếp nhận xử lí và ban hành nhiều văn bản để
việc quản lí văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo một quy trình chặt chẽ
từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm yêu cầu
chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn.Các cơ quan doanh nghiệp xây dựng quy chế
quản lí văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã thực hiện và điều kiện
thực tế về cơ cấu tổ chức cơ quan, tổ chức.Quy chế đó đã được phổ biến rộng rãi tới
từng bộ phận, đơn vị, nhân viên trong cơ quan có liên quan đến công văn giấy tờ biết
để thực hiện.
Quy trình soạn thảo văn bản:
 5

Bước 1: Xác định mục đích yêu cầu đối tượng và hình thức văn bản.
Bước 2: Thu thập thông tin và xử lí thông tin.
Bước 3: Xây dựng dàn bài, lập đề cương chi tiết, viết bản thảo.
Bước 4: Duyệt và ký văn bản.
Bước 5: Ban hành triển khai văn bản.
Qúa trình xử lý văn bản phải đảm bảo được các nguyên tắc chung đó là:
- Quản lí chặt chẽ: nguyên tắc này đảm bảo phát hành được sử dụng làm công cụ
đắc lực cho quản lý, cho hoạt động sản xuất kinh doanh của cơ quan, tổ chức. Văn bản
phải đăng ký không để mất mát trong quá trình lưu chuyển và sử dụng văn bản, khi đã
sử dụng xong văn bản phải đưa vào sổ lưu trữ.
- Văn bản phải đảm bảo bí mật.
- Văn bản phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác.
1.1.2.2.2. Quản lý văn bản đến:
Văn bản đến là văn bản, tài liệu, thư từ do tổ chức tiếp nhận từ các nơi khác đến
bao gồm văn bản pháp quy, công văn thư mới, báo cáo, hồ sơ, đề án, đơn hàng...
Theo quy định của Nhà nước, văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải tập
trung tại văn thư cơ quan, tổ chức làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký. Cán bộ văn thư sau
khi tiếp nhận văn bản phải tiến hành phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản đối với loại
văn bản được bóc bì theo đúng quy định của Nhà nước. Tất cả văn bản đến thuộc diện
đăng ký tại văn thư đều phải đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến. Ssu khi được đóng
dấu đến, văn bản được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến
trên máy tính. Mẫu số đăng ký văn bản đến được thực hiện theo mẫu hướng dẫn tại
công văn 425/VTLTNN-NVTW, đăng ký văn bản bằng máy tính thông qua phần mềm
quản lý văn bản.
Sau khi đăng ký, văn bản đến được gắn phiếu xử lý và trình lên cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết. Khi có ý kiến giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản
được chuyển trở lại bộ phận văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết căn cứ
vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến phải đảm bảo
nhanh chóng, đúng đối tượng. Các đơn vị, cá nhân nhận được văn bản đến từ cán bộ
 6

văn thư có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc
theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
1.1.2.2.3. Giải quyết văn bản đi:
Văn bản đi là văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi cho các cơ quan khác bao
gồm cả cơ quan cấp trên, cấp dưới và đồng cấp.
Theo nghị định 110/2004/NĐ-CP và công văn số 425/VTLTNN-NVTW, trước
khi phát hành, văn bản đi phải được cán bộ văn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và
kỹ thuật trình bày, ghi số và ngày, tháng của văn bản. Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ
chức đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống
nhất quản lý. Số văn bản được đánh bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào
ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Văn bản đi sau khi lấy số sẽ được đóng dấu và nhân bản theo đúng số lượng và
thời gian quy định.
Văn bản đi phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đi trên máy tính. Căn cứ vào tổng số và số lượng văn bản đi hằng năm, các cơ
quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập hồ sơ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Sau khi hoàn thành thủ tục văn thư, văn bản đi được chuyển phát ngay trong
ngày văn bản đó được ký hoặc chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo thông qua
hình thức fax hay chuyển qua mạng thông tin nhanh hoặc chuyển theo đường bưu
điện.
Mỗi văn bản đi đều phải lưu ít nhất 2 bản chính. Một bản lưu tại văn thư cơ quan,
tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ. Việc lưu văn bản thực hiện theo quy định Điều 19
của Nghị định 110/NĐ-CP.
1.1.2.2.4. Xử lý văn bản mật:
Các mức độ mật: + Mật
+ Tối mật
+ Tuyệt mật
Văn bản mật chia thành: + Văn bản mật đi
+ Văn bản mật đến
Quản lí văn bản mật đến:
 7

- Văn bản mật đến: bộ phận văn thư bóc bì ngoài và đăng ký vào sổ những thông
tin được ghi trên bì; văn thư không được bóc bì bên trong mà phải chuyển ngay văn
bản đến người có trách nhiệm giải quyết.
- Đối với những văn bản mặt được gửi đến không đúng quy định phải báo cáo và
chuyển đến người có trách nhiệm để giải quyết.
Quản lý văn bản mật đi:

STT Số kí Ngày Trích yếu nội Nơi Người Độ Độ Ghi

hiệu tháng dung nhận kí mật khẩn chú

- Lập phiếu gửi: phiếu gửi ghi rõ nơi gửi, số phiếu, nơi nhận, số và kí hiệu của
văn bản mật gửi đi, đóng dấu độ mật của văn bản vào góc bên phải tờ phiếu. Phiếu gửi
sẽ được cơ quan nhận văn bản mật kí xác nhận và gửi trả lại cho cơ quan gửi.
- Làm phong bì: văn bản mật khi gửi đi được bỏ vào hai phong bì: phong bì bên
ngoài như phong bì văn bản bình thường; phong bì thứ hai ghi rõ số, kí hiệu văn bản,
tên cơ qan, đơn vị hoặc người nhận. Đóng dấu chỉ mức độ mật: A là tuyệt mật; B là tối
mật: C là mật.
1.1.2.2.5. Xử lý văn bản nội bộ:
Văn bản nội bộ là những văn bản do cơ quan ban hành và sử dụng trong nội bộ
cơ quan.
Phương thức tổ chức và quản lí văn bản nội bộ: văn bản nội bộ được soạn thảo và
ban hành như văn bản đi và tiếp nhận, giải quyết như văn bản đến.
1.1.2.2.6. Quản lý và sử dụng con dấu:
Con dấu cùng với chữ kí của người có thẩm quyền là những bộ phận cấu thành
thể thức văn bản, khẳng định giá trị pháp lý của văn bản.
Con dấu có ý nghĩa đảm bảo tính hợp pháp, chân thực của văn bản; biểu hiện
quyền lực của cơ quan tạo lập văn bản; giúp chống giả mạo văn bản.
Nguyên tắc đóng dấu:
- Chỉ được đóng dấu vào các văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền.
- Nhân viên văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản.
 8

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa có chữ ký của người có thẩm
quyền, giấy in sẵn tiêu đề, giấy trắng chưa có nội dung, giấy giới thiệu hoặc công lệnh
chưa điền nội dung.
Lưu ý khi đóng dấu:
- Không đóng dấu ngược, nhòe.
- Không đóng dấu khi chưa có chữ ký của người thẩm quyền.
Vị trí đóng dấu:
- Đối với văn bản có phần đề kí văn bản: đóng dấu của cơ quan ở phần chữ ký
trong văn bản. Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía tay trái.
- Đối với bảng phụ lục và bản không có phần đề kí: đóng dấu ở trang đầu, trùm
lên một phần tên cơ quan hoặc tên phụ lục.
- Đối với những văn bản quan trọng, tránh việc các trang trong văn bản có thể bị
thay đổi cần đóng dấu giáp lai.
Bảo quản con dấu:
- Dấu của cơ quan phải được để tại trụ sở cơ quan, đúng nơi quy định, trong
trường hợp đặc biệt, lãnh đạo cơ quan có thể mang con dấu ra khỏi trụ sở nhưng phải
chịu trách nhiệm về việc giữ và đóng dấu.
- Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cẩn giữu và đóng dấu.
- Không được dùng vật cứng để cọ và rửa dấu. Có thể ngâm vào xăng và dùng
chổi lông để rửa.
- Khi dấu bị mòn thì phải xin phép khắc dấu mới để thay thế và nộp lại dấu cũ.
Trong trường hợp mất dấu phải báo ngay cho cơ quan gần nhất; đồng thời báo
cáo cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.
1.1.3. Tổ chức công tác văn thư:
Khi xem xét tổ chức công tác văn thư có thể nghiên cứu 2 vấn đề sau:
1.1.3.1.Biên chế công tác văn thư:
Để nghiên cứu bố trí hợp lý biên chế công tác văn thư phải dựa vào 3 yếu tố chủ
yếu: Cơ cấu tổ chức của cơ quan, khối lượng công việc công tác văn thư và số lượng
văn bản, tài liệu cơ quan. Trong đó bao gồm văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ.
Trong công tác văn thư ngoài việc xây dựng cơ cấu tổ chức hợp lý, việc bố trí
cán bộ cũng có ý nghĩa rất lớn trong việc nâng cao năng suất và chất lượng hoạt động
của cơ quan. Những cán bộ có trình độ cao, có năng lực thì bố trí những công việc
 9

khó, phức tạp như: Dự thảo văn bản, đọc soát văn bản, lập hồ sơ… Các cán bộ có trình
độ thấp hơn thì đảm nhận những công việc đơn giản như: Vào sổ văn bản, viết phong
bì.
Nhân viên văn thư ngoài yêu cầu về trình độ chuyên môn, trình độ văn hoá, phải
có những phẩm chất như: Trung thực, điềm đạm, cẩn thận, lịch sự và luôn giữ bí mật
trong công việc, năng suất và chất lượng công tác không cao và ảnh hưởng đến việc
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan nói chung.
1.1.3.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư:
Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến và
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo một hình
thức phù hợp. Các hình thức này bao gồm:
- Hình thức văn thư tập trung: Theo hình thức này, hầu hết các tác nghiệp chuyên
môn văn thưđược tập trung giải quyết ở một đơn vị chuyên môn. Hình thức này
thường được áp dụng ở các cơ quan, xí nghiệp, đơn vị nhỏ, cơ cấu tổ chức ít phức tạp,
số lượng văn bản ít.
- Hình thức văn thư phân tán: Theo hình thức này, hầu hết các khâu nghiệp vụ
công tác văn thưđược giải quyết ở các đơn vị cơ sở, tổ chức trực thuộc. Hình thức này
được áp dụng ở các cơ quan, đơn vị, tổ chức có cơ cấu phức tạp, nhiều văn bản đi, đến
có nhiều cơ sở ở cách xa nhau.
- Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số
khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn
bảnđược tổ chức chung ở một nơi. Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giải quyết
văn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ. Hình thức văn thư
hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hành pháp và quản lý
hành chính Nhà nước.
1.1.4. Yêu cầu và ý nghĩa của công tác văn thư:
1.1.4.1. Yêu cầu của công tác văn thư:
Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêu cầu
sau:
- Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳ hạn.
- Phải đảm bảo tính chính xác cao.
- Mức độ bí mật của văn bản.
 10

- Sử dụng trang thiết bị hiện đại.

1.1.4.2. Ý nghĩa của công tác văn thư:
Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ
nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ
quản lýđược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu
nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Về mặt nội dung có thể xếp công tác
văn thư vào hoạt động đảm bảo thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là
phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý của
Nhà nước.
Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng, đúng
chếđộ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trong việc sử
dụng các văn bản giấy tờđể làm trái pháp luật.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ
quan. Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của
các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ là những
bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt động.
Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữđược toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo
điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan. Đây là nguồn bổ sung chủ yếu,
thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị. Trong các quá
trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ
tài liệu vào lưu trữ quốc gia.Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữ lại không đầy
đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không sẽ gây khó khăn rất
nhiều cho công tác lưu trữ.
Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm được
công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ,
tài liệu cần thiết có giá trịđể phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt
và nộp vào lưu trữđể nghiên cứu và sử dụng lâu dài.
1.2. Công tác lưu trữ:
1.2.1. Khái niệm công tác lưu trữ:
Lưu trữ trong khoa học lưu trữ và công tác lưu trữ được hiểu theo hai nghĩa: một
là giữ lại, lưu lại; hai là cơ quan bảo quản và sử dụng tài liệu.
 11

- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất cả những
vấn đề lí luận, thực tiễn có pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và
tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, công
tác nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của cơ quan, tổ chức,
cá nhân.
- Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin bằng văn bản.
Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi (bản chính) và những
hồ sơ, tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ qua chọn lọc.
1.2.2. Nội dung và nhiệm vụ công tác lưu trữ:
1.2.2.1. Vị trí của công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là
một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng.Công tác này ảnh hưởng trực tiếp
đến hoạt động quản lý của cơ quan.
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức
sử dụng tài liệu. Ngày nay, những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý
xã hội, quản lý sản xuất kinh doanh... công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng
đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại
thông tin có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý và tính chất
làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
1.2.2.2. Nhiệm vụ của công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụ chính sau đây:
- Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tài liệu .
- Đánh giá tài liệu .
- Thống kê tài liệu .
- Bảo quản tài liệu .
- Phục vụ khai thác sử dụng tài liệu
1.2.2.3. Nội dung của công tác lưu trữ:
1.2.2.3.1. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ:
Bổ sung tài liệu lưu trữ bao gồm việc sưu tầm và thu thập tài liệu lưu trữ vào các
phông lưu trữ của cơ quan Nhà nước Trung ương và địa phương theo nguyên tắc quản
lý thống nhất.
 12

Sau khi thu thập bổ sung dung các biện pháp nghiệp vụ để phân loại tài liệu trong
các phông lưu trữ.
Bổ sung tài liệu là công tác nghiên cứu các biện pháp để giao nộp một cách có
chủđộng hợp lý và khoa học các tài liệu trong các phòng, các kho lưu trữ bảo quản và
sử dụng theo quy định chung, theo các nguyên tắc đặt ra trong ngành lưu trữ.
1.2.2.3.2.Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:
Công tác chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ trong đó tài liệu lưu trữ được hệ
thống hoá theo một phương pháp thích hợp và được cố định trật tự sắp xếp trong các
phòng, kho lưu trữ nhằm mục đích bảo quản hoàn chỉnh và sử dụng có hiệu quả tài
liệu lưu trữ.
- Bước 1: Viết lịch sử hình thành phông.
- Bước 2: Chỉnh lý tài liệu trong hồ sơ.
- Bước 3: Viết bìa hồ sơ.
- Bước 4: Viết chứng từ kết thúc.
1.2.2.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ:
Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là phương pháp nghiệp vụ chuyên môn, xem xét
hồ sơ tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học và các gía trị
khác để xác định tài liệu nào có giá trị cần lưu trữ bao lâu và hồ sơ tài liệu nào không
cần lưu giữ (như xác định thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ).
Khi xác định giá trị tài liệu lưu trữ cần dựa vào 3 nguyên tắc cơ bản sau:
- Tính lịch sử: Xem xét tài liệu trong điều kiện xã hội và việc hình thành.
- Tính chính trị: Xem xét ý nghĩa chính trị của tài liệu để xác định thời hạn bảo
quản hay tiêu huỷ.
- Tính tổng hợp và toàn diện: Xem xét tài liệu không chỉ ở một mặt mà xét nó ở
tính đa dạng.
1.2.2.3.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ:
Là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học để kéo dài tuổi thọ chống hư hại đối
với tài liệu lưu trữ và đảm bảo an toàn cho tài liệu nhằm phục vụ tốt hơn yêu cầu
nghiên cứu khai thác tài liệu trước mắt và lâu dài.
Tài liệu lưu trữ được hình thành từ những vật liệu chủ yếu như: giấy, phim... tuổi
thọ của chúng phụ thuộc rất nhiều vào điều kiện tự nhiên và kĩ thuật bảo quản. Không
chỉ bảo quản tài liệu lưu trữ tránh ảnh hưởng xấu từ điều kiện tự nhiên mà còn phải
 13

bảo vệ được chúng không bị lộ các tài liệu có liên quan tới các bí mật an ninh, chính
trị, quốc gia bên ngoài.
Vì vậy hệ thống kho lưu trữ phải đáp ứng được:
- Bảo quản tài liệu lưu trữ chống lại sự phân hủy tự nhiên.
- Chống lại sự đánh cắp, phá hủy tài liệu lưu trữ của kẻ thù.
1.2.2.3.5. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu
phục vụ các yêu cầu nghiên cứu. Đây là nhiệm vụ rất quan trọng của các cơ quan, tổ
chức, nội dung chủ yếu là tổ chức phòng đoch phục vụ độc giả, công bố, giới thiệu
trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Với mục đích cao nhất của công tác lưu trữ là bảo
quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Sử dụng tài liệu lưu trữ có thể có những hình thức cơ bản sau:
- Mở các phòng đọc.
- Giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng như sách, báo, đài,
internet...
- Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu.
1.2.2.3.6. Tiêu hủy tài liệu lưu trữ:
Tiêu hủy tài liệu trong trường hợp tài liệu không còn bất cứ giá trị nào đối với cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp.Mục đích chính của công tác này nhằm giải phóng chỗ để
giảm bớt số lượng hồ sơ lưu trữ phải bảo quản.
Trước khi tiêu hủy hồ sơ, tài liệu cần phải được đánh giá theo tiêu chí:
- Gía trị chính trị: hồ sơ, tài liệu có tác dụng trong công tác lãnh đạo, định hướng
hoạt động của cơ quan để xây dựng và phát triển kinh tế xã hội của đất nước và địa
phương.
- Gía trị khoa học: là chứng cứ tài liệu cho các công trình nghiên cứu cho việc
xây dựng đề án và các kế hoạch.
- Gía trị thực tiễn: phục vụ tra cứu hàng ngày.
Khi đánh giá tài liệu cần xem xét nội dung, tác giả ban hành, địa điểm và hoàn
cảnh hình thành...đánh giá những hồ sơ, tài liệu không cần thiết, hết giá trị, hết thời
hạn sẽ đưa vào tiêu hủy.
Khi tiêu hủy phải đốt hoặc dùng máy nghiền có sự chứng kiến của những người
có trách nhiệm, tuyệt đối không được xé bỏ sơ sài hoặc bán giấy vụn.
 14

Sau khi tiêu hủy phải lập biên bản tiêu hủy có chữ ký của cán bộ lưu trữ, chữ ký
của đại diện hội đồng xác định giá trị tài liệu và xác định của lãnh đạo cơ quan.
1.2.2.4. Ý nghĩa của công tác lưu trữ:
- Việc khai thác thông tin phục vụ soạn thảo, ban hành văn bản có thể từ nhiều
nguồn khác nhau nhưng nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng vì tính
chính xác, độ tin cậy cao, thuận lợi, nhanh chóng, tiết kiệm.
- Dựa trên những thông tin được lưu trữ để nghiên cứu tìm ra quyy luật vận động,
từ đó dự báo về xu hướng phát triển của vấn đề trong tương lai. Tìm ra cách thức phù
hợp với quy luật vận động của xã hội.
- Công tác lưu trữ giúp cho việc đối chiếu, so sánh những số liệu, những việc làm
cũ từ đó rút ra những mặt thuận lợi, khó khăn để áp dụng hoặc phòng tránh, rút kinh
nghiệm.
1.3. Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ:
1.3.1. Tính chất của công tác văn thư và công tác lưu trữ
Tính chất cơ mật: Tài liệu chứa đựng nhiều bí mật của Đảng, Nhà nước, của
ngành, của cơ quan... đòi hỏi công tác văn thư – lưu trữ phải tuân theo những nguyên
tắc, chế độ, thủ tục chặt chẽ; cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ phải luôn luôn nêu
cao tinh thần trách nhiệm, cảnh giác, ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh
các quy chế về bảo vệ tài liệu.
Tính chất khoa học: Tài liệu chứa đựng một khối lượng thông tin rất lớn, để tổ
chức sử dụng có hiệu quả, đòi hỏi các khâu nghiệp vụ văn thư và lưu trữ phải được
tiến hành theo phương pháp khoa học và có hệ thống lý luận riêng.
1.3.2. Mối quan hệ của công tác văn thư- lưu trữ:
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt
chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình soạn
thảo, ban hành, quản lý văn bản lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử.
Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, tài liệu đã xử lý trước đó rất
quan trọng để hình thành nên văn bản.Các tài liệu lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp
những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn
bản.
 15

1.3.3. Tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ:
Trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu
hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản,
cũng có nghĩa là gắn với việc soạn thảo, ban hành, tổ chức sử dụng văn bản nói riêng,
với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu
trữ là rất quan trọng:
- Góp phần đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư
liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan.
- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết
xử lý nhanh chóng đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá
nhân. Góp phần giữu gì những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ
kiểm tra, thanh tra giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
 16

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ Ở

PHƯỜNG HÒA KHÊ
2.1. Khái quát chung về phường Hòa Khê:
Phường Hòa Khê được thành lập năm 2005 trên cơ sở một phần diện tích và dân
số của phường An Khê, quận Thanh Khê, thành phố Đà Nẵng. Về vị trí địa lý phường
Hòa Khê nằm ở trung tâm quận Thanh Khê:
- Phía Đông giáp phường Chính Gián;
- Phía Tây giáp phường An Khê;
- Phía Nam giáp sân bay quốc tế Đà Nẵng;
- Phía Bắc giáp phường Thanh Khê Đông.
Phường Hòa Khê nằm trên trục đường chính Điện Biên Phủ, là cửa ngõ ra vào
trung tâm Thành phố Đà Nẵng.có diện tích: 1,4 km2, chiếm 0,1% diện tích toàn thành
phố. Dân số 16000 người, chiếm 1,6% số dân toàn thành phố, mật độ dân số 11428
người/km2.
Phường Hòa Khê được chia thành 145 tổ dân phố. Có 1 trường trung học cơ sở,3
trường tiểu học.
2.2. Khái quát chung về Ủy ban nhân dân phường Hòa Khê
2.2.1. Vị trí, chức năng của Ủy ban nhân dân phường
- Uỷ ban nhân dân phường do Hội đồng nhân dân phường bầu, là cơ quan chấp
hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên;
– Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của
cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo
đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính
sách khác trên địa bàn;
– Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
Trung ương tới cơ sở.
2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Ủy ban nhân dân phường
- Xây dựng, trình HĐND phường quyết định các nội dung quy định tại khoản 1
và khoản 3 Điều 61 của Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 và tổ chức
thực hiện nghị quyết của Hội đồng nhân dân phường;
 17

- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương;

- Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp, ủy
quyền.
2.2.3. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Hòa Khê
Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân phường bao gồm Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân, Uỷ viên Uỷ ban nhân dân và các chức danh chuyên môn thuộc Uỷ ban
nhân dân.
Hiện nay, Uỷ ban nhân dân phường Hoà Khê có 01 Chủ tịch (Phó bí thư Đảng
ủy), là người điều hành chung trong mọi công việc của Uỷ ban nhân dân phường, chịu
trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 36 của
Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, chịu trách nhiệm tập thể về hoạt
động của Uỷ ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Uỷ ban nhân
dân quận.
– Giúp việc cho Chủ tịch có 02 Phó Chủ tịch:
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách quản lý Đô Thị - Kinh tế;
+ 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn hóa - Xã hội.
02 Phó Chủ tịch trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch
phân công, chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Uỷ ban nhân dân phường
và Hội đồng nhân dân phường về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo,
điều hành của mình. Cùng Chủ tịch và các thành viên khác của Uỷ ban nhân dân
phường chịu trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của Uỷ ban nhân dân phường
trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Uỷ ban nhân dân quận. Đối với những
vấn đề vượt quá phạm vi thẩm quyền thì phải báo cho Chủ tịch quyết định.
– 02 Ủy viên Uỷ ban nhân dân và các chức danh chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân
dân:
+ Uỷ viên Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được phân công trước
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân và Uỷ ban nhân dân phường; cùng Chủ tịch, Phó Chủ tịch
chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Uỷ ban nhân dân phường trước Hội đồng
nhân dân phường và Uỷ ban nhân dân quận.
+ Công chức phường giúp Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở cấp xã, chịu trách nhiệm trước Chủ
tịch Uỷ ban nhân dân và cơ quan chuyên môn cấp huyện về lĩnh vực được phân công.
 18

2.3. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường Hòa
Khê:
Công tác văn thư là hoạt động thông tin không thể thiếu trong các cơ quan, tổ
chức. Vì nó đảm bảo được thông tin bằng văn bản, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo
quản lý, điều hành công việc, có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc nhanh hay
chậm, đến chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.
Trong những năm gần đây với yêu cầu cải cách nền hành chính Nhà nước và sự
phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ, đặc biệt là hệ thống văn bản quản lý
hành chính Nhà nước. Công tác văn thư- lưu trữ đã góp phần quan trọng đảm bảo
thông tin, cung cấp số liệu, tài liệu, tư liệu một cách chuẩn xác đã giúp cho cán bộ
công chức ở phường Hòa Khê nâng cao hiệu suất làm việc và giải quyết vấn đề nhanh
chóng, thỏa đáng.
Việc tiếp nhận và xử lý các công văn giấy tờ là một trong những nhiệm vụ hàng
đầu của cơ quan UBND phường chú trọng. Nhằm cung cấp những thông tin, những
quyết định, thông tư, nghị quyết cụ thể của các cơ quan, tổ chức Nhà Nước ban hành
một cách chính xác, kịp thời, đúng pháp luật… các cán bộ công chức ở đây cũng có
những quy định về việc tiếp nhận, xử lý, phân phối , giải quyết… đều thực hiên theo
đúng Nghị quyết 110/2004/NĐ-CP của Nhà nước ban hành.
Mỗi năm, UBND phường Hòa Khê tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi đã
đạt được những kết quả cụ thể nhờ vào công tác văn thư và lưu trữ chặt chẽ, hợp lý
theo đúng quy định của Nhà nước, nhờ vậy mà việc lãnh đạo, quản lý giấy tờ, với
những phong trào thi đua luôn thực hiện chính xác, hợp lý, đem lại nhiều hiệu quả cao.
Ý thức được tầm quan trọng của công tác công văn giấy tờ, UBND phường Hòa
Khê đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ nhân viên văn thư nâng cao nghiệp vụ
chuyên môn của mình, mua sắm trang thiết bị cho văn phòng như máy vi tính, máy
in..., góp phần giải quyết công việc của ủy ban được thuận lợi và nhanh chóng hơn.
Trong việc đào tạo cán bộ, cơ quan thường xuyên cử cán bộ đi học để nâng cao
nghiệp vụ, hiện nay cơ quan đang chuẩn bị cho cán bộ học thêm lớp trung cấp để nâng
cao trình độ chuyên môn.
Các văn bản quy định về chế độ làm việc một cách chặt chẽ, nghiêm túc. Mọi
đơn thư khiếu nại, tố cáo của công dân được cán bộ văn thư giải quyết nhanh chóng tại
cơ quan với mô hình làm việc "một cửa".
 19

Với thời đại công nghiệp hóa hiện đại hóa cùng với sự phát triển của khoa học
công nghệ việc áp dụng công nghệ thông tin trong mỗi cơ quan đơn vị là điều rất cần
thiết vì bằng công cụ tin học giúp cho hoạt động của cơ quan trong mọi công việc
được tiến hành nhanh chóng, chính xác và tối ưu hóa nhằm giúp cho hoạt động cơ
quan đạt hiệu quả cao trong công việc.
Thực tế qua khảo sát em thấy việc áp dụng công nghệ thông tin để quản lý văn
bản ở cơ quan được áp dụng phổ biến. Việc đăng ký văn bản đi – đến và lưu trữ vẫn
thực hiện trên sổ sách thì nay đã nhập hẳn vào phần mềm quản lý của Nhà Nước qua
trang Web, việc này giúp thuận tiện hơn trong việc quản lý giấy tờ, rút ngắn thời gian,
lưu trữ tài liệu lâu dài.
2.3.1. Văn băn đến
Văn bản đến qua hằng năm ngày càng nhiều, đòi hỏi cán bộ công chức phải giải
quyết nhanh chóng, hiệu quả, đưa ra những quyết định đúng đắn.
Trong quá trình thực tập ở ủy ban, quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn
bản đến của phường gồm những bước cơ bản sau:
Bước 1: Tiếp nhận văn bản và đăng ký văn bản
Tất cả các văn bản đến dưới bất kỳ hình thức nào đều được thực hiện các thủ tục
tiếp nhận tại văn thư. Để văn thư kiểm tra lại, số lượng bì công văn trước khi ký nhận
nếu thiếu hoặc bị mất dấu niêm phong hoặc văn bản bị rách nát, có dấu hiệu bị bóc
trước đó thì phải lập biên bản trước sự chứng kiến của nhân viên chuyển giao. Cơ quan
sẽ không chịu trách nhiệm giải quyết văn bản nếu không qua văn thư làm thủ tục tiếp
nhận. Sau khi kiểm tra nếu không thấy có dấu hiệu nào của văn bản bị bóc,... nhân
viên văn thư sẽ tiếp nhận văn bản. Nhân viên văn thư phải ký nhận vào sổ chuyển giao
bưu điện hoặc nhân viên chuyển giao.
* Phân loại sơ bộ : là bóc bì văn bản
Sau khi kiểm tra số lượng bì, công văn thì nhân viên văn thư tiến hành phân loại
bì, công văn được phân làm 02 loại:
+ Loại phải đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến gồm: gửi cho các đơn vị, cá
nhân trong cơ quan.
+ Loại không đăng ký như: báo chí, tư liệu, thư riêng.
Trong đó loại phải đăng ký được chia làm 02 loại:
 20

+ Loại không bóc bì gởi cho các cơ quan Đảng, đơn vị trực thuộc như: Đảng,
Thanh niên, Công đoàn, không bóc bì, chuyển thẳng.
+ Loại văn bản gởi cho cơ quan gồm:
. Loại đích danh (chủ tịch, phó chủ tịch) hoặc cá nhân cán bộ trong cơ quan, chỉ
đăng vào sổ các thông tin bên ngoài.
. Loại văn bản gởi cho cơ quan, bóc bì và đăng ký những thông tin cần thiết vào
sổ.
Trường hợp văn bản đến có dấu "Chỉ người có tên mới được bóc bì" hoặc văn
bản có dấu chỉ mức độ mật thì nhân viên văn thư chỉ được phép vào sổ những thông
tin ngoài bì rồi chuyển ngay cho người có tên trên bì và chuyển văn bản cho người có
thẩm quyền giải quyết đối với văn bản mật.
Khi bóc bì văn bản nhân viên phải bóc đúng theo qui định của cơ quan nhà
nước nghĩa là không cắt mất tên cơ quan, dấu bưu điện, tem, dấu niêm phong, không
làm rách nát văn bản. Những văn bản có dấu "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN", "HỎA
TỐC" phải được ưu tiên bóc trước để kịp thời giải quyết.
* Xử lý khi mở bì
Sau khi bóc bì lấy văn bản ra nhân viên văn thư cần thực hiện một số công việc
sau:
+ Đối chiếu số lượng văn bản thực tế có trong bì và số lượng văn bản ghi ngoài
bì.Đối chiếu số ký hiệu trên văn bản và số ký hiệu ghi trên bì xem có trùng khớp
không, nếu không trùng khớp phải chuyển ngay cho người có thẩm quyền kịp thời xử
lý.
+ Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác
minh một sự việc nào đó hoặc những văn bản có ngày nhận cách quá xa ngày ban hành
thì cần phải giữ lại bì và đính kèm với văn bản để đối chiếu khi cần thiết.
* Đóng dấu văn bản đến, ghi số, ngày đến
Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừ
những văn bản được đăng ký riêng theo qui định của pháp luật và quy định của cơ
quan (hóa đơn, chứng từ kế toán,...)
- Tất cả những văn bản đến thuộc loại phải đăng ký vào sổ nhân viên văn thư
phải đóng dấu "đến". Đối với văn bản loại thường dấu được đóng thống nhất dưới số
ký hiệu đối với văn bản có tên gọi và dưới trích yếu nội dung đối với công văn.
 21

- Đối với văn bản một dấu đến được đóng ngoài bì thư
Trên dấu đến ghi rõ số đến và ngày đến để chứng minh văn bản đó được thông
qua phòng văn thư.
UBND phường Hòa Khê sổ đến được lấy theo số thứ tự của văn bản, lấy theo
ngày đầu tiên trong năm đến số cuối cùng của ngày cuối năm.
Ngày đến văn bản ghi ngày tháng năm nhận văn bản, văn bản đến ngày nào thì
ghi ngày ấy.
Đối với những văn bản đến có dấu khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc phải ghi rõ ngày,
giờ văn bản.
Dấu đến phải được đóng ngay ngắn, rõ ràng, không được đóng lệch, đóng nhòe
mất hết chữ.
Dấu được đóng bằng mực đỏ.
Mẫu dấu đến của UBND phường Hòa Khê
UBND PHƯỜNG HÒA KHÊ
Số đến : ………………….
ĐẾN Ngày đến :
….../……/...….
Dấu đến của UBND không có dấu chuyển.
* Đăng ký văn bản đến:
Sau khi đóng dấu văn bản đến, văn thư sẽ tiến hành đăng ký vào sổ chung cho
tất cả loại văn bản. Hiện tại UBND phường Thanh Bình sử dụng văn bản đến là:
+ Sổ đăng ký văn bản đến chung cho tất cả các loại văn bản
+ Sổ đăng ký đơn thư
Trong quá trình đăng ký văn bản đến, nhiệm vụ của văn thư phải ghi chép đầy
đủ, chính xác các yếu tố thông tin trên văn bản, ... giúp cho việc quản lý văn bản được
chặt chẽ, những thông tin đăng ký như: tác giả, số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn
bản, những thông tin này được đăng ký trên sổ nhằm quản lý chặt chẽ, theo dõi, tra tìm
văn bản được nhanh chóng khi cần thiết và giúp nắm bắt được số lượng văn bản đến
cơ quan. Văn bản đến ngày nào phải tổ chức đăng ký ngay trong ngày đó, tuyệt đối
không được để vào ngày hôm sau.
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của UBND phường Hòa Khê
+ Trang bì
 22

ỦY BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG HÒA KHÊ

SỔ

ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN

NĂM ….

Từ số ….. đến số……

+ Nội dung bên trong của sổ đăng ký văn bản đến
- Thực tế cơ quan Từ ngày …/…/... đến ngày…/.../...

Nơi
Ngày Số Số, ký Tên loại và trích Lưu
gởi Nơi nhận
đến đến hiệu CV yếu nội dung CV VB
CV
Quyển số: …
26/5/09 103 UBND 16/TB- Thưởng phát động - Chi cục thuế QTK-
QTK UBND thu thuế năm 2016 UBND 13 phường
QTK

* Trong thời gian thực tập tại ủy ban, em chưa thấy cơ quan sử dụng sổ đăng ký
văn bản mật.
Để thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận đơn thư của nhân dân, văn phòng UBND
phường sử dụng sổ đăng ký đơn thư để theo dõi tình hình đăng ký đơn thư.
- Mẫu sổ đăng ký đơn thư
Nội
Họ và tên Ngày, Trích Nơi nhận
Số Ngày Lưu hồ dung Ghi
địa chỉ tháng yếu nội (người nhận
điến đến sơ giải chú
công dân đơn thư dung giải quyết)
quyết
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)
 23

UBND phường Hòa Khê sử dụng phương pháp đăng ký văn bản đến bằng máy
vi tính, với trang thiết bị đầy đủ, tiện lợi.
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
Sau khi thực hiện các khâu nghiệp vụ trên thì toàn bộ văn bản đến được truyền
cho người có thẩm quyền trong cơ quan để xin ý kiến phân phối. Ý kiến phân phối
được ghi vào mục "chuyển" của con dấu đến.
Văn thư căn cứ vào ý kiến duyệt phân phối văn bản để hoàn thiện tiếp phần nội
dung còn lại ở sổ đăng ký sau đó thực hiện việc chuyển văn bản đến đúng địa chỉ, kịp
thời. Chuyển giao văn bản, văn bản cần chuyển giao phải được chuyển giao ngay trong
ngày, ưu tiên chuyển giao những văn bản có dấu chỉ mức độ "khẩn" chuyển ngay trong
vòng 30 phút giờ hành chính và một giờ ngoài giờ hành chính.
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
UBND phường Hòa Khê thực hiện việc kiểm tra, giải quyết và theo dõi văn bản
đến được thủ trưởng cơ quan ủy nhiệm cho cán bộ văn thư giải quyết tùy theo năng lực
và cương vụ chức trách của mỗi người, nhưng phải chịu trách nhiệm chung về việc
giải quyết văn bản đó.
Trong tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét và giải quyết nhanh
chóng kịp thời.
Trong trường hợp công việc liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận thì cần
phải tổ chức phối hợp thực hiện. Cán bộ văn thư không tự ý chuyển văn bản cho
người khác khi chưa có ý kiến lãnh đạo của cơ quan. Đối với những văn bản khẩn cấp,
cần thiết đột xuất phải xin ý kiến giải quyết ngay khi nhận văn bản. Đối với những văn
bản gởi đến để xin ý kiến lãnh đạo của cơ quan, khi có ý kiến của lãnh đạo cán bộ thừa
hành phải căn cứ vào đó để soạn thảo một văn bản trả lời, tuyệt đối không đóng dấu
lên văn bản đến hoặc lên phiếu cho ý kiến của lãnh đạo để gửi lên cơ quan xin ý kiến.
Hiện tại, trong cơ quan Chủ tịch và Phó Chủ tịch có thẩm quyền cho ý kiến chỉ
đạo, giải quyết nội dung văn bản đến để có cơ sở nhắc nhở các cán bộ thuộc các bộ
phận giải quyết các văn bản đến đúng thời hạn qui định.
Đây được xem là một khâu quan trọng nhất của cán bộ công chức làm công tác
văn thư nói riêng và của văn phòng cơ quan nói chung.
Bảng thống kê số lượng văn bản đến trong hai năm 2015 và 2016 của cơ
quan:
 24

Năm Số lượng
2015 1190
2016 1642
Còn những quyết định đến thì được lưu riêng như:
Năm Số lượng
2015 603
2016 432

2.3.2. Văn bản đi

* Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi là một quá trình thực hiện các tiến
trình của khâu nghiệp vụ, nên rất cần thiết cho hoạt động quản lý điều hành của cơ
quan. Qua đó có thể góp phần rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học đối với mỗi cán bộ
công chức trong việc thực hiện những công việc được giao. Văn bản đi là toàn bộ các
văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi ra ngoài cho các cơ quan, đơn vị, tổ chức và
trong nội bộ cơ quan.
Quy trình quản lý văn bản đi của UBND phường Hòa Khê được tiến hành theo
các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày
Đánh máy văn bản: văn bản của UBND được ban hành tập trung tại văn thư cơ
quan để đăng ký, đóng dấu và làm thủ tục gửi đi. Để ban hành văn bản thì người soạn
thảo có trách nhiệm kiểm tra lại lần cuối các thành phần thể thức cũng như nội dung
văn bản rồi sau đó chuyển giao cho bộ phận phụ trách đánh máy (in ấn). Công tác
đánh máy đòi hỏi phải mang tính khách quan, thực hiện các thao tác thành thạo, nhanh
nhẹn, chính xác đặc biệt phải đảm bảo tính thống nhất giữa các văn bản được phát
hành ra theo tiêu chuẩn Nhà nước qui định.
Cán bộ đánh máy phải đảm bảo đúng nội dung bản gốc, trong quá trình đánh
máy văn bản cán bộ phải tuyệt đối giữ bí mật của nội dung văn bản (chođến khi văn
bản được gửi đi)...
+ Kiểm tra hoàn thiện văn bản
Sau khi văn bản được đánh máy xong thì sẽ chuyển giao cho nhân viên văn thư
kiểm tra lại hình thức và thể thức trình bày như: trích yếu nội dung văn bản, cách thức
 25

trình bày văn bản, kiểm tra khái quát nội dung và thẩm quyền ký. Nếu phát hiện sai sót
về nội dung, chính tả... văn thư có quyền đề nghị người ký và soạn thảo văn bản xem
xét lại.
Sau đó nhân viên văn thư tiến hành lấy sô văn bản dựa theo đặc thù của cơ quan
mình mà lấy số cho chính xác và phù hợp.
Ở UBND phường với số lượng văn bản ban hành hàng năm cũng tương đối
nhiều nên đã lấy hệ thống số riêng cho từng loại văn bản.
Ngày tháng năm của văn bản : nhân viên văn thư phải căn cứ vào ngày của văn
bản được ký và đóng dấu. Đồng thời ngày tháng năm trên văn bản phải trùng với ngày
tháng năm trong sổ đăng ký văn bản đi. Với cách ghi số ngày tháng năm văn bản có
thể ghi tay, đánh máy.
Cách ghi số, ngày tháng thống nhất theo qui định tại Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-VPCP (số được lấy liên tục trong 1 năm từ 01/01-31/12 ngày nhỏ hơn
10 thêm 0 phía trước, tháng nhỏ hơn 3 thêm số 0 phía trước.)
Bước 2: Đóng dấu văn bản
* Chuẩn bị trình ký
Văn bản sau khi đánh máy và kiểm tra hoàn thiện thể thức xong thì nhân viên
văn thư trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét, đánh giá và cho ý kiến trước khi đóng dấu
và ban hành văn bản để đảm bảo tính pháp lý và chân thực của văn bản.
Tùy thuộc vào từng loại văn bản và mức độ quan trọng của văn bản mà nhân
viên văn thư xác định đối tượng cần trình ký trong cơ quan theo sự phân công trách
nhiệm của cơ quan.
+ Đối với văn bản có nội dung thông thường sau khi cán bộ văn thư kiểm tra
xong các thành phần thể thức nội dung văn bản chỉ trình văn bản cần trình ký và ban
hành.
+ Đối với văn bản có nội dung quan trọng nhân viên văn thư trước khi trình ký
phải chuyển cho chánh văn phòng hoặc thủ trưởng cơ quan (chủ tịch hoặc Phó chủ
tịch) kiểm tra, xem xét và thực hiện ký nháy bên phải của dấu kết thúc (./.)
Phải lập hồ sơ trình ký đối với văn bản có nội dung quan trọng, văn bản mật.
* Đóng dấu văn bản
Theo Nghị định số: 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về việc bảo quản và sử dụng con dấu.
 26

Qua quá trình khảo sát em nhận thấy cán bộ văn thư luôn thực hiện tốt và đúng
theo qui định của nhà nước và bảo quản sử dụng con dấu.
Cụ thể :
+ Dấu cơ quan (dấu tròn có hình quốc huy) được đóng khi văn bản có chữ ký
của người có thẩm quyền không đóng dấu khống chỉ.
+ Dấu tròn cơ quan được đóng trùm lên 1/3 chữ ký và gọi là đóng dấu pháp lý.
- Dấu tròn (dấu pháp lý) đóng những văn bản có kèm theo văn bản khác để xác
định tính hợp pháp của văn bản kèm theo nó gọi là đóng dấu treo.
- Đối với văn bản quan trọng dùng dấu pháp lý đóng vào lề trái của các trang có
trong văn bản gọi là đóng dấu giáp lai như (hộ khẩu, hợp đồng,...)
Bước 3: Đăng ký văn bản đi
Sau khi tiến hành các bước trên thì nhân viên văn thư tiến hành đăng ký văn
bản đi, đây là một yêu cầu quan trọng đối với việc ban hành văn bản, đăng ký văn bản
theo năm, theo từng loại văn bản.
Do văn bản ban hành ra với số lượng khác nhau nên UBND phường đã tiến
hành đăng riêng cho từng loại văn bản để tiện giải quyết công việc, và nhằm phục vụ
cho việc tra tìm được nhanh chóng, chính xác khi cần thiết và đảm bảo tính khoa học.
Hiện nay, ở UBND phường trong thời gian thực tập khi được cán bộ văn thư
giao nhiệm vụ đăng ký văn bản em thấy ủy ban không đăng ký riêng biệt từng sổ cho
từng loại văn bản mà sử dụng chung một sổ đăng ký văn bản đi cho các loại văn bản
nhưng lại chia ra nhiều phần để đăng ký cho từng loại văn bản.
Tất cả các loại văn bản trước khi phát hành phải được nhân viên văn thư đăng
ký vào sổ và lưu lại một bản ở văn thư cơ quan.
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND phường Hòa Khê được trình bày như
sau:
+ Trang bìa ỦY BAN NHÂN DÂN

PHƯỜNG HÒA KHÊ

SỔ

ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐI

Năm : ..........

Từ số:……..đến số........
 27

* Phần nội dung đăng ký bên trong của văn bản đi

Mẫu sổ cơ quan

Ng S Tên loại và trích Nơi nhận Người L

ày tháng ố CV yếu nội dung CV CV ký ưu CV
CV
23/ 1 V/v công tác - UBND
02/09 1/BC- quản lý đánh số nhà QTK
UBND trên địa bàn phường -
PQLĐTQTK

Mẫu đăng ký nội dung văn bản của UBND so với lý thuyết về cơ quan thì giống
nhau, tuy nhiên vẫn có điểm không tương đồng về cách sắp xếp vị trí các cột đăng ký
và qua hai mẫu sổ đăng ký trên ta dễ dàng nhận thấy mẫu sổ đăng ký nội dung bên
trong của lý thuyết đầy đủ hơn đảm bảo nội dung đăng ký hơn.
Phương pháp đăng ký văn bản bằng số là phương pháp đăng ký truyền thống.
Phương pháp này có ưu điểm rất cao là mức độ thực hiện liên tục và khó sửa chữa
giúp cho việc quản lý được chặt chẽ và an toàn. Tuy nhiên với công nghệ KHCN
thông tin phát triển như hiện nay việc áp dụng công cụ tin học vào thực tiễn rất phổ
biến, nhằm giúp việc quản lý các văn bản giấy tờ được nhanh chóng, chính xác, không
tốn nhiều thời gian.
Hiện nay phường Hòa Khê đã sử dụng phương pháp đăng ký văn bản bằng máy
tính.Vì vậy việc tra tìm văn bản mau chóng, thuận tiện và tốn ít thời gian.
Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
Sau khi cán bộ văn thư đăng ký CV vào sổ, thì tiến hành chuyển giao văn bản
đi, số lượng văn bản đúng với số lượng nơi nhận, không ban hành văn bản có chữ ký
photo.
Khi gửi văn bản cần lựa chọn bì thích hợp, kích thước đúng theo qui định của
nhà nước, trình bày phong bì không viết tắt, trừ những từ thông dụng.
Việc lập phiếu gửi do cán bộ soạn thảo đề nghị và được Chủ tịch quyết định.
- Đối với văn bản mật trình bày 02 phong bì, bì ngoài (2) sử dụng dấu chỉ mức
độ mật, có thể đóng dấu khẩn.
 28

* Chuyển phát văn bản

- Chuyển phát nội bộ như: Quyết định nhân sự, thông báo, mỗi loại văn bản nội
bộ phải có sổ đăng ký riêng.
* Theo mẫu sổ lý thuyết
Ngày tháng Số K/h của Số Đơn vị hoặc Ký
chuyển VB phiếu chuyển lượng VB cá nhân nhận văn nhận
hoặc số bản
lượng bì

- Chuyển giao trực tiếp

Phải đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi (nếu văn bản mật thì đăng ký vào sổ
đăng ký văn bản mật.UBND phường lấy số riêng cho từng loại văn bản nhưng vẫn
đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi của UBND.
- Chuyển giao văn bản qua bưu điện
Mẫu sổ đăng ký theo lý thuyết
Ngày tháng Số ký hiệu Số Ký nhận Ghi
chuyển giao của phiếu chuyển lượng VB chú
hoặc số
lượng bì
(1) (2) (3) (4) (5)

+ Chuyển giao qua fax, mạng là truyền thông tin máy này sáng máy khác, tiết
kiệm được thời gian, kinh phí lại nhanh chóng. Tuy nhiên với điều kiện trang thiết bị
của phường còn hạn chế nên không thể thực hiện chuyển giao văn bản qua fax, mạng.
+ Chuyển giao văn bản mật sử dụng phiếu gởi. Ngoài phong bì phải ghi số KH
thay cho số KH VB, .... Vận chuyển phải đảm bảo bí mật và an toàn.
Bước 5: Lưu văn bản đi
Theo qui định của Nghị định số : 110/2004/NĐ-CP đối với văn bản đi được lưu
02 bản: một bản ở đơn vị soạn thảo (để lưu vào hồ sơ công việc), một bản được lưu ở
 29

bộ phận văn thư và thực tế UBND phường Hòa Khê đã thực hiện đúng theo qui định
của nhà nước.
Văn bản lấy theo hệ thống số lượng cho từng loại văn bản. Vì vậy, văn bản
được lưu ở bộ phận văn thư sẽ được sắp xếp theo tên gọi, kết hợp với số ký hiệu của
văn bản. Trong đó văn bản nào ban hành trước thì sắp xếp trước, văn bản nào sắp xếp
sau thì sắp xếp sau việc sắp xếp này sẽ giúp cho cơ quan tra tìm một cách nhanh chóng
và thuận lợi.
UBND phường Hòa Khê là cơ quan cấp địa phương cho nên văn bản ban hành
hằng năm tương đối vừa. Ta có bảng thống kê số liệu văn bản đi của UBND phường từ
năm 2015 và 2016 như sau:
Năm Số lượng
2015 587
2016 1063

2.3.3. Lập hồ sơ
Lập hồ sơ hiện hành: là cán bộ lưu trữ phải thực hiện các khâu: phân loại tài liệu,
xác định giá trị tài liệu, thu thập bổ sung, thống kê,....
Qua quá trình khảo sát và tìm hiểu tình hình thực tế về công tác lập danh mục
hồ sơ thì thực tế UBND phường Hòa Khê chưa lập danh mục hồ sơ. Bởi vì việc lập hồ
sơ do cán bộ văn thư trực tiếp đòi hỏi người cán bộ văn thư phải nắm vững chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, nhưng ở UBND phường
Hòa Khê cán bộ văn thư chỉ có 01 người vừa làm kiêm nhiệm nhiều công việc nên gây
khó khăn cho việc giải quyết, nghiên cứu, tra tìm tài liệu.
Căn cứ theo điều 21 điều lệ công tác công văn giấy tờ của Hội đồng Chính phủ
Nghị định số: 142/1963/NĐ-CP ngày 18 tháng 9 năm 1963 về công tác công văn giấy
tờ và công tác lưu trữ quy định "Cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và
cán bộ nhân viên làm chuyên môn khác nhưng đôi khi làm việc có liên quan đến công
tác công văn giấy tờ đều phải lập hồ sơ về công việc mình làm".
Hiện nay ở UBND có thực hiện lập hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành) cán bộ
nhân viên có thể tiến hành việc lập hồ sơ các ban hoặc cá nhân quản lý về lĩnh vực gì
thì tiến hành lập hồ sơ công việc về lĩnh vực đó. Thông thường hồ sơ phường Hòa Khê
được chia làm 3 loại:
 30

- Về kinh tế
- Về văn hóa – giáo dục
- Về xây dựng cơ bản
* Quá trình lập hồ sơ tại UBND phường được tiến hành như sau:
- Sắp xếp hồ sơ theo trình tự phát sinh cho đến khi kết thúc công việc
- Nhân viên chủ động tìm cách sắp xếp tài liệu trong hồ sơ về một công việc cụ
thể sao cho logic, chính xác.
- Sau khi lập hồ sơ công việc xong thì cá nhân phải trình lên thủ trưởng cơ quan
phê duyệt sau đó tiến hành lấy số văn bản tại phòng văn thư và mỗi nhân viên phải tự
mình chịu trách nhiệm về quản lý hồ sơ công việc mình đã lập ra.
Trên thực tế, UBND phường chỉ tiến hành lập hồ sơ sơ bộ, chưa đi sâu vào chi
tiết. Chính vì vậy lập danh mục hồ sơ, đánh số tờ, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ
chưa được tiến hành rõ ràng cho cả hồ sơ công việc cũng như hồ sơ nguyên tắc.
Qua khảo sát thấy phương pháp mà UBND phường Hòa Khê áp dụng cho công
tác lập hồ sơ là toàn bộ văn bản, tài liệu được sắp xếp theo năm, trong mỗi năm tài liệu
được sắp xếp theo số văn bản đối với cả văn bản đi và đến.
Tóm lại: Việc tiến hành lập hồ sơ của UBND phường Hòa Khê được thực hiện
sâu sắc, lập hồ sơ sơ bộ chi tiết nên trong quá trình giải quyết công việc dễ dàng, khoa
học. Vì lập hồ sơ là nội dung khâu nghiệp vụ rất quan trọng của công tắc văn thư nhằm
ghi lại kết quả của hoạt động văn thư và cơ quan. Tạo nguồn thông tin để nghiên cứu
giải quyết công việc trước mắt và lâu dài tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
sau này. Đồng thời giúp cơ quan đơn vị quản lý văn bản, giấy tờ được chặt chẽ.
* Công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Công tác nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan là yêu cầu cấp thiết đối với mọi cơ
quan, đơn vị tổ chức. Tại điều 19 pháp lệnh lưu trữ quốc gia qui định: "Sau 01 năm kể
từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị được
giao nộp vào lưu trữ cơ quan hiện hành". Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác nộp lưu tài liệu.
Hiện nay, UBND phường Hòa Khê tiến hành nộp lưu tài liệu theo đúng qui
định nhà nước từ khâu chuẩn bị hồ sơ để nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đến việc lựa
chọn những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài để nộp lưu, không nộp lẻ
 31

tẻ, phải nộp lưu tài liệu theo đúng quy định, mỗi loại văn bản, tài liệu được sắp xếp
theo số và ký hiệu của từng loại văn bản từ thấp đến cao.
Theo qui định của nhà nước cuối năm mỗi cán bộ văn thư đề phải tiến hành lưu
tài liệu năm trước vào phòng lưu trữ.
Tại UBND phường Hòa Khê là cơ quan HCNN cấp phường nên không có
phòng lưu trữ riêng, chỉ có 1 phòng kho nhỏ để chứa tài liệu, với các trang thiết bị như
giá tủ, cặp, hộp... chế độ bảo quản tài liệu chưa đảm bảo, các trang thiết bị còn hạn
chế,... gây khó khăn cho việc bảo quản, sắp xếp tài liệu một cách hợp lý, tài liệu, hồ sơ
khi giao nộp phải đúng theo qui định của Nhà nước đưa ra.
- Hồ sơ phải phản ánh một cách đúng đắn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của
cơ quan, đơn vị, tổ chức mình.
- Văn bản được đưa vào hồ sơ phải cùng một vấn đề và có mối liên hệ mật thiết
với nhau, các văn bản trong cùng một hồ sơ phải có giá trị tương đương nhau.
- Văn bản được đưa vào hồ sơ phải đúng với thể thức văn bản theo qui định của
nhà nước.
- Văn bản trong hồ sơ phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính.
- Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ.
2.3.4. Công tác quản lý và sử dụng con dấu
* Sử dụng con dấu
Hiện nay, UBND phường Hòa Khê đang sử dụng những loại con dấu như:
+ Dấu cuả ủy ban: dấu pháp lý có hình quốc huy (dấu tròn)
+ Dấu tên gồm:
- Lê Trung Minh Tân – Chủ tịch
- Nguyễn Thị Huệ– Phó Chủ tịch văn – xã
- Nguyễn Thị Nga – Phó chủ tịch Tài chính – kinh tế
- Hồ Thị Mộng Linh – Cán bộ hộ tịch
+ Dấu chức danh
- Chủ tịch
- Phó chủ tịch
Ngoài các loại dấu nêu trên, UBND phường Hòa Khê còn sử dụng các loại dấu
như: dấu đến, dấu chỉ mức độ khẩn, mật,...
 32

Hiện nay, UBND việc quản lý và sử dụng con dấu theo nghị định số
58/2001/NĐ-CP của Chỉnh phủ về việc bảo quản và sử dụng con dấu." Dấu" là thành
phần biểu hiện tính hợp pháp và tính chân thực của văn bản vì vậy UBND phường
thực hiện công tác bảo quản và sử dụng con dấu một cách nghiêm túc, chỉ có cán bộ
văn thư mới được quyền đóng dấu, ngoài ra không cho phép và ủy quyền cho bất cứ
một người nào đóng dấu.
Nguyên tắc đóng dấu, UBND phường chấp hành nghiêm chỉnh qui định của
pháp luật, dấu chỉ được đóng vào các văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩm
quyền. Văn thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, không đóng dấu khống chỉ,
không được đóng dấu ngược, mực bị nhòe, giấy trắng, giấy in sẵn tiêu đề, giấy giới
thiệu, hoặc công lệnh khi chưa điền đầy đủ nội dung.
Vị trí đóng dấu
+ Vị trí con dấu đóng phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái theo qui định
của nhà nước.
+ Đối với các bản phụ lục, văn bản đóng dấu treo, đóng lên hàng đầu trùm lên 1
phần tên cơ quan, doanh nghiệp hoặc tên phụ lục.
* Quản lý con dấu
Con dấu phải được để tại cơ quan, con dấu được bảo quản tại văn phòng trong
hộp bàn có khóa. Tất cả các con dấu như dấu tên, dấu chức danh... cũng được cất vào
tủ khóa cẩn thận. Khi nào dùng mới đem ra sử dụng. Dấu phải được giao cho cán bộ
văn thư có đủ tin cậy để giữ và đóng dấu.
Khi vắng mặt cán bộ văn thư phải làm giao con dấu cho người khác theo yêu
cầu của người lãnh đạo cơ quan.
2.4. Ưu điểm và hạn chế trong công tác văn thư- lưu trữ ở UBND phường
Hòa Khê
Qua thời gian thực tập gần 2 tháng tại UBND Phường Hòa Khê, trong quá trình
thực hành và khảo sát các khâu nghiệp vụ em đã được trực tiếp tiếp cận những việc làn
của một cán bộ ngành hành chính văn thư. Trong thời gian thực tập em luôn nhiệt tình
với nhiệm vụ của mình cùng với sự giúp đỡ chỉ bảo của cô chú, anh chị trong văn
phòng UBND Phường. Qua quá trình thực tập tại UBND Phường em tự rút ra một số
ưu điểm và hạn chế của cơ quan thực hiện công tác soạn thảo ban hành văn bản và
công tác văn thư như sau :
 33

Ưu điểm :
- Trong quá trình khảo sát và thực hành nghiệp vụ em nhận thấy UBND
Phường Hòa Khê, đã thực hiện công tác văn thư theo đúng quy định của Nhà nước.
- Mọi hoạt động của công tác văn thư được thực hiện một cách nghiêm túc và
khoa học cùng với sự quản lý và thực hiện của cán bộ văn thư đầy kinh nghiệm lâu
năm và có chuyên môn nghiệp vụ.
- Cấp lãnh đạo đã có sự quan tâm hơn đến công tác vì như mua sắm trang thiết
bị cần thiết để đáp ứng cho nhu cầu giải quyết công việc.
- Luôn tạo điều kiện CBVT được dự các lớp tập huấn, bồi dưỡng thêm về
chuyên môn nghiệp vụ, cán bộ văn thư luôn có ý thức cảnh giác cao trong công việc.
Mặc dù, kiêm nhiệm nhiều công việc nhưng vẫn hoàn thành tốt về công việc của mình.
- Nhân viên văn thư đã chấp hành nghiêm chỉnh quy định của Nhà nước
trong việc bảo quản và sử dụng con dấu.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư- lưu trữ làm
cho các nội dung hành chính được công khai hóa đến mọi công dân, tổ chức, giảm
phiền hà giữa công chức với nhân dân. Thủ tục hành chính đơn giản hóa, thời gian giải
quyết công việc được rút ngắn, tạo nên phong cách làm việc mới, có hiệu quả cao, tạo
điều kiện để tra cứu thông tin nhanh chóng, dễ dàng.
Hạn chế :
Bên cạnh những ưu điểm như trên thì cơ quan vẫn còn những mặt hạn chế còn
tồn tại trong công tác văn thư:
- Cán bộ văn thư kiêm nhiệm nhiều công việc, không có cán bộ văn thư chuyên
trách;
- Trang thiết bị phục vụ hoạt động trong cơ quan còn thiếu như : máy photo tài
liệu, văn bản, máy fax … Công tác giải quyết công việc còn chậm, còn mang tính thụ
động trong công việc ;
- Việc đăng kí công văn đi - đến không giống như công việc đã học. Do công
tác văn thư hiện nay vốn được chú trọng nên chưa đáp ứng đầy đủ tất cả khâu lý thuyết
như : lập hồ sơ hiện hành, lập danh mục hồ sơ và nộp lưu hồ sơ theo quy định của Nhà
nước.
- Số lượng văn bản chưa tuân thủ đúng quy định về nội dung, thể thức.
- Việc lấy số văn bản thỉnh thoảng còn nhầm lẫn, sai xót.
 34

- Chuyển giao văn bản thỉnh thoảng vẫn còn chậm.

- Chưa có phòng lưu trữ, mà chỉ lấy một phòng nhỏ làm kho, nên ít được
dọn dẹp, giấy tờ bừa bộn.
Nguyên nhân của những hạn chế trên:
- Chưa nhận thức đúng vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ.
- Khối lượng công việc nhiều trong khi phòng văn thư chỉ có 02 nhân viên làm
công tác văn thư.
- Việc sử dụng máy vi tính, internet, trang quản lý của nhân viên văn thư chưa
cao.
 35

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT

LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ.
3.1. Một số kiến nghị:
Để góp phần nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác văn thư và soạn thảo, ban
hành văn bản em xin có vài ý kiến cá nhân như sau :
 Về phía lãnh đạo :
- Cần quan tâm hơn nữa về công tác văn thư, soạn thảo và ban hành văn bản
nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả của công tác công văn giấy tờ.
- Thường xuyên chỉ đạo, đôn đốc ban hành ra các văn bản chỉ đạo về công tác
văn thư soạn thảo và ban hành văn bản.
- Bố trí thiết bị đầy đủ phục vụ cho hai công tác trên
- Hằng năm cử cán bộ đi học các lớp nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ chuyên
môn và tiếp thu cập nhật một cách nhanh chóng, nhằm đạt hiệu quả cao hơn trong
công việc.
- Cần quan tâm hơn nữa về công tác và soạn thảo ban hành văn bản nên nghiên
cứu, xây dựng danh mục hồ sơ cơ quan, đôn đốc kiển tra công tác lập hồ sơ hiện hành
tại các bộ phận.
- Trong cơ quan cần cử ra người cán bộ đánh máy chuyên trách để văn bản ban
hành được chính xác, nhanh chóng và đúng với quy định của Nhà nước.
 Về phía cán bộ văn thư, soạn thảo và ban hành văn bản
+ Cần định ra việc làm việc cụ thể khoa học.
+ Phải thực hiện những quy trình bảo mật công văn, tài liệu đông thời giữ gìn
con dấu cẩn thận.
+ Trong công việc phải tỉ mỉ, tập trung để tránh nhầm lẫn, sai xót.
3.2. Một số giải pháp:
- Cần nâng cao trình độ cán bộ hoạt động trong công tác văn thư- lưu trữ:
+ Lãnh đạo UBND phải thường xuyên đốc thúc, mở các lớp tập huấn cho các cán
bộ.
+ Cần bổ sung thêm nhân viên văn thư để lượng văn bản và tài liệu của văn
phòng được giải quyết nhanh chóng, chính xác, kịp thời.
+ Mỗi nhân viên văn thư- lưu trữ cần thường xuyên bổ sung kiến thức về xử lý
phần mềm, máy vi tính, các thao tác trên máy tính.
 36

- Cần đầu tư, mua sắm các trang thiết bị cần thiết, hiện đại phục vụ cho công tác
dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện như: máy in, máy tính, máy fax, máy hủy tài liệu…
- Cần có chính sách khen thưởng, phụ cấp cho nhân viên văn thư- lưu trữ để động
viên cán bộ.
 37

PHẦN KẾT LUẬN

Qua đợt thực tập tại UBND Phường Hòa Khê đã giúp tôi nhìn nhận sâu sắc
hơn về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ nói chung cũng như
mối quan hệ qua lại giữa lý luận và thực tiễn.
Đợt thực tập đã giúp tôi phát huy được khả năngthực tế của mình đồng
thời cũng giúp tôi khắc phục được những khó khăn còn vướng mắc, giúp tôi có
cơ hội học hỏi, tu dưỡng rèn luyện đạo đức, phong cách làm việc của người cán
bộ công chức, trong quá trình thực tập nhờ sự giúp đỡ của cán bộ hướng dẫn tận
tình giúp đỡ tôi tự tin hơn trong quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ.
Qua đợt thực tập tốt nghiệp tôi xác định được khả năng thực tế của mình.
Từ đó, có thể phát huy những mặt tích cực đồng thời có điều kiện để bổ sung
những kiến thức còn hạn chế.
 38

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1.